Plats och tid: Sammanträdesrum Skutan Strömsvik, , 08:15:00. Nr Ärende Handläggare Föredragande och ca tid 1 Information.

Transkript

1 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 1 (2) Plats och tid: Sammanträdesrum Skutan Strömsvik, , 08:15:00 Upprop Val av protokollsjusterare Nr Ärende Handläggare Föredragande och ca tid 1 Information Eva Köpberg A. Näringsliv och kommunikation B. Naturvårdsprogrammet C. Personalfrågor D. Samarbete med Söderköpings kommun. Miljöverksamhet E. Utbildning i Offentlighet och sekretess Göran Trysberg 10:00 Erica Ekblom 08:15 Monika Hallberg 08:30 Monika Hallberg Eva Köpberg F. Övrig information 2 Ekonomisk uppföljning 2015 Monika Hallberg Monika Hallberg 09:00 Thomas Örnberg 3 Motion - Trappa från Thomas Örnberg Thomas Örnberg vägen ned mot hamnen vid Borgsområdet 4 Område för odlingslotter Thomas Örnberg Thomas Örnberg 5 Remiss - Ansökan om Thomas Örnberg Thomas Örnberg tillstånd till miljöfarlig verksamhet, gruppstation för vindkraft 6 Framtagande av Thomas Örnberg Thomas Örnberg planprogram för de centrala delarna av Valdemarsvik samt detaljplan för Kolplan 1 7 Ombyggnad mottagningskök Folkets Hus Mikael Jonsson Thomas Örnberg

2 KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Sida 2 (2) 8 Uppföljning av verksamhet - Kommunstyrelsens arbetsutskott 9 Riktlinjer för upphandling och inköp 10 Samarbete med frivilliga resursgrupper 11 Motion - Gratis bussresor inom kommunen gällande pernsionärer 12 Motion - Hållbart medarbetarengagemang i kommunen 13 Motion - Större öppenhet från kommunens sida 14 Medborgarskapsceremo nier 15 Förskottsutbetalning av partistöd för Ändringar i kommunfullmäktiges arbetsordning Monika Hallberg Mikael Jonsson 10:15 Tomas Zingmark Tomas Zingmark 11:00 Sarah Andersson Sarah Andersson 11:15 Monika Hallberg Monika Hallberg Monika Hallberg Monika Hallberg Evelina Johansson Monika Hallberg Eva Köpberg Eva Köpberg Eva Köpberg Eva Köpberg Eva Köpberg Eva Köpberg Övriga ärenden Erland Olauson (S) Ordförande Eva Köpberg Sekreterare

3 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (1) Tjänsteställe/Handläggare Sektor Samhällsbyggnad och Kultur Thomas Örnberg , Mottagare Ksau Motion Trappa från väg ned mot hamn vid Borgsområdet En motion har inlämnats till Kommunfullmäktige om att bygga en trapp från vägen (212:an) ned mot hamn vid Borgsområdet. Sektor Samhällsbyggnad och Kultur har hos väghållaren, Trafikverket ansökt om tillstånd för att uppföra en trapp och fått besked om att de tillåter att åtgärden genomförs förutsatt att vissa trafiksäkerhetsåtgärder samtidigt vidtas på 212:an. För åtgärden som idag kostnadsberäknas till 200 tkr utgår inget bidrag. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att tillstyrka motionen och att åtgärden prioriteras i investeringsbudget för VALDEMARSVIKS KOMMUN Thomas Örnberg Chef Sektor Sammhällsbyggnad och Kultur

4

5

6

7

8 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-TEK (1) Tjänsteställe/Handläggare Sektor Samhällsbyggnad och Kultur Thomas Örnberg , Mottagare Ksau Yttrande om ansökan om tillstånd till miljöfarlig verksamhet Gruppstation vindkraftverk Miljöprövningsdelegationen inom Länsstyrelsen Östergötland prövar en ansökan inlämnad av Tera Vind i Skönero AB i rubricerat ärende. Tera Vind Skönero AB har genomfört ett kompletterande samrådsmöte med särskilt berörda fastighetsägare inom en radie om 1600 meter från varje vindkraftverk och bemött yttrande enligt bilagor 1-7. Länsstyrelsen ger Valdemarsviks kommun möjlighet att yttra sig över Tera Vind Skönero AB:s svar daterat Myndighetsnämnden har också avgett ett yttrande i ärendet. Kommunstyrelsen har tidigare lämnat ett yttrande gällande själva ansökan ( , KS 55). Förslag till beslut Valdemarsviks kommun har inget att anföra kring bolagets svar daterat Valdemarsviks kommun vidhåller sitt yttrande från , KS 55. VALDEMARSVIKS KOMMUN Thomas Örnberg Chef Sektor Samhällsbyggnad och Kultur Beslutsunderlag Bolagets svar angående kompletterande samråd med tillhörande bilagor 1-7.

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23 Vårt datum Vår beteckning KSTEK Tjänsteställe/handläggare Sektor Teknisk Service Thomas Örnberg , thomas.ornberg valdemarsvik.se Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott

24 Vårt datum Vår beteckning KSTEK Utökat detaljplanområde för del av Kolplan 1 och angränsande tomtmark på Ångbåtskajen KS beslutade , KS 10 efter inlämnad ansökan från ICA Sverige AB att upprätta en detaljplan över Kolplan 1 med angränsande tomtmark. ICA Sverige AB företräds nu av Solhemsgruppen AB i egenskap av tilltänkt byggherre och det är med dem detaljplaneavtal skall upprättas. Som ett första steg inför framtagande av ett detaljplaneavtal har Solhemsgruppen erbjudits en markreservation för ett större område än vad som beslutats som detaljplaneområde. Solhemsgruppen har redovisat ytterligare illustrationer och beskrivningar för utformning av byggnader på området. För att möjliggöra byggnationer i denna omfattning måste detaljplaneområdet utökas enligt bilagd karta. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att upprätta detaljplan över del av Kolplan 1 med angränsande tomtmark enligt bilagd karta. Detaljplanen skall möjliggöra byggnation för detaljhandel, boende och kontor. Thomas Örnberg Chef samhällsbyggnad och kultur Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Karta detaljplaneområde Illustrationer ,Solhemsgruppen Handelsutredning 16 juni 2015, HUI

25 Bilaga 1 Förslag till planavgränsning Kolplan 1 mfl Areal: c:a 2.4 Ha

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-TEK (1) Tjänsteställe/Handläggare Sektor Samhällsbyggnad och Kultur Thomas Örnberg , Mottagare Ksau Finansiering ombyggnad av kök i Folkets Hus, Valdemarsvik I investeringsbudget för är det för ombyggnation av kök i Folkets Hus avsatt tkr. Efter genomförd projektering kan konstateras att nuvarande ventilationsutrymme på taket inte uppfyller dagens krav på tillgänglighet, vilket medför att ett nytt utrymme för en ny ventilationsanläggning måste byggas. Befintlig kyl- och fryskapacitet måste också åtgärdas vilket får till följd att kostnaden för investeringen ökar med tkr. I investeringsbudget för 2015 finns totalt tkr avsatt (inklusive reserv) för investeringar. Framtagen prognos för årets investeringar visar att de planerade projekten Installation anoder på stålsponter, tkr och Omlastningsstation, tkr inte kommer att genomföras vilket medför att det finns utrymme för kostnadsökningar i andra projekt. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att finansiera fördyring av ombyggnad av kök i Folkets Hus genom omfördelning i investeringsbudget VALDEMARSVIKS KOMMUN Thomas Örnberg Chef Sektor Samhällsbyggnad och Kultur

51 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-KcS (1) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Stab Tomas Zingmark Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Riktlinjer för upphandling och inköp Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsens arbetsutskott antar riktlinjer för upphandling och inköp Ärendebeskrivning De nya riktlinjerna för upphandling och inköp är reviderade utifrån den befintliga upphandlingspolicyn, beslutad av kommunfullmäktige , 150. Förslaget är i stor grad baserad på den reviderade upphandlingspolicyn för Norrköpings kommun med vilken kommunen har ett samarbete sedan lång tid. Nytt är avsnitt 10.1 Sociala hänsyn och innehållet under avsnitt 10.2 Miljöhänsyn har utökats till att även innefatta livsmedel, bilar och transporttjänster, hotellrum, byggvaror och energi I förslaget har även följande beaktas: de nya reglerna för direktupphandling som började gälla kommunfullmäktiges svar , 45, avseende motionen - Inga hormonstörande ämnen i kommunens lokaler. Kommunens ambition att vara en Fairtradekommun VALDEMARSVIKS KOMMUN Tomas Zingmark IT-Strateg

52 Riktlinjer 1 Riktlinjer för upphandling och inköp

53 2 (8) 1 Mål Det övergripande målet med upphandlingsverksamheten är att åstadkomma en effektiv upphandlingsprocess som, inom ramen för gällande rätt samt av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige fattade beslut, skapar de för kommunen förmånligaste avtalen i förhållande till de krav och kriterier som efterfrågas. Upphandlingar och inköp ska bidra till att skapa en hållbar utveckling i samhället. 2 Omfattning Riktlinjen gäller för all upphandling och inköp av varor, tjänster och entreprenader inom kommunen. Upphandling kan avse köp, avbetalningsköp, leasing, hyra eller hyrköp. Köp eller hyra av befintlig fastighet, byggnad eller egendom som utgör fast egendom samt anställningsavtal omfattas inte av riktlinjerna. 3. Upphandlande myndighet eller enhet 3.1 Valdemarsviks kommun Valdemarsviks kommun, som helhet, är en och samma upphandlande myndighet och bär alltid ansvaret för de upphandlingar och inköp som sker i organisationen. Ingen enskilt utskott/nämnd eller sektor inom kommunen utgör en egen upphandlande myndighet. 3.2 Kommunens majoritetsägda bolag Var och en av kommunens majoritetsägda bolag utgör en egen upphandlande myndighet eller upphandlande enhet. 3.3 Samarbete med Kommunalförbundet Fjärde Storstadsregionen, Upphandlingscenter Valdemarsviks kommun har samarbete med Kommunalförbundet Fjärde Storstadsregionen, Upphandlingscenter. Kommunen ska delta i samordnade upphandlingar med Upphandlingscenter, när det är lämpligt. Upphandlingscenter har huvudansvaret för de upphandlingar som överlämnats till kommunalförbundet, Upphandlingscenter kan även, efter särskild överenskommelse, genomföra upphandlingar på uppdrag av kommunen.

54 4 Förhållningssätt 3 (8)

55 Riktlinjer 4 Anbudsgivare, anbudssökande och anbud ska behandlas objektivt, utan ovidkommande hänsyn. Företrädare för kommunen ska agera på ett affärsetiskt korrekt sätt. Den som deltar i beredningen av ett upphandlingsärende ska förfara så att förtroendet för hans eller hennes opartiskhet inte rubbas. Kommunallagens regler rörande jäv gäller även vid upphandling. 5 Ansvar 5.1 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för upphandlings- och inköpsfrågorna inom kommunen. I ansvaret ingår att fatta strategiska beslut som påverkar kommunövergripande upphandlingskrav avseende exempelvis kvalitet, miljö och etik. 5.2 Sektorer/Avdelning Sektorerna ansvarar för att personal som handlägger upphandlings- och inköpsärenden har erforderlig kunskap om upphandlingslagstiftning, riktlinjer och tillämpningsanvisningar genomföra sektorsspecifika upphandlingar som inte lämpar sig för att samordna med andra sektorn medverkar i och verkar för samordnad upphandling sektorn känner till och använder de ramavtal och andra avtal som upphandlats 5.4 Kommunchef och Staben Kommunchef och stab har huvudansvar för kommunövergripande upphandling av varor och tjänster för kommunens verksamheter. I uppdraget ingår även att: genomföra samordnade upphandlingar ha en stödjande och konsultativ roll kring upphandlingsfrågor publicera upphandlingar i relevanta upphandlingsdatabaser ge information kring upphandlade avtal teckna avtal inom beslutade områden 6 Planering All upphandlingsverksamhet ska planeras med god framförhållning. Upphandlingar av verksamhet som bedöms påverka sysselsättningen för kommunens eller extern organisations anställda bör vara avslutade senast sju månader innan ikraftträdande. 7 Beloppsgränser Det är inte tillåtet att kringgå beslutade eller lagstadgade beloppsgränser, så

56 5 (8) kallade tröskelvärden, genom att dela upp värdet på flera köptillfällen. Värdet av hela den upphandlande myndighetens eller enhetens totala inköp inom aktuellt område under en kontraktsperiod ligger till grund för beräkningen. 8 Direktupphandling Direktupphandling av varor och tjänster får genomföras om det totala värdet för den upphandlande myndigheten eller enheten inte överstiger maximibelopp för direktupphandling enligt LOU (Lagen om offentlig upphandling) alternativt LUF (Lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster). Från och med 1 juli 2014 gäller nya regler vid direktupphandlingar. Förutom en höjning av beloppsgränsen för direktupphandling och krav på att riktlinjer för direktupphandling, infördes samtidigt en skyldighet för upphandlande myndigheter och enheter att dokumentera direktupphandlingar vars värde överstiger kr. Följande uppgifter bör dokumenteras vid direktupphandling överstigande kr och understigande maximibeloppet enligt LOU och LUF: Den upphandlande myndighetens eller enhetens namn och organisationsnummer. avtalsföremålet, avtalets löptid och uppskattade värde samt när avtalet ingicks, om och hur konkurrensen togs till vara, vilka leverantörer som tillfrågades och hur många som lämnade anbud, vilken leverantör som tilldelades avtalet och det viktigaste skälet för tilldelningen 9 Leasing och andra finansieringsformer Investeringar och inköp ska normalt betalas direkt mot faktura. Inom de områden där ramavtal tecknats framgår av avtalen om leasing eller hyra kan användas. 10 Upphandlingskrav Upphandlings- och inköpsverksamheten ska genom relevanta krav och kriterier underlätta uppfyllandet av kommunala beslut och mål vad gäller bland annat sociala och etiska frågor samt miljö och klimat. Som stöd vid upphandling och inköp bör Konkurrensverkets (tidigare Miljöstyrningsrådets) kriterier användas. Det ska ställas krav på att den yttrande- och meddelarfrihet som gäller för kommunanställda även ska gälla för entreprenörers personal som utför verksamhet åt kommunen. Specifika och relevanta krav ska ställas på entreprenörer, utifrån 3 kap 19a kommunallagen, att de på kommunens begäran, ska lämna information som gör det möjligt för allmänheten att få insyn i hur verksamheten sköts Sociala hänsyn

57 6 (8) Anbudsgivande företag och organisationer som har anställda ska uppfylla krav i enlighet med svenska kollektivavtal. I varje upphandlingsunderlag där detta tillämpas ska specificeras vilket kollektivavtal eller del av kollektivavtal som hänvisas till. Tillämpning kan ske vid köp av tjänster, byggentreprenader och tillverkning av varor efter beställning. Vid upphandlingar ska villkor ställas om sociala hänsyn när det är möjligt och relevant. Det kan exempelvis innebära att anbudsgivaren vid utförandet: anställer eller anordnar utbildning för personer står utanför den reguljära arbetsmarknaden främjar mångfald i fråga om kön, ålder, funktionsnedsättning och etniskt ursprung tillgodoser tillgängligheten för personal med funktionsnedsättning säkerställer att kommuninvånares synpunkter tas tillvara samt erbjuder praktik- eller lärlingsplatser Upphandlingar ska utformas så att de underlättar för och uppmuntrar till fler anbudsgivare, bland annat små och medelstora företag och sociala företag. Valdemarsviks kommun vill vara en Fairtrade City, vilket innebär att det ska ställas etiska och sociala krav vid upphandlingar och inköp av produkter som är producerade i utvecklingsländer. Kommunen kan komma att anta etiska mål, vilket innebär att krav på etiskt märkta produkter ska ställas inom utvalda produktgrupper enligt beslut i kommunstyrelsen Miljöhänsyn Livsmedel Vid upphandling av livsmedel ska krav ställas om att produkterna ska vara framställda i enlighet med regler som finns i svenska miljö- och djurskyddsbestämmelser. I varje upphandlingsunderlag där detta tillämpas ska specificeras vilka regler som det hänvisas till. Upphandlingen av livsmedel ska utformas så att även de mindre producenterna ges goda möjligheter och förutsättningar att lämna anbud. Valdemarsvik ska vara en GMO-fri kommun. För att uppnå det ska det ske en ökning av andelen ekologiska livsmedel som upphandlas och inköps till den kommunala verksamheten. Bilar och transporttjänster Huvudsyftet med miljökraven på personbilar är att minska bränsleförbrukningen och därmed koldioxidutsläppen. En miljöbil drivs av miljöbränslen som el, etanol, biogas eller andra förnybara drivmedel. En miljöbil kan även vara en väldigt bensin- eller dieselsnål bil. Vid upphandling av tjänstebilar och förmånsbilar ska krav ställas på att bilen är en miljöbil. Nya leasingbilar ska vara utrustade med alkolås. Vid upphandling av transporttjänster för gods och personer ska klimatkrav ställas liksom krav på miljöfordon. Om behov av verksamhetsanpassade fordon försvåras, på grund av användning av miljöfordon, ska de användas i den utsträckning som är möjligt. Vid upphandling av varor, tjänster och

58 7 (8) entreprenader där transporter ingår som en underordnad del ska det, i den mån det går att påverka, ställas krav på miljöanpassade transportkedjor. Hotellrum Vid bokning av hotellrum ska i första hand sådana hotell som har ett dokumenterat miljöengagemang väljas. Byggvaror, golv, hormonstörande ämnen Vid upphandling och inköp av byggvaror ska sådana väljas som gör att särskilt farliga ämnen undviks. Dessutom ska krav ställas på att byggvarors innehåll dokumenteras och att avfallet hanteras på ett bra sätt ur miljösynpunkt vid byggande och rivning. Vid inköp ska gälla att material (leksaker, möbler etc.) som innehåller ftalater och hormonstörande ämnen inte skall förekomma i kommunens lokaler. Förteckning över hormonstörande ämnen hänvisas till SIN-listan. SIN står för Substitute It Now och är en förteckning över ämnen som är utvalda utifrån kriterierna för särskilt farliga ämnen (SVHC) i den europeiska lagstiftningen REACH. Bakom listan står Internationella Kemikaliesekretariatet, ChemSec. Vid nybyggnationer, ombyggnationer och renoveringar skall golvmattor fria från ftalater upphandlas. PVC-golv med ftalater ska undvikas helt i lokaler för skola och förskola. Äldre PVC-golv med ftalater (äldre än 10 år) bör successivt bytas ut och detta utbyte ska planeras i den PLU (Plan för långsiktigt underhåll av fastigheter) som årligen upprättas. Utgångspunkten för arbetet med att successivt minska hormonstörande ämnen i kommunens lokaler är att det sker inom befintliga budgetramar. Energi Vid upphandling och inköp ska krav på energieffektivitet ställas. Detta sker dels genom att välja utrustning på grundval av förteckningar som Miljöstyrningsrådet (numera Konkurrensverket) har tagit fram i samverkan med Energimyndigheten och som innehåller energieffektiva produktspecifikationer för olika kategorier av utrustning, och dels genom att välja utrustning med effektiv energianvändning i alla lägen, även i viloläge. 11 Kontroll och uppföljning Alla leverantörers ekonomiska status ska kontrolleras i samband med upphandling och därefter löpande så länge leverantören har avtal med kommunen. Avtal ska följas upp och vara skrivna så att uppföljning av leverantörens prestationer kan göras, exempelvis när det gäller kvalitet, volym och pris. För att säkerställa kvaliteten i utförda tjänster ska det i upphandlingsunderlagen finnas tydliga krav på den tekniska och yrkesmässiga förmågan och kapacitet samt tydliga kvalitetskriterier med tillhörande nyckeltal. I utvärderingen av

59 8 (8) anbuden ska mycket stor vikt läggas vid en första bedömning av leverantören, utifrån teknisk och yrkesmässig förmåga samt kapacitet. Kvalitetskriterierna och priset ska därefter prövas enligt den modell som passar den enskilda upphandlingen bäst. Kvalitetskriterierna med tillhörande nyckeltal följs upp löpande under avtalsperioden. Efter att upphandling har skett och avtal har skrivits, bjuds upphandlade tjänsteleverantörer in till samtal om former för samverkan med kommunen under avtalsperioden. Samverkan ska syfta till att skapa en öppenhet för medborgarnas bästa genom att det skapas former för informationsöverföring och insyn i varandras verksamheter. Tjänsteleverantörerna ska ha tillgång till utpekade kontaktpersoner i kommunen och samverkan kan organiseras genom återkommande besök av kommunen i den upphandlade verksamheten. Tillämpningen av dessa riktlinjer för upphandling och inköp följs upp av kommunstyrelsen.

60 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-KcS (2) Handläggare Sarah Andersson Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Beslut Utredning av Frivillig resursgrupp (FRG) Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att utreda förutsättningarna för ett samarbete med Civilförsvarsföreningen om att inrätta en Frivillig Resursgrupp (FRG) i Valdemarsviks kommun som ska finnas till kommunens förfogande vid kriser och i andra utsatta lägen. Ärendebeskrivning Enligt Lagen om extraordinära händelser (LEH) anges att kommunen är skyldig att ha en beredskap och planering för allvarliga händelser. Som ett led i att förstärka kommunens förmåga att nå upp till lagkravet har frågan aktualiserats om eventuellt inrättande av en Frivillig Resursgrupp (FRG). En Frivillig Resursgrupp (FRG) är en organiserad enhet på lokal nivå som verkar för samordning av frivilliginsatser vid kriser och händelser som kräver extra resurser. FRG organiseras av Civilförsvarsförbundet och stöds av Sveriges Kommuner och Landsting. Syftet med FRG är att finnas till hands när samhällets ordinarie resurser behöver förstärkas och består av en grupp frivilliga människor (10 15 personer) som vill göra en insats för kommunen. FRG:s organisation anpassas efter lokala behov och förutsättningar. Det gemensamma målet med samarbetet mellan kommunen och FRG är att skapa förutsättningar för en god krishanteringsförmåga. Under en händelse ska FRG utföra uppgifter på uppdrag av kommunens krisledning och kallas in på begäran av kommunledningen. FRG organiseras enligt interna rutiner som leds av en FRG-ansvarig. Exempel på uppgifter i samband med händelser där FRG använts: - Information - Administration - Medmänskligt stöd - Större brand - El-avbrott - Sanera och städa upp efter ett oljeutsläpp

61 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-KcS (2) Kommunen är ansvarig för bland annat tillhandahållande av utrustning, utbildning och lokal. Kommunens finansiering av FRG sker delvis genom statliga bidrag från Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap. Det är dock vanligt att kommunen bidrar med en mindre summa, exempelvis en krona per invånare till föreningens administrering. Förslaget Förvaltningen bedömer att en utredning behöver genomföras gällande förutsättningarna för ett samarbetsavtal med FRG. Utredningen ska förtydliga de åtaganden kommunen gör genom ett avtal och vad som krävs för att upprätthålla ett fungerande samarbete mellan kommunen och FRG. Sarah Andersson Trygghets- och säkerhetssamordnare

62 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Dennis Gidlund Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Motion - Gratis bussresor inom kommunen gällande pensionärer Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen föreslås besluta att föreslå kommunfullmäktige besluta att - avslå motionen Ärendebeskrivning Tony Toft (SD) har lämnat en motion till kommunfullmäktige med förslag om att folkbokförda pensionärer ska få gratis busskort. Detta busskort skulle möjliggöra gratis resor inom kommunen, vilket motionären menar skulle leda till bättre trafikmiljö, minskade avgasutsläpp och främja kommunens företagare samt ge ett mer friskt och stimulerande liv för pensionärerna. Med hänsyn till den kostnad som åtgärden beräknas medföra föreslår förvaltningen att motionen avslås. Utredning av ärendet Det bussbolag som kör regelbunden busstrafik i kommunen är Östgötatrafiken. Östgötatrafikens seniorbiljetter gäller från och med 65 års ålder. Den biljettyp som finns inom det område som motionen syftar till är Östgötatrafikens periodkort för närområde. Närområdesbiljetten gäller för resor till Gusum, Ringarum, Tryserum, Gryt och Valdemarsvik, med andra ord alla större orter inom kommunen. Biljetten kan också nyttjas för resor inom Valdemarsviks tätort utmed Storgatan, vilket är den sträckning som linjetrafiken har. Kostnadsberäkning Priset för närområdesbiljetten är kronor per år. Vi räknar inte med att alla personer från 65 år kan/vill ha ett busskort, därför utgår vi från 75 års ålder. Enligt SCB:s senaste uppgifter ( ) gällande befolkningen i Valdemarsviks kommun var antalet över 75 år 889

63 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2) Skrivelse med beslutsförslag personer. Sannolikt är det inte heller alla över 75 år som kan/vill nyttja erbjudandet om gratis resor på bussen Vi beräknar att 50 % av de i aktuell åldersgrupp, 445 st, använder kortet för gratisresor. Kostnaderna för kommunen beräknas då uppgå till ca 1,9 mkr per år. Bedömning och förslag till beslut Vår bedömning är att förslaget i motionen är klart värdeskapande med den service som skulle erbjudas de äldre i kommunen Motionären pekar även på andra positiva effekter. Det gäller de som kan uppstå för miljön och för det lokala näringslivet, vilka är svåra att beräkna. Vi bedömer dock att vissa sådana effekter kan uppstå. Sannolikt uppstår även en administrativ kostnad för hanteringen av dessa speciella kort, kostnader som ska läggas till de ovan beräknade. Vår slutsats är att det stora värdet av att införa gratisresor för pensionärer ligger i den service som kommunen skulle erbjuda, men med hänsyn till den kostnad som åtgärden beräknas uppgå till, föreslår förvaltningen att motionen avslås. Monika Hallberg Kommunchef

64

65 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2) Handläggare Dennis Gidlund/ Monika Hallberg Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Svar - Motion Hållbart medarbetarengagemang i kommunen Förslag till beslut Kommunfullmäktige föreslås besluta att - bifalla motionen. Ärendebeskrivning Anna Nilsson (M) har inkommit med en motion till kommunfullmäktige där hon vill att kommunen i framtiden ska lägga till SKL:s enkät kallad Hållbart medarbetarengagemang (HME) i kommunens medarbetarenkät. I enlighet med kommunens Mål och Budget Ett åtagande är att alla medarbetare ska ha en bra arbetsmiljö. Som ett led i att kunna mäta och följa utvecklingen när det gäller arbetsmiljön i kommunen ska en medarbetarenkät genomföras under Förvaltningen föreslår att motionen ska bifallas. Enkätens syfte och innehåll SKL:s enkät syftar till att se hur organisationen och chefer stimulerar och tar tillvara medarbetares engagemang. Detta är en viktig fråga för kommunens utveckling och en väsentlig del i hur organisationen samt chefs- och ledarskap kan utvecklas. HME-enkäten består av nio frågeställningar och svaren sammanställs i tre olika index; motivation, ledarskap och styrning. Dessa frågor kommer att ingå i den medarbetarenkät som ska genomföras i kommunen under hösten Genom deltagande i SKL:s enkät kan resultatet jämföras med andra kommuners. Vi kan därigenom följa utvecklingen genom att jämföra våra egna resultat över tid och även jämföra oss med andra. Monika Hallberg

66 Kommunchef Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2)

67

68

69 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2) Handläggare Monika Hallberg Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Svar - Motion Större öppenhet från kommunens sida Förslag till beslut Kommunfullmäktige föreslås besluta att - bifalla motionen, - uppdra till kommunstyrelsen att utreda och ta ställning till möjligheterna att tillgängliggöra ärenden och handlingar via kommunens hemsida. Ärendebeskrivning Anna Nilsson (M) har inkommit med en motion till kommunfullmäktige där hon vill att kommunen ytterligare ska förbättra möjligheten för medborgare och media att kunna granska och vara delaktiga i de kommunala frågorna. I motionen föreslås att kommunens hemsida ska utvecklas så att kommunens diariesystem, fakturor m m ska vara tillgängligt på webbplatsen. Motionären pekar också på allas rätt att ta del av handlingar och att dessa utan onödiga dröjsmål ska lämnas ut. Motionen innehåller förslag till två beslutspunkter. Motionens innehåll Förslag punkt 1. Hemsidan ska kompletteras med information enligt ovan. Förvaltningens beredning visar att utvecklingsarbetet för kommunens hemsida Valdemarsvik.se är planerat att påbörjas under 2017, enligt investeringsplan i Mål och budget Utvecklingsarbetet innefattar såväl den tekniska plattformen som text och design. Om ett diariesystem ska vara tillgängligt via hemsidan kräver det också att utvecklingen av nuvarande ärendesystem sker alternativt att ett nytt

70 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2) ärendesystem införs. Någon vidare utredning i ärendesystemsfrågan är inte genomförd. Förvaltningen bedömer att det är önskvärt att åstadkomma det som föreslås i motionen när det gäller tillgängliggörande av handlingar. Frågan om hur ärendesystemet kan utvecklas måste dock utredas vidare inför särskilt ställningstagande innan motionens syfte kan uppnås. När det gäller tillgängliggörande av kommunens fakturor på webben, är det en mera komplicerad fråga, som förvaltningen är mera tveksam till att kunna tillmötesgå, bl a med hänsyn till enskildas integritet, leverantörer och de affärsmässiga uppgifter som kan erhållas genom fakturornas innehåll. Förslag punkt 2. Utbildning rörande vad som är offentliga handlingar läggs till i utbildningsplanen för Kommunfullmäktiges ledamöter. En utbildning gällande Offentlighetsprincipen i teori och praktik kommer att genomföras i november Målgruppen är förtroendevalda och tjänstemän. Förslag till beslut Förvaltningen bedömer att motionen kan bifallas, då motionens intentioner och förslag i stort kan tillmötesgås. Vi bedömer också att beslut ska fattas i frågan om publicering av ärenden på webben, när en särskild utredning i frågan genomförts. Monika Hallberg Kommunchef

71

72

73 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Eva Köpberg Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Medborgarskapsceremonier Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beslutar att medborgarskapsceremonierna som hålls vid firandet av Sveriges nationaldag i kommunen, formaliseras enligt lagändringen nedan. Ärendebeskrivning Lagändring Den 1 april 2015 träder ändringar i lagen om svenskt medborgarskap i kraft, proposition 2013/14:143 Ett medborgarskap som grundas på samhörighet. Ändringarna innebär att kommunerna minst en gång per år ska bjuda in alla personer som är folkbokförda i kommunen och som under de senaste 18 månaderna blivit svenska medborgare till en Medborgarskapsceremoni, för att högtidlighålla nya svenska medborgares medborgarskap och markera medborgarskapets betydelse. Ceremonin ska förmedla portalparagrafens (2001:82) innehåll som lyder: Det svenska medborgarskapet är ett rättsligt förhållande mellan medborgaren och staten som medför rättigheter och skyldigheter för båda parter. Medborgarskapet förenar alla medborgare och står för samhörighet med Sverige. Medborgarskapet representerar det formella medlemskapet i det svenska samhället och är en grund för folkstyrelsen. I övrigt får kommunerna själva bestämma över innehållet i ceremonierna och anpassa dessa efter den egna kommunens förutsättningar och förhållanden. Uppgifterna på vilka personer som blivit folkbokförda hämtas från Skatteverkets system Navet. Kommunerna får ersättning för kostnader som uppstår i samband med anordnandet av ceremonierna genom det generella statsbidraget till kommunerna.

74 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (2) Skrivelse med beslutsförslag Nuvarande ceremoni i kommunen I Valdemarsviks kommun inbjuds brevledes, sedan ett antal år tillbaka, nya medborgare till nationaldagsfirandet på Grännäs. De nya medborgarna blir uppvaktade med en bordsflagga. Firandet finansieras från budgeten för kulturverksamhet. Adresser hämtas från Navet. Lagändringens innebörd för kommunens ceremoni Förvaltningens förslag är att den ceremoni som sker vid nationaldagsfirandet i Grännäs fortsätter samt formaliseras med att de nya medborgarna informeras om syftet i portalparagrafen enligt lagändringen ovan. Vid ceremonin bör också uppmärksammas vikten av mångfald, samt internationaliseringens och globaliseringens betydelse för vårt land och vår kommun. VALDEMARSVIKS KOMMUN Eva Köpberg kommunsekreterare

75

76

77 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (1) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Eva Köpberg Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Komplettering/förtydligande av reglerna för utbetalning av partistöd Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige antar kompletteringen/förtydligandet, daterad , av reglerna för utbetalning av partistöd. Ärendebeskrivning En komplettering/förtydligande har gjorts av reglerna för utbetalning av partistöd 7, Årlig utbetalning. Kompletteringarna är gjorda med kursiverad stil, se bifogat. VALDEMARSVIKS KOMMUN Eva Köpberg kommunsekreterare

78

79 Vårt datum Vårt Dnr Sida KS-SA (1) Skrivelse med beslutsförslag Tjänsteställe/Handläggare Avdelning Service och Administration Eva Köpberg Mottagare Kommunstyrelsens arbetsutskott Ändringar i kommunfullmäktiges arbetsordning Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige antar ändringar enligt nedan vad gäller 5, 32,37 och tidigare 38 i kommunfullmäktiges arbetsordning. Ärendebeskrivning Ett antal ändringar är aktuella i kommunfullmäktiges arbetsordning, ändringarna är gjorda med kursiv stil: 5 Ändring i kommunallagen kap 5 5 vad gäller mandatperiodens början. 32 Ändring av texten vad gäller kommunfullmäktiges valberedning (KFV). 37 Tillägg till tidigare formulering om kommunfullmäktiges demokratiberedning vad gäller uppdrag och mål efter beslut i kommunfullmäktige. 38 Paragrafen stryks då den föregriper innehållet i 37. Texten löd: Medborgarträffar anordnas i olika kommundelar. Vid träffarna har representanter för kommunstyrelsen eller relevanta representanter en dialog med medborgarna. VALDEMARSVIKS KOMMUN Eva Köpberg kommunsekreterare

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90