Den europeiska kodexen för god förvaltningssed

Den europeiska kodexen för god förvaltningssed Europeiska ombudsmannen sv

Den europeiska kodexen för god förvaltningssed Europeiska ombudsmannen

Europeiska gemenskaperna, 2005 Alla rättigheter förbehålls. Återgivning av materialet för utbildnings- samt icke-kommersiella syften är tillåten förutsatt att källan anges. Luxemburg: Byrån för Europeiska gemenskapernas officiella publikationer, 2005 ISBN 92-95022-30-0 Tryckt i Belgien TRYCKT PÅ ICKE KLORBLEKT PAPPER

Innehåll Förord av Europeiska ombudsmannen 4 Inledning 6 Den europeiska kodexen för god förvaltningssed 10 3

Förord av Europeiska ombudsmannen Bästa läsare, Sedan jag tillträdde posten som Europeisk ombudsman den 1 april 2003 har jag arbetat hårt med att främja, samt öka medvetenheten om, god förvaltningssed inom Europeiska unionens institutioner och organ. Detta arbete har således ett dubbelt syfte. Dels agerar ombudsmannen som en extern kontrollmekanism när han undersöker klagomål om administrativa missförhållanden och rekommenderar förbättringsåtgärder när så behövs. Dels utgör ombudsmannen en resurs som kan hjälpa institutionerna att förbättra verksamhetens utförande genom att rikta deras uppmärksamhet på områden där förbättringar är möjliga. I båda fallen är det slutliga målet att förbättra servicen för de europeiska medborgarna. Den europeiska kodexen för god förvaltningssed är ett centralt instrument för ombudsmannen då han utövar sin dubbla roll. Ombudsmannen använder kodexen när han undersöker huruvida det föreligger administrativa missförhållanden och tillämpar därigenom dess bestämmelser i utövandet av sin kontrollfunktion. Men kodexen tjänar samtidigt som en användbar tillgång och vägledning för tjänstemännen och främjar därmed en förvaltning av högsta standard. 4

De europeiska medborgarna förtjänar inget mindre. Rätten till god förvaltning av EU:s institutioner och organ är enligt artikel 41 i EU:s stadga om de grundläggande rättigheterna just en grundläggande rättighet. Kodexen förklarar för medborgarna vad denna rättighet innebär i praktiken och vad de konkret kan förvänta sig av den europeiska förvaltningen. Eftersom stadgan utgör del II av fördraget om upprättande av en konstitution för Europa kan vi vara säkra på att denna rättighet kommer att få ökad betydelse under de kommande åren. Både medborgare och tjänstemän har visat stort intresse för kodexen sedan den antogs av Europaparlamentet i september 2001. Dess genomslagskraft har inte varit begränsad till unionens institutioner och organ och det gläder mig att se att kodexen har antagits av ett antal medlemsstater och kandidatländer. Som Europeisk ombudsman känner jag att det är min plikt att ytterligare öka medvetenheten om de rättigheter och skyldigheter som kodexen innehåller. Det är av denna anledning som vi har valt att publicera en ny upplaga på alla EU:s officiella språk samt på kandidatländernas språk. Jag hoppas att kodexen kommer att fortsätta utgöra ett användbart arbetsredskap för den offentliga förvaltningen samt vara en informationskälla för medborgare över hela Europa. P. Nikiforos Diamandouros Strasbourg den 5 januari 2005. 5

Inledning Den 6 september 2001 antog Europaparlamentet en resolution för godkännande av en kodex för god förvaltningssed som Europeiska unionens institutioner och organ samt dess förvaltning och tjänstemän skall följa i sina relationer med allmänheten. Idén om en kodex föreslogs först 1998 av Europaparlaments ledamot Roy Perry. E er en undersökning på eget initiativ utarbetade Europeiska ombudsmannen en text som presenterades för Europaparlamentet i en särskild rapport. Parlamentets resolution för kodexen bygger på ombudsmannens förslag samt de ändringsförslag som Roy Perry, föredraganden för Europaparlamentets utskott för framställningar, lade fram. Kodexen tar hänsyn till förvaltningsrättsliga principer i EG-domstolens rättspraxis och har även hämtat inspiration från nationella lagar. Kodexens status Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna proklamerades vid toppmötet i Nice i december 2000 och utgör nu del II i fördraget om upprättande av en konstitution för Europa. 6

Den europeiska kodexen för god förvaltningssed Stadgan innehåller grundläggande rättigheter baserade på unionsmedborgarskap, såsom rätten till god förvaltning (artikel 41) och rätten att klaga till Europeiska ombudsmannen angående administrativa missförhållanden vid unionens institutioner och organ (artikel 43). Denna kodex är ämnad att i mer detalj förklara vad stadgans rätt till god förvaltning innebär i praktiken. Rätt till god förvaltning (Artikel 41 i stadgan om de grundläggande rättigheterna 1 ) 1 Var och en har rätt att få sina angelägenheter behandlade opartiskt, rättvist och inom skälig tid av unionens institutioner och organ. 2 Denna rättighet innebär bl.a. att: var och en har rätt att bli hörd innan en enskild åtgärd som skulle beröra honom eller henne negativt vidtas mot honom eller henne, var och en skall ha tillgång till de akter som berör honom eller henne, med förbehåll för berättigade intressen vad avser sekretess, tystnadsplikt och affärshemlighet, förvaltningen är skyldig att motivera sina beslut. 3 Var och en har rätt att få ersättning av gemenskapen för skador som har orsakats av dess institutioner eller dess tjänstemän under deras tjänsteutövning, enligt de allmänna gemensamma principerna i medlemsstaternas lagstiftning. 4 Var och en skall kunna vända sig till unionens institutioner på något av fördragens officiella språk och skall få svar på samma språk. ( 1 ) Artikel 41 i stadgan motsvarar artikel II-101 i konstitutionen. 7

x I enlighet med artikel 195 i EG-fördraget och ombudsmannens stadga 2 undersöker Europeiska ombudsmannen möjliga fall av administrativa missförhållanden i verksamheten vid unionens institutioner och organ. Ombudsmannens definition av administrativa missförhållanden återges i Årsrapporten för 1997: Administrativa missförhållanden föreligger när ett offentligt organ underlåter att agera i enlighet med en regel eller princip som är bindande för det. Denna definition har godkänts av Europaparlamentet. Ombudsmannen (Artikel 43 i stadgan om de grundläggande rättigheterna 3 ) Varje unionsmedborgare och varje fysisk och juridisk person som är bosatt eller har sitt säte i en medlemsstat har rätt att vända sig till unionens ombudsman vid missförhållanden i gemenskapsinstitutionern as eller gemenskapsorganens verksamhet, med undantag för domstolen och förstainstansrätten då dessa utövar sina domstolsfunktioner. Samtidigt som kodexen godkändes antog Europaparlamentet även en resolution i vilken parlamentet, för att förverkliga medborgarnas rätt till god förvaltning som fastställs i artikel 41 i stadgan, uppmanande ombudsmannen att tillämpa kodexen när han undersöker huruvida det förekommer administrativa missförhållande. Ombudsmannen tar därför vederbörlig hänsyn till kodexens regler och principer när han undersöker fall av påstådda administrativa missförhållanden. ( 2 ) Europaparlamentets beslut 94/262 av den 9 mars 1994 om föreskri er och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning, EGT L 113, 4.5.1994, s. 15. ( 3 ) Artikel 43 i stadgan motsvarar atikel II-103 i konstitutionen. 8

Den europeiska kodexen för god förvaltningssed En europeisk förvaltningslag I samband med att kodexen godkändes uppmanade Europaparlamentet Europeiska kommissionen att lägga fram ett förslag till en förordning innefattande kodexen. Uppfattningen var att en förordning skulle understryka den bindande karaktären hos kodexens regler och principer. En förordning tillämpas på samma sätt för alla EUinstitutioner och -organ och främjar därmed principerna om insyn och konsekvent agerande. Detta mål uppnås bäst genom att kommissionen lägger fram ett förslag till en europeisk lag om god förvaltning. Artikel III-398 i konstitutionen skulle kunna utgöra den rättsliga grunden för en sådan lag. Däri fastslås följande: När unionens institutioner, organ och myndigheter fullgör sina uppgifter skall de stödja sig på en öppen, effektiv och oberoende europeisk administration. Med beaktande av de tjänsteföreskrifter och anställningsvillkor som har antagits på grundval av artikel III-427 skall särskilda bestämmelser för detta ändamål meddelas i europeiska lagar. Ombudsmannen kommer att fortsätta framhålla mervärdet av att omvandla kodexen till europeisk lag. Detta skulle hjälpa till att göra slut på den förvirring som för närvarande råder på grund av att flera olika kodexar existerar parallellt för flertalet EU-institutioner och -organ. En sådan lag skulle dessutom säkerställa att institutionerna och organen tillämpar samma grundläggande principer i sina relationer med medborgarna och den skulle understryka, för både medborgare och tjänstemän, betydelsen av dessa principer. 9

Den europeiska kodexen för god förvaltningssed Den kodex som Europaparlamentet godkänt innehåller följande bestämmelser: Artikel 1 Allmänna bestämmelser Institutionerna och deras tjänstemän skall i sina kontakter med allmänheten följa de principer som fastställs i detta beslut och som utgör kodexen för god förvaltningssed, hädane er benämnd förvaltningskodexen. Artikel 2 Tillämpning: personer 1. Denna förvaltningskodex skall gälla för alla tjänstemän och övriga anställda som omfattas av tjänsteföreskri erna och anställningsvillkoren för övriga anställda i Europeiska gemenskaperna, i deras kontakter med allmänheten. Med termen tjänstemän avses hädaneer såväl tjänstemännen som de övriga anställda. 10

Den europeiska kodexen för god förvaltningssed 2. Institutionerna och deras förvaltningar skall vidta de åtgärder som behövs för att se till att bestämmelserna i förvaltningskodexen även gäller andra personer som arbetar för institutionen, såsom personer som anställts privat, experter som lånats ut från nationella civila myndigheter och praktikanter. 3. Med allmänheten avses alla fysiska och juridiska personer, oavsett om de är bosatta eller har sitt officiella säte i en medlemsstat eller inte. 4. Definitioner för denna kodex: a) Institution : en gemenskapsinstitution eller ett gemenskapsorgan; b) Tjänsteman : tjänsteman eller annan anställd inom Europeiska gemenskaperna. Artikel 3 Tillämpning: sakområde 1. Denna förvaltningskodex innehåller allmänna principer för god förvaltningssed som skall gälla för alla kontakter som institutionerna och deras förvaltningar har med allmänheten, såvida de inte omfattas av särskilda föreskri er. 2. Principerna i förvaltningskodexen gäller inte för kontakterna mellan institutionen och dess tjänstemän. De relationerna regleras av tjänsteföreskri erna. Artikel 4 Lagenlighet En tjänsteman skall handla i enlighet med lagen och tillämpa de regler och förfaranden som fastställs i gemenskapslagsti ningen. Tjänstemannen skall särskilt se till att beslut som gäller enskildas rättigheter eller intressen har rättslig grund och att beslutens innehåll är i överensstämmelse med lagen. 11

x Artikel 5 Icke-diskriminering 1. Då tjänstemannen hanterar förfrågningar från allmänheten eller fattar beslut skall han eller hon se till att principen om lika behandlinge erlevs. Personer vars situation är densamma skall behandlas på ett likvärdigt sätt. 2. Om behandlingen inte är likvärdig skall tjänstemannen kunna motivera skillnaden med objektiva och relevanta faktorer som föreligger i det enskilda fallet. 3. Tjänstemannen skall särskilt undvika varje slags omotiverad åtskillnad av personer baserad på nationalitet, kön, ras, hudfärg, etniskt eller socialt ursprung, genetiska särdrag, språk, religion eller övertygelse, politisk eller annan åskådning, tillhörighet till nationell minoritet, förmögenhet, börd, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning. Artikel 6 Proportionalitet 1. Då tjänstemannen fattar beslut skall han eller hon se till att de åtgärder som vidtas står i proportion till ändamålet. Tjänstemannen skall särskilt undvika att begränsa medborgarnas rättigheter eller att ta ut avgi er av dem om dessa begränsningar eller avgi er inte står i rimlig proportion till åtgärdernas sy e. 2. Då tjänstemannen fattar beslut skall han eller hon se till att såväl de enskilda personernas som allmänhetens intressen tillgodoses. Artikel 7 Maktmissbruk Maktbefogenheterna skall utövas endast för de sy en de är avsedda för. Tjänstemannen skall särskilt undvika att utnyttja sina befogenheter för sy en som inte har någon grund i lag eller som inte motiveras av det allmännas bästa. 12

Den europeiska kodexen för god förvaltningssed Artikel 8 Opartiskhet och obundenhet 1. Tjänstemannen skall vara opartisk och obunden. Tjänstemannen skall avstå från godtyckliga handlingar som kan vara till men för allmänheten och även avstå från att gynna någon enskild person, oavsett vilka anledningar som kan åberopas. 2. Tjänstemannens uppträdande skall aldrig vägledas av personliga intressen, familjeintressen eller nationella intressen och inte heller av politiska påtryckningar. Tjänstemannen skall inte ta del i beslut som rör ekonomiska intressen för honom eller henne själv eller nära familjemedlemmar. Artikel 9 Objektivitet Då tjänstemannen fattar beslut skall han eller hon ta hänsyn till relevanta faktorer och väga in dem i beslutet, samtidigt som alla irrelevanta synpunkter lämnas därhän. Artikel 10 Berättigade förväntningar, konsekvent agerande och rådgivning 1. Tjänstemannen skall vara konsekvent såväl i sin egen myndighetsutövning som i institutionens förvaltningsarbete. Tjänstemannen skall följa institutionens normala förvaltningsrutiner såvida det inte finns legitima skäl att avvika från praxis i ett enskilt fall. Dessa skäl skall anges skri ligen. 2. Tjänstemannen skall ta hänsyn till de rättmätiga och skäliga förväntningar allmänheten har mot bakgrund av hur institutionen agerat tidigare. 3. Tjänstemannen skall vid behov ge allmänheten råd om hur ett ärende som hör till hans eller hennes verksamhetsområde skall anhängiggöras och hur man skall förfara under ärendets handläggning. 13

x Artikel 11 Rättvisa Tjänstemannen skall agera opartiskt, rättvist och skäligt. Artikel 12 Artighet 1. Tjänstemannen skall vara serviceinriktad, korrekt, artig och lättillgänglig i sina kontakter med allmänheten. Då tjänstemannen besvarar skrivelser, telefonsamtal eller e-post skall han eller hon försöka att vara så hjälpsam som möjligt och att besvara de ställda frågorna så fullständigt och korrekt som möjligt. 2. Om tjänstemannen inte är ansvarig för ärendet skall han eller hon hänvisa medborgaren till den ansvarige tjänstemannen. 3. Om ett fel begås och får negativa konsekvenser för en privatpersons rättigheter eller intressen skall tjänstemannen be om ursäkt för detta och bemöda sig om att så snabbt som möjligt korrigera de negativa följder som hans fel gett upphov till och informera personen om möjligheterna att överklaga i enlighet med artikel 19 i förvaltningskodexen. Artikel 13 Skrivelser besvarade på medborgarens språk Tjänstemannen skall se till att alla unionsmedborgare eller andra privatpersoner som skriver till institutionen på ett av fördragsspråken får svar på samma språk. Samma skall så vitt möjligt gälla juridiska personer, såsom föreningar (icke-statliga organisationer) och företag. Artikel 14 Bekräftelse på mottagandet och uppgift om den ansvarige tjänstemannens namn 1. Varje skrivelse eller klagomål som inkommer till institutionen skall inom två veckor besvaras med en bekrä else på mottagandet, utom i de fall ett mer innehållsrikt svar kan skickas inom denna tidsperiod. 14

Den europeiska kodexen för god förvaltningssed 2. I svaret eller bekrä elsen skall den ansvarige tjänstemannens namn och telefonnummer anges tillsammans med namnet på den avdelning där han eller hon arbetar. 3. Varken bekrä else på mottagandet eller svar behöver skickas då skrivelser eller klagomål betraktas som otillbörliga på grund av att de skickats i ett orimligt stort antal eller på grund av att de är upprepande eller meningslösa till sin karaktär. Artikel 15 Skyldighet att vidarebefordra till ansvarig avdelning 1. Om en skrivelse eller ett klagomål till institutionen har adresserats eller framförts till ett generaldirektorat, ett direktorat eller en enhet utan ansvar i ärendet, skall de mottagande avdelningarna se till att handlingarna i ärendet utan dröjsmål sänds vidare till den ansvariga avdelningen inom institutionen. 2. Den avdelning som först tog emot skrivelsen eller klagomålet skall meddela upphovsmannen att handlingarna skickats vidare och uppge namn och telefonnummer på den tjänsteman man vidarebefordrat handlingarna till. 3. Tjänstemannen skall uppmärksamma den enskilda personen eller sammanslutningen på eventuella fel och brister i handlingar, och ge dem en möjlighet att rätta dem. Artikel 16 Rätt att höras och yttra sig 1. Då ett ärende berör enskilda personers rättigheter eller intressen skall tjänstemannen se till att rätten till försvar respekteras i alla skeden av beslutsprocessen. 2. Då ett beslut som rör enskildas intressen skall fattas, skall alla berörda ha rätt att ge skri liga kommentarer, och i förekommande fall även muntligen få lägga fram sina synpunkter innan beslutet fattas. 15

x Artikel 17 Beslut i rimlig tid 1. Tjänstemannen skall se till att ett beslut om varje begäran eller klagomål till institutionen fattas inom en rimlig tidsperiod, så kort som möjligt och under inga omständigheter längre än två månader räknat från mottagningsdatum. Samma regel skall gälla för besvarande av skrivelser från allmänheten och för svar på förvaltningsrelaterade förfrågningar som tjänstemannen sänt till sina överordnade med begäran om instruktioner för beslut som skall fattas. 2. Om en begäran eller ett klagomål till institutionen på grund av ärendets svårighetsgrad inte kan besvaras med ett beslut inom ovan nämnda tidsperiod, skall tjänstemannen så snart som möjligt informera upphovsmannen. Ett definitivt beslut skall däre er delges upphovsmannen så fort det går. Artikel 18 Skyldighet att motivera beslut 1. Då institutionen fattar ett beslut som kan få negativa konsekvenser för en privatpersons rättigheter eller intressen skall tjänstemannen ange vilka relevanta fakta och vilken rättslig grund som beslutet baserar sig på. 2. Tjänstemannen skall undvika att fatta beslut på kortsiktiga eller lösa grunder eller att fatta beslut som inte är tillräckligt individuellt utformade. 3. Om ett mycket stort antal enskilda berörs av ett beslut och det därför inte är möjligt att i detalj meddela grunderna för beslutet får standardsvar skickas, men tjänstemannen skall då se till att den som så önskar får ett individuellt utformat beslut. 16

Den europeiska kodexen för god förvaltningssed Artikel 19 Information om möjligheterna att överklaga 1. Då institutionen fattar ett beslut som kan få negativa konsekvenser för en privatpersons rättigheter eller intressen skall beslutet innehålla information om vilka möjligheter det finns att överklaga beslutet. Informationen skall ange hur man går till väga för att överklaga, till vem man skall rikta sitt överklagande och vilka tidsfrister som gäller. 2. Besluten skall särskilt hänvisa till de möjligheter att väcka talan i domstolen och att klaga hos ombudsmannen som avses i artiklarna 230 och 195 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen. Artikel 20 Kungörelse av beslutet 1. Tjänstemannen skall se till att beslut som berör enskildas rättigheter eller intressen direkt delges de berörda personerna. 2. Tjänstemannen skall avstå från att meddela beslutet till andra källor så länge de direkt berörda personerna inte informerats. Artikel 21 Skydd av personuppgifter 1. En tjänsteman som hanterar personliga uppgi er om en medborgare skall respektera den enskildes rätt till privatliv och integritet i enlighet med bestämmelserna i förordning (EG) nr 45/2001 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgi er och om den fria rörligheten för sådana uppgi er 1. 2. Tjänstemannen skall särskilt undvika att behandla personuppgi er i orättmätiga sy en eller att sända uppgi erna vidare till obehöriga personer. ( 1 ) EGT L 8, 12.1.2001, s. 1. 17

x Artikel 22 Begäran om information 1. En tjänsteman som är ansvarig för ett ärende skall ge allmänheten den information som e erfrågas. När så behövs skall tjänstemannen vara behjälplig med råd om hur man kan inleda ett administrativt förfarande inom hans ansvarsområde. Tjänstemannen skall eersträva att informationen är klar och begriplig. 2. Om en muntlig begäran om information är alltför komplicerad eller alltför omfattande för att kunna besvaras direkt, skall tjänstemannen råda den berörda personen att formulera sin begäran skri ligt. 3. Om en tjänsteman på grund av sin tystnadsplikt inte kan lämna ut de upplysningar som e erfrågas, skall han eller hon i enlighet med artikel 18 i denna förvaltningskodex delge den berörda personen grunderna för att informationen inte kan lämnas. 4. Då en tjänsteman ombeds att ge upplysningar om ett ämne utanför sitt ansvarsområde, skall han eller hon hänvisa den frågande till ansvarig tjänsteman och uppge dennes namn och telefonnummer. Då en tjänsteman ombeds att ge upplysningar om en annan gemenskapsinstitution eller ett annat gemenskapsorgan skall tjänstemannen hänvisa den frågande till berörd institution eller berört organ. 5. Då så är lämpligt och beroende på vad som e erfrågas skall tjänstemannen hänvisa den informationssökande personen till den avdelning inom institutionen som är ansvarig för att ge information till allmänheten. Artikel 23 Allmänhetens tillgång till handlingar 1. Tjänstemannen skall hantera en begäran om att få tillgång till handlingar i enlighet med institutionens bestämmelser och de allmänna principerna och begränsningarna i förordning nr (EG) 1049/2001 2. 2. Om en muntlig begäran om tillgång till handlingar inte kan uppfyllas, skall tjänstemannen råda den berörda personen att formulera sin begäran skri ligt. ( 2 ) EGT L 145, 31.5.2001, s. 43. 18

Den europeiska kodexen för god förvaltningssed Artikel 24 Diarieföring Institutionens avdelningar skall på ett korrekt sätt diarieföra in- och utgående post, inkommande handlingar och vidtagna åtgärder. Artikel 25 Allmänhetens tillgång till förvaltningskodexen 1. Institutionen skall vidta effektiva åtgärder för att informera allmänheten om deras rättigheter enligt denna kodex. Om möjligt skall institutionen göra texten tillgänglig i elektronisk form via sin webbplats. 2. Kommissionen skall på alla institutionernas vägnar publicera och distribuera kodexen i form av en broschyr till allmänheten. Artikel 26 Rätt att klaga hos Europeiska ombudsmannen Om en institution eller tjänsteman inte följer principerna i denna förvaltningskodex har var och en rätt att klaga hos Europeiska ombudsmannen i enlighet med artikel 195 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen och i enlighet med ombudsmannens stadga 3. Artikel 27 Översyn Varje institution skall se över sin tillämpning av kodexen när den har varit i kra i två år. Institutionen skall informera Europeiska ombudsmannen om resultaten av denna översyn. ( 3 ) Europaparlamentets beslut 94/262 av den 9 mars 1994 om föreskri er och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning, EGT L 113, 4.5.1994, s. 15. 19

Europeiska ombudsmannen 1, avenue du Président Robert Schuman BP 403 F-67001 Strasbourg Cedex Tfn (33) 388 17 23 13 Fax (33) 388 17 90 62 E-post: euro-ombudsman@europarl.eu.int Internet: http://www.euro-ombudsman.eu.int QK-62-04-745-SV-C