EVENEMANGSPRODUKTION Johanna Stenback, Jokowski Ab
JOHANNA STENBACK Innehålls- och evenemangsproducent, Moomin Characters gruppen Producent, Jokowski Ab Tv- och radioproducent på Yle 9 år Galor, musikprogram, seminarier, konserter, diskussioner, Strömsö, Nordiska rådets prisutdelning och mycket mer Skapa helgjutna produktioner som har ett djup och ett mål Skapa förutsättningar för andra att lyckas
DAGENS PROGRAM Evenemangets story och målsättningar Lunch kl. 12.00 Produktionsplanering och innehåll Kaffe kl. 13.30 Budgetering och finansiering (eftermiddag)
26.4 Marknadsföring och kommunikation Sparring av egna evenemang
MÅLET FÖR DAGEN Inspirera Ge verktyg och checklistor som lättar upp arbetet med att arrangera evenemang
EVENEMANGETS STORY OCH MÅLSÄTTNING För att kunna skapa en story och målsättning måste vi börja med att ställa frågorna Varför? Vad? Hur? och När?
VARFÖR? Varför vill ni arrangera evenemang och vad vill ni uppnå/få i gengäld? Varför behövs evenemanget/evenemangen? Varför arbetar just de här personerna med evenemanget?
VAD? Vad vill ni skapa? (Varför?) Evenemangsserie/ett evenemang/festival/något annat? Genre/genrer? Vilken/vilka grupper engagerar ni? (Författare, illustratörer, forskare.) Teman? Lokalt/nationellt/internationellt?
HUR? (VEM?) Hur stort team? Hur många timmar? Hur förverkligas evenemanget konkret? Var? Tekniska krav? Hurudan personal kräver innehållet? (Moderator, programledare, högläsare etc.?)
NÄR? När arrangeras evenemanget? När sker produktionen? (Från start till slut) En tidslinje för produktionen.
RESULTAT Skapa en projektplan utgående från svaren på era frågor Förankring i organisationen och i teamet -> skapar en målsättning och en gemensam överenskommelse Enklare att resursera. Både budget och personal Ger en god grund för er kommunikation om evenemanget både internt och externt
STORY Vilken känsla och budskap vill ni förmedla till publiken? Vilka värderingar vill ni lyfta? Vad vill ni att publiken skall säga om ert evenemang efter sitt besök? Finns det någon underliggande orsak till evenemanget? (Jubileum, tema, specialsatsning etc.)
PRODUKTIONSPLANERING OCH INNEHÅLL Projektplan och checklistor
PROJEKTPLANENS INNEHÅLL Sammanfattar i en löpande text svaret på alla frågor ni ställt er Vad? När? Hur? Varför? Definierad målgrupp Budget Marknadsföringsplan Marknadsföringstext Preliminärt körschema
Projektplanen är ett arbetsdokument som skall få leva organiskt under produktionens gång!
CHECKLISTA Personal En huvudansvarig för hela evenemanget Administratör Moderator/programvärd Värd/värdinna för de som uppträder Tekniker Roadare Catering Fotografering/video Övriga Utrymme Är utrymmet bokat också för eventuell teknisk riggning? Vad finns färdigt i utrymmet, vad behöver skaffas till? Möblering?
CHECKLISTA Uppträdande Arvoden överenskommet Resor Innehåll överenskommet Tidtabeller utskickade Resor och hotell Eventuellt chaufför Traktering För de uppträdande För personalen? För gästerna?
CHECKLISTA Teknik Ljus Ljud Behovslista/raider för teknikern Övrigt?
KÖRSCHEMA Exakt tidtabell för vad som händer inkluderat tekniska behov OBS! Ta också mellanspeakar i beaktande i tidsplaneringen Exempel för disposition No. Tid Vad? Vem? Ljud Möblering Bild Övrigt
BUDGETERING OCH FINANSIERING Bidrag och stipendier
Statliga bidrag Fonder och stiftelser Sponsorer Samarbeten
STATLIGA BIDRAG Susanne Ahlroth
FONDER OCH STIFTELSER
Basera ansökan på din projektplan Ring eller gå och träffa dina regionala ombudsman för Kulturfonden då du har frågor. Ring kansliet för övriga fonder och stiftelser Läs igenom bidragsgivarens riktlinjer fyrk.fi
BUDGET, UTGIFTER, KULTURFONDEN Lönekostnader och arvoden Teknik, material, utrustning och olika tillbehör Information, marknadsföring Utrymmeskostnader och hyror Rese- och transportkostnader Övriga kostnader Totalt
BUDGET, INKOMSTER, KULTURFONDEN Egen andel Biljetter, avgifter, försäljningsintäkter o. Dyl Bidrag från Svenska kulturfonden Bidrag från övriga fonder och stiftelser Bidrag från stat och kommun Annan finansiering, sponsorer Totalt
SPONSORER
Väg ditt behov och den insats som krävs av dig för att locka sponsorer noggrant mot varandra Produktspons enklare än finansiell spons
SAMARBETEN
Goda samarbeten är guld värt Bredare plattform -> kunskap, erfarenhet, marknadsföring, personalresurser etc
TACK! Johanna Stenback johanna@jokowski.fi johanna@forlaget.com 0405267536