Förslag till instruktion för bingokontrollanter Detta förslag gäller under förutsättning att tillståndet förenats med erforderliga villkor. 1. Allmänna instruktioner 1. utöva noggrann tillsyn över bingospelet, så att detta bedrivs enligt lotterilagens bestämmelser, länsstyrelsens beslut, villkoren för tillståndet, typgodkännandebeslut och dess villkor samt övriga bestämmelser, som meddelats av länsstyrelsen, 2. anmäla till länsstyrelsen om uppdraget inte kan fullgöras, 3. göra en egen planering/checklista för uppdraget samt föra egna noteringar efter genomförda kontroller, 4. dokumentera på lämpligt sätt de åtgärder/beslut som tas i bingospelet i samråd med serviceföretaget/ lotteriföreståndaren eller av kontrollanten själv. En kontinuerlig dialog med ansvariga för spelet bör eftersträvas, 5. anmäla till länsstyrelsen om tillståndshavaren inte följer bestämmelserna i lotterilagen, länsstyrelsens beslut, villkor för tillståndet samt övriga bestämmelser samt av kontrollanten utfärdade anvisningar, 6. övervaka att spelet bedrivs på ett korrekt sätt och i övrigt se till att bingospelarnas intressen tillvaratas, 7. granska delredovisningar mot räkenskaperna och lämna in till länsstyrelsen månadsvis om inte länsstyrelsen föreskrivit annat, 8. rapportera till länsstyrelsen om bingospelet inte visar en godtagbar behållning, 9. göra erforderliga kontrollbesök i spellokalen. Vid bingospel som pågår fem till sju dagar i veckan - minst en gång per vecka, 1(6)
10. se till att löpande spelrapporter från bingospelet sparas och förvaras på lämpligt sätt antingen på papper eller lämpligt datamedium i ett år efter tillståndets/spelårets slut. Förvaringen kan ske hos tillståndshavaren. Dagrapporter utgör bokföringsunderlag och sparas tillsammans med räkenskaperna/verifikationerna. Kontrollanten får inte delta i spelet i den bingohall där denne är förordnad som kontrollant, se 36 lotterilagen. 2. Kontroll av bingospelet 2.1 Åtgärder innan bingospelet startar 1. ta del av tillståndsbeslutet med tillhörande villkor, 2. tillsammans med lotteriföreståndaren gå igenom tillståndsbeslutet och villkoren, den ekonomiska kalkylen för bingospelet samt vinst- och spelplan. Vid eventuell jackpotvinst kan denna vara förknippad med ytterligare villkor under förutsättning att typgodkänd utrustning används, 3. om tillståndshavaren är ett serviceföretag även ta del av avtalet mellan tillståndshavaren och bingoalliansen/föreningarna. Sådant avtal ska alltid upprättas och godkännas av länsstyrelsen, 4. tillsammans med lotteriföreståndaren och i förekommande fall serviceföretaget besluta om: - lämpliga rutiner för redovisning, bokföring, medelsförvaltning samt kontrollåtgärder, - att öppna bank- eller plusgirokonto för bingoalliansens/ föreningens räkning, - innehåll och utformning av dagrapporten för spelet, jfr 4 kap LI allmänna råd, - riktlinjer för annonsering och övrig marknadsföring av bingospelet så att dessa är i överensstämmelse med för tiden gällande marknadsföringslag, 5. kontrollera värderingen av vinsterna för de fall varuvinster och resor förekommer. 2(6)
2.1.1. Bingobrickor förslag till kontrollåtgärder: 1. kontrollera samtliga förekommande typer av bingobrickor, tryck med lottnummer i löpande följd, uppgift om tillståndshavarens och tryckeriets namn, lottpris, tillståndsmyndighet, länsstyrelsens diarienummer, vilket kalenderår spelet avser samt typgodkännandenummer. Bingospel med s k plastbrickor eller andra typer av flergångsbrickor är inte tillåtet, 2. se till att bingobrickor och tilltryck överensstämmer med meddelat tillstånd från länsstyrelsen samt utfärdat tryckeriintyg, 3. gå igenom rutiner för skötsel av bricklager tillsammans med serviceföretaget/lotteriföreståndare. 2.1.2. Kontrollutrustning förslag till åtgärder 1. tillsammans med serviceföretaget (och lotteriföreståndaren) gå igenom eventuell kontrollutrustning och hur den kan utnyttjas i kontrollarbetet, 2. kontrollera att kontrollutrustningen är godkänd av Lotteriinspektionen och att typgodkännandebeviset är anslaget, 3. ta del av instruktioner för drift- och datasäkerhet och rutiner vid störningar, 4. se till att kontrollutrustningen ställs om för nytt tillstånd. (Detta är speciellt viktigt när flera tillstånd hanteras i samma hall). Löpande spelrapport ska kunna visa: - uppgift om bingohallens namn och plats, - uppgifter om gällande tillstånd, - uppgifter om dragna nummer, - uppgift om utdelade vinster, 5. kontrollera nollställning av ackumulatorer /räkneverk/ för spelet och dokumentera om utbyte skett av teknisk utrustning. 3(6)
Saknas kontrollutrustning bör länsstyrelsen i instruktionen till kontrollanten lägga fast lämpliga kontrollåtgärder. 2.1.3. Sammankoppling av bingohallar inom ett län Vid sammankoppling mellan hallar utses en huvudkontrollant av länsstyrelsen. Observera att vid sammankoppling mellan flera län förordnar Lotteriinspektionen huvudkontrollant. Kontrollanterna för det ordinarie bingospelet informeras av tillståndsmyndigheten om vem som är huvudkontrollant. Kontroll och beslut om fördelning av gemensamma fasta och rörliga kostnader görs av huvudkontrollant i samband med månadsredovisning enligt det avtal som godkänts av länsstyrelsen. Vidare bör framgå att huvudkontrollanten ska översända kopior av redovisningen till övriga berörda kontrollanter. Huvudkontrollanten samordnar gemensamma rutiner för redovisning till länsstyrelsen och kontrollerar att: - tillstånd meddelats för sammankoppling, - rutiner finns för reglering av pengar mellan hallarna, - registerunderlag och rapporter anpassade för spelet skrivs ut av utrustningen, - rutiner finns för brickornas hantering. Exempelvis kan olika nummerserier vara knutna till viss hall. Jämför LI allmänna råd kap 6. 2.2. Åtgärder under bingospelet 1. infinna sig innan bingospelets början vid första speltillfället, 2. kontrollera att dagrapporten för närmast föregående speltillfälle (speldag) finns tillgänglig, 3. kontrollera att de av länsstyrelsen fastställda spel- och vinstplanerna följs. Kontrollanten får godkänna mindre ändringar i dessa, varvid länsstyrelsen ska underrättas, se LI allmänna råd kap 3, 4. kontrollera att tillståndsbeslutet eller namnet på tillståndshavaren/- havarna, fullständiga spel- och vinstplaner samt för 4(6)
kontrollutrustningen utfärdat typgodkännandebevis finns anslagna i lokalen, 5. stickprovsvis kontrollera bingobrickorna, 6. följa spelet och göra erforderliga anteckningar, 7. kontrollera de löpande spelrapporterna. De innehåller sinsemellan jämförbara uppgifter, 8. utnyttja utrustningens eget kontrollsystem, som ska rapportera anmärkningar, korrigeringar och resultat. 2.2.1. Medelsförvaltningen förslag till åtgärder 1. kontrollera att medel som inflyter i bingospelet eller schablondel som avtalats - sätts in på föreningens/alliansens bank- eller plusgirokonto - efter varje speldag, 2. kontrollera att medel på kontot hanteras enligt gällande attesträtt, 3. granska månadssammandrag av räkenskaperna (delredovisning) som ska upprättas för bingospelet. Kontroll bör bl.a. göras mot dagrapporternas uppgifter om insatser i bingospelet och utdelade vinster samt mot verifikationer och kontrollantens egna anteckningar. Se LI allmänna råd. 2.2.2. Kontrollutrustningen förslag till åtgärder 1. kontrollera att registrering sker fortlöpande under spelets gång, 2. utnyttja de rutiner i kontrollutrustningen som visar viktig information. Hur dessa rutiner nås framgår av leverantörens manual/instruktion, 3. underrättas om driftsavbrott i kontrollutrustningen. Registrering får ske manuellt i samråd med kontrollanten. Händelsen ska dokumenteras på lämpligt sätt. 5(6)
2.2.3. Sammankoppling av bingohallar i satellitsystem inom ett län Huvudkontrollanten ska kontrollera: 1. att den löpande redovisningen för hallarna fungerar och att medelsöverföring sker periodvis, 2. att huvudkontrollantens redovisning stämmer mot den egna hallen, 3. gemensamt med de övriga kontrollanterna övervaka spelets förlopp. 2.3. Åtgärder efter sista speltillfället 1. senast två månader efter sista speldagen erhålla slutredovisning av bingospelet jämte tillhörande verifikationer för samtliga inkomster och utgifter av tillståndshavaren, 2. till länsstyrelsen senast tre månader efter sista speldagen eller vid den tidpunkt länsstyrelsen bestämmer lämna in ett av kontrollanten och lotteriföreståndaren undertecknat exemplar av slutredovisningen. (se bilaga 4) 3. återlämna räkenskaperna till tillståndshavaren/ serviceföretaget efter genomförd granskning, 4. innan slutreglering görs till föreningarna av den nettobehållning, som finns på föreningens/alliansens bank- eller plusgirokonto, tillse att samtliga skulder betalats, 5. erhålla intyg från tillståndshavaren att överblivna bingobrickor destruerats på ett säkert sätt. 6(6)