2011-09-07 Kommunstyrelsen Policy och tillämpningsanvisningar för upphandling och inköp i Lidingö stad Dnr KS/2011:156 Ärendet Stadsledningskontoret har reviderat policyn om upphandling och inköp i Lidingö stad. Förslag Arbetsutskottet föreslår att kommunfullmäktige beslutar följande: Policy och tillämpningsanvisningar för upphandling och inköp, enligt bilaga till tjänsteskrivelse 2011-09-07, antas. Handlingar Stadsledningskontorets tjänsteskrivelse 2011-09-07 Bilaga: Lidingö stads policy och tillämpningsanvisningar för upphandling och inköp Stadsledningskontorets synpunkter Bakgrund Lidingö stad ska använda upphandlingar för att få fler företag att lämna anbud för att på så sätt öka konkurrensen och därmed förbättra kvalitet och minska kostnader. Lidingö stads policy och tillämpningsanvisningar för upphandling och inköp revideras dels på grund av att den nuvarande policyn från oktober 2004 är föråldrad dels på grund av de ändringar i upphandlingslagstiftningen som trädde i kraft den 15 juli 2010. Den nya policyn och tillämpningsanvisningarna är anpassade till det nya arbetssättet när det gäller upphandlings- och inköpsverksamheten och till stadens nya miljöprogram.
Ernst & Young AB har nyligen på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat stadens upphandlingsverksamhet. Ernst & Young AB konstaterade att policy och riktlinjer för upphandling är förhållandevis gamla och delvis inaktuella och rekommenderade att uppdatera dessa utifrån förändringarna i LOU, med de nya tröskelvärden samt hur den nya ansvarsfördelningen mellan förvaltningar och upphandlingsenheten ser ut. Förändringar Strukturen till den nya policyn och tillämpningsanvisningarna har förändrats helt och nya delar har tillkommit: Nytt arbetssätt Upphandlingsenheten har gjort en kartläggning av upphandlingsprocessen som har resulterat i mallar och rutiner samt ansvarsfördelning för upphandlingsarbetet inom staden. Staden har en avtalskatalog där avtal och ramavtal med stadens leverantörer publiceras och nås av stadens anställda via intranätet. Det nya arbetssättet innebär att hela kedjan, från upphandling till beställning, fakturahantering och avtalsuppföljning hanteras elektroniskt. Hela processen är integrerad i syfte att sänka inköpskostnaderna och uppnå en effektivare hantering av samtliga upphandlingar och inköp samt säkerställa kvaliteten i utförandet. Förändringen av arbetsprocessen ger positiva effekter inom flera områden: effektivare och bättre kvalitet i hela upphandlingsprocessen när alla upphandlare följer samma upphandlingsprocess i systemet utifrån de standardmallar och rutiner som upphandlingsenheten har arbetat fram bättre möjligheter för hantering av flera upphandlingar samtidigt, samordning, avtalsbevakning samt statistik utifrån att allt finns i samma databas förfrågningsunderlagen blir bättre strukturerade och kraven definieras på ett tydligare sätt leverantörerna kan inte undgå att svara på de obligatoriska kraven eller lägga in felaktiga värden då vi kan lägga in automatiska kontroller som signalerar till anbudsgivaren om någon uppgift saknas eller om något värde är orimligt säkerställer att beställningar sker hos ramavtalsleverantörer och på ett effektivt sätt då upphandlings- och beställningssystemen är integrerade underlätta uppföljningen av avtalstrohet då stadens upphandlings-, ekonomisamt beställningssystem är integrerade dagsaktuell statistik på samtliga beställningar och leveranser inom staden. Hållbar utveckling Ett arbete för hållbar utveckling bedrivs på alla offentliga beslutsnivåer både nationellt och internationellt. Det finns tre dimensioner i begreppet hållbar utveckling; en miljömässig, en social och en ekonomisk dimension. Lidingö stad arbetar för att nå hållbarhet inom alla dessa tre dimensioner. För att främja en hållbar utveckling ska staden ställa höga miljökrav och ta hänsyn till sociala och etiska aspekter i upphandlingar när det är möjligt. 2
Avtalstrohet Avtalstroheten ska följas upp månatligen av respektive förvaltning och vid avtalsbrott ska det rapporteras till upphandlingsenheten och åtgärder vidtas. Vid upprepade avtalsbrott kan verksamheten komma att påföras en kostnad motsvarande dessa inköp efter beslut från stadsledningskontoret. Elektronisk handel (e-handel) Beställningar ska ske elektroniskt när leverantören är ansluten till e-handelsplatsen. Endast certifierade beställare har behörighet att beställa genom e-handelsplatsen. Kjell-Olof Karlsson Stadsdirektör Sandro Runström Ekonomichef 3
Lidingö stads upphandlings- och inköpspolicy Bilaga 1. Omfattning Upphandlings- och inköpspolicyn gäller all upphandling och alla inköp av varor, tjänster och entreprenader inom staden. Denna policy fastställer de principer som utöver lagstiftning gäller för stadens upphandlingar och inköp. 2. Syfte Säkerställa att upphandling och inköp sker i enlighet med lagstiftningen och stadens riktlinjer Långsiktigt medverka till en marknadssituation som präglas av konkurrens och hållbar utveckling Säkerställa att upphandling och inköp görs affärsmässigt med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns på marknaden. 3. Affärsetik Företrädarna för staden ska uppträda på ett affärsetiskt korrekt sätt och genomföra upphandlingar och inköp i enlighet med gällande lagstiftning och stadens styrdokument så att alla upphandlingar och inköp tål en öppen granskning 4. Samordnad upphandling Samordnad upphandling ska genomföras inom de områden där det finns gemensamma behov. Upphandling ska samordnas dels inom staden och dels i samarbete med andra externa aktörer för att uppnå bästa möjliga affärsvillkor samt att aktivt påverka kvalitet och miljö. 5. Avtalstrohet Om avtal har tecknats ska inköp ske via dessa avtal. Om inte avtalen följs utan inköp sker hos annan leverantör kan köparen påföras en avgift motsvarande inköpsbeloppet. 6. Elektronisk handel Beställningar ska ske elektroniskt när leverantören är ansluten till e-handelsplatsen. Endast certifierade beställare har behörighet att beställa genom e-handelsplatsen. 7. Ansvar Ansvaret för stadens upphandlings- och inköpsverksamhet är fördelat mellan kommunstyrelsen och övriga nämnder enligt följande: 4
Kommunstyrelsens ansvar: Fastställer tillämpningsanvisningar för upphandling och inköp Har övergripande uppföljningsansvar för upphandlingar och inköp Övriga nämndernas ansvar: Se till att upphandlings- och inköpspolicyn och tillämpningsanvisningarna efterlevs Se till att bestämmelser om tilldelningsbeslut och undertecknande av avtal finns. 5
Tillämpningsanvisningar till upphandlings- och inköpspolicy i Lidingö stad Tillämpningsanvisningarna förklarar mer utförligt vad som anges i policyn och anger närmare riktlinjer för hur förtroendevalda och anställda ska agera när det gäller upphandling och inköp inom Lidingö stad. 1. Omfattning Policyn gäller för all upphandlings- och inköpsverksamhet inom staden och omfattar all upphandling och alla inköp av varor, tjänster och entreprenader. Policyn speglar stadens grundläggande värderingar och ger en inriktning för hur stadens företrädare ska agera i upphandlings- och inköpsfrågor. 2. Policyns syfte Säkerställa att inköp och upphandling sker i enlighet med gällande lagstiftning och stadens riktlinjer Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) inom klassiska sektorn respektive lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF) är de övergripande regelverken för offentlig upphandling. Inom Socialtjänsten kan också lagen (2008:962) om valfrihetssystem, LOV, vara tillämplig om upphandlande myndighet beslutat om detta. De regelverken, och den rättspraxis som vuxit fram i tillämpningen av bestämmelserna, är utgångspunkten för hur stadens upphandlingar ska ske. Lagstiftning som är direkt hänförlig till den produkt eller tjänst som är föremål för upphandling måste alltid beaktas. Brott mot lagstiftningen kan medföra att staden drabbas av ekonomiska sanktioner. Stadens styrdokument ska alltid beaktas i samband med upphandling och inköp. Varje nämnd har ett ansvar att förutom, att se till den egna verksamhetens intresse, även beakta stadens gemensamma bästa vid upphandling och inköp. I detta ansvar ligger bl a att medverka i upphandlingar, att eftersträva att stadens resurser utnyttjas effektivt samt att vara köptrogen mot och känna delaktighet i tecknade ramavtal. Långsiktigt medverka till en marknadssituation som präglas av konkurrens och hållbar utveckling Hållbar utveckling är en utveckling som tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Det finns tre dimensioner i begreppet hållbar utveckling; en miljömässig, en social och en ekonomisk dimension. Lidingö stad arbetar för att nå hållbarhet inom alla dessa tre dimensioner. 6
Miljökrav Höga miljökrav ska ställas systematiskt i stadens upphandlingar när det är möjligt. Det handlar om krav på energieffektivitet, hållbara transporter samt miljökloka produkter och tjänster. De varor som köps in ska inte innehålla gifter som är miljö- eller hälsovådliga. Sociala och etiska krav För att främja en hållbar utveckling ur ett socialt perspektiv ska staden ta hänsyn till sociala och etiska aspekter i upphandlingar när det är möjligt. Inför all upphandling ska det göras en bedömning om det är möjligt att ställa sociala och etiska krav under förutsättning att det kan ske på ett sådant sätt att gällande upphandlingslagstiftning följs. När staden, som upphandlande myndighet, ställer sådana krav i en upphandling betyder det att staden har ansvar för uppföljning och kontroll av att ställda krav efterlevs. Möjliga krav kan vara att leverantörer ska leverera varor som framställs under arbetsförhållanden som är förenliga med ILOs grundläggande konventioner 1 (International Labour Organization), FN:s barnkonvention 2 och produktionslandets arbetsrätts- och arbetsmiljölagstiftning. Kraven ska vara kopplade till genomförandet av kontraktet och får endast avse tillverkningen av de varor som levereras till staden. Säkerställa att inköp och upphandling görs affärsmässigt med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns på marknaden Utgångspunkten för all upphandling ska vara att inom ramen för gällande regler skapa förutsättningar för en effektiv och rationell verksamhet i staden. Kostnadsnivån är direkt avhängig den kravbild som ställs vid upphandlingen vilket innebär att endast relevanta krav på funktionalitet, kvalitet, miljö och i förekommande fall sociala och etiska hänsyn ska prägla all upphandlings- och inköpsverksamhet inom staden. Kravet på affärsmässighet innebär att slutna avtal följs upp och att leveranser kontrolleras av beställarna avseende kvantitet, kvalitet och pris. Uppföljningsansvaret finns reglerat i ansvarsfördelningen mellan respektive förvaltning och stadens centrala upphandlingsenhet. Vid varje upphandling och inköp ska staden aktivt utnyttja konkurrenssituationen på marknaden och agera för att nå största möjliga nytta för verksamheten. Staden ska ingå ramavtal för att få bättre avtalsvillkor, lägre priser, effektivisera beställningsprocessen och undvika kostsamma upphandlingar vid varje enskild affär. 1 nummer 138 (Om minimiålder för arbete), 182 (Om förbud mot barnarbete), 100 (Om lika lön för lika arbete oavsett kön), 111 (Om diskriminering ifråga om anställning och yrkesövning), 29 (Om förbud mot tvångs och straffarbete), 105 (Avskaffande av tvångsarbete), 87 (Om föreningsfrihet och organisationsrätten), 98 (Om organisationsrätten och den kollektiva förhandlingsrätten). 2 Dessutom FN:s barnkonvention nr 32. 7
3. Affärsetik En god affärsetik har sin utgångspunkt i de fem grundläggande EU-principerna om ickediskriminering, likabehandling, transparens, proportionalitet och ömsesidighet. Principen om icke-diskriminering innebär att leverantör, anbudsgivare och anbudssökande inte får diskrimineras pga nationalitet. Likabehandlingsprincipen innebär att leverantörer ska behandlas lika och ges samma förutsättningar som till exempel få samma information vid samma tillfälle. Principen om transparens innebär att upphandlingen ska kännetecknas av förutsebarhet och öppenhet. Öppenhet uppnås t ex genom annonsering och information om hur upphandlingen kommer att genomföras. Förutsebarhet uppnås bl a genom att förfrågningsunderlaget är klart och tydligt samt innehåller samtliga krav på det som ska upphandlas så att leverantören kan förutse vad som är av störst vikt vid valet av leverantör. Proportionalitetsprincipen innebär att kraven i upphandlingen måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas. Ömsesidighetsprincipen innebär att intyg och certifikat som utfärdats av ett medlemslands behöriga myndigheter måste godtas i de övriga EU-länderna. Den som för stadens räkning genomför eller deltar i en upphandling eller på annat sätt genomför inköp ska iaktta en god affärsetik med utgångspunkt i de fem grundläggande EU-principerna och bedriva arbetet i syfte att tillvarata och företräda stadens intressen. Detta förhållningssätt ska tillämpas oavsett om uppgifterna utförs av stadens anställda eller av externt anlitade konsulter eller uppdragstagare. Företrädare för staden ska uppträda på ett affärsetiskt korrekt sätt som kännetecknas av följande: I samband med att en upphandling pågår ska de personer som är inblandade i upphandlingen undvika affärskontakter med de potentiella anbudsgivarna. I de fall detta är nödvändigt ska ingen information kring den pågående upphandlingen lämnas ut. All upphandling ska präglas av affärsmässighet, konkurrens samt objektivitet. Inga ovidkommande hänsyn får tas. Förtroendevalda och anställda ska inte ha personliga intressen i leverantörsföretag (jäv) som kan påverka utgången av en upphandling eller ett inköp. Det grundläggande förhållningssättet för stadens förtroendevalda och anställda ska vara att inte ta emot (eller ge) gåvor eller andra förmåner i sin tjänsteutövning i affärsrelationer med befintliga och potentiella leverantörer. Stadens policy mot korruption ska följas. Om situationen i samband med upphandling/inköp kan tolkas 8
som jäv eller mottagande av muta ska detta omedelbart anmälas till närmaste chef. Varje anställd har också möjlighet att anmäla det anonymt till stadsdirektören alternativt stadsjuristen. Leverantörer och anbudsgivare ska känna trygghet när det gäller att känslig information ej utlämnas på annat sätt än vad som är tillåtet eller tvingande enligt gällande lagstiftning eller avtal. Inga orimliga eller onödiga krav skall ställas så att någon anbudsgivare eller leverantör gynnas eller missgynnas. Genom ett agerande i enlighet med denna policy främjar stadens representanter en god affärsetik, vilket i sin tur gör staden till en trovärdig aktör på både den offentliga och privata marknaden. 4. Samordnad upphandling Samordnad upphandling ska genomföras inom de områden där det finns, för staden, gemensamma behov. Genom att tillvarata stordriftsfördelar skapas förutsättningar för att få lägre inköpspriser och för att beakta miljöhänsyn och sociala och etiska hänsyn. Upphandling ska samordnas dels inom staden och dels i samarbete med andra externa aktörer. Samordningen ska dessutom minimera de administrativa kostnaderna för stadens upphandlingar och inköp. Staden ska delta i upphandlingar som samordnas av SKL Kommentus Inköpscentral eller andra upphandlade myndigheter när så är lämpligt. 5. Avtalstrohet Om avtal har tecknats ska inköp ske via dessa avtal. Ramavtal ska ge bästa kostnadseffektivitet inom ramen för de behov som finns och spara administrativt arbete för stadens beställare då samtliga avtalsvillkor redan är fastställda vid avrop för hela avtalsperioden. Avtalen ska publiceras i stadens avtalskatalog som finns på intranätet. Därefter ska avtalen föras över till stadens elektroniska beställningssystem och ekonomisystem för att möjliggöra elektronisk handel och uppföljning av avtalstroheten. Förvaltningschefen ansvarar för att utse beställare som ska utbildas av upphandlingsoch ekonomienheten för att bli certifierad beställare och få befogenhet att genomföra beställningar för stadens räkning. Avtalstroheten ska följas upp månatligen av respektive förvaltning och vid avtalsbrott ska det rapporteras till upphandlingsenheten och åtgärder vidtas. Vid upprepade avtalsbrott kan verksamheten komma att påföras en kostnad motsvarande dessa inköp efter beslut från stadsledningskontoret. Vid upprepade avtalsbrott kan även disciplinära åtgärder vidtas. Det kan exempelvis vara att man fråntas rätten att beställa. Ökad avtalstrohet skapar förutsättningar för att uppnå bättre avtalsvillkor och priser vid kommande upphandlingar då trovärdigheten för staden som kund ökar. Dessutom ökar intresset från leverantörernas sida att delta i stadens framtida upphandlingar. 9
6. Elektronisk handel Stadens upphandlingar hanteras elektroniskt vilket innebär effektivare hantering för både leverantörer och stadens upphandlare och kvalitetssäkrar upphandlingsprocessen. Som ett nästa steg har staden infört elektronisk handel i syfte att styra inköpen mot ramavtalsleverantörer och därmed sänka inköpskostnaderna samt uppnå en effektivare hantering av inköpen, från beställning till faktura. Beställningar mot ramavtal ska ske elektroniskt när leverantören är ansluten till e-handelsplatsen. Stadens certifierade beställare ska få utbildning från upphandlings- och ekonomienheten inom konsult- och servicekontoret i hur man beställer elektroniskt. Förvaltningschefen ansvarar för att alla inköp mot de leverantörer som är anslutna till e-handelsplatsen görs elektroniskt. Uppföljning av elektronisk beställartrohet ska ske månatligen av respektive förvaltning och åtgärder ska vidtas när riktlinjerna inte följs. 7. Ansvar Kommunstyrelsens ansvar: Kommunstyrelsen fastställer tillämpningsanvisningar för upphandling och inköp i staden. Kommunstyrelsen har vidare ansvar för den övergripande uppföljningen av all upphandlings- och inköpsverksamheten i staden. Övriga nämndernas ansvar: Se till att upphandlings- och inköpspolicyn efterlevs Se till att bestämmelser om tilldelningsbeslut och undertecknande av avtal finns. Varje nämnd ansvarar inom sitt område för att policy och tillämpningsanvisningar efterlevs, att ansvar och befogenheter i upphandlings- och inköpsfrågor inom organisationen är tydliga samt att medarbetare har den kompetens som krävs för att genomföra upphandlingar och inköp. Varje nämnd har vidare ansvar för att tillse att bestämmelser om tilldelningsbeslut och undertecknande av avtal finns. Ansvarsförhållandena mellan förvaltning och upphandlingsenhet ska regleras i särskild skriftlig överenskommelse. 10
8. Direktupphandling Denna upphandlingsform får endast användas när ramavtal saknas och om kontraktets värde uppgår till högst 15 procent av tröskelvärdet och överstiger ¼ del av basbeloppet (10 700 kr). För år 2011 är direktupphandlingsgränsen 287 tkr enligt LOU och 577 tkr enligt LUF det finns synnerliga skäl vid upphandling upp till tröskelvärdena förutsättningarna för förhandlat förfarande utan föregående annonsering som avses i 4 kap. 5-9 LOU resp. 4 kap. 2 och 3 LUF är uppfyllda Upprepade direktupphandlingar av samma vara eller tjänst är inte tillåtet. Vid beräkning av direktupphandlingsgränsen ska stadens samtliga inköp av samma slag inom ett räkenskapsår beaktas. Innan direktupphandling sker ska förvaltningen kontakta upphandlingsenheten för att kontrollera att ramavtal inte finns och att värdet för denna specifika direktupphandling inte medför att direktupphandlingsgränsen för hela staden överskrids. Checklistan för direktupphandling som ligger på Ö-nätet ska användas. 11