4.12.2017 1 TIDPUNKT MÖTESPLATS 4.12.2017 kl. 9.00 10.40 Amisto Lovisa, Direktörsvägen 12, Lovisa ÄRENDEN Ärende nr Bilaga nr ST 154 : Inledning av mötet... 3 ST 155 : Mötets laglighet och beslutförhet... 3 ST 156 : Protokolljusterare... 3 ST 157 : Dagordning... 4 ST 158 : Samkommunens ledande tjänsteinnehavare och deras ansvarsområden... 5 ST 159 : Val av revisorssamfund till dotterbolagen... 7 ST 160 : Samkommunens beslutslängder... 8 ST 161 : Meddelanden... 9 ST 162 : Medlemskommuners utträde ur samkommunen... 11 ST 163 : Andra ärenden... 12 ST 164 : Samkommunens styrelses mötestidpunkt och mötesplats... 13 ST 165 : Bilaga 1 Anvisning för rättelseyrkande och besvärsanvisning... 14 *) Med möteskallelsen utdelas skilt basinformationsmaterial som inte arkiveras. Materialet sparas mötesvis samlat i minst två års tid, beroende på materialet. ORDFÖRANDE Protokollet finns till allmänt påseende Johan Söderberg Fr.o.m. 12.12.2017 i det allmänna datanätet www.iukky.fi.
4.12.2017 2 TIDPUNKT MÖTESPLATS 4.12.2017 kl. 9.00 10.40 Amisto Lovisa, Direktörsvägen 12, Lovisa MEDLEMMAR ANDRA NÄRVARANDE Hannu Haukkasalo (Borgnäs) Tuomo Jussila (Orimattila) Markus Kalliokivi (Buckila) Virpi Karjalainen (Sibbo) Roope Lenkkeri (Borgå) Satu Lindgren (Mörskom) Kristina Lönnfors (Lovisa), viceordförande Johan Söderberg (Borgå), ordförande Kaija-Leena Tuomisto (Askola) Raija Vaniala (Borgå) xxxxx (Lappträsk) Maija Penttilä, förvaltningsdirektör Pentti Suursalmi, ledande rektor Kimmo Orava, förvaltningschef, sakkunnig ÄRENDEN 154-165 UNDERSKRIFTER PROTOKOLL-JUSTE- RING Underskrifter Johan Söderberg ordförande Tuomo Jussila protokolljusterare Maija Penttilä protokollförare Markus Kalliokivi protokolljusterare Protokollet finns till allmänt påseende Fr.o.m. 12.12.2017 i det allmänna datanätet www.iukky.fi.
4.12.2017 3 ST 154 : Inledning av mötet Samkommunens styrelseordförande Johan Söderberg öppnade mötet kl. 9.00. ST 155 : Mötets laglighet och beslutförhet Förslag (MP): Mötet konstateras lagenligt sammankallat och beslutfört. Konstaterades. ST 156 : Protokolljusterare Förslag (MP): Två protokolljusterare väljs för justering av detta protokoll. Till protokolljusterare valdes Tuomo Jussila och Markus Kalliokivi.
4.12.2017 4 ST 157 : Dagordning Förslag (MP): Föredragningslistan godkänns som mötets dagordning. Paragraf 158 i föredragningslistan, Oy Porvoon opiskelija-asunnot - Studiebostäder i Borgå Ab, avlägsnas. I övrigt godkänns föredragningslistan som dagordning. Godkändes.
4.12.2017 5 ST 158 : Samkommunens ledande tjänsteinnehavare och deras ansvarsområden Enligt paragraf 14 i förvaltningsstadgan är det samkommunens styrelses uppgift att utnämna de ledande tjänsteinnehavarna och deras ansvarsområden. Enligt modellen för den operativa verksamheten, vilken godkänts av samkommunens styrelse våren 2017, har samkommunen följande ansvarsområden och för områdena ansvariga tjänsteinnehavare: Tjänst Rektor Biträdande rektor Affärsverksamhetsdirektör Förvaltningsdirektör Direktör Ansvarsområde Tjänstgör som samkommunens direktör Informations-, rådgivnings- och handledningstjänster Kompetenscentren Personal- och funktionstjänster Samkommunens infra samt dotterbolagen I och med organisationsförändringar föranledda av yrkesutbildningsreformen på andra stadiet övergår affärsverksamhetsdirektörstjänsten och direktörstjänsten, som Edupolis direktion inrättat 5.4.2017, till tjänster inom samkommunen fr.o.m. 1.1.2018, när Edupolis verksamhet som enskild läroanstalt upphör vid slutet av detta år. Tjänsten som biträdande rektor i Porvoon Ammattiopisto är inrättad 13.9.2007. På grund av den ovannämnda yrkesutbildningsreformen övergår även tjänsten som biträdande rektor till tjänst inom samkommunen fr.o.m. 1.1.2018. Enligt paragraf 9 i förvaltningsstadgan utser samkommunens styrelse en vikarie för samkommunens direktör. Som samkommunens direktör tjänstgör rektorn, som vikarierats av biträdande rektorn. Förslag (JS): Samkommunens styrelse utnämner de ledande tjänsteinnehavarna och deras ansvarsområden enligt följande: Tjänst Rektor Biträdande rektor Affärsverksamhetsdirektör Förvaltningsdirektör Ansvarsområde Tjänstgör som samkommunens direktör Informations-, rådgivnings- och handledningstjänster Kompetenscentren Personal- och funktionstjänster
4.12.2017 6 Direktör Samkommunens infra samt dotterbolagen Samkommunens styrelse besluter, att samkommunens direktör vikarieras av direktören (Kimmo Orava). Godkändes. Utnämnandet av ledande tjänsteinnehavare och deras ansvarsområden inkluderas i förvaltningsstadgan som godkändes under förra mötet.
4.12.2017 7 ST 159 : Val av revisorssamfund till dotterbolagen Enligt aktiebolagslagens 5 kapitel 1 2 moment kan aktieägarna utan att hålla bolagsstämma enhälligt besluta om ärenden som ankommer på bolagsstämman. Beslutet skall registreras, dateras, numreras och undertecknas. Då samkommunstyrelsen är samkommunens högsta beslutande organ, utövar denne beslutanderätt som enligt aktiebolagslagen tillhör ägare i de aktiebolag, i vilka samkommunen är aktieägare. Samkommunen äger Edupoli Oy, Kiinteistö Oy Edupolis och Keskinäinen kiinteistö Oy Loviisan Amisto till 100 %, följaktligen kan samkommunens styrelse fatta beslut om ärenden som ankommer på bolagsstämman. Aktiebolagens revisorssamfund förändras som följd av fusioner och namnändringar och i framtiden kommer namnet att vara BDO Oy. Förslag: (PS) Samkommunens styrelse väljer med aktieägarens enhälliga beslut BDO Oy till revisorssamfund för Edupoli Oy, Kiinteistö Oy Edupolis och Keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö Loviisan Amisto. Samkommunstyrelsen antecknar för kännedom, att som huvudansvarig revisor fungerar OFR, GR Riitta Samola. Tuomo Jussila, Kristina Lönnfors, Johan Söderberg och Raija Vaniala anmälde jäv och avlägsnade sig från möteslokalen för den tid paragrafen behandlades. Som ordförande under behandlingen av denna paragraf fungerade Roope Lenkkeri. Förslaget godkändes. Paragrafen justerades genast.
4.12.2017 8 ST 160 : Samkommunens beslutslängder Samkommunens styrelseordförande Ledande rektorn Samkommunens ledningsgrupp - Stödfunktionerna 61 16.11.2017 Penttilä Maija Förvaltningsdirektören Rekrytering godkänd enligt följande uppgifter om anställningsförhållande: Valkeapää Thi Huong, Tillsvidareanställning, Huvudsyssla, heltid, Anstaltsvårdare, till städningsteamet 4.12.2017 -. Huvudsaklig arbetsort Vickervägen 5, Vanda. Prövotid: 6 mån. Amisto Rektorn Edupoli Rektorn Edupoli Rakennuspalvelu Sanera Oy. Förändringsarbeten i H:fors enhets 4 vån. kontorsutrymmen (ca 60 m²). Enligt offert 14 500 euro (moms 0 %). Förslag (PS): Samkommunens styrelse antecknar ärendena för kännedom och meddelar samkommunens styrelses ordförande och tjänsteinnehavarna, att samkommunens styrelse inte använder sin upptagningsrätt i enlighet med 92 i kommunallagen.
4.12.2017 9 ST 161 : Meddelanden Förslag (PS): Samkommunens styrelse antecknar följande meddelanden för kännedom: Samkommunen Läget för vårens gemensamma elevantagning har förhandlats den 29.11.2017. Riksdagen har den 28.11.2017 godkänt lagen om temporär ändring av lagen om överlåtelseskatt. Skatteförvaltningen återbetalar på ansökan betalad skatt, om en kommun, en samkommun, ett privat samfund eller en privat stiftelse under 2018 2022 till ett privat aktiebolag mot aktier i bolaget överlåter en sådan fastighet i sin ägo som i huvudsak används i verksamhet som bedrivs av överlåtaren enligt ett tillstånd som avses i yrkeshögskolelagen (932/2014) eller enligt ett tillstånd att ordna utbildning som avses i lagen om yrkesutbildning (531/2017). En förutsättning för att skatten ska återbetalas är att den överlåtna fastigheten i huvudsak används för verksamhet som det mottagande bolaget eller dess ägare bedriver enligt ett sådant tillstånd som avses i 1 mom. En ytterligare förutsättning är att kostnaderna för den verksamhet som ordnas i fastigheten finansieras i huvudsak med finansiering som beviljas i enlighet med 9 i lagen om finansiering av undervisnings- och kulturverksamhet (1705/2009) eller att yrkeshögskolan i huvudsak använder lokalerna för fullgörande av sina offentligt finansierade uppgifter enligt 4 i yrkeshögskolelagen. Skattefriheten gäller på motsvarande sätt överlåtelse till ett mottagande bolag av aktier i ett sådant bolag som ägs av en kommun, en samkommun, ett privat samfund eller en privat stiftelse och som äger och besitter fastigheter, om fastigheterna i huvudsak används för ett ändamål som avses i 1 mom. eller om aktierna medför rätt att besitta en lägenhet som används för ett ändamål som avses i 1 mom. (RP 153/2017 rd) Den temporära lagändringen är gjord särskilt med tanke på kommuner och samkommuner som planerar bolagisering. Samkommunens fastigheter kan överföras till ett bolag under bildning utan överlåtelseskatt som påföljd. Amisto Taitaja9 tävlingens lokaltävling ordnades vid Amisto på Styrmansvägen den 28.11.2018. Taitaja9-tävlingen är en tävling i hantverk för elever i grundskolans nionde klass. Ett lag från Pornaisten yhtenäiskoulu vann, på andra plats kom Linnajoen koulu och på tredje plats
4.12.2017 10 ett annat lag från Pornaisten yhtenäiskoulu. I tävlingen deltog sammanlagt 15 lag. Edupoli BDO Oy upprättar ett mellanbokslut för Edupoli Oy. Antecknades för kännedom.
4.12.2017 11 ST 162 : Medlemskommuners utträde ur samkommunen Enligt paragraf 6 i grundavtalet bör medlemskommun som önskar utträda ur samkommunen, skriftligen anmäla därom till samkommunen. Avtalet utgår och kommunens utträde träder i kraft vid utgången av det kalenderår som följer efter anmälan, såvida annan överenskommelse om tidpunkten inte avtalats med samkommunstyrelsens medgivande. Kommun som utträder kan överlåta sin andel av samkommunens tillgångar åt en annan medlemskommun eller i enlighet med vad som överenskommes kommunerna emellan. Överlåtelser bör meddelas åt samkommunen. I andra fall besluter samkommunstyrelsen om vilken ersättning som erläggs åt den utträdande kommunen. Samkommunstyrelsen kan besluta att som ersättning erlägga andelar av samkommunens tillgångar. Ifall kommunen utträder ur samkommun, bör till kommunen erlägga en ersättning, som motsvarar kommunens andel i samkommunens egendom och tillgångar minus skulderna och samt statsandelar- och bidrag som erhållits för införskaffandet av tillgångarna. Rättigheter och skyldigheter som härrör sig från de överlåtna andelarna träder i kraft från och med första januari följande kalenderår om inte annat överenskoms med samkommunstyrelsen. I grundavtalets 7 paragraf bestäms, att ifall en kommun utträder erläggs denna en av samkommunstyrelsen fastslagen ersättning för de andelar som överlåts till samkommunen. Ersättningen utbetalas som en engångsprestation då utträdet träder i kraft, ifall ersättningen är mindre än 80 000. Ifall ersättningen är större, utbetalas den i tre lika stora rater inom 3 år från utträdets ikraftträdande. De återstående kommunerna utbetalar ersättning för utträde eller grundkapitalet minskas med motsvarande summa. Ledande konsult Riitta Ekuri från FCG Konsultointi Oy förklarar beräkningsgrunderna för medlemskommunernas utträdesersättning på mötet. Förslag (JS): Samkommunens styrelse diskuterar ärendet och fattar beslut om ersättning som betalas till medlemskommunen samt om förpliktelser som överförs till kommunen. Samkommunens styrelse beslöt, att eventuella ersättningar för utträde bereds enligt de i FCG:s avvecklingsutredning presenterade balansvärdena 31.12.2016 (kolumn A), med beaktande att pensionsförpliktelserna övergår till den utträdande medlemskommunen.
4.12.2017 12 ST 163 : Andra ärenden Förslag (PS): Inga andra ärenden.
4.12.2017 13 ST 164 : Samkommunens styrelses mötestidpunkt och mötesplats Förslag (MP): Samkommunens styrelse besluter om tidpunkt och ort för följande möte. Samkommunens styrelse sammanträder följande gång den 30.1.2018 kl. 16.00 på Styrmansvägen 6, Borgå.
4.12.2017 14 ST 165 : Bilaga 1 Anvisning för rättelseyrkande och besvärsanvisning Ordföranden avslutade mötet kl. 10.40 och gav anvisning om rättelseyrkande och besvärsanvisning enligt bilaga 1.
4.12.2017 15 ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE OCH BESVÄRSANVISNING BESVÄRSFÖRBUD Grunder för förbuden Bilaga 1 Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt 136 i kommunallagen rättelseyrkande inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragrafer: 155-157, 160-164 Över följande beslut kan enligt 134 1 mom. i kommunallagen ett rättelseyrkande framställas. Paragrafer: 158, 159 Enligt 5 i förvaltningsprocesslagen eller annan lagstiftning kan besvär inte anföras över nedan nämnda beslut. Paragrafer och grunden för besvärsförbudet: OIKAISUVAATIMUSOHJEET Den som är missnöjd med nedan nämnda beslut kan framställa ett skriftligt rättelseyrkande. Myndighet hos vilken rättelse yrkas, adress och postadress: ITÄ-UUDENMAAN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄ Samkommunens styrelse Styrmansvägen 6 06100 BORGÅ hallinto@iukky.fi Paragrafer: Yrkandet skall framställas inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. Myndighet till vilken rättelseyrkande kan framställas samt tid för yrkande av rättelse Rättelse-yrkandets innehåll Av rättelseyrkandet skall framgå yrkandet och vad det grundar sig på. Yrkandet skall undertecknas av den som framställer det. FOGAS TILL PROTOKOLLET
4.12.2017 16 BESVÄRSANVISNING Bilaga 1 Besvärsmyndighet och besvärstid I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av den som är part eller av en kommunmedlem. Besvärsmyndighet, adress och postadress: Helsingfors förvaltningsdomstol Banbyggarvägen 5 00520 Helsingfors Kommunalbesvär, paragrafer: Förvaltningsbesvär, paragrafer: Besvärstid dagar Besvärstid dagar Annan besvärsmyndighet, adress och postadress Paragrafer Besvärstid dagar Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet dagar dagar Besvärsskrift I besvärsskriften skall uppges - ändringssökandens namn, yrke, boningsort och postadress - vilket beslut som överklagas - vilka ändringar som yrkas i beslutet - motiveringarna till att beslutet bör ändras Besvärsskriften skall undertecknas av ändringssökanden själv eller av den som för fattat skriften. Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges. Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas. Inlämnande av besvärshandlingarna Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens ut gång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall lämnas till posten i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Besvärshandlingarna kan även lämnas till: namn, adress och postadress Paragrafer Tilläggsuppgifter Besvärshandlingarna skall lämnas till 1): namn, adress och postadress Paragrafer Enligt lagen om domstolsavgifter (1455/2015) ska en rättegångsavgift på 250 euro tas ut av ändringssökanden för behandlingen av ett mål eller ärende i förvaltningsdomstolen. Detaljerade anvisningar om hur man begär omprövning / besvärsanvisning fogas till protokollsutdraget. 1) Om de skall lämnas till någon annan än besvärsmyndigheten FOGAS TILL PROTOKOLLET