Plats och tid Sammanträde nr 7 Bryggaren, Västervik 6 oktober 2015, klockan 8.00 12.00 Beslutande Veikko Kärki, ordf. Eva Ahlström Björn Lansman Stefan Ågren Sharad Bhatt Hilma Bertilsson Jonas Jalkteg Karl-Åke Skogsberg (8.00 10.00) Berit Tall Övriga närvarande Sven-Åke Lindberg, VD Anna Norén, sekreterare Agneta Henriksson, controller ( 1-5) Utses att justera Stefan Ågren Paragrafer 18 Underskrifter Sekreterare Anna Norén Ordförande Justerande. Veikko Kärki Stefan Ågren 1
Ärendelista 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Val av justeringsman Godkännande av dagordning Föregående protokoll Beslutsärenden Tertialrapport, finansrapport och årsprognos Budget för 2016-2018 med investeringsplan Försäljning av Linnean Instrument för utvärdering av styrelsen Antagande av kommunkoncernens internkontrollreglemente Fastställande av internkontrollrutin för bolaget Fastställande av internkontrollplan för 2016 Försäljning av skolorna i Lofta och Totebo Informationsärenden Rapporter - Energi Uppföljningar av aktuella projekt PWC:s granskning av koncernens efterlevnad av reglementet för internkontroll Utbildning för styrelsen Möte mellan presidierna och de förtroendevalda revisorerna Styrelsens höstkonferens Övriga frågor 2
Sammanträdets öppnande Ordförande Veikko Kärki hälsar de närvarande välkomna och förklarar mötet öppnat. Val av justeringsman 7 1 Stefan Ågren väljs att justera dagens protokoll. Godkännande av dagordning 7 2 Dagordningen godkänns. Föregående protokoll 7 3 Protokollet från senaste styrelsemötet nr 6, 25 augusti 2015 läggs med godkännande till handlingarna. 3
7 4 Tertialrapport, finansrapport och årsprognos Agneta Henriksson presenterar tertialrapporten med årsprognos per den 31 augusti 2015. Tertialens resultat är drygt 1 mnkr. Bilaga 1. Beslut Styrelsen beslutar att godkänna redovisningen. 4
Budget för 2016-2018 Beslut 7 5 Agneta Henriksson presenterar förslag till budget med investeringsplan för 2016-2018. Bilaga 2. Styrelsen beslutar att godkänna budgeten och investeringsplanen. 5
Köp av Linnean 7 6 Kommunen har stort behov av boende för ensamkommande flyktingbarn och har tittat på möjligheten att använda den förra förskolan Linnean i Gamleby. Kommunen har inte gjort någon beställning ännu men för att ligga i fas har TjustFastigheter lämnat in en ansökan om bygglov för att bygga om förskolan till boende. Om Linnean ska användas som boende bör den övergå i Bostadsbolagets fastighetsbestånd. VD föreslår därför att styrelsen säljer Linnean till bokfört värde till Bostadsbolaget om Bostadsbolaget begär det. Beslut Styrelsen beslutar i enlighet med VDs förslag. 6
Instrument för utvärdering av styrelsen 7 7 VD presenterar ett förslag till enkät för styrelsen. Tanken är att styrelsen ska besvara den en gång per år för att kunna utvärdera och följa upp sin verksamhet. Bilaga 3. Beslut Styrelsen beslutar att enkäten ska användas för en årlig utvärdering av styrelsens arbete. 7
Antagande av kommunkoncernens internkontrollreglemente 7 8 2011 tog Kommunfullmäktige i Västervik beslut om att anta kommunstyrelsens förslag till internkontrollreglemente. Samtidigt beslutade kommunfullmäktige att överlämna reglementet till de kommunala bolagen för antagande. VD föreslår styrelsen besluta att anta kommunkoncernens reglemente för internkontroll. Beslut Styrelsen beslutar i enlighet med VDs förslag. 8
Fastställande av internkontrollrutin 7 9 Av kommunkoncernens reglemente för internkontroll framgår att de kommunala nämnderna och bolagen ska anta egna rutiner för organisation, planering och uppföljning av internkontrollen VD föreslår styrelsen besluta att anta förslaget till rutiner för internkontroll för TjustFastigheter. Bilaga 4. Beslut Styrelsen beslutar i enlighet med VDs förslag. 9
Fastställande av internkontrollområden 2015 7 10 Sven-Åke Lindberg föreslår att internkontrollen 2015 tar sikte på två viktiga områden i TjustFastigheters verksamhet frågan om bolagets investeringar blir hyressatta som de ska och frågan om bolaget följer attestordningen för utanordningar. Bilaga 5. Beslut Styrelsen beslutar i enlighet med förslaget. 10
Försäljning av skolorna i Lofta och Totebo 7 11 Jonas Jalkteg föreslår TjustFastigheter erbjuder Bostadsbolaget att köpa att skolorna i Lofta och Totebo så att de kan byggas om till bostäder. VD informerar om att det tidigare har övervägts om skolorna ska byggas om till bostäder. Men Migrationsverket vill inte använda skolorna som asylboende och Bostadsbolaget bedömer att det inte finns underlag för att utöka antalet hyresrätter i Lofta och Totebo i dagsläget. Det finns visserligen behov av bostäder för asylsökande men det är inte hållbart att investera mycket pengar i ombyggnation av skolor på orter som inte har ett långsiktigt behov av bostäder framöver. Totebo skola skulle exempelvis kunna fungera som vandrarhem framöver och Lofta skola visas just nu för verksamhetsintressenter. VD föreslår att han istället får styrelsens fortsatta uppdrag att arbeta på bred front med att sälja eller hyra ut skolorna. Beslut Styrelsen beslutar i enlighet med VDs förslag. 11
Rapporter 7 12 VD föredrar bolagets energirapport: TFAB ENERGISTATISTIK, t.o.m. augusti 2015 Statistiken är normalårskorrigerad och avser den totala energiförbrukningen i TjustFastigheters fastighetsbestånd - värme och el till värme samt fastighetsel. Minskad energiförbrukning för 2015 jfr med jan - aug 2011 8 % Minskad energiförbrukning för 2015 jfr med jan - aug 2013 3,5 % Kommentar: Om jämförelsen görs för enbart värme och el till värme är minskningen 10 % för 2015 jämfört med jan-aug 2011 och 5,3 % för 2015 jämfört med jan-aug 2013. Styrelsen godkänner informationen. 12
Uppföljningar 7 13 VD föredrar läget i bolagets aktuella projekt. Arabia Projektledare: Eva Hebbel Kommunen aviserade 2014 att de ville att bolaget skulle bygga en ny förskola där förskolan Arabia tidigare låg. I november 2014 beslutade styrelsen att köpa till ett angränsande grönområde av kommunen för att den nya förskoletomten skulle bli lite större. Styrelsen beslutade i mars 2015 att investera i den nya förskolan Arabia. Byggnationerna är igång och förskolan beräknas vara klar för inflyttning till höstterminen 2016. Båtsmansstugorna Projektledare: Jonas Ålstam Sanna Ackrell har sagt upp hyreskontraktet för Båtmansstugorna till 1 oktober 2015. Processen att hitta Ackrells efterträdare pågår och vår lokalansvarige har under sommaren tagit emot ett antal intresseanmälningar från människor som vill driva verksamhet i stugorna. Intervjuer med dem som anmält sitt intresse pågår just nu. Campus Projektledare: Henrik Ankarwall och Thomas Lindström Bolaget fick en beställning på tillbyggnad av Campus i våras. Markarbetet och byggnationen är ute på upphandling och anbuden ska öppnas i början av oktober. De nya lokalerna ska stå klara till höstterminen 2016. Ljungbergaskolan Projektledare: Pär Liffner och Mikael Westerholm Den nya skolan i Kvännaren är färdigställd. Parkering och marken närmast skolbyggnaden är iordninggjord liksom lekytor och gångvägar är klara. Fotbollsplanen ska vara klar inom några veckor. Gymnastiksalen ska stå klar till årsskiftet och fram till dess har barnen gymnastik på Tallen, precis som de hade när de gick på Kvännarskolan. Skolan ska ha en officiell invigning med namngivningsceremoni men Barn- och utbildningsnämnden har inte spikat något datum för det evenemanget ännu. Styrelsen godkänner informationen. 13
PWCs granskning av koncernens efterlevnad av reglementet för internkontroll 7 14 VD informerar om att PWC fått kommunens uppdrag att granska koncernens efterlevnad av reglerna kring internkontroll. Bolagets styrelse och VD ska svara på frågor om bolagets arbete med internkontroll. Styrelsen godkänner informationen. 14
Utbildning för styrelsen 7 15 VD informerar om att vi arbetar med frågan om en utbildning i lokalförsörjning och arbetet i kommunala bolag för styrelsen men att vi inte har något färdigt förslag till utbildning ännu. Styrelsen godkänner informationen. 15
Möte mellan presidierna och de förtroendevalda revisorerna 7 16 VD informerar om att de förtroendevalda revisorerna i kommunen bett att få träffa bolagets presidium för ett samtal om läget i bolaget. Revisorerna ska träffa presidierna i alla de kommunala bolagen. Styrelsen godkänner informationen. 16
Styrelsens höstkonferens 7 17 VD informerar om att höstens konferens ska äga rum på Gränsö slott 17-18 november. Kallelse kommer när konferensen närmar sig. Styrelsen godkänner informationen. 17
Övriga frågor 7 18 Björn Lansman föreslår att styrelsen håller ett extra möte inför konferensen 17-18 november då representanter för ägaren ska delta. På mötet kan styrelsen identifiera frågor som är relevanta att ta upp med ägaren. Styrelsen bestämmer sig för att hålla ett extra styrelsemöte torsdagen 12 november klockan 14.00-16.00. Eva Ahlström ber om en kort redovisning om Bostadsbolagets utökade byggrupp. VD redogör för att det höga trycket på investeringar i bolagen och den svaga konkurrensen på byggmarknaden i Västervik ledde fram till ett beslut i Bostadsbolagets styrelse om att utveckla byggandet i egen regi. Bostadsbolaget har under många år haft hantverkare anställda i byggrupper och totalt sett har de gjort knappt tio procent av byggarbetena som bolagen genomfört på de egna fastigheterna de senaste åren. Beslutet i Bostadsbolagets styrelse innebär att bolaget skapar ytterligare en byggrupp med målsättningen att göra maximalt 20 procent av byggarbetena i egen regi. Resten av byggarbetena ska upphandlas. Utökningen av byggruppen har också fört med sig att Bostadsbolaget har omorganiserats så att bygg- och teknikavdelningarna samlats under ett affärsområde och teknikavdelningen har rekryterat upphandlare, kalkylator och mängdupphandlare för att stötta byggprocessen. Totalt sett ska omkring 15 hantverkare anställas inom ramen för utökningen. Fördelarna är bland annat att byggtiderna kortas eftersom man inte behöver göra upphandlingar inom koncernen och erfarenheterna visar att projekten blir billigare när bolaget gör dem i egen regi. Målsättningen är att genom att bolaget kan ta fler totalentreprenader i egen regi så ska fler byggarbeten också kunna lämnas ut till lokala underentreprenörer. 18
Nästa möte Nästa styrelsemöte hålls 12 november 2015 klockan 14.00 16.00. Avslutning Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar mötet. 19
TJUSTFASTIGHETER AB Org.nr: 556060-6443 RESULTATRÄKNING FÖR TIDEN 2015-01-01--08-31 justering med K3 2015-08-31 2014-08-31 2014-08-31 Nettoomsättning: Hyresintäkter 103 768 514 99 050 299 99 050 299 Övriga förvaltningsintäkter 0 0 0 Summa nettoomsättning 103 768 514 99 050 299 99 050 299 Fastighetskostnader Driftkostnader -61 852 526-62 652 775-62 652 775 Underhållskostnader -3 160 000-1 850 000-1 850 000 Fastighetsskatt -212 552-207 216-207 216 Avskrivningar, nedskrivningar -18 580 152-16 814 804-20 801 405 Övriga rörelsekostnader 0-219 922-219 922 Summa kostnader -83 805 230-81 744 717-85 731 318 RÖRELSERESULTAT 19 963 284 17 305 582 13 318 981 Finansnetto -18 948 186-16 181 838-16 181 804 RESULTAT EFTER FINANSIELLA POSTER 1 015 098 1 123 743-2 862 824 Skatt på årets resultat PERIODENS RESULTAT 1 015 098 1 123 743-2 862 824
TJUSTFASTIGHETER AB Org.nr: 556060-6443 BALANSRÄKNING PER 2015-08-31 TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar justering med K3 2015-08-31 2014-08-31 2014-08-31 Materiella anläggningstillgångar Byggnader 531 610 634 448 366 937 443 986 811 Mark 114 158 237 111 796 066 111 796 066 Markanläggning 15 500 032 2 310 455 1 987 597 Pågående till- och ombyggnader 186 966 558 92 683 721 92 683 721 Pågående underhåll 7 619 125 9 414 128 9 414 128 Förbättringsutgifter på annans fastighet 7 819 383 7 335 687 7 844 484 Byggnadsinventarier 0 1 042 620 1 064 062 Markinventarier 0 5 328 386 5 514 530 Summa anläggningstillgångar 863 673 969 678 277 999 674 291 398 Finansiella anläggningstillgångar Fordringar hos koncernföretag 47 370 000 38 370 000 38 370 000 Andra långfristiga värdepappersinnehav 46 000 40 200 40 200 Övriga långfristiga fordringar 6 824 439 10 126 727 10 126 727 Summa finansiella anläggningstillgångar 54 240 439 48 536 927 48 536 927 Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Hyres- och kundfordringar 1 074 962 0 0 Övriga kortfristiga fordringar 24 605 980 5 950 899 5 950 899 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 7 616 876 8 174 845 8 174 845 Summa kortfristiga fordringar 33 297 818 14 125 744 14 125 744 Kassa och bank 2 0 0 Summa omsättningstillgångar 2 0 0 SUMMA TILLGÅNGAR 951 212 228 740 940 670 736 954 069
TJUSTFASTIGHETER AB Org.nr: 556060-6443 EGET KAPITAL OCH SKULDER EGET KAPITAL Bundet eget kapital Aktiekapital 106 250 000 106 250 000 106 250 000 Reservfond inkl konsolideringsfond 455 000 455 000 455 000 Summa bundet eget kapital 106 705 000 106 705 000 106 705 000 Fritt eget kapital Balanserat resultat 24 912 755 9 562 801 9 562 801 Periodens resultat 1 015 098 1 123 743-2 862 824 Summa fritt eget kapital 25 927 853 10 686 544 6 699 977 SUMMA EGET KAPITAL 132 632 853 117 391 544 113 404 977 Obeskattade reserver Periodiseringsfond 446 000 416 000 416 000 Avsättningar Avsättningar för skatter 5 904 088 1 344 424 1 344 424 SKULDER Långfristiga skulder Övriga skulder 793 310 420 596 884 108 596 884 108 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 392 718 7 606 123 7 606 123 Skatteskulder 0 650 262 650 262 Övriga kortfristiga skulder 26 400 50 145 50 145 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 18 499 750 16 598 064 16 598 030 Summa kortfristiga skulder 18 918 868 24 904 594 24 904 560 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER 951 212 228 740 940 670 736 954 069
TJUSTFASTIGHETER AB Org.nr: 556060-6443 RESULTATRÄKNING FÖR TIDEN 2014-2018 Utfall Budget Utfall Prognos Budget Budget Budget 2014 2015 2015-08-31 2015 2016 2017 2018 Nettoomsättning: Hyresintäkter 148 890 156 519 103 769 157 577 168 426 178 297 184 007 Övriga förvaltningsintäkter 0 0 2 Summa nettoomsättning 148 890 156 519 103 769 157 579 168 426 178 297 184 007 Fastighetskostnader Driftkostnader -89 729-92 958-61 853-89 562-91 523-92 823-93 183 Underhållskostnader -4 731-3 249-3 160-4 500-4 635-4 500-4 149 Fastighetsskatt -291-311 -213-319 -365-365 -365 Avskrivningar -26 839-32 481-18 580-31 070-31 426-36 570-39 920 Övriga rörelsekostnader -658 0 0 0 Summa kostnader -122 248-128 999-83 805-125 451-127 948-134 257-137 616 RÖRELSERESULTAT 26 642 27 521 19 963 32 128 40 478 44 040 46 390 Finansnetto -24 745-25 538-18 948-29 370-30 611-33 504-35 543 RESULTAT EFTER FINANSIELLA POSTER 1 897 1 983 1 015 2 758 9 868 10 536 10 847 Förändring periodiseringsfond -30 Koncernbidrag 9000 Skatt på årets resultat -2586 PERIODENS RESULTAT 8 281 1 983 1 015 2 758 9 868 10 536 10 847
TJUSTFASTIGHETER AB Org.nr: 556060-6443 BALANSRÄKNING PER 2014-2018 TILLGÅNGAR Utfall Budget Utfall Prognos Budget Budget Budget 2014-12-31 2015-12-31 2015-08-31 2015-12-31 2016-12-31 2017-12-31 2018-12-31 Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Byggnader 549 010 660 166 531 611 718 466 806 575 915 325 905 926 Mark 113 921 111 796 114 158 114 158 114 158 114 158 114 158 Markanläggning 16 073 2 130 15 500 15 214 14 928 14 642 14 928 Pågående till- och ombyggnader 66 434 51 000 186 967 24 000 58 900 16 400 16 400 Pågående underhåll 0 0 7 619 0 Byggnadsinventarier 0 999 0 0 0 0 0 Markinventarier 0 4 956 0 0 0 0 0 Förbättringsutgifter på annans fastighet 8 087 5 784 7 819 7 685 7 551 7 417 7 283 Summa anläggningstillgångar 753 523 836 831 863 674 879 523 1 002 112 1 067 942 1 058 695 Finansiella anläggningstillgångar Fordringar hos koncernföretag 47 370 38 370 47 370 47 370 47 370 47 370 47 370 Andra aktier och andelar 46 46 46 46 46 46 Övriga långfristiga fordringar 10 127 10 167 6 824 4 297 2 196 533 267 Summa finansiella anläggningstillgångar 57 543 48 537 54 240 51 713 49 612 47 949 47 683 Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Hyres- och kundfordringar 0 700 1 075 1 000 1 000 1 000 1 000 Övriga kortfristiga fordringar 18 242 8 000 24 606 11 650 11 224 10 786 9 389 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 7 912 8 175 7 617 7 400 7 400 7 400 7 400 Summa kortfristiga fordringar 26 154 16 875 33 298 20 050 19 624 19 186 17 789 Kassa och bank 0 0 0 0 0 0 0 Summa omsättningstillgångar 0 0 0 0 0 0 0 SUMMA TILLGÅNGAR 837 220 902 243 951 212 951 287 1 071 348 1 135 077 1 124 167
TJUSTFASTIGHETER AB Org.nr: 556060-6443 EGET KAPITAL OCH SKULDER Utfall Budget Utfall Prognos Budget Budget Budget 2014-12-31 2015-12-31 2015-08-31 2015-12-31 2016-12-31 2017-12-31 2018-12-31 EGET KAPITAL Bundet eget kapital Aktiekapital 106 250 106 250 106 250 106 250 106 250 106 250 106 250 Reservfond inkl konsolideringsfond 455 455 455 455 455 455 455 Summa bundet eget kapital 106 705 106 705 106 705 106 705 106 705 106 705 106 705 Fritt eget kapital Balanserat resultat 16 632 12 840 24 913 24 913 27 671 37 538 48 075 Periodens resultat 8281 1 983 1 015 2 758 9 868 10 536 10 847 Summa fritt eget kapital 24 913 14 822 25 928 27 671 37 538 48 075 58 922 SUMMA EGET KAPITAL 131 618 121 527 132 633 134 376 144 243 154 780 165 627 Obeskattade reserver Periodiseringsfond 446 416 446 458 458 458 458 Avsättningar Avsättningar för skatter 5 904 1 344 5 904 5 904 5 904 5 904 5 904 SKULDER Långfristiga skulder Skulder till kommunen Övriga skulder 614 101 755 255 793 310 744 049 854 242 907 435 885 678 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 25 522 8 000 393 25 500 25 500 25 500 25 500 Skatteskulder 684 650 0 0 0 0 0 Övriga kortfristiga skulder 7 207 50 26 0 0 0 0 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 51 739 15 000 18 500 41 000 41 000 41 000 41 000 Summa kortfristiga skulder 85 151 23 700 18 919 66 500 66 500 66 500 66 500 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER 837 220 902 243 951 212 951 287 1 071 348 1 135 077 1 124 167 Avkastning 3,8% 4,3% 4,1% 4,1%
Investeringsplan TFAB 2016-2018 2016 2017 2018 ACTIC, extern hyresgäst X Ishall Bökensved tillb. Omklädningsrum X Åbyängsskolan X Överums högstadiebyggnadomb till fritidsgård X Räddningstjänsten (för ambulansen) X Blackstad skola paviljong X HEDA Ridanläggning X Målserum Ridanläggning X ARABIA X CAMPUS, tillbyggnad X Karstorp IP X X Gymnasiet flytt av Komvux från Tjustskolan X X Energiprojekt TFAB X X X Ev resultat av kostutredning X X X Underhåll aktivering TFAB X X X 178 015 102 400 30 101 X anger vilket år investeringen är planerad
UTVÄRDERING AV STYRELSEARBETET 5= Ja, absolut, 4= Ja, i stort, 3= Neutral, 2= Inte riktigt, 1= Inte alls Överblick, strategier och arbetsformer 1. Har styrelsen en tydlig bild av ägarnas mål och avsikter med ägandet i bolaget? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O 2. Har styrelsen en klar uppfattning om bolagets verksamhet, mål och medel samt styrelsens arbetsordning? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O 3. Är styrelsen medveten om bolagets policys och finns samstämmighet i frågor om etik, moral och värderingar? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O 4. Har styrelsen den kunskap som krävs med hänsyn till sitt juridiska ansvar samt till lagar, regler, kod för bolagsstyrning och självreglering? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O 5. Har styrelsen den kompetens, kunskap och erfarenhet som behövs för att prioritera och utveckla en strategisk plan för bolaget? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O 6. Är styrelsen aktiv och effektiv, d.v.s. engagerad under möten, väl förberedd och påläst, konstruktiv i diskussioner och beslutsfattande samt fokuserad på det väsentliga? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Fungerar samarbetet mellan styrelse och VD på ett konstruktivt sätt? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Summa (fylls i av Anna) Snittbetyg (fylls i av Anna) TjustFastigheter AB Telefon 0490-25 72 00 tjustfastigheter@vastervik.se Box 502/ Spötorget 1 Fax 0490-25 72 01 Org.nr. 556060 6443 593 25 Västervik
Styrelsen som grupp Finns det ett bra arbetsklimat i styrelsen, d v s lyhördhet, respekt, personkemi och interaktion? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Agerar ordföranden skickligt som mötesledare? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Fungerar underlag för diskussion och beslut på ett bra sätt? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Fungerar rutinen för kallelse, dagordning, tider och lokal inför mötena? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Har styrelsen koll på bolagets organisation och nyckelpersoner? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Får styrelsen en fullgod ekonomisk rapportetering? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Är styrelsen drivande i strategiska frågor? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Är kvaliteten på mötesprotokollen god? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Fungerar styrelsens uppföljning av ärenden och frågor? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Summa (fylls i av Anna) Snittbetyg (fylls i av Anna)
Enskild styrelseledamot Har Du som styrelseledamot i detta bolag: Kompetens för att klara arbetet? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Erfarenhet och kunskap för att kunna bedöma bolagets verksamhet? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Tillräcklig närhet till den verklighet bolaget lever i? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Den tid du behöver för att fatta kloka beslut? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Tillräcklig kunskap om strategiskt arbete? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Tycker du att du har: Kunskap om lagar och förordningar för styrelsearbete? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Den information du behöver inför ett styrelsesammanträde? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Förtroende för VD:s underlag och presentation för styrelsen? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Fått den introduktion du behöver för att förstå företaget och affären? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Förstått bolagets nyckeltal och redovisning? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O
Har du de starka sidor som behövs för styrelsearbetet: Erfarenhet av samt förståelse och intresse för styrelsearbete? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Engagemang, målinriktning och drivande förmåga? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Oberoende och personlig integritet? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Motivation, lugn och styrka? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Lyhördhet och samarbetsvilja? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Kunskaper om företagande? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Mod och styrka att deklarera din åsikt? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Tid för ordentliga förberedelser? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Summa (fylls i av Anna) Snittbetyg (fylls i av Anna)
Västervik 2015-09-23 Rutin för internkontroll I november 2011 antog Kommunfullmäktige i Västervik kommunstyrelsens Förslag till reglemente och tillämpningsanvisningar för intern kontroll för Västerviks kommun och de kommunala bolagen. Dokumentet innehåller övergripande regler och anvisningar för hur den interna kontrollen ska genomföras i kommunens förvaltningar och bolag. Det anger också att varje förvaltning och bolag har att upprätta en organisation för den interna kontrollen och att ta fram årliga internkontrollplaner byggda på risk- och väsentlighetsanalyser. Organisation Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. Bolagsstyrelsen har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sitt ansvarsområde och ska se till att det finns en organisation för den interna kontrollen och att internkontrollplaner byggda på risk- och väsentlighetsanalys tas fram. VD ska leda arbetet med att åstadkomma god intern kontroll och ansvarar för att utforma konkreta regler och anvisningar för arbetet. VD har delegerat det operativa arbetet med den interna kontrollen till VD-assistenten. Tidsplan Styrelsen fattar på sitt oktobermöte år 1 beslut om internkontrollplanen år 2. Bolagets förvaltning genomför internkontrollen enligt plan och redovisar den för styrelsen på styrelsemötet i februari år två. Senast i samband med årsberättelsens upprättande år 2 ska styrelsen rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen och de förtroendevalda revisorerna. Arbetet med de åtgärder som blir följden av den interna kontrollen fortsätter under år 2. TjustFastigheter AB Telefon 0490-25 72 00 tjustfastigheter@vastervik.se Box 502/ Spötorget 1 Fax 0490-25 72 01 Org.nr. 556060 6443 593 25 Västervik
Västervik 2015-09-28 TjustFastigheter internkontroll 2015 Kontrollområden 1. Blir våra investeringar hyressatta? Stickprov för att kontrollera att hyran justerats efter investering. 2. Följer vi bolagets attestordning i samband med utanordning? Stickprov av utbetalningar. Risk- och väsentlighetsanalys Felaktigheter inom dessa kontrollområden bedöms ha en väsentlig påverkan på verksamheten och det bedöms vara möjligt eller sannolikt att felaktiga rutiner upptäcks i samband med internkontrollen. Rapport VD rapporterar resultatet av internkontrollen och eventuella förslag på åtgärder till styrelsen i februari 2016 och vidare till kommunstyrelsen och de valda revisorerna i samband med årsberättelsens upprättande. Tjustfastigheter AB Telefon 0490-25 72 00 tjustfastigeheter@vastervik.se Box 502 Fax 0490-25 72 01 Org-nr 55 60 60-6443 Gatuadress: Spötorget 1 593 25 Västervik