Personalutskottets sammanträde

Transkript

1 -3, POU :30 Kallelse till Personalutskottets sammanträde kl 08:30 i Frösörummet Förhinder till sammanträde anmäls till Lennart Wadensjö, tel , [email protected]

2 -2, POU :30 LEDAMÖTER Björn S andal, S, ordförande Från/ Närv OMRÖSTNI NGAR JA NEJ JA NEJ JA NEJ Tord Jemteborn, M, vice ordförande Linn Berglin, S Magnus Andersson, C Pär Löfstrand, FP Viktor Svedberg, S, ersättare Jananders Mattsson, M, ersättare Christina Hedin, V, ersättare Carina Asplund, C, ersättare Emanuel Sandberg, KD, ersättare

3 1, POU :30 KS: 2052/2012 TJÄNS TEMANNAFÖRS LAG Dnr Bertil Andersson Kommunstyrelsen Pensionsriktlinjer Pensionsavtalet KAP-KL (Kollektivavtalad pension) innehåller möjligheter till lokala beslut och överenskommelser. Syftet med de föreslagna riktlinjerna är att säkerställa att pensionsfrågorna får en enhetlig hantering i kommunen och ska stärka kommunens möjligheter att rekrytera och behålla kompetens samt underlätta vid generationsväxling. De föreslagna riktlinjerna beskriver de särskilda pensionsvillkor som anställda kan omfattas av och vad som gäller i dessa fall. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens tjänstemannaförslag Pensionsriktlinjer Samverkansprotokoll Personalutskottets förslag till kommunstyrelsen Upprättat förslag till pensionsriktlinjer antas. Bakgrund Gällande pensionsavtal KAP-KL innehåller möjligheter till lokala beslut och överenskommelser. Syftet med kommunövergripande riktlinjer är att säkerställa en enhetlig hantering i kommunen. Pensionsfrågan är också en viktig del i kommunens personalpolitik och det är därför betydelsefullt att lyfta fram de möjligheter som finns inom områden. Pensionsriktlinjerna innehåller ett antal verktyg som är möjliga att använda beroende på situation och behov. Riktlinjerna beskriver också vilka förutsättningar som bör vara uppfyllda för att olika lösningar ska vara aktuella. Förtroendevalda omfattas inte av pensionsriktlinjerna. När det gäller förtroendevaldas pensioner så hänvisas till Bestämmelser om pension och avgångsersättning för förtroendevalda (PBF) och beslutade arvodesbestämmelser. Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer växel

4 1, POU :30 KS: 2052/2012 TJÄNS TEMANNAFÖRS LAG Dnr KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Bengt Marsh Kommundirektör Anne Vågström HR-chef Utdrag till alla nämnder och förvaltningar. Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer växel

5 1, POU :30 / :s bilaga: Riktlinjer pension Dokumentnamn: Riktlinjer för hantering av pensionsfrågor, Dnr Skapad av: Område HR, Löne- och pensionsservice Beslutad av: KLG PU KS Sida: 1 (7) Reviderad den: PENSIONSRIKTLINJER Innehållsförteckning Sida Inledning...2 Beslutsordning... 2 Pension till anställda..2 M öjlighet till minskad arbetstid med bibehållen avsättning till tjänstepension...2 Alternativ pensionslösning för förvaltningschefer och motsvarande....3 Särskild avtalspension enligt överenskommelse...4 Löneväxling till pension...5 Information till anställda....6 Rutiner i samband med pensionering och avgång ur tjänst...6 Förtroendevaldas pensioner...7

6 1, POU :30 / :s bilaga: Riktlinjer pension Dokumentnamn: Riktlinjer för hantering av pensionsfrågor, Dnr Skapad av: Område HR, Löne- och pensionsservice Beslutad av: KLG PU KS Sida: 2 (7) Reviderad den: Inledning Pensionsavtalet KAP-KL (Kollektivavtalad pension) innehåller möjligheter till lokala beslut och överenskommelser. Kommunens riktlinjer beskriver de särskilda pensionsvillkor anställda kan omfattas av och vad som gäller i dessa fall. Syftet med riktlinjerna är att säkerställa att pensionsfrågorna får en enhetlig hantering i kommunen och att stärka kommunens möjligheter att rekrytera och behålla kompetens och underlätta vid generationsväxling. Riktlinjernas ska följas och kan endast frångås då det finns särskilt vägande skäl. Beslutsordning Kommunstyrelsen fastställer riktlinjer för pensionshantering. Beslutanderätten i pensionsfrågor framgår av gällande delegationsbestämmelser. Kommunfullmäktige är pensionsmyndighet gällande de förtroendevaldas pensionsvillkor. Pension till anställda Pensionsavtalet KAP-KL gäller från och med för arbetstagare som är anställda enligt AB, BEA, PAN och som inte omfattas av andra bestämmelser om pension. Anställda som uppbär sjuk- eller aktivitetsersättning som beviljats före 2006, omfattas inte av KAP-KL utan av de avtal som gällde vid tidpunkten för beviljande av sjuk- och aktivitetsersättning. Möjlighet till minskad arbetstid med bibehållen avsättning till tjänstepension Kommunen kan erbjuda äldre medarbetare möjlighet till minskad arbetstid utan att avsättningen till tjänstepensionen påverkas. Arbetstidsminskningen beviljas efter individuell prövning och med hänsyn tagen till förutsättningarna i verksamheten. Anställningen omregleras permanent i samband med arbetstidsminskningen.

7 1, POU :30 / :s bilaga: Riktlinjer pension Dokumentnamn: Riktlinjer för hantering av pensionsfrågor, Dnr Skapad av: Område HR, Löne- och pensionsservice Beslutad av: KLG PU KS Sida: 3 (7) Reviderad den: Kostnaden för bibehållen avsättning till tjänstepension belastar lokal budget. Pensionsgrundande lön efter arbetstidsminskningen blir den lön som gällde före förändringen. Den pensionsgrundande lönen förändras med faktiska framtida löneökningar. Den anställde ska så långt som möjligt behålla tidigare arbetsuppgifter, men i mindre omfattning. Om förutsättningarna för minskad arbetstid innebär att den anställde får förändrade arbetsuppgifter och/eller ny lön ska detta ingå i pensionsöverenskommelsen. Arbetstidsminskningen kan komma att påverka den anställdes allmänna pension, socialförsäkringsförmåner och ersättningar från avtalsförsäkringarna eftersom den kontanta lönen blir lägre. Kommunen utger inte någon kompensation för detta. Förutsättningar: Arbetstiden efter minskningen ska uppgå till minst 50 % av heltid. Möjligheten till arbetstidsminskning gäller tillsvidareanställda. Minskningen kan ske från 63 års ålder, men vid särskilda skäl kan även de som fyllt 61 år omfattas. Anställningstiden i kommunen bör uppgå till minst tio år. Såväl arbetsgivare som arbetstagare kan ta upp frågan om minskad arbetstid. Alternativ pensionslösning för förvaltningschefer och motsvarande För att stärka kommunens möjlighet att rekrytera och behålla högre chefer och nyckelpersoner kan kommunen i enlighet med bestämmelserna i KAP-KL erbjuda möjlighet till alternativ pensionslösning. Den alternativa pensionslösningen innebär att den förmånsbestämda ålderspensionen enligt KAP-KL byts mot en premiebestämd ålderspension. Övriga pensionsförmåner inom KAP-KL behålls oförändrade eller följer kommunens pensionsriktlinjer. Jämfört med den ordinarie förmånsbestämda ålderspensionen, innebär alternativ KAP-KL större flexibilitet och möjlighet till individuell anpassning för den enskilde arbetstagaren. Den alternativa pensionslösningen är kostnadsneutral för kommunen. Pensionsförmånen tryggas genom tecknande av tjänstepensionsförsäkring med löpande premiebetalning. Premien motsvarar den som kommunen skulle ha betalat för förmånsbestämd ålderspension. Den anställde väljer själv om premien ska placeras i traditionell försäkring eller fondförsäkring och om försäkringen ska tecknas med återbetalningsskydd. Återbetalningsskydd innebär att pensionskapitalet betalas ut till förmånstagarna om den anställde avlider. Försäkringsbolag anvisas av kommunen.

8 1, POU :30 / :s bilaga: Riktlinjer pension Dokumentnamn: Riktlinjer för hantering av pensionsfrågor, Dnr Skapad av: Område HR, Löne- och pensionsservice Beslutad av: KLG PU KS Sida: 4 (7) Reviderad den: En anställd som valt att omfattas av den alternativa pensionslösningen kan inte återgå till ordinarie KAP-KL så länge anställningen i kommunen består. Pensionen kan betalas ut tidigast från 55 års ålder efter individuell överenskommelse med försäkringsbolaget. Pensionen kan tas ut under en begränsad tid eller livslångt. Kortast utbetalningstid är fem år. Särskild avtalspension enligt överenskommelse Anställda som slutar sin anställning eller minskar sin sysselsättningsgrad i samband med omorganisation, övertalighet, generationsväxling eller då det finns andra särskilda skäl kan erbjudas särskild avtalspension. Pensionen betalas ut på heltid eller deltid efter överenskommelse mellan arbetsgivare och anställd. Beslut om särskild avtalspension fattas efter en individuell och restriktiv prövning. Respektive verksamhet står för kostnaden. Den anställde bör ha uppnått 63 års ålder och bör ha en sammanhängande anställningstid om minst 10 år före pensionstillfället. Vid pension på deltid omregleras anställningen i samband med arbetstidsminskningen. Pensionsnivå Pensionsunderlaget beräknas i enlighet med bestämmelserna i KAP-KL. Pensionsnivån fastställs utifrån KAP-KL som för närvarande är enligt nedan. Nivåerna är ej låsta utan kan ses som maximinivåer som också kan vara lägre. Pensionsunderlag uttryckt i inkomstbasbelopp 0 7,5 7, Pensionsnivå Som högst 73,5 % 55 % 27,5 % Partiell särskild avtalspension utbetalas i relation till arbetstidsminskningen. Utbetalning Pensionen betalas ut från den överenskomna tidpunkten till 65 års ålder. Partiell särskild avtalspension (deltid) kan efter särskilt beslut betalas ut under längre tid, men som längst till och med den månad den anställde fyller 67 år. Om intjänad pensionsrätt eller förmånsbestämd ålderspension börjar tas ut upphör utbetalning av särskild avtalspension. Om sysselsättningsgraden ändras eller arbetstagaren slutar sin anställning upphör utbetalning av särskild avtalspension.

9 1, POU :30 / :s bilaga: Riktlinjer pension Dokumentnamn: Riktlinjer för hantering av pensionsfrågor, Dnr Skapad av: Område HR, Löne- och pensionsservice Beslutad av: KLG PU KS Sida: 5 (7) Reviderad den: Påverkan på övrig tjänstepension Pensionsavgifter till avgiftsbestämd ålderspension upphör att utbetalas i samband med avgång med särskild avtalspension. Vid pension på deltid upphör avgifter att betalas till den del som motsvarar arbetstidsminskningen. Under förutsättning att den anställde uppnått 61 års ålder vid avgången med särskild avtalspension fortsätter pensionsgrundande tid för förmånsbestämd ålderspension att tillgodoräknas. Rätten till efterlevandepension bibehålls oförändrad under tid med särskild avtalspension. Pensionsgrundande tid för förmånsbestämd ålderspension fortsätter att tillgodoräknas till 65 år. Samordning Förvärvsinkomst upp till två (2) prisbasbelopp per år undantas från samordning vid särskild avtalspension om inte annat överenskommes. Vid särskild avtalspension på deltid undantas två (2) prisbasbelopp multiplicerat med graden av arbetstidsminskning. Förvärvsinkomst som överstiger denna nivå ska samordnas på så sätt att den särskilda avtalspensionen minskas med överenskommen pensionsnivå av den överstigande delen av inkomsten. Påverkan på allmän pension mm Avgång eller arbetstidsminskning med särskild avtalspension kan påverka den anställdes allmänna pension, socialförsäkringsförmåner och ersättningar från avtalsförsäkringarna. Kommunen utger inte någon kompensation för detta. Löneväxling till pension Kommunen erbjuder samtliga tillsvidareanställda möjlighet att löneväxla till pension. Löneväxling innebär att arbetstagaren kommer överens med arbetsgivaren om att avstå en del av bruttolönen och i stället teckna en pensionsförsäkring. Löneväxlingen ska vara kostnadsneutral för kommunen. Vid löneväxling betalar kommunen särskild löneskatt i stället för arbetsgivaravgifter och får därmed en lägre kostnad. Anställda som löneväxlar får genom detta ett premietillägg på för närvarande 6.0 procent av bruttolöneavdraget. Löneväxlingsbeloppet och premietillägget betalas av kommunen till en tjänstepensionsförsäkring. Premietillägget kan förändras och fastställs årligen av kommunen. Löneväxlingen ska inte påverka den anställdes tjänstepension och därför ska tjänstepensionen beräknas på lönen före löneväxlingen. Vid löneöversyn används bruttolönen före löneväxling som utgångspunkt. Minsta belopp för löneväxling är för närvarande 400 kr per månad och maximalt 20 % av månadslönen i enlighet med skattelagstiftningen. Löneväxlingen ska regleras i ett avtal mellan kommunen och den anställde. Avtalet kan sägas upp av kommunen eller den anställde med en uppsägningstid på tre månader.

10 1, POU :30 / :s bilaga: Riktlinjer pension Dokumentnamn: Riktlinjer för hantering av pensionsfrågor, Dnr Skapad av: Område HR, Löne- och pensionsservice Beslutad av: KLG PU KS Sida: 6 (7) Reviderad den: Information till anställda Kommunens informationsansvar enligt KAP-KL är organiserad enligt nedan: Information om pensionsval och valblankett Anställda som ska välja försäkringsbolag för den avgiftsbestämda ålderspensionen för första gången får information och valblankett hemsänd. Premieinformation Premieinformation ges ut en gång per år. Årligt värdebesked och pensionsprognos Anställda får varje år en skriftlig pensionsprognos med information om övriga intjänade pensionsförmåner i anställningen. Pensionsprognosen skickas ut av kommunens pensionsleverantör. Pensionsinformation Arbetsgivaren organiserar information till de anställda årligen för att ge grundläggande kunskaper om tjänstepension och allmän pension. Information om löneväxling Kommunen tillhandahåller information om möjligheten att löneväxla till en pensionsförsäkring och generella konsekvenser av löneväxlingen. Anställda som valt att löneväxla får varje år ett värdebesked av försäkringsbolaget. Rutiner i samband med pensionering och avgång ur tjänst Kommunens rutiner i samband pensionering innebär att anställda inför sin 65 års dag får en förfrågan om tilltänkt pensionsavgång. Den anställde ska meddela närmaste chef sitt ställningstagande. Chefen förmedlar medarbetarens ställningstagande till kommunens pensionshandläggare som rapportera till kommunens pensionsleverantör vilka bevakar och beräknar pensionen. Rätten att kvarstanna i tjänst föreligger, enligt gällande lagstiftning, till 67 års ålder. Önskemål om att arbeta efter 67 år är inte en rättighet utan en möjlighet som beslutas av arbetsgivaren. Pensionsintjänande sker inte vid nyanställning efter 67 års ålder.

11 1, POU :30 / :s bilaga: Riktlinjer pension Dokumentnamn: Riktlinjer för hantering av pensionsfrågor, Dnr Skapad av: Område HR, Löne- och pensionsservice Beslutad av: KLG PU KS Sida: 7 (7) Reviderad den: Vid utbetalning av den avgiftsbestämda ålderspensionen ska den anställde vända sig direkt till de/det försäkringsbolag/en som tidigare valts. För begäran om utbetalning av allmän pension ska den anställde vända sig direkt till pensionsmyndigheten. Förtroendevaldas pensioner Bestämmelser om pension och avgångsersättningar för förtroendevalda (PBF) gäller enligt kommunens beslut för uppdrag som omfattar 40 % eller mer. För övriga förtroendevalda ut går ersättning enligt arvodesbestämmelserna beslutade av Kommunfullmäktige.

12 1, POU :30 / :s bilaga: Protokollsutdrag_CSG_ PROTOKOLLSUTDRAG Centrala samverkansgruppen Dnr Samverkan Riktlinjer för rekrytering Arbetsgivaren har upprättat ett förslag till riktlinjer för rekrytering. Riktlinjerna ska fastställas av kommunledningsgruppen. Protokollsanteckning Vi stödjer förslaget till riktlinjer för rekrytering och vill påtala vikten av att riktlinjerna även gäller för chefsrekrytering inom samtliga förvaltningar. Lärarförbundet, JUSEK, Svenska Skolledarförbundet, Lärarnas riksförbund, Kommunal, Vision, DIK, Akademikerförbundet SSR, Vårdförbundet, Sveriges ingenjörer. Riktlinjer för hantering av pensionsfrågor Område HR och löne- och pensionsservice har upprättat riktlinjer för hantering av pensionsfrågor för kommunens anställda och förtroendevalda. De fackliga organisationerna har inget att erinra mot arbetsgivarens förslag. Östersunds kommun, telefonnummer vx

13 2, POU :30 GNU: 1008/2012 _KALLELS E Dnr Personalutskottets sammanträdestider 2013 Förslag till beslut 18 februari 25 mars 23 maj 2 oktober 13 november 12 december Mötestid kl Utdrag till personalutskottets ledamöter och område Styrning/administration Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer växel

14 3, POU :30 KS: 1831/2012 TJÄNS TEMANNAFÖRS LAG Dnr Ellen Arnesson Kommunstyrelsen Revisionsrapport - Granskning av arvoden till förtroendevalda På uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer har Deloitte översiktligt granskat hur kommunens bestämmelser om ersättning till förtroendevalda med flera hanteras och tillämpas. Den sammanfattande bedömningen är att granskade nämnder och styrelse till övervägande del följer bestämmelserna. Resultatet redovisas närmare i bifogade revisionsrapport Granskning av arvoden till förtroendevalda. Revisionens ordförande har lämnat anstånd med yttrandet till efter kommunstyrelsens sammanträde den 16 oktober. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens tjänstemannaförslag Revisorernas skrivelse, Revisionsrapport Granskning av arvoden till förtroendevalda, Personalutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunledningsförvaltningens förslag till svar på revisorernas rapport om granskning av arvoden till förtroendevalda godkänns och överlämnas till fullmäktiges revisorer. 2. Personalutskottet får i uppdrag att tydliggöra hur bestämmelserna om sammanträdes- och förrättningsarvoden i samband med årsarvodering över 40 % ska tolkas liksom bestämmelserna om förlorad arbetsinkomst. 3. Kommunledningsförvaltningen får i uppdrag att genomföra övriga förbättringsåtgärder som revisorerna föreslår. Bakgrund Revisorernas syfte med granskningen är att undersöka vilka regler och riktlinjer som gäller samt att se hur de praktiskt tillämpas av ansvarig nämnd. De nämnder som granskats är barn- och utbildningsnämnden, kommunstyrelsen, miljö- och samhällsnämnden samt vård- och omsorgsnämnden. Den sammanfattande bedömningen är att nämnderna och kommunstyrelsen till övervägande del följer bestämmelserna. Granskningen visar också att rätt arvoden betalats ut, med ett undantag. Det finns dock några oklarheter i hanteringen av vissa arvoden. Revisorerna rekommenderar följande förbättringsåt gärder - en rutinbeskrivning tas fram över arvodesprocessen Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer växel

15 3, POU :30 KS: 1831/2012 TJÄNS TEMANNAFÖRS LAG Dnr redovisningssystemet Troman utvärderas med syfte att identifiera och föreslå förbättrade kontroller i systemet - en blankett för intyg av förlorad arbetsinkomst tas fram - förtroendevalda informeras om möjligheten till ersättning för förlorad pensionsförmån och förlorad semesterförmån - tydliggör hur bestämmelserna om sammanträdes- och förrättningsarvoden i samband med årsarvodering över 40 % ska tolkas Kommunledningsförvaltningen kommentarer Föregående mandatperiod fanns en arvodesnämnd med uppdrag att tolka kommunens bestämmelser om ersättning till förtroendevalda samt att granska dess tillämpning. På tjänstemannanivå leddes arbetet av en kommunjurist. Nämnden avvecklades inför innevarande mandatperiod på förslag av nämnden själv. Arvodesnämnden menade att det inte behövs en särskild nämnd för att tolka och tillämpa ersättningsbestämmelserna. Det politiska ansvaret för ersättningsbestämmelserna överfördes vid ingången av innevarande mandatperiod till personalutskottet. Sedan dess har utskottet formellt behandlat ett arvoderingsärende; arvodering av förtroendevalda i de kommunala råden. Därutöver har ett antal frågor diskuterats och hanterats på tjänstemannanivå. Särskilt efter att den nya majoriteten tillträtt under våren har ett antal tolkningsfrågor uppkommit. Dessa har lösts underhand genom diskussioner mellan kommundirektören och personalutskottets presidium. Sedan arvodesnämnden avvecklades har frågor på tjänstemannanivå handlagts av flera handläggare, vilket kan ha bidragit till olika tolkningar och tillämpningar. Kommunledningsförvaltningen delar revisorernas uppfattning att ansvaret bör klarläggas. Detta kommer att göras i samband den nu pågående översynen av förvaltningens organisation, arbetsformer och arbetsmetoder. Under 2013 kommer en översyn av arvodesbestämmelserna att påbörjas inför kommande mandatperiod. Kommunledningsförvaltningen har inget att invända mot revisorernas förslag till förbättringsåtgärder, tvärt om. Revisionsrapporten är en bra utgångspunkt för att förbättra och utveckla verksamheten. KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Bengt Marsh Utdrag med skrivelse skickas till revisionen samt diariet för registrering av uppdrag Östersunds kommun, ÖSTERSUND telefonnummer växel