1 (21) Plats och tid Mikaelstugan, onsdagen den 21 februari 2018 kl 18:30-21:00 Beslutande Ann-Sofie Fridehjelm (S), Ordförande Krister Nilsson (C) Caroline Wegner (S), 1:e vice ordförande Anita Blixt (L) Kjell-Åke Johnsson (S) Peter Persson (S) Denise Berendji (S) Jörgen Johnsson (M) Niels Madsen (M) Pia Trollehjelm (SD) Madeleine Landin (S) Ersättare Micael Ohlsson (S) Håkan Olsson (S) Maher Wawieh (S) Katarina Nilsson (S) Stig Lundblad (C) Kennet Jansson (MP) Jim Gustavsson (SD) Övriga närvarande Förvaltningschef Carina Leffler Verksamhetschef Åsa Malmström Kvalitetschef Lina Kenthsdotter Persson Hr-konsult Sabina Hadzajlic Ekonom Per Sandell Fastighetschef Annsofi Frendin Personalföreträdare Ann-Marie Larsson Justerare Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Niels Madsen Mikaelstugan, Frida Jönsson Paragrafer 12-26 Ordförande Ann-Sofie Fridehjelm Justerare Niels Madsen ANSLAGSBEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Anslaget är uppsatt 2018-03-01 2018-03-23 Förvaringsplats för protokollet Kommunhuset Underskrift Frida Jönsson
2 (21) Ärendelista 12 Dnr 2018-00015 Upprop... 3 13 Dnr 2018-00016 Fastställande av dagordning... 4 14 Dnr 2018-00017 Val av justerare... 5 15 Dnr 2018-00079 Information statistik sjukfrånvaro... 6 16 Dnr 2018-00054 Information om kvalitetsrapportering 2018... 7 17 Dnr 2018-00078 Information ekonomisk uppföljning förskoleflytt... 8 18 Dnr 2018-00083 Information ekonomi... 9 19 Dnr 2018-00051 Information om gränsdragning socialtjänst BUF VoO... 10 20 Dnr 2018-00080 Information uppföljning intern kontroll 2017... 11 21 Dnr 2018-00046 Lokaler HVB-verksamheten... 12 22 Dnr 2018-00052 Dataskyddsombud, barn och utbildningsförvaltningen... 14 23 Dnr 2018-00053 Utbyggnad förskolor... 16 24 Dnr 2018-00055 Revidering i delegationsordning... 18 25 Dnr 2018-00032 Redovisning av delegationsbeslut 2018... 20 26 Dnr 2018-00019 Information om verksamheten... 21
3 (21) 12 Dnr 2018-00015 Upprop Nämndssekreterare genomför upprop och finner att det är 11 tjänstgörande ledamöter närvarande. s beslut fastställer att mötet har 11 tjänstgörande ledamöter närvarande.
4 (21) 13 Dnr 2018-00016 Fastställande av dagordning Föreligger förslag på dagordning daterad 2018-02-14. s beslut fastställer föreslagen dagordning.
5 (21) 14 Dnr 2018-00017 Val av justerare Till att justera mötets protokoll föreslås Niels Madsen (M). s beslut beslutar att utse Niels Madsen (M) till att justera dagens protokoll.
6 (21) 15 Dnr 2018-00079 Information statistik sjukfrånvaro Hr-konsult Sabina Hadzajlic informerar om statistik kring sjukfrånvaro under 2017 för barn och utbildningsförvaltningen. Siffrorna visar att den sänkning i sjukfrånvaro vi kunde se under våren 2017 har vänt för barn- och utbildningsförvaltningen. Sjukfrånvaron är nu högre än 6 % (som är kommunfullmäktiges mål), detta trots flera insatser. Vidare beskrivs att det sker ett aktivt arbete för ett hållbart arbetsliv inom kommunen. För detta är det viktigt att verksamheterna ges de förutsättningar och resurser som krävs för att uppfylla uppsatta mål. s beslut tackar för informationen.
7 (21) 16 Dnr 2018-00054 Information om kvalitetsrapportering 2018 Kvalitetschef Lina Kenthsdotter Persson informerar om Sammanställningen ht 2017/2018 som bland annat visar att rutinerna för att främja skolnärvaro har gett goda resultat. Vi kan även se att systemet LISA för kränkande behandling har gjort att verksamheterna utvecklat sina processer och rutiner kring arbetet mot kränkande behandling. Sammanställningen är ett samlingsnamn för den rapportering som sker som en del i att säkerställa rätten till utbildning, skolplikt och trygghet och studiero. Vidare ges information om måluppfyllelse och kunskapsutveckling för kommunens skolor under hösten 2017. s beslut tackar för informationen.
8 (21) 17 Dnr 2018-00078 Information ekonomisk uppföljning förskoleflytt Fastighetschef Annsofie Frendin informerar om fastighetsutredningarna på Valleberga och Brogårda förskolor. Vidare ges information om kostnader för lokaler samt för de båda förskoleflyttarna från Valleberga och Brogårda förskolor. s beslut tackar för informationen.
9 (21) 18 Dnr 2018-00083 Information ekonomi Per Sandell, ekonomiavdelningen, informerar om den ekonomiska utsikten för barn och utbildningsförvaltningen. Barn och utbildningsförvaltningen kan redan nu förutspå att ramen för budget 2018 är för snäv i förhållande till volymökningar i verksamheten under hösten 2017. s beslut tackar för informationen.
10 (21) 19 Dnr 2018-00051 Information om gränsdragning socialtjänst BUF VoO Barn- och utbildningsförvaltningen har sett över hur behov av insatser tillgodoses för barn upp till 18 år med funktionsnedsättning, som har behov av insatser, men där LSS-lagstiftningen inte bedöms relevant, lämplig eller tillämpbar. Nuvarande organisation och reglementen för Barn- och utbildningsförvaltningen respektive Vård- och omsorgsförvaltningen innebär otydlighet kring vilken förvaltning som ansvarar för frågan vilket gör att det skapas ett organisatoriskt mellanrum som riskerar drabba barn och unga med vård- och omsorgsbehov. Utifrån detta ser barn- och utbildningsförvaltningen att det finns behov av att klargöra mandat och ansvar för att fatta beslut med stöd av Socialtjänstlagen om insatser till barn med funktionshinder. s beslut tackar för informationen.
11 (21) 20 Dnr 2018-00080 Information uppföljning intern kontroll 2017 Kvalitetschef Lina Kenthsdotter informerar om uppföljningen kring intern kontroll 2017. Barn och utbildningsförvaltningen har bland annat sett att det finns behov att implementera den nya dokumenthanteringsplanen och inte invänta den kommungemensamma. Detta kommer ske under 2018. Intern kontroll 2017 har även visat att det finns en tydlig klagomålsrutin och att den är känd bland personal och majoriteten av vårdnadshavare. Utvecklingsområde är att nå ut via fler informationskanaler. s beslut tackar för informationen.
12 (21) 21 Dnr 2018-00046 Lokaler HVB-verksamheten Antalet barn och unga i behov av placering i HVB och Stödboende minskar vilket medför ett på sikt förändrat behov av lokaler för dessa verksamheter. Bjuvs kommun har sedan 2014 tagit emot drygt 90 barn utan vårdnadshavare, s.k. ensamkommande barn och unga. I dagsläget kvarstår ansvar för ca 50 av dessa. Under hösten 2017 skedde en kraftig minskning av antalet ungdomar då ett 15-tal fick beslut om avslag på asylansökan, i flera fall också i samband med åldersuppskrivning. Under 2017 omstrukturerades HVB- och Stödboendeverksamheten från tre HVB till ett HVB och ett Stödboende för att bättre matcha volymerna och de ekonomiska ramarna. Prognos och framtida behov I Migrationsverkets senaste prognos (oktober 2017) beräknas 1500 ensakommande barn söka asyl i Sverige under 2018. Bjuvs kommunandel är 1,31 promille och måluppfyllelsen av andelen 170 %. Kommunandelen motsvarar 2 anvisade barn utifrån prognosen om 1500 mottagna ensamkommande barn under 2018. Dock talar den relativt höga måluppfyllelsen på 170 % för att det finns andra kommuner som kommer bli anvisade nya barn före Bjuvs kommun. Sammantaget förväntas alltså endast enstaka nya anvisade ensamkommande barn till kommunen under 2018. Av de befintliga barn och unga som är i socialtjänstens vård i dagsläget är ett 20-tal redo för eget boende då de är eller närmar sig 18 år och har uppehållstillstånd. Svårigheten att hitta eget boende gör dock att flertalet av dessa ungdomar bor kvar i verksamhetens Stödboende. Det faktiska underlaget för HVB- och Stödboendet, d.v.s. undantaget de ungdomar som är över 18 år och har uppehållstillstånd och inte bedöms ha behov av placering/vård inom socialtjänsten, bedöms vid halvårsskiftet sommaren 2018 vara ca 20 ungdomar. HVB- och Stödboendeverksamheten kan även nyttjas för andra unga i behov av placering vars behov bedöms matcha verksamhetens profil. Det kan handla om utslussning från annan vård (institution eller familjehem) eller övriga vårdbehov. Volymerna bedöms handla om enstaka ungdomar.
13 (21) Lokaler Befintliga HVB Rosentorp har 13-15 platser och Stödboende Flamman 20 platser, varav 14 i huvudbyggnaden (modullänga) och 6 platser i s.k. villavagnar (egna små lägenheter med pentry och toa/dusch). Stödboendet Flamman förhyrs av Expandia till 2021-03-15. Efter avtalets utgång kan lokaler avvecklas eller så kan kommunen teckna nytt hyresavtal. Villavagnarna ägs av kommunen men kan säljas omgående när behovet minskar. Rosentorp ägs av kommunen men är i stort behov av renovering både invändigt och utvändigt. Bedömningen är att lokalerna som idag är Stödboende Flamman är de lokaler som är mest lämpade att behålla för HVB och Stödboendeverksamhet. Lokalerna har flest platser och är flexibla och anpassade för verksamheten. Villavagnarna möjliggör viss differentiering av platserna utifrån ungdomarnas mognad och självständighet Beslutsunderlag Lokaler HVB framtid BUN Arbetsutskottet 2018-02-12 11 Barn- och utbildningsförvaltningens förslag till beslut Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår att barn- och utbildningsnämnden beslutar att påbörja processen för att anpassa HVBoch Stödboendeverksamheten i linje med framtida behov såväl vad gäller lokaler som organisation och bemanning, vilket innebär att avveckla lokalerna Rosentorp så snart det är möjligt med hänsyn till verksamheten. s arbetsutskotts beslut s arbetsutskott föreslår nämnden besluta att påbörja processen för att anpassa HVB- och Stödboendeverksamheten i linje med framtida behov såväl vad gäller lokaler som organisation och bemanning, vilket innebär att avveckla lokalerna Rosentorp så snart det är möjligt med hänsyn till verksamheten. s beslut beslutar att påbörja processen för att anpassa HVB- och Stödboendeverksamheten i linje med framtida behov såväl vad gäller lokaler som organisation och bemanning, vilket innebär att avveckla lokalerna Rosentorp så snart det är möjligt med hänsyn till verksamheten.
14 (21) 22 Dnr 2018-00052 Dataskyddsombud, barn och utbildningsförvaltningen Den 25 maj 2018 träder den nya dataskyddsförordningen i kraft. Lagen ersätter personuppgiftslagen (PUL) och innebär en skärpning av regelverket för hur organisationer får samla in, ge tillgång till, lagra och hantera data vilket ställer nya och högre krav på alla verksamheter inom barn- och utbildningsförvaltningen. Ett nytt begrepp i förordningen är dataskyddsombud. Dataskyddsombuden är en fysisk person eller en extern organisation som är särskilt insatt i dataskyddslagstiftningen. Dataskyddsombudet ska hjälpa den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet med hanteringen av dataskyddsfrågor. Ombudet ska också vara kontaktperson gentemot Datainspektionen och ta emot klagomål från de registrerade om personuppgiftsbehandlingen. Ombudet ska inte vara någon i organisationens ledning och kan inte heller personligen drabbas av sanktionsavgifter/påföljder, utan det är alltid den personuppgiftsansvarige och/eller personuppgiftsbiträdet som bär ansvaret. Dataskyddsombudet ska anmälas till Datainspektionen. Alla företag eller organisationer behöver inte ha ett dataskyddsombud men det är ett krav om personuppgiftsbehandlingen görs av en myndighet eller ett offentligt organ, förutom domstolar i deras dömande verksamhet eller om den ansvariges eller biträdets kärnverksamhet består av personuppgiftsbehandling som behöver regelbunden och systematisk övervakning av dom registrerade. Eller att kärnverksamheten till stor del består av behandling av känsliga personuppgifter eller brottsuppgifter. Beslutsunderlag Arbetsutskottet 2018-02-12 12 Barn- och utbildningsförvaltningens förslag till beslut Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår nämnden att välja förvaltningsjurist, Aulona-Linda Rrecaj, till dataskyddsombud för barn- och utbildningsnämnden med start 2018-03-01.
15 (21) s arbetsutskotts beslut s arbetsutskott föreslår nämnden att välja förvaltningsjurist, Aulona-Linda Rrecaj, till dataskyddsombud för barn- och utbildningsnämnden med start 2018-03-01. s beslut beslutar att välja förvaltningsjurist, Aulona- Linda Rrecaj, till dataskyddsombud för barn- och utbildningsnämnden med start 2018-03-01. Beslutet ska skickas till Datainspektionen
16 (21) 23 Dnr 2018-00053 Utbyggnad förskolor Antalet barn i förskoleålder, 1-5 år, i Bjuvs kommun kommer enligt prognos att öka fram till år 2020. Vid analys av befolkningsprognosen per kommundel framkommer att det är framförallt Bjuv som kommer ha en befolkningsökning bland de yngre barnen medan det beräknas ligga relativt konstant i Billesholm och minska i Ekeby. Däremot kan vi se en ökning i samtliga kommundelar för barn mellan 6-15 år. I januari 2018 öppnade femårsverksamheten på Varagårdsskolan för att täcka den ökade efterfrågan av förskoleplatser i Bjuv. I december 2017 görs mätningar på Brogårda och Valleberga förskolor som visar höga halter av ämnet Klorefenol. Kommunen tillsätter då en utredning för lokalerna och flyttar verksamheterna till andra lokaler. Den 31 januari presenterades utredningarna för lokalerna på Borgårda och Valleberga förskolor som visar att lokalerna har omfattande skador. Kommunen bör därför omgående börja titta på alternativ till nya förskoleplatser. Bofiken och Jorden fungerar som tillfälliga lösningar men är inget långsiktigt alternativ. Barn och utbildningsförvaltningen ser följande behov År 2018-2 nya avdelningar för att täcka underskottet av platser i Bjuv (till följd av befolkningsökningen) inför hösten 2018. - 3 avdelningar för att eventuellt ersätta Brogårda förskola. - 3 nya avdelningar i Ekeby för att eventuellt ersätta Valleberga förskola. År 2019 2020 Efterfrågan på platser i Bjuv beräknas öka ytterligare under 2019 och 2020 vilket gör att barn och utbildningsförvaltningen ser behov av att utöka med ytterligare 3 avdelningar under dessa år. Barn och utbildningsförvaltningen anser att det är av stor vikt att behovet om ny- och ombyggnation av förskolor lyfts vidare till kommunstyrelsen och att frågan utreds vidare av en förvaltningsövergripande styrgrupp.
17 (21) Beslutsunderlag Utbyggnad förskolor Arbetsutskottet 2018-02-12 14 Barn- och Utbildningsförvaltningens förslag till beslut Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår barn- och utbildningsnämnden besluta att skicka behovet om att i Bjuv utöka förskoleverksamheten med 2 avdelningar inför hösten 2018 samt att vidare utreda de tillfälliga lokalerna för Valleberga och Brogårda förskolor. Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår även barn- och utbildningsnämnden att uppmana kommunstyrelsen att tillsätta en förvaltningsövergripande styrgrupp för vidare utredning kring behovet av nyoch ombyggnation av förskolor. s arbetsutskotts beslut s arbetsutskott föreslår barn- och utbildningsnämnden besluta att skicka behovet om att i Bjuv utöka förskoleverksamheten med 2 avdelningar inför hösten 2018 samt att vidare utreda de tillfälliga lokalerna för Valleberga och Brogårda förskolor. s arbetsutskott föreslår även nämnden att uppmana kommunstyrelsen att tillsätta en förvaltningsövergripande styrgrupp för vidare utredning kring behovet av ny- och ombyggnation av förskolor. s beslut beslutar att skicka behovet om att i Bjuv utöka förskoleverksamheten med 2 avdelningar inför hösten 2018 samt att vidare utreda de tillfälliga lokalerna för Valleberga och Brogårda förskolor. uppmanar kommunstyrelsen att tillsätta en förvaltningsövergripande styrgrupp för vidare utredning kring behovet av nyoch ombyggnation av förskolor. Beslutet ska skickas till Kommunstyrelsen Tekniska utskottet
18 (21) 24 Dnr 2018-00055 Revidering i delegationsordning Barn- och utbildningsförvaltningen har gjort ändringar i barn- och utbildningsnämndens delegationsordning. Ändringen har inneburit en översyn av aktuella lagrum. Ändringarna återfinns under följande punkter. 2.1 Ekonomi Punkt 1, 2, 5 och 6 2.3.2 Överklagande, yttrande och anmälningar m.m. till domstol, åklagarmyndighet och andra myndigheter Punkt 3, 12 och 29. 2.4.3 Individ och familjeomsorg Punkt 4, 9 och 20 2.4.4 Vård enligt LVU Punkt 4 och 5 2.4.5 Föräldrabalken Punkt 14 2.5 Förskola Punkt 1 2.6 Förskoleklass Punkt 1 2.7 Grundskola Punkt 5 2.9 Fritidshemmet Punkt 1 2.10 Gymnasieskola Punkt 3 Beslutsunderlag Delegationsordning för barn- och utbildningsnämnden. Arbetsutskottet 2018-02-12 13 Barn- och utbildningsförvaltningens förslag till beslut Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår barn- och utbildningsnämnden att godkänna ändringar i delegationsordningen för barn och utbildningsnämnden, att gälla från och med 2018-03-01. s arbetsutskotts beslut s arbetsutskott föreslår barn- och utbildningsnämnden att godkänna ändringar i delegationsordningen för barn och utbildningsnämnden, att gälla från och med 2018-03-01. Samt ger barnoch utbildningsförvaltningen i uppdrag att ändra i 2.4.4 punkt 4 och 5 inför nämndsmötet.
19 (21) s beslut godkänner ändringar i delegationsordningen för barn och utbildningsnämnden, att gälla från och med 2018-03-01.
20 (21) 25 Dnr 2018-00032 Redovisning av delegationsbeslut 2018 har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän i enlighet med barn- och utbildningsnämndens delegationsordning. Dessa beslut ska redovisas till barn- och utbildningsnämnden. Redovisningen innebär inte att barn- och utbildningsnämnden omprövar eller fastställer delegationsbesluten. Däremot får barn- och utbildningsnämnden återta lämnad delegation eller föregripa ett beslut i ett enskilt ärende av den som fått beslutanderätten genom att själv ta över ärendet och fatta beslut Beslut om externa tilläggsbelopp Corpore byskola 18/18 Musikgrundskolan-Synkopen 19/18 Yttranden 20/18 Beslut om skolskjuts/busskort Beslut om skolskjuts 21/18 Beslut om skolskjuts 22/18 Beslut om skolskjuts 23/18 Beslut om skolskjuts 24/18 Beslut om skolskjuts 25/18 Beslut om skolskjuts 26/18 Beslut om ekonomi Attestlista 27/18 s beslut godkänner redovisningen av de delegationsbeslut som förtecknats i protokoll 21 februari 2018 25.
21 (21) 26 Dnr 2018-00019 Information om verksamheten Förvaltningschef Carina Leffler meddelade under vecka 7 att hon kommer att sluta sin tjänst i Bjuv. Carina tackar nämnden för ett fint samarbete under sina år i Bjuv. s beslut tackar för informationen.