Revisionsberättelse för år1999

REVISORERNA Datum Sid. Tfn 063-14 75 26 Fax 063-14 75 15 2000-04-10 Till dnr: 253/00 1 (4) Landstingsfullmäktige Revisionsberättelse för år1999 Vi har granskat landstingsstyrelsens och förtroendenämndens (numera patientnämnden) verksamhet och räkenskaper för 1999. Vi har också genom de utsedda lekmannarevisorerna i Länstrafiken i Jämtlands län AB, ALMI Företagspartner AB, Landstingsbostäder i Jämtland AB och revisorerna i Stiftelsen Jämtlands läns Museum, även granskat verksamheten under året i dessa företag. Granskningen har såvitt avser landstinget utförts enligt kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet och landstingets revisionsreglemente. De rapporter och skrivelser etc som vi under året har avlämnat framgår av bifogade förteckning. Förtroendenämnden Revisionens inriktning och resultat Vi har tagit del av nämndens redovisning av sin verksamhet under det gångna året. Redovisningen ger enligt vår mening en god uppfattning om de ärenden som nämnden har behandlat under året. Ansvarsprövning Vi tillstyrker att förtroendenämnden beviljas ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret. Utskr: 5/17/00 ; 16:25 A5/P5

REVISORERNA 2 Landstingsstyrelsen Revisionens inriktning och resultat Vår granskning har främst inriktats mot om landstingsstyrelsen har tillräcklig kontroll över verksamheten, d v s om styrelsen styr och följer upp landstingets verksamhet och ekonomi på ett tillfredsställande sätt och om styrelsen beaktat de synpunkter som vi i detta sammanhang tidigare framfört. Vi har även särskilt följt och granskat införandet av det nya ekonomisystemet, under året aktualiserade avgångsvederlag samt regler och förmåner vid tidsbegränsade chefsförordnanden. Vidare har vi följt upp hur landstingsstyrelsens uppsikt över den verksamhet som bedrivs i företagsform har fullgjorts. En särskild uppföljning har utförts av tidigare framförda iakttagelser och synpunkter beträffande folktandvårdens ekonomiadministration. Räkenskapsrevisionen har, utöver sedvanlig granskning av bokslut och årsredovisning, omfattat dels redovisning och redovisningsrutiner för ersättningar till privata vårdgivare, dels överföringen av uppgifter mellan det gamla och nya ekonomisystemet. Styrning och uppföljning av landstingets verksamhet och ekonomi Vi har kunnat notera att styrelsen och dess förvaltning under året har påbörjat ett arbete att utveckla styrningen av verksamheten men att några påtagliga resultat av detta arbete ännu inte kan skönjas i landstingsplanen för år 2000. Utan tillräckligt vägledande styrparametrar brister naturligtvis verksamhetsuppföljningens kvalité i motsvarande grad. Våra tidigare synpunkter beträffande behovet av att vidareutveckla landstingets målstyrning och verksamhetsuppföljning kvarstår således i stort. Den under året förändrade budgetprocessen, om än med en ytterligare utvecklad dialog mellan landstingets politiker och verksamhetsansvariga tjänstemän samt med mera inslag av build-up- och ibland återkommande nollbas-budgetering, bör enligt vår mening kunna utgöra en bra grund för att utforma en godtagbar verksamhets- och ekonomistyrning. Styrelsens och förvaltningens förslag till landstingsplan för 1999 visade att det fanns en insikt om att kraftfulla åtgärder behövde vidtas för att åstadkomma balans i landstingets ekonomi. I början av året kompletterades planen med ytterligare åtgärder med bland annat beslut om minskning av investeringsvolymen, såväl utrustning som byggnationer. Av årsredovisningen framgår att styrelsen inte verkställt någon minskning av investeringarna. Tvärtom beslöt fullmäktige i november med underlag av styrelsens förslag att investeringsplanen skulle tillföras ytterligare drygt 21 Mkr. Av Emefte*s underlag för årsredovisningen framgår dock att detta medelstillskott knappast erfordrades för att fullfölja årets investeringsplan om man bortser från de 30, 8 Mkr som utanför planen investerats i Frösö Strand. Förvaltningen säger att den har informerat den politiska ledningen och landstingsstyrelsen om investeringarna i Frösö Strand. Styrelsen har dock underlåtit att se till att beslut i vederbörlig ordning har fattats om investeringarna. Vidare konstaterar vi att förvaltningarnas investeringar i inventarier liksom de totala investeringarna har varit betydligt högre under 1999 (61,3 Mkr respektive 157,6 Mkr) än under 1998 (25,6 Mkr respektive 77,4 Mkr) och 1997 (33,2 respektive 86,5 Mkr).

REVISORERNA 3 Fullmäktiges beslut om att komplettera landstingsplanen omfattade även att kraftfulla åtgärder skulle vidtas för att uppnå målsättningen om att landstingets budget skall vara i balans fr o m år 2000. Länssjukvårdens tilldelade budget skulle också ligga fast. Redan i samband med styrelsens beredning inför fullmäktiges beslut prognostiserades för länssjukvården ett underskott mot budget för hela året med 80 Mkr. I juni konstaterade styrelsen att samtliga förvaltningar uppvisar budgetöverskridanden och att situationen inom länssjukvården var speciellt allvarlig. Styrelsens förslag till fullmäktige har varken vid detta tillfälle eller senare under året omfattat mera än en uppmaning till förvaltningarna att budgetöverskridanden skall undvikas. Av årsredovisningen kan utläsas att den nyss återgivna prognosen har besannats. För tredje året i rad och i ökande grad för varje år har länssjukvården redovisat betydande underskott gentemot budget. Samtidigt har landstingets samlade ekonomiska resultat och ställning försämrats i större utsträckning än vad som lagts fast i respektive års landstingsplan. Styrelsen har såvitt framgår av protokoll från dess sammanträden inte genomfört de månadsvisa redovisningar, uppföljningar och konsekvensbeskrivningar som förutsatts ske enligt fullmäktiges beslut i början av mars 1999. Ledamöter i styrelsen har också under året i lokala media uttalat att de upplever sig inte längre ha kontroll över länssjukvården. Oaktat de problem som införandet av det nya ekonomisystemet har medfört har styrelsen, liksom vi tidigare påtalat, inte berett förslag till fullmäktige i den utsträckning som enligt vår mening den ekonomiska situationen borde ha gett upphov till. Styrelsen har inte heller verkställt beslut som fullmäktige fattat i sammanhanget. Styrelsen har inte utnyttjat sina möjligheter att ägna mera tid åt gemensamma överläggningar och informationsinhämtning, för att på så sätt tillägna sig den kontroll över verksamheten och ekonomin som situationen enligt vår mening har krävt. Vi kan konstatera att konsekvenserna av den bristfälliga styrningen och kontrollen över verksamheten och ekonomin har resulterat i en alltmer utbredd brist på budgetdisciplin och ibland även kostnadsmedvetande i förvaltningsorganisationen. Detta tillstånd har enligt vår bedömning bidragit till att urholka landstingets ekonomiska resultat och ställning och därmed ökat svårigheterna att uppnå ekonomisk balans. Vi har noterat det förändrade och förbättrade budgetarbete som inför år 2000 har genomförts inom länssjukvården. Oavsett de bidrag som den ekonomiska utvecklingen i nationen redan tillfört landstinget inför nämnda års budget, anser vi att styrningen av landstingets verksamhet och ekonomi snarast måste reformeras så att styrelsens kontroll återupprättas. Införande av nytt ekonomisystem Redan i november 1997, i 1998 års landstingsplan, dokumenteras behovet av att anskaffa ett nytt ekonomisystem med hänvisning till millenniumskiftesproblematiken på IT-området. Upphandlingen av ett nytt ekonomisystem slutfördes inte förrän i början av 1999 vilket medförde att övergången till detta inte kunde göras förrän den 1 maj. På grund av problem inom installationsprojektet tillsatte förvaltningsledningen under hösten ett särskilt projekt, Red Nose, för att säkerställa driften och införandet av det nya ekonomisystemet. Vi har tagit del av det sist nämnda projektets slutredovisning av vilken bland annat framgår att de direkta kostnaderna för projektet har varit ca 2 Mkr. Därutöver redovisar varje förvaltning att bytet av ekonomisystem medfört be-

REVISORERNA 4 tydande administrativt merarbete under 1999. Införandet av ekonomisystemet är ännu inte avslutat och något leveransgodkännande har ännu inte kunnat ske. Av den nyss nämnda slutredovisningen från projektet Red Nose framgår vad som inte fungerat i installationsprojektet. Såväl landstingsstyrelsen som förvaltningsledningen synes ha kraftigt underskattat omfattningen av det arbete och de risker för olika typer av problem som är förknippat med byte av ett sådant vitalt informationssystem som ett ekonomisystem är. Dröjsmålet i anskaffningen av ett nytt ekonomisystem förefaller oss delvis bero på att förvaltningsledningen under 1998 i alltför hög grad har ägnat sin uppmärksamhet åt en utdragen omorganisation av landstingets kansli. En annan orsak synes vara att behovet av ett nytt ekonomisystem också delvis gjorts avhängigt en s k Data Warehouse-lösning för ett framtida ledningssystem - trots det faktum att det dåvarande ekonomisystemet inte skulle klara millenniumskiftet. När väl ett nytt ekonomisystem upphandlats har installationen av detta försvårats på grund av den instabila driftmiljö som det samtidiga bytet till s k tunna klienter medförde. Landstingsstyrelsen har enligt vår bedömning inte tillräckligt följt upp och försäkrat sig om att uppdraget i landstingsplanen 1998 om att anskaffa ett nytt ekonomisystem har verkställts på ett sådant sätt så att de problem, som i sammanhanget uppstod under 1999, så långt möjligt hade kunnat undvikas. Regler och förmåner vid tidsbegränsade chefsförordnanden Med anledning av förekomsten av konflikter och olika överenskommelser om avgångsvederlag med chefspersoner under 1999 granskade vi och lämnade synpunkter på de avtal som reglerar tidsbegränsade chefsförordnanden. Sedan dess har ytterligare överenskommelser om avgångsvederlag träffats. Landstinget har även åsamkats kostnader för skadestånd som är hänförligt till hanteringen av chefsförordnanden. Förordnandeavtalen är enligt vår mening inte utformade så att de undanröjer, utan snarare bidrar, till konflikter och/eller behov av att använda avgångsvederlag i samband med chefsavveckling. Vi anser det angeläget att regler och förmåner för tidsbegränsade chefsförordnanden ses över i den utsträckning som vi under hösten har framfört till landstingsstyrelsen. Ledning av landstingskoncernens verksamhet Landstingsstyrelsen har under året beslutat om delegationer till landstingsdirektören som skall möjliggöra att praktiskt tillämpa den av landstingsfullmäktige 1997-09-24 antagna koncernpolicyn samt att förenkla och effektivisera hanteringen av densamma. Vi anser dock att den förläggning av koncernledningsfrågorna till länsutvecklingsförvaltningen och inte liksom övriga ledningsfrågor till landstingskansliets ledningskontor, knappast kan bidra till den åsyftade förenklingen och effektiviserade hanteringen av dessa frågor. Vi efterlyser fortfarande de åtgärder som innebär att koncernpolicyn praktiskt verkställs.

REVISORERNA 5 Folktandvårdens ekonomiadministration Vi kan med tillfredsställelse notera att ett nytt tandvårdssystem nu införs och andra åtgärder vidtas för att komma tillrätta med de under flera år påtalade ekonomiadministrativa problem inom folktandvården. Emellertid tycks bland annat de åtgärder som var ämnade att inför år 2000 rensa redovisningen från gamla kundfordringar och outredda differenser, inte till fullo ha hunnit verkställas. Vi finner därför anledning att ånyo understryka vikten av att de åtgärder som syftar till att strama upp tandvårdens ekonomiadministrativa rutiner fullföljs så snart som möjligt.

REVISORERNA 6 Ansvarsprövning De här återgivna bristerna i landstingsstyrelsens styrning och uppföljning samt bristande kontroll över landstingets verksamhet och ekonomi har förorsakat skada på såväl landstingets förtroende som ekonomi. Vi finner därför anledning att rikta anmärkning mot styrelsen för dess sätt att fullgöra de uppdrag och åligganden som fullmäktige i detta sammanhang har tilldelat styrelsen. Oaktat allvaret i den kritik som den framförda anmärkningen representerar, tillstyrker vi att landstingsstyrelsen beviljas ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret. Godkännande av årsredovisningen I räkenskaperna och bokslutet för 1999 ingår skuldposter som vi anser bör ha klassificerats som egna medel. Omfattningen av dessa är dock sådan att landstingets ekonomiska resultat och ställning inte påverkas i någon avgörande grad. Vi kommer senare att med landstingsstyrelsen ta upp posternas framtida redovisning. Den av styrelsen överlämnade årsredovisningen är i övrigt i allt väsentligt upprättad enligt den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Den redovisar därmed verksamhetens resultat, finansiering och ekonomiska ställning på ett rättvisande sätt. Vi tillstyrker att årsredovisningen för 1999 godkänns med de kompletterande upplysningar som vi här har lämnat. Jämtlands läns landstings revisorer Nils-Gunnar Molin Christer Näsström Viveca Asproth Curt Svahn Per-Olof Bengard Melker Kjellgren Till revisionsberättelsen hör bilagorna:

REVISORERNA 7 1. Förteckning över våra och de sakkunnigas rapporter, skrivelser etc under 1999 2. Granskningsrapporter från lekmannarevisorerna i Landstingsbostäder i Jämtland AB, Länstrafiken i Jämtlands län AB och ALMI Företagspartner AB