REV Informerar RIKSFÖRBUNDET ENSKILDA VÄGARS INFORMATIONSHÄFTE Arkivet och arkivering...eller rädda föreningsarkivet från att drunkna i papper Många medlemmar har funderingar om hur föreningens handlingar ska bevaras. Här kommer ett utdrag från Riksarkivets råd och anvisningar. Viss text, som inte gäller enskild väghållning, har strukits. En praktisk vägledning var som kan gallras och vad som ska sparas har med benäget tillstånd inhämtats från Föreningsarkiven i Stockholms län Arkivet föreningens minne Arkivet hos en förening eller annan jämförbar organisation utgörs av de handlingar som har tillkommit i verksamheten. Det kan t ex röra sig om en brevkopia till någon som bjöds in för att föreläsa, protokoll som förts vid styrelsemöten, fotografi er som tagits på en utflykt, inbjudan till en teaterkväll, flygblad som delats ut vid någon demonstration, jubileumsskrifter, medlemsregister, räkenskaper, verksamhetsberättelser m m. Allt detta tillsammans avspeglar organisationens historia, utgör dess minne. Det är viktigt att vi räddar det för framtiden! Viktigt för kommande generationer, såväl som för de som är verksamma i organisationerna nu. De senare måste ha tillgång till olika dokument som behövs för verksamheten. För kommande generationer kommer dessa handlingar att utgöra historiska källor en del av deras kulturarv. Detta gäller i hög grad även invandrarorganisationernas arkiv. Utan dessa källor kommer inte invandringens historia att kunna belysas med den vetenskapliga mångsidighet som är önskvärd. Tyvärr är det mycket av just föreningarnas arkivmaterial som har försvunnit genom åren eller finns utspritt hos (f d) medlemmar. För att bryta denna trend har vi i denna lilla skrift tänkt att ge argument och tips för en god arkivvård samt någralänkar till olika arkivinstitutioner som arbetar med föreningsarkiv. Några skäl till att ordna och bevara föreningsarkivet Rationalitet: I ett välordnat arkiv hittar du lätt are och snabbare den information Du behöver. Arkivet är föreningens minne! Utan det behöver du kanske göra om saker som är redan gjorda/ skrivna. Lagstiftningen ställer vissa krav på bevarande och gallring av en förenings arkivhandlingar. Den historiska aspekten: Arkivet speglar fören ingens historia och dess roll i samhällsutveck lingen. I arkivet finns material till den egna jubi leumsskriften och till vetenskapligt bedriven forskning. Och till sist: Vill Du att framtidens bild av din organisation skall grundas uteslutande på doku mentation som skapats av andra parter i samhället? www.revriks.se
Utse en arkiv- och dokumentationsansvarig i föreningen. Om möjligt, se till att denna person får någon form av utbildning. Denna person ansvarar sedan för att föreningens handlingar hålls ordnade och samlade. Att ingenting av värde längs eller på annat sätt försvinner, men att inga onödiga handlingar, t ex extra kopior, reklam m m sparas. För att un derlätta arbetet kan man utarbeta en s k akivbildningsplan innehållande de regler som gäller för föreningens hantering av sin egen dokumen tation. Förvara handlingarna så stöld- och brandsäkert som möjligt. Även fukt och mögel utgör en fara fuktiga källarlokaler är inte lämpliga för förvaring av handlingar. Har man själv inte möjlig het att förvara sina handlingar på ett betryggan de sätt kan man deponera dem hos någon ar kivinstitution enligt särskilt överenskommelse. Arkivinstitutionerna kan även bistå föreningar na med råd, t ex. vid utarbetande av en arkiv bildningsplan, val av arkivlokal, inköp av ut rustning, m.m. Många ordnar även kurser i arkiv- och dokumenthantering för föreningsaktiva. Vad ingår i arkivet? Till handlingar som bör bevaras hör: Protokoll, t ex årsmötes-, styrelse- och kommit téprotokoll Verksamhets- och revisionsberättelser Kopior av viktigare utgående skrivelser, rapporter, cirkulär Medlemsmatriklar, medlemsförteckningar Inkomna skrivelser och korrespondens Handlingar som rör olika ämnen, t ex stadgar, fastighetshandlingar, kurser, konferenser, jubileumshandlingar, historik m m. Räkenskaper: huvudböcker, kassaböcker och bokslutshandlingar Statistik Kartor och ritningar Eget tryck i ett exemplar: medlemstidningar, jubileumsböcker, affischer, flygblad, inbjud ningskort och program m m. Fotografier och videofilmer Ljudupptagningar Pressklipp Föremål som fanor, klubbtröjor och klubbnålar Inte bara papper... Det har blivit allt vanligare att olika handlingar upprättas och lagras med datorhjälp på hårddiskar, disketter, optiska skivor m.m. Dessa utgör naturligtvis också arkivhandlingar som bör bevaras för framtiden så säkert som möjligt. Disketter duger t.ex. inte till längre förvaringstider. Skall man bevara ADB-information är det viktigt att man också bevarar tillhörande systemdokumentation. Ibland är det kanske bäst att ta ut det väsentligaste på papper. Foton, ritningar och mikrofilm är andra arkivhandlingar som kräver speciella hänsyn vid förvaring. Praktisk vägledning från Föreningsarkiven i Stockholms län Tänk på följande Samla ihop hela arkivet Sammanför handlingar som hör ihop Avlägsna kopior Ta bort gem, gummisnoddar och plastfickor Håll isär handlingar som skall gallras från början Kartonglägg Förteckna handlingarna Se till att arkivet förvaras i säkra lokaler Handlingar som bör bevaras för all framtid Protokoll med bilagor Verksamhets- och revisionsberättelser Stadgar Arkivexemplar av eget tryck, t ex medlems tidningar, broschyrer, affischer mm
Medlemsregister och liggare av olika slag Kopior av utgående skrivelser, motioner, rapporter och cirkulär Inkomna skrivelser och motioner, korrespondens Korrespondens som saknar betydelse för föreningen Adressändringar och medlemsanmälningar till medlemsregistret 2 år eller vid inaktualitet Ämnesordnade handlingar, t ex rörande fastigheter, jubileer, kurser, tävlingar, avtal och kontrakt, mm Räkenskaper, t ex bokslutshandlingar, huvud böcker eller kassaböcker, kontoplaner Ritningar Fotografier Pressklipp Handlingar som bör gallras i lokala föreningars arkiv Handlingstyp Utgallras Dubbletter och kopior Utkast och arbetsmaterial på vägen mot slutliga dokument Inkomna protokoll, verksamhetsberättelser etc för kännedom Reklam och liknande erbjudanden Inkomna cirkulär, rapporter, protokoll Omedelbart Pressklipp utan datum och källhänvisning Kallelser till möten samt dagordningar om protokoll finns Kontoutdrag, girobesked och liknande som är till för avstämning och kontroll Rekvisitioner och fraktsedlar Verifikationer Kontrolluppgifter och deklarationer Hjälpbokföring som månadsoch kvartalsrapporter 2 år 10 år 10 år Gallringslistan förutsätter att medlemsregister, årsbokslut och huvudböcker eller kassaböcker bevaras. BEVARANDE Skrivmateriel Sveriges Provnings- och Forskningsinstitut Polymerteknik Box 857 501 15 Borås Böcker, tidskrifter, informationstryck som inte producerats av föreningen Handlingstyp Inbjudningar till kurser, konferenser och liknande Anmälningar till kurser och liknande (till egna kurser sparas endast deltagarlista) Inaktuella blanketter och formulär som ej fyllts i Underlag i form av offerter, förfrågningar, planering, kalkyler och kostnadsberäkningar Utgallras 2 år Omedelbart, senast 2 år Ta bort Gem Plastfickor Gummisnoddar Kopiera Inkomna fax på termodynamiskt papper Dagstidningspapper Digitala handlingar Bevaras på papper: E-post Medlemsregister och andra register Bokföring Ordbehandlingsdokument forts nästa sida..
Förvaring Skall skydda mot: Brand och skadlig upphettning Fukt och vatten Skadlig miljö Obehörig åtkomst Litteraturtips Arkivhandbok för organisationer, Riksarkivet, enskilda byrån 1998 Bevara din historia. Handbok för förenings folk, Liberförlag, Stockholms 1981 Folkrörelsernas arkivhandbok. Allmänna Förlaget, Stockholm 1988 Handbok för föreningsarkivarier. Prisma, Stockholm 1972 Nilsson, Nils. Arkivkunskap. Lund 1973 Ordning i arkivet. Dokumenthantering för föreningar. Föreningsarkiven i Stockholms län, 2001 Ulfsparre, Anna Christina (red). Arkivveten skap. Lund 1995. Att serieförteckna När arkivet är grovsorterat efter allmänna arkivschemats olika handlingstyper är det dags att börja med arkivförteckningen. Gå igenom varje huvudavdelning, kartonglägg och plocka samtidigt bort gem och plastfickor. Några serier behöver troligtvis delas upp i flera underserier. Underserierna i varje avdelning numreras i löpande ordning. Serien A, protokoll med bilagor, kan exempelvis underindelas i: Al Mötesprotokoll A2 Styrelseprotokoll A3 Övriga protokoll Serien G, räkenskaper, kan på liknande sätt underindelas i: G1 Huvudböcker G2 Kassaböcker G3 Verifikationer På varje förteckningsblankett redovisas därefter alla volymer, som ingår i respektive serie. Protokollen är kanske skrivna i bundna böcker för en viss tidsperiod för att därefter övergå i lösa blad. Serien A3, Styrelseprotokoll, kan då få följande utseende. Kartong eller kapsel kallas den arkivkartong, som man framrör allt lägger lösa handlingar i. Band är en inbunden volym som ej ligger i en arkivkartong. Var noga med att på utanpå varje volym med blyerts skriva volymsignum. I ovanstående exempel således A3:l, A3:2 resp. A3:3. På detta sätt kan du snabbt gå från din arkivförteckning till bokhyllan och finna rätt volym. Volymerna ordnas i varje serie i tidsföljd. När förteckningen är klar, skriver du ut den. Slutligen etiketterar du varje volym (se exemplet nedan, etiketten ska redovisa föreningens namn, serierubrik, tid- och volymsignum. Serierubrik Styrelseprotokoll A2 Volymnummer Tid Anmärkn l 1903-1907 Band 2 1908-1909 Band 3 1910-1914 Kapsel Arkivering av bilder samt digitalt material Här publicerat material är med benäget tillstånd hämtat från kursmaterial från FSL, Föreningsarkiven i Stockholms Län. Ref: Urban Johansson. Fotografier Fotografiers farliga fiender: Fukt Värme Ljus Stora temperaturskillnader Påsiktsbilder: Förvara i askar eller kuvert av rent cellulosapapper.flera bilder i samma ask förvaras med ett papper mellan varje bild. Plastfickor måste vara av polyester, polyeten eller polypropylen. Klimat för förvaring Temperatur Färgbilder + 2 grader Sv/v bilder + 15-18 grader Nitrat + 2-11 grader Luftfuktighet 30-40 % RLF Negativ Nitratnegativ förekommer i lösa blad och är brandfarliga om de förvaras i stora mängder tätt sammanpackade. Förvaras ett och ett i syrafria kuvert. -Acetatnegativ är inte brandfarliga. Bilder i album Klistret kan skada bilderna. Trots detta bör man i allmänhet låta bilderna sitta kvar. Undantag: bilder i album på fästande underlag med plastfilm över. Bildernas placering och texten i ett album kan ge viktig information till eftervärlden.
Om du själv vill sätta bilder i album. -Använd rätt klister eller helst fotohörn. Tänk på att använda syrafritt papper. Förvara albumen på samma sätt som övriga fotografier Använd stärkelseklister t ex Hemia 4738 eller Easyglue 2066. Syrafri kartong Om du vill rama in en bild så använd Två kartonger, en för baksida och en för passe partout. Annars ligger bilden direkt mot glaset, vilket kan skada bilden. Fotohörn Aluminiumram - undvik träram som kan dra åt sig insekter och avge gaser Hantering av bilder Använd alltid rena bomullshandskar. Fingerav tryck kan ge bestående skador. - Om du skriver bildtext på kortets baksida använd en mjuk blyertspenna, 8B för plastpapper och något hårdare för fiberpapper. Arbeta inte i direkt solljus. Undvik upprepade kopieringar. Lampan i en skanner avger mindre ljus och värme. Försök inte själv göra rent bilder och negativ - detta är ett jobb för en konservator. Avlägsna löst sittande damm och smuts. Registrering av bilder Registrering av bilder sker idag huvudsakligen med datorstöd. Viktiga uppgifter att ta med: motiv, årtal, per soner, topografisk bestämning, fotograf, upp hovsrätt, arkivbildare. Olika kategorisystem finns inom arkiv- och museivärlden. Foton i föreningsarkiv Dokumentera sambandet mellan arkivbildare och fotografi. Dokumentera eventuellt samband mellan foto och övriga handlingar där fotot låg. Detta är speciellt viktigt om fotot tas bort från sin ursprungliga plats för annan och bättre förvaring. Fotot kan ligga kvar i sin ursprungliga miljö men läggas i bättre förvaringsmedel. Dokumentera i arkivförteckningen var det in går foton. Hänvisa i förekommande fall till ett separat bildregister. Skall man gallra? Bilder förstör varandra Samlingen har ingen information, inget ur sprung/härkomst. Samlingen tillhör inte vår verksamhet. Upphovsrättsliga frågor ej lösta från föregåen de ägare Dubbletter Att tänka på vid gallring Beslut om gallring skall föreligga Ange principer, policy för gallringen Upprätta inventeringsunderlag med samman ställning Utvärdering av fackman Kopia till nationell ansvarsenhet Digitalisering av bilder Digitaliseringens huvudsyfte är inte att for framtiden bevara bilderna. CD-skivor är inget bra arkivmedium. Läsbarheten måste ständigt kontrolleras. -Skivorna måste omkopieras vart 5-8 år. Ett alternativ är att lägga bilderna på en lös hårddisk, som via USB-porten kopplas till datorn. Digitaliseringen ökar tillgängligheten och för hindrar förslitning Skanning av fotografier: Bäst är at köpa en skanner som tar både på siktsbilder, negativ och färgdia. forts nästa sida..
Det bästa bildbehandlingsprogrammet är Adobe Photoshop som finns i en billighetsversion, Photoshop Elements för ca 1 000 kr. Vissa gratisprogram kan också rekommenderas, t ex Paint.Net Skanna bilderna med en upplösning av 300 dpi, så kan de användas i digital version för tryckning. Lagra bilderna som okomprimerade tiff-filer. Tiff är ett standardformat för bildlagring som kommer att kunna läsas länge. För sökning kan man lägga bilderna i jpgformat, som tar mindre plats på hårddisken. Detta är ett förstörande format som minskar bildens kvalitet, men som duger bra att visa på en skärm. Andra medier Ljudband Spelfilm Video, VHS Datamedia - disketter, CD-, DVD-skivor USB minnen Arkivera bilder, sammanfattning Inventera Handlingsplan --->Gallring --> Destruktion Emballering --->Arkivering Märkning Digitalt bildlagringssystem