Kommunikationspolicy samt riktlinjer ICA Gruppen AB (publ)

Transkript

1 Kommunikationspolicy samt riktlinjer ICA Gruppen AB (publ) ICA Gruppen AB Solna Besöksadress: Svetsarvägen 16 Telefon: +46 (0) Org. nr: Styrelsens säte: Stockholm

2 1. Inledning All vår verksamhet underlättas av en väl fungerande kommunikation och informationsarbetet är därför en central funktion för ICA Gruppen. Ett effektivt utbyte av information inom företaget och med våra intressenter i omvärlden är också en förutsättning för att vi ska nå uppsatta mål. Det är viktigt att de kommunikativa aspekterna alltid beaktas innan större beslut fattas. Allt vi gör och säger kommunicerar. Kommunikationsarbetet rör vad vi säger, hur vi säger det, när det sägs, av vem det sägs och till vem. Kommunikation handlar också om vilka kanaler vi väljer att kommunicera genom samt om teknik. Ju mer vi berättar om vårt företag, desto större blir kännedomen om och förståelsen för vår verksamhet. Eftersom verksamheten är av intresse för många, såväl enskilda individer som grupper, kommer det vi säger att granskas och värderas av många. Som börsnoterat företag har vi ett ansvar att kommunicera allt som rör företagets verksamhet, finansiella ställning och resultat på ett sätt som överensstämmer med de lagar och regler som gäller för noterade företag. Vi måste därför säkerställa att vår kommunikation sker på ett genomtänkt och professionellt sätt. Vår gemensamma kommunikationspolicy ger praktiskt handledning och stöd i hur vi kommunicerar. Den underlättar vår strävan att vara konsekventa och tydliga med våra bärande budskap, och ger stöd i koordinationen av kommunikationen så att vi undviker missförstånd och feltolkningar. Kommunikationspolicyn bidrar till att stödja ICA Gruppens visioner, affärsidé och strategier. Den är godkänd av ICA Gruppens styrelse och kommer att gås igenom regelbundet, och vid behov revideras av företagsledningen. Policyn ska göras tillgänglig för samtliga medarbetare i koncernen, huvudsakligen i elektronisk form. Tryckta exemplar finns tillgängliga på begäran. Per Strömberg, verkställande direktör Kontaktinformation VD Informationsdirektör IR-direktör 2 (19)

3 Policy Kommunikationspolicyns syfte är att bidra till ett långsiktigt effektivt utbyte av information mellan ICA Gruppens medarbetare och mellan företaget och våra intressenter i omvärlden. Den ska underlätta för alla inom ICA Gruppen att kommunicera på ett enhetligt och tydligt sätt, så att våra intressenter vid varje tidpunkt har en korrekt bild av ICA Gruppen. Den beskriver också hur vi fördelar ansvaret för kommunikation. Kommunikationspolicyn bidrar därigenom till att stödja ICA Gruppens visioner, affärsidé och strategier. Informationsverksamheten inom ICA Gruppen ska ytterst syfta till att stödja företagets visioner, affärsidé och strategier. Den ska stärka ICA Gruppens förtroendekapital och varumärke samt motverka risker för att förtroendet minskar. Kommunikationsarbetet ska präglas av öppenhet, tillförlitlighet och relevans. Kontakterna med våra intressenter ska vara aktiva och vi strävar efter att alltid vara tillgängliga vid förfrågningar. Vd har det yttersta ansvaret för ICA Gruppens kommunikation. Vd kan delegera såväl talesmannaroller som det strategiska och operativa genomförandet av kommunikationsaktiviteter till andra medarbetare. I första hand sker sådan delegering till Informationsdirektören, som i sin tur kan delegera ansvaret vidare. I de fall en medarbetare blir kontaktad av media ansvarar denne för att informera ICA Gruppens presschef och/eller IRchef. 3 (19)

4 Riktlinjer 2. Gemensamma riktlinjer för vår kommunikation Informationsområden i ICA Gruppens kommunikationsriktlinjer Kommunikationsriktlinjerna omfattar följande områden: Internkommunikation Investerarrelationer (IR) Massmediekommunikation Kriskommunikation För vissa delar av informationsarbetet kan ICA Gruppen komma att ta fram separata, mer detaljerade anvisningar och checklistor. Dessa utgör inte en del av policyn men kan bifogas till policyn som appendix. Grundprinciper för all kommunikation Informationsverksamheten inom ICA Gruppen ska ytterst syfta till att stödja företagets visioner, affärsidé och strategier. Den ska stärka ICA Gruppens förtroendekapital och varumärke samt motverka risker för att förtroendet minskar. För att uppnå detta är det viktigt att vi följer följande principer: Öppen Kommunikationsarbetet ska präglas av öppenhet. Det måste finnas särskilda skäl, såsom lagstiftning, börsetiska regler eller affärsmässiga överväganden, för att avstå från att ge information som kan antas vara av intresse. Tillförlitlig All kommunikation måste vara tillförlitlig och korrekt för att skapa förtroende för ICA Gruppen. Vi måste i alla lägen kunna stå för det vi säger. Relevant Vi ska inte informera om allt. Kommunikation ska i största möjliga utsträckning ske på mottagarnas villkor och vi ska därför anpassa vår information till olika målgrupper. Aktiv Kontakterna med våra intressenter ska vara aktiva och kontinuerliga för att dessa ska vara välinformerade och ha en aktuell bild av ICA Gruppen. Tillgänglig För att vi ska behålla initiativet att ge information om ICA Gruppen är det viktigt att vi agerar snabbt i informationsgivningen och finns tillgängliga vid förfrågningar. 4 (19)

5 3. Ansvarsfördelning och roller Generellt om informationsansvar Vd är ytterst ansvarig för ICA Gruppens kommunikation. Varje medarbetare har rätt till den information som är nödvändig för att han eller hon ska kunna utföra sina arbetsuppgifter på det sätt som förväntas. Varje chef har ett ansvar att informera sina avdelningar eller grupper om sådant som är av vikt för verksamheten, och varje medarbetare har på samma sätt ett ansvar att hålla sin chef informerad. Det är varje enskild medarbetares ansvar att se till att hålla sig uppdaterad genom att aktivt söka upp information. Styrelsens ordförande är ytterst ansvarig för styrelsens kommunikation. Ansvarsfördelning Vd Vd har det yttersta ansvaret för ICA Gruppens kommunikation. Vd kan delegera såväl talesmannaroller som det strategiska och operativa genomförandet av kommunikationsaktiviteter till andra medarbetare. I första hand sker sådan delegering till Informationsdirektören, som i sin tur kan delegera vidare. CFO Utöver uppgifter som kan delegeras av vd, ansvarar CFO för: Samtliga uppgifter om och kring företagets finansiella ställning och resultat i pressmeddelanden, finansiella rapporter och övrigt informationsmaterial IR-funktionen Utöver uppgifter som kan delegeras av vd, ansvarar IR-funktionen för: Framtagande, distribution och lagring av information på företagets webbplats Framtagande, distribution och lagring av pressmeddelanden och finansiella rapporter Framtagande, distribution och lagring av övrigt informationsmaterial i samband med möten med kapitalmarknadsaktörer och media Kallelse till bolagsstämma, det praktiska arrangemanget av bolagsstämman samt offentliggörande av bolagsstämmans beslut Planering av övriga informationsaktiviteter gentemot kapitalmarknaden. I samarbete med ICA Gruppen Presstjänst, planera och genomföra vissa medieaktiviteter Stödja dotterbolag och intressebolag i koncernen i deras informationsaktiviteter Styrelsen och styrelsens ordförande Styrelsens ordförande är styrelsens talesman och ansvarar för att gentemot ICA Gruppens externa intressenter uttala sig i ägarfrågor och ägarrelationer. Styrelsens ordförande kan även uttala sig i frågor om företagets verksamhet och bakgrund. Styrelsens övriga ledamöter ska hänvisa eventuella frågor till styrelsens ordförande eller vd. 5 (19)

6 4. Internkommunikation Syfte Internkommunikation syftar ytterst till att tillgodose varje medarbetares behov av relevant, saklig, sann och öppen information om ICA Gruppens verksamhet och omvärld. Kommunikationen ska ge medarbetarna större kunskaper och därmed bättre underlag för beslut samt generellt leda till en högre kvalitet i arbetet. Den interna kommunikationen ska även ge utrymme för och stimulera till en öppen och kontinuerlig dialog om verksamheten och vårt arbetssätt. Därigenom kan vi öka förståelsen för den interna kulturen med dess likheter och olikheter och stärka samhörigheten, motivationen och engagemanget inom företaget. Den bidrar även till att göra ICA Gruppen till en fortsatt attraktiv arbetsgivare. Alla medarbetare är ambassadörer för ICA Gruppen och en väl fungerande internkommunikation bidrar till en positiv bild av ICA Gruppen även utanför företaget. Målgrupper Alla medarbetare inom ICA Gruppen Styrelser Fackliga organisationer Grundprinciper ICA Gruppens medarbetare har normalt förhandsrätt till information som rör företaget. Det gäller i synnerhet när medarbetarnas arbetssituation påverkas. Ambitionen är dock inte alltid möjlig att följa, bland annat när börsetiska regler förhindrar att viss typ av information ges internt före den externa informationsgivningen. När börsetiska regler, eller omständigheter i övrigt, kräver att information ges till externa intressenter först, bör målet vara att ge samma information till medarbetarna samtidigt eller omedelbart efter att den givits externt. All ny interninformation ska om möjligt göras tillgänglig för alla medarbetare samtidigt. Eget ansvar Chefer på alla nivåer har kommunikationsansvar inom respektive enhet och ska se till att den interna kommunikationen fungerar snabbt och effektivt. Det kräver i sin tur att cheferna har god kunskap om affärsidé, mål och strategier. På samma sätt som cheferna har ansvar för att informera, har alla medarbetare ett ansvar att hålla sig informerade genom att aktivt söka information. Medarbetarna ska begära den information de anser att de behöver för att fullgöra sina arbetsuppgifter och ansvarar även för att kommunicera relevant information vidare. Huvudsakliga informationskanaler Muntlig kommunikation, såsom informationsmöten Skriftlig kommunikation via e-post, brev, intranät och andra elektroniska media Informationsmaterial framtaget för externt bruk, såsom pressmeddelanden, rapporter, presentationer mm 6 (19)

7 Rutiner för informationsspridning internt Pressmeddelanden Pressmeddelanden ska distribueras internt samtidigt som de offentliggörs. Distributionen ska ske så att alla enkelt och snabbt får information om att ett pressmeddelande har offentliggjorts samt var det finns att tillgå. Delårsrapporter och årsredovisning Som börsnoterat bolag offentliggör ICA Gruppen delårsrapporter för varje kvartal. Rapporter distribueras internt per e- post och läggs ut på hemsidan omedelbart efter att de har offentliggjorts. Detsamma gäller företagets årsredovisning. Tryckta exemplar ska finnas tillgängliga på begäran. Informationsavdelningen ansvarar för den interna distributionen av ovan nämnda informationsmaterial samt avgör och ger klartecken när utskick kan ske. (Se även kapitel 5 Investerarrelationer.) Övrigt tryckt informationsmaterial Allt övrigt tryckt material som produceras inom ICA Gruppen för externt bruk, exempelvis broschyrer och presentationer, ska spridas internt för kännedom. Ansvarig för distributionen av tryckt material är den som ansvarar för respektive material tillsammans med informationsavdelningen, som också håller ett arkiv över allt tryckt material. Oplanerade informationstillfällen I verksamheten uppstår det kontinuerligt oplanerade situationer då det finns skäl att informera eller diskutera med alla eller vissa medarbetare. Vid dessa tillfällen tar ansvarig chef initiativ till ett möte. 7 (19)

8 5. Investerarrelationer Syfte ICA Gruppens arbete med Investerarrelationer (IR) eller kapitalmarknadsrelationer syftar till att säkerställa de fortsatta finansieringsmöjligheterna via aktiemarknaden. IR-arbetet ska också bidra till att ge en rättvisande kurs på ICA Gruppens aktie vid varje given tidpunkt. Kommunikationen med kapitalmarknaden syftar också till att skapa intresse, förståelse och förtroende för ICA Gruppens verksamhet, vilket i sin tur bör leda till ett ökat intresse för aktien som placering, ett ökat antal aktieägare samt ökad aktieomsättning. Regelverk ICA Gruppen är noterat på Nasdaq OMX Stockholm. Detta innebär bland annat att vi som företag måste följa de regler som anges i Nasdaq OMX Regelverk för emittenter. Syftet med dessa regler är att säkerställa en rättvis, välordnad och effektiv aktiemarknad. Reglerna är anpassade till förekommande EU-direktiv, såsom Marknadsmissbruks-direktivet, Öppenhetsdirektivet, direktivet om marknader för finansiella instrument (MiFID) samt direktivet om uppköpserbjudanden. Den senaste uppdaterade versionen av Regelverket finns tillgängligt på börsens hemsida ICA Gruppen följer också Svensk kod för bolagsstyrning (Koden) enligt god sed på aktiemarknaden. Ett flertal av Kodens regler berör bolagens informationsgivning. Koden bygger på principen följ eller förklara, vilket innebär att ett bolag kan avvika från Kodens bestämmelser utan att det innebär ett brott mot Koden under förutsättning att varje sådan avvikelse motiveras. För fullständiga och aktuella regler hänvisas till senaste utgåva av Svensk kod för bolagsstyrning, utgiven av den så kallade Kodgruppen. Målgrupper Existerande aktieägare i ICA Gruppen Institutionella aktieplacerare och större förvaltare, i Sverige och utlandet Privatinvesterare Finansanalytiker på aktiemarknaden Ekonomijournalister Nasdaq OMX Stockholm Grundprinciper Den så kallade generalklausulen i Regelverket för emittenter säger att bolaget så snart som möjligt ska offentliggöra information om beslut eller andra händelser och omständigheter som är av kurspåverkande natur. Kurspåverkande information ska göras tillgänglig för alla på marknaden samtidigt och med samma innehåll. (Se vidare om kurspåverkande information i avsnitt nedan.) Kapitalmarknadsrelationerna ska bygga på ömsesidigt förtroende samt löpande och korrekt informationsgivning. Kontakterna ska vara kontinuerliga och ICA Gruppen ska sträva efter att underlätta jämförbarheten i informationen. Vd, CFO, Informationsdirektör eller IR-chef ska eftersträva att alltid finnas tillgängliga, när pressmeddelanden har 8 (19)

9 skickats eller en nyhet är aktuell. ICA Gruppen ska endast kommentera analytikerrapporter i den utsträckning de innehåller sakfel. Vid rykten eller mediespekulationer är grundprincipen för ICA Gruppen att inte lämna några kommenterar. Skulle ett osant rykte ha betydande kurseffekt bör bolaget överväga att förse marknaden med korrekt information för att skapa underlag för en rättvisande börskurs. Om ryktena är omfattande och handlar om en förestående händelse och/eller kan antas bero på läckage från initierad person, ska bolaget offentliggöra information om det inträffade. Om kurspåverkande information lämnats ut oavsiktligen till en utomstående som inte är bunden av åtagande om tystnadsplikt ska offentliggörande ske skyndsamt. Vid tveksamhet om huruvida en viss information ska offentliggöras, och i så fall när, ska kontakt tas med Nasdaq OMX avdelning för Issuer Surveillance ( ) för samråd. Ansvar Vd har det yttersta ansvaret för relationerna med kapitalmarknaden men har delegerat rollen som ICA Gruppens primära talespersoner gentemot denna målgrupp till CFO, Informationsdirektör och IR-chef. Vd kan även delegera ansvaret för planering och genomförande av IR-aktiviteter inklusive rollen som talesman till CFO, Informationsdirektör eller IR-chef. Vd fastställer företagets policy och/eller strategi avseende: Offentliggörande av kurspåverkande information. Presentation av finansiella rapporter och årsredovisningar samt övriga kontakter med kapitalmarknadsaktörer (investerare, analytiker m fl). Kontakter med media på koncernnivå. Eventuella kommunikativa åtgärder för att bemöta kritik mot företaget eller vid ryktesspridning/läckage. Beslut om budskapsinnehåll och tidpunkt för sådana åtgärder fattas alltid av vd. Informationsdirektör och IR-chef ansvarar för att årliga aktivitetsplaner upprättas för IR-arbetet samt att mål sätts och följs upp. I framtagandet av dessa aktivitetsplaner ska samtliga nedan, under rubrik Kanaler, angivna informationstillfällen beaktas. Informationsdirektören och IR-chef ansvarar vidare för: Framtagande och distribution av pressmeddelanden och finansiella rapporter. Att all offentliggjord information omedelbart efter offentliggörande också lagras och görs tillgänglig på ICA Gruppens webbplats. Att bevaka och tillse att informationen på webbplatsen vid varje tidpunkt uppfyller de krav som ställs i Regelverket för emittenter samt i Koden. Att webbplatsen även i övrigt håller en hög klass avseende IR-relaterad information. Vad som utgör hög klass ska avgöras utifrån jämförelse med andra bolag noterade på Nasdaq OMX i Stockholm i samma branschkategori och/eller i jämförbar storlek. Informera internt om förändringar i börsens regler för informationsgivning. CFO ansvarar för framtagande av samtliga uppgifter om och kring ICA Gruppens finansiella ställning och resultat i pressmeddelanden, finansiella rapporter och övrigt informationsmaterial. Alla medarbetare inom ICA Gruppen som har tillgång till icke-offentliggjord kurspåverkande information är skyldiga att 9 (19)

10 känna till och efterleva börsens regler avseende informationsspridning, samt att hålla sig uppdaterade om eventuella förändringar i dessa regler. För aktuella regler, se Nasdaq OMX senaste utgåva av Börsregler Handledning till noteringsavtal och listningskrav. Denna innehåller även den reviderade svenska koden för bolagsstyrning, en sammanställning av disciplinärenden sedan 1990 samt ett antal råd i olika frågor. Kanaler Det löpande IR-arbetet är uppbyggt kring den finansiella kalendern, d v s delårsrapportering inom två månader efter att perioden löpt ut. Däremellan bevakas handeln med aktien och medias eventuella rapportering, samt genomförs relationsbyggande aktiviteter av mer icke-regelbunden karaktär. Följande kanaler utgör stommen i de kontakter som ICA Gruppen har med kapitalmarknaden: Fasta rapporttillfällen, d v s delårsrapporter, bokslutskommuniké, årsredovisning och bolagsstämmokommuniké Pressmeddelanden IR-avdelning på webbplatsen Egna arrangemang såsom medie- och analytikerträffar, kapitalmarknadsdagar och ägarmöten Personliga kontakter med analytiker och placerare Personliga kontakter med ägare Personliga kontakter med ekonomijournalister Externa arrangemang såsom branschseminarier, investerarmöten, aktiespararmöten etc Annat tryckt informationsmaterial Kurspåverkande information och offentliggörande Med kurspåverkande information avses i Regelverk för emittenter all information som i enlighet med nationell lagstiftning rimligen kan förväntas påverka priset på bolagets värdepapper.. Som tidigare nämnts är grundregeln att all ny kurspåverkande information så snart som möjligt ska offentliggöras med ett pressmeddelande. Kravet på offentliggörande så snart som möjligt har sin grund i att alla aktörer på aktiemarknaden ska ha tillgång till samma information samtidigt. Enligt reglerna ska informationen snabbt och på ett ickediskriminerande sätt bli tillgänglig för allmänheten inom EES. Informationen ska innehålla uppgifter om tid och datum för offentliggörandet, bolagets namn, uppgifter om hemsida, kontaktperson och telefonnummer. Förutom att den information som lämnas till aktiemarknaden ska vara snabb är det även krav på att den ska vara korrekt, relevant och tydlig. Den får inte heller vara vilseledande. Informationen måste också vara tillräckligt utförlig för att möjliggöra en bedömning av informationens betydelse för bolaget, dess finansiella resultat och ställning eller priset på bolagets värdepapper. Enligt Regelverket finns det ett antal tillfällen då det är obligatoriskt att offentliggöra information. Som sådan informationspliktig information räknas: 10 (19)

11 Delårsrapporter Bokslutskommuniké Emissionsbeslut Beslut på bolagsstämma (bolagsstämmokommuniké) Prognosjusteringar Förändringar avseende styrelse eller ledning Det finns även en mängd andra beslut, avtal, eller händelser i moderbolaget, dotterbolag eller intressebolag som kan tänkas vara kurspåverkande, och som därmed leder till informationsplikt. Exempel på sådana händelser är: Order och investeringsbeslut Samarbetsavtal eller andra väsentliga avtal Pris- och valutaförändringar Kredit- och kundförluster Nya joint ventures Inledande eller uppgörelse av legala tvister samt relevanta domstolsbeslut Finansiella svårigheter Myndighetsbeslut Aktieägaravtal som är kända av bolaget och som kan påverka överlåtbarheten av aktier market maker avtal Information rörande dotter- och intressebolag En allmän vägledande princip är att ICA Gruppen ska offentliggöra beslut, avtal eller händelser om dessa med mer än fem procent kan komma att påverka en eller flera av följande: Nettoförsäljning Resultat Balansräkning Vid tveksamhet om huruvida ett visst beslut, avtal eller händelse är att betrakta som informationspliktig bör kontakt tas med Nasdaq OMX avdelning för Issuer Surveillance ( ). De har tystnadsplikt. Förhandsinformation till Nasdaq OMX Stockholm Vid vissa situationer kräver Regelverket att Nasdaq OMX Stockholm erhåller förhandsinformation. Dessa situationer är: Genomgripande förändringar i företaget. Vid konkreta planer på att förändra företagets verksamhet på ett så väsentligt sätt att företaget vid en samlad bedömning framstår som ett nytt företag, ska Stockholmsbörsen informeras i förhand. Exempel på sådana förändringar kan vara större förvärv eller avyttring av bolag/verksamheter och/eller förändring av företagets verksamhetsinriktning. Offentligt erbjudande om förvärv. Stockholmsbörsen ska erhålla förhandsinformation om A) det inom företaget föreligger långt gångna förberedelser för att genom ett offentligt erbjudande förvärva ett annat börsnoterat bolag, eller om B) företaget underrättats om att annan part planerar att genom offentligt erbjudande förvärva företaget och detta ännu inte har offentliggjorts. 11 (19)

12 Prognosjusteringar/oväntade väsentliga resultatförändringar. Nasdaq OMX ska erhålla förhandsinformation om företaget planerar att offentliggöra en justering av tidigare lämnad prognos eller offentliggöra en oväntad resultatförändring som, i båda fallen, kan bedömas ha en väsentlig kurspåverkande effekt. Förhandsinformation krävs normalt inte om prognosjusteringen eller den oväntade väsentliga resultatförändringen kommer i en vanlig föraviserad rapport eftersom marknaden då redan känner till att bolaget kommer att lämna väsentlig information vid tidpunkten Rutiner för informationsspridning till kapitalmarknaden Informationssäkerhet och sekretess ICA Gruppen ställer höga krav på god informationssäkerhet. Arbetet med och hanteringen av all information som kan antas vara kurspåverkande måste ske med största försiktighet. Informationsspridning internt, innan offentliggörande, ska endast ske till personer som behöver informationen för att fullgöra sina arbetsuppgifter. I form av loggbok ska ICA Gruppen föra anteckningar över personer som, på grund av anställning eller uppdrag arbetar för bolaget, erhåller icke offentliggjord kurspåverkande information och när det sker. Sedan den 1 juli 2005 är det, enligt lagkrav och Finansinspektionens vägledning, obligatoriskt för börsbolag att fortlöpande föra loggbok över personer som har tillgång till information som är ägnad att väsentligt påverka kursen. En loggbok ska föras för varje händelse som utgör sådan information, vilket innebär att ett bolag kan föra flera loggböcker parallellt. Exempelvis kan ett bolag föra en loggbok gällande en delårsrapport samtidigt som en loggbok förs om större order eller andra händelser. Offentliggörande genom pressmeddelande Ny kurspåverkande eller i övrig informationspliktig information ska enligt Regelverket för emittenter offentliggöras så snart som möjligt, d v s i anslutning till att beslutet fattas, valet ägt rum eller händelsen blivit känd för företaget. Om denna tidpunkt infaller på arbetsdagar (börsdagar) efter att börsen har stängt, eller under helger, ska offentliggörande ske senast närmast påföljande börsdag, i god tid före börsens öppnande. Vid de tillfällen då flexibilitet avseende tidpunkt för offentliggörande medges, gäller principen att offentliggörande ska ske så tidigt som möjligt under börsdagen, helst ej senare än kl Om möjligt ska vi undvika att offentliggöra nyheter under dagar då det kan antas att många kapitalmarknadsaktörer eller journalister har semester (t ex klämdagar eller dag före storhelger). Vd ska alltid godkänna innehållet i pressmeddelandet och lämna klartecken för offentliggörande. Pressmeddelanden ska spridas genom en etablerad informationsdistributör, som tillser att Nasdaq OMX, nyhetsbyråer samt en i övrigt bred krets av relevanta medier tillhandahålls informationen samtidigt. Pressmeddelanden ska framställas på svenska och engelska. Båda språkversionerna ska spridas samtidigt. Om risk för läckage eller onödig fördröjning av praktiska skäl föreligger kan dock den svenska versionen släppas tidigare. Finansiella rapporter Årsredovisning, bokslutskommuniké samt delårsrapporter ska upprättas på svenska och engelska och i enlighet med gällande regelverk samt god redovisningssed för noterade aktiemarknadsbolag. I enlighet med ICA Gruppens allmänna principer om god kommunikation ska de finansiella rapporterna vara sakliga och öppet redovisa en korrekt bild av 12 (19)

13 företaget och dess verksamhet. Vi ska även ha som ambition att genom rapporternas utformning och struktur underlätta för jämförelser över tiden. Datum för offentliggörande av delårsrapporter och bokslutskommuniké fastställs senast i samband med Q3-rapporten för det kommande året. Årsredovisningen får inte innehålla ny kurspåverkande information. Skulle det under arbetet med årsredovisningen visa sig lämpligt att inkludera icke-offentliggjord information som kan antas vara kurspåverkande, ska denna offentliggöras genom ett pressmeddelande omedelbart efter det att informationen fastställts. Lagring på webbplats och arkivering Pressmeddelanden och finansiella rapporter ska i samband med offentliggörande göras tillgängliga och lagras i arkiv på ICA Gruppens webbplats. Enligt Regelverket ska arkivet över finansiella rapporter sträcka sig minst fem år tillbaka eller, om bolaget varit noterat kortare tid, från och med noteringsdagen. Distribution av information till aktieägare ICA Gruppens policy är att löpande distribuera information till de aktieägare som har begärt att få denna information. Aktieägare ska på begäran få årsredovisning, delårsrapport eller bokslutskommuniké tillsänt sig i tryckt form. Samtidigt ska aktieägaren informeras om möjligheten att via ICA Gruppens webbplats prenumerera på företagets pressmeddelanden och rapporter i elektronisk form, samt att företagets samtliga pressmeddelanden och finansiella rapporter finns tillgängliga på webbplatsen. Även övriga intressenter ska erbjudas möjligheten att via webbplatsen prenumerera på ovan nämnda information. Bolagsstämma Chefsjuristen ansvarar för att kallelse till bolagsstämman sker i enlighet med Aktiebolagslagen, Nasdaq OMX Regelverk för emittenter och Koden. Förutom aktieägare ska även andra relevanta kapitalmarknadsaktörer bjudas in till stämman. Informationsdirektören och IR-chef ansvarar för planeringen inför och de praktiska arrangemangen kring bolagsstämman, samt för att offentliggörande av information från bolagsstämman sker i enlighet med ovan nämnda regelverk. Detta innebär bland annat att om ny kurspåverkande information lämnas under stämman ska denna offentliggöras i direkt anslutning. En bolagsstämmokommuniké med alla viktiga stämmobeslut ska offentliggöras senast dagen efter stämman (se avsnitt ovan om offentliggörande). 13 (19)

14 Press- och analytikerträffar ICA Gruppens ambition är att i samband med varje rapporteringstillfälle arrangera en press- och analytikerträff för att ge tillfälle till ytterligare presentation av rapporten samt till personliga kontakter och frågestunder. Som alternativ till detta forum kan telefonkonferens hållas för samma målgrupp. Vd, Informationsdirektör eller IR-chef fattar beslut om formen för kontakt. Press- och analytikerträff (eller telefonkonferens) hålls om möjligt samma dag som rapporten offentliggjorts. Inbjudan sänds till företagets kontakter bland analytiker och ekonomijournalister cirka en vecka före rapporttillfället. Anmälan sker till ICA Gruppen. Övriga IR-aktiviteter Ett led i vår öppenhet och tydlighet är även att vid sidan av de fasta rapporttillfällena med jämna mellanrum ta initiativ till möten med ägare, analytiker och ekonomijournalister. En sådan mötesform utgörs av mer fördjupande kapitalmarknadsdagar, till vilka företagets kontakter bland analytiker och journalister samt befintliga och potentiella ägare bjuds in. ICA Gruppen träffar även analytiker och investerare för så kallade one-on-ones. Vid dessa träffar upprättas deltagarförteckning samt minnesanteckningar över vad som har avhandlats under mötet. Vid samtliga tillfällen då ICA Gruppen träffar analytiker och/eller journalister i begränsade grupper är det särskilt viktigt att iaktta reglerna om samtidigt offentliggörande av eventuell ny kurspåverkande information. 14 (19)

15 6. Massmediekommunikation Syfte Syftet med massmediekommunikation är att skapa och underhålla relationer med medier så att intresse, förståelse och förtroende för ICA Gruppen skapas och därefter bibehålls på en hög nivå. Relationerna ska även bidra till att ICA Gruppen i så stor utsträckning som möjligt har initiativet till publicering av viktig information om företaget så att bilden i media blir korrekt. Genom en aktiv och etablerad massmedierelation når vi genom media även andra intressenter såsom medarbetare, kunder, ägare, potentiella investerare och övriga kapitalmarknadsaktörer samt politiker och opinionsbildare. Målgrupper Nationell och lokal press Affärs- och fackpress Nyhetsbyråer Etermedia på riks- och regionalplanet Utvalda och relevanta utländska media Grundprinciper ICA Gruppen är ett öppet och tillgängligt företag och har därför en öppen policy vad gäller kommunikation med media. Det är dock viktigt att vi samordnar vår kommunikation med media för att uppnå största möjliga samstämmighet och korrekthet i bevakningen av vår verksamhet. Massmediekontakterna ska bibehållas genom långsiktiga relationer baserat på ömsesidigt förtroende. Däri ligger bland annat att vi ska respektera pressens etiska regler och börsens regler. Vi ska också ha förståelse för massmedias arbetsvillkor och tillhandahålla sådant informationsmaterial som har möjlighet att bli publicerat. I de fall en medarbetare blir kontaktad av media ansvarar denne för att snarast möjligt se till att journalisten får kontakt med rätt person. Detta kan ske med ett kort e-postmeddelande eller telefonsamtal. Då anges namn på journalist, vilket media journalisten representerar samt vilka frågor som ställdes. Vd, CFO, Informationsdirektör och IR-chef eller annan utsedd person ska eftersträva att alltid finnas tillgänglig för förfrågningar från media, särskilt när pressmeddelande har skickats eller då något annat inträffat som kan antas vara av medialt intresse. Ansvar och talespersoner Vd är ytterst ansvarig för kontakter med media och den primära talespersonen i alla frågor som rör företaget som helhet. Även styrelsens ordförande kan uttala sig i media i frågor som rör företagets verksamhet och bakgrund. Talespersonrollen kan delegeras till annan person, företrädesvis Informationsdirektören, som i sin tur kan delegera talesmannarollen vidare. Vd, styrelsens ordförande, CFO, Informationsdirektör samt IR-chef är tillsammans ansvariga för all information som kan antas vara kurspåverkande, enligt börsens regler om informationsplikt (se kapitel 5 Investerarrelationer). I tveksamma fall ska alltid någon av dessa personer tillfrågas. 15 (19)

16 IR-chef ansvarar för att det på ICA Gruppens webbplats finns tydlig och lättåtkomlig information om kontaktpersoner och annan relevant information för medias aktörer. I övrigt gäller att kontakten med en journalist alltid bör förmedlas vidare till den som är bäst lämpad att uttala sig i den aktuella frågan. Vid osäkerhet ska ICA Gruppens Presstjänst eller eller IR-chef konsulteras. Alla medarbetare får uttala sig om man blivit delegerad talespersonrollen i en specifik fråga. Om du känner dig osäker vid en förfrågan från media, konsultera då med ICA Gruppens Presstjänst eller IR-chef. Det är alltid tillrådigt att be journalisten om att få återkomma inom kort om du inte vet vad du ska svara, eller om du inte vet om du kan svara av hänsyn till lagar eller börsetiska regler. Samråd alltid med ICA Gruppens Presstjänst innan egna initiativ till mediekontakter. Frågor som alla kan besvara: Om den egna rollen och arbetsuppgifterna Övriga fakta/händelser som redan är offentliggjorda, exempelvis i årsredovisning, delårsrapporter eller på webbplats. Frågor som alltid ska hänvisas i första hand till ICAs Presstjänst eller IR-chef (vilka i sin tur kan delegera till annan person): Marknadsbedömningar Framtidsplaner Finansiell ställning Finanspolicy Ekonomistyrning och -rutiner Frågor som vi som företag aldrig besvarar: Resultat/prognos utöver vad som är offentliggjort Finansiell ställning utöver vad som är offentliggjort Bedömning av ICA Gruppens marknadsvärde/aktiekurs Icke offentliggjorda transaktioner Rykten Resultatprognoser eller frågor om kommande utdelning etc. Kanaler Personliga journalistkontakter Pressmeddelanden och e-post Internet/webbplats Delårsrapporter, bokslutskommunikéer och årsredovisningar Presskonferenser, telefonkonferenser Medie- och analytikerträffar, kapitalmarknadsdagar Informella pressträffar Insända artiklar 16 (19)

17 Rutiner för informationsspridning till massmedia Pressmeddelanden ICA Gruppen ska använda pressmeddelanden i nyhetsförmedlings- och PR-syfte för att sprida nyheter och allmän information om företaget. Pressmeddelanden publiceras därför främst i följande syfte: Offentliggöra informationspliktig information enligt reglerna för börsnoterade företag (se kapitel 5 Investerarrelationer). Offentliggöra allmänna nyheter om företaget som bidrar till att stärka den bild av ICA Gruppen som vi vill förmedla. Vd och Informationsdirektör ska alltid godkänna innehållet i pressmeddelandet och lämna klartecken för offentliggörande. IR-chef ansvarar för att utsända pressmeddelanden omedelbart efter offentliggörande görs tillgängliga på ICA Gruppens webbplats. Pressträffar Utvalda/intresserade journalister från relevanta media ska bjudas in till ICA Gruppens press- och analytikerträffar och kapitalmarknadsdagar. Vid särskilda tillfällen kan också separata pressträffar arrangeras. Tryckt informationsmaterial Allt tryckt material som produceras av ICA Gruppen, t ex årsredovisningar, broschyrer och presentationer, ska spridas till utvalda och relevanta kontakter inom media. Mediebevakning Mediebevakning ska ske genom sammanställningar av pressklipp om ICA Gruppen.. Medarbetare informeras om pressklipp antingen via e-post eller på intranät. Pressklippen arkiveras av ICA Gruppens Presstjänst. Grundregler vid kontakter med massmedia 1. Tala sanning. Allt du säger ska vara korrekt, men du behöver för den skull inte säga allt du vet. 2. Var öppen men inte överdrivet personlig. 3. Överväg konsekvensen av att inte ge begärd information. 4. Undvik förtrolig information. Var försiktig med bara oss emellan eller citera mig inte på det. 5. Ibland är journalister inte helt ärliga med sitt uppsåt. Tänk utifrån aspekten vad vill journalisten egentligen med denna fråga? Finns det en dold agenda? 6. Stå för vad du har sagt. Det gäller även när du ser uttalandet i tryck. 7. Medge misstag eller problem, men framhåll samtidigt vidtagna åtgärder för att komma tillrätta med problemet. 8. Om människor på något sätt har drabbats eller lidit skada uttryck alltid sympati först, och redogör för det ekonomiska/företagsmässiga sedan. 9. Avböj att svara när du är otillräckligt informerad. Be då att få återkomma, och använd tiden till att tänka över vad du ska säga och ta fram fakta. 10. Om du har begärt att få återkomma gör alltid det. 11. Undvik fackspråk och branschjargong som kan skapa missförstånd och minska intresset för ditt budskap. 12. Goda relationer med media byggs långsiktigt. Genom att vara tillgänglig och agera professionellt bygger vi upp ett förtroendekapital som kommer att förränta sig. Detta gäller särskilt vid tillfällen då medias rapportering framstår som överdrivet negativ. 17 (19)

18 7. Kriskommunikation Bakgrund och syfte En kris uppstår genom att något oväntat inträffar som får (eller kan få) stora negativa effekter. Det oväntade kan innebära att själva händelsen är oväntad eller att händelsen sker vid en oväntad tidpunkt. Det ligger därmed i sakens natur att det är svårt att i förväg förutse kriser, och vad som kan komma att utlösa dem. Genom att hålla en hög beredskap och löpande identifiera risker för potentiella kriser kan vi dock minska skadeverkningarna för ICA Gruppen till följd av en eventuell krissituation. Genomgångar och uppdateringar av risksituationen bör således göras återkommande. Genom ett effektivt kommunikationsarbete kan vi vidare minska skadorna orsakade av negativ publicitet i media och minskat förtroende hos intressenter i omvärlden. En krissituation innebär vanligen att tiden blir en knapp resurs, att trycket från omvärlden är hårt och att företagets kommunikationsförmåga sätts på hårda prov. Att ha tänkt igenom och övat organisationen på hur man snabbt mobiliserar, fördelar och utnyttjar resurser i kris är verksamma medel mot att riskera att tappa kontrollen över situationen. För att hantera en kris effektivt behöver vi skaffa omfattande och relevant information, analysera situationen, fatta rätt beslut och kommunicera aktivt med omvärlden. För att klara detta krävs eventuellt kompetens och resurser som inte i tillräcklig utsträckning finns inom ICA Gruppen. Om situationen så kräver är det därför viktigt att vi snabbt skaffar extern hjälp och resurser. Krishantering är förvisso ett större begrepp och omfattar fler aktiviteter än kriskommunikation. Detta avsnitt behandlar dock i första hand de kommunikativa aspekterna i krishantering. Målgrupper Målgrupper skiftar beroende på krisens art. Media är dock en målgrupp som alltid måste beaktas i krissituationer. Grundprinciper Vi ska vara lyhörda och agera snabbt! Det är bättre att ta upp och diskutera en potentiell kris för mycket, än att hålla inne med det man vet enligt resonemanget det kommer säkert inte att hända. Enligt samma princip är det bättre att sammankalla krisgruppen i onödan än att göra det för sent. Av högsta prioritet är att ta reda på fakta för att få en korrekt bild av vad som har inträffat och vad som kan komma att hända. Källor måste dubbelkollas och egen information införskaffas. Att löpande analysera krisens utveckling är nödvändigt, men lika nödvändigt är att följa hur media rapporterar. I krishantering behöver vi inte bara veta hur saker faktiskt förhåller sig, utan också hur detta skildras och kan komma att uppfattas av omvärlden. I en krissituation är det vidare viktigt att vi centraliserar informationsarbetet. All informationsgivning i en sådan situation ska därför hanteras i en för situationen utsedd krisgrupp.. Ytterligare viktiga principer för kommunikationen i krissituationer är: Vi ska ta initiativet i informationsflödet 18 (19)

19 Vi ska vara ärliga, konkreta och tydliga. Det måste finnas starka skäl för att undanhålla information som vi vet att människor vill ha. Vi ska uttrycka medkänsla och sympati med skadade eller på annat vis drabbade. Vi ska hålla berörda myndigheter kontinuerligt informerade. Vi ska vara tillgängliga alla dygnets timmar. Ansvar Vd och informationsdirektör har det yttersta ansvaret för kommunikationen i krissituationer. Till sin hjälp har de den krisgrupp vars uppgift är att hantera krisen. Beroende på kompetensbehov till följd av krisens art eller omfattning kan ytterligare personer, såväl interna som externa, komma att ingå i krisgruppen. Samtliga medarbetare har ett ansvar att till vd, CFO, informationsdirektör eller IR-chef föra vidare kunskap och uppgifter som kan tolkas som att en potentiell kris är under uppsegling. Krisgruppen ska tillse att det under hanteringen av krisen förs en logg över viktigare händelser, beslut och informationsaktiviteter, vid vilka tidpunkter detta sker och vilka personer som är delaktiga. En krissituation i något av ICA Gruppens dotterbolag eller intressebolag ska i möjligaste mån hanteras inom detta bolag, och först om situationen så kräver hanteras inom ICA Gruppen. Krisgruppen inom ICA Gruppen kan dock, i förebyggande syfte, vara tvungna att noggrant följa och analysera en krissituation i ett dotter-/ intressebolag, samt vid behov stödja krishanteringen i detta bolag. IR-chef har ett ansvar att på ett övergripande plan hålla sig uppdaterad med de krisförberedelser och de eventuella krismanualer som finns eller upprättas i koncernens dotter- /intressebolag. Kontaktlista vid krissituationer När kritiska situationer uppstår är det viktigt att agera snabbt. Därför är det värdefullt att alla inom ICA Gruppen har tillgång till en kontaktlista till personer i ansvariga positioner. ICA Gruppens Presschef ansvarar för att denna lista hålls uppdaterad. 19 (19)