Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden

Kanslienheten Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare 0156-520 82 nadja.skog@trosa.se Kallelse Datum 2017-09-15 Tid: Torsdagen den 5 oktober 2017, kl. 18:00 Plats: Sammanträdesrummet, kommunhuset Gruppmöte: Gruppmöte majoriteten 17:30 Gruppmöte oppositionen 17.30 Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden Ärende Dnr 1. Godkännande av dagordningen 2. Information om arbetet med kulturarvsgruppen 3. Information om mountainbikespåret 4. Uppföljning kulturfnatt KFN 2017/58 5. Bibliotekens medieplan 2017-2020 KFN 2017/59 6. Biblioteksplan 2018-2019 KFN 2017/64 7. Delårsbokslut KFN 2017/51 8. Revidering bidragsregler KFN 2017/62 9. Renovering av Folkviks föreningsgård KFN 2017/61 10. Ansökan om bildande av ny förening, Trosa stigcyklister KFN 2017/60 11. Utvecklingsbidrag Hedeby MCK KFN 2017/50 12. Utvecklingsbidrag Frisksportklubb KFN 2017/47 13. Utvecklingsbidrag Trosa ridsällskap KFN 2017/37 14. Uppföljning Kvarnen och Folkets hus KFN 2016/76 15. Namn och koncept Karlsborg 65,66 KFN 2017/9 16. Motion parkourbana KFN 2017/56 17. Sammanträdestider 2018 KFN 2017/57 18. Information från produktionschef Cecilia Högberg (inga handlingar) 19. Anmälan delegationsbeslut KFN 2017/1 20. Övriga anmälningsärenden KFN 2017/2 21. Ekonomisk uppföljning tjänstekoncessioner (inte öppet sammanträde, handlingar lämnas på sammanträdet) KFN 2017/8 Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

TROSA KOMMUN Kallelse Sida 2(2) 2017-09-15 22. Komplettering av redovisning tjänstekoncessioner KFN 2017/8 (inte öppet sammanträde, handlingar lämnas på sammanträdet) 23. Uppföljning gästhamnen KFN 2017/63 (inte öppet sammanträde, handlingar lämnas på sammanträdet) Lena Isoz Ordförande Nadja Furuberget Skog Nämndsekreterare

Kultur- och fritidskontoret Sara Fältskog Eldros kultur- och fritidskonsulent 0156-522 19 sara.faltskogeldros@trosa.se PM Datum 2017-09-08 Information om Kulturarvsgruppen Sammanfattning I valmanifestet under området Kultur framgår att vi i större utsträckning än idag ska förvalta och exponera vårt lokala kulturarv. En arbetsgrupp ledd av kultur- och fritidskonsulten har under året identifierat ett antal möjligheter. Gruppen föreslår i steg ett att kontoret inom befintlig budget investerar i utveckling av appen Runturen för att främja spridning av information om kommunens lokala kulturarv till allmänheten. Ärendet I valmanifestet under området Kultur framgår att vi i större utsträckning än idag ska förvalta och exponera vårt lokala kulturarv. I 2017 års verksamhetsplan för Kultur- och fritidsnämnden står att vi under perioden 2018-2019 ska ha funnit vägar och former för att förvalta och utveckla det lokala kulturarvet. Under året har en arbetsgrupp bildats för ändamålet. Arbetsgruppen består av Sara Fältskog Eldros, Maj-Britt Imnander, Delblancsällskapet, Anette Färjare, Aradís och Cristina Forssander, Trosa kommun. Gruppen uppdrag avgränsades geografiskt till att i första hand gälla Vagnhärads kulturarv, och definitionsmässigt till främst fornminnen. Därefter har olika metoder att göra kulturarv tillgängligt för invånare och besökare diskuterats. En av idéerna och förslagen som gruppen nu vill gå vidare med är Appen Runturen. Appen har utvecklats av Anette Färjare, i samarbete med forn- och medeltidsföreningen Aradís och med stöd från Länsstyrelsen. Appen indexerar alla Trosa kommuns runristningar och informerar om placering och betydelse. Den är på svenska och är gratis att ladda ner och använda. För att appen ska bli ännu enklare att använda och ge ännu mer heltäckande information om de lokala runristningarna föreslår gruppen att den utvecklas till att omfatta fler språk, anpassas till fler plattformar samt att varje runristning förses med en fysisk skylt med QR-kod, vilket gör det möjligt att scanna koden på plats och omedelbart få fram rätt information. En preliminär kostnad för dessa uppgraderingar uppgår till 25 000 kr. Sara Fältskog Eldros kultur- och fritidskonsulent Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kultur- och fritidskontoret Sara Fältskog Eldros kultur- och fritidskonsulent 0156-522 19 sara.faltskogeldros@trosa.se PM Datum 2017-09-07 Information om MTB-spår i Vitalisskogen Sammanfattning En grupp mountainbike-entusiaster har kontaktat kultur- och fritidskonsulenten för att be om lov att få märka upp tydligare spår för MTB-cykling kring elljusspåret i Vitalisskogen. Gruppen har även haft dialog med kommunekologen för att tillse att naturvärden inte skadas. Ärendet Under våren kontaktades kultur- och fritidskonsulenten av en grupp mountainbikecyklister som brukar träffas och cykla i Vitalisskogen. Gruppen har noterat att eftersom korrekt märkning för hur man bör cykla i de befintliga spåren till stor del saknas föreligger en viss olycksrisk. Det kan t.ex. hända att cyklister tar sig upp i spåret, eller att löpare eller fotgängare som går i MTB-spåren rör sig i fel riktning och därmed riskerar att krocka med cyklister. Gruppens önskemål gick ut på att få sätta upp riktningspilar i spåret och information vid anslagstavlor, samt utöva varsam röjning av sly och sten. Efter att ha konsulterat kommunekologen i frågan gavs detta tillstånd. MTB-cyklisterna har även träffat kommunekologen på plats i skogen, för att kunna peka ut särskilt utsatta områden och be om råd kring hur röjning bäst genomförs. Gruppen är väl medveten om att alla åtgärder de utför behöver följas upp över tid, så åtgärderna inte leder till nedskräpning eller förfular naturbilden. Gruppen har för avsikt att ansöka om bildande av förening hos KFN. När föreningsbildande har godkänts kan ett mer formellt avtal slutas kring skötsel av riktningspilar och befintligt spår. Gruppen kommer också att bistå kultur- och fritidskonsulenten i att informera tydligt på www.trosa.se om spårets dragning och rekommendationer för användning. Sara Fältskog Eldros kultur- och fritidskonsulent Bilagor Bilaga 1: Exempel på informationsskylt Bilaga 2: Exempel på riktningspilar samt karta över MTB-spår Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kultur- och fritidskontoret Sara Fältskog Eldros kultur- och fritidskonsulent 0156-522 19 sara.faltskogeldros@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2017-09-06 Diarie nr KFN 2017/58 Uppföljning Kulturfnatt Förslag till beslut Kultur- och fritidskontoret får i uppdrag att i kommande budget och verksamhetsplan avsätta medel för att arrangera en utbudsdag för kommunens samlade föreningsliv. Ärendet Under våren 2016 utkristalliserades att det inte fanns tid, intresse, eller möjlighet för ett genomförande av Kulturfnatt. I samband med att nämnden informerades om detta fick kultur- och fritidskontoret i uppdrag att hos föreningslivet undersöka intresset för ett återinförande av Kulturfnatt eller liknande aktivitet, samt specificera syfte, målgrupp och förväntningar för ett sådant evenemang kommande år KFN 2016/66. Vår analys visar att intresse fortfarande finns, främst hos kulturföreningarna, men att även idrottsföreningslivet kan vara hugade att delta i någon form av utbudsdag. Kontoret ser också en poäng i att lyfta fram det samlade föreningslivets utbud inom samma ramverk, vilket kan leda till fler möten och öppna för möjliga samverkansformer föreningarna emellan. Med anledning av det föreslår kontoret att vi under 2018 arrangerar en gemensam utbudsdag, kallad Föreningsfnatt, för hela kommunens föreningsliv, där samtliga föreningar kan visa upp sina respektive verksamheter. I det fall nämnden ställer sig bakom idéen jobbar kontoret in aktiviteten i kommande verksamhetsplanen och budget för beslut i nämnden i december. Sara Fältskog Eldros Kultur- och fritidskonsulent Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kultur & fritids kontoret Johan Eklind Kulturchef 0156-52079 johan.eklind@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2017-05-30 Diarie nr KFN 2017/59 Bibliotekets medieplan 2017-2020 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner bibliotekets medieplan för 2017-2020. Ärendet En ny medieplan är skriven för att vara ett stöd och ett riktmärke för bibliotekens medarbetare samt för att kommunicera bibliotekets riktlinjer och arbetssätt till bibliotekens användare. Johan Eklind Kulturchef Bilagor Medieplan för folkbiblioteken i Trosa kommun 2017-2020 Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Medieplan för folkbiblioteken i Trosa kommun 2017-2020

Kultur och fritidskontoret Johan Eklind Kulturchef 0156-52079 johan.eklind@trosa.se Medieplan Datum 2017-09-07 Diarienummer KFN 2017/59 Innehållsförteckning Inledning... 2 Biblioteken i Trosa kommun... 3 Styrdokument... 3 Medieförvärv och urval... 3 Riktlinjer för olika medier... 4 Medier på andra språk än svenska... 4 Medier på nationella minoritetsspråk... 5 Tillgängliga medier... 5 Lokalhistoriskt material... 5 Digitala medier... 6 Underhåll och gallring... 6 Uppföljning och uppdatering... 6 Bilaga 1 Styrdokument... 7 Ur FN:s förklaring om de mänskliga rättigheterna, artikel 17:... 7 Ur IFLA:s/UNESCOS Folkbiblioteksmanifest:... 7 Ur Bibliotekslagen (2013:801):... 7 Ur Fastlagd kurs för Trosa kommun:... 8 Ur Biblioteksplan för Trosa kommun 2015-2017:... 8 Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

TROSA KOMMUN Medieplan Sida 2(9) Kultur och fritidskontoret 2017-09-07 Inledning Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska, enligt bibliotekslagen (2013:801), verka för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Bibliotekens medieutbud är centralt för detta uppdrag. Enligt Trosa kommuns biblioteksplan 2015-2017 ska därför en ny medieplan för folkbiblioteken utarbetas. Syftet med denna är att säkerställa att våra medieresurser används på bästa sätt. Att effektivt och systematiskt arbeta med översyn, inköp och gallring garanterar ett aktuellt, tilltalande och mångsidigt mediebestånd. Biblioteksverksamheten i kommunen ska genomsyras av ett användarperspektiv och lokalsamhällets behov och intressen ska styra bibliotekens mediebestånd. För att uppnå detta behövs en lyhörd och transparent organisation som förmår uppfatta behov hos alla grupper i samhället. Denna medieplan ska vara ett stöd och ett riktmärke för bibliotekens medarbetare samt kommunicera våra riktlinjer och arbetssätt till bibliotekens användare.

TROSA KOMMUN Medieplan Sida 3(9) Kultur och fritidskontoret 2017-09-07 Biblioteken i Trosa kommun I Trosa kommun ansvarar kultur- och fritidsnämnden för folkbiblioteken Trosa stadsbibliotek och biblioteket Navet i Vagnhärad vilka betraktas som en enhet med ett gemensamt mediebestånd. Utöver folkbiblioteken finns sex skolbibliotek som Humanistiska nämnden ansvarar för, dessa omfattas inte av denna medieplan. I Västerljung finns även det fristående biblioteket Bibblan Birk som drivs av Västerljungs hembygdsförening. Detta får årligen ett visst anslag från folkbiblioteken till inköp av litteratur men omfattas inte av medieplanen. Styrdokument Ett flertal styrdokument ligger till grund för denna medieplan, delar av dessa presenteras i bilaga 1. Medieförvärv och urval I linje med biblioteksplanen ska biblioteken erbjuda ett aktuellt, brett och mångsidigt mediebestånd. Bibliotekens utbud ska, utifrån det utrymme som ges i budget och fysiskt utrymme, motsvara lokalsamhällets behov och önskemål. Vi strävar därför efter en balans vad gäller målgrupper, författare och åsikter. Medieinköpen görs så långt det är möjligt hos upphandlade leverantörer. Urvalet görs av utbildade bibliotekarier utifrån omvärldsbevakning, extern inköpsvägledning samt allmänhetens önskemål och inköpsförslag. Källkritik och god kvalitet är viktiga riktlinjer vid medieförvärv. Gåvor tas i undantagsfall emot men vi förbinder oss inte att tillgängliggöra eller bevara dessa. Undantag kan göras för unikt lokalhistoriskt material. Vid förfrågningar om medier som inte går att köpa in, eller då ett inköp till biblioteket inte är motiverat utifrån riktlinjerna i denna medieplan, kan ett fjärrlån göras från ett annat bibliotek. Ett fjärrlån är ett lån mellan två bibliotek med olika uppdragsgivare och därmed ett samarbete mellan bibliotek som ställer sina samlingar till förfogande för låntagare vid andra bibliotek. Fyra gånger årligen får landets folkbibliotek böcker från Statens kulturråd. Syftet är att invånare i hela landet ska få tillgång till en bred och kvalitativt värdefull bokutgivning. Folkbiblioteken väljer själva hur de disponerar dessa böcker. På biblioteken i Trosa kommun presenteras böckerna på varierande sätt. Tillsammans med allmänheten gör bibliotekspersonalen ett urval av vilka böcker som ska ingå i mediebeståndet, övriga böcker sparas för att användas som gåvoböcker.

TROSA KOMMUN Medieplan Sida 4(9) Kultur och fritidskontoret 2017-09-07 Riktlinjer för olika medier Mediebeståndet präglas av kvalitet, aktualitet och mångsidighet. Utbudet är tilltalande och utgår från våra användares behov och önskemål. Vi främjar åsiktsoch yttrandefrihet och uppmuntrar till ett livslångt lärande. Alla ska känna sig välkomna och representerade oavsett genus, etnicitet, funktionalitet eller sexuell läggning och på barn- och ungdomsavdelningarna prioriteras medier som utmanar normer särskilt. Vi strävar efter att alla användare ska vara delaktiga i bibliotekens utbud och uppmanar dem att lämna inköpsförslag. Biblioteken erbjuder ett brett och varierat utbud av såväl äldre som nyare skönlitteratur. Skönlitteraturen ska spegla de språk och kulturområden som finns representerade i lokalsamhället. Facklitteratur erbjuds inom alla efterfrågade ämnesområden, från populärvetenskap till grundläggande högskolenivå. Vad gäller kurslitteratur hänvisar vi till biblioteken vid respektive lärosäte men fjärrlån erbjuds som ett komplement. Biblioteken erbjuder även ett varierat utbud av dagspress och tidskrifter för alla åldrar som utgår från användarnas intressen och behov. Mediebeståndet för åldrarna 0-18 år är jämt fördelat mellan de olika åldersgrupperna och ska spegla vårt lokalsamhälles behov. Av inköpsbudgeten för barn och ungdom avsätts en tredjedel för skönlitteratur på svenska, en tredjedel för facklitteratur på svenska och en tredjedel för böcker på andra språk än svenska. För vuxenmedia görs inför varje år en behovsanalys som ligger till grund för hur anslaget ska fördelas mellan skön- och facklitteratur, tillgängliga medier och medier på andra språk än svenska. Medier på andra språk än svenska Biblioteken ska erbjuda medier på de språk som talas i lokalsamhället. Vi köper i allt större utsträckning in egna medier på de större språken i kommunen, och bygger upp egna bestånd på finska, arabiska och engelska. Mindre bestånd finns även på fler språk, vilka kompletteras med depositioner från Internationella biblioteket eller Länsbibliotek Sörmland. Tillsammans med länsbiblioteket och de övriga folkbiblioteken i Sörmland arbetar vi med att ta fram en regional strategi för mediesamverkan som ska öka tillgången på medier på andra språk än svenska.

TROSA KOMMUN Medieplan Sida 5(9) Kultur och fritidskontoret 2017-09-07 Medier på nationella minoritetsspråk Trosa kommun är finskt förvaltningsområde vilket för bibliotekens del innebär att vi särskilt ska främja det finska språket och kulturen. Biblioteken ska erbjuda ett rikt och varierat bestånd av medier på finska för olika åldrar och intressen. För medier på finska finns särskilda medel avsatta genom statsanslag för det finska förvaltningsområdet. Biblioteken ska även ägna särskild uppmärksamhet åt de övriga nationella minoriteterna och tillhandahålla litteratur på meänkieli, samiska, romani chib och jiddisch. Tillgängliga medier Vårt uppdrag att erbjuda ett aktuellt, brett och mångsidigt mediebestånd ska gälla alla, oavsett funktionsvariation. Därför har biblioteken ett stort utbud av olika typer av tillgängliga medier såsom storstilsböcker, talböcker och ett brett och varierat bestånd av lättläst litteratur. Genom det digitala biblioteket Legimus tillhandahåller Myndigheten för tillgängliga medier talböcker. Dessa kan laddas ner eller streamas i en app, på dator, surfplatta eller telefon. Alla som har någon form av läsnedsättning har rätt till ett Legimuskonto. Detta får man hos oss på folkbiblioteket. På bibliotekens barnavdelningar finns en så kallad Äppelhylla som är ett smakprov på vilka tillgängliga medier som biblioteket kan erbjuda. På Äppelhyllorna finns bland annat taktila böcker, talträningsböcker, punktskriftsböcker och böcker på teckenspråk. För de låntagare som inte har möjlighet att ta sig till biblioteket erbjuder vi uppsökande verksamhet i form av Boken kommer. Låntagaren får då besök av en bibliotekarie och kan låna böcker i sitt hem eller äldreboende. Vi har även bokdepositioner på kommunens äldreboenden. Lokalhistoriskt material Biblioteken i Trosa har ett ansvar för att litteratur med anknytning till hembygden tillgängliggörs och bevaras. Lokalhistoriska samlingar finns på båda biblioteken; värdefulla och unika medier förvaras i vårt magasin och kan beställas fram. I Delblancrummet på biblioteket Navet i Vagnhärad finns en samling av och om författaren Sven Delblanc. Här har även Delblancsällskapet en referenssamling med anknytning till Delblanc. På Trosa stadsbibliotek förvaras Hans Nilssons arkiv med historiskt material om Trosa.

TROSA KOMMUN Medieplan Sida 6(9) Kultur och fritidskontoret 2017-09-07 Digitala medier Biblioteken i Trosa vill uppmuntra till och sprida användningen av digitala medier och teknik. Detta är i linje med vårt uppdrag att överbygga den digitala klyftan i samhället. Vi erbjuder därför digitala medier i följande format: E-böcker och e-ljudböcker på svenska och andra språk tillhandahålls via e- boksportalen Elib. Vi samarbetar kring denna tillsammans med länsbiblioteket och folkbiblioteken i Sörmland. Urvalet görs av Elib enligt överenskommet avtal. Låntagare på biblioteken i Trosa kan låna tre e-böcker per person och vecka. Ljudböcker för barn och vuxna erbjuds på CD, i MP3-format samt via vår e- boksportal. Biblioteken i Trosa har ett mindre bestånd av film på DVD och musik på CD för olika åldrar. Via databasen PressReader erbjuder biblioteken i Trosa mer än 6500 tidningar och tidsskrifter på mer än 60 språk från över 100 länder. Underhåll och gallring Biblioteken i Trosa har inget bevarandeuppdrag och gallring av inaktuella och trasiga medier sker löpande. Faktorer som gör att medier gallras är till exempel för få antal utlån, att nya rön tillkommit och att det därmed föreligger faktafel eller att medierna är i dåligt skick. Vad gäller lokalhistoriskt material har vi ett ansvar för att detta bevaras och finns tillgängligt för allmänheten. Då vi har begränsat med utrymme på biblioteken förvarar vi en del av våra samlingar i magasin. Hela beståndet är tillgängligt via vår digitala katalog och magasinerade medier kan beställas av låntagarna. Uppföljning och uppdatering Denna medieplan gäller under fyra år, till och med 2020. En uppföljning ska göras under 2020.

TROSA KOMMUN Medieplan Sida 7(9) Kultur och fritidskontoret 2017-09-07 Bilaga 1 Styrdokument Ur FN:s förklaring om de mänskliga rättigheterna, artikel 17: Varje barn har rätt att få tillgång till information via t ex internet, radio och tv och material från olika nationella och internationella källor. Konventionsstaterna skall för detta ändamål ( ) uppmuntra produktion och spridning av barnböcker. Samt artikel 19: Var och en har rätt till åsiktsfrihet och yttrandefrihet. Denna rätt innefattar frihet att utan ingripande hysa åsikter samt söka, ta emot och sprida information och idéer med hjälp av alla uttrycksmedel och oberoende av gränser. Ur IFLA:s/UNESCOS Folkbiblioteksmanifest: Folkbibliotekets tjänster är till för alla, oberoende av ålder, etnisk tillhörighet, kön, religion, nationalitet, språk eller social status. Speciellt anpassade tjänster och material ska finnas tillgängliga för personer som av någon anledning inte kan utnyttja det ordinarie utbudet, exempelvis människor som tillhör en språklig minoritet, har funktionsnedsättningar eller vistas på sjukhus eller inom kriminalvården. Alla åldersgrupper ska kunna hitta material som motsvarar deras behov. Material och tjänster bör omfatta alla typer av lämpliga medier och moderna tekniska lösningar såväl som traditionellt material. Hög kvalitet samt anpassning till lokala förutsättningar och behov är en grundläggande förutsättning. Materialet ska spegla nutida trender och samhällsutveckling, likaväl som minnet av mänsklighetens tidigare strävan och fantasi. Folkbibliotekets samlingar och tjänster ska inte vara föremål för någon form av ideologisk, politisk eller religiös censur eller för kommersiella påtryckningar. Ur Bibliotekslagen (2013:801): 2 Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska verka för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. 4 Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska ägna särskild uppmärksamhet åt personer med funktionsnedsättning, bland annat genom att utifrån deras olika behov och förutsättningar erbjuda litteratur och tekniska

TROSA KOMMUN Medieplan Sida 8(9) Kultur och fritidskontoret 2017-09-07 hjälpmedel för att kunna ta del av information. 5 Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska ägna särskild uppmärksamhet åt de nationella minoriteterna och personer som har annat modersmål än svenska, bland annat genom att erbjuda litteratur på: 1. de nationella minoritetsspråken, 2. andra språk än de nationella minoritetsspråken och svenska, och 3. lättläst svenska. 6 Folkbibliotekens utbud av medier och tjänster ska präglas av allsidighet och kvalitet. 7 Folkbiblioteken ska särskilt främja läsning och tillgång till litteratur. 8 Folkbiblioteken ska ägna särskild uppmärksamhet åt barn och ungdomar för att främja deras språkutveckling och stimulera till läsning, bland annat genom att erbjuda litteratur utifrån deras behov och förutsättningar. Ur Fastlagd kurs för Trosa kommun: Kommunens verksamheter och utbud skall styras av: - Medborgarnas behov och önskemål - Valfrihet - Flexibilitet - Kvalitet och god service - Enkelhet och kostnadseffektivitet - Samarbete mellan servicegivare och nyttjare. Ur Biblioteksplan för Trosa kommun 2015-2017: Utbudet av medier ( ) på våra bibliotek ska vara aktuellt, brett och mångsidigt. Vi ska arbeta för att se till att det finns ett allsidigt utbud av olika slags media som regelbundet förnyas och kompletteras.

Kultur & fritids kontoret Johan Eklind Kultur- och fritidschef 0156-52079 johan.eklind@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2017-09-25 Diarie nr KFN 2017/64 Biblioteksplan 2018-2019 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner biblioteksplan för folkbiblioteken i Trosa kommun 2018-2019. Ärendet Härmed föreslås en biblioteksplan för 2018-2019, se bilaga. Enligt bibliotekslagen 17 ska kommuner och landsting anta planer för sin verksamhet på biblioteksområdet. En biblioteksplan är ett redskap för att strukturerat och i samverkan ta tillvara de biblioteksresurser som finns, skapa beredskap för framtidens krav och för att stimulera till utveckling. Johan Eklind Kultur- och fritidschef Bilagor Biblioteksplan för folkbiblioteken i Trosa kommun 2018-2019 Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Biblioteksplan för folkbiblioteken i Trosa kommun 2018-2019

Innehållsförteckning Inledning...3 Allas bibliotek... 3 Tillgänglighet och öppettider... 4 Bibliotekens utbud... 4 Medier på olika språk... 5 Tillgängliga medier... 5 Det digitala biblioteket... 6 Viktiga samarbeten...6 Läsfrämjande...6 Samarbeten kring särskilda behov... 7 Kunskap och demokrati... 7 Biblioteksrummet samhällets nav... 8 2

Inledning Enligt bibliotekslagen ska alla kommuner anta biblioteksplaner för sin verksamhet på biblioteksområdet. Denna biblioteksplan anger riktningen för biblioteken i Trosa kommun under perioden 2018-2019. Den ska vara ett redskap för personal och beslutsfattare i utvecklingen av verksamheten men även synliggöra bibliotekens utbud och service samt gynna möjligheten att påverka och ställa krav. Planen omfattar de två folkbiblioteken i Trosa kommun, Trosa stadsbibliotek och biblioteket Navet i Vagnhärad, som Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för. Folkbiblioteksverksamheten i Trosa kommun styrs av flera olika styrdokument kommunala, regionala, nationella och internationella som påverkar och kompletterar biblioteksplanen. Den viktigaste är Bibliotekslagen (2013:801). Andra viktiga styrdokument är till exempel Unesco:s folkbiblioteksmanifest, FN:s barnkonvention och Fastlagd kurs för Trosa kommun. Varje år utarbetas dessutom en verksamhetsplan för biblioteken med mål för det kommande året. Det finns även en medieplan för biblioteken den nuvarande gäller 2017-2020. Biblioteksplanen ska följas upp kontinuerligt och uppdateras senast 2019. Allas bibliotek Biblioteksverksamheten i Trosa kommun ska genomsyras av ett användarperspektiv. Folkbiblioteken är till för alla som bor i, arbetar i eller besöker kommunen. Lokalsamhällets behov och intressen ska styra utbudet och utvecklingen av verksamheten. Därför måste vi samarbeta på olika sätt med dem som redan använder biblioteken men även arbeta för att nå ut till de invånare som idag inte besöker oss eller utnyttjar utbudet på något annat sätt. Det ska vara lätt att komma i kontakt med oss på olika sätt och att framföra sina synpunkter och önskemål. Genom exempelvis enkäter och inspirationsgrupper för både barn och vuxna som genomförs regelbundet får användarna inflytande över sina bibliotek. Vi ska uppmuntra både enskilda personers och föreningars engagemang och förslag till hur verksamheten kan förbättras. Genom att tydliggöra och utveckla bibliotekens webbplats, digitala tjänster och användning av sociala medier, till exempel Instagram, förbättrar vi kommunikationen med användarna. Alla som kontaktar oss i något ärende ska få snabb återkoppling. Alla som besöker och använder biblioteken ska mötas av kompetent personal som fokuserar på dem och ger dem ett positivt, serviceinriktat och professionellt bemötande. Personalen ska aktivt arbeta med jämställdhets-, mångfalds- och HBTQfrågor för att alla ska känna sig välkomna på biblioteken och för att utbudet ska spegla samhällets mångfald. Enligt bibliotekslagen ska biblioteken särskilt uppmärksamma några prioriterade grupper barn och ungdomar, personer 3

med funktionsnedsättning, nationella minoriteter och personer med andra modersmål än svenska. Trosa kommun ingår sedan 2014 i det finska förvaltningsområdet vilket innebär ett ökat åtagande gentemot befolkningen med finsk anknytning. Tillgänglighet och öppettider Biblioteken och dess tjänster ska vara så tillgängliga som möjligt för alla som vill använda dem, både fysiskt och digitalt. Därför behövs både tillgänglighetsanpassade och inbjudande lokaler, uppsökande verksamhet för dem som inte kommer till biblioteken själva men även lösningar för att använda delar av biblioteksutbudet hemifrån via webben eller på andra tider än då biblioteken är bemannade. Biblioteken i Trosa kommun är Meröppna, vilket innebär att registrerade användare kan komma in i lokalerna mellan klockan 06.00 och 21.00 varje dag, vardag som helg, och sköta sina låneärenden med hjälp av självbetjänings-automaterna. Meröppet-användarna kan även använda datorer, skrivare och kopiator och läsa morgontidningarna innan vi öppnar för allmänheten. På så sätt har vi utökat vår service och användarnas tillgång till biblioteken på ett resurseffektivt sätt. Även de bemannade öppettiderna på biblioteken ska utvärderas och anpassas utifrån besöksmätningar och besökarnas synpunkter genom exempelvis enkäter. Bibliotekens utbud Utbudet av medier böcker, ljudböcker, tidskrifter med mera på våra bibliotek ska vara aktuellt, brett och mångsidigt. Vi ska arbeta för att se till att det finns ett allsidigt utbud av olika slags media som regelbundet förnyas och kompletteras. Inköpsförslag från låntagare värderas högt i urvalsprocessen. För att underlätta arbetet med att använda våra medieresurser på bästa sätt finns en medieplan för biblioteken som ska fungera som strategi vid inköp och i arbetet med det befintliga mediebeståndet. Att effektivt och systematiskt arbeta med översyn, inköp och gallring garanterar att beståndet ständigt är aktuellt och att nyttjandegraden är hög, det vill säga att de medier som erbjuds faktiskt också lånas. En viktig del i den nya medieplanen för 2018-2020 är riktlinjer för utbudet av medier för barn och ungdomar. Vi ska erbjuda litteratur utifrån deras behov, intressen och önskemål, som lockar dem till läsning och stimulerar deras språkutveckling. Det gör vi både genom att våra barnbibliotekarier har bra kunskaper om vilka medier som passar barn och ungdomar, men också genom att de själva får komma till tals och påverka utbudet på biblioteken. De två folkbiblioteken Trosa stadsbibliotek och biblioteket Navet fungerar som ett stort bibliotek när det gäller utbudet av medier, som reserveras och beställs 4

kostnadsfritt från det ena biblioteket till det andra. Låntagarna kan på så sätt, via bibliotekskatalogen eller med hjälp av personalen, välja från det samlade utbudet utan att behöva besöka båda biblioteken fysiskt. Arbetet med att utöka det här utbudet ska göras i samråd med målgruppen. Det våra låntagare efterfrågar men vi själva inte kan tillhandahålla, fjärrlånar vi avgiftsfritt från andra bibliotek i länet eller resten av landet. Fjärrlånesamarbetet mellan olika bibliotek är ett viktigt sätt att garantera en jämlik tillgång till information. Genom fjärrlåneservicen ger biblioteken i Trosa kommun alla kommuninvånare tillgång till landets samlade biblioteksresurser. Medier på olika språk Bibliotekens uppgift att erbjuda litteratur på de nationella minoritetsspråken och andra språk än svenska innebär i praktiken att vi ska tillhandahålla litteratur på alla språk som efterfrågas. Det vi inte kan köpa in själva lånar vi från länsbiblioteket eller Internationella biblioteket. Ett samarbete kring en gemensam strategi för medieförsörjning har inletts i länet för att säkra sörmlänningarnas tillgång till litteratur på svenska liksom på andra språk. I samarbetet ingår folkbiblioteken i Sörmland och länsbiblioteket. För att kunna erbjuda litteratur på de språk som talas i kommunen ska vi föra en dialog med skolorna, SFI och integrationsansvarig och köpa eller låna in det de efterfrågar. En del av statsbidraget för finskt förvaltningsområde går till att köpa in exempelvis finskspråkiga tidningar och finskspråkig litteratur till biblioteken och att genomföra kulturaktiviteter som riktar sig till personer med finsk anknytning. Tillgängliga medier Biblioteken ska erbjuda och förmedla information om ett aktuellt och varierat utbud av tillgängliga, eller anpassade, medier för personer med särskilda behov, till exempel äldre och personer med funktionsnedsättningar. Tillgängliga medier kan vara exempelvis storstilsböcker, talböcker och lättlästa böcker. Vi ska också erbjuda tekniska hjälpmedel som Daisy-spelare och egen nedladdning av talböcker och handleda dem som har behov av att använda dessa. De tillgängliga medierna ska även vara lättillgängligt placerade i biblioteket. Alla som har någon form av läsnedsättning har rätt till ett Legimus-konto. Legimus är Myndighetens för tillgängliga medier (MTM) digitala bibliotek. Via Legimus kan barn och vuxna kostnadsfritt ladda ner eller strömma talböcker i en app eller via webbläsare. Folkbiblioteken skapar Legimus-konton åt de låntagare som har behov av detta och handleder dem vid behov. För personer som på grund av ålder, funktionsnedsättning eller hälsoskäl har svårt att besöka biblioteket erbjuder vi Boken kommer-verksamhet. Socialbibliotekarien besöker regelbundet kommunens äldreboenden och förser dem med depositioner av tillgänglig litteratur och informationsmaterial. 5

Det digitala biblioteket Via vår webbplats når man det digitala biblioteket, som har många olika funktioner. Här ska man hitta kontaktvägar till och information om verksamheten, kunna använda digitala tjänster och självservice, bli inspirerad och lockad att besöka biblioteken och att delta i de aktiviteter vi erbjuder. Webbplatsen kan ses som den viktigaste kommunikationskanalen för att nå både befintliga och nya användare. Vi vill att den hela tiden ska utvecklas och göras mer användarvänlig, inbjudande och informativ. En stor del av det digitala biblioteket är bibliotekskatalogen, som också ska utvecklas för att bli så lättanvänd och användbar som möjligt. En viktig aspekt att utveckla här är interaktivitet och användarnas delaktighet. Även databaser som är tillgängliga hemifrån och ett brett utbud av e-böcker är viktiga för biblioteken att tillhandahålla. Vi samarbetar med andra bibliotek i länet och Länsbibliotek Sörmland kring en gemensam e-boksportal. Biblioteken ska också göra ny teknik tillgänglig för besökarna. Här ska man kunna använda datorer och surfplattor, koppla upp sig mot det trådlösa nätverket, göra utskrifter med mera. Dessa tjänster behöver vi ständigt utveckla så att de följer med teknikutvecklingen och motsvarar besökarnas behov. Viktiga samarbeten Biblioteken ska arbeta aktivt med kulturella och läsfrämjande aktiviteter för alla åldrar, i synnerhet barn och ungdomar. En av våra främsta uppgifter är att stimulera barns och ungas läsning och språkutveckling och det allmänna intresset för litteratur, kultur, utbildning och forskning. Då behöver man börja redan med de allra minsta barnen och arbeta med många olika former av aktiviteter för olika åldersgrupper. Biblioteken ska finnas med genom hela livet. Därför är det för oss en självklarhet att utveckla samarbeten med andra kommunala och offentliga verksamheter, som BVC, förskolor, skolor, fritids, fritidsgårdarna, Kulturskolan, SFI och äldreboenden men även med studieförbund, föreningar och näringsliv. Läsfrämjande En form av läsfrämjande aktivitet som vi redan arbetar mycket med och gärna vill utveckla mer är läsecirklar av olika slag, för både barn och vuxna. Exempel på det är läs- och skrivklubbar för barn och ungdomar som träffas regelbundet på sin fritid, läsecirklar för dem som läser Svenska som andra språk och bokcirklar direkt kopplade till våra populära författarbesök i form av litterära caféer. För barn och ungdomar vill vi fortsätta med och utveckla aktiviteter som föräldragruppsträffar i samarbete med BVC, Minibio för förskolegrupper och 6

teaterföreställningar och författarbesök på olika språk och för olika åldrar. Folkbiblioteken ska fokusera på läsfrämjande för de minsta barnen och på barns och ungdomars fritidsläsning, men kompletterar också skolbiblioteken genom att klasserna besöker oss med sina lärare och att vi bjuder in till biblioteksvisningar för förskoleklasser. Vi vill också möjliggöra för barn och ungdomar att inte bara ta del av andras sätt att uttrycka sig utan också själva uttrycka sig på olika sätt. Det kan exempelvis vara att delta i en skrivar- eller tecknarverkstad eller göra en utställning på biblioteken med alster man skapat i skolan, på fritidsgården eller helt på egen hand. Samarbeten kring särskilda behov Samarbete med andra verksamheter som arbetar med prioriterade grupper som äldre och personer med funktionsnedsättningar är viktigt för utvecklingen av bibliotekens sociala och uppsökande verksamhet och för att nå fler. Exempel på sådana samarbeten är att socialbibliotekarien deltar i återkommande planeringsmöten med enhetschefer och kulturombud inom omsorgen, hjälper till med stöd och fortbildning för kulturombud och högläsare på äldreboendena och att vi ordnar aktiviteter som till exempel anhörigträffar tillsammans med kommunens anhörigkonsulent. Vi vill också fortsätta att utveckla samarbetet med föreningar och organisationer, både lokalt och i länet, för att ordna varierade aktiviteter som riktar sig till äldre och funktionshindrade. Vi deltar även i ett länsgemensamt projekt där logopeder skriver ut så kallade Bokrecept till barn som behöver någon form av språkträning och barnbibliotekarierna väljer ut passande bilderböcker för det. Från och med hösten 2017 kan även BVC-sköterskor skriva ut enklare bokrecept till exempelvis barn med andra modersmål än svenska. För vuxna med andra modersmål ordnar biblioteken förutom läsecirklar på lätt svenska även språkcaféer och andra aktiviteter i samarbete med SFI. Kunskap och demokrati En av folkbibliotekens viktigaste uppgifter är att främja demokrati, kunskapsförmedling och människors rätt till fri information för att bilda sina egna åsikter i olika frågor. En av de största utmaningarna på det området idag är att minska den digitala klyftan, mellan de som använder internet och de som inte gör det. Biblioteken kan bidra på många sätt, till exempel genom kostnadsfri tillgång till datorer och informationsteknik eller genom samarbeten med studieförbund och andra aktörer som arbetar med utbildning och upplysning. Vi ska också vägleda barn, ungdomar och vuxna i deras sökande efter kunskap och information. Många människor är intresserade av sin egen historia och släktforskning är en aktivitet som biblioteken ska satsa på att stödja, till exempel genom att erbjuda litteratur och 7

databaser och att samarbeta med föreningar. Biblioteksrummet samhällets nav samarrangemang och ger medborgarna ett större och bredare utbud av evenemang och kulturaktiviteter än vad vi på biblioteken själva kan erbjuda. Det är ingen slump att vårt nyaste bibliotek bär namnet Navet vi vill att båda biblioteken ska fungera som nav i lokalsamhället. I våra lokaler ska det finnas rum för många olika aktiviteter, alltifrån möten mellan två personer till evenemang som fyller hela lokalen med besökare. Man ska kunna sitta här och plugga, umgås, samlas i en studiecirkel, ordna barnteater och författarkvällar, ha föreningsmöten och prova på-aktiviteter. Biblioteken ska inbjuda besökarna både till att stanna kvar länge i lokalerna, inspireras och koppla av eller arbeta med något och till att känna sig delaktiga i utformningen och användningen av dem. Våra barn- och ungdomsavdelningar ska bli mer anpassade och attraktiva för barn och ungdomar. Uppställningen av böcker och andra medier har anpassats efter deras behov och vi arbetar för att inredningen och möbleringen ska inbjuda dem till att stanna kvar, utforska utbudet och upptäcka biblioteken på deras villkor. Vi strävar efter så flexibla rum som möjligt, där varken möbleringen eller traditionella tankar om vilka aktiviteter som ryms i ett bibliotek ska bli hinder för nya idéer och arrangemang. Det Meröppna biblioteket med anpassningsbara lokaler underlättar för till exempel föreningar att hålla möten eller arrangera aktiviteter för allmänheten samtidigt som besökare kan göra låneärenden, använda en dator eller läsa tidningar. Genom att samverka med andra aktörer och med kommunens kultur- och fritidskonsulent utvecklar vi nya former av 8

Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg Produktionschef 0156-520 66 cecilia.hogberg@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2017-09-19 Diarienummer KFN 2017/51 Delårsrapport per 31 augusti med helårsprognos 2017 för kultur- och fritidsnämnden Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden överlämnar nämndens delårsbokslut 2017 till kommunstyrelsen. 2. Kultur- och fritidsnämnden godkänner nämndens helårsprognos för 2017. Ärendet Verksamheterna redovisar per sista augusti ett positivt reslutat om ca 2,7 mkr. En stor del av överskottet kommer att förbrukas under årets senare del. Bl.a. finns medel för offentlig konst om 200 tkr och kostnaderna för detta kommer under årets senare hälft. Där till redovisas ett stort planerat överskott hänförligt till minskade kapitaltjänstkostnader. Överskottet är hänförligt till minskade kapitaltjänstkostnader för Safiren jämfört med budget. Minskningen är en följd av en nedskrivning som gjordes i samband med bokslut och ska ge ett överskott om ca 2 000 tkr vid årets slut. Samtidigt har vi ökade kostnader för Safiren som beror på problem med sprinklersystemet vilket gör att kostnaderna prognostiseras överskrida budget med ca 450 tkr. Vi kan se att budgeterade intäkter för Trosa kvarn och Folkets hus inte kommer att uppnås. Sammantaget ger det ett prognostiserat resultat om + 1 200 tkr. Vi har genomfört ett stort antal uppdrag, översyner och utvärderingar av verksamheterna under året. Merparten av nämndens och verksamheternas nedbrutna mål följs upp i årsskiftet eller mäts via medborgarundersökningen nästa år. Prognoserna för att nå målen är goda. Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor Delårsrapport per sista augusti med helårsprognos 2017 Beslut till Kommunstyrelsen Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kultur och fritidsnämnden Ordförande: Lena Isoz (M) Produktionschef: Cecilia Högberg Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avvikelse 31 aug-17 31 aug-17 helår 2017 helår 2017 budg/progn Verksamhetens intäkter 4 004 4 868 6 124 6 124-300 Verksamhetens kostnader -30 422-28 551-44 471-42 971 1 500 Personal -7 300-6 585-10 960-10 960 0 Kapitalkostnader -7 521-6 245-11 281-9 333 1 948 Övriga kostnader -15 602-15 721-22 230-22 678-448 Nettoresultat -26 418-23 682-38 347-37 147 1 200 Verksamhetsområde Bibliotek Fritidsgårdar Kulturskola Allmänkultur Avtal fritidsverksamhet Föreningsstöd Båtplatser Idrottsanläggningar Friluftsbad Samlingslokaler Elljusspår Gästhamn Kråmö Inomhusbad Camping Nämnden har ett samlat ansvar för: Kommunens fritidsverksamhet, kulturliv och kulturminnesvård, bidrag och annat stöd till föreningsliv, biblioteksverksamhet, kommunens kulturskola, fritidsverksamhet, bidrag och annat stöd till kulturliv samt fördelning av stipendier. Där till har nämnden ansvar för att tillhandahålla funktionella lokaler för såväl fritids- som kulturevenemang. Ekonomisk analys Resultat per augusti Verksamheterna redovisar ett överskott om ca 2 700 tkr per sista augusti. En stor del av överskottet kommer att förbrukas under årets senare del. Bl.a. finns medel för offentlig konst om 200 tkr och kostnaderna för detta kommer under årets senare hälft. Där till redovisas ett stort planerat överskott hänförligt till minskade kapitaltjänstkostnader. Årsprognos Överskottet är hänförligt till minskade kapitaltjänstkostnader för Safiren jämfört budget. Minskningen är en följd av en nedskrivning som gjordes i samband med bokslut och ska ge ett överskott om ca 2 000 tkr vid årets slut. Samtidigt har vi ökade kostnader för Safiren som beror på problem med sprinklersystemet vilket gör att kostnaderna prognostiseras överskrida budget med ca 450 tkr. Vi kan se att budgeterade intäkter för Trosa kvarn och Folkets hus inte kommer att uppnås. Sammantaget ger det ett prognostiserat resultat om + 1 200 tkr. Viktiga händelser hittills i år Vi genomför uppföljning av våra tjänstekoncessioner enligt den nya modellen. Vi har startat öppen kulturskola vilket är en uppsökande verksamhet i syfte att möta ungdomar som inte självmant hittar till Kulturskolan Vi har byggt och haft invigning av Skate- och bikeparken, en anläggning som blivit mycket uppskattad. Byggnationen av ett nytt utegym mitt emot Safiren pågår Konstrundan har genomförts med stor framgång Vi har utvärderat bidragsreglerna Vi har sjösatt en omorganisation som innebär att vi samlar ansvaret för arbetet med kultur- och fritidsföreningar och i samband med detta tillsätts även gruppchefer. Vi påbörjar arbetet för att förändra och flytta ansvaret för rent fastighetsrelaterade frågor till tekniska enheten. Vi har påbörjat renovering av såväl utemiljön på Folkets hus. Tekniska enheten har tillsammans med kultur- oh fritidskontoret arbetet med att upprätta underhållsplaner, gränsdragningslistor för tjänstekoncessionerna och för våra föreningsoch kulturlokaler.

Fortsatt utveckling Appen Runturen utvecklas med fler språk och platser samt anpassas för fler plattformar, vilket ger fler människor möjlighet att utforska och lära sig mer om bygdens rika kulturarv. Ett nytt system för bokning av offentliga lokaler, båtplatser och föreningsbidrag införskaffas under hösten. Byte av biblioteksdatasystem i december. Säsongsanpassade och behovsstyrda öppettider. Fler aktiviteter på hemmaplan. Underhåll utförs enligt underhållsplan på samtliga tjänstekoncessioner. Uppföljning och utvärdering, fastställande av vilken funktion Trosa kvarn ska ha. Fler elever efter marknadsföring och uppsökande verksamhet. Kommunens tillväxt gör att vi ser över eventuella behov av nya verksamheter och utökning av befintliga. Hållbar utveckling Verksamheten och nämnden spelar en stor roll för en hållbar utveckling på lokalnivå. Främst genom arbetet för ökad livskvalitet genom att stimulera kultur- och fritidsutbudet. Personal Personal Utfall Budget Prognos 2016 2017 2017 Personalkostnader, tkr 9 459 10 960 10 960 Personalkostn/total kostnad 22 % 25 % 26% Nyckeltal Verksamhetsmått Redov Budget Redov Småbåtshamn 31 aug-16 2017 31 aug-17 Antal platser 700 700 732 - varav stora platser 129 129 129 Antal uthyrda platser 650 650 617 Kö, stora platser 46 40 51 Fritids- och föreningsstöd Antal föreningar som erhåller stöd 34 35 21 Antal aktiviteter 6 994 7 500 8 712 Totalt antal deltagare 70 158 73 000 62 156 Allmän kultur Antal kulturföreningar som erhåller stöd Antal Kulturföreningsaktiviteter Antal kulturarrangemang och utställningar Trosa kvarn och Folkets hus Antal publika arrangemang Antal uthyrningar till slutna sällskap Antal internkommunala bokningar Fritidsgårdarna 16 20 17 140 82 123 220 56 80+30 96FH+10TK 100 23 100 34 Antal stora arrangmang 9 13 10 Antal besökare på stora arrangemang 876 800 810 IRL, antal besökare Vardagskvällar 13 (22)* 25 14 Helgkvällar 39 (33)* 35 49 UH, antal besökare Vardagskvällar 23 (29)* 35 22 Helgkvällar 37 (36)* 35 34 Biblioteken Antal besökare 68 133 80 000 64 308 Antal utlån 36 374 70 000 33 072 Antal e-lån 822 2 000 804 Kulturskolan Antal debiterade elever 250 280 211 Antal ämneskurser 292 310 259 Kö 37 20 75 Kommentarer: *Siffror inom parentes från delår 2016 var felaktiga

Kultur- och fritidsnämndens mål 2017 Mål Medborgarnas kommun Målprecisering Uppfyllelse Trend Utfall Mätmetod Kommentar 1 Medborgarna är nöjda med möjligheterna till att kunna Trosa ska tillhöra de 15 utöva fritidsintressen, bästa kommunerna av exempelvis sport, kultur, jämförbar storlek friluftsliv, föreningsliv 12 Medborgarundersökning var annat år, senaste mätningen 2015 Plats 51 2015 jämfört med plats 54 2013 2 Kulturföreningarna har aktiviteter för barn och unga Större andel barn och unga ska ta del av föreningslivets kulturutbud jmft föregående år Mäts vid årets slut genom föreningarnas bokslut Mäts vid årsbokslutet Tillväxt & arbete 3 4 Verksamheterna bidrar till ett gott företagsklimat Verksamheter 5 Våra verksamheter ska vara kostnadseffektiva De som kontaktar Kultur och fritidsförvaltningen är nöjda med bemötandet och hanteringen av ärenden Vi skapar och tillhandahåller mötesplatser Kommunens nettokostnader för verksamheten utvecklas i takt med de politiska ambitionerna 90 % ska vara nöjda med bemötande. 80% ska vara nöjda med hanteringen Svenskt näringslivs ranknig Jämför nettokostnad för fritidsrespektive kulturverksamh et 93% Egen enkät Mäts vid årsbokslutet Mäts vid årsbokslutet 2017 års resultat redovisas i årsbokslut Hälsa & miljö 6 Engagemang Vårt verksamhetsutbud anpassas till kommunens tillväxt I SKL:s rankning av folkhälsoindex visas Trosa grönt, dvs. tillhör de 25% bästa SKL Öppna jämförelser Mäts vid årsbokslutet 7 Medarbetarna i Kultur och fritidsnämndens verksamheter upplever ett högt medarbetarengagemang 80 % ska svara 4-5 i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. 94% Årlig HME enkät till kommunens medarbetare 2017 års resultat redovisas i årsbokslut God ekonomisk hushållning 8 Nämnden har en budget i balans Kostnaderna överskrider inte intäkterna Bokslut Mäts vid årsbokslutet

Allmän Kultur Kultur- och fritidschef: Johan Eklind Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avvikelse 31 aug-17 31 aug-17 helår 2017 helår 2017 budg/progn Verksamhetens intäkter 0 9 0 0 0 Verksamhetens kostnader -1 094-1 240-1 269-1 269 0 Personal -193-376 -289-289 Kapitalkostnader 0 0 0 0 Övriga kostnader -901-864 -980-980 Nettoresultat -1 094-1 231-1 269-1 269 0 Verksamhetsområden Allmän kultur Föreningsstöd Ekonomisk analys Resultat per augusti Enheten uppvisar ett negativt resultat som främst beror på felaktigt bokförda lönekostnader, ska korrigeras. Årsprognos Prognosen är ett resultat enligt budget efter att lönekostnaderna har korrigerats för att belasta rätt enhet. Viktiga händelser hittills i år KonstTriangeln genomfördes den 14 17 april, lyckat samarbete med konstnärer, föreningar och företagare. Arbetsgrupp med syfte att främja kulturarv i Vagnhärad har träffats och påbörjat sitt arbete. Samarbete med skolornas kulturombud har inletts. Utvärdering av bidragsregler har genomförts och resulterat i revidering av kommunens bidragsregler. Fortsatt utveckling Appen Runturen utvecklas med fler språk och platser samt anpassas för fler plattformar, vilket ger fler människor möjlighet att utforska och lära sig mer om bygdens rika kulturarv. Ett nytt system för bokning av offentliga lokaler, båtplatser och föreningsbidrag införskaffas under hösten. En modell för samarbete mellan krögare och arrangörer av kulturevenemang tas fram, vilket förenklar möjligheten till arrangemang av kulturevenemang med servering i offentliga lokaler. Avstämning mot mål År 2017 svarar 90 % av de som är föreningsmedlemmar och de som konsumerar kulturarrangemang att de är nöjda med möjligheterna att utöva fritidsintressen inom kultur och föreningsliv. Resultat: mäts i egen enkät under hösten År 2017 ska en större andel barn och unga ta del av föreningslivets kulturutbud jämfört med tidigare år. Resultat: Uppföljning av föreningarnas årsredovisning i årsbokslut År 2017 ska antalet nyinflyttade som engagerar sig och tar del av kulturföreningars verksamhet öka jämfört med tidigare år. Resultat: Uppföljning av föreningarnas årsredovisning i årsbokslut År 2017 ska nettokostnaden för allmän kultur utvecklas i takt med de politiska ambitionerna. Resultat: Utfall jämförs med budget i årsbokslut År 2017 svarar 90 % av de som kontaktar kulturenheten att de är nöjda med bemötandet och hanteringen av ärenden. Resultat: mäts i egen enkät under hösten År 2017 svarar 90 % av medborgarna att de är nöjda med tillgången till kulturevenemang. Resultat: mäts i SCB:s medborgarundersökning under hösten År 2017 ska verksamheten ha en budget i balans och den ekonomiska ramen ska hållas. Resultat: Utfall jämförs med budget i årsbokslut

Hållbar utveckling Kulturverksamheten bidrar till delaktighet och inflytande i samhället genom att erbjuda medborgarna en meningsfull och stimulerande fritid och möjlighet att delta i kulturella sammanhang. Genom arbetet med kultur inom ramen för Finskt förvaltningsområde främjas även finskspråkiga medborgares delaktighet och inflytande. Allmän kultur spelar stor roll för ökad demokrati samt främjande av innovation och ökad livskvalitet.

Biblioteken Kultur- och fritidschef: Johan Eklind Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avvikelse 31 aug-17 31 aug-17 helår 2017 helår 2017 budg/progn Verksamhetens intäkter 246 431 369 369 0 Verksamhetens kostnader -4 076-3 955-6 153-6 153 0 Personal -2 319-2 209-3 518-3 318 200 Kapitalkostnader -69-68 -104-104 0 Övriga kostnader -1 687-1 678-2 531-2 731-200 Nettoresultat -3 830-3 524-5 784-5 784 0 Verksamhetsområden Folkbibliotek Utställningar, barnteater och författarbesök Uppsökande verksamhet, t ex äldreboenden och fritidsgårdar Bokdepositioner, t ex BVC och Folktandvården Samverkan med förskolor, skolor, föreningar och studieförbund Ekonomisk analys Resultat per augusti Biblioteken uppvisar ett positivt resultat som beror på att lönekostnader bokförts felaktigt och att lediga tjänster inte har vikariesatts fullt ut samt bidrag från Kulturrådet som planeras användas under hösten. Årsprognos Ett svagt positivt årsresultat förväntas efter att ovan nämnda felaktiga bokföring av löner korrigerats. Viktiga händelser hittills i år Förbättring av biblioteksrummet i Trosa, framförallt för barn och ungdom 4 författarbesök Minbio på Navet, alltid fullbokat Fördjupat samarbete med BVC Bokhunden har utökat sin verksamhet Pressreader, tusentals tidningar och tidskrifter digitalt Fortsatt utveckling Utökade öppettider på prov Barnteater på både svenska och arabiska Lyrikafton, berättarkväll och flera författarbesök inom ramen för Entré utan trösklar, Finskt förvaltningsområde och Sörmland läser Fortsatt samarbete med BVC där sköterskorna kommer att kunna skriva ut Bokrecept som tidigare endast gjorts av logopeder Byte av biblioteksdatasystem i december Avstämning mot mål År 2017 svarar 90 % av de som nyttjar biblioteket att de är nöjda med möjligheten till att kunna använda biblioteket och dess tjänster. Resultat: Mäts under hösten i egen enkät År 2017 svarar 90 % av medborgarna att de är nöjda med biblioteket. Resultat: Mäts under hösten i SCB:s medborgarenkät År 2017 svarar 90 % av de som använder biblioteket att de är nöjda med information och marknadsföring av biblioteket och dess tjänster. Resultat: Mäts under hösten i egen enkät År 2017 utvecklas bibliotekets nettokostnader i takt med de politiska ambitionerna. Resultat: Uppföljning sker till årsbokslut År 2017 svarar 90 % av de som kontaktar biblioteket att de är nöjda med bemötandet och hanteringen av deras ärenden. Resultat: Mäts under hösten i egen enkät År 2017 svarar 90 % av de som använder biblioteket att de upplever att biblioteket bidrar till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Resultat: Mäts under hösten i egen enkät År 2017 svarar 90 % av medarbetarna 4-5 ang. hur stort medarbetarengagemang de upplever, i en femgradig skala där 5 är det högsta betyget. Resultat: Mäts under hösten i HME-enkät

År 2017 har biblioteket en budget i balans och den ekonomiska ramen hålls. Resultat: Uppföljning sker till årsbokslut Hållbar utveckling Biblioteken verkar för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Samarbetet med SFI främjar integration i samhället och biblioteket tar emot arbetstränande medarbetare.

Kulturskolan Kultur- och fritidschef: Johan Eklind Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avvikelse 31 aug-17 31 aug-17 helår 2017 helår 2017 budg/progn Verksamhetens intäkter 324 431 564 564 0 Verksamhetens kostnader -2 622-2 555-3 921-3 921 0 Personal -2 136-2 007-3 191-3 191 Kapitalkostnader -36-28 -54-54 Övriga kostnader -451-520 -676-676 Nettoresultat -2 299-2 124-3 357-3 357 0 Verksamhetsområden Frivillig undervisning i musik, dans, konst och teater Obligatorisk musikundervisning i grundskolans åk 3 Enheten ansvarar för: att alla Trosas barn och ungdomar erbjuds möjlighet att delta i Kulturskolans kurser. kultur i äldreboenden Trosa kulturskolefestival Ekonomisk analys Resultat per augusti Kulturskolan gör ett positivt resultat främst beroende på ett bidrag från kulturrådet som ska användas under hösten och att felaktigt bokförda personalkostnader inte har korrigerats ännu. Årsprognos Ett svagt positivt resultat förväntas. Viktiga händelser hittills i år Utökning av teaterundervisning, fler grupper Utökning av konstundervisning, även i Trosa kvarn Öppen kulturskola, uppsökande verksamhet för att möta de som inte hittar självmant till verksamheten År 2017 ska elever, i åk 4 eller äldre, som söker till kulturskolan erbjudas plats inom ett år. Resultat: Uppföljning av kötid i elevregistret vid intag, redovisas i årsbokslut År 2017 ska Kulturskolans nettokostnader utvecklas i takt med de politiska ambitionerna. Resultat: Uppföljning av budget och utfall vid årsbokslut År 2017 svarar 90 % av de elever och föräldrar som kontaktar kulturskolan att de är nöjda med bemötande och hur deras ärende behandlats. Resultat: Mäts under hösten i egen enkät År 2017 ska kulturskolans undervisningsmaterial inte innehålla några miljöfarliga ämnen. Resultat: Kontroll av inköpt material, redovisas i årsbokslut År 2017 svarar 90 % av medarbetarna 4-5 i en årlig medarbetarenkät, med en femgradig skala där 5 är det högsta betyget, ang. om de upplever ett högt medarbetarengagemang. Resultat: Mäts under hösten i kommunal HME-enkät, redovisas i årsbokslut Fortsatt utveckling Samproduktioner mellan de olika kulturyttringarna Fler elever efter marknadsföring och uppsökande verksamhet Avstämning mot mål År 2017 svarar 90 % av eleverna att de är nöjda med kulturskolans verksamhet. Resultat: Mäts under hösten i egen enkät År 2017 har kulturskolan en balans i budget och den ekonomiska ramen hålls. Resultat: Uppföljning av budget och utfall, redovisas i årsbokslut Hållbar utveckling Kulturskolan främjar elevers delaktighet och inflytande. Elevernas konsertbesök i äldreboenden har en hälsofrämjande effekt. Allt utövande i Kulturskolans kurser bidrar till att eleverna blir hela människor och ökar möjligheten för dem att lyckas bättre inom alla andra områden.

Kulturlokalerna Trosa kvarn och Folkets hus Kultur- och fritidschef: Johan Eklind Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avvikelse 31 aug-17 31 aug-17 helår 2017 helår 2017 budg/progn Verksamhetens intäkter 407 236 610 310-300 Verksamhetens kostnader -1 158-1 138-1 736-1 736 0 Personal -183-167 -273-273 Kapitalkostnader -107-106 -161-161 Övriga kostnader -868-865 -1 302-1 302 Nettoresultat -751-902 -1 126-1 426-300 Verksamhetsområden Lokaler för kultur- och föreningsaktiviteter Lokaler för programverksamhet i kommunal och extern regi Lokaler för uthyrning till föreningar, privatpersoner och företagare Viktiga händelser hittills i år En modell har tagits fram för genomförande av arrangemang i Trosa kvarn i samarbete med krögare. Det finns en stor resp. liten variant av denna modell som enkelt innebär att krögare och arrangör möts i en redan klar modell avseende kostnader och intäkter. Enheten ansvarar för att: främja samarbete med kulturföreningar och andra externa aktörer möjliggöra att kultur- och fritidsföreningar samt andra aktörer kan arrangera evenemang i funktionella lokaler möjliggöra att kommunala verksamheter kan arrangera och bedriva verksamhet i lokalerna såsom undervisning, konserter, föreställningar, utställningar, föredrag, teater och annan scenkonst mm skapa en mötesplats där allmänheten regelbundet kan träffa tjänstemän och politiker inom kulturområdet söka externa bidrag för att möjliggöra verksamhet Trosa kvarn har nu ett fullt utrustat restaurangkök samt porslin, glas och bestick för 120 personer, vilket främjar både kommuninterna samt externa bokningar av lokalen för möten och fester m.m. Trosa kommun har inlett ett samarbete med biljettjänsten Ticketmaster som kommer att möjligöra en enkel hantering och onlineförsäljning för kommunens föreningar avseende arrangemang i kommunen. Arbete påbörjat med att inreda Trosa kvarn på ett bättre och mer användarvänligt sätt med textilier för akustik m.m. Kulturskolan nyttjar lokalen regelbundet med konstutbildning. främja att en mångfald av restauratörer får möjlighet att samarbeta med arrangörer vid evenemang och privat uthyrning skapa samarbete med AME- daglig verksamhet för att erbjuda möjlighet till enklare förtäring under evenemang eller sammanträden arbeta för ett utökat nyttjande av lokalerna Ekonomisk analys Resultat per augusti Verksamhetslokalerna uppvisar ett negativt resultat som främst beror på lägre intäkter än beräknat. Fortsatt utveckling 6 arrangemang har bokats enligt ovan nämnda modell; 3 st ht17 och 3 st vt18 Uppföljning och utvärdering, fastställande av vilken funktion Trosa kvarn ska ha. Ökat nyttjande av lokalerna Avstämning mot mål År 2017 svarar 90 % av de som nyttjar Trosa kvarn och Folkets hus att de är nöjda. Resultat: Mäts under hösten med enkät Årsprognos Underskottet p.g.a. lägre intäkter förväntas växa till årsbokslutet till uppskattningsvis ett negativt resultat på ca 300 tkr. År 2017 svarar 90 % av de som nyttjar Trosa kvarn och Folkets hus att de är nöjda med lokalerna, hanteringen och bemötandet. Resultat: Mäts under hösten med enkät

År 2017 ska 70 % av Trosas medborgare, föreningar och näringsliv ha nått av information om att lokalerna går att hyra. Resultat: Redovisning av marknadsföring sker i årsbokslut År 2017 ska kulturlokalerna tillhandahålla och erbjuda lokalerna för utveckling av företagsklimatet. Resultat: Redovisas i sammanställning av antal arrangemang i årsbokslut År 2017 ska nettokostnaden för kulturlokalerna utvecklas i takt med de politiska ambitionerna. Resultat: Redovisas i årsbokslut År 2017 svarar 90 % av de som tar del av arrangemang i Trosa kvarn och Folkets hus att de är nöjda med kvaliteten. Resultat: Mäts under hösten med enkät År 2018 ska andelen ekologiska eller närproducerade inköp uppgå till 60 %. Resultat: Statistik redovisas i årsbokslut År 2017 ska större andel barn och unga ta del av föreningslivets kulturutbud jämfört med föregående år. Resultat: Redovisas i årsbokslut utifrån statistik från föreningar År 2017 ska kulturlokalerna ha en budget i balans och de ekonomiska ramarna hålls. Resultat: Redovisas i årsbokslut Hållbar utveckling Verksamheten och nämnden spelar en stor roll för en hållbar utveckling på lokalnivå. Främst genom arbetet för ökad livskvalitet genom att stimulera kultur- och fritidsutbudet.

Fritidsgårdarna Kultur- och fritidschef: Johan Eklind Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avvikelse 31 aug-17 31 aug-17 helår 2017 helår 2017 budg/progn Verksamhetens intäkter 411 441 656 656 0 Verksamhetens kostnader -2 595-2 447-3 924-3 924 0 Personal -1 428-1 314-2 134-2 134 Kapitalkostnader -42-42 -63-63 Övriga kostnader -1 125-1 091-1 727-1 727 Nettoresultat -2 184-2 006-3 268-3 268 0 Verksamhetsområde Öppen gårdsverksamhet på fritidsgårdarna IRL i Trosa och på UH i Vagnhärad Arrangemang Fritidsgårdsverksamhet i högstadieskolorna Enheten ansvarar för att genomföra: Discon och konserter Turneringar Resor Samordna kommunens ungdomsråd Ekonomisk analys Resultat per augusti Ett svagt positivt resultat som beror på felaktig bokföring av lönekostnader samt obudgeterade hyresintäkter och lägre hyreskostnader än budgeterat. Årsprognos Enheten räknar med ett resultat enligt budget efter att ovan nämnda felaktiga bokföring av lönekostnader korrigerats. Viktiga händelser hittills i år Skatepark invigdes i augusti Sommaraktiviteter: Äventyrsgolf, resor till Liseberg, Exploria och Täby centrum Personal och ungdomsråd åkte till Livet är en fest i Sundsvall Gröna Lund Fortsatt utveckling Säsongsanpassade och behovsstyrda öppettider Anpassning av personaltäthet utifrån besökarantal Samarbete Kulturskola Avstämning mot mål År 2017 ska 90 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar vara nöjda med öppethållandet. Resultat: Mäts i egen enkät under hösten År 2017 ska 95 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar vara nöjda med bemötandet och servicen. Resultat: Mäts i egen enkät under hösten År 2017 ska 90 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar vara nöjda med utbudet. Resultat: Mäts i egen enkät under hösten År 2017 ska fritidsgårdarnas nettokostnader utvecklas i takt med de politiska ambitionerna. Resultat: följs upp och redovisas i årsbokslut År 2017 ska 90 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar känna förtroende för personalen. Resultat: Mäts i egen enkät under hösten År 2017 ska 60 % av de ungdomar som besöker kommunens fritidsgårdar uppleva att fritidsgårdarna verkar för den demokratiska utvecklingen. Resultat: Mäts i egen enkät under hösten År 2016 ska 95 % av fritidsgårdarnas medarbetare uppleva ett högt medarbetarengagemang. Resultat: mäts under hästen i kommunal HME-enkät År 2017 ska fritidsgårdarna ha en budget i balans och den ekonomiska ramen hålls. Resultat: följs upp och redovisas i årsbokslut Fler aktiviteter på hemmaplan Festival

Hållbar utveckling Vi samverkar med SFI och upplåter IRL på lördagar till en öppen mötesplats för nyanlända. Fritidsgårdarna utvecklar ungdomarnas delaktighet med 2 st. ungdomsgrupper och ett ungdomsråd, som driver olika frågor. Vi källsorterar på våra fritidsgårdar och har en dialog med ungdomarna om detta. Vi samarbetar med Studiefrämjandet, Kyrkan, Kulturskolan och LSS.

Föreningar och fritidsanläggningar Kultur- och fritidschef: Johan Eklind Totalt, tkr Budget Utfall Budget Prognos Avvikelse 31 aug-17 31 aug-17 helår 2017 helår 2017 budg/progn Verksamhetens intäkter 2 617 3 180 3 925 3 925 0 Verksamhetens kostnader -17 597-16 684-25 501-24 001 1 500 Personal -404-218 -603-603 0 Kapitalkostnader -7 266-6 000-10 899-8 951 1 948 Övriga kostnader -9 927-10 466-13 999-14 447-448 Nettoresultat -14 980-13 503-21 576-20 076 1 500 Verksamhetsområde Gymnastiksalar och sporthallar Idrottsanläggningar och motionsspår Föreningsbidrag Simhall och kommunala friluftsbad Camping och Gästhamn Kommunala båtplatser Kråmö stugby Lotteritillstånd Samlingslokaler Enheten ansvarar för: Handläggning av föreningsbidrag, underhåll och drift av gymnastiksalar, sporthallar, motionsspår, badplatser och båtplatser, dialog med entreprenörer och föreningar, uthyrning av fritidsoch föreningslokaler samt att tillhandahålla lotteritillstånd Ekonomisk analys Resultat per augusti Ett positivt resultat totalt. Föreningsstödet utnyttjas inte enligt förhoppningar och skapar ett positivt resultat. Personalkostnader har blivit felaktigt bokförda och bidrar därför missvisande till det positiva resultatet, ska korrigeras inför årsbokslut. Idrottsanläggningarnas intäkter för hösten har inte kommit in ännu och visar därför ett negativt resultat nu. Småbåtshamnen har inte haft lika stora kostnader som i budget och Safiren skapar ett stort planerat överskott. Årsprognos Viktiga händelser hittills i år Gränsdragningslistor och underhållsplaner framtagna för samtliga tjänstekoncessioner där det tidigare saknats (Trosa Gästhamn, Trosa Havsbad & Camping, Kråmö Stugby). Satsning för att komma ikapp med eftersatt underhåll på Kråmö. Ny skatepark vid Nyängsvägen i Trosa har anlagts och invigts. Nytt utegym bakom Folkets hus i Trosa har invigts. Utvärdering av bidragsregler har genomförts och resulterat i revidering av kommunens bidragsregler. Arbetet med underhåll av bryggor i småbåtshamn har fortsatt enligt plan. Fortsatt utveckling Underhåll utförs enligt underhållsplan på samtliga tjänstekoncessioner. Nytt utegym planeras utmed Centrumvägen i Vagnhärad. Ett nytt system för bokning av offentliga lokaler, båtplatser och föreningsbidrag införskaffas under hösten. Renovering av Balticbryggan återupptas våren 2018. Främst p.g.a. Safirens planerade överskott förväntas ett positivt resultat på ca 1,5 mkr redovisas i årsbokslutet. Det beräknade resultatet på 2 mkr minskas p.g.a. ökade fastighetskostnader.

Avstämning mot mål År 2017 svarar 90 % av fritidsföreningarna att de är nöjda med möjligheten att kunna utöva sina intressen inom fritid och föreningsliv. Resultat: mäts i egen enkät under hösten År 2017 ska 90 % av de fritidsföreningar som kontaktar fritidskontoret vara nöjda med bemötandet och hanteringen av deras ärenden. Resultat: mäts i egen enkät under hösten År 2017 ska Trosa tillhöra de 15 bästa kommunerna av jämförbar storlek vad gäller anläggningsbeståndet som finns i kommunen. Resultat: mäts i SCB:s medborgarundersökning under hösten År 2017 ska fritidsanläggningarnas budget utvecklas i takt med de politiska ambitionerna. Resultat: följs upp inför årsbokslut År 2017 svarar 90 % av fritidsföreningarna att de har förtroende för fritidskontoret. Resultat: mäts i egen enkät under hösten År 2017 ska 75 % av de fritidsföreningar som har tid i kommunens gymnastik- och sporthallar vara nöjda med sina tider. Resultat: mäts i egen enkät under hösten År 2017 ska fritidsanläggningarna ha en budget i balans och den ekonomiska ramen hålls. Resultat: följs upp inför årsbokslut Hållbar utveckling Fritidsverksamheten bidrar till att uppfylla de kommunala målen om delaktighet och inflytande i samhället genom att erbjuda medborgarna en meningsfull och stimulerande fritid. Vi samverkar med föreningar om att integrera nyanlända i deras verksamheter.

Kultur- och fritidskontoret Sara Fältskog Eldros Kultur- och fritidskonsulent 0156-522 19 Sara.faltskogeldros@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2017-09-27 Diarienummer KFN 2017/62 Revidering av bidragsregler Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämndens förslag till kommunfullmäktige: Kommunfullmäktige godkänner kultur- och fritidskontorets förslag till reviderade bidragsregler för föreningar. Sammanfattning Kultur- och fritidskontoret har sammanställt synpunkter på gällande bidragsregler från föreningar i Trosa kommun. De föreslagna revideringarna baseras på dessa synpunkter och de behov av revidering som kontoret har identifierat. Kultur- och fritidsnämnden tilldelas från budget 2018 ytterligare 200 000 kronor i budgetmedel i syfte att stärka ersättningen till kommunens fritidsföreningar via aktivitetsstödet. Ärendet Trosa kommuns Regler för föreningsbidrag antogs i KFN 2015-06-16 och trädde i kraft 2016-01-01. Vid antagandet av reglerna utlovades en utvärdering under 2017. Kontoret har under 2017 samlat in synpunkter från föreningslivet i form av muntliga rapporter, dialog och utvärderingsblanketter. Totalt har nio föreningar lämnat in utvärderingar i digitalt och fysiskt format. Ytterligare en handfull föreningar har uttryckt synpunkter vid möten och i samtal med kultur- och fritidskonsulenten. Kultur- och fritidskontoret föreslår att bidragsformerna för lokal och anläggning förändras för att tillåta större utvecklingsmöjligheter för föreningar som hyr lokaler, samt att en ny föreningskategori för föreningar med socialt engagemang införs. Övriga förslag innebär att föreningar som riktar sig mot barn och unga ska kunna redovisa utdrag från brottsregistret för samtliga ledare, att två redovisningsperioder införs för aktivitetsbidrag för kulturföreningar, aktivitetsstödet höjs samt att kulturarrangemangsbidraget får ett tak på max 60 % av sökt belopp eller max 10 000 kr. Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Kultur- och fritidskontoret 2017-09-27 Cecilia Högberg Produktionschef Sara Fältskog Eldros Kultur- och fritidskonsulent Bilagor 1. Utvärderingar 2. Allmänna regler för föreningsbidrag Beslut till Kultur- och fritidskontoret

TROSA KOMMUN 2017-05-30 Sida 2(3) KFN Utvärdering av Trosa kommuns bidragsregler Bidragsreglerna i sin helhet finns på http://www.trosa.se/globalassets/kftskontoret/kultur/foreningsportalen/regler-for-foreningsbidrag.pdf. 1. Har er förening ansökt om bidrag från Trosa kommun under perioden 2016-01-01 2017-03-31? Ja Nej Om du svarat Nej, vänligen ange orsak. Vår förening har inte behövt ansöka om bidrag Vår förening är inte berättigad till bidrag enligt Trosa kommuns bidragsregler Bidragsreglerna är för svåra att förstå Annan orsak: 2. Anser er förening att det är lätt att söka rätt bidrag från Trosa kommun? Ja Nej Om du svarat Nej, vänligen ange orsak. Det finns för många bidrag att söka Det finns för få bidrag att söka Bidragsreglerna är för svåra att förstå Annan orsak: Denna fråga riktar sig till de föreningar som ansökt om bidrag under perioden 2016-01-01 2017-03-31 3. Anser er förening att beslutet om ert bidrag är korrekt? Ja Nej Om du svarat Nej, vänligen ange orsak. Bidragsreglerna är orimliga Den ansvariga tjänstemannen har inte följt bidragsreglerna Bidragsreglerna är för svåra att förstå Annan orsak:

TROSA KOMMUN 2017-05-30 Sida 3(3) KFN 4. Om er förening fick ändra något i nuvarande bidragsregler, vad skulle det vara då?

Utvärdering av Trosa kommuns bidragsregler Ärendenummer: #244 Inskickat av: anonym användare Datum: 2017-06-01 10:45 1. Utvärdering Har er förening ansökt om bidrag från Trosa kommun under perioden 1 januari 2016-31 mars 2017? Ja Anser er förening att det är lätt att söka rätt bidrag från Trosa kommun? Ja Anser er förening att beslutet om ert bidrag är korrekt? Ja Om er förening fick ändra något i nuvarande bidragsregler, vad skulle det vara då? Trosa Kammarmusikförening tycker att det är viktigt att fördelningen av bidrag från kommunen tar hänsyn till att även den något äldre befolkningen, som är många i Trosa, får god möjlighet att uppleva den kulturverksamhet som vi bedriver. Den ekonomiska verkligheten är kärv - även för oss! Ärendenummer: #244 Inskickat av: anonym användare Datum: 2017-06-01 10:45 Sida 1 av 1

Utvärdering av Trosa kommuns bidragsregler Ärendenummer: #245 Inskickat av: anonym användare Datum: 2017-06-01 11:01 1. Utvärdering Har er förening ansökt om bidrag från Trosa kommun under perioden 1 januari 2016-31 mars 2017? Ja Anser er förening att det är lätt att söka rätt bidrag från Trosa kommun? Ja Anser er förening att beslutet om ert bidrag är korrekt? Ja Ärendenummer: #245 Inskickat av: anonym användare Datum: 2017-06-01 11:01 Sida 1 av 1

Utvärdering av Trosa kommuns bidragsregler Ärendenummer: #611 Inskickat av: anonym användare Datum: 2017-08-09 21:42 1. Utvärdering Har er förening ansökt om bidrag från Trosa kommun under perioden 1 januari 2016-31 mars 2017? Ja Anser er förening att det är lätt att söka rätt bidrag från Trosa kommun? Ja Anser er förening att beslutet om ert bidrag är korrekt? Nej Om du svarat Nej, vänligen ange orsak. Vi fastnar i ett moment 22 vad det gäller kommunens bidragsregler och statens när det gäller att söka bidrag för hyra. Vi är en tjejjour som hjälper tjejer i kommunen som mår dåligt vi gör alltså ett jobb kommuner och stater borde betala oss för. Ärendenummer: #611 Inskickat av: anonym användare Datum: 2017-08-09 21:42 Sida 1 av 2

Om er förening fick ändra något i nuvarande bidragsregler, vad skulle det vara då? Föreningar som har till syfte hjälpa människor som blivit utsatta för brott och som mår psykiskt dåligt borde få 100% i hyresbidrag inte som idag. Ändras inte detta kommer vi inte kunna fortsätta den utåtriktade verksamhet vi kommer öppna nu i augusti för kommunens unga tjejer och transpersoner. Vi är till för att hjälpa unga i kommunen men vi är även till hjälp för er genom att vara ett komplement till vanlig vård och verksamhet för unga. Ärendenummer: #611 Inskickat av: anonym användare Datum: 2017-08-09 21:42 Sida 2 av 2

Förändringar i bidragsreglerna i korthet De flesta regler och riktlinjer har fått delvis nya formuleringar, som främst syftar till att skapa enhetlighet för alla föreningar och skapa transparens och tydlighet för sökande och handläggare. Ett antal nya bidrag har även tillkommit, liksom nya riktlinjer för befintliga bidrag. I texten har nya formuleringar markerats med gult och formuleringar som eliminerats står i röd text. Nya bidrag Fritidsverksamhet - Driftbidrag för lokal och anläggning - Utvecklingsbidrag för lokal och anläggning Kulturverksamhet - Driftbidrag för lokal och anläggning - Utvecklingsbidrag för lokal och anläggning Socialt engagemang - Aktivitetsbidrag - Driftbidrag för lokal och anläggning - Utvecklingsbidrag för lokal och anläggning Nya krav Allmänna regler - Föreningar som riktar sig till barn och unga skall redovisa utdrag ut brottsregistret för samtliga ledare. Fritidsverksamhet - Ledarutbildningsbidrag: Gruppindelning utifrån föreningars medlemsantal har strukits. Redovisningsperioder har strukits. Kulturverksamhet - Aktivitetsbidrag (f.d. Driftsbidrag verksamhet): Redovisningsperioder är 1/1 30/6 och 1/7 31/12. Sista ansökningsdag för resp. redovisningsperiod är 31/3 och 30/9. Beslut om bidrag fattas av ansvarig tjänsteperson utifrån gällande regelverk och meddelas föreningen. Bidraget betalas ut i april resp. oktober. Nya bidragsbelopp Fritidsverksamhet - Aktivitetsbidrag: bidrag per sammankomst höjs från 15 till 18 kr, bidrag per godkänd deltagare höjs från 12 till 15 kr. - Driftbidrag för lokal och anläggning (f.d. Lokal- och anläggningsbidrag): beräkning utifrån andel ungdomar i föreningen ersätts av enhetligt bidrag om max 60 % eller max 50 000 kr. Gäller oavsett om föreningen hyr eller äger lokalen. Kulturverksamhet - Kulturarrangemangsbidrag (f.d. Arrangemangsbidrag): bidrag utgår med max 60 % av de bidragsberättigade kostnaderna, dock max 10 000 kr. Tidigare bidragsbeslut baserades på evenemangets art samt utrymme i budget.

Innehållsförteckning Allmänna regler för erhållande av bidrag till föreningar i Trosa kommun... 2 Fritidsverksamhet... 4 Aktivitetsbidrag... 4 Ledarutbildningsbidrag... 4 Driftbidrag för lokal och anläggning... 5 Utvecklingsbidrag för lokal och anläggning... 6 Kulturverksamhet... 7 Aktivitetsbidrag... 7 Kulturarrangemangsbidrag... 7 Driftbidrag för lokal och anläggning... 8 Utvecklingsbidrag för lokal och anläggning... 9 Socialt engagemang... 10 Aktivitetsbidrag... 10 Driftbidrag för lokal och anläggning... 10 Utvecklingsbidrag för lokal och anläggning... 11 Utvecklingsbidrag för verksamhet... 12 Startbidrag... 13 Stöd till studieförbund... 14 1

Allmänna regler för erhållande av bidrag till föreningar i Trosa kommun 1. Bidragen är avsedda att vara ett stöd till de föreningar med säte i Trosa kommun, vars verksamhet är av demokratisk och ideell karaktär som syftar till att skapa en meningsfull och innehållsrik fritid med social samvaro. Föreningens verksamhet skall bedrivas i Trosa kommun och komma kommuninvånarna till del. Kommunalt bidrag utgår inom ramen för anvisade medel. Föreningen skall vara bidragsberättigad genom beslut i Kultur- och fritidsnämnden. För att föreningen skall bli bidragsberättigad skall följande villkor uppfyllas och redovisas årligen till kultur- och fritidskontoret: Föreningen skall ha: Vald styrelse och antagna stadgar Medlemsavgift per år, fastställd vid föreningens årsmöte Minst 7 öppna sammankomster/aktiviteter per år Registrerats på Kultur- och fritidskontoret Verksamhet öppen för alla Föreningen ska tillse att erhållna bidrag används till det ändamål för vilket bidraget sökts Ungdomar som är engagerade i föreningen skall ha möjlighet att påverka föreningens verksamhet Föreningar som riktar sig till barn och unga skall redovisa utdrag ur brottsregistret för samtliga ledare Ansökan om registrering skall ske på det sätt som Trosa kommun anger. 2. Med medlem i bidragsberättigad förening avses, den som under det närmast förflutna verksamhetsåret varit registrerad som medlem i organisationens medlemsmatrikel och erlagt medlemsavgift, som fastställs vid föreningens årsmöte, samt i övrigt uppfyller de krav vederbörande organisation enligt stadgar och årsmötesbeslut ställer på sina medlemmar. 3. Ansökan om bidrag skall inges av föreningens styrelse och undertecknas av föreningens ordförande och kassör alt. firmatecknare, vilka var och en för sig intygar riktigheten av de lämnade uppgifterna. Bidrag skall sökas av huvudföreningens styrelse, ej av sektion eller avdelning. 4. Bidrag utbetalas i regel i efterskott på föreningens girokonto. 2

5. Bidragsberättigad förening som vill vara kvar som registrerad förening skall årligen senast 31 mars insända: Verksamhetsberättelse Revisionsberättelse Balansräkning Resultaträkning Budget Verksamhetsplan Ekonomisk redovisning av ungdomsverksamhet Uppgift om könsfördelning: kvinnor och män samt flickor och pojkar 20 år eller yngre 6. Bidragsberättigad förening har skyldighet att ställa sina räkenskaper och redovisningshandlingar till förfogande, på så sätt som kommunen bestämmer. Kommunen äger rätt att kontrollera dels närvarokorten och dels antalet betalande medlemmar i bidragsberättigad ålder, upprättad medlemsmatrikel eller upprättad genom vederbörande riksorganisations revisor eller notarius publicus, undertecknat intyg rörande organisationens medlemstal. 7. Det åligger bidragsmottagande förening att förvara, vid ansökan åberopande handlingar, i minst fem år efter bidragsårets utgång. 8. Bidrag som utbetalats på grund av felaktiga ansökningsuppgifter medför återbetalningsskyldighet 9. Följande föreningar undantas från bidragsgivning i Trosa kommun: Politisk förening Dispens Förening, som icke uppfyller kraven på bidrag enligt dessa regler kan ändå tillerkännas bidrag. Ansökan prövas av Kultur- och fritidsnämnden. 3

Fritidsverksamhet Aktivitetsbidrag Syfte Det kommunala aktivitetsstödet är avsett att stimulera till ökat antal planerade och genomförda sammankomster samt att komplettera den statliga bidragsformen. Villkor och bidrag Föreningen skall följa Allmänna regler för erhållande av bidrag till föreningar i Trosa kommun (s.2) samt Riksidrottsförbundets föreskrifter för statligt LOK-stöd. Bidraget utgår till barn och ungdomar 0 20 år samt för ledare som är mellan 13 och 20 år. Bidraget utgår för sammankomster som sker i föreningens regi. En sammankomst ska vara en ledarledd gruppaktivitet. Ledare ska vara utsedd av föreningen samt vara lägst 13 år. En sammankomst ska pågå minst 60 minuter (omklädning inkluderat). En sammankomst ska omfatta minst 3 bidragsberättigade deltagare utöver ledare Gruppen får inte, även om det finns flera ledare, delas in i mindre grupper för att erhålla flera sammankomster. En deltagare får endast räknas en gång per dag. Vid varje sammankomst ska närvaro på deltagare och ledare redovisas. Redovisning sammanställs på närvarokort. Redovisning skall göras på det sätt Trosa kommun anger Bidragets storlek Bidrag per sammankomst: Ökas inför 2018 till 18 kronor från 15 kronor Bidrag per godkänd deltagare: Ökas inför 2018 till 15 kronor från 12 kronor Ledarutbildningsbidrag Syfte Som bidrag till att täcka föreningens behov utbildning av ledare kan ett särskilt ledarutbildningsbidrag utgå. Bidrag utgår för utbildning med inriktning att skapa kompetens eller höja kompetens inom föreningar, med syfte att underlätta föreningens möjligheter att uppnå angivna mål enligt föreningens stadgar. Villkor och bidrag Föreningen skall följa Allmänna regler för erhållande av bidrag till föreningar i Trosa kommun (s.2) samt Riksidrottsförbundets föreskrifter för statligt LOK-stöd. För att få ledarutbildningsbidrag förutsätts att kursdeltagarna efter utbildningen verkar inom föreningens verksamhet. Sökanden skall det år då utbildningen genomförs vara minst 13 år. Vid intern utbildning i föreningens regi skall kursplan godkännas av fritidskontoret före genomförande. Kursplanen skall innehålla kurspresentation, preliminär kostnadskalkyl och beräknat deltagarantal. 4

Kursutvärdering på avsedd blankett skall göras efter genomförd utbildning och inlämnas med ansökan om ledarutbildningsbidrag. Ansökan och redovisning skall göras på det sätt Trosa kommun anger. Bidrag till ledarutbildning i förening ej tillhörig Riksorganisation kan erhållas efter särskild prövning. Bidragets storlek Bidrag utgår med 75 % av föreningens faktiska nettokostnader för ledarutbildning, inkl. resor. Föreningar indelas i tre grupper efter antalet medlemmar 0 20 år. Föreningar i grupp A har att dela på 10 000 kr, för grupp B 20 000 kr och grupp C 50 000 kr. Gruppindelning A: Föreningar med medlemsantal 0 100 B: Föreningar med medlemsantal 101 250 C: Förening med medlemsantal 251 Ansökan skall göras på särskild blankett. Redovisningsperioder är 1/1 30/6 och 1/7 31/12. Beslut om bidrag fattas av ansvarig tjänsteperson utifrån gällande regelverk och meddelas föreningen. Bidraget betalas ut i september och maj. Driftbidrag för lokal och anläggning Syfte Driftbidraget syftar till att ge föreningar som verkar i egna eller andras lokaler en subventionerad lokal- och anläggningskostnad. Villkor och bidrag Föreningen skall följa Allmänna regler för erhållande av bidrag till föreningar i Trosa kommun (s.2). Ideella föreningar som driver/förvaltar eller hyr icke kommunalt ägda eller subventionerade anläggningar/lokaler kan söka bidraget För att vara bidragsberättigad måste föreningen ha minst 10 aktiva medlemmar i åldern 0 20 år. Vid förändringar eller nyanskaffning av lokaler eller anläggningar skall kommunens godkännande alltid inhämtas innan bidrag kan utgå. Inget kontantbidrag utgår för lokal hyrd av kommunen enligt årligen fastställd taxa. Taxan är subventionerad. Ansökan och redovisning skall göras på det sätt Trosa kommun anger. Bidragsberättigade löpande lokal- och anläggningskostnader är: o Hyra, amortering, ränta o Uppvärmning o Förbrukningsel o Försäkring o Sophämtning, sotning o Löpande underhållskostnader för att hålla fastigheten/anläggningen i gott skick, så kallade förbättringsarbeten. Gäller ej lösa inventarier. Ej bidragsberättigade kostnader är: Personalkostnader 5

Inventarieköp Telefon, porto Kontorsmaterial Förbrukningsmaterial Övriga administrationskostnader Städ Större fastighetsreparationer Förråd Bidragsberäkning Av föreningens totala medlemsantal utgör ungdomarna X procent. Föreningens bidragsberättigade bruttokostnad gånger X procent ungdomar blir bidragsnivå. Föreningen erhåller max 70 % av bidragsnivån som bidrag, dock max 100 000 kr. Förening som hyr icke kommunägd lokal med hyreskontrakt erhåller max 60 % av hyreskostnaden. Bidragets storlek Bidrag för egen ägd lokal eller anläggning utgår med maximalt 60 % av föreningens faktiska nettokostnader dock max 50 000 kr. Förening som hyr icke kommunägd lokal med hyreskontrakt erhåller max 60 % av hyreskostnaden. Dock max 50 000 kr Utvecklingsbidrag för lokal och anläggning Syfte Driftbidraget syftar till att ge föreningar som verkar i egna eller andras lokaler en subvention för att utveckla eller genomföra förbättringsarbeten i sina anläggningar. Villkor och bidrag Föreningen skall följa Allmänna regler för erhållande av bidrag till föreningar i Trosa kommun (s.2). Ideella föreningar som driver/förvaltar eller hyr icke kommunalt ägda eller subventionerade anläggningar/lokaler kan söka bidraget Ansökan och redovisning skall göras på det sätt Trosa kommun anger. Bidragsberättigade kostnader är: o Utveckling av lokalen eller anläggningen o Förbättringsarbeten i lokalen eller av anläggningen Bidragets storlek Ansökan om utvecklingsbidrag sker löpande under året. Vid ansökan av utvecklingsbidraget skall en beskrivning samt budget för tänkt satsning medfölja. Beslut om bidrag fattas av nämnden. Bidraget betalas ut efter nämndens beslut. Redovisning skall ske efter genomförd satsning. Om planerad satsning ej genomförs eller förändras utifrån beskrivning och budget kan bidraget komma att återkrävas till sin helhet eller till delar. 6

Kulturverksamhet Aktivitetsbidrag Syfte Det kommunala aktivitetsstödet är avsett att ge ökade möjligheter för föreningar att genomföra kulturverksamhet riktad mot allmänheten. Villkor och bidrag Föreningen skall följa Allmänna regler för erhållande av bidrag till föreningar i Trosa kommun (s.2). Ideella föreningar som bedriver kulturverksamhet riktad mot allmänheten och bedöms vara värdefull för kommuninvånarnas kulturutbud kan söka bidraget Ansökan skall göras på det sätt Trosa kommun anger. Bidragsberättigade verksamhetskostnader är: Bidragsberättigade kostnader är: o Inköp av arrangemang, t.ex. inköp av noter, scenkläder, etc. Inget bidrag utgår för egen personal, t.ex. projektledare/dirigent/regissör/ljudtekniker o Kostnader i samband med utställningar och arrangemang, tex. inköp av noter, scenkläder, utställningsmaterial, etc. o Annonsering Ej bidragsberättigade kostnader är: Personalkostnader Telefon, porto Förbrukningsmaterial Inventarieköp Kontorsmaterial Övriga administrationskostnader Bidragsberäkning Bidragets storlek Bidrag utgår med max 40 % av de bidragsberättigade kostnaderna, dock max 40 000 kronor. Redovisningsperioder är 1/1 30/6 och 1/7 31/12. Sista ansökningsdag för resp. redovisningsperiod är 31/3 och 30/9. Beslut om bidrag fattas av ansvarig tjänsteperson utifrån gällande regelverk och meddelas föreningen. Bidraget betalas ut i april resp. oktober. Kulturarrangemangsbidrag Syfte Det kommunala arrangemangsbidraget är avsett att ge ökade möjligheter för genomförande av offentligt arrangemang inom kommunen. 7

Villkor och bidrag Föreningen skall följa Allmänna regler för erhållande av bidrag till föreningar i Trosa kommun (s.2). Ideella föreningar som bedriver kulturverksamhet riktad mot allmänheten och bedöms vara värdefull för kommuninvånarnas kulturutbud kan söka bidraget Aktiviteten skall äga rum i Trosa kommun och vara öppen för allmänheten Föreningen skall ha andra finansieringsmöjligheter av arrangemanget. Arrangemangsbidrag kan betalas ut till aktiviteter av oplanerad karaktär som inte ingår i verksamhetsplan för innevarande år. Ansökan ska innehålla kostnadskalkyl och bör vara enheten Allmän kultur tillhanda två månader före genomförandet, för att garantera fullgod hantering. Bidraget utbetalas efter redovisat arrangemang. Redovisning skall ske under innevarande år. Bidragets storlek Bidrag utgår med max 60 % av de bidragsberättigade kostnaderna, dock max 10 000 kronor. Vid bedömning av ansökan tas även hänsyn till enheten Allmänkulturs budgeterade medel för arrangemangsbidrag. Driftbidrag för lokal och anläggning Syfte Driftbidraget syftar till att ge föreningar som verkar i egna eller andras lokaler en subventionerad lokal och anläggningskostnad. Villkor och bidrag Föreningen skall följa Allmänna regler för erhållande av bidrag till föreningar i Trosa kommun (s.2). Ideella föreningar som bedriver kulturverksamhet riktad mot allmänheten och bedöms vara värdefull för kommuninvånarnas kulturutbud kan söka bidraget Vid förändringar eller nyanskaffning av lokaler eller anläggningar skall kommunens godkännande alltid inhämtas innan bidrag kan utgå. Inget kontantbidrag utgår för lokal hyrd av kommunen enligt årligen fastställd taxa. Taxan är subventionerad. Ansökan skall göras på det sätt Trosa kommun anger. Bidragsberättigade löpande lokal- och anläggningskostnader är: o Hyra, amortering, ränta o Uppvärmning o Förbrukningsel o Försäkring o Sophämtning, sotning Ej bidragsberättigade kostnader är: Personalkostnader Telefon, porto Förbrukningsmaterial 8

Köpt städ Inventarieköp Kontorsmaterial Övriga administrationskostnader Större fastighetsreparationer Diverse ersättningar, exempelvis rese- och styrelseersättningar Bidragets storlek Bidrag för egen ägd lokal eller anläggning utgår med maximalt 40 % av föreningens faktiska nettokostnader dock max 40 000 kr. Förening som hyr icke kommunägd lokal med hyreskontrakt erhåller max 40 % av hyreskostnaden, dock max 40 000 kr. Utvecklingsbidrag för lokal och anläggning Syfte Driftbidraget syftar till att ge föreningar som verkar i egna eller andras lokaler en subvention för att utveckla eller genomföra förbättringsarbeten i sina anläggningar. Villkor och bidrag Föreningen skall följa Allmänna regler för erhållande av bidrag till föreningar i Trosa kommun (s.2). Ideella föreningar som bedriver kulturverksamhet riktad mot allmänheten och bedöms vara värdefull för kommuninvånarnas kulturutbud kan söka bidraget Ansökan skall göras på det sätt Trosa kommun anger. Bidragsberättigade kostnader är: o Utveckling av lokalen eller anläggningen o Förbättringsarbeten i lokalen eller av anläggningen Bidragets storlek Ansökan om utvecklingsbidrag sker löpande under året. Vid ansökan av utvecklingsbidraget skall en beskrivning samt budget för tänkt satsning medfölja. Beslut om bidrag fattas av nämnden. Bidraget betalas ut efter nämndens beslut. Redovisning skall ske efter genomförd satsning. Om planerad satsning ej genomförs eller förändras utifrån beskrivning och budget kan bidraget komma att återkrävas till sin helhet eller till delar. 9

Socialt engagemang Aktivitetsbidrag Syfte Stödet är avsett att ge ökade möjligheter för genomförande av idéer eller sammankomster inom kommunen som främjar integration, samverkan mellan/inom åldersgrupper, eller för socialt utsatta grupper. Villkor och bidrag Föreningen skall följa Allmänna regler för erhållande av bidrag till föreningar i Trosa kommun (s.2). Ideella föreningar som bedriver verksamhet riktad mot allmänheten och bedöms vara värdefull för kommuninvånarnas integration eller sociala trygghet. Ansökan och redovisning skall göras på det sätt Trosa kommun anger. Bidragets storlek Bidrag per sammankomst: 3 kronor Bidrag per godkänd deltagare: 2,60 kronor Driftbidrag för lokal och anläggning Syfte Driftbidraget syftar till att ge föreningar som verkar i egna eller andras lokaler en subventionerad lokal och anläggningskostnad. Villkor och bidrag Föreningen skall följa Allmänna regler för erhållande av bidrag till föreningar i Trosa kommun (s.2). Ideella föreningar som bedriver verksamhet riktad mot allmänheten och bedöms vara värdefull för kommuninvånarnas integration eller sociala trygghet. Vid förändringar eller nyanskaffning av lokaler eller anläggningar skall kommunens godkännande alltid inhämtas innan bidrag kan utgå. Inget kontantbidrag utgår för lokal hyrd av kommunen enligt årligen fastställd taxa. Taxan är subventionerad. Ansökan skall göras på det sätt Trosa kommun anger. Bidragsberättigade löpande lokal- och anläggningskostnader är: o Hyra, amortering, ränta o Uppvärmning o Förbrukningsel o Försäkring o Sophämtning, sotning Bidragets storlek Bidrag för egen ägd lokal eller anläggning utgår med maximalt 40 % av föreningens faktiska nettokostnader dock max 40 000 kr. 10

Förening som hyr icke kommunägd lokal med hyreskontrakt erhåller max 40 % av hyreskostnaden, dock max 40 000 kr. Utvecklingsbidrag för lokal och anläggning Syfte Driftbidraget syftar till att även ge föreningar som verkar i egna eller andras lokaler en subvention för att utveckla eller genomföra förbättringsarbeten i sina anläggningar. Villkor och bidrag Föreningen skall följa Allmänna regler för erhållande av bidrag till föreningar i Trosa kommun (s.2). Ideella föreningar som bedriver verksamhet riktad mot allmänheten och bedöms vara värdefull för kommuninvånarnas integration eller sociala trygghet. Ansökan skall göras på det sätt Trosa kommun anger. Bidragsberättigade kostnader är: o Utveckling av lokalen eller anläggningen o Förbättringsarbeten i lokalen eller av anläggningen Bidragets storlek Ansökan om utvecklingsbidrag sker löpande under året. Vid ansökan av utvecklingsbidraget skall en beskrivning samt budget för tänkt satsning medfölja. Beslut om bidrag fattas av nämnden. Bidraget betalas ut efter nämndens beslut. Redovisning skall ske efter genomförd satsning. Om planerad satsning ej genomförs eller förändras utifrån beskrivning och budget kan bidraget komma att återkrävas till sin helhet eller till delar. 11

Utvecklingsbidrag för verksamhet Utvecklingsbidraget infördes 2007 och syftet är att stimulera till nya aktiviteter, både organiserade men även oorganiserade. Kultur- och fritidsnämnden kommer varje år, inför kommande bidragsår, att besluta om bidragsberättigade syften. Utvecklingsbidraget är i första hand ämnat till satsningar för ungdomsverksamhet, 0-20 år. Undantag kan göras, framförallt när det gäller handikappföreningar och ny verksamhet som syftar till ökad folkhälsa. Satsningen skall inte vara något som är föreningens ordinarie verksamhet och som återkommer år efter år. Projekttiden för utvecklingsbidraget är maximalt 3 år och därefter får verksamheten anses som permanent och bidrag får ansökas från övriga bidragskategorier som finns. Bidragssumman är inte fastlagd och kan variera. Varje ansökan bereds av Kultur- och fritidskontoret och beslutas av Kultur- och fritidsnämnden. Syften som man kan få bidrag för under 2016 enligt beslut i Kultur- och fritidsnämnden är: o o o o Verksamhet som direkt syftar till att minska skadegörelse och användning av ANDT Lovverksamhet för åldersgruppen 10 20 år Projekt som främjar integration, mångfald, jämlikhet och jämställdhet Kulturprojekt som direkt vänder sig till Trosa kommuns ungdomar Det finns även möjlighet att ansöka om medel för ett vällovligt barn- och/eller ungdomsprojekt utan att vara en etablerad förening och/eller av startandet av verksamhet som idag inte finns i Trosa kommun. Nämnden prövar varje sådan ansökan för sig. Ansökan om utvecklingsbidrag sker löpande under året. Vid ansökan av utvecklingsbidraget skall en beskrivning samt budget för tänkt satsning medfölja. Beslut om bidrag fattas av nämnden. Bidraget betalas ut efter nämndens beslut. Redovisning skall ske efter genomförd satsning. Om planerad satsning ej genomförs eller förändras utifrån beskrivning och budget kan bidraget komma att återkrävas till sin helhet eller till delar. 12

Startbidrag Varje nystartad förening som godkänts som bidragsberättigad av Kultur- och fritidsnämnden har möjlighet att ansöka om ett startbidrag om 3 000 kr för det första verksamhetsåret. Bidraget betalas ut i samband med godkännandet av bidragsberättigande. Med nystartad förening avses förening som har varit verksam i max 12 månader. 13

Stöd till studieförbund Särskilda regler gäller för stöd till studieförbund. 14

Kultur- och fritidsenheten Sara Fältskog Eldros kultur- och fritidskonsulent 0156-522 19 sara.faltskogeldros@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2017-09-20 Dnr KFN 2017/61 Renovering av Folkviks föreningsgård Förslag till beslut Nämnden stödjer Västerljungs hembygdsförenings ansökan till Boverket om stöd till vissa icke-statliga kulturlokaler. Sammanfattning Västerljungs hembygdsförening ansöker hos Boverket om stöd för vissa ickestatliga kulturlokaler, för finansiering av ombyggnation av Folkviks föreningsgård. Föreningen ämnar utrusta lokalen med vattentoalett med sluten tank samt handikappanpassad entré. Ärendet Föreningen har tidigare ansökt om bidrag från kultur- och fritidskontoret men fått sin ansökan avslagen, då det inte finns någon typ av bidrag för den typen av förbättringsarbeten som kulturföreningar kan söka. Föreningen har då gått vidare och ansöker nu om stöd från Boverket. Till ansökan ska läggas ett yttrande från aktuell kulturnämnd. Kultur- och fritidskontoret anser att det finns behov av en samlingslokal av acceptabel och handikappanpassad standard i kommunens södra del och föreslår därför kultur- och fritidsnämnden att stötta föreningens ansökan. Sara Fältskog Eldros kultur- och fritidskonsulent Bilagor Bilaga 1: Ansökan om stöd till vissa icke-statliga kulturlokaler Bilaga 2: Bilaga till ansökan om stöd till vissa icke-statliga kulturlokaler Beslut till Västerljungs hembygdsförening Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Ansökan om stöd till vissa icke-statliga kulturlokaler enligt förordningen (1990:573) (BFS 2001:20) Inlämnas i 2 ex till Boverket Box 534, 371 23 KARLSKRONA Datum Diarienummer Bidrag söks för nybyggnad ombyggnad handikappanpassning standardhöjande reparationer inventarier Kommun Länsbeteckning Fastighetsbeteckning Uppgifter om sökanden m.m. Fastighetens ägare Huvudman Sökandens namn Telefonnummer Sökandens gatuadress Postnummer Postadress Upplysningar om projektet lämnas av telefon (dagtid) Organisationsnummer Bygglov sökt den meddelat den Byggnadsföretaget utförs Yta som åtgärdas Tid för byggnadsarbetenas påbörjande Sökandekategori avslutande i egen regi på entreprenad m 2 Marken disponeras med äganderätt tomträtt annan nyttjanderätt länsmuseum museum teaterlokaler Bidrag har samtidigt sökts hos konsertlokaler övrigt AMS arvsfonden förening annan statlig stödform, nämligen: Fastighetsägarens medgivande (då fastigheten innehas med annan nyttjanderätt än tomträtt) Härmed medges att de i denna ansökan uppgivna byggnadsarbetena får utföras. Ort och datum Fastighetsägarens namnteckning Till ansökan skall följande handlingar bifogas: Bilaga nr Handlingar ges in i 2 exemplar. Boverkets anteckningar 1 Översiktlig redogörelse för projektet. 2 Utredning som visar projektets aktualitet. 3 4 Utredning om behovet av lokalen (t.ex. protokoll från kulturnämnden). Utredning om den aktuella lokalens påverkan på andra kulturlokalers eller samlingslokalers verksamhet i området. 5 Kostnadssammanställning (se blankett). 6 Finansieringsplan för projektet (se blankett). 7 8 Driftkalkyl för lokalen efter åtgärd (se blankett). Utredning om projektets genomförbarhet med hänsyn till plan- och byggbestämmelser. Normalt bör förhandsbesked från byggnadsnämnden bifogas ansökan (endast om bygglov saknas). 9 Ritningar. Plan-, sektion- och fasadritningar i skala 1:100, uppmätningsritning, situationsplan. Boverket 10.09 10 11 Tidplan för projektet. Arbetsbeskrivning; översiktlig byggnads- och rumsbeskrivning samt teknisk beskrivning. 12 Inventarier (inges endast vid anskaffning av inventarier). Bl 514 utg 5 1 (3)

Kostnadssammanställning - Beräkningen bör avse kostnaderna vid projektets färdigställande. Ange här beräknade kostnader för: Kronor Kostnader för tomt och mark Byggmästeri Målning Ventilation VVS-installation EL-installation Administration Konsultkostnader Räntor och kreditiv Inventarier Kostnadsökning under byggnadstiden Summa byggkostnader Mervärdesskatt Summa produktionskostnader Finansieringsplan för projektet Egna tillgångar Belopp kr Kontanter, banktillgodohavande, fonder etc. Beräknade tecknade andelar Gåvor, sponsring eller dylikt Summa I Kapitalanskaffning Belopp kr Bidrag från företag, kommun, landsting, organisationer m.fl. Beräknat statligt bidrag (lägsta belopp för projektets genomförande) Lån Summa II Total summa I+II 2 (3)

Driftskalkyl för lokalen Beräknade årliga inkomster Belopp kr Beräknade årliga utgifter Belopp kr Inkomst av egen verksamhet Underhållskostnader: Kostnader för uppvärmning, el, vatten, vaktmästare eller dylikt Hyror Driftbidrag från kommun, landsting m.fl. Driftkostnader: Reparation och underhåll Sponsring eller dylikt Kreditkostnader: Ränta på lån Amortering på lån Övriga inkomster, nämligen: Övriga utgifter, nämligen: Summa Summa Sökandens anhållan och underskrift Med hänvisning till de uppgifter som lämnas i denna ansökan med därtill fogande bilagor anhålles om: Bidrag kronor Totalkostnad för projektet kronor (enligt kostnadssammanställningen) Det intygas på heder och samvete att uppgifter om de faktiska förhållanden är riktiga. Oriktiga uppgifter kan medföra att bidraget återkallas. Ort och datum Sökandens namnteckning Sökandens namnförtydligande 3 (3)

170919 Bilaga till ansökan om stöd till vissa icke-statliga kulturlokaler 1. Översiktlig redogörelse för projektet Projektet avser dels en tillbyggnad av Folkviks föreningsgård om ca 18 kvm för handikapptoalett och förråd för bord och stolar, dels en ramp och ny dörr till handikappentré. 2. Utredning som visar projektets aktualitet. Föreningsgården är sedan uppförandet 1950 försedd med utedass med torrtoalett. Den har ingen entré för handikappade, endast en betongtrappa med fyra trappsteg. Den låga standarden gör det svårt att använda lokalen för egna arrangemang och uthyrning, speciellt under den mörka årstiden då det är mycket obekvämt att använda utedasset. Västerljungs hembygdsförening övertog fastigheten 2006 från Västerljungs Skärgårds Syförening. Sedan dess har byggnaden utrustats med rinnande varmt och kallt vatten samt godkänt köksavlopp. Det är nu dags för nästa fas med handikappanpassning samt vattentoalett med sluten tank. Infiltration är ej tillåten på grund av närheten till havet. 3. Utredning om behovet av lokalen Ev. yttrande från Kulturnämnden. 4. Utredning om den aktuella lokalens påverkan på andra kulturlokalers eller samlingslokalers verksamhet i området Västerljungs hembygdsförening är verksam i tidigare Västerljungs församling, nu en del av Trosa församling. Västerljungs församling är mycket vidsträckt geografiskt, med Föreningsgården belägen i den södra änden medan tätorten Västerljung är belägen i den norra delen. Avståndet från den sydligaste delen på fastlandet till tätorten är ca 21 km. Avståndet till de andra tätorterna i kommunen (Trosa och Vagnhärad) är betydligt större. I Västerljungs samhälle finns en lokal kallad Sockenstugan, den byggdes 1970 som samlingslokal och ägdes tidigare av en stiftelse. Den såldes 2015 till Trosa kommun som nu använder den som lokal för skolans fritidsverksamhet. Den är fortfarande begränsat tillgänglig som samlingslokal. Eftersom Föreningsgården i första hand betjänar församlingens södra delar är konkurrensen med Sockenstugan obetydlig, men det är tänkbart att något enstaka arrangemang kan falla bort i Sockenstugan till följd av en upprustning av Föreningsgården. 8. Utredning om projektets genomförbarhet med hänsyn till plan- och byggbestämmelser Bygglov beviljades xxx augusti 2017. 10. Tidplan för projektet Avsikten är att genomföra projektet under 2018.

Kultur- och fritidsenheten Sara Fältskog Eldros kultur- och fritidskonsulent 0156-522 19 sara.faltskogeldros@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2017-09-13 Dnr KFN 2017/60 Ansökan om bidragsberättigande för Trosa stigcyklister Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att föreningen Trosa Stigcyklister blir fullt bidragsberättigade. Sammanfattning Föreningen Trosa Stigcyklister ansöker om godkännande och fullt bidragsberättigande i kultur- och fritidsnämnden. Ärendet Trosa Stigcyklister har som huvudsakligt syfte att utveckla cykellederna i Vitalisskogen och främja cykling i terräng. Tillsammans med kultur- och fritidskonsulenten samt kommunekologen har gruppen diskuterat åtgärder för att tydliggöra ledernas dragning i Vitalisskogen. Kultur- och fritidskontoret konstaterar ett ökat intresse för terrängmotion i allmänhet, inte minst terrängcykling. Det finns föreningar och andra organisationer som i sin verksamhet delvis täcker detta intresse, t.ex. Trosabygdens Orienteringsklubbb och Trosa Alpina, men ännu ingen lokal förening som ägnar sig uteslutande åt denna motionssport. Kontoret kan se stora fördelar med att godkänna föreningens ansökan, då gruppen redan erbjudit sig att underhålla mountainbike-lederna kring Vitalisskogen och denna samverkan förenklas väsentligt om kommunen har en godkänd förening att kommunicera med. Sara Fältskog Eldros kultur- och fritidskonsulent Bilagor Bilaga 1: Stadgar Bilaga 2: Styrelse Bilaga 3: Ansökan om bildande av förening Beslut till Trosa Stigcyklister Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Trosa stigcyklister Styrelse Ordförande Ledamot Sekreterare Ekonomiansvarig Magnus Carlson Tommy Janius Susanne Janius Veronica Carlson

Stadgar Vitalisskogens stigcyklister intresseförening???? Organisations nr: xxxxxx-xxxx n/a hemort Trosa Bildad 2017

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER 1 Ändamål Primärt ändamål; att utveckla Vitalisskogens cykelleder och därmed främja s.k. trail cykling (stig & led cykling i terräng) Ytterligare, att generellt bedriva, utveckla samt främja mtb cykling på stig och led i regionen med utgångspunkt från Vitalis skogens cykelleder. Verksamheten skall bedrivas ideellt, utan kommersiella incitament samt främja deltagande förutsättningslöst oavsett kapacitet, etnicitet, ålder eller genus. Föreningen vänder sig till alla människor vilka önskar en aktiv fritid präglad av cykel upplevelser i skog och natur. Föreningen ska aktivt arbeta inkluderande och under alla förutsättningar motverka all form av diskriminering. Devis: Det ska vara roligt att cykla! Primär kommunikationskanal genom Facebook gruppen; Vi som cyklar MTB i Trosa 2 Sammansättning Föreningen består av de fysiska personer som har upptagits i föreningen som medlemmar. 3 Beslutande organ Föreningens beslutande organ är årsmöte, extra årsmöte och styrelsen. 4 Firmateckning Föreningens firma tecknas av styrelsen eller, om styrelsen så beslutar, av två styrelseledamöter gemensamt eller av en eller flera särskilt utsedda myndiga personer. 5 Verksamhets- och räkenskapsår Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår är (förslag: kalender år) 6 Stadgetolkning Uppstår tvekan om tolkningen av dessa stadgar, eller om fall förekommer som inte är förutsedda i stadgarna, hänskjuts frågan till nästkommande årsmöte. I brådskande fall får frågan avgöras av styrelsen. 7 Skiljeklausul Talan i tvist mellan medlem och föreningen får inte väckas vid allmän domstol. Sådan tvist skall, utom i fall då annan särskild ordning är föreskriven, avgöras enligt lagen om skiljeförfarande. Dock skall följande gälla rörande kostnaderna för skiljeförfarandet. Vardera parten svarar för egna kostnader liksom för kostnaderna för den skiljeman man utsett. Kostnaderna för ordförande och sekreterare, delas lika mellan parterna. 8 Stadgeändring För ändring av dessa stadgar krävs beslut på två på varandra följande möten, med minst en månads mellanrum, varav ett ska vara årsmöte, med minst 2/3 av antalet avgivna röster. Förslag till ändring av stadgarna får skriftligen avges av såväl medlem som styrelsen. 9 Upplösning av föreningen För upplösning av föreningen krävs beslut på två på varandra följande möten, med minst en månads mellanrum, varav ett ska vara årsmöte, med minst 2/3 av antalet avgivna röster. I beslut om upplösning av föreningen skall föreningens tillgångar skänkas till Barn Cancer fonden och föreningens handlingar m.m. skall arkiveras hos Trosa kommun. FÖRENINGENS MEDLEMMAR 10 Medlemskap Förening är öppen för alla fysiska personer. Medlem skall följa föreningens stadgar och föreskrifter. När medlemsavgiften är erlagd är personen medlem och förs in i medlemsförteckningen. Styrelsen har rätt att utse person till hedersmedlem. Styrelseledamot enskilt eller part av godkänner allt medlemskap. 11 Utträde Medlem som vill utträda ur föreningen, skall anmäla detta till styrelsen och anses därmed omedelbart ha lämnat föreningen. Medlem som inte har betalat årlig medlemsavgift får anses ha begärt sitt utträde ur föreningen. Medlemskapet upphör i sådant fall genom att personen avförs från medlemsförteckningen.

12 Uteslutning Medlem får inte uteslutas ur föreningen av annan anledning än att denne har försummat att betala av föreningen beslutade avgifter, motarbetat föreningens verksamhet eller ändamål, eller uppenbarligen skadat föreningens intressen. Beslut om uteslutning eller varning får inte fattas utan att medlemmen inom viss tid, minst 14 dagar, fått tillfälle att yttra sig över de omständigheter som föranlett att medlemskapet ifrågasätts. I beslutet skall skälen härför redovisas samt anges vad medlemmen skall iaktta för överklagande. Beslutet skall inom tre dagar från dagen för beslutet skriftligen meddelas den berörde. 13 Medlems rättigheter och skyldigheter Medlem har rätt att delta i sammankomster som anordnas för medlemmarna har rätt till information om föreningens angelägenheter skall följa föreningens stadgar samt beslut som fattats av föreningsorgan har inte rätt till del av föreningens behållning eller egendom vid upplösning av föreningen skall betala medlemsavgift samt eventuellt övriga avgifter som beslutats av föreningen ÅRSMÖTE och EXTRA ÅRSMÖTE 14 Tidpunkt, kallelse Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, hålls före utgången av Mars månad på tid och plats som styrelsen bestämmer. Kallelse till årsmötet skall av styrelsen senast tre veckor före mötet tillställas medlemmarna på följande sätt; via mail, via brev, i föreningens facebook grupp och på ev. framtida hemsida. Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar skall det anges i kallelsen. Verksamhets- och förvaltningsberättelser, revisorernas berättelser, verksamhetsplan med budget samt styrelsens förslag och inkomna motioner med styrelsens yttrande skall finnas tillgängliga för medlemmarna senast en vecka före årsmötet. I kallelsen skall anges var dessa handlingar finns tillgängliga. 15 Förslag till motioner att behandlas av årsmöte Såväl medlem som styrelsen får avge förslag att behandlas av årsmöte. Förslag från medlem skall vara styrelsen tillhanda senast fyra veckor före årsmötet. Styrelsen skall till årsmötet avge skriftligt yttrande över förslaget. 16 Rösträtt samt yttrandeoch förslagsrätt Medlem som har betalt medlemsavgiften senast en kalender månad för möte och under mötesåret fyller lägst 7 år har rösträtt på möte. Rösträtten är personlig och får inte utövas genom ombud. Medlem som inte har rösträtt har yttrandeoch förslagsrätt på mötet. 17 Beslutsförhet Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet. 18 Beslut och omröstning Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller om så begärs efter omröstning (votering). Med undantag för de i 8 och 9 nämnda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom enkel majoritet. Enkel majoritet kan vara antingen absolut eller relativ. Val avgörs genom relativ majoritet. Med relativ majoritet menas att den (de) som erhållit högsta antalet röster är vald (valda) oberoende av hur dessa röster förhåller sig till antalet avgivna röster. För beslut i andra frågor än val krävs absolut majoritet, vilket innebär mer än hälften av antalet avgivna röster. Omröstning sker öppet. Om röstberättigad medlem begär det skall dock val ske slutet. Vid omröstning som inte avser val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av ordföranden vid mötet, om ordföranden är röstberättigad. Är ordförande inte röstberättigad avgör lotten. Vid val skall i händelse av lika röstetal lotten avgöra. Beslut bekräftas med klubbslag. 19 Valbarhet Valbar till styrelsen och valberedningen är röstberättigad medlem av föreningen. Anställd i föreningen får dock inte väljas till ledamot av styrelsen, valberedningen eller till revisor i föreningen.

20 Ärenden vid årsmötet Vid årsmötet skall följande behandlas och protokollföras: 1. Fastställande av röstlängd för mötet (vem som har rösträtt). 2. Val av ordförande och sekreterare för mötet. 3. Val av protokolljusterare och rösträknare. 4. Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt. 5. Fastställande av dagordning. 6. a) Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret. b) Styrelsens förvaltningsberättelse (balans- och resultaträkning) för det senaste räkenskapsåret. 7. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets-/räkenskapsåret. 8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för den tid revisionen avser. 9. Fastställande av medlemsavgifter. 10. Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget för det kommande verksamhets-/räkenskapsåret. 11. Behandling av styrelsens förslag (propositioner) och i rätt tid inkomna förslag från medlemmarna (motioner). 12. Val av a) föreningens ordförande för en tid av 1 år. b) halva antalet övriga ledamöter i styrelsen för en tid av 2 år. c) 3 suppleanter i styrelsen med för dem fastställd turordning för en tid av 1 år. d) 2 revisorer jämte 2 suppleanter för en tid av ett år. I detta val får inte styrelsens ledamöter delta. e) 3 ledamöter i valberedningen för en tid av ett år, av vilka en skall utses till sammankallande. 13. Eventuellt övriga frågor som anmälts under punkt 5. Beslut i fråga av större ekonomisk eller annan avgörande betydelse för föreningen eller medlemmarna får inte fattas om den inte varit med i kallelsen till mötet. Inget utöver det som finns i kallelsen får tas upp och beslutas på årsmötet. 21 Extra årsmöte Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte. Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst 10 % del av föreningens röstberättigade medlemmar begär det. Sådan framställning skall göras skriftligen och innehålla skälen för begäran. När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte skall den inom 14 dagar utlysa sådant möte att hållas inom två månader från erhållen begäran. Kallelse med förslag till föredragningslista för extra årsmöte skall tillställas medlemmarna senast sju dagar före mötet på det sätt styrelsen bestämt. Vidare skall kallelsen med förslag till föredragningslista publiceras på föreningens hemsida, anslås i föreningens lokal eller på annan lämplig plats. Underlåter styrelsen att utlysa eller kalla till extra årsmöte får de som gjort framställningen vidta åtgärder enligt föregående stycke. Vid extra årsmöte får endast det som föranlett mötet upptas till behandling. Om rösträtt på extra årsmöte och om beslutsmässighet vid sådant möte gäller vad som sägs i 16 och 17. VALBEREDNINGEN 22 Sammansättning, åligganden Valberedningen består av tre ledamöter, varav en sammankallande, valda av årsmötet. Valberedningen sammanträder när ordföranden eller minst halva antalet ledamöter så bestämmer. Valberedningen skall senast 4 veckor före årsmötet tillfråga dem vilkas mandattid utgår vid mötets slut, om de vill kandidera för nästa mandattid. Senast 2 veckor före årsmötet skall valberedningen meddela röstberättigade medlemmar sitt förslag. REVISORER 23 Revision Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll och övriga handlingar. Revisorn skall inte ingå regelbundet på styrelsemöte. Revisorerna ska vara oberoende av dem som de har att granska. Föreningens räkenskaper skall vara revisorerna tillhanda senast en månad före årsmötet. Revisorerna skall granska styrelsens förvaltning och räkenskaper för det senaste verksamhets- och räkenskapsåret samt till styrelsen överlämna revisionsberättelse senast 14 dagar före årsmötet.

STYRELSEN 24 Sammansättning Styrelsen består av ordförande samt 3-6 övriga ledamöter. Styrelsen bör bestå av kvinnor och män. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare, kassör och övriga befattningshavare som behövs. Vid förhinder för ledamot inträder suppleant enligt av årsmötet fastställd turordning. Avgår ledamot före mandattidens utgång inträder suppleant i dennes ställe enligt samma ordning för tiden t.o.m. kommande årsmöte. Styrelsen får utse person till adjungerad ledamot. Sådan ledamot har inte rösträtt, men kan efter beslut av styrelsen ges yttrandeoch förslagsrätt. Adjungerad får utses till befattning inom styrelsen. 25 Styrelsens åligganden När årsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen skall - inom ramen för dessa stadgar - svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen. Det åligger styrelsen särskilt att tillse att för föreningen gällande lagar och bindande regler iakttas verkställa av årsmötet fattade beslut planera, leda och fördela arbetet inom föreningen ansvara för och förvalta föreningens medel tillställa revisorerna räkenskaper mm enligt 23 förbereda årsmöte 26 Kallelse, beslutsmässighet och omröstning Styrelsen sammanträder efter kallelse av ordföranden, eller då minst halva antalet ledamöter har begärt det. Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet ledamöter är närvarande. För alla beslut krävs att minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Röstning får inte ske genom ombud. I brådskande fall får ordföranden besluta att ärende skall avgöras genom skriftlig omröstning eller vid telefonsammanträde. Om särskilt protokoll inte upprättas skall sådant beslut anmälas vid det närmast därefter följande sammanträdet. Vid sammanträde skall protokoll föras. Protokoll skall justeras av mötesordföranden och av en särskilt utsedd protokolljusterare. Avvikande mening skall antecknas till protokollet. 27 Överlåtelse av beslutanderätten Styrelsen får överlåta sin beslutanderätt i enskilda ärenden eller i vissa grupper av ärenden till sektion, kommitté eller annat organ eller till enskild medlem eller anställd. Den som fattat beslut med stöd av bemyndigande skall fortlöpande underrätta styrelsen härom.

Kultur- och fritidskontoret Sara Fältskog Eldros Kultur- och fritidskonsulent 0156-522 19 sara.faltskogeldros@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2017-06-05 Diarie nr KFN 2017/50 Utvecklingsbidrag, Hedeby MCK Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden beviljar 20 000 kr i utvecklingsbidrag till Hedeby MCK. 2. Kultur- och fritidsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att följa upp användandet av bidraget och återrapportera det till nämnden vid sammanträdet i februari-mars 2018. Sammanfattning Hedeby MCK ansöker om utvecklingsbidrag om totalt 50 000 kr för utveckling av endurobanan vid Korslöt samt inköp av diverse utrustning för prova på verksamhet. Föreningen har ansökt om och blivit beviljade utvecklingsbidrag för liknande verksamhet sedan 2011, varför kontoret rekommenderar nämnden är att bevilja ett lägre belopp än det sökta. Ärendet Hedeby MCK arrenderar ett markområde i anslutning till Korslöt återvinningscentral i Vagnhärad, där klubben har anlagt en endurobana och en knattebana. År 2016 beviljades klubben ett utvecklingsbidrag om 30 000 kr för inköp av en barnanpassad motorcykel, renovering av banorna samt för att dra el till området. Klubben skulle senast 2016-12-31, redovisat utfallet av beviljat bidrag till kontoret, något som nu har efterfrågats. I år ansöker klubben om ytterligare 50 000 kr för reparation och takläggning av befintliga bodar, maskinhyra för att kunna expandera knattebanan, inköp av utrustning till prova på verksamhet samt för att dra fram el till området. Klubben har ansökt om utvecklingsbidrag sedan 2011 för att förbättra sin anläggning på olika sätt. Kultur- och fritidsenheten ser positivt på klubbens engagemang, som bl.a. har syftat till att öka deltagandet för både män och kvinnor samt barn och unga. Samtidigt säger gällande bidragsregler att utvecklingsbidraget kan sökas i maximalt 3 år, varefter verksamheten får anses som permanent och bidrag får ansökas från övriga bidragskategorier. Kontoret kommer att kommunicera och förtydliga detta för klubben Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Kultur- och fritidskontoret 2017-06-05 Cecilia Högberg Sara Fältskog Eldros Produktionschef K ultur- och fritidskonsulent Bilagor Ansökning om utvecklingsbidrag från Hedeby MCK Beslut till Hedeby MCK

Kultur- och fritidskontoret Sara Fältskog Eldros Kultur- och fritidskonsulent 0156-522 19 sara.faltskogeldros@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2017-06-07 Diarie nr KFN 2017/47 Utvecklingsbidrag, Trosa frisksportklubb Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden beviljar 20 000 kr i utvecklingsbidrag till Trosa frisksportklubb 2. Kultur- och fritidsnämnden ger förvaltningen i uppdrag att följa upp användandet av bidraget och återrapportera det till nämnden vid sammanträdet i mars 2018. Sammanfattning Trosa frisksportklubb ansöker om utvecklingsbidrag om totalt 25 000 kr samt kostnadsfri användning av Hedebyhallen under perioden 4 13 augusti för att arrangera cirkusskola under v. 32 i Hedebyhallen. Ärendet Trosa frisksportklubb har arrangerat cirkusskola i närområdet under 19 år, och under många år ansökt om utvecklingsbidrag för att kunna bedriva sin verksamhet. Kultur- och fritidsenheten ser positivt på klubbens engagemang, som bl.a. har syftat till att öka deltagandet för barn och unga och även genererat fler klubbmedlemmar. Samtidigt säger gällande bidragsregler att utvecklingsbidraget kan sökas i maximalt 3 år, varefter verksamheten får anses som permanent och bidrag får ansökas från övriga bidragskategorier. Kontoret kommer att kommunicera och förtydliga detta för klubben. Bilagor Ansökning om utvecklingsbidrag från Trosa frisksportklubb Beslut till Trosa frisksportklubb Cecilia Högberg Sara Fältskog Eldros Produktionschef K ultur- och fritidskonsulent Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kultur- och fritidskontoret Sara Fältskog Eldros kultur- och fritidskonsulent 0156-522 19 sara.faltskogeldros@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2017-09-21 Diarie nr KFN 2017/37 Utvecklingsbidrag Trosa Ridsällskap Förslag till beslut Nämnden godkänner Trosa Ridsällskaps bidragsansökan om 8 300 kr. Sammanfattning Trosa Ridsällskap vill arrangera prova på-dagar på Trosa ridskola under höstlovet v. 44. Eftersom aktiviteten ska vara avgiftsfri ansöker de om totalt 8 300 kr för att täcka omkostnaderna för personal. Ärendet Kultur- och fritidskonsulenten ser mycket positivt på att Trosa Ridsällskap vill arrangera kostnadsfri lovverksamhet för barn och unga. På sommarlovet arrangerade klubben en liknande aktivitet med medel från Myndigheten för Ungdoms- och Civilsamhällefrågor (MUCF), som enligt deras egen utvärdering blev mycket lyckad och lockade nya besökare till ridskolan. Då Trosa kommun och kultur- och fritidsnämnden vill främja barns och ungas deltagande i kultur- och fritidsaktiviteter ser vi detta som ett välkommet tillskott till ordinarie utbud. Sara Fältskog Eldros kultur- och fritidskonsulent Bilagor Bilaga 1: Ansökan om utvecklingsbidrag Beslut till Trosa Ridsällskap Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Ansökan utvecklingsbidrag för lovaktivitet på Trosa ridskola Under höstlovet v 44 kommer vi att anordna 2 stycken provapå dagar på ridskolan. Vi kommer att ta emot upp till 24 barn och ungdomar. Vi kommer erbjuda möjlighet att få prova på olika aktiviteter i stallmiljö, prova att rida, sköta om hästar. Vi vill att aktiviteten ska vara avgiftsfri och i första hand vända sig till de barn och ungdomar som ännu inte är knutna till våran förening. Vi ansöker härmed om utvecklingsbidrag för att kunna genomföra aktiviteten. Ekonomisk kalkyl: kostnader för genomförande av aktivitet Kostnad per barn 150 kr per barn x 24 barn= 3600 kr Pysselmaterial och utbildningsmaterial = 1000 kr Fika/mellis = 500 kr Personalkostnader för aktiviteten 2 personal x 2 dagar x 4 timmar per dag x 200 kr/p = 3200 kr Total summa att söka: 8300 kr

Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg Produktionschef 0156-520 66 cecilia.hogberg@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2017-09-26 Diarienummer KFN 2017/76 Uppföljning Trosa kvarn och Folkets hus Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen för Trosa kvarn och Folkets hus. 2. Kultur- och fritidsnämnden ger kontoret i uppdrag att undersöka möjligheterna att utöka dagverksamheten inom Trosa kvarn. Ärendet Under 2016 beslutade Kultur och fritidsnämnden med ett antal beslut om fortsatt inriktning för verksamheten i Trosa kvarn. Under året köpte kommunen även Folkets hus och sålde Societetshuset. Sammantaget innebar det att kontoret i internbudget och verksamhetsplan för 2016 tog fram en särskild verksamhetsplan för Kulturlokalerna Trosa kvarn och Folkets hus. Ett antal mål och aktiviteter fastställdes. Enligt beslutet ska verksamhetsplanen särskilt utvärderas och presenteras för nämnden vid sammanträdet i december 2017. För att ha möjlighet att jobba in eventuelle förändringar i kommande års verksamhetsplan presenteras uppföljningen nu istället. Av bifogad redogörelse framgår att ett stort antal aktivitet har genomförts men av delårsbokslutet framgår att uppsatta mål och verksamhetsmått inte kommer att nås. Det förefaller inte finnas en tillräckligt stor efterfrågan. Med anledning av detta förslås nämnden uppdra till kontoret att undersöka möjligheterna att utöka dagverksamheten på Trosa kvarn även om det kan bli på bekostnad av flexibilitet och tillståndsmöjligheter för eventuella kvällsarrangemang. Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor Uppföljning av arbetet med Trosa kvarn och Folkets hus Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Annika Lundgren Subotin Projektkoordinator 0156-522 54 annika.lundgren.subotin@trosa.se PM Datum 2017-09-14 Status kring kulturlokalerna Trosa kvarn och Folkets hus 1. Statistik bokningar Trosa kvarn och Folkets hus jan-aug 2017 2. Information om hyreskostnader, ordningsregler och tillstånd m m. 3. Vad har gjorts i lokalerna för att främja användande av allmänhet och föreningar? Hur går vi vidare? 1. Statistik uthyrningar jan-aug 2017 Statistik uthyrningar Trosa kvarn Januari: Februari: Mars: April: Maj: Juni: 5 bokningar, samtliga kvällstid. En (19/1 Cecilia Hagen) är kommunintern. Övriga är externa bokningar. 7 bokningar, 2 dagtid och 5 kvällstid. En (8/2) kommunintern samt en skolteater ordnad av Vitalisskolan (15/2). Övriga är externa bokningar. 10 bokningar, samtliga em/kvällstid (från 15). 5 kommuninterna (2/3, 14/3 x 2, 17/3, 28/3). Övriga är externa bokningar. 7 bokningar, 6 kommuninterna bokningar. (4 dagar är Konsttriangelns bokning under dessa 6 tillfällen) En privat fest är den externa bokningen. 6 bokningar, 5 kvällstid samt en konferens dagtid. 2 externa samt 4 kommuninterna bokningar. 3 bokningar, samtliga dagtid och kommuninterna. Juli: --- Augusti: 2 bokningar, externa. Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

TROSA KOMMUN PM Sida 2(6) Annika Lundgren Subotin 2017-09-14 Kommande bokningar i Kvarnen: 2017 28 september Trosabygdens Kulturråd: konsert Mikael Ramel 20 oktober Trosabygdens Kulturråd: 1700-talsafton 17 november Trosa storband: Jazzkonsert 2018 16 februari Trosabygdens Kulturråd: 50 år av rock n roll 16 mars Trosa storband: Jazzkonsert 27 april Trosa Riksteaterförening: teaterföreställning Ovanstående bokningar är samarbeten med Trosa matstudio TOTALT KVARNEN: 22 externa / 18 interna plus 3 resten av året (se ovan) Plus 3 vår18 hittills Statistik uthyrningar Folkets hus Januari: Februari: Mars: Maj: Juni: Juli: Augusti: 24 bokningar, 20 externa samt 4 kommuninterna. 23 bokningar, samtliga externa. 33 bokningar, 29 externa samt 4 kommuninterna. 23 bokningar, 19 externa samt 4 kommuninterna. 10 bokningar, 7 externa samt 3 kommuninterna. 4 bokningar, externa. (vet ej om dessa verkligen sker då det är semestertider, det är en seriebokning av SPF) 6 bokningar, kommuninterna. TOTALT FOLKETS HUS: 102 externa, 21 interna 2. Information om hyreskostnader, ordningsregler och tillstånd En folder har tagits fram och finns tillgänglig på hemsidan (http://www.trosa.se/var-kommun/fritid/lokaler-ochanlaggningar/kulturlokaler/) samt för utskrift på biblioteken. I denna folder finns beskrivet hur du går tillväga för att hyra, vad det kostar, vem du ska kontakta vid frågor (Annika) samt vad som ingår vid uthyrning. Även listan på krögare som kan vara intresserade samarbetspartners finns med i foldern.

TROSA KOMMUN PM Sida 3(6) Annika Lundgren Subotin 2017-09-14 Vid bokning och utkvittering av nyckel till lokalerna erhåller hyresgästen ordningsregler för aktuell lokal. I samråd med städenheten och fastighetsservice har det beslutats att lägga hyresgästens städansvar på en basnivå för att det ska bli mer användarvänligt och hanterbart. Det ska framgå tydligare att även kommuninterna bokningar har städansvar då detta verkar ha varit oklart och inte fungerat hittills. Detta kommer att framgå på bokningsbekräftelser samt i ordningsregler som uppdateras löpande. För bokningar då det ska serveras och säljas alkohol behövs tillstånd. Tillståndet söks av den aktuella krögaren och kostar 6000 kr. Varje tillstånd kan användas vid 6 tillfällen under förutsättning att fastställda datum lämnas in tillsammans med ansökan. Ska mat serveras vid mer än 1 tillfälle behöver krögaren också ett serveringstillstånd som kostar 1000 kr. Totalt behöver krögaren alltså söka tillstånd på 7000 kr om det ska ske fler än ett evenemang med servering och försäljning av alkohol och mat. Kostnaderna för detta samt biljettintäkter m m delas upp av arrangören och krögaren på ett tillfredställande sätt mellan de olika parterna. 3. Vad har gjorts i lokalerna för att främja användande av allmänhet och föreningar? Hur går vi vidare? Trosa kvarn har nu ett fullt utrustat restaurangkök samt porslin, glas och bestick för 120 personer, vilket främjar både kommuninterna samt externa bokningar av lokalen för möten och fester m m. Flera kommuninterna bokningar har skett och de har fungerat bra. Möten sker/har skett med kulturföreningarna i syfte att uppmuntra till lokalernas användande samt hur kulturföreningarna kan samarbeta i lokalerna. KonstTriangeln har utnyttjat Folkets hus för sin samlingsutställning samt Trosa kvarn för en samling konstnärer under samma konstrunda. Trosa kommun har i juni tecknat ett treårigt avtal med biljettjänsten Ticketmaster. Denna lösning erbjuder vi föreningarna att använda sig av när de vill sälja biljetter till sina evenemang. Nischa lokalerna redan vid bokning; det ska framgå vilken lokal som lämpar sig bäst för olika evenemang så att kunden väljer den optimala lokalen från början. Ett nytt system är på gång och kommer att implementeras via e-tjänsterna att ersätta det gamla och förenkla och förfina bokningsförfarandet.

TROSA KOMMUN PM Sida 4(6) Annika Lundgren Subotin 2017-09-14 Tillsammans med kulturkonsulenten kommer projektkoordinatorn att försöka öka intresset bland kulturföreningarna att använda lokalerna för möten, seminarier etc. Ett informationsmöte hölls 28 jun med kulturföreningarna bl a i detta syfte. På mötet med föreningarna den 28 juni informerades tydligt hur det fungerar med alkohol- och serveringstillstånd i lokalerna. Ett mål är att få kulturföreningarna att samverka med varandra i lokalerna och på så sätt utnyttja lokalernas potential. Detta lyftes också på mötet den 28 juni. En ny modell för uthyrning med arrangör och krögare har tagits fram av projektkoordinatorn och kulturkonsulenten. Den finns i en större och en mindre modell och går i enkla drag ut på att krögare och arrangör möts i en redan klar modell avseende kostnader och intäkter. Fortsätta erbjuda Trosa kvarn som lokal för Kulturskolan och Språkcaféer och SFI. Öppen Kulturskola, målarkurser etc på dagtid. Kulturskolan har startat konstutbildning i lokalerna under september 2017. SFI har fortsättningsvis aktiviteter i lokalerna, och även de välbesökta språkcaféerna har förlagt verksamhet i lokalen. Vi vill ha en ökad användning av Trosa kvarn på dagtid: skolorna, biblioteket, näringslivsenheten och besöksnäringen t ex. Mässor, utställningar, seminarier, teatrar, bio, författarbesök etc. Informationsmöte med rektorer om möjligheterna med lokalen i sept/okt planeras. Vad behöver de av en lokal? Ta förnyad kontakt med IT om tekniken i Trosa kvarn, för att försäkra oss om den fungerar ändamålsenligt och enligt efterfrågan. Vi kommer att ta in extern hjälp för att se över tekniken i lokalerna avseende ljud och ljus, och för hjälp med framtagande av enkla manualer för hyresgästernas service. Utvändig renovering kommer att ske på Folkets hus med start hösten 2017. Maria Rydholm har gått ut med information om ommålning av fasaden under september-oktober 2017. Inventering av köket i Folkets hus ska ske, så man kan uppdatera vad som finns och vad som behöver kompletteras. Projektkoordinatorn kommer inom kort att påbörja detta arbete tillsammans med städenheten och fatighetsservice.

TROSA KOMMUN PM Sida 5(6) Annika Lundgren Subotin 2017-09-14 Övervunna hinder: Allmänheten är nu mer välvilligt inställda till Trosa kvarn i kommunens regi. Trosa kvarn har nu ett fullt utrustat restaurangkök samt porslin, glas och bestick för 120 personer, vilket främjar både kommuninterna samt externa bokningar av lokalen för möten och fester m m. Nya städrutiner har utformats i syfte att förenkla lokalernas anpassning för uthyrning. Veckovisa städningar sker också i båda lokalerna av kommunens städenhet. I övrigt kommer en besiktning/städning att ske vid varje tillfälle då fler bokningar görs på en och samma dag eller under en helg. Nytt system och nya rutiner tas just nu fram av projektkoordinatorn tillsammans med städenheten, fastighetsservice och bokningen. Ljudsystemet i Trosa kvarn uppdaterades i början på 2017. Vi kommer att ta in extern hjälp för att se över tekniken i lokalerna avseende ljud och ljus, och för hjälp med framtagande av enkla manualer för hyresgästernas service. Tidigare problem med dålig lukt i lokalen på Trosa kvarn är nu åtgärdad och lukten borta. (Det berodde på mink som bodde under byggnaden och samlade fisk.) Ett nytt centralt bokningssystem planeras under hösten för att kunna underlätta bokningar av bl a lokalerna Folkets hus och Trosa kvarn. Ett nytt system är på gång och kommer att implementeras via e- tjänsterna att ersätta det gamla och förenkla och förfina bokningsförfarandet. Trosa kommun har i juni tecknat ett treårigt avtal med biljettjänsten Ticketmaster. Denna lösning kommer att erbjudas föreningarna att använda sig av när de vill sälja biljetter till sina evenemang i kommunen. Projektkoordinatorn kommer tillsammans med kulturkonsulenten och turistchefen att hålla ett informationsmöte för föreningarna om detta. Svårigheterna kring uthyrning tillsammans med krögare avseende tillstånd kommer nu att förenklas genom en ny modell för uthyrning med arrangör och krögare som har tagits fram av projektkoordinatorn och kulturkonsulenten. Den finns i en större och en mindre modell och går i enkla drag ut på att krögare och arrangör möts i en redan klar modell avseende kostnader och intäkter.

TROSA KOMMUN PM Sida 6(6) Annika Lundgren Subotin 2017-09-14 Framtida utveckling/behov: Inköp av textilier såsom gardiner etc, för att få Trosa kvarn trevligare för uthyrningar. Detta arbete är påbörjat med hjälp av Kulturrådet/Folke Bagger. Utrusta Trosa kvarn med konferensmaterial: - stora blädderblock med stativ - anteckningsblock - pennor - whiteboardpennor och spritpennor Vi ska se till att det finns lämplig förvaring för detta i lokalen. Utrusta ljudsystemet i Trosa kvarn med en extra mygga och ev annan teknisk utrustning som kan efterfrågas. Vi kommer att ta in extern hjälp för att se över tekniken i lokalerna avseende ljud och ljus. Framtagning av enkla manualer för Folkets hus och Trosa kvarn gällande användning av ljud och ljus. Vi kommer att ta in extern hjälp för assistans med framtagande av enkla manualer för hyresgästernas service. Annika Lundgren Subotin Projektkoordinator Trosa kvarn och Folkets Hus

Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg Produktionschef 0156-520 66 cecilia.hogberg@trosa.se Tjänsteskrivelse Datum 2017-09-26 Diarienummer KFN 2017/9 Uppdrag koncept och namnförslag Karlsborg Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att namnge Karlsborg, nuvarande Folkets hus, som Skärborgarnas hus. Ärendet Under hösten 2016 fattades beslut om att köpa Folkets hus av Folkets hus föreningen som önskade sälja fastigheten. I samband med köpet fattades även beslut om att avsätta investeringsmedel för upprustning. Anpassning och utveckling av lokalen sker i dialog med hyresgäster, nuvarande och kommande nyttjare av lokalen då en målsättning är att öka nyttjandet av lokalen genom t.ex. ökad funktionalitet och en mer inbjudande miljö. Sammantaget innebär det att fastigheten kommer att genomgå en omfattande förändring och transformation. Med anledning av detta gav nämnden i mars kontoret i uppdrag att genomföra erforderliga aktiviteter för framtagande av namnförslag. En aktivitet var att uppmana allmänheten att inkomma med namnförslag. En annan var att tjänstemännen i samband med överväganden om fasadfärg och exteriört uttryck undersökte intressanta, historiska eller på annat sätt relevanta namnkopplingar som kunde binda samman omdaningen av huset. Fastigheten målas förnärvarande om och efter att ha rådgjort med arkitekt, stadsarkitekt hittades en ny färgsättning där husets huvudsakliga färg blir grått. Samtidigt som fasaden målas om kommer även befintlig entrétrappa att ersättas. Så snart fasaden är målad kommer redan upphandlat arbete med att förbättra, upprusta och försköna parkeringen och infarten inledas. Efter att ha jobbat med överväganden om fasadfärg och exteriört uttryck identifierade tjänstemännen tre intressanta och historiska namnkopplingar som kunde binda samman omdaningen av huset. Totalt inkom 178 namnförslag från allmänheten. Spridningen var stor och förslagen innehöll såväl tankar om kulturhus som grekiska mytologi men flest förslag lämnades för att lämna namnet oförändrat. Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2) Kultur- och fritidskontoret 2017-09-26 Av tjänstemännen identifierade förslag uppfattas kopplingen till Skärborgarna vara så stark att den kvarstår som kontorets rekommendation och naturliga val. Det finns en tydlig historisk koppling, vatten, fiske, knyter ihop vapnet, huset, syftet med att äga huset. Namnet Skärborgarnas hus betyder ju i någon mån även det samma som Folkets hus men gör det till Trosas alldeles egna. Av allmänheten inkomna förslag framstår Folkets hus som det som borde förordas. Kontoret tror dock att det på samma sätt som vi bedömde att det fanns ett värde i att ändra fasadfärgen och husets exteriöra uttryck finns ett värde i att byta namn även om varken utseende eller namn kommer att vara avgörande för målsättningen att öka nyttjandet av lokalen genom t.ex. ökad funktionalitet. Cecilia Högberg Produktionschef Bilagor PM Uppdrag koncept och namnförslag Karlsborg

Kultur- och fritidskontoret Cecilia Högberg Produktionschef 0156-520 66 cecilia.hogberg@trosa.se PM Datum 2017-09-26 Diarienummer KFN 2017/9 Uppdrag koncept och namnförslag Karlsborg Bakgrund Under hösten 2016 fattades beslut om att köpa Folkets hus av Folkets hus föreningen som önskade sälja fastigheten. I samband med köpet fattades även beslut om att avsätta investeringsmedel för upprustning under tre år. Investeringsmedlen har dels avsatts för rent fastighetstekniska åtgärder, så som behövd ommålning av fasaden, men även för förbättring av lokalens funktionalitet och allmänna status och uttryck. Anpassning och utveckling av lokalen sker i dialog med hyresgäster, nuvarande och kommande nyttjare av lokalen då en målsättning är att öka nyttjandet av lokalen genom t.ex. ökad funktionalitet och en mer inbjudande miljö. Sammantaget innebär det att fastigheten kommer att genomgå en omfattande förändring och transformation. Med anledning av detta gav nämnden i mars kontoret i uppdrag att genomföra erforderliga aktiviteter för framtagande av namnförslag. En aktivitet var att uppmana allmänheten att inkomma med namnförslag. En annan var att tjänstemännen i samband med överväganden om fasadfärg och exteriört uttryck undersökte intressanta, historiska eller på annat sätt relevanta namnkopplingar som kunde binda samman omdaningen av huset. Nytt exteriört uttryck Fastigheten målas förnärvarande om och efter att ha rådgjort med arkitekt, stadsarkitekt hittades en ny färgsättning enligt nedan. Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa Tel: 0156-520 00 Fax: 0156-520 17 E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

TROSA KOMMUN PM Sida 2(7) Kultur- och fritidskontoret 2017-09-26 Samtidigt som fasaden målas om kommer även befintlig entrétrappa att ersättas. Trappen var i stort behov av underhåll och trappen var väl brant ur ett tillgänglighetsperspektiv. Sammanfattningsvis byggs en ny trapp som är såväl mer inbjudande och mer tillgänglig. Bygglov har sökt för en ny belyst namnskylt enligt nedan illustration. Så snart fasaden är målad kommer redan upphandlat arbete med att förbättra, upprusta och försköna parkeringen och infarten inledas.

TROSA KOMMUN PM Sida 3(7) Kultur- och fritidskontoret 2017-09-26 Tjänstemännens identifierade namnkopplingar Som tidigare nämnts har ett antal tjänstemän jobbat med överväganden om fasadfärg och exteriört uttryck och möjliga intressanta, historiska eller på annat sätt relevanta namnkopplingar som kunde binda samman omdaningen av huset. Tre relevanta namnkopplingar identifierades.

TROSA KOMMUN PM Sida 4(7) Kultur- och fritidskontoret 2017-09-26 Inkomna namnförslag från allmänheten Totalt inkom 178 namnförslag. Spridningen var stor och förslagen innehöll såväl tankar om kulturhus som grekiska mytologi men flest förslag lämnades för att lämna namnet oförändrat.