Översyn av bolagsordning och ägardirektiv för Sunne Bostads AB KS2016/849/01

TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-08-15 1 (2) Kommunstyrelsen Översyn av bolagsordning och ägardirektiv för Sunne Bostads AB KS2016/849/01 Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige godkänner att firmanamnet ändras till Sunne Fastighets AB 2. Kommunfullmäktige antar remissbehandlade förslag till ny bolagsordning och nytt ägardirektiv för Sunne Fastighets AB Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen har uppdragit till allmänna utskottet att via en process se över ägarstyrningen för det nya bolaget för samordnad fastighetsförvaltning. Allmänna utskottet har tagit fram förslag till ny bolagsordning och ägardirektiv som varit ute på remiss till Sunne Bostads AB och samtliga partier som är representerade i kommunfullmäktige. Svarstiden på remissen gick ut 2017-08-01. Ett förslag till ny bolagsordning och nytt ägardirektiv bör tas fram efter att allmänna utskottet och representanter för bolaget diskuterat förslagen. Utredning av ärendet Nuvarande ägarstyrningsdokument för Sunne Bostads AB har använts som utgångspunkt i översynen. Synpunkter på förslaget har lämnats från bolaget under remissomgången. Arbetet inklusive remissvaren, har sammanfattats i två rapporter daterad 2017-08-09, Remissförslag Ägardirektiv och Remissförslag Bolagsordning. Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Ekonomienheten 0565-160 00 växel www.sunne.se 744-2684 bankgiro 1. Ekonomienheten Kvarngatan 4 0565-16025 direkt anna.engstrom@sunne.se 212000-1843 org.nr 686 80 Sunne Sunne 070-290 Page 29 50 1 mobil of 9 0565-16033 fax

2 (2) I rapporterna framgår nuvarande lydelse med svart text. Allmänna utskottets förslag till förändringar framgår med röd text och remissinstansernas synpunkter har skrivits med blå text. Styrelsen för Sunne Bostads AB uttrycker att förslaget till ny bolagsordning, rent allmänt, ger en inriktning som de kan ställa sig bakom, förutom några punkter som de tycker ska behandlas och belysas ytterligare. Styrelsen önskar att allmänna utskottet avsätter tid för gemensam information och diskussion innan förslagen till ny bolagsordning och nytt ägardirektiv går vidare i beslutsprocessen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2017-08-15 Remissrapport förslag bolagsordning 2017-08-09 Remissrapport förslag ägardirektiv 2017-08-09 Allmänna utskottet 2017-05-17, 127 Kommunstyrelsen 2017-01-24, 24 Berit Westergren Kommunchef Anna Engström Ekonomichef Beslutet skickas till: Sunne Bostads AB Verksamhetschef för Teknik och Kost Ekonomienheten Page 2 of 9

RAPPORT Datum DNR: KS2016/849/01 2017-09-06 1 (3) Bolagsordning för Sunne Fastighets AB org.nr 556042-8921 KS2016/849/01 Antagen av kommunfullmäktige i Sunne kommun 2017-xx-xx, xx och fastställd av bolagsstämma i bolaget 2017-xx-xx, X. 1 Firma Bolagets firma är Sunne Fastighets AB 2 Föremålet för bolagets verksamhet Bolaget har till föremål för sin verksamhet att inom Sunne kommun äga, förvärva, avyttra, hyra, bygga och förvalta bostäder med hyresrätt och andra upplåtelseformer med tillhörande affärslokaler och kollektiva anordningar. Bolaget får även bygga och försälja bostadsrätter. Bolaget har också till föremål för sin verksamhet att inom Sunne kommun förvärva, äga, hyra, bygga och förvalta fastigheter och byggnader som huvudsakligen används för kommunens verksamheter. 3 Ändamålet med bolagets verksamhet Bolaget ska i allmännyttigt syfte och med beaktande av kommunallagens lokaliseringsprincip främja bostadsförsörjningen i Sunne kommun och erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande och inflytande i bolaget. Bolaget ska även främja tillgången till ändamålsenliga lokaler och anläggningar för kommunens verksamheter. Verksamheten ska bedrivas enligt affärsmässiga principer. Likvideras bolaget ska dess tillgångar tillfalla Sunne kommun. 4 Offentlighet Allmänheten har rätt att ta del av handlingar hos bolaget enligt de grunder som gäller för allmänna handlingars offentlighet i 2 kap Tryckfrihetsförordningen och Sekretesslagen. Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Ekonomienheten 0565-160 00 växel www.sunne.se 744-2684 bankgiro 1. Ekonomienheten Kvarngatan 4 0565-16025 direkt anna.engstrom@sunne.se 212000-1843 org.nr 686 80 Sunne Sunne 070-290 Page 29 50 3 mobil of 9 0565-16033 fax

2 (3) Frågan om utlämnande av handling avgörs av verkställande direktören. VD äger rätt att delegera frågan om utlämnande av handling. Vägran att utlämna handling skall på sökandens begäran prövas av styrelsen. 5 Fullmäktiges yttranderätt Bolaget skall bereda kommunfullmäktige i Sunne kommun möjlighet att ta ställning innan beslut i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt fattas. 6 Aktiekapital Aktiekapitalet skall utgöra lägst 10 000 000 kronor och högst 40 000 000 kronor. 7 Antal aktier I bolaget ska finnas lägst 100 000 aktier och högst 400 000 aktier. 8 Styrelse Styrelsen ska bestå av fem till sju ledamöter med lika antalet ersättare. Styrelsen utses av kommunfullmäktige i Sunne kommun för tiden från den ordinarie bolagsstämma, som följer närmast efter det att val till kommunfullmäktige har förrättats, intill slutet av den ordinarie bolagsstämma, som följer efter nästa val till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige utser också ordförande och vice ordförande i bolagets styrelse. 9 Säte Styrelsen skall ha sitt säte i Sunne kommun. 10 Revisorer För granskning av bolagets årsredovisning och räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses av bolagsstämman en revisor med en ersättare. Revisorns och ersättarens uppdrag gäller till slutet av den ordinarie bolagsstämma enligt 9 kap. 7 1 st i aktiebolagslagen som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet. Till revisor får även ett registrerat revisionsbolag utses. Om så sker ska ingen revisorsersättare utses. 11 Lekmannarevisor För samma mandatperiod som gäller för bolagets revisor skall fullmäktige i Sunne kommun utse en lekmannarevisor med en ersättare. 12 Kallelse till bolagsstämma Kallelse till bolagsstämma skall ske genom brev med posten till aktieägarna tidigast sex veckor och senast två veckor före stämman. 13 Ärenden på ordinarie bolagsstämma På ordinarie bolagsstämma skall följande ärenden förekomma till behandling: 1. Val av ordförande vid stämman. 2. Upprättande och godkännande av röstlängd. 3. Godkännande av dagordning. 4. Val av en eller två justeringsmän. 5. Prövning om stämman blivit sammankallad på rätt sätt Page 4 of 9

3 (3) 6. Framläggande av årsredovisningen, revisionsberättelsen och lekmannarevisorns granskningsrapport 7. Beslut om a) fastställande av resultaträkningen och balansräkningen b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören 8. Fastställande av arvoden för styrelsen, revisor och lekmannarevisor med suppleanter. 9. I förekommande fall a) val av revisor och ersättare. b) anmälan av kommunfullmäktiges i Sunne kommun beslut rörande styrelseledamöter och lekmannarevisor med ersättare. 10. Annat ärende, som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen. 14 Bolagsstämmans kompetens Beslut i följande frågor ska alltid fattas av stämman: - Bildande av bolag - Köp eller försäljning av allmännyttiga bostäder, överstigande 600 prisbasbelopp - Köp eller försäljning av fastigheter för kommunens verksamheter - Investering i förvaltade fastigheter, utöver vad som framgår av den investeringsbudget som kommunfullmäktige beslutat 15 Räkenskapsår Kalenderår ska vara bolagets räkenskapsår. 16 Firmateckning Styrelsen får bemyndiga två, av styrelseledamot, verkställande direktör eller annan att i förening teckna dess firma. Styrelsen får möjlighet att bemyndiga verkställande direktören ensam fullmakt att teckna firma för löpande förvaltningsuppgifter. 17 Närvaro vid bolagsstämma Aktieägarna skall vid bolagsstämmor företrädas av vardera ett ombud, försett med de instruktioner som behövs. Närvaro- och yttranderätt vid bolagsstämmor skall också tillkomma dels kommunstyrelsens ledamöter och dels en företrädare för varje sådant i kommunfullmäktige representerat politiskt parti, som ej är företrätt bland kommunstyrelsens ledamöter. 18 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Kommunstyrelsen i Sunne kommun har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper och i övrigt ha uppsikt över bolaget och dess verksamhet. Detta gäller dock endast om det inte finns hinder på grund av författningsreglerad sekretess. 19 Ändring av bolagsordning Denna bolagsordning får ej ändras utan godkännande av kommunfullmäktige i Sunne kommun. Page 5 of 9

RAPPORT Datum DNR: KS2016/849/01 2017-09-06 1 (4) Ägardirektiv Sunne Fastighets AB, org. nr 556042-8921 KS2016/849/01 Detta ägardirektiv gäller för verksamheten i Sunne Fastighets AB (nedan kallat bolaget). Ägardirektivet har antagits av kommunfullmäktige i Sunne kommun 2017-xx-xx, XX, och fastställts vid extra bolagsstämma i bolaget 2017-xx-xx. Det ankommer på bolagets styrelse och verkställande direktör att följa detta ägardirektiv. Ägaridé Allmännyttigt syfte Bolaget ägs i allmännyttigt syfte för att främja bostadsförsörjningen i kommunen samt fastigheter som huvudsakligen används för kommunens verksamheter. I detta ingår att tillgodose olika bostadsbehov och tillhandahålla ett varierat bostadsutbud av god kvalitet samt erbjuda hyresgästerna möjlighet till boendeinflytande och inflytande i bolaget. I bolagets uppdrag ingår även ett samhällsansvar i syfte att bidra till hållbar utveckling. Bolaget ska bidra till Sunne kommuns vision Sunne är platsen där modet växer, livet är enkelt och allting är möjligt Bolaget ska ange egna mål inom ramen för kommunstrategins prioriterade områden: Livskvalitet Hållbar kommun Livslångt lärande Näringsliv och arbete Undantag från självkostnadsprincipen Bolaget ska bedriva verksamheten enligt affärsmässiga principer och är därmed undantaget från kommunallagens självkostnadsprincip och från förbudet mot att bedriva företag i vinstsyfte. Bolaget ska agera långsiktigt och på konkurrensneutrala villkor. I den del där bolaget främjar tillgången till ändamålsenliga lokaler och anläggningar för kommunens Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Ekonomienheten 0565-160 00 växel www.sunne.se 744-2684 bankgiro 1. Ekonomienheten Kvarngatan 4 0565-16025 direkt anna.engstrom@sunne.se 212000-1843 org.nr 686 80 Sunne Sunne 070-290 Page 29 50 6 mobil of 9 0565-16033 fax

2 (4) verksamheter, ska verksamheten drivas så att viktiga kommunalrättsliga grundsatser, bl.a. självkostnadsprincipen, beaktas. Affärsmässiga principer Affärsmässiga principer innebär att bolaget alltid ska utgå från vad som är långsiktigt bäst för bolaget som sådant. Detta givet de begränsningar och förutsättningar som ligger i att vara en långsiktig, seriös fastighetsägare på hyresmarknaden inom ramen för de regler och normer som gäller för denna sektor. Relationerna mellan kommunen och bolaget ska vara affärsmässiga och ekonomierna hållas åtskilda. Kravet på affärsmässighet innebär att kommunen Ställer marknadsmässiga avkastningskrav på bolaget Inte skjuter till medel för att täcka underskott i verksamheten, såvida det inte går att motivera utifrån affärsmässiga principer Vid borgen för bolagets lån tar ut en borgensavgift så att den sammanlagda kostnaden för kapitalet blir marknadsmässig Vid utlåning av medel till bolaget eller vid förmedling av lån tar ut en marknadsmässig ränta. Verksamhetens inriktning Bolaget ska verka för att Sunne ska uppfattas som en attraktiv kommun att bo i och att driva näringsverksamhet i, genom att medverka till att det finns goda, sunda och prisvärda bostäder i kommunen, samt genom att sörja för välskötta och väl underhållna kommunala lokaler. Bolaget ska: Tillsammans med övriga aktörer på bostadsmarknaden tillgodose kommuninvånarnas behov av bra bostäder till rimliga hyresnivåer, och främja tillgången till ändamålsenliga lokaler och anläggningar för kommunala verksamheter inom Sunne kommun. I den delen som avser lokaler för kommunens verksamheter ska uppdraget drivas utan vinstintresse. Uppdragen för den allmännyttiga bostadsförsörjningen och de kommunala verksamhetslokalerna ska särredovisas. Vara en aktiv aktör på bostadsmarknaden genom ny-, om- och tillbyggnad samt förvärv och försäljning av fastigheter. Stimulera byggande av olika former av bostäder och ta hänsyn till teknisk utveckling inom fastighetsbranschen Genom produktion och förvärv samt aktiv fastighetsförvaltning tillgodose att hyresbostäder finns att tillgå på konkurrenskraftiga villkor, till god kvalitet och med blandade upplåtelseformer och därmed medverka till att trygga bostadsförsörjningen i kommunen Bolagets fastighetsportfölj Köp och försäljning av fastigheter Förvärv och försäljning av fastigheter är en del av bolagets verksamhet. Bolagets styrelse kan utan godkännande av fullmäktige besluta om att förvärva fastigheter respektive försälja del av Page 7 of 9

3 (4) fastighetsbeståndet motsvarande högst 600 prisbasbelopp vardera under ett och samma kalenderår. Förvärv och försäljning därutöver ska godkännas av kommunfullmäktige. Bolaget ska anmäla förvärv och försäljning av fastigheter som inte kräver kommunfullmäktiges godkännande, till kommunstyrelsen. Värdering av bolagets fastigheter Bolaget ska årligen genomföra en marknadsvärdering av sitt fastighetsbestånd. Arbetet ska kvalitetssäkras vartannat år av extern part. Den aktuella värderingen ska ligga till grund för beräkning av bolagets långsiktiga belåningsgrad, samt för bedömningen av uppnådd totalavkastning på fastighetstillgångarna i bolaget. Ekonomi Långsiktig avkastning och belåningsgrad Bolagets långsiktiga finansiella mål, mätt som ett genomsnitt över en rullande femårsperiod ska understödja god lönsamhet, finansiell stabilitet och investeringar utan ägartillskott. De ekonomiska målen utgår från att bolaget ska klara balansen mellan nyproduktion och upprustning av befintligt bestånd med de resurser som bolaget förfogar över. Investeringar och förvaltningskostnader ska hållas på nivåer som säkerställer hållbart kassaflöde och marknadsvärde. De definierade målen är direktavkastning, totalavkastning och belåningsgrad. Bolagets långsiktiga direktavkastning ska vara på samma nivå som övriga långsiktiga fastighetsägare har på bostadsmarknader som liknar Sunnes. Bolagets direktavkastning ska vara lägst 5 procent i genomsnitt under en treårsperiod. Vid väsentliga förändringar i marknaden, kan värdet behöva revideras. Det är bolagets ansvar att ta upp den frågan i årlig budgetprocess med ägaren. Bolagets långsiktiga värdeutveckling, mätt i totalavkastning, ska ligga i linje med vad övriga långsiktiga fastighetsägare har på bostadsmarknader som liknar Sunnes. Uppföljning av totalavkastningen sker genom årsvisa jämförelser i årsredovisningen. Bolagets belåningsgrad får högst vara 80 procent. Avkastningskravet (direktavkastning) ska beaktas vid större nyinvesteringar och tas fram vid kalkyltillfället. Kravet (5 procent) kan vara differentierat beroende på läge och risk, för det enskilda projektet. Kommunfullmäktiges långsiktiga krav för avkastning och belåningsgrad för bolaget, ska utgöra utgångspunkt för bolagets ekonomiska planering och verksamhetsplanering. Årlig avgift för borgen fastställs i aktuellt budgetdokument för kommunen. Definitioner: Direktavkastning = bolagets driftnetto i relation till medelvärde ((IB +UB)/2)av fastigheternas marknadsvärde Driftnetto = Hyresintäkter minskade med drift- och underhållskostnader samt fastighetsskatt. I driftkostnader ingår då samtliga administrationskostnader Räntebärande skuld =skulder med synlig räntekostnad, t.ex banklån, checkräkningskredit Belåningsgrad = Beskriver hur stor bolagets räntebärande skuld är i förhållande till fastigheternas bedömda marknadsvärde. Totalavkastning = Bolagets driftsnetto + värdeförändring i relation till fastigheternas marknadsvärde Page 8 of 9

4 (4) Investeringar, lån och borgen Styrelsen för bolaget ska inför varje nytt kalenderår upprätta en rullande 3-årig plan för investeringar och lånebehov under planperioden. Kommunfullmäktige fastställer årligen ramar för kommunal borgen till bolaget. Underlaget för fullmäktiges beslut samordnas och sammanställs av kommunstyrelsen. Då bolaget bedriver en konkurrensutsatt verksamhet, betalas en särskild borgensavgift till kommunen. Grunden för beräkningen av avgiften fastställs av kommunstyrelsen och ska vara baserad på marknadsmässiga nivåer. Hållbart samhälle Bolaget ska ha en verksamhet som bygger på en miljömässig och socialt hållbar utveckling. Vid investeringar och reinvesteringar ska bolaget beakta miljöaspekterna i syfte att uppnå ett miljömässigt hållbart samhälle. Genom egen utveckling och i nära samverkan med forskningen ska bolaget bevaka miljö- och kretsloppsanpassning av boende och bostadsområden. Tillsammans med hyresgästerna ska bolaget medverka till energieffektivisering i det samlade fastighetsbeståndet. Boendemiljö och boendeinflytande Bolaget ska medverka till att skapa social gemenskap och ökad integration i bostadsområden samt verka för ett hållbart och tryggt boende i de områden där bolaget tillhandahåller bostäder. Bolaget ska aktivt driva och leda utvecklingen avseende de boendes inflytande och delaktighet. Samordning och dialog Bolaget ska hålla kommunstyrelsen väl informerad om sin verksamhet. Informationsskyldigheten innefattar följande: Protokoll från bolagsstämma Protokoll från styrelsemöten Årsredovisning med revisionsberättelse och granskningsrapport Underlag för sammanställd redovisning för kommunen, senast det datum som kommunstyrelsen bestämmer Kvartalsrapport och delårsrapport om ekonomi och verksamhet Två gånger per år ska styrelsen (april och september om inte annat överenskommes) lämna en muntlig och skriftlig rapport till kommunstyrelsen, som omfattar bolagets verksamhet och hur ändamålet och målen är uppfyllda. (uppsiktsplikten) Page 9 of 9