BOLAGSSTYRNING I HL DISPLAY AB

Transkript

1 HL Display Årsredovisning 2009 Bolagsstyrningsrapport BOLAGSSTYRNING I HL DISPLAY AB Så här styrs HL Display Revisorer Koncernledning Bolagsstämma Styrelse Vd Area Managers Valberedning Intern kontrollmiljö Externa styrinstrument De externa styrinstrument som påverkar styrningen av HL Display består främst av aktiebolagslagen, årsredovisningslagen, Noteringsavtalet med Nasdaq OMX, samt Svensk kod för bolagsstyrning. Interna styrinstrument De interna styrinstrument som påverkar styrningen av HL Display består främst av Bolagsordningen, vilken fastställs av bolagsstämman, samt de styrdokument som fastställs av styrelsen. Till dessa hör Arbetsordning för styrelsen, Instruktion för verkställande direktören, Instruktioner för de utskott styrelsen inrättat (revisions- och ersättningsutskott), Informationspolicy, Finanspolicy, Code of Conduct, Jämställdhetspolicy, Subsidiary Guide Book med flera. Dotterbolag HL Display är noterat vid Nasdaq OMX Stockholm och tillämpar svensk kod för bolagsstyrning i enlighet med gällande regelverk. HL Display har under 2009 noterat en avvikelse från kodens regler. Denna redogörs för i detalj under eget kapitel nedan. HL Displays bolagsstyrningsrapport har inte granskats av företagets revisorer. Avvikelser från kodens regelverk Kodens bestämmelse 1.5 HL Display avviker från denna regel genom att företagets vd Gérard Dubuy, som är fransman, håller sitt anförande på årsstämman på engelska. Presentationen finns tillgänglig på svenska men anförandet simultantolkas inte, vilket efterfrågas i regel 1.5. HL Display har tillämpat detta förfaringssätt sedan Gérard Dubuy tillträdde som vd Det är styrelsens bedömning att det fungerar väl, mot bakgrund av att inga synpunkter eller önske mål angående simultantolkning av vd:s anförande lämnats av aktieägare på årsstämman. Styrelsen har inte heller fått några indikationer på att aktieägare inte har kunnat förstå eller ta del av Gérard Dubuys anförande. Styrelsen bedömer mot bakgrund av ovan att simultantolkning, och kostnaden för denna, inte är motiverad i dagsläget. Bolagsstämman Bolagsstämman (årsstämma eller i förekommande fall extra bolagsstämma) är HL Displays högsta beslutande organ där aktieägarna ges möjlighet att utöva sitt inflytande över bolaget. Kallelse till bolagsstämma sker genom annonsering i Post- och Inrikes Tidningar och Svenska Dagbladet. Kallelsen skickas dessutom ut som ett pressmeddelande och läggs upp på företagets hemsida. De aktieägare som vill delta i bolagsstämman och rösta för sina aktier ska för det första vara upptagna i aktieboken avseende förhållandena fem vardagar före stämman, och för det andra anmäla sig samt antalet biträden hos bolaget senast kl den dag som anges i kallelsen till stämman. De aktieägare som inte själva kan närvara kan företrädas genom ombud. Årsstämman hålls i Nacka eller Stockholm, vanligtvis under april månad. Bland annat utser aktieägarna styrelsens ledamöter och styrelsens ordförande, väljer revisor, beslutar om ändringar i bolagsordningen, fastställer resultat och balansräkning och disposition av bolagets vinst, beslutar om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter och verkställande direktören samt beslutar om arvode för styrelsen och fastställer principerna för ersättning till verkställande direktören och ledningen. Beslut vid bolagsstämma fattas normalt med enkel majoritet utom i frågor där aktiebolagslagen föreskriver en högre andel av aktierna och rösterna på bolagsstämman för att ett förslag ska godkännas. Årsstämma avseende räkenskapsåret 2008 hölls i Nacka Strand den 2 april Förutom ovan nämnda punkter beslutade årsstämman enhälligt om emission av teckningsoptioner i enlighet med styrelsens förslag. Kallelsen publicerades den 4 mars. Allt övrigt underlag till årsstämman publicerades på HL Displays hemsida den 19 mars Styrelsen fattade vid styrelsemöte den 31 mars 2009 beslut om att föreslå stämman att justera villkoren för optionsprogrammet. Justeringen innebär att teckningskursen för aktierna som teckningsoptionerna berättigar till teckning av, samt förvärvspriset för tecknings optionerna, bestäms för endast hälften av optionerna i april 2009 och resterande i februari Information om det förändrade förslaget beträffande tilldelningsprinciperna och motiv till ändringen publicerades på bolagets hemsida den 1 april och redogjordes för på bolagsstämman. Stämmans beslut om emission 71

2 72 Bolagsstyrningsrapport 2009 HL Display Årsredovisning 2009 av teckningsoptioner var enhälligt och beslutet har registrerats hos Bolagsverket. Vid årsstämman närvarade 14 aktieägare, representerande 73 procent av aktiekapitalet och 87 procent av totala antalet röster. Protokollet från årsstämman finns att ladda ned på HL Displays hemsida. Tid och ort för årsstämman för räkenskapsåret 2009 offentliggjordes den 21 oktober På HL Displays hemsida, under avdelningen för bolagsstyrning, finns information om hur och vid vilken tidpunkt en aktieägare senast måste inkomma med begäran för att få ett ärende behandlat på stämman. Extra bolagsstämma Om det finns anledning att samla bolagsstämman före nästkommande årsstämma kallas aktieägarna till extra bolagsstämma. HL Display hade en (1) extra bolagsstämma under Stämman hölls den 25 februari 2009 där det beslutades att ändra bolagsordningen beträffande säte för att avspegla huvudkontorets nya adress i Nacka samt att bolagsstämmor fortsättningsvis kan hållas både i Nacka och i Stockholm. Protokollet från den extra bolagsstämman finns att ladda ned på HL Displays hemsida. Valberedning Det är årsstämman som beslutar hur valberedningen ska utses. Årsstämman 2009 beslutade att bolagets styrelseordförande, i samråd med bolagets större ägare, skulle utse valberedningen i enlighet med följande instruktioner. Valberedningen ska bestå av minst fyra ledamöter varav en är styrelsens ordförande. Till ordförande väljs en ledamot som känner bolagets större ägare väl. Styrelsens ordförande är dock inte valbar. Om en redan utsedd ledamot avgår ur valberedningen ska bolagets större aktieägare i samråd utse en ersättare. Sittande valberedning utgör valberedning till dess att ny valberedning utsetts. Valberedningen i HL Display består av Johan Lannebo, representerande Lannebo Fonder (ordförande), Anders Remius, styrelse ordförande i HL Display, Arne Karlsson, vd för och representerande Ratos, samt Adam Gerge, representerande Didner & Gerge. Valberedningens sammansättning offentliggjordes på HL Displays hemsida den 4 september Valberedningens uppdrag är att: utvärdera styrelsens sammansättning och arbete, arbeta fram förslag till årsstämman avseende val av styrelse och styrelseordförande, i samarbete med bolagets revisionsutskott arbeta fram förslag till årsstämman avseende val av revisor då detta är aktuellt, arbeta fram förslag till årsstämman avseende arvode till styrelse och revisorer samt arbeta fram förslag till årsstämman avseende ordförande för årsstämman. Valberedningen har sedan tillsättandet hållit 4 möten. En redogörelse för valberedningens arbete kommer att lämnas på årsstämman Ingen särskild ersättning utgår till valberedningens ledamöter. Styrelse HL Displays styrelse har det yttersta ansvaret att styra bolagets verksamhet mellan årsstämmorna. Styrelsen utser koncernchef tillika vd och beslutar i frågor rörande strategisk inriktning av verksamheten och bolagets övergripande organisation. Styrelseledamöterna utses av aktieägarna vid årsstämman för en period av ett år, fram till slutet av nästkommande årsstämma. I enlighet med koden utses också styrelsens ordförande av årsstämman. Under 2009 var antalet bolagsstämmovalda ledamöter åtta. Dessutom ingick två ordinarie arbetstagarrepresentanter med en suppleant. Styrelseledamöters beroendeställning Den enda bolagsstämmovalda ledamoten som är anställd i HL Display är verkställande direktören, Gérard Dubuy. Alla övriga bolagsstämmovalda ledamöter anses vara oberoende i förhållande till bolaget. Anders Remius (Remius med familj), Stig Karlsson (Ratos) och Susanna Campbell (Ratos) har beroendeställning gentemot bolagets största ägare. Övriga bolagsstämmovalda ledamöter Mats-Olof Ljungkvist, Åke Modig, Anna Ragén och Lars-Åke Rydh anses vara oberoende gentemot större aktieägare. Styrelsens sammansättning framgår av tabell nedan. Ytterligare information om styrelseledamöterna finns på sidan 76. STYRELSELEDAMÖTERNAS NÄRVARO, DELTAGANDE I UTSKOTT SAMT ERSÄTTNINGAR Närvaro vid styrelsemöten Närvaro vid utskottsmöten Totalt styrelsearvode Anders Remius Styrelsens ordförande Ordförande 14 av 14 4 av SEK Gérard Dubuy Ledamot och verkställande direktör 14 av 14 Susanna Campbell Ledamot från 2 april av SEK Jan-Ove Hallgren Ledamot till 2 april 2009 Ledamot 5 av 14 1 av 4 Åke Modig Ledamot Ledamot 14 av 14 3 av SEK Stig Karlsson Ledamot Ledamot 12 av 14 4 av SEK Mats-Olof Ljungkvist Ledamot Ordförande Ledamot 12 av av SEK Anna Ragén Ledamot 14 av SEK Lars-Åke Rydh Ledamot Ledamot 14 av 14 6 av SEK Kent Mossberg Ledamot * 12 av 14 Magnus Jonsson Ledamot * 12 av 14 Henrik Smedlund Suppleant * 0 av SEK * Utsedd av de anställda 72

3 HL Display Årsredovisning 2009 Bolagsstyrningsrapport Styrelsearbetet i HL Display Det är styrelseordföranden som organiserar och leder styrelsens arbete så att det utövas enligt gällande lagar, regler och förordningar. Det är också styrelseordförandens ansvar att se till att styrelsens arbete utvärderas varje år och att valberedningen får ta del av resultaten av utvärderingen. Styrelseordföranden följer kontinuerligt verksamheten i dialog med vd och ansvarar för att styrelsen får den information och dokumentation som krävs för att de ska kunna utföra sitt arbete. Styrelsens arbete regleras av en särskilt upprättad arbets ordning. Arbetsordningen innebär i korthet att styrelsen svarar för bolagets strategi och organisation samt förvaltning av bolagets angelägenheter. Styrelsen kontrollerar fortlöpande bolagets respektive koncernens ekonomiska situation, som avrapporteras månadsvis, så att styrelsen kan fullgöra den bedömningsskyldighet som följer av lag, noteringsregler och god styrelsesed. Generellt gäller att styrelsen behandlar frågor av väsentlig betydelse för koncernen som: Strategiplaner Budgetar och prognoser Förvärv, försäljning och nedläggning av företag eller verksamheter Köp, försäljning och nedskrivning av annan betydande tillgång Under verksamhetsåret 2009 hade styrelsen 14 styrelsemöten. Styrelsen fastställer vanligtvis mötesdagar för det kommande kalender året på det styrelsemöte som hålls i oktober. Vissa styrelse möten planeras till tidpunkter för kvartals- och årsbokslut. Styrelsens arbete följer en årlig föredragningsplan med särskilda teman och fasta beslutspunkter. En normal agenda för styrelsemöte innehåller följande punkter: Genomgång av föregående mötesprotokoll och åtgärdslista Vd:s lägesrapport Ekonomisk översikt Avrapportering från utskott Övriga frågor Verkställande direktören deltar vid alla styrelsemöten utom vid ärenden där hinder på grund av jäv föreligger, exempelvis när ersättning till verkställande direktören fastställs och när verkställande direktörens arbete utvärderas. Det är styrelsens uttryckliga önskan att bjuda in medlemmar från HL Displays ledning eller övriga organisation till styrelsemöten för att styrelsen ska få fördjupad information om dennes specifika område. Under 2009 skedde detta vid 5 möten och styrelsen fick bland annat information inom områden som produktutveckling, logistik och inköp. Vid ett möte under 2009 deltog representanter för HL Displays revisor. Viktiga frågor som behandlats under 2009 är bland andra: Investeringsfrågor Organisationsfrågor Uppdatering av koncernens instruktioner och policies Uppföljning av kostnadskontroll och investeringar Kapitalstruktur Utgivande av incitamentsprogram Förvärvsfrågor Styrelsens arbete i utskott Styrelsen har inrättat utskott som, i enlighet med styrelsens instruktioner, handlägger vissa definierade frågor och bereder dessa frågor för beslut i styrelsen. Inom styrelsen finns för närvarande två utskott: och. et bereder frågor rörande ersättningar och anställningsvillkor för bolagsledningen och utarbetar förslag till riktlinjer för ersättning till verkställande direktör och ledande befattningshavare, som styrelsen lägger fram för beslut av årsstämman. Mot bakgrund av detta är det också ets ansvar att bevaka utvecklingen av ersättningar hos jämförbara aktörer för att säkerställa att bolagets erbjudande är konkurrenskraftigt. Verkställande direktörens ersättning fastställs av styrelsen. Ersättningar till övriga ledande befattningshavare beslutas av verkställande direktören efter samråd med et. et, som utses av styrelsen, består av styrelsens ordförande och två styrelseledamöter som är oberoende i relation till bolaget och ledningen. Under 2009 har ersättnings utskottet bestått av styrelseordförande Anders Remius (ordförande) samt ledamöterna Åke Modig och Mats-Olof Ljungkvist. et har sammanträtt 4 gånger under Samtliga möten protokollförs. et har till uppgift att stödja styrelsens arbete med att säkerställa hög kvalitet inom tre primära områden: intern kontroll, finansiell rapportering och extern revision. Det innebär bland annat att utskottet säkerställer effektiva system för intern kontroll och en korrekt bedömning av bolagets ekonomiska ställning. Det innebär också att utskottet granskar delårsrapporter och bokslutskommuniké innan dessa lämnas till styrelsen och behandlar alla kritiska redovisningsfrågor, som exempelvis värdering och bedömningar. et är dessutom en viktig kommunikationsväg mellan styrelsen och bolagets revisorer. Utskottet har bland annat till uppgift att assistera valberedningen i beredandet av revisorsval och rekommendation om ersättning till revisor samt att löpande föra en dialog med revisorerna om revisionen. et bestod under 2009 av styrelseledamöterna Mats-Olof Ljungkvist (ordförande), Stig Karlsson och Lars-Åke Rydh. et har sammanträtt vid 6 tillfällen Samtliga möten protokollförs. Vid samtliga möten deltog bolagets revisorer. Utvärdering av styrelsen Styrelseordföranden ansvarar för att styrelsens arbete utvärderas varje år och att valberedningen får ta del av resultaten av utvärderingen. Under 2009 har styrelsens ordförande Anders Remius själv genomfört utvärderingen. Den har skett i form av strukturerade intervjuer och behandlar bland annat styrelsens samman sättning, arbetssätt och ansvar, samt styrelseordförandens arbete. Undersökningen sammanställs och presenteras för såväl styrelse som valberedning. Verkställande direktör HL Displays verkställande direktör, Gérard Dubuy, leder den löpande operativa verksamheten. En skriftlig instruktion definierar ansvarsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören. Verkställande direktören rapporterar till styrelsen och presenterar en särskild vd-rapport vid varje styrelsemöte som bland annat innehåller information om hur verksamheten utvecklas utifrån uppsatta strategier och beslut som styrelsen fattat. Ytterligare information om verkställande direktören finns på sidan

4 74 Bolagsstyrningsrapport 2009 HL Display Årsredovisning 2009 Koncernledning Koncernledningen i HL Display består av 8 medlemmar som har det löpande ansvaret för olika delar av verksamheten. Koncernledningen har schemalagda möten 7 gånger per år. För mer information om koncernledningens medlemmar se sidan 77. Styrning av dotterbolag HL Display har fem Area Managers ansvariga för var sin region med mellan två och sju säljbolag som rapporterar direkt till verkställande direktören Gérard Dubuy. Varje Area Manager har fullständigt resultat- och försäljningsansvar för sin respektive region. Ansvarsfördelningen mellan Area Managers och de landschefer som ansvarar för den dagliga verksamheten i säljbolagen regleras i det interna ramverket Subsidiary Guide Book, som innehåller riktlinjer för alla aspekter av dotterbolagens verksamhet. Koncernens produktions- och logistikcenter styrs övergripande av ledningen för Supply chain och Operations. Ersättningar till styrelse och ledande befattningshavare Ersättningar till styrelsen Årsstämman 2009 beslutade, i enlighet med valberedningens förslag, att ersättning till styrelsen ska utgå med kronor till styrelsens ordförande och kronor per övriga ledamöter som inte är anställda i företaget. Ersättning för utskottarbete ska utgå med kronor till utskottens ordförande och till utskottsmedlemmar. Styrelsens ordförande är dock inte berättigad till extra ersättning för utskottsarbete. Se tabell på sidan 72 för ytterligare information om ersättning till styrelsens ledamöter. Riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare Vid årsstämman antogs följande riktlinjer (huvudsakligt innehåll). En viktig del av HL Displays strategi är att attrahera och behålla nyckelmedarbetare. Den kompensation bolaget erbjuder sina ledande befattnings havare utgör en viktig del i denna strategi. Styrelsens uppfattning är att en fast lön, kombinerad med en rörlig presta tions relaterad ersättning, är ett effektivt verktyg för att attrahera medarbetare och styra prestationer mot av styrelsen uppställda mål. Genom att därutöver erbjuda ett långsiktigt delägarskap i bolaget vill styrelsen främja ett långsiktigt engagemang som underlättar för bolaget att behålla sina nyckelmedarbetare. De tre komponenterna fast lön, rörlig prestationsrelaterad ersättning och delägarskap skall ses som en helhet, men de tre delarna fastställs utifrån skilda principer. Den fasta lönen skall avspegla medarbetarens ansvarsområde och befattningens komplexitet. Den rörliga, prestationsrelaterade ersättningen skall alltid knytas till mätbara mål. För 2009 kommer vd att kunna få ett maximalt utfall på 50 procent på den fasta årslönen. För övriga ledande befattningshavare kan det maximala utfallet bli 25 procent på den fasta årslönen. Ett långsiktigt delägarskap för anställda skall uppmuntra medarbetarna till en samsyn med bolagets ägare. En viktig princip är därför att ett sådant program skall innebära möjlighet att ta del av ökat värde på bolagets aktier, men även innehålla ett personligt risktagande för den som deltar. En annan viktig princip är att de transaktionsvärden som fastställs i sådana program är objektivt framtagna med hjälp av allmänt accepterade metoder. Det av 2007 års bolagsstämma antagna incitamentsprogram innehåller en subvention. De förvärvade teckningsoptionerna subventioneras genom att köparen erhåller en extra ersättning motsvarande 50 procent av de premier som erlagts för optionerna efter avdrag med 58 procent schablonskatt, varvid ersättningen fördelas till lika delar på 3 år. Till årsstämman föreslås följande riktlinjer (huvudsakligt innehåll). En viktig del av HL Displays strategi är att attrahera och behålla nyckelmedarbetare. Den kompensation bolaget erbjuder sina ledande befattningshavare utgör en viktig del i denna strategi. Styrelsens uppfattning är att en fast lön, kombinerad med en rörlig prestations relaterad ersättning, är ett effektivt verktyg för att attrahera medarbetare och styra prestationer mot av styrelsen uppställda mål. Genom att därutöver erbjuda ett långsiktigt delägarskap i bolaget vill styrelsen främja ett långsiktigt engagemang som underlättar för bolaget att behålla sina nyckelmedarbetare. De tre komponenterna fast lön, rörlig prestationsrelaterad ersättning och delägarskap skall ses som en helhet, men de tre delarna fastställs utifrån skilda principer. Den fasta lönen skall avspegla medarbetarens ansvarsområde och befattningens komplexitet. Den rörliga, prestationsrelaterade ersättningen skall alltid knytas till mätbara mål. För 2010 kommer vd att kunna få ett maximalt utfall på 50 procent på den fasta årslönen. För övriga ledande befattningshavare kan det maximala utfallet bli 25 procent på den fasta årslönen. Ett långsiktigt delägarskap för anställda skall uppmuntra medarbetarna till en samsyn med bolagets ägare. En viktig princip är därför att ett sådant program skall innebära möjlighet att ta del av ökat värde på bolagets aktier men även innehålla ett personligt risktagande för den som deltar. En annan viktig princip är att de transaktionsvärden som fastställs i sådana program är objektivt framtagna med hjälp av allmänt accepterade metoder. De av 2007 och 2009 års bolagsstämma antagna incitamentsprogrammen innehåller en subvention. De förvärvade teckningsoptionerna subventioneras genom att köparen erhåller en extra ersättning motsvarande 50 procent (2007 års program) eller 40 procent (2009 års program) av de premier som erlagts för optionerna efter avdrag med 58 procent schablonskatt, varvid ersättningen fördelas till lika delar på 3 år. Styrelsen äger rätt att i enskilt fall om särskilda skäl föreligger frångå ovannämnda riktlinjer. Information om revisor Revisor utses av årsstämman på förslag från valberedningen. På årsstämman 2008 valdes revisionsbolaget KPMG AB till revisor för den kommande fyraårsperioden. Huvudansvarig revisor är den auktoriserade revisorn Åsa Wirén Linder. För ytterligare information om revisorn, se sidan 77. Vid årsstämman 2009 beslutades att ersättning till revisorn utgår enligt godkänd faktura. Se vidare i not 39 för ersättningar till revisorer. Revisorn har till uppgift att på aktieägarnas vägnar granska HL Displays årsredovisning och bokföring samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Huvudansvarig revisor lämnar också en revisionsberättelse till årsstämman. Vid årsstämman har aktieägare möjlighet att ställa frågor till revisorn. 74

5 HL Display Årsredovisning 2009 Bolagsstyrningsrapport STYRELSENS RAPPORT OM INTERN KONTROLL AVSEENDE DEN FINANSIELLA RAPPORTERINGEN Styrelsen ansvarar enligt den svenska aktiebolagslagen och Svensk kod för bolagsstyrning för den interna kontrollen. Denna beskrivning har upprättats i enlighet med koden och är därmed avgränsad till intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen. Beskrivningen utgör inte en del av de formella årsredovisningshandlingarna. HL Displays process för intern kontroll ska möjliggöra ett rimligt säkerställande av kvaliteten och riktigheten i den finansiella rapporteringen. Dessutom ska den säkerställa att rapporteringen är upprättad i enlighet med tillämpliga lagar och förordningar samt de krav som finns på börsnoterade företag i Sverige. Den interna kontrollen beskrivs vanligen enligt det ramverk för intern kontroll som getts ut av COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). Enligt detta ramverkbeskrivs den interna kontrollen med följande komponenter: kontroll miljö, riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt uppföljning. Kontrollmiljö Basen för den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen utgörs bland annat av organisations- och systemstruktur, beslutsvägar och ansvarsfördelning som är tydligt dokumenterade och kommunicerade i styrdokument, policies och manualer. Styrelsen har fastställt en arbetsordning som reglerar styrelsens ansvar och styrelsens arbete i utskott. Styrelsen har också utsett ett revisionsutskott som har till uppgift att säkerställa att fastlagda principer för den finansiella rapporteringen och den interna kontrollen efterlevs samt att upprätthålla löpande relationer med bolagets revisorer. För att upprätthålla en effektiv kontrollmiljö och god intern kontroll har styrelsen delegerat det praktiska ansvaret till den verkställande direktören samt upprättat en instruktion för vd. För att säkerställa kvaliteten på den finansiella rapporteringen har företaget ett antal interna styrinstrument, främst bestående av Finanspolicy, Informationspolicy och Controller guidelines. Därutöver finns det fastlagda riktlinjer för affärsetiska frågor som syftar till att tydliggöra och stärka koncernens filosofi och värderingar. Dessa utgörs bland annat av Code of Conduct och Jämställdhetspolicy. Riskbedömning et ansvarar för att väsentliga finansiella risker respektive risker för fel i den finansiella rapporteringen identifieras och hanteras. Varje år genomförs en riskbedömning där risker avseende den finansiella rapporteringen identifieras. Riskbedömningen stäms av med revisorn. Riskbedömningen kan exempelvis innefatta processer väsentliga för koncernens resultat och ställning, nystartade eller förvärvade enheter samt geografiskt avlägsna verksamheter. Kontrollaktiviteter Kontrollaktiviteterna har till uppgift att säkerställa korrekthet och fullständighet i den finansiella rapporteringen. Rutiner och åtgärder har utformats för att hantera väsentliga risker relaterade till den finansiella rapporteringen, vilka identifierats i riskbedömningen. HL Displays controllerfunktion är uppbyggd i enlighet med den matrisorganisation som används för att styra koncernen. För varje Area finns en finansiell controller som följer upp den finansiella rapporteringen och en verksamhetscontroller som följer upp verksamheten. På funktionsnivå (produktion, logistik, etc) finns verksamhetscontrollers som också följer upp den finansiella rapporteringen mot uppställda mål. Kontrollaktiviteter finns på såväl övergripande som mer detaljerad nivå i koncernen. Exempelvis sker månatliga uppföljningsmöten mellan produktionsbolagens vd:ar och controllers, och koncernens direktör för Operations. Säljbolagen följs upp löpande av företagets fem Area Managers som i sin tur rapporterar månadsvis till koncernchefen. Dessutom sker månatliga rapporter från regionernas controllers till koncernens finansavdelning. Dessutom besöker Area Managern varje säljbolagschef 3-4 gånger om året för att diskutera aktuella frågor samt behandla resultat och finansiell ställning och följa upp att attestrutiner följs. Styrelsen följer upp verksamheten genom ett måntaligt rapportpaket med detaljerad finansiell information samt koncernchefens kommenterar kring verksamhetens utveckling samt resultat och finansiell ställning. Fortlöpande genomförs åtgärder och aktiviteter med syfte att förbättra den interna kontrollen. Information och kommunikation Styrelsen har fastställt en Informationspolicy som anger vad som ska kommuniceras, av vem samt på vilket sätt informationen ska utges för att säkerställa att den externa informationen blir korrekt och fullständig. För en effektiv och korrekt informationsspridning såväl internt som externt finns riktlinjer och rutiner för hur den finansiella informationen kommuniceras mellan ledning och övriga medarbetare. Information och kommunikation kring interna policies, hand ledningar och manualer med bäring på den finansiella rapporteringen finns på HL Displays intranät, HL Net. HL Displays Controller guidelines är ett centralt styrdokument på intranätet som uppdateras löpande i takt med förändringar. Uppföljning De interna kontrollerna följs upp löpande. Företagets finansiella ställning behandlas vid varje styrelsemöte inför vilket styrelsen får utförliga månatliga rapporter avseende den finansiella ställningen och utvecklingen av verksamheten. Styrelsens uppföljning av den interna kontrollen avseende den finansiella rapporteringen hanteras i första hand genom revisionsutskottet. et går igenom varje delårsrapport och diskuterar innehållet med finansdirektör och revisorer. De externa revisorerna följer årligen upp delar av den interna kontrollen inom ramen för sin revision. Revisorerna rapporterar utfallet av granskningen till revisionsutskottet och koncernledningen. HL Display har ingen särskild intern granskningsfunktion. De lokala eller regionala controllers som anställs i dotterbolagen har ett uttalat ansvar att rapportera avvikelser till sin kontaktperson inom den centrala ekonomi- och controllerorganisationen. Vid behov kan centrala resurser också tas i bruk om det finns indikationer på risk för avvikelse. Koncernens ekonomi- och controllerorganisationen har omstrukturerats och förstärkts under 2009 med tydligt avgränsat ansvar mellan redovisning och kontroll. Detta medger förstärkt kontroll och uppföljning av såväl verksamhet som finansiell rapportering. Mot bakgrund av detta anser styrelsen inte att det finns något behov av en oberoende internrevisionsfunktion. 75