Kommunkoncernen Nykarleby stad

Kommunkoncernen Nykarleby stad KONCERNDIREKTIV Ett samfund där kommunen har bestämmande inflytande är kommunens dottersamfund. Kommunen jämte dottersamfunden bildar en kommunkoncern. Även en stiftelse där kommunen har bestämmande inflytande anses höra till kommunkoncernen. Den gällande koncernstrukturen med samtliga dotterbolag, inklusive även intressebolag framgår ur bilaga 1. Bilagan uppdateras från tid till annan och finns till påseende på Nykarleby stads hemsida. Dessa koncerndirektiv tillämpas på samtliga dottersamfund i kommunkoncernen, om inte annat anges. Till den del tvingande lag, från tid till annan, förskriver något annat än dessa koncerndirektiv skall tvingande lag äga företräde. 1. KONCERNDIREKTIVETS SYFTE OCH MÅLSÄTTNINGAR Koncernanvisningarna är allmänna anvisningar, vars syfte är att - främja uppkomsten av ett gemensamt synsätt för att uppnå de av stadsfullmäktige uppställda målen gällande hela koncernen samt att, - ge en preciserad beskrivning av uppgifterna hos stadens olika verksamheter vid ledandet av koncernen. Målsättningarna med koncerndirektivet är att tillräckliga och riktiga uppgifter redovisas för att säkerställa uppgörandet av stadens koncernbokslut. Vidare är målsättningen att skapa förutsättningar för stadsstyrelsen i Nykarleby att på lämpligt sätt övervaka och leda verksamheten i hela koncernen. Därtill skall koncerndirektivet säkerställa att koncernbolagen informeras om den rådande ägarpolicyn samt att tillräckliga anvisningar ges åt stadens representanter i de olika koncernsamfunden. 2. UPPGÖRANDE AV KONCERNBOKSLUT Enligt 68a i KomL skall en kommun som tillsammans med dottersamfund bildar en kommunkoncern upprätta, och i sitt bokslut ta in ett koncernbokslut. Enligt bokföringsnämndens kommunsektions anvisning är syftet med koncernbokslutet att ge en rättvis bild av den ekonomiska helhet som kommunkoncernen utgör och detta erhålls endast på basis av ett regelrätt upprättat koncernbokslut. Nykarleby stad uppgör ett fullständigt koncernbokslut som omfattar koncernbalans, koncernresultaträkning och finansieringsanalys för koncernen samt noter till dessa. För intressesamfundens del medtas koncernens andel av intressesamfundens vinst eller förlust samt förändringen av eget kapital som motsvarar ägandet. I konsolideringen av intressesamfunden iakttas väsentlighetsprincipen. 1

3. VEM OCH VAD GÄLLER KONCERNDIREKTIVET Enligt BokfL 1:5 anses en bokföringsskyldig ha bestämmande inflytande i ett målföretag då den bokföringsskyldige: 1) innehar mer än hälften av rösterna för samtliga aktier eller andelar i målföretaget och denna röstmajoritet grundar sig på ägande, medlemskap, bolagsordningen, bolagsavtalet eller därmed jämförbara stadgar eller något annat avtal, eller 2) innehar rätt att utse eller avsätta flertalet av ledamöterna i målföretagets styrelse eller motsvarande organ eller i ett organ som har denna rätt, och rätten grundar sig på samma omständigheter som den röstmajoritet som avses i 1 punkten. När den röstandel som avses i 1 mom. räknas ut, beaktas inte en röstningsbegränsning som följer av lag eller av målföretagets bolagsordning, bolagsavtal eller därmed jämförbara stadgar. Utöver det som föreskrivs i 1 och 2 mom. anses den bokföringsskyldige ha bestämmande inflytande i målföretaget, om den bokföringsskyldige och målföretaget står under gemensam ledning eller den bokföringsskyldige på annat sätt faktiskt utövar bestämmande inflytande i målföretaget. Vid beräknandet av det sammanlagda röstetalet i ett målföretag beaktas inte de röster som hänför sig till aktier eller andelar som innehas av målföretaget eller av ett dotterföretag som avses i 6 (BokfL). Röstetalen för en person som handlar i eget namn, men för någon annans räkning anses tillhöra den för vars räkning personen handlar. Till en bokföringsskyldigs röstetal och rätt enligt 1 mom. räknas inte de röster eller den rätt som hör samman med 1) de aktier eller andelar i målföretaget som den bokföringsskyldige besitter för någon annan persons räkning än sig själv eller för en annan sammanslutnings räkning i vilken den bokföringsskyldige har bestämmande inflytande än målföretaget, 2) de aktier eller andelar i målföretaget som den bokföringsskyldige fått som säkerhet, om den bokföringsskyldige måste utöva därmed förenade rättigheter i enlighet med säkerhetsställarens anvisningar, eller 3) aktier eller andelar i målföretaget vilka den bokföringsskyldige besitter med stöd av långivning som hör till sedvanlig affärsverksamhet, om den bokföringsskyldige måste använda den rösträtt som är förenad med aktierna eller andelarna i enlighet med säkerhetsställarens intressen. 2

4. STADENS VISION OCH MÅLSÄTTNINGAR Nykarleby stads vision inför framtiden bygger på följande antaganden: Vi tror på vår egen förmåga att skapa en tilltalande kommun. Genom aktiv utveckling och ständig förändring, genom samverkan och delaktighet utformas servicen till invånarna. Nykarleby stads målsättning lyder som följande: Vi vill skapa nya möjligheter för individen och kommunen till en god och behovsbaserad service 5. KONCERNSTYRNING OCH LEDNING 5.1. Koncernledningen och dess uppgifter Stadsfullmäktige i Nykarleby stad - fastställer ägarpolitiken, - godkänner de allmänna målen och verksamhetsprinciperna för ledning av kommunkoncernen, - har den högsta kontrollen över kommunkoncernens verksamhet, - fattar beslut om de centrala målen för kommunkoncernens verksamhet och ekonomi, - befullmäktigar stadens representanter till dottersamfundens högsta beslutande organ (t.ex. bolagsstämma) samt anger i fullmakten dess giltighetstid, och - godkänner koncerndirektiven och därmed principerna för koncernstyrningen. Stadsstyrelsen i Nykarleby stad - leder kommunkoncernen, - svarar för att tillsynen över samfunden är i ordning, - utser stadens representanter till samfundens förvaltningsorgan, om inte annat separat har bestämts, - ger anvisningar till de personer som företräder staden i de olika koncernsamfundens eller samkommunernas förvaltningsorgan om hur staden ställer sig till de frågor som behandlas, om inte annat separat har bestämts (se punkt 5.3 nedan), - informerar i samband med verksamhetsberättelsen stadsfullmäktige om koncernsamfundens verksamhet, och - följer upp koncernsamfundens verksamhet och gör vid behov förslag till åtgärder för att avhjälpa observerade brister. Nämnderna i Nykarleby stad - övervakar de koncernsamfund som hör till nämndens kompetens och meddelar stadsstyrelsen om väsentliga händelser och eventuella missförhållanden de observerar. Stadsdirektören - ansvarar för stadens (modersamfundets) del för den operativa ledningen av kommunkoncernen, 3

- följer upp hur ägarpolicyn fullföljs och meddelar stadsstyrelsen de väsentliga händelser och eventuella missförhållanden som varseblivits, och - anordnar måldiskussioner med koncernsamfundens ledning. Kanslicheferna - sköter uppföljningen av koncernsamfundens verksamhet och ekonomi samt meddelar stadsstyrelsen de väsentliga händelser och eventuella missförhållanden de varseblir. I sina uppgifter i enlighet med detta koncerndirektiv beaktar Nykarleby stads organ och tjänsteinnehavare att vissa dottersamfund utgör sådana samfund där tvingande lagstiftning uppställer mål för verksamheten samt regler om beslutsfattande organs behörighet och ansvar i vissa frågor. Dottersamfunden och stadens representanter i deras förvaltningsorgan iakttar alltid tvingande lagstiftning i sin verksamhet. Genom att fastställa dessa koncerndirektiv i respektive samfunds eller styrelse eller motsvarande organ, medverkar dock de samfund som hör till koncernen för sin del till att de mål som fullmäktige har ställt upp nås inom de ramar som tvingande lagstiftning tillåter. 5.2. Val av representanter till förvaltningsorganen i koncernsamfunden Vid tillsättande av företrädare i Nykarleby stads koncernsamfunds förvaltningsorgan enligt ovan bör vikt fästas vid att: - företrädaren har företagsekonomisk sakkunskap och sakkunskap på koncernsamfundets område, - företrädaren har kompetens att bedöma ledningen av koncernsamfundet utgående från dess verksamhetsområde, strategi och de mål som uppställts för verksamheten, och - företrädaren håller sig fortlöpande à jour med utvecklingen inom branschen. 5.3. Anvisningar till stadens företrädare och deras bindande verkan Enligt 23 2 mom. i KomL ger kommunstyrelsen eller någon annan i en instruktion förordnad kommunal myndighet vid behov dem som företräder kommunen i olika samfunds förvaltningsorgan anvisningar om hur kommunen ställer sig till de frågor som behandlas. Till stadsstyrelsens uppgifter (se punkt 5.1 ovan) hör att ge anvisningar till de personer som företräder kommunen i olika samfund i frågor som tas till behandling inom samfunden. Med en instruktion kan uppgiften även delegeras till en annan myndighet. Viktigare frågor kan beredas och föreläggas kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige för beslut, vilka ges som anvisning till företrädaren. Moment 1 och 2 under denna punkt 5.3 i koncerndirektivet tillämpas inte på företrädare i sådana samfund där tvingande lagstiftning ställer krav på hur företrädaren skall agera i sitt uppdrag, vilka omständigheter som bör beaktas därvid samt organets och företrädarens ansvar för gjorda beslut. I sådana samfund regleras styrelsens, verkställande direktörens och motsvarande organs förpliktelser i tvingande lagstiftning (se punkt 5.4 nedan). I ett aktiebolag kan emellertid bolagsstämman ge anvisningar som förpliktar bolagets ledning (styrelse och verkställande direktör) om inte anvisningarna strider mot aktiebolagslagen, och därigenom bolagets intresse, eller bolagsordningen. I frågor som anses vara av särskilt viktig betydelse för Nykarleby stad som 4

modersamfund kan kommunstyrelsen således i enskilda fall ge stadens företrädare på bolagsstämman anvisningar som skall godkännas av bolagsstämman på sagda sätt. Anvisningar kan t.ex. ges gällande för dotterbolaget strategiskt viktiga beslut, större investeringar eller målsättning för dividendutbetalning. Gällande de samfund, vars målsättning är att generera vinst samt utdela medel åt staden Nykarleby inom de ramar som tvingande lagstiftning uppställer, är den nuvarande avsikten att samfunden skall sträva efter en årlig utbetalning på 20-50 % av samfundets årliga vinst. Med avvikande från nämnda avsikt har uppställts som mål att Nykarleby Kraftverk Ab skall utdela en årlig dividend om EUR 200 000 för räkenskapsperioderna 2014-2016. Stadens ägarstyrning som utövas i enlighet med denna punkt 5.3 får dock inte leda till att ett bolags beslut eller åtgärd leder till att aktiebolagslagens likställighetsprincip kränks. 5.4. Dottersamfundens organisation Dottersamfundens förvaltning består av de organ som förutsätts av tillämplig lagstiftning. Till exempel i ett aktiebolag utövas den högsta beslutande makten av aktieägarna på bolagsstämman. Aktieägarna kan vidare utan att hålla bolagsstämma enhälligt besluta om ärenden som enligt lagen ankommer på bolagsstämman. I bolagsordningen kan även föreskrivas att bolagsstämman besluter om ärenden som hör till verkställande direktörens eller styrelsens allmänna behörighet. Ett aktiebolag leds av en styrelse och i vanliga fall även en verkställande direktör. Styrelsen ansvarar för bolagets förvaltning och för att bolagets verksamhet är ändamålsenligt organiserad (allmän behörighet). Styrelsen svarar vidare för att tillsynen över bolagets bokföring och medelsförvaltning är ordnad på behörigt sätt. Styrelsen kan i enskilda fall, eller med stöd av bolagsordningen, fatta beslut i ärenden som hör till verkställande direktörens allmänna behörighet. Ett aktiebolag kan ha en verkställande direktör. Verkställande direktören skall sköta bolagets löpande förvaltning i enlighet med styrelsens anvisningar och föreskrifter (allmän behörighet). Verkställande direktören svarar för att bolagets bokföring är lagenlig och medelsförvaltningen ordnad på ett betryggande sätt. Verkställande direktören skall ge styrelsen och dess ledamöter de upplysningar som styrelsen behöver för att sköta sina uppgifter. Verkställande direktören får vidta åtgärder som med beaktande av omfattningen och arten av bolagets verksamhet är exceptionella eller av stor betydelse endast om hon/han har styrelsens bemyndigande eller styrelsens beslut inte kan inväntas utan väsentlig olägenhet för bolagets verksamhet. I det sistnämnda fallet skall styrelsen så snart som möjligt underrättas om åtgärden. 5.5. Upplysningar till Nykarleby stad Samtliga samfund som ingår i kommunkoncernen är skyldiga att rapportera två gånger årligen för uppgörande av budget och koncernbokslut enligt givna rapportmodeller, vilka omfattar uppgifterna nedan. Rapporteringsskyldigheten gäller även intressebolag. Aktiebolag och stiftelser - resultaträkning, - balansräkning, - noter, 5

- finansieringsanalys, - av styrelsen eller motsvarande organ godkänd investeringsplan, - av styrelsen eller motsvarande organ godkänd budget, - hur organiseringen av intern kontroll och hur eventuella uppdagade brister däri handhas inom samfundet, och - eventuella övriga uppgifter som behövs för koncernbokslutet enligt direktiv från stadens ekonomikontor. Intressebolag - resultaträkning, - balansräkning, - noter, och - eventuella övriga uppgifter som behövs för koncernbokslutet enligt direktiv från stadens ekonomikontor. Rapporteringstidtabellen och detaljerade anvisningar ges från stadens ekonomikontor. Samtliga samfund som ingår i kommunkoncernen är skyldiga att årligen lämna in dokumentationen nedan till Nykarleby stad i egenskap av modersamfund. - officiella bokslut, - revisionsberättelser, och - eventuella övriga rapporter från revisorn. Bokföringslagen iakttas med beaktande av att enhetliga principer bör följas för bl.a. värdering och periodisering. Eftersom det av kommunerna krävs att koncernbokslutet är behandlat i stadsstyrelsen före utgången av mars månad bör dessa uppgifter finnas Nykarleby stad / stadskamreren till handa senast den 5 mars efter verksamhetsårets utgång. 6. REVISION Enligt 71 i KomL tillsätter fullmäktige revisionsnämnden för organisering av granskningen av förvaltningen och ekonomin under de år som motsvarar fullmäktiges mandattid. Nämndens ordförande och vice ordförande skall vara fullmäktigeledamöter. Revisionsnämnden skall bereda de ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin och som fullmäktige skall fatta beslut om samt utvärdera hur de av stadsfullmäktige uppsatta målen uppnåtts såväl i staden som i kommunkoncernen Revisionsnämnden skall se till att granskningen av kommunen och dess dottersamfund samordnas. 6

7. FINANSIERING Kommunkoncernens ekonomi bör planeras och skötas utgående från en gemensam, ekonomisk helhet. Vid koncernens finansieringsförsörjning är det bra att utnyttja kommunens kreditvärdighet och försöka utverka volymfördelar. Finansierings- och placeringsverksamheten bör vara kostnadsmedveten och ge avkastning, men ändå vara riskfri. 8. INFORMATION OM KONCERNEN KomL 29 2 mom. ålägger kommunen att på lämpligt vis ge invånarna information om samfundens eller stiftelsens verksamhet. Nykarleby stads koncernsammansättning och fullständiga koncernbokslut presenteras årligen tillsammans med staden officiella bokslut. Vid behov kan även stadsstyrelsen och stadsdirektören ge information om aktuella ärenden. 9. OFFENTLIGHET Sådana dottersamfund som är aktiebolag skall i sin verksamhet iaktta sunda affärs- och marknadsmässiga principer. Verksamheten måste följa gällande konkurrens- samt annan lagstiftning. Detta innebär att dessa bolag inte kan följa den allmänna offentlighetsprincipen som gäller för offentlig verksamhet. 10. SAMARBETE Stadens representanter skall agera så att koncernsamfundets verksamhet är förenligt med stadens mål och att modersamfundet och koncernsamfunden samarbetar då det är till nytta med tanke på hela koncernen och där detta är ändamålsenligt, praktiskt möjligt och tillåtet inom ramen för gällande lagstiftning. Samarbete kan bedrivas bl.a. i följande ärenden: - finansiering, - riskhantering, - personalpolitik, - olika slags stödservice, och - upphandlingsfrågor. 11. KONCERNDIREKTIVETS KARAKTÄR Till den del inget annat följer av tvingande lagstiftning är koncerndirektivet bindande till sin karaktär och skall behandlas i dottersamfundens bolagsstämmor eller i motsvarande förvaltningsorgan, då samfundsformen är en annan än aktiebolag. För samkommunernas del tillämpas ovan stående anvisningar i tillämpliga delar. Godkänt i stadsfullmäktige 12.12.2013 94 7