POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS. Varbergs kommun Norrgatan

Kallelse/underrättelse 2017-11-16 1 (15) Serviceförvaltningen Beslutsorgan Servicenämndens arbetsutskott Tid Torsdagen den 23 november, kl. 8.30 Plats Svarten Ärenden 1. Val av justerare 2. Anmälan av eventuella övriga ärenden 3. Anmälan av eventuellt jäv 4. Utvärdering av intern fordonspool samt extern elbilspool (SVN 2011/0061-7) 5. Personuppgiftsbiträdesavtal Draftit (SVN 2017/0056-2) 6. Ändring av servicenämndens reglemente (SVN 2017/0069-1) 7. Servicenämndens delegeringsförteckning och attestreglemente 2018 (SVN 2017/0068-1) 8. Tillagningskök på Bosgårdsskolan (SVN 2016/0056-7) 9. Information avseende uppföljning av matsedel 10. Förvaltningen informerar 11. Månadsrapport oktober Harald Lagerstedt Ordförande Elisabeth Eriksson Sekreterare POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON ORGANISATIONSNUMMER E-POSTADRESS Varbergs kommun Norrgatan 25 0340-880 00 212000-1249 svn@varberg.se TELEFAX WEBBPLATS 432 80 Varberg 0340-69 70 46 www.varberg.se

Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen 2017-11-16 2 (15) 4. Utvärdering av intern fordonspool samt extern elbilspool Dnr: SVN 2011/0061-7 Handläggare: Marlene Garhall Dokument: Beslutsförslag 2017-10-31 Utvärdering av intern fordonspool samt extern elbilspool Förslag till beslut 1. Godkänna utvärdering och fortsatt utveckling av intern fordonspool och extern elbilspool i kommunal regi. 2. Utöka antal tillgängliga fordon i den externa elbilspoolen till att gälla samtliga elbilar i kommunens interna fordonspool. Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade 2014-02-25 enligt Kf 13 att - Godkänna utvärdering av bilpool. - Vidareutveckla den interna fordonspoolen och komplettera denna med en extern elbilspool samt ge servicenämnden i uppdrag att genomföra en utvärdering av densamma. Kommunens fordonspool har idag utvecklats till att gälla 33 fordon fördelat på 5 olika geografiska platser i kommunen. Fordonen består i huvudsak av gasfordon, men alltfler elbilar har tillkommit i takt med att elfordonens räckvidd ökat samt att interna laddplatser investerats genom stöd från klimatklivet. På våren 2014 invigdes solbilspoolen med två elbilar, Sveriges första elbilspool i kommunal regi. I augusti 2014 öppnades solbilspoolen upp även för privatbokning kvällar och helger. Syftet var och är att möjliggöra bildelning med kommuninvånarna för att underlätta för människor och företag att göra miljömässigt rätt, helt i linje med fullmäktiges inriktningsmål om ett ökat ansvar för miljön och klimatet. Tjänsteanvändningen Under de tre senaste åren har kommunens fordonspool tillhandahållit 11 000 13 000 tjänstebokningar per år. Med två månader kvar på 2017 tyder allt på en ny högstanivå med en förväntad slutsiffra på över 14 000 bokningar. Under de mest bokade vardagarna är det ofta omkring 100 bokningar per dag, vilket innebär drygt två bokningar per fordon och dag. Detta är en flexibilitet som skulle vara omöjlig

Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen 2017-11-16 3 (15) utan poollösningen. Poollösningen sparar därmed miljö, resurser och pengar åt kommunen. Användandet i kommunens fordonspool följs upp månadsvis med beläggningsstatistik som visar vilka delar på dygnet som de olika poolerna används mest och var det finns utrymme för mer användning. I denna avstämning ser vi ofta mycket höga nivåer med snitt på över 50% och toppar på närmare 100%. Detta innebär att både elbilar och gasbilar används i mycket hög utsträckning vilket ger god kostnadseffektivitet och hög miljönytta. Privatanvändningen Från att ha startat försiktigt under första året då solbilspoolen först utvärderades har privatanvändningen ökat stadigt och under 2017 har antalet resor redan överstigit föregående två år tillsammans. Detta trots att endast mindre marknadsföringsinsatser genomförts och Varbergsborna i regel är vana av att använda egen privat bil. Totalt har 35 hushåll använt sig av solbilspoolen och utöver detta har även ett flertal kommunanställda valt att boka privatresor utanför kontorstid. Privatmedlemskap i Varbergs solbilspool ger även tillgång till Move Abouts övriga publika pooler på omkring 20 andra orter i Sverige. Även Move Abouts medlemmar på andra orter har möjlighet att boka elbilarna i Varberg vilket innebär att solbilspoolen och Varbergs fordonspool är en del i ett av norra Europas största nätverk av elbilspooler. Beslutsunderlag Övervägande Mobilitet, resebehov Varbergs fordonspool har sedan starten haft 47 677 bokningar och försett 1 593 användare med resor. Det är en fantastisk flexibilitet som har sparat både pengar, resurser och miljö. Utan denna lösning skulle långt fler fordon behövts med ökade kostnader, utsläpp och hanteringskostnader som följd. Miljöaspekter Användningen av ett bokningssystem som är byggt för elfordon har underlättat omställningen till eldrivna resor. Bara genom de två Nissan Leaf (och senare även två Renault Zoe) som redan finns i bilpoolen har över 4 ton koldioxid sparats in jämfört med om resorna genomförts med en genomsnittlig fossildriven miljöbil. Poollösningen innebär också att färre fordon behövs för att tillgodose resebehovet. En mindre fordonsflotta innebär en besparing på 10 20 ton koldioxid per tillverkat fordon.

Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen 2017-11-16 4 (15) Kostnadsaspekter Med en central fordonspool kan ett mindre antal fordon tillgodose ett stort antal användares resor vilket sparar pengar inom leasing, service, hantering, material, verkstad med mera. Central hantering av tvätt, städ och kundservice sparar också hanteringskostnader och säkerställer en hög kvalitetsnivå. Inflytande på andra kommuner Varbergs kommuns arbete med fordonspool och elbilar har gett stora ringar på vattnet och har inspirerat många andra kommuner att starta egna elbilspooler och att ansluta sig till det växande poolnätverket. Valet att driva elbilspoolen med ett solcellstak har också inspirerat och Move About får ofta frågor om Varbergs exempel. Några kommuner som sedan Varbergs start valt att starta egna pooler är: Tranås, Karlstad, Torsby, Hammarö, Norrtälje med flera. Ekonomi och verksamhet Sedan starten har två Nissan Leaf funnits tillgängliga för privatbokning och utöver dessa finns det ytterligare elbilar som också skulle kunna öppnas upp för allmänheten, vilket skulle ge både ökad flexibilitet och ökat intresse från allmänheten. Genom intäktsdelning skulle detta även sänka kommunens kostnad för bilpoolen. I takt med att kommunen byter ut allt fler förbränningsfordon till elbilar skapar detta en möjlighet till maximal användning och resursbesparing. Kommunens fordonspool bidrar med teknikutveckling och ger tillgång till moderna fordon som drivs med förnybar energi. Fordonspoolen fungerar också som en reklambärare för kommunens interna miljöarbete och har genom solbilspoolen bidragit till att fler bilpooler öppnats i andra kommuner. Samråd Serviceförvaltningen Eva Olson Förvaltningschef John Nilsson Avdelningschef Kundservice Protokollsutdrag

Varbergs kommun Kommunfullmäktige Sammanträdesprotokoll 2014-02-25 19 Kf 13 Dnr KS 2012/0559 Utvärdering av bilpool med kompletteringar Beslut Kommunfullmäktige beslutar att - godkänna utvärdering av bilpool 2Cf(-03 ~ ~ ld ~ERVICff{)RV/.\f. TN NGt r~. $';",,y o2 o~~: I Justerandes sign - vidareutveckla den interna fordonspoolen och komplettera denna med en extern elbilspool samt ge servicenämnden i uppdrag att genomföra en utvärdering av densamma. Förslag till beslut på sammanträdet Harald Lagerstedt (C) med instämmande av Linda Berggren (S) och Britta Striben (S) föreslår bifall till kommunstyrelsens förslag. Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige har den 21 oktober 2008, 164, beslutat att organisera en kommunal bilpool. Servicenämnden fick i uppdrag att efter 18 månader utvärdera bilpoolen för att utreda förutsättningarna att lägga ut denna på entreprenad, vilket skulle möjliggöra bildelning med allmänheten. Det har gjorts två utvärderingar av konsultfirman CW Logistikutveckling. Den ena beskriver hur den nuvarande interna fordonspoolen fungerar och den andra är en fördjupad jämförelse mellan externa och interna alternativ för fordonspool. Utvärderingarna visar att den nuvarande lösningen med en intern fordonspool, kompletterat med externa korttidshyrningar, i stort fungerar tillfredsställande och är ett ekonomiskt fördelaktigt alternativ. Utvärderingarna anger att det finns samhällsekonomiska nyttar i och med att kommunen, i egenskap av stor lokal fordonsanvändare, bidrar till att skapa underlag för etablering av kommersiella fordonspooler. I den fördjupade jämförelsen rekommenderas kommunen att initialt satsa på en kommersiell fordonspool om max 3-4 bilar som ett komplement till den interna lösningen. Att möjliggöra bildelning med kommuninvånarna går helt i linje med fullmäktiges inriktningsmål om ett Ökat ansvar för miljön och klimatet som bl.a. anger att det successivt ska bli lättare för människor och företag att göra miljömässigt rätt. Yttrande Planeringskontoret har i tjänsteutlåtande den 29 augusti 2013 föreslagit att - ge servicenämnden i uppdrag att genomföra åtgärder som föreslås i utvärderingen, i syfte att minska andelen outnyttjade bokningar och nå ett effektivare nyttjande av fordonen. p fi.. ;e.pj-.-<. I 'j ~~, D1!/osJr I

Varbergs kommun Kommunfullmäktige Sammanträdesprotokoll 2014-02-25 20 ge servicenämnden i uppdrag att verkställa en lösning där den interna fordonspoolen kompletteras med ett mindre antal fordon i en extern upphandlad fordonspool, i syfte att lösa kommunens behov och samtidigt skapa underlag för etablering av kommersiella fordonspooler som möjliggör bildelning för privatpersoner. ge kommunledningskontoret i uppdrag att följa upp och revidera riktlinjerna för tjänsteresor, i syfte att uppnå mål om minskad energianvändning för tjänsteresor och avlasta fordonspoolen från onödiga bilresor. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 9 september 2013, 320 och då kommit överens om att återremittera ärendet. Planeringskontoret har i nytt tjänsteutlåtande den 15 oktober 2013 föreslagit att vidareutveckla den interna fordonspoolen och komplettera denna med en extern elbilspool i utvärderingssyft ge servicenämnden i uppdrag att behovsanpassa den nuvarande fordonspoolen och genomföra åtgärder för att optimera fordonens nyttjandegrad ge servicenämnden i uppdrag att handla upp den kompletterande externa elbilspoolen, samt utvärdera denna efter en 3-årsperiod ge servicenämnden i uppdrag att utreda och föreslå åtgärder för att optimera kommunens totala fordonspark i förhållande till verksamheternas transportbehov ge kommunstyrelsen i uppdrag att se över reseriktlinjerna, följa upp tillämpningen av dem samt vid behov uppdatera riktlinjerna. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 10 december 2013, 444, och då kommit överens om att bordlägga ärendet. Arbetsutskottet har behandlat ärendet den 17 december 2013, 460, och då kommit överens om att föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna utvärdering av bilpool. vidareutveckla den interna fordonspoolen och komplettera denna med en extern elbilspool samt ge servicenämnden i uppdrag att genomföra en utvärdering av densamma. samt att föreslå kommunstyrelsen besluta att - ge kommundirektören i uppdrag att se över reseriktlinjerna, följa upp tillämpningen av dem samt vid behov uppdatera riktlinjerna. Kommunstyrelsen har behandlat ärendet den 28 januari 2014, 5, och beslutat att ge kommundirektören i uppdrag att se över reseriktlinjerna, följa upp tillämpningen av dem samt vid behov uppdatera riktlinjerna. Protokollsutdrag: Planeringskontoret Kommundirektören Servicenämnden Justerandes sign '/ ~ l~0e. ~J

Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen 2017-11-16 5 (15) 5. Personuppgiftsbiträdesavtal Draftit Dnr: SVN 2017/0056-2 Handläggare: Linda Svensson Dokument: Beslutsförslag 2017-11-01 Personuppgiftsbiträdesavtal Draftit Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår servicenämnden besluta 1. Teckna personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören Draftit AB, AVT- 2017-309362, bilaga C. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen har den 29 augusti 2017, 194, föreslagit att respektive nämnd tecknar personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören Draftit AB. Varbergs kommun har tecknat avtal med Draftit AB som levererar ett IT-baserat stöd för dataskyddsarbete. Draftit är en så kallad molntjänst, vilket innebär att exempelvis processorkraft, lagring och funktioner tillhandahålls av leverantör som tjänster över Internet. Den som använder en molntjänst för personuppgiftsbehandling är personuppgiftsansvarig för behandlingen även om den utförs av molntjänstleverantören eller dess underleverantörer. Leverantören och alla underleverantörer som anlitas för behandlingen är den personuppgiftsansvariges personuppgiftsbiträden. Det är den personuppgiftsansvarige som ansvara för att personuppgiftslagen och andra lagar följs. Den personuppgiftsansvarige ska göra en laglighetskontroll samt genomföra en risk- och sårbarhetsanalys för att bedöma om det är möjligt att anlita molntjänstleverantören för behandling av de tänkta personuppgifterna, vilken säkerhetsnivå som är lämplig och vilka åtgärder som behöver vidtas. Beslutsunderlag Beslutsförslag den 1 november 2017. Personuppgiftsbiträdesavtal Draftit AB, AVT-2017-309362, bilaga C. Övervägande De personuppgifter som kommer att hanteras i systemet är främst uppgifter om kontaktpersoner i verksamheten, till exempel namn, telefonnummer och mejl.

Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen 2017-11-16 6 (15) Bedömningen är att det inte finns några risker med behandlingen och att den är laglig enligt personuppgiftslagen. Enligt personuppgiftslagen är dock respektive nämnd att betrakta som personuppgiftsansvarig och behöver därmed teckna ett separat personuppgiftsavtal med leverantören Draftit. Serviceförvaltningen föreslår därför att servicenämnden tecknar personuppgiftbiträdesavtal med leverantören Draftit AB. Ekonomi och verksamhet Kommunen har köpt en licens för att kunna använda Draftits moduler för Dataskydd och Förteckning i 14 månader till en kostnad av 129 000 kronor. För servicenämnden uppstår inga kostnader i samband med tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal. Samråd Hanteras kommungemensamt för Varbergs kommun som koncern. Serviceförvaltningen Eva Olson Förvaltningschef Håkan Axelsson IT-chef Protokollsutdrag IT-avdelningen

C6J) Draftit Bilaga C- Personuppgiftsbiträdesavtal Avtalsid: AVT-2017-309362 Mellan y, nedan "Kunden", och DraftlT AB, (556578-3957), nedan "Leverantören", har följande avtal träffats. 1. Behandling av personuppgifter. Detta avtal kan komma att innebära att Leverantören såsom Kundens underleverantör behandlar personuppgifter som Kunden är personuppgiftsansvarig för. I enlighet med 30 personuppgiftslagen (1998:204) är parterna för sådan hantering överens om följande. 2. Tillämplig lagstiftning Svensk lag ska gälla för all behandling av personuppgifter inom ramen för detta avtal, såväl för Kunden som hos Leverantören och dennes samtliga underleverantörer oavsett var någonstans personuppgifterna är lagrade. 3. Instruktioner om ändamålet med behandlingen av personuppgifter Leverantören och dennes underleverantörer får inte behandla personuppgifterna på något annat sätt än enligt Kundens instruktioner, vilket innebär att de inte får behandlas för något annat ändamål än vad som är nödvändigt för att tjänsterna enligt detta avtal ska kunna utföras. 4. Underleverantörer Om Leverantören anlitar underleverantörer för att utföra tjänsterna ska det meddelas Kunden minst 4 veckor i förväg. Varje underleverantör ska anges på ett sådant sätt att Kunden förstår var personuppgifterna lagras och kan kontakta underleverantören för en revision. Samma sak gäller om en underleverantör i sin tur väljer att anlita en underleverantör. Personuppgifterna får endast behandlas inom EU/EES. Det är Leverantörens ansvar att se till att varje underleverantör efterlever alla bestämmelser om behandlingen av personuppgifter i detta avtal, exempelvis att de vidtar lämpliga säkerhetsåtgärder. Det är dock Kunden som ansvarar för att de instruktioner som lämnas om behandlingen av personuppgifter följer svensk lagstiftning, varför Leverantören eller någon underleverantör inte har rätt att avbryta behandlingen av personuppgifter med motiveringen att den strider mot personuppgiftslagen. Kunden uppdrar åt Leverantören att ingå personuppgiftsbiträdesavtal på Kundens vägnar med sina underleverantörer. Avtalen ska ha samma nivå som detta Avtal eller högre, vad gäller skyddet för de registrerades personliga integritet. Sida 11av13 Sign : Sign :

((d) Draftit 5. Säkerhetsåtgärder Leverantören ska begränsa åtkomsten till personuppgifterna till sådana personer som behöver dem för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Leverantören ska se till att de personer som har åtkomst till personuppgifterna omfattas av tystnadsplikt samt att de är informerade om hur de får behandla personuppgifterna. Vidare ska Leverantören vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifterna från obehörig åtkomst, förstörelse och ändring. 6. Ersättningsanspråk Kunden har rätt till ersättning från Leverantören i det fall Kunden eller Kundens underleverantör är skyldig att utge skadestånd till registrerade enligt 48 personuppgiftslagen och den behandling av personuppgifter som ligger till grund för ersättningsanspråket utförts av Leverantören eller dennes underleverantör i strid med Kundens instruktioner och/eller detta avtal. 7. Bevarande och gallring När samarbetet mellan Kunden och Leverantören upphör ska Leverantören förstöra samtliga uppgifter inklusive uppgifter som förvaras på säkerhetskopior och liknande. Leverantörens åtagande i denna del innefattar även en skyldighet att se till att uppgifter som förvaras hos Leverantörens underleverantörer förstörs på motsvarande sätt. **************** Av detta avtal har två originalexemplar upprättats och parterna tagit var sitt exemplar. Underskrifter Ort och datum Arvika För Draftit AB Ort och datum X För x Namnförtydligande Jonas Backlund Namnförtydligande X Sida 12av13 Sign: Sign :

Varbergs kommun Kommunstyrelsen Sammanträdes protokoll 2017-08-29 9 Ks 194 Dnr KS 2017/0448 Personuppgiftsbiträdesavtal Draftit Beslut Kommunstyrelsen beslutar 1. teckna personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören Draftit AB, A VT- 2017-309362, bilaga C 2. föreslå respektive nämnd och bolag att teckna personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören Draftit AB. Beskrivning av ärendet Varbergs kommun har tecknat avtal med Draftit AB som levererar ett ITbaserat stöd för dataskyddsarbete. Draftit är en så kallad molntjänst, vilket innebär att exempelvis processorkraft, lagring och funktioner tillhandahålls av leverantör som tjänster över Internet. Den som använder en molntjänst för personuppgiftsbehandling är personuppgiftsansvarig för behandlingen även om den utförs av molntjänstleverantören eller dess underleverantörer. Leverantören och alla underleverantörer som anlitas för behandlingen är den personuppgiftsansvariges personuppgiftsbiträden. Det är den personuppgiftsansvarige som ansvarar för att personuppgiftslagen och andra lagar följs. Den personuppgiftsansvarige ska göra en laglighetskontroll samt genomföra en risk- och sårbarhetsanalys för att bedöma om det är möjligt att anlita molntjänstleverantören för behandling av de tänkta personuppgifterna, vilken säkerhetsnivå som är lämplig och vilka åtgärder som behöver vidtas. Beslutsunderlag Arbetsutskottet 15 augusti 2017, 384. Beslutsförslag 3 juli 2017. Personuppgiftsbiträdesavtal, bilaga C och licensavtal. Övervägande ~e personuppgifter som kommer att hanteras i systemet är främst uppgifter om kontaktpersoner i verksamheten, till exempel namn, telefonnummer och mejl. Bedömningen är att det inte finns några risker med behandlingen och att den är laglig enligt personuppgiftslagen. Enligt personuppgiftslagen är dock respektive nämnd att betrakta som personuppgiftsansvarig och behöver därmed teckna ett separat personuppgiftsbiträdesavtal. Protokollsutdrag: Kommunstyrelsen Utdragsbestyrkande Datum

Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen 2017-11-16 7 (15) 6. Ändring av servicenämndens reglemente Dnr: SVN 2017/0069-1 Handläggare: Lotta Olanya Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden 2017-11-16 Ändring av servicenämndens reglemente Förslag till beslut Servicenämnden beslutar 1. anta bifogat förslag för ändring av servicenämndens reglemente från och med den 1 februari 2018. Beskrivning av ärendet En förändring av servicenämndens reglemente aktualiseras dels som en följd av öppnandet av Varberg direkt (kommungemensam kundservice) den 1 februari 2018 och dels på grund av förtydliganden kring förvaltning av kommunens fastigheter och lokalsamordning. Kompletteringarna under 2 servicenämndens ansvarsområde. Beslutsunderlag Förslag på förändrat reglemente för servicenämnden Servicenämndens reglemente reviderat den 17 maj 2016 Ekonomi och verksamhet Införlivandet av Varberg direkt innebär en utökad ram enligt budgetbeslut. Serviceförvaltningen Eva Olson Förvaltningschef Lotta Olanya Verksamhetsutvecklare Protokollsutdrag

Reglemente för servicenämnden Dokumenttyp: Dokumentnamn: Diarienummer: Reglemente Reglemente för servicenämnden Beslutad av: Beslutsdatum: Giltig till och med: Gäller för: Varbergs kommun Dokumentansvarig avdelning: Senast reviderad:

Reglemente för servicenämnden i Varberg 1 Servicenämndens ansvar Servicenämnden ansvarar för att det kommunala uppdraget inom nämndens ansvarsområde blir genomfört. Servicenämnden ska samordna och utveckla effektiva stödfunktioner för övriga nämnder. Detta för att säkerställa att samordningsvinster tas tillvara. Därigenom kan kommunens verksamheter fokusera på sina kärnverksamheter och ge effektivare kommunal service. 2 Servicenämndens ansvarsområde Servicenämnden ska i huvudsak, på uppdrag, tillhandahålla tjänster avseende Förvaltning, drift och underhåll av kommunens fastigheter för att säkerställa ändamålsenliga lokaler Inhyrning av externa lokaler Uthyrning till externa hyresgäster Lokalsamordning internt och externt Kosthållning Lokalvård Genomförande av kommunens IT-strategi, upprätthållande av fastställd nivå för ITsäkerhet, drift av IT-system och tjänster E-tjänster Övergripande och kommungemensam logistik Telefoni Postverksamhet Drift av den kommungemensamma kundservicen (Varberg direkt) Servicenämnden ska i övrigt fullgöra de uppgifter som fullmäktige ålägger nämnden. 3 Uppgifter med hänvisning till författningar Nämnden ansvarar för vad som föreskrivs i särskild författning inom nämndens ansvarsområde. 4 Övriga uppgifter Nämnden har till uppgift att följa av fullmäktige fastställda mål för verksamheten inom övergripande ramar och planeringsförutsättningar lämna förslag till budget för god ekonomisk hushållning för nämndens verksamhetsgrenar fastställa ramar och förväntade resultat ta initiativ till utveckling och effektivisering samt att tillse att angivna mål, program och planer kan genomföras ansvara för en regelmässig uppföljning och utvärdering inom ansvarsområdet; för detta ändamål ska nämnden tillämpa en effektiv intern kontroll inom sitt ansvarsområde svara för att aktuell allmän och riktad information lämnas till allmänheten själv eller genom ombud föra kommunens talan i mål eller ärenden inom nämndens verksamhetsområde samt i förekommande fall träffa förlikningsavtal inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som begärs av fullmäktige, styrelsen eller annan nämnd

ansvara för nämndens personuppgifter och diarium besluta om förvaltningsorganisation med beaktande av kommunövergripande principer och riktlinjer handlägga remissvar från andra myndigheter, såvida inte ärendet är av principiell betydelse. Servicenämndens arbetsformer 5 Nämndens sammansättning Servicenämnden har 9 ledamöter och 5 ersättare. 6 Ordföranden Det åligger ordföranden att 1. leda nämndens arbete och sammanträden, 2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente, 3. kalla ersättare, 4. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda 5. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden, 6. bevaka att nämndens beslut verkställs. 7 Presidium Servicenämndens presidium ska bestå av ordförande och vice ordförande. Vice ordförande ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. 8 Tid för sammanträde Servicenämnden sammanträder på tid och plats som nämnden bestämmer. Sammanträden ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller ordföranden anser att det behövs. 9 Kallelse till sammanträde Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen tillställs varje ledamot, ersättare och kommunalråden samt personalföreträdare med närvarorätt senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista samt ärendehandlingar enligt ordförandens bedömning. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt än vad som anges ovan.

Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid (ålderspresidenten) göra detta. 10 Ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får dock den ersättare som står i tur att tjänstgöra träda in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Ersättare har rätt att delta i överläggningarna men inte få sin mening antecknad i protokollet. 11 Växeltjänstgöring En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen vid ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. 12 Inkallande av ersättare En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde ska snarast anmäla detta till sekreteraren. Ordföranden, eller på dennes uppdrag sekreteraren, kallar in den ersättare som står i tur att tjänstgöra. Nämnden kan själv besluta om annan ordning. 13 Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av sammanträde utser nämnden en annan ledamot att vid det tillfället vara ordförande. Den som varit ledamot i nämnden längst tid (ålderspresidenten) tjänstgör som ordförande tills ersättare har utsetts. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. 14 Justering av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart.

15 Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. 16 Delgivning Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden bestämmer.

Reglemente för servicenämnden Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige Gäller för: Varbergs kommun Dokumentnamn: Reglemente för servicenämnden Beslutsdatum: 2016-05-17, 81 Dokumentansvarig avdelning: Kommunkansliet Diarienummer: KS 2015/0005 Giltig till och med: Tills vidare Senast reviderad: 2016-05-17

Reglemente för Servicenämnden i Varberg 1 Servicenämndens ansvar Servicenämnden ansvarar för att det kommunala uppdraget inom nämndens ansvarsområde blir genomfört. Servicenämnden ska samordna och utveckla effektiva stödfunktioner för övriga nämnder. Detta för att säkerställa att samordningsvinster tas tillvara. Därigenom kan kommunens verksamheter fokusera på sina kärnverksamheter och ge effektivare kommunal service. 2 Servicenämndens ansvarsområde Servicenämnden ska i huvudsak, på uppdrag, tillhandahålla tjänster avseende Förvaltning, drift och underhåll av kommunens fastigheter/byggnader Uthyrning av bostäder och lokaler som förvaltas av nämnden, dock avseende lokaler inte för längre tid än fem år såvida inte fullmäktige dessförinnan godkänt åtgärden Kosthållning Lokalvård Genomförande av kommunens IT-strategi, upprätthållande av fastställd nivå för ITsäkerhet, drift av IT-system och tjänster E-tjänster Övergripande och kommungemensam logistik Telefoni och växeltjänst Postverksamhet Servicenämnden ska i övrigt fullgöra de uppgifter som fullmäktige ålägger nämnden. 3 Uppgifter med hänvisning till författningar Nämnden ansvarar för vad som föreskrivs i särskild författning inom nämndens ansvarsområde. 4 Övriga uppgifter Nämnden har till uppgift att följa av fullmäktige fastställda mål för verksamheten inom övergripande ramar och planeringsförutsättningar lämna förslag till budget för god ekonomisk hushållning för nämndens verksamhetsgrenar fastställa ramar och förväntade resultat ta initiativ till utveckling och effektivisering samt att tillse att angivna mål, program och planer kan genomföras ansvara för en regelmässig uppföljning och utvärdering inom ansvarsområdet; för detta ändamål ska nämnden tillämpa en effektiv intern kontroll inom sitt ansvarsområde svara för att aktuell allmän och riktad information lämnas till allmänheten

själv eller genom ombud föra kommunens talan i mål eller ärenden inom nämndens verksamhetsområde samt i förekommande fall träffa förlikningsavtal inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som begärs av fullmäktige, styrelsen eller annan nämnd ansvara för nämndens personuppgifter och diarium besluta om förvaltningsorganisation med beaktande av kommunövergripande principer och riktlinjer handlägga remissvar från andra myndigheter, såvida inte ärendet är av principiell betydelse. Servicenämndens arbetsformer 5 Nämndens sammansättning Servicenämnden har 9 ledamöter och 5 ersättare. 6 Ordföranden Det åligger ordföranden att 1. leda nämndens arbete och sammanträden, 2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente, 3. kalla ersättare, 4. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda 5. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden, 6. bevaka att nämndens beslut verkställs. 7 Presidium Servicenämndens presidium ska bestå av ordförande och vice ordförande. Vice ordförande ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. 8 Tid för sammanträde Servicenämnden sammanträder på tid och plats som nämnden bestämmer. Sammanträden ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller ordföranden anser att det behövs. 9 Kallelse till sammanträde Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen tillställs varje ledamot, ersättare och kommunalråden samt personalföreträdare med närvarorätt senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista samt ärendehandlingar enligt ordförandens bedömning. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt än vad som anges ovan.

Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid (ålderspresidenten) göra detta. 10 Ersättarnas tjänstgöring Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Om inte ersättarna väljs proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får dock den ersättare som står i tur att tjänstgöra träda in. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Ersättare har rätt att delta i överläggningarna men inte få sin mening antecknad i protokollet. 11 Växeltjänstgöring En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen vid ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. 12 Inkallande av ersättare En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde ska snarast anmäla detta till sekreteraren. Ordföranden, eller på dennes uppdrag sekreteraren, kallar in den ersättare som står i tur att tjänstgöra. Nämnden kan själv besluta om annan ordning. 13 Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av sammanträde utser nämnden en annan ledamot att vid det tillfället vara ordförande. Den som varit ledamot i nämnden längst tid (ålderspresidenten) tjänstgör som ordförande tills ersättare har utsetts. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. 14 Justering av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart.

15 Reservation Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. 16 Delgivning Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden bestämmer.

Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen 2017-11-16 8 (15) 7. Servicenämndens delegeringsförteckning och attestreglemente 2018 Dnr: SVN 2017/0068-1 Handläggare: Lotta Olanya Dokument: Beslutsförslag till servicenämnden 2017-11-16 Servicenämndens delegeringsförteckning och attestreglemente 2018 Förslag till beslut Servicenämnden beslutar 1. anta bifogat förslag för ändring av servicenämndens delegeringsförteckning 2018 2. anta bifogat förslag för ändring av servicenämndens attestreglemente 2018 Beskrivning av ärendet Enligt tidigare rutiner inom Varbergs kommun skall servicenämnden fatta beslut årligen om attest- och delegationsreglemente. Inför revidering 2018, föreslås delning av servicenämndens Attest- och delegationsreglemente, efter rekommendation från kommunstyrelsens förvaltning. Resultatet blir en delegeringsförteckning samt ett attestreglemente. Dessa kommer sedan ses över årligen och revideras vid behov. Delegeringsförteckningen är avstämd med kommunjuristen samt kanslichefen. Attestreglementet är avstämt med ekonomikontoret. Alla ändringar i dokumenten är rödmarkerade, förutom en punkt som lagts över från kommunstyrelsens delegeringsförteckning som är lilamarkerat. Beslutsunderlag Servicenämndens delegeringsförteckning 2018 Servicenämndens attestreglemente 2018 Servicenämndens attest- och delegationsreglemente 2017 Övervägande Föreliggande revidering av servicenämndens delegeringsförteckning bör ses som en verksamhetsanpassning efter redan pågående arbete samt en revidering i

Varbergs kommun Kallelse/underrättelse Serviceförvaltningen 2017-11-16 9 (15) samband med att kommunstyrelsen beslutat om att lägga över punkten lokalförsörjning till servicenämnden. Flertalet tillägg och ändringar utgör i övrigt sådant som dels behöver förtydligas i samband med delande av attest- och delegationsreglementet och dels att vissa ärendepunkter tidigare saknats i delegeringsförteckningen. Som underlag för tillägg har jämförelse gjorts med övriga nämnders delegeringsförteckningar, inklusive kommunstyrelsens. Utöver detta har det inom området för personal- och arbetsgivareärenden skett vissa förändringar, vilket ska ses mot bakgrund av ny personalstadga som fastställts av kommunfullmäktige, dvs en anpassning. Inledningen i delegeringsförteckningen är förändrad och överensstämmer nu med kommunstyrelsens samt andra nämnders dito. Ekonomi och verksamhet Ärendet har arbetats fram inom serviceförvaltningens ledningsgrupp. Samråd har skett med kommunjuristen, kanslichefen samt ekonomikontoret. Samråd Ärendet har arbetats fram inom serviceförvaltningens ledningsgrupp. Samråd har skett med kommunjuristen, kanslichefen samt ekonomikontoret. Serviceförvaltningen Eva Olson Förvaltningschef Lotta Olanya Verksamhetsutvecklare Protokollsutdrag

Styrdokument 1 (8) 2017-09-28 Dnr: Serviceförvaltning Lotta Olanya, 0340-883 24 Delegeringsförteckning Servicenämnden Dokumenttyp: Styrdokument Dokumentnamn: Servicenämndens delegeringsförteckning Diarienummer: Beslutad av: Beslutsdatum: Giltig till och med: Gäller för: Servicenämnden Dokumentansvarig avdelning: Serviceförvaltningen Senast reviderad:

2017-09-28 2 (8) Dnr: Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 2. Delegeringsförteckning... 4 2.1 Allmänna ärenden... 4 2.2 Ekonomi... 5 2.3 Upphandling... 5 2.3.1 Antagande av anbud, tecknande av avtal... 6 2.3.2 Förfarande vid anbudsöppning... 6 2.3.3 Avtalsbrott... 6 2.3.4 Uthyrning av bostäder och lokaler som förvaltas av nämnden samt inhyrning av externägd lokal... Fel! Bokmärket är inte definierat. 2.4 Personalärenden... 7 2.5 Arbetsmiljöansvar med vidaredelegering... 8

2017-09-28 3 (8) Dnr: 1. Inledning Delegering innebär att överföra beslutanderätten. En nämnds möjlighet att delegera framgår av kommunallagen 6 kap. 33 38. En nämnd får uppdra åt ett utskott, åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Följande ärenden får dock inte delegeras: ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet framställningar eller yttranden till kommunfullmäktige liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av kommunfullmäktige har överklagats ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. En begränsad möjlighet finns till vidaredelegering. En nämnd kan genom beslut ge förvaltningschef rätt att vidaredelegera sin beslutanderätt till annan anställd. Delegeringsordningen ska inte omfatta ärenden av rent verkställande art. Delegering innebär överlåtande av en beslutsfunktion, vilket betyder att delegaten inträder i nämndens ställe. Beslutet ska kunna överklagas, antingen genom kommunalbesvär eller genom förvaltningsbesvär. Verkställighet innebär däremot en åtgärd som normalt finns inom tjänstemannens område. Anmälan av fattade delegeringsbeslut ska göras till servicenämndens sammanträde månaden efter beslutsfattande. Gäller följande beslut: Antagande av anbud, tecknande och avslut av avtal. Anställning av avdelningschef och enhetschef anmäls till nämnden. Övriga anställningar sker inom ramen för verkställighet, dvs anmäls inte till nämnden. Prövning i frågor om utlämnande av handlingar enligt tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen. Skadeståndsanspråk inom ramen för kommunens självrisk. Interna överenskommelser som tecknas mellan servicenämnden och andra nämnder. Beslut som fattas med stöd av vidaredelegering ska endast anmälas till förvaltningschefen. Förvaltningschefen ska en gång per år granska de beslut som fattats genom delegering inom sin förvaltning. Kontrollen ska omfatta dels att beslut inte har fattats utanför gällande delegering, dels att rutiner för anmälan av beslut har följts.

2017-09-28 4 (8) Dnr: 2. Delegeringsförteckning 2.1 Allmänna ärenden Ärende Roll Ersättare Kommentar Prövning i frågor om utlämnande av handlingar enligt tryckfrihetsför-ordningen och sekretesslagen. Befullmäktigande av ombud att föra nämndens talan inför domstol och andra myndigheter samt vid förrättningar. Beslut i ärende som är så brådskande att servicenämndens avgörande ej kan avvaktas. Förtroendemännens deltagande i kurser, konferenser och dylikt Besluta i frågor som rör underställd förvaltningsorganisation Avvisning av för sent ankommet överklagande enligt 24 i förvaltningslagen (SFS1986:223) Förvaltningschef - Ordförande Ordförande Ordförande Vice ordförande Vice ordförande Vice ordförande Förvaltningschef - Förändringar av större karaktär ska ske i samråd med nämndens AU. Förvaltningschef Avdelningschef Avstå från att svara på remiss/yttra sig i ärende alternativt tjänstemannayttrande. Överenskommelser som sker mellan servicenämnden och annan nämnd eller annan part inom kommunen. Förvaltningschef - Förvaltningschef

2017-09-28 5 (8) Dnr: Interna överenskommelser om hyror. Mottagande av gåvor eller andra förmåner. Förvaltningschef Regleras enligt beslut i kommunfullmäktige. 2.2 Ekonomi Ärende Roll Ersättare Kommentar Godkänna redovisningen av den prognos som enligt anvisningar ska skickas till ekonomikontoret. Avskriva nämndens fordringar. >500 000 kr 500 000 kr Skadeståndsanspråk inom ramen för kommunens självrisk. Besluta om attesträtt/inköp av varor. Avyttring av utrangerade inventarier och lös egendom upp till 2 prisbasbelopp. Servicenämnden Arbetsutskott Förvaltningschef Förvaltningschef Med vidaredelegering. Avdelnings chef Gäller tertial-, delårsrapport och årsbokslut. Se vidare servicenämndens attestreglemente. Frågan lyfts med kommunjuristerna när det blir aktuellt. Förvaltningschef - Se vidare servicenämndens attestreglemente. Förvaltningschef, med vidaredelegering. Se vidare servicenämndens attestreglemente för nivåer i vidaredelegeringen. 2.3 Upphandling Beslut att upphandla tas av verksamhetsansvarig chef i enlighet med de riktvärden som anges i Lagen om offentlig upphandling, LOU. Avtalsvärde anger totalt värde under den bindningstid som gäller vid avtalets tecknande. Leasingavtal attesteras endast av ekonomidirektör.

2017-09-28 6 (8) Dnr: 2.3.1 Antagande av anbud, tecknande av avtal Upphandling, inklusive direktupphandling, och antagande av anbud, tecknande och uppsägning av avtal samt beställning av arbete i enlighet med antagna anbud. Roll Arbetsutskottet Anbuds- /avtalsvärde >550 000 kr Får delegeras till Kommentar Förvaltningschef 550 000 kr Avdelningschef För nivåer på avrop och beställningar, se servicenämndens attestreglemente. Avdelningschef 350 000 kr 2.3.2 Förfarande vid anbudsöppning Vid anbudsöppning deltar minst två personer bestående av handläggare samt tjänsteman inom serviceförvaltningen. 2.3.3 Avtalsbrott Ärende Vid avtalsbrott häva avtal inom nämndens avtalsområde. Roll Arbetsutskottet 2.3.4 Lokalförsörjning Uthyrning av bostäder och lokaler som förvaltas av nämnden samt inhyrning och uppsägning av externägd lokal. Hyresavtal Roll Ersättare Uthyrning av lokaler Nämndsordförande - (max 5 år) Uthyrning av bostäder Avdelningschef fastighet - Inhyrning av externägd lokal på upp till 5 år - Hyresnivå upp till 350 000 kr Förvaltningschef Avdelningschef fastighet - Hyresnivå över 350 000 kr Arbetsutskottet

2017-09-28 7 (8) Dnr: Uppsägning av externägd lokal, inhyrd på upp till 5 år. Hyra in och säga upp lokaler för servicenämndens egna verksamheter. Förvaltningschef Förvaltningschef, får ej vidaredelegeras. Avdelningschef fastighet - 2.4 Personalärenden Inom servicenämnden används farfarsprincipen, vilket innebär att beslut ska förankras hos närmaste chef. Ärende Roll Kommentar Besluta om anställning av personal inom ekonomiska ramar. Besluta om uppsägning och avsked av personal, med/utan ekonomisk uppgörelse. Beslut om anställning, uppsägning eller avsked av avdelningschef eller motsvarande. Besluta om tjänstledighet som inte är reglerad i lag eller avtal enligt av personalutskottet fastställda riktlinjer. Beslut om löneförmåner, vid tjänstledighet eller vid anställningens upphörande, som inte är reglerade i lag och avtal. Besluta om lön och övriga anställningsvillkor vid nyanställning, enligt av personalutskottet fastställda riktlinjer. Förslag på lönesättning vid löneöversyn. Inrättande av nya tjänster och utökning av tjänster inom Närmast ansvarig chef Avdelningschef Förvaltningschef Närmast ansvarig chef Förvaltningschef Närmast ansvarig chef Närmast ansvarig chef Avdelningschef I samråd med förvaltningschef och personaldirektör eller förhandlingschef. I samråd med personaldirektör eller förhandlingschef samt presidiet för servicenämnden. I samråd med personaldirektör. I samråd med HR.

2017-09-28 8 (8) Dnr: rambudget eller annan finansiering. 2.5 Arbetsmiljöansvar med vidaredelegering Sker enligt kommunövergripande rutin. Ärende Roll Kommentar Arbetsmiljöansvar Förvaltningschef, delegeras till avdelningschef och enhetschef. Delegerat genom anställningsavtal. Kan vidaredelegeras i flera chefsled. Utbildning krävs.

Styrdokument 1 (6) 2017-09-28 Dnr: Serviceförvaltning Lotta Olanya, 0340-883 24 Attestreglemente Servicenämnden Dokumenttyp: Styrdokument Dokumentnamn: Servicenämndens attestreglemente Diarienummer: Beslutad av: Beslutsdatum: Giltig till och med: Gäller för: Servicenämnden Dokumentansvarig avdelning: Serviceförvaltningen Senast reviderad:

2017-09-28 2 (6) Dnr: Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 2. Attestreglemente... 3 2.2 Leverantörsfakturor... 4 2.3 Krediteringar, inklusive hyror... 4 2.4 Avyttring av inventarier... 4 2.5 Bokföringsorder... 5 2.6 Investeringar... 5 2.7 Representation... 5 2.8 Egna kostnader... 5

2017-09-28 3 (6) Dnr: 1. Inledning Attestreglementet skall tydliggöra och beskriva de attestförfaranden som gäller för servicenämndens verksamhet. Servicenämndens attestreglemente ska följa de övergripande regler som gäller för Varbergs kommun. Dessa är Attestreglemente Varbergs kommun och Tillämpningsanvisning Varbergs kommuns attestreglemente. Servicenämnden fastställer de attestbelopp som gäller för nämndens verksamhet. Attestregler syftar till att ge nämnden en tydlig ansvars- och arbetsfördelning när det gäller kontroll av samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, och verksamhetsbeslut. Principen vid fördelning av attestuppgifter är att varje kontrollåtgärd skall utföras av den roll/funktion som har de bästa förutsättningarna att göra den. Ansvarsfrågor regleras i allmän lag och kollektivavtal. Reglementet ingår som en del i förvaltningens interna kontroll, i syfte att upprätthålla en väl fungerande verksamhet, en rättvisande redovisning och att inga oegentligheter förekommer. Ansvaret för att attestreglementet följs, ligger hos respektive roll/funktion. 2. Attestreglemente 2.1 Avrop och beställningar Attestnivåer för godkännande av beställningar och avrop på befintliga avtal samt förlängning av befintliga avtal. Avrop på leasingavtal för fordon sker enligt särskild rutin. Leasingavtal attesteras endast av ekonomidirektör. Roll Maxbelopp Får delegeras till Nämndsordförande >3 000 000 kr Förvaltningschef 3 000 000 kr Avdelningschef Avdelningschef 750 000 kr Enhetschef Fastighetsförvaltare 500 000 kr Annan fastighetsförvaltare Enhetschef 250 000 kr Annan enhetschef Projektsamordnare 100 000 kr - Systemtekniker Fastighet 100 000 kr - Kock 100 000 kr - Logistiker kundservice 100 000 kr - Beställare e-handel (kök) 10 000 kr -

2017-09-28 4 (6) Dnr: 2.2 Leverantörsfakturor Attestnivåer för godkännande av leverantörsfakturor. Beställare har inte rätt att beslutsattestera egna beställningar. Nämndsordförandes utlägg och fakturor ska attesteras av kommunens ekonomidirektör. Roll Maxbelopp Får delegeras till Nämndsordförande >3 000 000 kr Förvaltningschef 3 000 000 kr Avdelningschef Avdelningschef 750 000 kr Enhetschef Fastighetsförvaltare 500 000 kr Annan fastighetsförvaltare Enhetschef 250 000 kr Annan enhetschef Projektsamordnare 100 000 kr - Systemtekniker fastighet 100 000 kr - Kock 100 000 kr - Logistiker kundservice 100 000 kr - Beställare e-handel (kök) 10 000 kr - 2.3 Krediteringar, inklusive hyror Attestnivåer för att få godkänna krediteringar till kund, vilka är resultatpåverkande. Roll Maxbelopp Får delegeras till Nämndsordförande >500 000 kr Förvaltningschef 500 000 kr Avdelningschef Avdelningschef 200 000 kr Enhetschef 2.4 Avyttring av inventarier Attestnivåer för att få avyttra inventarier enligt marknadsvärde eller värdering av oberoende part. Särskild rutin gäller för avyttring av fordon. Roll Maxbelopp * Får delegeras till Nämndsordförande >100 000 Förvaltningschef 100 000 Avdelningschef Avdelningschef 50 000 Enhetschef

2017-09-28 5 (6) Dnr: 2.5 Bokföringsorder Attestnivåer för att få godkänna bokföringsorder som är resultatpåverkande för nämndens verksamhet. Interna (inom kommunen) transaktioner som till exempel kostnader eller intäkter för telefoni, kost, lokalvård och hyror, där acceptans av varan eller tjänsten medgivits i förväg genom avtal, kan undantas kravet på attest. Attesten kan i dessa fall anses ha gjorts i samband med tecknandet av hyresavtal, telefoniavtal eller liknande. Roll Maxbelopp Får delegeras till Nämndsordförande > 1 000 000 kr Förvaltningschef 1 000 000 kr Avdelningschef Avdelningschef 250 000 kr Enhetschef Enhetschef 100 000 kr Annan enhetschef Ekonom/controller 10 000 kr - 2.6 Investeringar Beslut om investeringar sker enligt kommunens budgetprocess. 2.7 Representation Attestnivåer för representation. Deltagare har inte rätt att beslutsattestera sina egna kostnader. Deltagarlista och syfte ska bifogas fakturan. Roll Maxbelopp Kommentar Förvaltningschef 30 000 kr eller 450 kr/deltagare Avdelningschef 15 000 kr eller 450 kr/deltagare Enhetschef 5 000 kr eller 450 kr/deltagare Inom egen ram och verksamheten. Inom egen ram och verksamheten. Inom egen ram och verksamheten. 2.8 Egna kostnader Med egna kostnader avses: egna utlägg, resekostnader, mobiltelefoner, egna kurser till högre belopp (typ ledarskapsutbildningar och liknande). En underställd ska inte attestera en överordnads utlägg. Egna kostnader för: Nämndsordförande Förvaltningschef Attesteras av: Ekonomidirektör Nämndsordförande