2018-06-20 1 [5] Rutin för ärenden som tas upp för beslut eller beredning i sociala utskottet Kommunallagen, förvaltningslagen och socialtjänstlagen innehåller bestämmelser om hur beslutsfattande inom socialtjänsten ska gå till. Beslut som egentligen skulle fattas av socialnämnden kan i vissa fall delegeras till utskott, ledamot eller ersättare i socialnämnden eller anställda (tjänstemän). Vilka typer av ärenden som får delegeras och vem som är delegat framgår av fastställd delegeringsförteckning (se Kvalitetsfabriken) samt av 10 kap. 4-5 SoL och 6 kap. 37-41 KL.. Av angivna lagrum framgår att vissa typer av beslut inte får delegeras alls. I dessa ärenden kan sociala utskottet endast vara ett beredande organ inför beslut i nämnden. TILLÄMPNINGSOMRÅDE Den här rutinen gäller för sociala utskottets ärenden vilket innebär att rutinen ska följas av medarbetare inom enheterna för Ensamkommande barn, Vuxna och administration, Försörjningsstöd, Barn- och familj under verksamhetsområde Individ- och familjeomsorg (IFO), enheten för Bistånd och stöd under verksamhetsområde Funktionshinder (FH) och enheten Bistånd under verksamhetsområde (O/HSL). SOCIALA UTSKOTTET OCH DESS SAMMANTRÄDEN Sociala utskottet består av 5 ledamöter som även är ordinarie ledamöter i socialnämnden. Ordförande är densamma i bägge instanserna. Utskottet sammanträder generellt en gång per månad, med undantag för juli månad. Sammanträdesplaneringen inför kommande år arbetas fram av ordförande, förvaltningsledning och sekreterare i utskottet. Du hittar socialnämndens (och utskottets) aktuella mötes- och inlämningsschema på Kvalitetsfabriken under fliken Förvaltningsövergripande. INLÄMNING AV ÄRENDEN TILL SOCIALA UTSKOTTET Vid inlämning ska ett ärende till sociala utskottet vara komplett. I regel innebär det att samtliga ärendehandlingar (utredningar/beslutsunderlag med bilagor och övriga underlag) är färdigställda. Varje enhet ansvarar för att säkerställa vilka handlingar som krävs för att varje ärendeslag ska vara komplett. Samtliga ärendehandlingar ska kompletteras med ett försättsblad (se bilaga till denna rutin). Handläggaren fyller i försättsbladet. För att underlätta den administrativa processen måste samtliga handlingar i ärendet vara enhetligt kopierade. Det vill säga, antingen är alla handlingar i ärendet dubbelsidigt kopierade eller så är samtliga handlingar i ärendet enkelsidigt kopierade. Vidare ska handlingarna lämnas in utan nitar och gem. Alla handlingar som hör till ett enskilt ärende ska läggas för sig i en egen plastficka tillsammans med ett utskrivet, signerat exemplar av försättsbladet. Handlingarna läggs på anvisad plats för ärenden som ska behandlas av sociala utskottet. TID FÖR INLÄMNING AV ÄRENDEN TILL UTSKOTTETS SAMMANTRÄDE Av mötes- och inlämningsschemat för året (se Kvalitetsfabriken) framgår sista inlämningsdatum för handlingar till utskottets sammanträden. Senaste inlämningstid för ärenden som ska lämnas för beslut i sociala utskottet är onsdagar, klockan 10.00, veckan innan utskottets sammanträden. Senaste inlämningstid för ärenden som ska beredas i Sociala utskottet men beslutas av socialnämnden, styrs av socialnämndens stopptider för inlämning. Gruppledare har ansvar för att granska utredningar med underlag innan inlämning. Gruppledare påminner därför handläggare om när utredning med underlag ska lämnas till gruppledare för granskning samt påtalar stopptid för inlämning.
2018-06-20 2 [5] Endast akuta ärenden som exempelvis ansökningar om vård enligt LVU eller LVM kan lämnas in efter utsatt inlämningsdatum. Akuta ärenden ska kommuniceras med gruppledare eller chef samt sekreterare i utskottet. Övriga icke akuta ärenden som inte inkommit i tid, lämnas till nästkommande sammanträde för beslut. UTSKICK AV KALLELSER SAMT ÄRENDEHANDLINGAR Det är administratör på IFO som ansvarar för utskicket inför utskottssammanträde. Ledamöter och eventuella ersättare i utskottet får kallelse och fullständiga ärendehandlingar skickade till sig via programmet Atea Doc. Utskicket går även till socialchef, verksamhetschef IFO, enhetschefer och gruppledare. Det är huvudregistrator vid Kansli- och utvecklingsenheten som, vid behov, kallar in ersättare till ordinarie sammanträden enligt särskild lista. FÖRETRÄDE INFÖR UTSKOTTET (NÄRVARA VID SAMMANTRÄDE) I ärenden där en enskild part begärt att få närvara på utskottets sammanträde ska handläggare underrätta sekreterare i utskottet om detta. Sekreteraren i utskottet underrättar handläggaren om datum, plats och tidpunkt för när part kan inställa sig. Handläggaren underrättar den enskilde och eventuellt ombud om datum, plats och tidpunkt för inställelse. Har den enskilde behov av tolk, ansvarar handläggaren för att boka detta. Administratör underrättar receptionspersonal om när parter, ombud/biträde och eventuell tolk förväntas närvara på ett utskottssammanträde. Den/de som ska närvara på utskottets sammanträde erbjuds att vänta i väntrummet för att släppas in först när deras ärende ska behandlas. UNDER SAMMANTRÄDET Under sammanträdet infinner sig ordförande och ledamöter. Föredragande av ärenden från Vuxenenheten, Barn- och familjeenheten, enheten för Ensamkommande barn samt Försörjningsstödsenheten är gruppledare. I enskilda fall där det anses nödvändigt finns även handläggare med. Ärenden från enheten för Bistånd och stöd under verksamhetsområde Funktionshinder respektive enheten Bistånd under verksamhetsområde Omsorg i ordinärt boende och Hälso- och sjukvård föredras av handläggare. Gruppledare/enhetschef för enheterna Bistånd och stöd respektive Bistånd närvarar också under sammanträdet. PROTOKOLL OCH JUSTERING Beslut som fattats av utskottet sammanställs och antecknas i ett protokoll av sekreteraren i utskottet. Administratör renskriver protokollet. Sekreteraren i utskottet kontrolläser det renskrivna protokollet. Administratör ansvarar för att protokoll och närvarolista skickas till huvudregistrator som säkerställer att protokollet blir justerat. Protokollet justeras av ordförande och utsedd justeringsman. Justering sker generellt en vecka efter sammanträdet. Huvudregistrator ansvarar för originalprotokollet och skickar en kopia av justerat protokoll till administratör IFO. Huvudregistrator ansvarar för att beredningsärenden som behandlats av sociala utskottet och som ska vidare för beslut i socialnämnden läggs upp i programmet Castor. OMEDELBAR JUSTERING Behov av omedelbar justering ska indikeras på försättsbladet och i utredningens/beslutsunderlagets förslag till beslut genom en att-sats som lyder att paragrafen justeras omedelbart Det signalerar till administratör och sekreterare i utskottet att ärendet kräver omedelbar justering. På detta sätt underrättas även ordföranden. Omedelbar justering sker i samband med sammanträdet. Administratör skriver beslutet som därefter justeras av ordförande och justeringsman på plats.
2018-06-20 3 [5] EXTRAINKALLAT SAMMANTRÄDE Sociala utskottet kan, utöver ordinarie sammanträdestider, kallas in till extra sammanträde vid akuta ärenden enligt LVU och/eller LVM, där nödvändiga beslut inte kan invänta ordinarie sammanträde. Vid behov av extrainkallat sammanträde ska handläggaren i första hand kontakta sin gruppledare/chef som sedan tar kontakt med sekreteraren i utskottet. Sekreteraren i utskottet ansvarar för att kontakta ordförande och komma överens om datum och tidpunkt för extra utskottssammanträde. Sekreterare i utskottet ansvarar för att kalla ledamöter till sammanträdet. Huvudregistrator ansvarar för att kalla in ersättare vid behov. Sekreterare i utskottet meddelar handläggaren datum, plats och tidpunkt för extra utskottssammanträde. Handläggaren ansvarar för att underrätta parter och eventuella juridiska ombud/biträden om datum, plats och tidpunkt för sammanträdet. ÄRENDEN FATTAT PÅ DELEGATION AV ORDFÖRANDE ELLER ANNAN UTSEDD LEDAMOT Om det behövs ett brådskande ordförandebeslut (enligt 6 kap. 39 KL) eller brådskande beslut enligt LVU eller LVM, ska handläggaren kontakta sin gruppledare eller chef. Gruppledare/chef bedömer omständigheter och rättsliga förutsättningar i det enskilda fallet och kontaktar ordförande eller annan utsedd ledamot. EXPEDIERING OCH REGISTRERING AV BESLUT Administratör IFO expedierar beslut till angivna parter och andra berörda när det gäller enheterna Försörjningsstöd, Barn och familj, Ensamkommande och Vuxen. Administratör IFO registrerar även besluten i enskildas journaler. Ärenden som hör till enheten för Bistånd och stöd och enheten för psykiskt funktionsstöd expedieras enligt intern, lokal rutin. Gruppledare, enhetschef ansvarar för att kompletta handlingar som rör ansökan om vård i domstol, överklaganden, begäran om inhibition och liknande inkommer i rätt tid. RUTINEN FÖRDELAT PÅ ROLLER Administratör IFO Administratören ansvarar för: Att skicka kallelse och samtliga ärendehandlingar till ledamöter inför sammanträde Att skicka kallelse och samtliga ärendehandlingar till socialchef, programområdeschef IFO, enhetschefer, områdeschefer och gruppledare Att informera IFO:s receptionspersonal om parter har företräde inför utskottet Att direkt, på plats, skriva protokoll och beslut som kräver omedelbar justering Att renskriva utskottsprotokoll samt se till att närvarolista och protokoll skickas till huvudregistrator för justering Att expediera beslut till parter och andra berörda samt registrera beslut i enskildas journaler Huvudregistrator Kansli- och utvecklingsenheten Huvudregistratorn ansvarar för: Att, vid behov, kalla in ersättare till ordinarie sammanträden eller extrainkallat möte enligt särskild lista efter politisk tillhörighet Att säkerställa att protokollet blir justerat
2018-06-20 4 [5] Att omhänderta originalprotokollet Att lägga upp ärenden som beretts av sociala utskottet för vidare beslut i socialnämnden Att skicka kopia av protokoll och beslut till enheterna för expediering Sekreterare i utskottet Sekreteraren i utskottet ansvarar för: Att anteckna och föra protokoll under utskottets sammanträden Att uppmärksamma ärenden som kräver omedelbar justering Att samordna företräden inför utskottet genom att komma överens om datum, plats och tidpunkt tillsammans med ordföranden och att återkoppla denna information till handläggaren Att samordna extra utskottssammanträden genom att tillsammans med ordföranden komma överens om datum, plats och tidpunkt, kalla ledamöter till sammanträdet och meddela handläggaren information om när extrainkallat sammanträde kan genomföras Att kvalitetsgranska det renskrivna utskottsprotokollet innan det skickas till huvudregistrator för justering Handläggare vid enheten Bistånd och stöd (FH) och enheten Bistånd (O/HSL) Handläggaren ansvarar för: planeringen ingår att gruppledare eller områdeschef ska hinna granska försättsblad och ärendehandlingar Att ärendets beslutsunderlag och övriga handlingar är kompletta Att samtliga ärendehandlingar med bilagor och försättsblad lämnas på angiven plats, på det sätt och i det skick som angivits i denna rutin Att underrätta sekreteraren i utskottet om part har begärt företräde inför utskottet. Handläggaren ska underrätta part om datum, plats och tidpunkt för inställelse när handläggaren fått veta detta. Handläggaren ska boka tolk om part behöver det Att föredra sina ärenden under utskottssammanträdet Handläggare, övriga enheter IFO Handläggaren ansvarar för: planeringen ingår att gruppledare ska hinna granska försättsblad och ärendehandlingar Att ärendets beslutsunderlag och övriga handlingar är kompletta Att samtliga ärendehandlingar med bilagor och försättsblad lämnas på angiven plats, på det sätt och i det skick som angivits i denna rutin Att underrätta sekreteraren i utskottet om part har begärt företräde inför utskottet. Handläggaren ska underrätta part om datum, plats och tidpunkt för inställelse när handläggaren fått veta detta. Handläggaren ska boka tolk om part behöver detta Att, om ärendet så kräver, bistå när gruppledare föredrar ärendet under utskottssammanträdet
2018-06-20 5 [5] Gruppledare IFO Gruppledaren ansvarar för: planeringen ingår att uppmärksamma handläggare på utskottets ärendeprocesser och tider för inlämning samt att hinna granska handläggares försättsblad och ärendehandlingar Att säkerställa att medarbetare vet vilka underlag och övriga handlingar varje ärendeslag kräver för att utgöra komplett beslutsunderlag inför inlämning Att föredra ärenden under utskottssammanträdet Att bedöma behovet av att ta kontakt med ordföranden för ett brådskande ordförandebeslut genom att ta ställning till omständigheter och rättsliga förutsättningar i det enskilda fallet Att bedöma behovet av att ta kontakt med sekreteraren i utskottet för ett extra utskottssammanträde genom att ta ställning till omständigheter och rättsliga förutsättningar i det enskilda fallet Att säkerställa att kompletta vårdansökningar, överklaganden, begäran om inhibition och liknande inkommer i rätt tid hos berörd domstol eller annan myndighet Enhetschef Enhetschef ansvarar för: Att denna rutin är känd och tillgänglig för dem som omfattas av rutinen Att, om det inte görs av gruppledare, bedöma behovet av att ta kontakt med ordföranden för ett brådskande ordförandebeslut genom att ta ställning till omständigheter och rättsliga förutsättningar i det enskilda fallet Att, om det inte görs av gruppledare, bedöma behovet av att ta kontakt med sekreteraren i utskottet för ett extra utskottssammanträde genom att ta ställning till omständigheter och rättsliga förutsättningar i det enskilda fallet Att, om det inte görs av gruppledare, säkerställa att kompletta vårdansökningar, överklaganden, begäran om inhibition och liknande inkommer i rätt tid hos berörd domstol eller annan myndighet Verksamhetschef Verksamhetschef ansvarar för: Att rutinen revideras när giltighetstiden upphör eller vid behov BILAGOR Försättsblad till sociala utskottet Har du frågor? Har du frågor om innehållet i denna rutin vänd dig till dokumentansvarig eller utvecklingsledare kvalitetssäkring.