Tjänsteutlåtande Styrelsen 2013-04-16 Ärende 10 Dnr 2013- Sid. 1 (14) 2013-03-20 Handläggare: Annika Rapp Till Styrelsen för Micasa Fastigheter Förslag till Budget 2014 och inriktning för 2015 och 2016 för Micasa Fastigheter i Stockholm AB Styrelsens förslag till beslut Styrelsen beslutar följande. 1. Förslag till Budget för 2014 och inriktning för 2015 och 2016 godkänns. Anders Nordstrand VD Ärendet Detta förslag till budget 2014 och inriktning för 2015 och 2016 bygger i stor utsträckning på den budget för 2013 som godkändes av Micasa Fastigheters styrelse i december 2012 samt den långsiktiga strategi för Micasa Fastigheter som koncernstyrelsen för Stockholms Stadshus AB fattade beslut om den 15 december 2008. Bolagets sammanlagda budgeterade intäkter under planperioden är 3 192 mkr. Budgeterat resultat för åren 2014-2016 är -25 för 2014, +/- 0 för 2015 samt +10 för 2016 exklusive äldrelyftet/eftersatt underhållsprojektet. Underhållskostnaden beräknas till 205 kr/kvm vilket är i paritet med övriga bostadsbolag Micasa Fastigheter i Stockholm AB Rosenlundsgatan 44 B Box 17211 104 62 Stockholm Tfn: 08 508 360 00 Fax: 08 508 360 04 www.micasa.se j:\_micasa\900 vd-stab\styrelsesammanträden\styrelseärenden 2013\16 april\treåring\tjut budget 2014 och inriktning Plusgiro: 134 64 63-1 Bankgiro: 5690-3875 Org nr: 556581-7870 VAT nr: SE556581787001 Moms/regnr: 01-556581-7870 2015-2016 inkl bilaga 1 vd-kommentar.docx
Budgeten för 2014 samt inriktning 2015 och 2016 bygger på idag kända förändringar av fastigheterna och på av stadsdelsnämnderna beställda om- och tillbyggnader. Investeringsvolymen för de kommande fem åren är mellan 300 mnkr och 374 mnkr. Investeringsvolymen är baserad på att stadsdelsnämnderna inte säger upp några ytterligare hyresavtal som innebär avflyttning under perioden. Arbetsmiljöverkets synpunkter på badrummens storlek i bolagets vård och omsorgsboende kan innebära att ytterligare fastigheter blir föremål för ombyggnad under femårsperioden. I budgeten har endast idag kända ombyggnader av badrum tagits med. Antalet anställda planeras att vara oförändrat under perioden och övriga administrativa kostnader budgeteras att ligga kvar på samma nivå som budgeterat för 2013 för de tre åren. Bolaget arbetar både med driftoptimering och genomför ytterligare investeringsåtgärder i energieffektiviseringssyfte. I likhet med tidigare projekt är det främst insatser på ventilationssystemen som är aktuella under den kommande treårsperiod, men även åtgärder på värmesystemen, till exempel installation av frånluftsvärmepumpar kan förekomma. Äldreboendeplanering Micasa Fastigheter har aktivt deltagit i den äldreboendeplanering som under 2012 och 2013 genomförts i Stockholms stad. Bolaget har gjort stadsdelsvisa genomgångar av fastighetsbeståndet, deltagit i äldreomsorgsregionernas planeringsmöten samt i den stadsövergripande planeringsprocessen tillsammans med äldreförvaltningen och stadsledningskontoret. Viktiga ingångsvärden har kommit från Sweco (tidigare Stockholms stads utrednings- och statistikkontor, USK) som bidragit med prognoser över äldreomsorgsbehovet i staden under 2 (14)
Antal perioden 2013-2040. Enligt befolkningsprognosen för 2013-2020 förväntas en ökning av antalet 65 79-åringar på 27 procent. Ökningen fortsätter fram till 2040 och har då från 2012 ökat med 71 procent. Antalet personer 80 år och äldre minskar fram till 2020 med 10 procent för att sedan öka kraftigt fram till 2040 med totalt 72 procent. De allra äldsta, och därmed också den grupp som är i störst behov av insatser från äldreomsorgen, väntas inte öka i antal förrän efter år 2025. Befolkning Stockholms stad perioden 2000-2011 samt prognos 2012-2040 160 000 140 000 120 000 100 000 80 000 60 000 40 000 20 000 65-79 år 80- år 90- år 0 2000 2005 2010 2015 2020 2025 2030 2035 2040 Boendetiderna i vård- och omsorgsboende har blivit allt kortare de senaste åren. År 2011 var medianboendetiden i vård- och omsorgsboende med somatisk inriktning 9,5 månader och i boende med inriktning mot demenssjukdom 18,4 månader. Andelen som bodde två månader eller kortare tid var samma år cirka 20 procent. Stockholms stad kan sedan länge erbjuda alla som bedömts för det plats i vård- och omsorgsboende. Enligt Swecos behovsframskrivningar kommer det att fortsätta finnas ett överskott av platser på vård- och omsorgsboende de närmaste åren. För planeringen av boende för äldre i Stockholms stad innebär detta att allt fler äldre kommer att få hemtjänst och en större del 3 (14)
av hemtjänsten ges till personer som behöver omfattande insatser. Ur ett stadsövergripande perspektiv fortsätter också den långsiktiga trenden med vikande efterfrågan på servicehus som boendeform. Oavsett om servicehusen blir kvar eller omstruktureras till andra boendeformer kommer stora investeringar att krävas för att svara mot kraven från myndigheter och boende. De kommande åren ger både möjlighet till, och innebär en nödvändighet att, rusta boenden inför den väntade ökningen av antalet äldre. Bolaget har påbörjat och kommer att fortsätta se över standard, disposition och funktionalitet i de fastigheter som idag används för särskilt boende och det kommer att ligga till grund för beslut om vilka byggnader som kan vara gångbara i framtiden. I flera fall kan det bli aktuellt att ersätta slitna fastigheter med nybyggnationer. För Micasas del innebär detta också ett fortsatt nära samarbete med stadsdelsnämnderna för att t ex arbeta för markanvisningar för nybyggnationer, dels i nya exploateringsområden, dels för att vid behov ersätta uttjänta lokaler som avvecklas. Tyngdpunkten i handlingsplanen kommer att ligga på Vision 2030, ett äldreomsorgsboende i världsklass att byggnaderna skall klara av att möta behov och efterfrågan efter 2030. Byggnaden måste uppfylla både miljömässiga krav och olika myndighetskrav avseende arbetsmiljö och utformning för att vara anpassade till särskilt boende som klarar kraven även efter 2030. Hyresgäster För att möta skiftande behov och önskemål behövs dock ett mer varierat och anpassat utbud av bostäder. Som stadens fastighetsbolag inom vård- och omsorgsområdet innebär utvecklingen att Micasa Fastigheter föreslås fortsätta att utveckla senior- och trygghetsboenden, som är boendeformer som inte kräver biståndsbeslut eller insatser från äldreomsorgen. Det 4 (14)
arbetet kommer som hittills att ske i nära samarbete med akademi och bransch. Modern teknik ökar möjligheten att bo kvar längre i ordinärt boende. Micasa Fastigheters ambition att vara ett annorlunda bolag som inte bara tillhandahåller ett hus, utan ett hem och ett boende att se fram emot, ligger i tiden. Personligt bemötande och lyhördhet för varje individ är viktigt. Till skillnad från andra fastighetsägare har Micasa Fastigheter mycket kontakt även med anhöriga, gode män och förvaltare till hyresgäster. Micasa Fastigheter kan inte enbart informera hyresgästerna om kommande åtgärder per brev eller möten. Vid olika åtgärder i fastigheter, som till exempel ombyggnader, är den individuella kontakten med varje hyresgäst viktig. Nuvarande Micasavärdar har en viktig uppgift att fylla för att bolaget skall åstadkomma bra information och kommunikation med boende, anhöriga och äldreomsorgen. Upphandlade entreprenörer ska tillämpa Micasa Fastigheters särskilda hänsynsregler Som allmännyttigt bostadsbolag, med en speciell hyresgästkategori, har Micasa Fastigheter ett stort ansvar att försöka lösa problem som kan uppstå i boendet. Målet är att människor ska kunna bo kvar länge med rätt stöd och hjälp. Hyresgäster ska känna sig trygga med att hyresvärden uppmärksammar problem som kan uppstå. Under de år då behovet av bostäder för äldre inte är så stort, hyr Micasa Fastigheter ut bostäder till studenter. Efterfrågan på studentbostäder är stor i Stockholmsområdet. Studenterna hyr med avstående från besittningsskydd och kommer att få flytta när behovet av bostäder för äldre förändras. Ny förvaltningsmodell Bolaget arbetar med att ta fram en förstärkt kund- och hyresgästorienterad förvaltningsmodell. Fastighetsförvaltningen har sedan bolagets start varit indelad enligt geografiska 5 (14)
stadsdelar, oberoende av att det inom dessa finns olika kundkategorier, såsom enskilda hyresgäster, stadens verksamheter eller privata företag. I syfte att förstärka och förbättra kundorienteringen skall bolaget under 2013 påbörja inriktningen mot en processbaserad fastighetsförvaltning. Detta innebär att arbetssättet anpassas till kundsegmentets behov och komplexitet. Målsättningen är att få en fokuserad analys och strategi och därmed bättre anpassad förvaltning för varje kundkategorins specifika behov. I ett första steg är det viktigt att fastställa olika typexempel av storlekar och andra karakteristika i form av antalet kunder, hyreskontrakt, felanmälan m.m. inom respektive kundkategori. I ett andra steg handlar det om att öka förståelsen om de olika kunderna mera kvalitativt och fördjupa kunskapen om kundens behov och i förlängningen börja arbeta med kunden, d v s arbeta med utifrånin perspektivet genom att ta reda på hur kundkategorierna skiljer sig åt avseende fastighets- och tjänstebehov. Micasa Fastigheter, med sin förstärkta kund- och hyresgästorienterad förvaltningsmodell, är ett fastighetsbolag inom vård- och omsorgsområdet och därmed skall bidra till att öka andelen nöjda omsorgstagare och anhöriga. Som fastighetsbolag skall bolaget bidra till att upplevelsen av trygghet och säkerhet ökar för boenden inom fastighetsbeståndet. För strategival och ekonomiska förutsättningar se bilaga 1, VDkommentar budget 2014 med inriktning för 2015-2016. Ärendets beredning Ärendet har beretts av administrativa avdelningen. Bilagor: 1. VD-kommentar budget 2014 och inriktning 2015 och 2016 2. Förslag till äldreboendeplan 3. Planeringsunderlag 6 (14)
Bilaga 1 Micasa Fastigheter i Stockholm AB VD-kommentar budget 2014 med inriktning för 2015-2016 Uppgift enligt kommunfullmäktiges direktiv och inriktningsmål Bolaget äger och förvaltar servicehus, vård- och omsorgsboenden, trygghetsboenden samt seniorbostäder. Bolaget har i uppgift att tillhandahålla välskötta fastigheter och att erbjuda attraktiva och anpassade bostäder för människor i behov av stöd och trygghet. Bolaget arbetar vidare med Äldrelyftet, den miljardsatsning staden gör för att under en tioårsperiod förbättra boendestandarden för de som bor i stadens äldreboenden. Bolaget ska fokusera på kärnverksamheten att äga och förvalta fastigheter för personer med omsorgsbehov. Kommunfullmäktiges inriktningsmål 1.1 Stockholm är en attraktiv, trygg, tillgänglig och växande stad för boende, företagande och besök. 1.2 Kvalitet och valfrihet utvecklas och förbättras. 1.3 Stadens verksamheter är kostnadseffektiva. Strategier och marknadsförutsättningar Bolagets prioriteringar under de tre kommande åren hanteringen av eventuellt nya omvandlingar från servicehus till annat boende för äldre eller andra behov som staden har genomförande av åtgärder inom projektet Eftersatt underhåll minska fastighetsbeståndets energianvändning 7 (14)
påbörja arbetet med nyproduktion av seniorboenden/trygghetsboenden samt vård- och omsorgsboenden enligt stadens beställning minska de administrativa kostnaderna ta fram och implementera en ny förvaltningsmodell arbeta för att kvalitetscertifiera bolaget Enligt befolkningsprognosen för 2013-2020 förväntas en ökning av antalet 65 79-åringar på 27 procent. Ökningen fortsätter fram till 2040 och har då från 2012 ökat med 71 procent. Antalet personer 80 år och äldre minskar fram till 2020 med 10 procent för att sedan öka kraftigt fram till 2040 med totalt 72 procent. De allra äldsta, och därmed också den grupp som är i störst behov av insatser från äldreomsorgen, väntas inte öka i antal förrän efter år 2025. Omvandling av servicehus För bolaget innebär omvandlingen av servicehus nya möjligheter att skapa en ny attraktiv boendeform med utgångspunkt från de äldres behov. Ekonomiskt innebär omvandlingen att bolaget förlorar hyresintäkter för ytor som tidigare betalades av staden som förstahandshyresgäst till exempel korridorer, men som inte kan debiteras enskilda hyresgäster när de hyr direkt. Administrativt och verksamhetsmässigt innebär omvandlingen av servicehus ett annat sätt arbeta, med fler direktkontakter med boende, varav många är i stort behov av stöd och hjälp från äldreomsorgen. Äldrelyftet eftersatt underhåll Det extra budgetutrymme som Äldrelyftet medfört har gett avsedd verkan och flera av bolagets vård- och omsorgsbostäder har upprustats. Arbetet med upprustning fortgår enligt plan. De åtgärder som främst genomförs är upprustning av tak, fasader, ytskikt invändigt samt belysning och ventilation. 8 (14)
Energieffektivisering - driftoptimering Micasa Fastigheter kommer under perioden att fortsätta arbetet kring driftoptimering. Detta arbete förväntas bidra till att energianvändningen ska minska med 15 procent. Detta är också ett led i att uppnå Stockholm stads miljömål som säger att bolaget från 2012 till 2015 ska minska energianvändningen med 10 procent. Bolaget har också inlett ett arbete för att separera elen mellan verksamheten och Micasa Fastigheter. Elinstallationerna i fastigheterna är inte optimalt anpassade för dagens behov av individuell mätning och uppföljning. Därför har Micasa påbörjat ett projekt för elkartläggning. Målet är att mätning av energi ska ske så nära kundens verksamhet som möjligt. Arbetet beräknas pågå till år 2016. Nyproduktion De kommande årens minskning av antalet äldre ger bolaget och staden en möjlighet att rusta boenden inför den väntade ökningen av antalet äldre. I flera fall ser bolaget det som en mycket bättre lösning att bygga nytt istället för att bygga om gamla fastigheter. Det ger en bättre kvalitet i boendet men också i vården. Dagens lokaler är ofta tidigare långvårdssjukhus eller servicehus som byggts om och de är belastade med höga bokförda värden. De är ofta ytmässigt för stora och ineffektiva som vårdboende. Administrativa kostnader Bolaget kommer under den kommande treårsperioden att arbeta aktivt med att minska de administrativa kostnaderna. Den genomlysning som gjorts av uthyrnings- och IT- verksamheten kommer att genomföras för ytterligare enheter. Syftet med genomlysningen är att se över arbetssätt och organisationen för att vara bättre rustade att möta framtida krav. Ny förvaltningsmodell 9 (14)
I syfte att förstärka och förbättra kundorienteringen skall bolaget under 2013 påbörja inriktningen mot en processbaserad fastighetsförvaltning. Detta innebär att arbetssättet anpassas till kundsegmentets behov och komplexitet. Målsättningen är att få en fokuserad analys och strategi och därmed bättre anpassad förvaltning för varje kundkategorins specifika behov. Kvalitetsarbete Micasa Fastigheter vill införa ett kvalitetsledningssystem med sikte på certifiering enligt ISO standard 9001:2008. Arbetet innebär att bolaget tar fram ett styrsystem för att kunna kontrollera kvaliteten på det som levereras till kund, d v s syftet är att styra verksamheten utifrån ett kundperspektiv. Syftet med certifieringen är också att stärka affärsmässigheten genom att skapa tydlighet kring ansvar och befogenheter för både kund och medarbetare. Små fastigheter Bolaget har ett knappt 70-tal fastigheter som är under 1500 kvm. Drifts- och förvaltningskostnaderna för dessa fastigheter är höga och hyran täcker i flera fall inte kostnaderna. Det nuvarande hyresavtalet fungerar inte väl för dessa fastigheter och bolaget avser därför att aktualisera frågan om förändringar i nuvarande avtalet med staden avseende dessa mindre fastigheter. Ekonomisk analys Resultatutvecklingen är under treårsperioden positiv. Om det extra underhållet som görs inom ramen för Äldrelyftet exkluderas visar bolaget ett positivt resultat år 2016. Investeringsvolymen för de kommande fem åren är mellan 300 mnkr och 374 mnkr. Investeringsvolymen är baserad på att stadsdelsnämnderna inte säger upp några ytterligare hyresavtal som innebär avflyttning under perioden. Den lägre investeringsvolymen ger kortsiktigt en positiv effekt på resultatet 10 (14)
dels genom att uteblivna intäkter på grund av att vakanser minskar, dels genom att såväl avskrivningar som finansiella kostnader minskar. Arbetsmiljöverkets nedslag på badrummens storlek i bolagets vård- och omsorgsboende kan innebära att ytterligare fastigheter blir föremål för ombyggnad under femårsperioden. I budgeten har endast idag kända ombyggnader av badrum tagits med. Antalet anställda planeras att vara oförändrat under perioden och övriga administrativa kostnader budgeteras att ligga kvar på samma nivå som budgeterat för 2013 för de tre åren. Bolaget arbetar både med driftoptimering och genomför ytterligare investeringsåtgärder i energieffektiviseringssyfte. I likhet med tidigare projekt är det främst insatser på ventilationssystemen som är aktuella under den kommande treårsperiod, men även åtgärder på värmesystemen, till exempel installation av frånluftsvärmepumpar kan förekomma. Underhållskostnaden beräknas till 205 kr/kvm vilket är i paritet med övriga bostadsbolag. Bolagets resultat är känsligt för räntevariationer. Om räntekostnaden skulle öka eller minska med 10 % då skulle resultat efter finansnetto variera med +/- 17,7, 18,6 samt 19,3 mnkr för åren 2014, 2015 respektive 2016 med de antaganden som görs i budgeten. I det fall räntesatsen ökar eller minskar med 10 räntepunkter beräknas resultatet variera mellan +/- 6,5 till 6,9 mnkr för samma år. Bolaget ska, med början 2014, tillämpa de nya redovisningsreglerna benämnda K3. Det kommer sannolikt att påverka resultatet genom att avskrivningstiderna ändras samtidigt som gränsen för vad som ska bokföras som investering eller underhåll flyttas. Eftersom det ännu inte finns några uttalade direktiv om hur Staden avser tillämpa reglerna, har vi haft svårt att bedöma konsekvenserna av K3. Denna budget är därför sammanställd utifrån de nu gällande 11 (14)
redovisningsprinciperna utan justering för eventuella effekter av K3. Stimulans för Stockholm Planerad bostadsproduktion Student- och ungdomsbostäder - verka för fler billiga bostäder för ungdomar. Antalet studentbostäder som kan erbjudas beror på om stadsdelarna ändrar någon av sina verksamheter och därmed den yta som hyrs. Beroende på var fastigheten är belägen och var i fastigheten den frigjorda ytan finns samt vilka andra verksamheter som finns i fastigheten. Om det är lämpligt byggs den tomställda lokalen/lägenheterna om till studentboende. Fler gruppbostäder/servicebostäder för funktionshindrade. Bolaget har skapat en högre tillgänglighet som grund i sina fastigheter än vad som är normalt hos andra fastighetsägare. Bolaget har inventerat fastigheter och tomtmark och identifierat att antal lämpliga lokaler/tomter för att tillskapa ytterligare LSS-boenden. Staden har dock inte återkommit med någon beställning. Effektivisering av stadens administrativa lokaler Investeringar Övriga genomförandeprojekt, under 300 mnkr, som godkänts i styrelse Dalen 20 - Ombyggnad till vård- och omsorgsboende om totalt 83 lägenheter. Ett hyresavtal har tecknats med Ersta Diakoni avseende förhyrning. Investering under 2013 är 95 mnkr och total prognos 115 mnkr. Inflyttning beräknas till våren 2014. 12 (14)
Tunet 1-107 lägenheter för trygghetsboende färdigställs för inflyttning 2015. Budget 118 mnkr varav 32 mnkr 2014. Lektionen 6-94 lägenheter färdigställs i Hammarbyhöjdens trygghetsboende för inflyttning 2014. Total budget 83 mnkr varav 28 mnkr 2014. Rio 9 Ombyggnad av 72 lägenheter i seniorboendet. Total prognos 86 mnkr. Färdigt för inflyttning hösten 2013. Övriga planeringsprojekt under 300 mnkr, som godkänts i styrelse Sörklippan 1 - Bromma sdf har beställt en projektering av hus A till vård- och omsorgsboende med 40 lägenheter och 4 för anhörigstöd och allmänna utrymmen. Projektet har en total budget på 77 mnkr varav 45 mnkr 2014. Strandviolen 6 - Bolaget har erhållit ett markanvisningsavtal. En avsiktsförklaring är tecknad med Attendo om en förhyrning av ett nybyggt LSS-boende. Riddarsporren 21 Arbetsmiljöverket har dömt ut badrummen i vård- och omsorgsboendet. Diskussion pågår med stadsdelen om hur ombyggnad ska göras. Filen 4 - Ombyggnad till vård och omsorgsboende i del av fastigheten. Total budget är 35 mnkr varav 28 mnkr 2014. Avsiktsförklaring är tecknad med Vingslaget Omsorg AB. Tunet 1 Ombyggnad till vård och omsorgsboende i del av fastigheten. Total budget 84 mnkr varav 65 mnkr 2014. Avsiktsförklaring är tecknad med Finska Gården AB. Genomförandeprojekt över 300 mnkr Planeringsprojekt över 300 mnkr Bolaget har erhållit ett markanvisningsavtal, Hjorthagen 1:3, för nybyggnad av äldreboende i norra Djurgårdsstaden. Östermalms stadsdelsförvaltning är beställare för den delen som omfattar ett vård- och omsorgsboende. Arbetet under 2013 består främst av att genomföra en arkitekttävling samt arbete med detaljplan. Projektet kan eventuellt komma att överstiga 300 mnkr. Projektet är ett utredningsprojekt. 13 (14)
Förvärv/Försäljning av anläggningstillgångar Bolaget har beslutat att fastigheten Kvarnberget 2, Rinkeby ska föras över till AB Familjebostäder till bokfört värde den 1 juni 2013. Del av marken tillhörande fastigheten Ceremonien 5 i Nockeby, har sålts till Seniorgården. Tillträde sker dock efter att detaljplanen har vunnit laga kraft tidigast årsskiftet 2014. Hela fastigheten Ceremonien 5 är under utredning. Ett styrelseärende om fastighetens framtida användning kommer att föreläggas styrelsen vid sammanträdet i juni 2013. Kommunkoncernens investeringar Micasa Fastigheter har endast ett utredningsprojekt som eventuellt kan komma att överstiga 300 mnkr. Det är projektet Hjorthagen 1:3. Prioriteringsgrunder I första hand prioriteras beställda och påbörjade ombyggnader. I andra hand prioriteras ombyggnader som syftar till att minska vakanser. Konsekvensanalys och risker De risker som finns om omprioriteringar måste göras är skadestånd och ökad vakanser. 14 (14)