Pensionsregistret Registerbeskrivning 1. Registrets namn PENSIONSREGISTER (register för pensionsuträkning och -beslut) 2. Registeransvarig Keva Besöksadress Unionsgatan 43 HELSINGFORS Postadress 00087 KEVA Telefon 020 614 21 3. Person som ansvarar för registerärenden Chef för juridiska ärenden Jussi-Pekka Rantanen Verksamhetsställe Unionsgatan 43 HELSINGFORS Telefon 020 614 2309 Kontaktperson i frågor om uppgifterna i registret: Kevas rådgivning Besöksadress Unionsgatan 43, 1:a vån., HELSINGFORS 4. Syftet med registret Registerföringen grundar sig på pensionslagen för den offentliga sektorn (81/2016) (OffPL). Enligt 2 i OffPL sköts pensionsskyddet av den offentligrättsliga pensionsanstalten Keva. Bestämmelser om Kevas uppgifter finns i lagen om Keva (66/2016). Enligt 153 5 mom. i OffPL för Keva register över de uppgifter som påverkar rätten till pension för personer som omfattas av OffPL. I registret finns uppgifter om personer vars pensionsansökan eller förfrågan om pensionsskydd eller rehabiliteringsärende handläggs i pensionsanstalten
efter vilka man ansökt om familjepension och som har ansökt om familjepension som har fått pensionsbeslut, rehabiliteringsbeslut, rehabiliteringslöfte, svar på förfrågan eller registerutdrag eller vars rehabiliteringsansökan har handlagts för vars del en uppskattning av pensionens belopp på basis av en separat begäran för annat ändamål än lagstadgad pension har lämnats till en arbetspensionsanstalt eller på basis av en specificerad fullmakt till ett försäkringsbolag eller en annan instans. Registret används för pensionsanstaltens uppgifter i anslutning till skötseln av pensions- och rehabiliteringsärenden. När ett ärende blir anhängigt, samlar man i registret de uppgifter om den pensionssökande eller den som har gjort en förhandsförfrågan och om hens anställningar, på basis av vilka pensionen eller rehabiliteringspenningen räknas ut, samt övriga uppgifter som är av vikt när ärendet handläggs och avgörs. De beslut som meddelats och svaren på förfrågningar och uppgifter som dessa baserar sig på används vid senare pensionsbeslut samt för statistik och undersökning. 5. Typer av uppgifter i registret Personuppgifter, bl.a. personbeteckning, namn, dödstid, adress ställningen hos en förmånssökande som ansöker om familjepension (efterlevande make, barn, tidigare make osv.). Uppgifter om kommunikation bl.a. kanaler, tidpunkter och ämnen. Uppgifter om anhängiggörandet, bl.a. den dag då ansökan eller förfrågan inkommit ärendets natur (pensionsansökan, besvär, rehabiliteringsärende, förhandsförfrågan, begäran om registerutdrag) slag av pensionsansökan (ålderspension, invalidpension osv.). Uppgifter om beslutet, bl.a. beslut (beviljande, avslag, utlåtande, förhandsbeslut, svar), dagen då beslutet/svaret meddelades samt postningsdagen dagen då pensionen börjar och upphör dagen för pensionsfallet (arbetsoförmåga, arbetslöshet, pensionsålder, död). Uppgifter i anslutning till bedömning av arbetsförmåga tidpunkten för när arbetsoförmågan börjar och upphör, tidpunkten för när sjukdomen börjar, orsaken till arbetsoförmågan (kod), pensionsanstaltens och folkpensionsanstaltens beslutsförslag, motiveringar av pensionsanstaltens läkare till beslutsförslaget. Uppgifter om den kommunala och statliga anställningen
arbetsgivare, anställningstid, yrkesbeteckning och motsvarande pensionsålder, avbrott i anställningen samt inkomster. Uppgifter om andra anställningar och pensioner (uppgifterna behövs för pensionsbeslutet och för att räkna ut pensionsbeloppet) anställningar i den privata sektorn och övriga anställningar i den offentliga sektorn (tid, arbetsgivare, pensionslön, intjänad pension) andra arbetspensionsanstalters pensionsbeslut (bl.a. beslut, pensionstid, pensionsbelopp) uppgifter om sjukdagpenningar och folkpensionsanstaltens beslut uppgifter om ersättningar enligt olycksfalls- och trafikförsäkringslagen. Uppgifter för uträkningen av pensionen pensionsbelopp pensionslön eller inkomster av anställningen arbetslöshets- och andra ersättningsdagar som inverkar på arbetspensionstillägget personbeteckningarna för barn som ger rätt till barntillägg övriga pensioner och ersättningar som beaktats vid samordningen. Pensionsbeslut eller svar beslutets, utlåtandets, genmälets, brevets eller registerutdragets innehåll i textform. Utöver det egentliga dataregistret omfattar pensionsregistret ett dokumentarkiv. Där har man samlat allt dokumentmaterial om personen, bl.a. brev, förfrågningar och pensionsansökningar, rehabiliteringsansökningar plus bilagor samt läkarutlåtanden som inkommit till pensionsanstalten, inhämtade tilläggsutredningar, kopior av pensionsbeslut och utlåtanden som avgetts i anslutning till ändringssökande samt pensionsanstaltens handläggningspromemoria. I det elektroniska arkivet har man lagrat uppgifter sedan år 2004, medan de äldre dokumenten bevaras i original i ett manuellt arkiv. Vid förhandsförfrågningar sparas i arkivet förfrågan, de utredningar som inhämtats för behandlingen av den samt en kopia av svaret, om det lämnats på annat sätt än genom ett registerutdrag i standardform. 6. Registrets normala källor Uppgifterna om ansökan eller förfrågan fås från den pensionsansökan eller förhandsförfrågan som den berörda personen skickat. I handläggningsskedet kompletteras uppgifterna med de anställningsuppgifter som fås från pensionsanstaltens anställningsregister de tilläggsuppgifter om anställningarna som arbetsgivaren skickat på pensionsanstaltens begäran
de uppgifter om anställningar i den privata sektorn och om andra anställningar i den offentliga sektorn som fås från Pensionsskyddscentralens register de uppgifter om pensionsförmån eller pensionsgrundande förmån som skickats av en pensionseller försäkringsanstalt de uppgifter som vid invalidpensionsfall lämnats av en läkare eller en sjukvårds- eller rehabiliteringsanstalt. Ändringarna i personuppgifter eller adress får man från Befolkningsregistercentralen eller av personen själv. Bestämmelser om skyldigheten att lämna uppgifter till Keva finns i 151 153 i OffPL. Uppgifterna om pensionsansökningar och förfrågningar registreras hos pensionsanstalten genast då de inkommer. De uppgifter som fås från Pensionsskyddscentralen överförs till registret via meddelandeförmedling direkt från PSC:s register. Övriga uppgifter som behövs för uträkning och beslut uppdateras direkt från terminalen. 7. Normal användning och utlämnande av registeruppgifter Alla uppgifter i pensionsregistret är sekretessbelagda. De kan utlämnas till andra endast om den som anhåller om att få uppgifterna har fullmakt av den berörda personen eller om det i lag finns särskilda bestämmelser om utlämnande eller rätt att få uppgifter. Pensionsskyddscentralen och övriga arbetspensionsanstalter Pensionsskyddscentralen underrättas om varje pensionsansökan som har anhängiggjorts. Också varje pensionsbeslut som pensionsanstalten meddelat en pensionssökande eller tagare meddelas till Pensionsskyddscentralen. Uppgifter som ska lämnas är personuppgifterna, pensionsbeloppet och de koder som beskriver pensionsgrunderna. Pensionsskyddscentralen förmedlar eller lämnar på begäran uppgifter om besluten till andra arbetspensionsanstalter där pensionsärendet handläggs. Arbetspensionsanstalterna har enligt lag rätt att få dessa uppgifter för att avgöra ett ärende som handläggs (ArPL 198 ). Om en pensionsansökan anhängiggörs hos Keva och ärendet också gäller en annan anstalt, ska ansökan också lämnas till den. Folkpensionsanstalten Folkpensionsanstalten informeras i vissa fall om förslag till beslut om invalidpension innan det slutliga beslutet fattas. Folkpensionsanstalten lämnar svar på förslaget eller motsvarande meddelande, om ärendet har anhängiggjorts där tidigare. Uppgifterna förmedlas maskinellt via Pensionsskyddscentralen. Folkpensionsanstalten underrättas om beslutet och pensionsbeloppet när det är fråga om ett pensionsbeslut som pensionsanstalten fattat. Meddelandena förmedlas i maskinell form via Pensionsskyddscentralen. Folkpensionsanstalten har enligt lag rätt att få dessa uppgifter.
Arbetsgivare En arbetsgivare i vars tjänst personen är då hen ansöker om pension underrättas om beviljande av pension för arbetsgivarens personaladministrativa arrangemang i enlighet med 156 i OffPL. Enligt 156 i OffPL har pensionsanstalten rätt att för ekonomiförvaltning och kontroll av pensionsavgiften till arbetsgivaren lämna nödvändiga uppgifter om de pensioner som pensionsanstalten beviljat. Endast en företrädare för arbetsgivaren som ansvarar för ekonomiförvaltningen har rätt att få dessa uppgifter från Kevas webbtjänst. 8. Skydd av registret Registeruppgifterna får endast hanteras av en tjänsteman vid Keva som har fullmakt att använda uppgifterna och som innehar den användarkod som behövs för detta. Även en arbetstagare som har fullmakt att hantera registeruppgifterna får endast hantera dem till den del som de behövs för att handlägga ärendet. Kevas arbetstagare som har tillgång till registeruppgifterna har ingått skriftligt sekretessavtal. Den registrerade kan själv kolla eller skriva ut sina registeruppgifter i Kevas webbtjänst. För att kunna kolla de egna uppgifterna måste den registrerade identifiera sig med bankkoder, mobilcertifikat eller certifikatkort. Varje gång då registeruppgifterna kollas och orsaken till kontrollen sparas också i användarloggen.