BESLUTSUNDERLAG 1/1 Controllerenheten Johanna Woltjer 2016-01-19 Dnr: RS 2016-72 Program för uppföljning av privata utförare inom Region Östergötland 2016-2018 I enlighet med kommunallagens 3 kap 16 har Region Östergötland möjlighet att lämna över skötsel av en kommunal angelägenhet till privata utförare. I sådana fall är Region Östergötland ansvarig gentemot medborgarna för de privata verksamheter på samma sätt som för verksamheter som bedrivs i regionens egen regi. Nya krav infördes till kommunallagen från och med den 1 januari 2015, i syfte med att förbättra uppföljningen och kontrollen av privata utförare, samt att öka allmänhetens möjligheter till insyn i de verksamheterna som bedrivs av privata utförare på regionens uppdrag. Kommunallagen vill också stimulera till ett strategiskt förhållningssätt när privata utförare anlitas. Den reviderade kommunallagen ställer krav på att fullmäktige ska för varje mandatperiod anta ett program med mål och riktlinjer för verksamheter som utförs av privata utförare. Regionfullmäktige kan inte delegera beslutet till styrelse eller nämnd. Det bifogade dokumentet utgör Region Östergötlands program för uppföljning av privata utförare för perioden 2016-2018. Programmet ska följas upp och revideras inför varje mandatperiod. Regionstyrelsen tillstyrker regionfullmäktige BESLUTA a t t anta Program för uppföljning av privata utförare inom Region Östergötland 2016-2018 Mats Uddin Regionsdirektör Josefin Bjäresten t.f. Ekonomidirektör
Program för uppföljning av privata utförare inom Region Östergötland 2016-2018 Datum: 2016-02-17 Diarienummer: RS 2016-72 www.regionostergotland.se
Dokumenthistorik Version Datum Kommentar Handläggare 1.0 2015-01-19 Första version Johanna Woltjer www.regionostergotland.se
Innehållsförteckning 1 Bakgrund... 4 1.1 Programmets omfattning och avgränsning... 4 1.2 Privata utförare... 4 2 Ansvar... 4 2.1 Styrelsens och nämndernas ansvar... 4 3 Styrning och uppföljning... 5 3.1 Regionens krav för uppföljning av privata utförare... 5 3.2 Regionens logik för styrning och uppföljning... 5 3.3 Privata utförares förhållande till regionens övergripande mål... 5 3.4 Privata utförarers avtal och uppföljning... 5 3.5 Plan för nämndernas årliga uppföljningar... 5 3.6 Former för rapportering... 6 4 Allmänhetens insyn... 6 4.1 Informationsskyldighet... 6 4.2 Information som tillhandlahålls Region Östergötland... 6 www.regionostergotland.se
1 Bakgrund I enlighet med kommunallagens 3 kap 16 har Region Östergötland möjlighet att lämna över skötsel av en kommunal angelägenhet till privata utförare. I sådana fall är Region Östergötland ansvarig gentemot medborgarna för de privata verksamheter på samma sätt som för verksamheter som bedrivs i regionens egen regi. Nya krav infördes till kommunallagen från och med den 1 januari 2015, i syfte med att förbättra uppföljningen och kontrollen av privata utförare, samt att öka allmänhetens möjligheter till insyn i de verksamheterna som bedrivs av privata utförare på regionens uppdrag. Kommunallagen vill också stimulera till ett strategiskt förhållningssätt när privata utförare anlitas. Den reviderade kommunallagen ställer krav på att fullmäktige ska för varje mandatperiod anta ett program med mål och riktlinjer för verksamheter som utförs av privata utförare. Regionfullmäktige kan inte delegera beslutet till styrelse eller nämnd. Detta dokument utgör Region Östergötlands program för uppföljning av privata utförare för perioden 2016-2018. Programmet ska följas upp och revideras inför varje mandatperiod. 1.1 Programmets omfattning och avgränsning Programmet gäller för de privata verksamheter som utför uppdrag inom ramen för Region Östergötlands ansvarsområden genom avtal med regionen. Programmet omfattar enbart de verksamheter som tydligt riktar sig till och rör medborgarna. Programmet omfattar inte uppföljning av verksamheter som Region Östergötland driver i egen regi. 1.2 Privata utförare Privata utförare definieras i kommunallagen som en juridisk person eller enskild individ som har hand om vården av en kommunal angelägenhet. En privat utförare är helt privat och utan kommunalt ägande. Kommunala företag inkluderas inte i detta begrepp. 2 Ansvar Regionfullmäktige har det övergripande ansvaret och ska för varje mandatperiod fastställa ett program med för uppföljning av privata utförare. Fullmäktige ger genom styrelse och nämnder i uppdrag genom reglementet att tillhandahålla verksamheter. Ansvaret för verksamheterna är reglerade i lagstiftning och av de beslut som fattas av regionfullmäktige. Inom Region Östergötland är det hälso- och sjukvårdsnämnden, trafik- och samhällsplaneringsnämnden och regionutvecklingsnämnden som ansvarar att tillhandla hålla till befolkningen de tjänster som behövs inom regionens verksamhetsområden. Nämnderna tecknar därmed avtalen med de privata utförarna. Regionfullmäktige uppdrar i och med detta program till nämnderna att med utgångspunkt i detta program ansvara för att säkerställa att utförare inom nämndernas ansvarsområde bedriver verksamheten enligt: gällande lagar, förordningar och föreskrifter de mål och riktlinjer som regionfullmäktige och berörda nämnder fastställer för respektive verksamhet. 2.1 Styrelsens och nämndernas ansvar Regionstyrelsen har ett särskilt ansvar att leda och samordna, samt att ha uppsikt över nämnderna och deras verksamheter i enlighet med kommunallagens 6 kap 1. Styrelsen och nämnderna är ansvariga inför fullmäktige för att verksamheterna drivs enligt lagar, föreskrifter, mål och riktlinjer. www.regionostergotland.se 4 (6)
Nämnderna ansvarar att de privata verksamheterna drivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt i enlighet med de krav som regionen har ställt till utföraren. När verksamheter upphandlas ansvarar nämnderna att regler, mål och krav omsätts i förfrågningsunderlag och avtal, samt att rutiner för uppföljning och kontroll beaktas. För avtal som är tecknade innan fastställande av detta dokument gäller uppföljning i enlighet med gällande avtal. 3 Styrning och uppföljning 3.1 Regionens krav för uppföljning av privata utförare När regionen lämnar genom avtal över uppdraget till en privat utförare, har regionen enligt kommunallagens 3 kap. 19 ansvar att kontrollera och följa upp verksamheten. I stort sätt samma uppföljning ska riktas till privata utförare som till regionens egna verksamheter. All uppföljning i Region Östergötland ska bygga på regionens logik för styrning och uppföljning. Det är varje nämnds ansvar att säkerställa att alla verksamheter bedrivs i enlighet med angivna mål och riktlinjer. Dessa mål och riktlinjer ska framgå i de förfrågningsunderlag som utgör underlag för upphandlingar samt i de avtal som tecknas med privata utförarna. 3.2 Regionens logik för styrning och uppföljning Utgångspunkt för regionens styrning är regionens strategiska plan med treårsbudget (STÅB) som fastställs årligen av regionfullmäktige. STÅB redovisar regionens övergripande vision, strategiska mål och framgångsfaktorer inom olika perspektiv, vilket skapar en övergripande struktur för planering och uppföljning. Med utgångspunkt i fullmäktiges vision, strategiska mål och framgångsfaktorer beskriver regionstyrelsen och nämnderna i sina respektive verksamhetsplaner insatsområden av politiskt karaktär, samt tydliggör uppföljningsbehov under verksamhetsåret. Därefter tydliggörs uppföljningsparametrar utifrån de politiska framgångsfaktorerna med målsatta nyckelindikatorer och resultatmått i Regionens mål- och uppföljningsdokument (MUD). 3.3 Privata utförares förhållande till regionens övergripande mål Tillsammans utgör utfallen för nyckelindikatorerna och resultatmåtten en värdering av måluppfyllelse för strategiska mål och framgångsfaktorer. Målen riktas i tillämpliga delar både till Region Östergötlands verksamheter och till privata leverantörer som genomför hela eller delar av uppdrag i och med avtal med regionen. MUD utgör därmed i tillämpliga delar underlag för uppföljning av såväl regionens egna produktionsenheter som privata leverantörer. Flertalet av regionens nyckelindikatorer och resultatmått är direkt knutna till de överenskommelser, avtal och regelböcker som nämnderna tecknar med regionens egna produktionsenheter och med privata utförare. 3.4 Privata utförarers avtal och uppföljning Region Östergötland ingår avtal med de privata utförare som utför uppdrag som är regionens ansvarsområden. Varje utförare binder sig till att fullfölja de uppdrag som är avtalade med regionen. I varje form av uppdragsspecifikation som omfattas av ett avtal med privata utförare ska en uppföljningsbilaga ingå. Uppföljningsbilagan tydliggör specifika områden utefter vilket utförarens genomförande av uppdraget kommer att granskas. Det ska framgå av uppföljningsbilagan hur ofta uppföljningen ska genomföras under varje år som uppdraget pågår, samt formen för uppföljningen. Om regionen bedriver motsvarande verksamhet i egen regi, kommer samma uppföljningsindikatorer även tillämpas för uppföljning av regionens verksamheter, för att på så sättet bland annat garantera konkurrensneutralitet. 3.5 Plan för nämndernas årliga uppföljningar www.regionostergotland.se 5 (6)
Varje nämnd har STÅB och MUD som grunder för en årlig uppföljningsplan som omfattar såväl privata utförare som regionens egna verksamheter som en del av regionens rutiner för delårsrapportering. I de fall där denna uppföljning inte täcker hela den privata verksamheten, behöver en särskild uppföljningsplan tas fram som tydliggör vilka avtal och verksamheter som ska följas upp och när de ska redovisas. Den årliga uppföljningen av privata utförare ingår i Region Östergötlands årsredovisning. 3.6 Former för rapportering De privata utförarna följs upp med kontroll och uppföljning av verksamhet i enlighet med avtal och uppföljningsbilagan. Rapportering sker i möjligaste mån som en del av regionens rapporteringssystem med riktade delårsrapporter till nämnder och till styrelsen. Delårsrapporten efter augusti behandlas i regionfullmäktige. Årsredovisningen sammanfattar hela Region Östergötlands verksamheter under året och avrapprotering av uppföljning av de privata utförare ingår där som en naturlig del. Utöver delårsrapporter och årsredovisning ansvarar varje nämnd att ta fram former för lämpliga avrapporteringar av de genomförda avtalsuppföljningar avseende de privata utförarna. 4 Allmänhetens insyn Allmänheten ska ha skälig insyn i verksamheterna som utförs av privata utförare på uppdrag av Region Östergötland, vilket innebär att regionen ska tillhandahålla information till allmänheten med koppling till avtalet och den verksamhet som privata utförare bedriver på Region Östergötlands uppdrag. För att detta ska kunna säkerställas ska Region Östergötland reglera möjligheterna till detta i avtalen med privata utförare. 4.1 Informationsskyldighet När enskilda personer kan välja mellan olika utförare är regionen ansvarig att lämna information om samtliga utförare enligt kommunallagens 6 kap 8 a. Nämnderna är ansvariga att säkerställa att detta krav följs inom regionen. Informationen ska vara saklig, relevant, jämförbar och lättillgänglig. Nämnderna ska i avtal med privata utförare tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i den verksamhet som lämnats över till en privat utförare. Utföraren ska kunna lämna information när Region Östergötland begär det. Utförarens skyldighet att lämna uppgifter begränsas till att omfatta sådant som kan lämnas utan omfattande merarbete eller inte strider mot lag eller annan författning. Den information som lämnas till regionen ska inte anses utgöra företagshemligheter enligt lag (1990:409) om skydd för företagshemligheter. 4.2 Information som tillhandlahålls Region Östergötland Information som tillhandahålls av Region Östergötland är de granskningar, kontroller, rapporter och uppföljningar som har genomförts i enlighet med avtal och övriga riktlinjer. Informationen finns tillgänglig hos Region Östergötland och är tillgänglig via de informationskanaler som regionen använder. www.regionostergotland.se 6 (6)