MEDDELANDE OM LEDIG TJÄNST FÖR ATT UPPRÄTTA EN RESERVLISTA Benämning Tjänstegrupp/lönegrad AD 6 Typ av kontrakt Referens Sista ansökningsdag Anställningsort Säkerhetsansvarig (M/F) Tillfälligt anställd VEXT/17/191/AD 6/IBD 27/02/2017 24:00 Alicante-tid (CET) Alicante, SPANIEN Reservlistan (RL) giltig till 31/12/2017 Antal kandidater på RL 3 Europeiska unionens immaterialrättsmyndighet (EUIPO) organiserar ett urvalsförfarande för att upprätta en reservlista, från vilken en ledig tjänst som Säkerhetsansvarig (M/F) för EUIPO:s avdelning för infrastruktur och byggnader, IBD (Infrastructures & Buildings Department) ska tillsättas. 1. BAKGRUND IBD ansvarar för alla aktiviteter och åtgärder som avser infrastruktur, byggnader, fastighetsförvaltning, hotell- och cateringtjänster, säkerhet och miljöstyrning. IBD omfattar följande tjänster: Fastighetsförvaltning (FM): ansvar för förvaltning av fastigheter och övriga fasta tillgångar, inklusive planering, specifikation, förvärv, utrustning, möblering, drift, inredning, fördelning av utrymme, underhåll, allmännyttiga tjänster, renovering och tillhörande kvalitetssystem. Gemensamma tjänster (CS): ansvar för hantering av tjänster som levereras till EUIPO inom områdena säkerhet och skydd, framförallt yrkesrisker, behörighetskontroll, upptäckt av inkräktare och planering för förebyggande av översvämning.
2. ARBETSUPPGIFTER Under ledning av chefen för gemensamma tjänster ska den som tilldelas tjänsten rekryteras som ansvarig för EUIPO:s säkerhets- och arbetsmiljöteam. Han eller hon kommer framför allt att förväntas utföra följande uppgifter: Samordna, förvalta och leda säkerhets- och arbetsmiljöteamet, inklusive dess personal och finansiella resurser, dess tekniska installationer och system och dess externa resurser. Utarbeta särskilda och tekniska villkor för anbudsinfordringar och delta i utvärderingskommittéer för att tilldela kontrakt. Införa processer och förfaranden för att kontrollera och aktivt förvalta genomförandet av upphandlade säkerhets- och skyddskontrakt för att säkerställa att de levererade tjänsterna håller god kvalitet och att kontrakten efterlevs i enlighet med EUIPO:s system för hantering av externa resurser. Utforma, utveckla, samordna och följa upp strategier och förfaranden inom området säkerhet, arbetsrisk och livsmedelssäkerhet enligt bästa praxis och i enlighet med EUIPO:s certifierade standarder, såsom informationssäkerhetsstandarderna ISO 27001, ISO 9001, OHSAS 18001 och åtkomststandarden 170001. Utarbeta råd om säkerhet vid resor för personal på uppdrag utanför EU som bygger på relevanta och godkända säkerhetskällor. Löpande utvärdera statusen i fråga om livsmedelssäkerhet för att säkerställa att myndigheten uppfyller samtliga rättsliga krav. Leda, stödja och utveckla ett HACCP-team (faroanalys och kritiska styrpunkter) samt underhålla och ständigt förbättra HACCP-systemet. Planera, samordna och utveckla strategier och åtgärder för att främja information, utbildning och hälsofrämjande insatser på området för livsmedelssäkerhet. Planera och säkerställa ett säkert och stabilt genomförande av samtliga säkerhets- och skyddstekniska system, inklusive IKT-nätverk och servrar, i nära samarbete med bland andra it-enheten, arbetsstationer, systemen för intern kameraövervakning och systemen för inträngningsskydd och tillträdeskontroll. Genomföra bedömningar av skydds- och säkerhetsrisker och utreda säkerhet och incidenter enligt instruktioner från EUIPO:s ledning. Säkerställa ett effektivt genomförande av tillhörande risklindrande åtgärder. Stödja EUIPO:s processer för affärskontinuitet och krishantering genom att underhålla aktuella nödscenarier, tillhandahålla användbar information under nödsituationer för beslutsstöd och i rätt tid genomföra åtgärdsplaner vid nödsituationer. Aktivt hantera arbetsströmmarna i projektet Höja säkerhetsnivåer, som kommer att vara en del av EUIPO:s strategiska plan 2016 2020 och som kommer att omfatta den fysiska säkerheten för EUIPO:s campus, säkerhetskontroll av externt anställda, transport och lagring av sekretessbelagd information, säkerhetsmedvetande och säkerhetsvakttjänster. Utveckla engagerande material för säkerhetsinformation och säkerhetsutbildning och med jämna mellanrum tillhandahålla informationsträffar och utbildning åt EUIPO:s anställda och extern personal om skydds- och säkerhetsstrategier, förfaranden och praktiska åtgärder. Säkerställa att planen för evakuering och egenskydd fungerar effektivt. Samverka med de europeiska institutionernas och byråernas säkerhetsenheter och de spanska nationella och lokala säkerhetsmyndigheterna och underrättelsetjänsterna, konstant övervaka förekomsten av eventuella hot, anpassa larmnivåerna för EUIPO:s säkerhet och följa ett i förväg utarbetat system för olika hotnivåer eller vid behov begära ingripanden. Definiera och genomföra enskilda säkerhetsåtgärder efter särskilda ansökningar från olika avdelningar, inklusive arrangemang eller besök från myndigheter med ytterligare skyddskrav.
Uppgifter för samtliga anställda: Att aktivt arbeta för att EUIPO:s mål i enlighet med den strategiska planen ska nås. Att framförallt samarbeta med övriga anställda för att skapa en organisation för samarbete genom breddning och delning av kunskap. Att utföra alla övriga arbetsrelaterade uppgifter och ta det ansvar som kan tilldelas av avdelningschefen. 3. BEHÖRIGHETSKRITERIER För att vara behörig måste den sökande uppfylla samtliga följande krav vid tiden för sista ansökningsdag: Allmänna krav 1 Vara medborgare i en av Europeiska unionens medlemsstater. Åtnjuta fulla medborgerliga rättigheter. Ha fullgjort alla skyldigheter gällande värnpliktslagstiftning. Uppfylla de skötsamhetskrav som ställs för utövandet av de aktuella uppgifterna. Uppfylla kraven på fysisk lämplighet för tjänsteutövningen. Utbildning Utbildning motsvarande avslutad universitets- eller högskoleutbildning, på minst tre år, styrkt med examensbevis, ELLER om det kan motiveras utifrån den aktuella anställningen, yrkesutbildning på motsvarande nivå. Yrkeserfarenhet 2 Minst 3 års relevant yrkeserfarenhet på heltid som hör samman med och på en nivå som motsvarar erfarenheterna som beskrivs under Arbetsuppgifter. Språkkunskaper Mycket goda kunskaper i spanska (minst nivå C1), eftersom detta är avgörande för att kunna samarbeta med de lokala säkerhetsmyndigheterna. Goda kunskaper i engelska (minst nivå B2). De angivna nivåerna motsvarar den gemensamma europeiska referensramen för språk. Datorkunskaper Avancerade datorkunskaper är obligatoriska. De sökande måste ha omfattande yrkesmässig erfarenhet av datortillämpningar såsom MS Office-paketet eller liknande (i första hand Word, Excel, PowerPoint och Outlook), sökning i databaser och på nätet. 1 Se artikel 12 i anställningsvillkoren för övriga anställda vid Europeiska unionen. 2 Yrkeserfarenheten räknas från den dag respektive examensbevis erhölls som ger tillträde till tjänstegruppen.
4. UTTAGNINGSKRITERIER För att välja ut de mest kvalificerade sökande för intervjuer och eventuellt prov kommer myndigheten att beakta följande: Yrkeserfarenhet av att samarbeta med och löpande kontakter med Europeiska unionens och/eller dess medlemsstaters säkerhetstjänster. Goda kunskaper om informationssäkerhetsstandarden ISO 27001 eller motsvarande. Goda kunskaper om hur man använder informationsteknik för fysiska säkerhetskontroller till exempel anordningar för behörighetskontroll, smarta id-kort etc. Förutom ovanstående kriterier kommer de sökande som kallas till intervju- och provfasen även att bedömas mot följande krav: Kompetenser Särskilt gäller följande: Kommunikation: kunna kommunicera tydligt och klart, såväl muntligt som skriftligt. Analys och problemlösning: förmåga att identifiera viktiga fakta i komplexa frågeställningar och utveckla kreativa och praktiska lösningar. Samarbeta med andra: arbeta med andra i team och över organisationsgränser samt respektera skillnader mellan människor. Skapa en känsla av teamanda genom att uppmuntra gemensamma mål och utbyte av kunskaper och erfarenheter. Lärande och utveckling: utveckla och förbättra personliga färdigheter och kunskap om organisationen och dess miljö. Engagera sig i att utbilda andra, dela kunskaper och systematiskt förbättra arbetsmetoder. Prioritering och organisation: förmåga att prioritera de viktigaste uppgifterna, arbeta flexibelt och organisera eget och andras arbete effektivt. Kvalitet och resultat: ta personligt ansvar och initiativ för att leverera arbete som uppfyller höga krav på kvalitet inom ramen för fastställda förfaranden. Visa tydlig kundorientering (internt och externt). Bygga in systematiska och metodiska processer i egna och det egna teamets projekt och arbetsuppgifter. Uthållighet: förbli effektiv under arbetstryck, vara flexibel och anpassa sig efter en föränderlig arbetsmiljö. Uppmuntra andra att göra detsamma och anpassa den egna och teamets strategi efter förändrade omständigheter. Ledarskap: leda och ansvara för personer och team för att nå resultat. Delegera arbetet i det egna teamet på lämpligt sätt och ge tydliga instruktioner. Inspirera och skapa en positiv attityd hos människor gentemot deras arbete och bidrag till EUIPO:s framgång. 5. INTERVJUER OCH PROV Första urval Behöriga kandidater vilkas ansökningar rankas bland de mest kvalificerade i enlighet med de urvalskriterier som anges under punkt 4 kan kontaktas för att kontrollera deras språkkunskaper (framför allt muntligt på spanska och engelska), samt för att styrka deras yrkeserfarenheter och/eller andra färdigheter, kunskaper och kompetenser. Denna första urvalskontakt ger inte den sökande rätt att bli kallad till en intervju: det utgör ett steg i processen för att välja ut de lämpligaste sökande som ska kallas till en intervju.
Intervju Intervjuerna äger rum i Alicante och kommer, på grund av arbetsuppgifternas karaktär, att genomföras på spanska och engelska. Övriga relevanta språk enligt vad som anges i den sökandes ansökan/cv kan utvärderas i enlighet med de nivåer som anges i detta meddelande om lediga tjänster. Under intervjun prövas den sökandes kunskaper inom områden som har samband med de uppgifter som ska utföras (tekniska kunskaper och social kompetens), myndighetens verksamhet, lämpligheten för att utföra de uppgifter som ska utföras och lämpligheten för att arbeta i en internationell miljö. Prov Ett eller flera prov kommer att komplettera bedömningen av en eller flera av ovanstående aspekter. De kandidater som kallas till intervju- och provfasen kommer att erhålla detaljerad information tillsammans med inbjudan. 6. ALLMÄN INFORMATION För allmän information om EUIPO:s urvals- och rekryteringsförfaranden, se följande länk. 7. HUR DU ANSÖKER För att ansöka, klicka på denna länk. Alla dokument som inkluderas som länkar eller som det hänvisas till inom ramen för detta meddelande anses utgöra en del av detta meddelande om lediga tjänster. Observera: Den sökande bör vara medveten om att den information som lämnas i ansökningar/cv/profil utgör grund för bedömningen av behörighets- och urvalskriterierna. Du uppmanas därför läsa kraven noga och se till att den relevanta information som lämnas är så detaljerad att en sådan bedömning blir möjlig. Särskild uppmärksamhet bör ägnas åt information om utbildning och yrkeserfarenhet, framförallt exakta datum, beskrivning av ansvarsområden, utförda arbetsuppgifter och vilka verktyg som använts. * Om det föreligger skillnader mellan de olika språkversionerna är det den engelska versionen som gäller.