1(5) Dnr: KS 2017/2955 Inköps- och upphandlingspolicy Antagen av kommunfullmäktige 2018-01-29, 5 Landskrona stad Stadshuset 261 80 Landskrona Besöksadress Drottninggatan 7 Tfn 0418-47 00 00 Fax 0418-47 36 36 www.landskrona.se Bankgiro 868-6123 Org.nr 212000-1140
2(5) 1. Inledning Inköps- och upphandlingspolicyn innehåller de huvudprinciper som ska gälla för all upphandling och alla inköp av varor, tjänster och entreprenader i Landskrona stad. Målet är att göra långsiktigt goda affärer. Policyn beskriver stadens regelverk för anskaffningsprocessen och är den yttre ram som gäller för stadens samtliga verksamheter (nedan kallat staden). Anskaffningsprocessen innefattar förstudie (behovsanalys och strategi), upphandling, inköp, leverans, fakturahantering och uppföljning. Upphandling är en strategisk uppgift och processen ska präglas av effektivitet, kompetens och samverkan för bästa måluppfyllelse. Upphandling som genomförs på rätt sätt kan medverka till stadens verksamhetsutveckling. Staden ska ha en helhetssyn på inköp och upphandlingar och tillvara de vinster som följer av en samordning av koncernens behov. 2. Övergripande förhållningssätt Inköp och upphandling ska genomföras så att varor, tjänster och entreprenader köps med rätt kvalitet till lägsta kostnad och med fokus på hållbarhet. Staden ska arbeta för att långsiktigt medverka till en marknadssituation som präglas av uthållighet och en väl fungerande konkurrens. Staden ska, i den mån det går, möjliggöra för små och medelstora företag att delta i de upphandlingar som staden gör. Upphandling ska användas för att inom ramen för gällande lagar främja angelägna samhällsmål såsom hållbar miljö, minskad ekonomisk brottslighet och andra mål av social och etisk karaktär. 3. Affärsmässighet Affärsmässighet uppnås genom att den konkurrens som finns på marknaden utnyttjas. Staden ska i sina upphandlingar ställa relevanta krav, vara tydlig, samt göra upphandlingarna kända på marknaden. Leverantörerna ska behandlas likvärdigt och icke-diskriminerande. Upphandlingarna ska genomföras på ett öppet sätt. Principerna om ömsesidigt erkännande och proportionalitet ska iakttas. 4. Affärsetik Begreppet affärsetik innefattar både affärsmässighet och att inte ta ovidkommande hänsyn, samt även ett i övrigt etiskt agerande.
3(5) Leverantörer och anbudsgivare är viktiga partners och ska känna trygghet i relationen gentemot staden. När det gäller känslig information ska inte sådan utlämnas på annat sätt än vad som är tillåtet eller tvingande enligt gällande lagar och avtal. Inga orimliga eller onödiga krav ska ställas så att någon anbudsgivare eller leverantör gynnas eller missgynnas. Anställda som har personliga intressen i leverantörsföretag (jäv) ska inte medverka i upphandlingar eller inköp när det finns risk att val av leverantör påverkas. Otillbörliga gåvor och tjänster från befintliga och potentiella leverantörer får inte förekomma. Rese- och logikostnader vid besök hos eller vid resor tillsammans med leverantörer ska alltid betalas av staden. Leverantörer ska inte lovas något eller utnyttjas på ett sådant sätt som staden inte har befogenheter eller laglig möjlighet att uppfylla. Alla överenskommelser ska vara skriftliga. 5. Ekologisk hållbarhet Långsiktiga miljövinster ska prioriteras framför kortsiktiga ekonomiska vinster. Miljömedvetenheten ska hållas på en hög nivå. Miljöanpassade varor, tjänster och entreprenader ska prioriteras. Stadens miljöplan och miljömål ska beaktas. Riktlinjer för användning av hållbarhetskriterier vid offentlig upphandling, som är nationellt framtagna, är ett stöd i arbetet för att kunna ställa relevanta miljökrav. 6. Social hållbarhet Sociala och etiska krav ska tas så långt det är möjligt. Krav ska ställas att produktionen skett på ett sätt som är förenligt med ILO:s åtta kärnkonventioner om grundläggande rättigheter i arbetslivet. Krav på kollektivavtalsliknande villkor ska ställas utifrån en lämplighetsbedömning beroende på berörd bransch, upphandlingens ekonomiska värde och marknadens möjligheter att uppfylla ställda krav. Hänsyn ska tas till alla invånares behov att få tillgång till det som upphandlas. Tekniska specifikationer ska bestämmas med hänsyn till tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning eller utformning med tanke på samtliga användares behov. Vid upphandling av tjänster och byggentreprenader ska krav ställas på rutiner i fråga om arbetsmiljö. I syfte att möjliggöra för idéburna organisationer att delta i stadens upphandlingar ska prövas om upphandlingen går att dela på flera kontrakt och om det är lämpligt att använda sig av så kallade reserverade kontrakt.
4(5) 7. Ekonomisk hållbarhet Hänsyn ska tas till varans eller tjänstens hela livscykel. Fokus ska ligga på kostnader hänförliga till produkten och inte endast på priset. 8. Seriösa leverantörer Staden har ett intresse av att de företag som får uppdrag, i alla led, är seriösa företag som sköter sina skatteregistreringar och sina betalningar. Krav ska ställas som gör att hela underentreprenörskedjan löpande kan kontrolleras under hela avtalstiden. 9. Avtalstrohet Ramavtal ingås med en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkor för avrop under en viss given tidsperiod och medför att staden är rättsligt bunden att följa det som anges i respektive avtal. Avtalstrohet mot tecknade ramavtal skapar förutsättningar för att uppnå bra affärsmässiga villkor samt innebär att stadens trovärdighet som kund ökar. Det skapar också ett ökat intresse från leverantörer att delta i upphandlingar. Vid inköp och innan eventuell upphandling sker ska alltid förekomsten av ramavtal kontrolleras. Finns ramavtal ska dessa användas. Avtalstroheten ska följas upp årligen. 10. Direktupphandling När avtal saknas får direktupphandling användas om upphandlingens värde understiger det lagstadgade värdet för direktupphandling eller om det finns synnerliga skäl. Med synnerliga skäl avses skäl som inte kunnat förutses och som inte beror på den egna verksamheten. Den som ansvarar för direktupphandlingen ska följa gällande tillämpningsanvisningar. 11. Program för Privata utförare Fullmäktiges program för mål och riktlinjer, uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare ska beaktas och behandlas i upphandlingarnas förstudie för att tidig uppmärksamma behov av resurser, metoder, ansvar med mera för exempelvis uppföljning. Allmänhetens rätt till insyn i upphandlad verksamhet och krav på meddelarfrihet, liknande den grundlagsskyddade rätt som gäller för stadens anställda, ska säkerställas i avtalen. 12. Samverkan Genom att samordna och samverka vid upphandlingar kan staden som helhet uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt aktivt påverka kvalitet, miljö och sociala/etiska hänsyn. Samordningen innebär även att staden kan minimera de administrativa kostnaderna för upphandlingar och inköp. Vid upphandling har alla en skyldighet att delta i diskussioner om samordning även om det innebär jämkning av de egna behoven. Helhetens behov ska alltid vara det primära.
5(5) 13. Ansvar Kommunstyrelsen fastställer anvisningar som förtydligar policyn. Kommunstyrelsen har ansvaret för stadens ramavtal och samordnade upphandlingar. Avtalen tecknas av upphandlingschefen och avrop ska göras i enlighet med dessa. När två eller flera nämnder/bolag har likartade behov av varor och/eller tjänster ska samordning av upphandling ske genom inköps- och upphandlingsavdelningens försorg. Ansvaret för upphandlingar av varor, tjänster och entreprenader ligger på respektive nämnd/bolag inom eget ansvarsområde. I strategiskt och principiellt viktiga upphandlingar ska strategin/förstudien godkännas av berörd nämnd/styrelse. Efter godkännande genomför tjänstemannaorganisationen upphandlingen i sin helhet. Inköps- och upphandlingsavdelningen ska samverka med stadens bolag, andra kommuner, regionen och andra myndigheter när så bedöms lämpligt. I stadens samtliga upphandlingar ska minst två funktioner medverka, beställare och upphandlare. Varje förvaltning ska utse en representant som deltar i stadens inköpsråd. Stadens bolag ska bjudas in att delta i inköpsrådet. Chefer ansvarar för att gällande lagar, inköps- och upphandlingspolicy och anvisningar följs. Personal med ansvar för inköp och upphandlingar ska känna till och följa stadens policy och anvisningar och ha erforderlig kompetens för uppgiften.