Ola Hjalmarson 03 03 13 Fördelning av ansvar och arbetsuppgifter inom forskarutbildningen vid Avdelningen för Pediatrik. Forskarutbildningen är en av institutionens viktigaste åtaganden. Studierektorn har under prefekten ett övergripande ansvar för att en god forskarutbildning sker, för dess kvalitet och effektivitet och att den bedrivs i de former enligt de regler som gäller för fakulteten. Detta övergripande ansvar innefattar forskarrekrytering, handledning, handledarutbildning, utbildningens arbetsformer och kvalitet. Studierektorn skall ansvara för att institutionen har enhetliga regler för hur halvtidskontroll och fördisputation skall gå till, begära årsrapporter om varje forskarstuderande på fastställd blankett, utarbeta statistik, vara en kunskapsbas beträffande regler och praxis i forskarutbildningen och fungera som resurs för problemlösning. Studierektorn skall särskilt vaka över forskarutbildningens innehåll och ta initiativ till forskarutbildningskurser och andra aktiviteter som gynnar en god forskarutbildning. Studierektorn bör etablera en direkt kontakt med de forskarstuderande, t ex genom informations- och diskussionsmöten. Institutionens avdelningar har också ett ansvar för forskarutbildningen. Detta utgår från ämneskompetensen, närkontakten med sjukvården och lokala förhållanden. Avdelningen skall gynna forskarutbildningen genom att befrämja forskargruppernas verksamhet och kan genom att anordna forskarseminarier, andra möten och genom att påverka sjukvårdens arbetsformer stödja forskarutbildningen. Forskargrupperna har ett mycket stort ansvar för forskarutbildningen. Att rekrytera lämpliga doktorander, att utse goda forskarhandledare, utarbeta goda forskningsprojekt, skaffa forskningsanslag och skapa goda arbetsmöjligheter för forskarstuderande. Handledare har huvudrollen vad gäller utbildningen av den enskilde doktoranden. Till handledarens stöd utarbeta institutionen en anvisning med de regler och den praxis, som institutionen tillämpar för forskarutbildningens olika moment. Dessa innefattar checklistor för vad som skall iakttagas vid doktorandanmälan, halvtidskontroll, fördisputation och disputation och där olika aktörers ansvar definieras. Linjeorganisationen framgår av figuren. Linjen utgörs av forskarstuderande-, handledare-, avdelningschef-, prefekt. Studierektorn är resurs på prefektnivå och intendenten på avdelningsnivå. Den sistnämnda ansvarar enligt fakultetens regler för arkivering av originalhandlingar för varje doktorand och disputerad.
2 Prefekt Studierektor Avdelningschef Intendent/motsv Handledare Forskarstuderande Huvuddragen för ansvarsfördelningen vid de ovannämnda momenten är följande inom Avdelningen för Pediatrik. Doktorandanmälan Handledaren ansvarar för att anmälningsformuläret är korrekt ifyllt, att finansieringsplanen är förankrad hos forskningsgruppens ledare och hos avdelningschef. Handledaren ansvarar också för forskningsprogrammets innehåll och utformning. Handledare överlämnar anmälan till avdelningschefen, som efter kontroll vidimerar den och sänder den till prefekten, som informerar studierektorn. Efter godkännande hos prefekten återgår anmälningshandlingen till avdelningsintendenten som registrerar forskaranmälan i LADOK, arkiverar den och sänder en kopia till studierektor, handledare och doktorand. Årlig forskarutbildningsrapport Doktoranden skall inom tolv månader efter det att doktorandanmälan godkänt ta initiativ till ett utvecklingssamtal med handledaren. Till detta samtal skall doktoranden ha skrivit ett förslag till årlig rapport på fastställt formulär. Sedan doktorand och handledare diskuterat rapportens utformning undertecknar de blanketten och sänder den vidare till studierektorn. Om utvecklingssamtalet leder till att studieplanen revideras skall den reviderade studieplanen bifogas rapporten. Halvtidskontroll Halvtidskontroll skall utföras då halva forskarutbildningen enligt studieplanen har genomförts. Enligt Akademins regler bör samtliga forskarutbildningskurser inom basprogrammet/motsvarande samt andra kurser motsvarande 5 poäng vara genomgångna och godkända. Vid halvtidskontrollen skall ett vetenskapligt arbete omfattande minst 40 poäng föreligga. Det kan bygga på en till två publikationer eller manuskript. Minst ett manuskript skall vara accepterat i vetenskaplig tidskrift. En sammanfattning av forskningsresultaten och en forskningsplan för återstående del av projektet skall bifogas.
Handledaren tar initiativ till halvtidskontroll genom att fylla i blanketten Anmälan om halvtidskontroll i samråd med avdelningsintendenten efter att ha informerat avdelningschefen. Hon efterforskar lediga tider hos institutionssekreteraren och bokar lokal. Anmälan lämnas tillsammans med en förteckning över de artiklar/manuskript som ingår jämte publiceringsstatus för manuskript till avdelningschefen. En förteckning över genomgångna forskarutbildningskurser bifogas också. Avdelningschefen har att förvissa sig om att gällande villkor och regler för halvtidskontroll är uppfyllda och godkänna förslaget genom att kontrasignera det. Blanketten sänds av avdelningsintendenten till studierektorn, som efter godkännande sänder den vidare till akademiförvaltningen och skickar en kopia till avdelningsintendenten. Handledaren föreslår avdelningschefen två granskare, som har att särskilt förbereda diskussionen vid halvtidskontrollen. Intendenten annonserar därefter halvtidskontrollen via anslag, via elektronisk post enligt särskild sändlista och i sjukhusets veckoprogram. Annonseringen skall ske minst tre veckor i förväg. Lärarna uppmanas anmäla om de kan deltaga eller ej till avdelningsintendenten senast två veckor före halvtidskontrollen. De arbeten halvtidskontrollen gäller sänds av intendenten till de lärare, som annonserat sin närvaro. Avdelningschefen ansvarar för att en behörig bedömningsgrupp av lärare utses efter samråd med handledaren. Avdelningsintendenten färdigställer och överlämnar formuläret Anmälan om genomförd halvtidskontroll till handledaren, som ansvarar för att detta medtages till halvtidskontrollen, signeras av avdelningschef eller prefekt och sänds tillbaka till avdelningsintendenten för vidare befordran till Akademiförvaltningen med sammanfattning och forskningsplan i bilaga. Avdelningsintendenten ordnar med förtäring i samband med halvtidskontrollen. Licentiatseminarium Halvtidskontroll kan bytas mot en licentiatexamen. Ett licentiatseminarium görs under terminstid på tiderna 09.00 eller 13.00. Precis som vid halvtidskontroll beställs tid hos Anja Andersson (tel 34216) och intendenten (tel 34631) efter att ha informerat avdelningschefen. Fördisputation Vid fördisputationen sker en sista kontroll av avhandlingens kvalitet och omfång samt respondentens ämneskunskap. Den måste vara godkänd innan anmälan om disputation kan ske. Samtliga delarbeten i doktorsavhandlingen måste föreligga och diskuteras vid predisputationen. Därtill skall en plan över samtliga genomgånga och planerade moment i forskarutbildningen företes. Minst två delarbeten måste vara accepterade av vetenskaplig tidskrift. Handledaren tar, efter kontakt med avdelningschefen, initiativ till predisputation genom att tillsammans med avdelningsintendenten fylla i blanketterna Anmälan om predisputation och Bilaga till anmälan om godkänd predisputation samt en förteckning över avhandlingens delarbeten med publiceringsstatus. Dessa lämnas till avdelningschefen. Han/hon har att granska att gällande villkor för predisputationen är uppfyllda och godkänna förslaget, kontrasignera och sända blanketterna till studierektorn. Handledaren föreslår avdelningschefen två granskare, som har att särskilt förebereda diskussionen vid 3
4 predisputationen. Avdelningsintendenten efterforskar lediga tider hos institutionssekreteraren och bokar lokal. Studierektorn granskar anmälan och bilagan på institutionens vägnar och sänder den efter godkännande vidare till akademiförvaltningen med en kopia till avdelningsintendenten. Intendenten annonserar därefter predisputationen via anslag, via elektronisk post enligt särskild sändlista och i sjukhusets veckoprogram. Lärarna uppmanas anmäla om de kan deltaga eller ej till avdelningsintendenten två veckor före predisputationen. De arbeten predisputationen gäller sänds av intendenten till de lärare, som annonserat sin närvaro. Avdelningschefen ansvarar för att en behörig bedömningsgrupp utses efter samråd med handledaren. Handledaren ansvarar för att blanketten Anmälan om godkänd predisputation med bilaga, färdigställd av avdelningsintendenten, medförs till disputationen. Handledaren ansvarar för att bilagan är undertecknad av handledare, doktorand och examinator. Avdelningsintendenten ordnar med förtäring. Fördisputationen leds av ordföranden, som ansvarar för att samtliga arbeten får en vederbörlig granskning och att den förutbestämda tidsramen hålls. Efter fördisputationen sammanträder tre lärare vid institutionen, varav minst en från en annan avdelning än den doktoranden tillhör, och avgör om resultatet är godkänt. Ordföranden bär ansvaret för att blanketten Anmälan om godkänd predisputation signeras och att en närvarolista cirkuleras. Anmälan med bilaga och närvarolistan sänds till avdelningsintendenten för vidare befordran till Akademiförvaltningen. Disputation Handledaren tar inför disputationen kontakt med avdelningschefen ger förslag på en examinator. Examinatorn skall vara en av de lärare vid institutionen som står uppförda på fakultetens förteckning över examinatorer. Examinatorn har att bestämma om hon/han kan åta sig uppdraget. Om så är fallet skall hon/han förvissa sig om att avhandlingen och övriga moment av doktorandutbildningen fullgjorts och följer fakultetens riktlinjer och upprättad studieplan. Samtliga forskarutbildningskurser inom basprogrammet eller motsvarande (8 p) samt andra kurser motsvarande 10 p bör vara genomgångna. Vid behov kontaktas studierektorn. Handledaren ombesörjer att tid för disputation bokas på Akademiförvaltningen (Anita Lovén Andersson) och att bokat datum meddelas avdelningsintendenten, som bokar lokal. Opponent utses formellt utav examinatorn efter förslag från handledaren. Handledaren ger också examinatorn förslag till betygsnämnd. Den skall bestå av tre (eller om särskilda skäl föreligger, fem) ledamöter. Handledaren och medförfattare kan inte ingå i betygsnämnden. En skall hämtas från den fasta betygsnämnden. De övriga skall båda ha lägst docentkompetens. Minst en av dessa skall hämtas från ett annat lärosäte. En kan vara från den egna institutionen. Båda könen skall vara representerade i betygsnämnden. Formulär för anmälan av disputation ifylls av avdelningsintendenten, undertecknas av examinator och prefekt. Doktoranden fyller i bilagorna till blanketten och sänder dessa tillsammans med ett ex av samtliga delarbeten till avdelningsintendenten. Hon vidarebefordrar blanketterna och delarbeten till akademiförvaltningen och sänder en kopia av anmälan till studierektorn. Innan avhandlingen lämnas till tryckning skall kontakt tas med Kungliga biblioteket i Stockholm för att erhålla ett ISBN-nr. Telefon till Kungl biblioteket är: 08-463 42 00.
Doktoranden ansvarar för att den tryckta avhandlingen utan dröjsmål skickas till opponent och medlemmarna i betygsnämnden. Intendenten skickar ett exemplar till alla pediatriska institutioner i Norden. Fyrtio pliktex av avhandlingen, 95 ex av spikbladet och en diskett med spikbladet skall lämnas till Universitetsbiblioteket. För spikning av avhandlingen tas kontakt med dekanus eller hans sekreterare. Intyg på betald terminsavgift till Medicinska föreningen skall då finnas. Praktiska åtgärder i samband med disputationen, som annonsering, flaggning, iordningställande av disputationslokal, lokal och förtäring för betygsnämndens sammanträde mm är intendentens åtaganden. Handledaren ansvarar för att formuläret om godkänd disputation, färdigställt av avdelningsintendenten, medtages till disputationen. Ordföranden vid disputationen ansvarar för att blanketten undertecknas av betygsnämndens ordförande och av examinatorn. Blanketten lämnas till intendenten, som vidarebefordrar den till Akademiförvaltningen och sänder en kopia till studierektorn. Intendenten lägger in nödvändiga uppgifter i LADOK. 5