Revision av projekt inom EU:s sjätte ramprogram Vi har under vår granskning av EU-projekt inom sjätte ramprogrammet fått ett antal frågor av projektledare och ekonomiadministratörer med avseende på revisionen av projekten. Nedan har vi sammanställt frågor och svar såväl vad avser revisionen i stort som mer detaljerade frågor kring granskningsområden, underlag och revisionsarvode. Vad innebär revision? Revision innebär att kritiskt granska, bedöma och uttala sig om en verksamhets redovisning och förvaltning. Det handlar om att ge trovärdighet åt presentationen av verksamhetens finansiella information. En väl utförd revision underlättar därmed samspelet mellan företag och organisationer, anskaffning av kapital samt bidrar i övrigt till ett väl fungerande samhälle och näringsliv. Varför kräver EU revision av forskningsprojekt? Avseende EU-finansierade forskningsprojekt är revisionen, som utmynnar i ett så kallat särskilt revisionsintyg, främst avsedd att tillfredsställa kraven från EU i rollen som finansiär. I huvudsak kan förklaringen till revisionskravet sammanfattas i begreppet förtroende. Den omfattande kontroll av projektens ekonomi som EU kräver för att bevilja finansiering syftar till att upprätthålla organet EU:s förtroende bland medborgare, företag och institutioner i medlemsländerna; förtroende för att den finansiering som beviljas används till det ändamål som avsetts. Varje individ som på något sätt kommer i kontakt med EU:s administration av forskningsprojekt inser vilken hög prioritet det ovan nämnda förtroendet åsätts: högskolor och universitet skall formellt intyga hur erhållna medel använts, oberoende revisorer skall genomföra en granskning och i sin tur intyga att medel använts och redovisats på rätt sätt. Som ett ytterligare kontrollmoment utför EU dessutom egna revisioner av såväl projekthanteringen vid lärosätet som den genomförda oberoende revisorns granskning. Vad innebär revision av ett projekt inom EU:s sjätte ramprogram? Ernst & Young har fått i uppdrag av Göteborgs universitet att utföra den granskning som EU kräver för att finansiering skall utgå. Granskningen avrapporteras i ett revisionsintyg som är standardiserat. EU ställer alltså upp regelverket för vår granskning, medan vi utför vårt arbete på uppdrag av universitetet. För att beskriva vilka skyldigheter som åligger oss som revisorer vid granskning av ett projekt inom EU:s sjätte ramprogram tar vi utgångspunkt i formuleringarna i revisionsintyget: We, Ernst & Young AB, established in Göteborg, Sweden, represented for signature of this audit certificate by Staffan Gavel, hereby certify that:
Vår uppgift är alltså att intyga (certify) ett antal ekonomiska förhållanden i projektet. Vi har mötts av frågor av typen litar ni inte på oss om vi säger att pengarna gått till rätt saker varför måste ni ha underlag på allting?. Självklart litar den granskande revisorn på projektledare och ekonomipersonal, men för att kunna intyga till tredje man, under skadeståndsansvar, hur erhållna medel använts och redovisats krävs en dokumentation som även flera år efter genomförd revision skall kunna utsättas för ytterligare granskning av EU. We confirm that our audit was carried out in accordance with generally accepted auditing standards respecting ethical rules and on the basis of the relevant provisions of the above referenced contract and its annexes. Av ovanstående stycke framgår att vi har två normsystem att rätta oss efter: 1. Revisionen skall utföras i enlighet med god revisionssed ( generally accepted auditing standards ). I Sverige presenteras god revisionssed i ramverket Revisionsstandard i Sverige. RS, som är den vardagliga benämningen på detta ramverk, utgörs av knappt 300 sidors anvisningar avseende hur en revision skall planeras, genomföras och dokumenteras. 2. Vi skall också efterleva det särskilda regelverk som utarbetats av EU för revision av projekt inom det sjätte ramprogrammet ( relevant provisions of the above referenced contract and its annexes ). Det sistnämnda särskilda regelverket som EU ställt upp för intyg avseende projekt i sjätte ramprogrammet 1 är detaljerat och innebär att en granskning måste utföras med avsevärt högre detaljeringsgrad jämfört med en granskning som utförts med enbart den svenska RS som utgångspunkt. En stor skillnad mellan regelverken är att RS utgår från en bedömning av väsentlighet och risk vid urval av vilka poster som revisorn skall detaljgranska, medan regelverket från EU kräver granskning av nära nog varje enskild kostnadspost. Vidare kan det utläsas i revisionsintyget: The above mentioned Financial Statement per Activity was examined and all tests of the supporting documentation and accounting records deemed necessary were carried out in order to obtain reasonable assurance that, in our opinion, based on our audit: the amount of the total eligible costs Euro 123.456 (Onehundredandtwentythreethousandfourhundredfiftysix) you declared in the Box 2 of the attached Financial Statement per Activity is complying with the following cumulative conditions: they are actual and answers to your economic environment; Denna del i revisionsintyget innebär att vi måste försäkra oss om att kostnaderna existerar och är projektanknutna. För att kunna intyga att så är fallet behöver vi ta del av underlag som med godtagbar säkerhet verifierar vad det är som köpts in, att inköpet rimligen är tillhörigt projektet, samt till vilket belopp inköpet har skett. För att vi skall kunna intyga att exempelvis en resa som kost- 1 FP6 Guide to Financial Issues, Annex 7
nadsförts i projektet verkligen är en kostnad som projektet tillåts bära krävs att vi får tillgång till någon form av beskrivning av resans ändamål, konferensprogram, mötesagenda eller liknande. Formuleringen reasonable assurance innebär att rimlig säkerhet skall uppnås genom att revisorn inhämtar revisionsbevis i tillräcklig utsträckning så att revisorn kan dra slutsatsen att det inte finns några felaktigheter. Med hänsyn till att revisionen skall ske krona för krona innebär detta att samtliga poster kräver godtagbara revisionsbevis. Revisionsbevisen skall avseende kostnader stödja följande räkenskapspåståenden 2 : Inträffande en transaktion eller händelse har ägt rum vilken hänför sig till projektet under perioden Fullständighet det finns inga tillgångar, skulder, transaktioner eller affärshändelser som inte är bokförda eller poster det inte lämnats upplysning om Mätning en transaktion eller affärshändelse är bokförd till rätt belopp och en intäkt eller kostnad är hänförd till rätt period Underlag måste följaktligen inhämtas som kan besvara samtliga dessa frågor avseende var och en av projektets transaktioner. De nästkommande punkterna i revisionsintyget behandlar dessa räkenskapspåståenden, med tillägg om krav på granskning av att de bokförts i enlighet med universitetets normala redovisningsrutiner: they are determined in accordance with your usual accounting principles; they have been incurred during the periods covered by the Financial Statement per Activity concerned by this audit certificate; they are recorded in your accounts at the date of the establishment of this audit certificate; Inom ramen för den goda revisionsseden ligger också skyldigheten att granska att bokföring skett i enlighet med svensk lag (exempelvis Bokföringslagen), gällande skattelagstiftning, samt även universitetets interna regelverk. Det skall vidare också finnas en spårbarhet mellan det enskilda projektet och universitetets samlade redovisning: accounting procedures used in the recording of your eligible costs and receipts respect the accounting rules of the State in which you are established as well as permit the direct reconciliation between the costs and receipts incurred for the implementation of the project covered by the EC contract above mentioned and the overall statement of accounts relating to your overall business activity; Så här långt faller granskningen inom ramen för svensk god revisionssed, med undantag för att EU som tidigare nämnts kräver en mer detaljerad granskning av även mindre (beloppsmässigt eller avseende bedömd risk och väsentlighet) kostnadsposter. Dessutom tillkommer, i nästa punkt, ett antal EU-specifika granskningsåtgärder: 2 RS 500 Revisionsbevis
they are exclusive of any non-eligible costs which are, as established in the second paragraph of article II.19 of your above mentioned contract with the Commission of the European Communities: any identifiable indirect taxes, including VAT or duties; interest owed; provisions for possible future losses or charges; exchange losses; costs declared, incurred or reimbursed in respect of another Community project; return on capital; debt and debt service charges; excessive or reckless expenditure; Varför måste revisorn kunna EU:s regelverk? Revision av projekt inom EU:s sjätte ramprogram är ett arbete som till stor del är mycket detaljreglerat. Detta förutsätter stor kunskap om regelverket, såväl hos projektansvariga på högskolor och universitet, som för oss revisorer. Principer för vilka kostnader som kan redovisas i projektet är i många fall komplexa och unika för dessa projekt, vilket innebär att revisorer som arbetar med denna typ av projekt måste vara väl insatta i regelverket. En fråga som uppkommit är varför skall ni sätta er in i regelverket? det har ju vi kontroll på. Det faktum att huvudsyftet med revisionsintyget är att införskaffa revisionsbevis för att EU:s regelverk följs, innebär per automatik att även revisorn måste besitta dessa kunskaper. Varför behöver revisorn veta projektets syfte och mål? En övergripande förståelse för projektets mål, och vilken roll personal från Göteborgs universitet spelar, är av vikt för att kunna uttala sig om huruvida bokförda kostnader rimligen är projektanknutna. Varför behöver revisorn ha kopia på kontrakt med EU och/eller koordinator? Kontraktet behövs för att verifiera dels att Göteborgs universitet verkligen deltar i projektet, dels vilken period projektet pågår och för vilken period Financial Statement skall upprättas och revideras. Varför behöver revisorn underlag till inbetalt förskottsbidrag när det i huvudsak är kostnaderna som skall revideras? Anledningen till detta är att säkerställa att det inbetalda beloppet inte avser en inbetalning från tredje part, vilken i så fall troligtvis skulle kräva redovisning som intäkt i projektet under den redovisade perioden.
Varför måste revisorn dokumentera sin granskning? Vi måste dokumentera exakt vilka granskningsåtgärder vi vidtagit, samt vilka revisionsbevis (rapporter, fakturor, kvitton, avtal etc.) vi bygger vårt slutliga ställningstagande på. Syftet med detta är att en oberoende revisor (exempelvis utsänd av EU) skall kunna bedöma huruvida vi utfört erforderliga åtgärder och utifrån tillgängliga revisionsbevis kommit fram till rätt slutsats i det revisionsintyg som utfärdats. Den enskilde revisorns arbete utsätts dessutom för regelbundna kvalitetskontroller av såväl byråinterna som branschgemensamma kontrollorgan. Varför har Ernst & Young en projektorganisation för granskning av ett enda litet projekt? Det stora antalet projekt som skall granskas vid hela universitetet under en kort tidsperiod ställer krav på att revision kan ske av flera projekt samtidigt. En projektsamordnare är nödvändig för att tillse att allt arbete fördelas och utförs inom tidsramen. Själva projektgranskningen fördelas på flera medarbetare eftersom tidsramarna är snäva, i synnerhet under perioden januari mars då vi har en mycket stor arbetsbelastning. Vad kostar revisionen? Nedan följer ett utdrag ur det projektdirektiv som reglerar revisionen av projekt inom EU:s sjätte ramprogram vid Göteborgs universitet. Projektdirektivet skrevs under den 21-22 oktober 2004 av företrädare för Göteborgs universitet och Ernst & Young AB. Arvode för granskning och upprättande av revisionsintyg sker på löpande räkning. Projekten är av varierande storlek och komplexitet och det finns inte heller någon erfarenhet av hur stor revisionsinsatsen kan tänkas vara per projekt. Det är därför omöjligt att idag bedöma tidsåtgång för respektive projekt. Däremot kan vi uppskatta ett intervall inom vilka de flesta projekten kan bedömas hamna. Intervallet bygger på att dokumentationen följer överenskommen instruktion och att tidplaner hålls. De flesta projekten bedöms hamna i följande intervall: Kategori Påskrivande revisor/partner Projektsamordnare/Konsult Granskare/Assistent Totalt Bedömd tidsåtgång 1-2 h 1-4 h 3-14 h 5 20 h Beroende på omständigheter som visar sig under uppdragets genomförande kan den totala tidsåtgången komma att förändras. Medarbetarna från Ernst & Young har timarvoden i enlighet med tecknat ramavtal. Varför har man inte förhandlat fram ett fast pris så att kostnaden blir förutsägbar? Enligt god revisorssed skall revisorn säkerställa att tillräckliga resurser finns tillgängliga för att kunna genomföra de granskningsåtgärder som krävs enligt god revisionssed. Omfattningen av dessa granskningsåtgärder kan inte avgöras förrän granskningen inletts. Av denna anledning kan revisorn inte förbinda sig att utföra revisionen till ett på förhand överenskommet arvode.
Hur kan arbetsinsatsen vid revisionen bli mindre och kostnaden därmed lägre? Två bra principer bör beaktas som grund för dokumentationen: - Utgångspunkten vid upprättande av dokumentationen skall vara att en kvalificerad ekonom utan bakgrund i projektet skall kunna härleda underliggande kostnader i projektet vilka delbelopp bygger upp delposter o.s.v. Av central betydelse är följaktligen specifikationer som tydligt utvisar vilka delsummor från enskilda underlag som bygger upp den summerade posten i Financial Statement. - Den dokumentation som tillsänds oss skall kunna stå för sig själv ; d.v.s. vara möjlig att följa utan att kontakta personal i projektet. En bra tumregel är att materialet skall vara möjligt att ta fram och granska om tre till fem år, helt utan tillgång till de personer som verkat i projektet. Vidare är respekt för tidplanen av stor vikt för att säkerställa att arbetet kan ske effektivt. Det är naturligtvis möjligt att ta kontakt med oss och stämma av frågor kring redovisning och dokumentation även under projektperiodens löptid. Vid sammanställning av dokumentationen, tänk då gärna på huruvida underlagen stödjer samtliga de räkenskapspåståenden som nämndes ovan (inträffande, fullständighet och mätning), i annat fall kan de behöva kompletteras. Övrigt Om Du har några frågor eller funderingar kring revision av projekt inom EU:s sjätte ramprogram, eller förslag på hur vi gemensamt kan förenkla processen så är Du alltid välkommen att ta kontakt med oss. Med vänlig hälsning Staffan Gavel Per Setterberg Stefan Svarén Kundansvarig revisor Projektsamordnare Kundkontaktansvarig Ernst & Young Ernst & Young Ernst & Young