TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Jonas Sverkén 2014-01-08 KS 2013/0693 0480-45 00 44 Kommunstyrelsen Formaliagranskning av Kalmar kommuns protokoll Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar kommunledningskontorets skrivelse som sin och överlämnar den till kommunens revisorerer som kommunstyrelsens svar på granskningsrapporten om formaliagranskning av Kalmar kommuns protokoll. Bakgrund Barbro Molinder har på uppdrag av revisorerna i Kalmar kommun granskat nämndernas protokoll för år 2012. Utifrån granskningen görs bedömningen att det finns brister i uppfyllandet av kommunallagens tidsbestämmelser för justering av protokoll. Det finns även brister kring offentliggörande av beslut på kommunens anslagstavla och det behövs större noggrannhet från nämndernas sida. Vidare finns det brister som hänför sig till införandet av ärendehanteringssystemet Public 360. Avslutningsvis bedömer granskningen att det saknas en enhetlig mall för protokollföring av val av justerare. Barbro Molinder anser att det är en fördel om kommunstyrelsen klarade ut hur enhetliga rutiner ska se ut för samtliga nämnders protokollföring. Yttrande Protokollen är en viktig del i den kommunala demokratin och ett led i allmänhetens möjlighet att granska och förstå de beslut som fattas i kommunen. Kommunallagens krav på protokollen är minimikrav och det finns inget som hindrar att protokollen blir mer innehållsrika än vad lagen anger. Ett protokoll ska justeras senast fjorton dagar efter sammanträdet och senast andra dagen efter justering ska det anslås på kommunens anslagstavla. När det gäller fjortondagarsfristen påverkas inte lagligheten om den överskrids, men självklart ska vi alltid sträva efter att klara den. Under 2014 kommer vi särskilt att bevaka detta för protokollen som skrivs inom kommunstyrelsens ansvarsområde. Kommunen har som ett av sina kvalitetslöften att publicera justerade protokoll på hemsidan senast två dagar efter justering. Detta följs upp årligen. Kommunledningskontoret Adress Box 611, 391 26 Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel 0480-45 00 00 vx Fax 480-45 00 47 jonas.sverken@kalmar.se
KS 2013/0693 2 (2) När det gäller anslagen ska det ske senast två dagar efter justering och här har vi en ständig dialog med nämnderna för att göra denna hantering så korrekt och smidigt som möjligt. Vi är ytterst noga med anslagstiden och bevakar så anslagen inte tas ner för tidigt då detta innebär att besluten inte blir lagliga. Från och med årsskiftet hanterar kommunens kontaktcenter själva anslagen. Kansli- och omvärldsenheten hjälper till vid frågor och tar även hand om anslagsbevisen efter att treveckorsfristen för överklagande löpt ut. Vi har haft en del problem vid införandet av Public 360 och granskningen visar tydligt att vissa saker inte fungerat som de ska. Den löpande paragraferingen har inte fungerat i vissa fall och systemet har idag ingen funktion för att hantera omdelbar justering. Vi är aktiva, genom bland annat Public 360:s användarförening, med att framföra åsikter och önskemål om funktioner som saknas i ärendehanteringssystemet och hoppas att många av problemen som vi hade 2012-2013 inte ska upprepas 2014. Kommunledningskontoret samordnar kommunens nämndssekreterarnätverk och här diskuteras och informeras om protokoll och protokollföring. Protokollens mallar och upplägg har diskuterats och beslutats av nätverket och frågan om protokollföring av val av justeringsperson är något vi ska diskutera under våren 2014. Vi har sedan många år tillbaka enbart anslagsdatum i protokollen med motiveringen att det är utifrån det som överklagandetiden räknas. Systemet fungerar väl och i de fall beslut har överklagats genom laglighetsprövning har vi inte fått från någon instans att vi hanterar det felaktigt. Vi ser i dagsläget ingen anledning till att ändra något här. Ann-Mari Nilsson enhetschef Jonas Sverkén stadssekreterare Bilagor Formaliagranskning av Kalmar kommuns protokoll