AVTAL. Samverkan miljö och bygg. Tranemo kommun och Ulricehamns kommun. Avtalet antogs , 85 av Kommunfullmäktige i Tranemo

Transkript

1 AVTAL Samverkan miljö och bygg Tranemo kommun och Ulricehamns kommun Avtalet antogs , 85 av Kommunfullmäktige i Tranemo Avtalet antogs , 101 av Kommunfullmäktige i Ulricehamn Avtalet gäller från och med

2 Samverkansavtal gemensam miljö- och byggnämnd Genom följande avtal är Tranemo kommun, samverkanskommun, och Ulricehamns kommun, värdkommun, överens om att från och med samverka i en gemensam nämnd, vars ändamål och verksamhet beskrivs enligt nedan. Den gemensamma nämnden ska benämnas samverkansnämnden miljö och bygg. 1 Verksamhetsområde Samverkansnämndens verksamhet och arbetsformer ska regleras i ett reglemente för nämnden. Reglementet ska antas av fullmäktige i de samverkande kommunerna enligt 6 kap. 32 andra stycket kommunallagen. Samverkansnämnden miljö och bygg fullgör myndighetsutövningen i de lagstadgade kommunala åtaganden som rör miljö och byggverksamheten. Verksamhetsområdet specificeras i reglemente och bilaga. Samverkansnämnden miljö och bygg svarar för att inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som begärs av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller annan nämnd i någon av samverkanskommunerna. Samverkansnämnden miljö och bygg beslutar i de frågor som kommunfullmäktige i samverkanskommunerna i reglemente eller annan ordning delegerat till nämnden. Samverkansnämnden miljö och bygg har rätt att besluta för värdkommunen då bestämmelserna i plan- och bygglagen om enkelt planförfarande tillämpas. Beslut för samverkanskommunen då bestämmelserna i plan- och bygglagen om enkelt planförfarande tillämpas tas i samverkanskommunen. Värdkommunen ska biträda kommunerna med sakkunskap i planering där frågor inom verksamhetsområdet berörs. Värdkommunen ska delta i samverkanskommunens krisorganisation när kunskap från den gemensamma organisationen efterfrågas. Värdkommunen ansvarar för att informera externt och internt inom verksamhetsområdet. 2 Organisatorisk tillhörighet Samverkansnämnden miljö och bygg ska inrättas av Ulricehamns kommun som är värdkommun och ingå i denna kommuns organisation. Till nämndens förfogande ska finnas stöd från en förvaltning, som organiseras efter värdkommunens förvaltningsmodell. Kommunstyrelsen i värdkommunen ska vara arbetsgivare för den personal som ingår i den gemsamma organisationen. Det åligger värdkommunen att upprätthålla erforderliga lokaler och utrustning samt svara för erforderliga investeringar av lös egendom. 2

3 Det noteras att såvida samverkanskommun har anställd tjänsteman åvilar det värdkommunen, enligt 6 b lagen om anställningsskydd vid övertagande av verksamhet, att överta denna personal. Till värdkommunens förfogande ska det vid behov finnas ett kontorsutrymme i samverkanskommunen. Det åligger värdkommunen att aktivt arbeta så att verksamheten är tillgänglig för kommuninvånarna i samverkanskommunen. 3 Ledning, styrning, ställning och uppföljning Samverkansnämnden miljö och bygg fattar beslut i Ulricehamn kommun och kommunstyrelsen i värdkommunen ingår avtal för Tranemo kommuns räkning. Ulricehamns kommun har därför att hantera och svara för civilrättsliga krav som en utomstående part kan komma att ställa inom det gemensamma verksamhetsområdet. Ulricehamns kommun har regressrätt mot Tranemo kommun enligt stycket ovan. Kommunstyrelsen i värdkommunen ska leda och samordna verksamheten inom nämndens ansvarsområde. Kommunstyrelsen i värdkommunen ska tillse att nämndens verksamhet bedrivs i enlighet med vad som är föreskrivet i lag eller författning samt med beaktande av beslut fattade av respektive kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen i värdkommunen ska utforma och besluta om övergripande mål, regler, riktlinjer och ramar för styrning av verksamheten samt ansvara för att de, av respektive kommunfullmäktige, fastställda målen för verksamheten efterlevs. Arbetsprocessen inför beslut om övergipande mål, regler, riktlinjer och ramar för styrning av verksamheten ska bestå av att respektive kommuns presidier i kommunstyrelsen gemensamt bereder förslag till beslut. Kommunstyrelsen i värdkommunen ska övervaka efterlevnaden av de lagstiftningar som reglerar nämndens ansvarområde och med stöd av dessa meddela föreskrifter och beslut. Samverkansnämnden miljö och bygg ska följa utvecklingen inom sitt verksamhetsområde och ta de initiativ som behövs och i det arbetet ta nödvändiga kontakter samt samarbeta med andra myndigheter, organisationer och enskilda vars verksamhet berörs. Respektive kommuns presidier i kommunstyrelsen bereder gemensamt ett förslag till taxor som är kopplade till verksamheten. Ambitionen ska vara att de blir lika i de samverkande kommunerna. Utvärdering av den gemensamma organisationen ska ske fortlöpande med en avstämning halvårsskiftet Kostnadsfördelning Nettokostnaderna (de totala faktiska kostnaderna minskat med de totala faktiska intäkterna) för samverkansnämnden och organisationens verksamhet ska fördelas mellan kommunerna utifrån kommunernas invånarantal per den 31/12 året före budgetens fastställande. 3

4 Initialkostnader för samverkan betalas enligt ovanstående kostnadsfördelning. Undantag för detta är kostnaden för digitalisering av arkivhandlingar före år 2006 i Tranemo kommun. Innestående kostnader och skulder i respektive kommun som härleds från tiden före samverkan ska regleras av respektive kommun. Investeringar i den gemensamma organisationens verksamhet betalas av värdkommunen. Kostnaderna till följd av investeringarna betalas av samarbetskommunerna enligt ovanstående kostnadsfördelning. De eventuella kostnader som finns i nämnden eller i verksamhetens organisation som härleds från verksamhetsområden som faller utanför samverkan ska betalas av respektive kommun. Arvoden och andra ekonomiska förmåner till ledamöter och ersättare i den gemensamma nämnden ska betalas av den kommun som nominerat dem. Det åligger värdkommunen att fördela kostnaderna utifrån god redovisningssed. Modellen för kostnadsfördelning skall följas upp per och möjlighet till justeringar av fördelningsmodellen skall ske i samråd mellan kommunerna. 5 Ersättning Ersättningen enligt 4 ska betalas i form av driftbidrag till värdkommunen månadsvis i förskott den fjärde bankdagen efter kommunalskatteutbetalningsdagen. Varje månad ska 1/12 av det årliga driftbidraget faktureras från värdkommunen. Verksamhetens kostnader ska slutregleras före februari månads utgång året efter verksamhetsåret. 6 Eventuellt överskott/underskott Eventuellt framtida årliga överskott ska återgå till de samverkande kommunerna och eventuellt andra juridiska personer i enlighet med den fördelning som framgår av 4. Eventuellt framtida årliga underskott ska täckas av de samverkande kommunerna i enlighet med den fördelning som framgår av 4. 7 Budget och ekonomisk redovisning Värdkommunen ska årligen i samråd med samverkanskommunen fastställa årsbudget och investeringsbudget för den gemensamma organisationen. Arbetsprocessen inför budget, årsredovisning och delårsbokslut ska bestå av att respektive kommuns presidier i kommunstyrelsen gemensamt bereder förslag till beslut. 4

5 8 Medelsförvaltning, kostnadsredovisning och insyn. Värdkommunen förvaltar organisationens medel. Samverkanskommun har rätt till löpande insyn i nämndens och förvaltningens arbete och redovisning. Värdkommunen ska löpande och på anmodan rapportera till samverkanskommunen hur verksamheten utvecklas och om den ekonomiska situationen under budgetåret. 9 Egendom/inventarier Den egendom/de inventarier som används i verksamheten i värdkommunen ska tillhöra värdkommunen. Värdkommunen erhåller överförd egendom/inventarier mot ersättning utifrån marknadsmässigt värde. Den samverkande kommunen ska godkänna vilken egendom/inventarier som kan överföras. 10 Försäkring Värdkommunen ska teckna och vidmakthålla försäkring i erforderlig omfattning för den gemensamma nämndens verksamhet. Det åligger värdkommunen att det finns ett försäkringsskydd för såväl personal som egendom (såsom egendomsförsäkring, ansvarsförsäkring, olycksfallsförsäkring etc.). 11 Revision och ansvarsfrihet Samverkansnämnden miljö och bygg och värdkommunens förvaltning av verksamheten ska granskas av revisorerna i var och en av de samverkande kommunerna. Frågan om ansvarsfrihet ska prövas av kommunfullmäktige i var och en av de samverkande kommunerna. 12 Arkiv Värdkommunen är arkivansvarig för alla handlingar och dokument som framställs från och med i samverkansnämnden miljö och byggs verksamhet. Värdkommunen är ansvarig för vård och förvaring av verksamhetens arkivhandlingar enligt Ulricehamns kommuns arkivreglemente. Arkivansvar för handlingar från tiden före kvarligger på var och en av de samverkande kommunerna. Samverkansnämnden miljö och bygg ska ha obegränsad tillgång till dessa äldre arkiv. Vid behov ska äldre akter/handlingar digitaliseras/överföras till värdkommunen. I det fall akter/handlingar överförs till värdkommunen övergår också arkivansvaret för dessa akter/handlingar. Datasystem och register som förs av den gemensamma organisationen ska ständigt hållas ajour. Arkivet ska organiseras så att det vid ett eventuellt upphörande av samarbetet går att överlåta akter till samverkanskommun. 5

6 Värdkommunen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i samverkansnämnden miljö och byggs verksamhet. 13 Sammansättning Samverkansnämnden miljö och bygg består av 6 ledamöter och 6 ersättare varav kommunerna vardera utser tre ledarmöter och tre ersättare. Ledamöterna och ersättarna i nämnden väljs för en mandatperiod. Vid val av ordförande och vice ordförande i nämnden, ska hänsyn tas till de politiska majoritetsförhållandena i kommunerna så att presidiet uppnår en god proportionalitet inom nämndens verksamhetsområde. Parterna är överens om att posten som ordförande bör rotera per mandatperiod mellan kommunerna i följande ordning, Tranemo och Ulricehamn om inte kommunerna är överens om annat. På samma sätt bör posten som vice ordförande rotera i ordningen Ulricehamn och Tranemo. 14 Omförhandling av avtalet Om förutsättningar för samarbete enligt detta avtal avsevärt förändras på påtagligt sätt ska avtalet omförhandlas. Begäran om omförhandling ska vara skriftlig och skickas till värdkommunen/samverkanskommunen. Nya villkor träder i kraft ett år därefter eller vid en tidigare tidpunkt om parterna är överens. Omförhandling av avtal och reglemente ska godkännas av respektive kommunfullmäktige. 15 Avtalets giltighet och uppsägning Avtal gäller från under förutsättning att det godkänts av respektive kommunfullmäktige och därefter undertecknats av behörig firmatecknare. Avtalet är gällande till och med (sammanfaller med förtroendevaldas mandatperiod), därefter förlängs avtalet med en mandatperiod i taget om det inte sagts upp. Uppsägning av avtalet ska ske skriftligen till samtliga parter minst arton månader före avtalstidens utgång i annat fall förlängs avtalet enligt ovan. Uppsägningstiden om arton månader ska ses mot bakgrund av att kommunerna ska få rimlig tid för att anpassa sina personalresurser och lokaler. 16 Samarbetets upphörande I det fall samarbetet upphör fördelas avvecklingskostnaderna, innestående kostnader och skulder enligt fördelningen i 4. Egendom som anskaffats tillhör värdkommunen. Vid upphörande av avtalet ersätts samverkanskommun enligt fördelningen i 4 för den egendomen som anskaffats. Egendomen ska värderas till dess bokförda värde. 6

7 Då organisationens personal är anställd av värdkommunen åligger det de samverkande kommunerna att vid avtalets upphörande erbjuda den gemensamma organisationens anställda företräde till anställning. Det åvilar värdkommunen att till samverkanskommunen överlämna akter och register vid samarbetets upphörande. 17 Tvist Vid tvist angående tillkomsten, tolkningen, tillämpningen eller giltigheten av detta avtal ska parterna genom inbördes förhandlingar söka träffa överenskommelse. Om samförstånd inte uppnås, rekommenderas parterna utan onödigt dröjsmål hänskjuta frågan till kommunstyrelsen i värdkommunen för särskilt förlikningsförfarande. Om förlikning inte kan uppnås ska tvisten slutligt avgöras av allmän domstol varvid tingsrätten i den domsaga inom vilken värdkommunen är belägen ska utgöra första instans. 18 Force Majeure Part är befriad från att fullgöra skyldighet enligt detta avtal endast om utförande hindras eller oskäligt betungas på grund av händelser utanför partens kontroll samt att dessa händelser ej kunnat förutses. Sådan befrielsegrund kan utgöras av exempelvis naturkatastrof, krigsutbrott eller strejker bortom partens kontroll. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt. För Tranemo kommun 2013-XX-XX För Ulricehamns kommun 2013-XX-XX Namn Namn Namnförtydligande Namnförtydligande Namn Namn Namnförtydligande Namnförtydligande 7

8 BILAGA TILL SAMVERKANSAVTAL Samverkan miljö och bygg Tranemo kommun och Ulricehamns kommun

9 Bilaga till avtal gällande miljö och byggsamverkan mellan Tranemo och Ulricehamns kommun Bakgrund Miljö och bygg är en enhet där det finns förutsättningar att hitta former för sammanslagning med andra kommuner. Det går att organisera så att vi skapar en gemensam miljö och byggenhet som minskar våra kostnader i form av rationaliseringar samtidigt som vi säkerställer uttalad kompetensnivå - kvalitetsnivå - tillgänglighet - närhet. Utmaningen blir att hitta organisationsstruktur och arbetssätt som alla, dvs. politik, medarbetare, ledningar och verksamheter ska känna trygghet med. Tanken om samverkan mellan kommuner är inte ny på något sätt. Kommunstyrelse i respektive kommun Tranemo och Ulricehamn gav 2011 kommuncheferna uppdraget att utreda möjligheterna att genomföra en sammanläggning av miljö och bygg till en gemensam enhet för de två kommunerna med en gemensam samverkansnämnd inom miljö och bygg. Under senare delen av hösten 2012 har en extern konsult sett över möjligheterna för en samverkan utifrån en uppdragsbeskrivning där syftet varit att utveckla en professionell och effektiv verksamhet inom enheten miljö och bygg, där det skall vara lätt att rekrytera, utveckla och behålla kompetent medarbetare. Målet har varit att skapa en gemensam organisation till en minskad kostnad om 2 % och samtidigt uppfylla ovanstående syfte. Placeringsort Ulricehamn fanns i uppdraget från början. Arbetet har styrts via en styrgrupp och en arbetsgrupp. I styrgruppen har kommunchefer i respektive kommun deltagit tillsammans med processchef, verksamhetschef och funktionschef för respektive kommun. Vidare har tre gemensamma personalmöten hållits. Medarbetarna i respektive kommun har varit engagerade och delaktiga. Båda kommunerna ställer sig bakom förslaget. Nedan följer ett förslag till organisation med uppdragsbeskrivningar för respektive tjänst. Beskrivning av uppdraget Miljö- och byggenheten ska leverera tjänster inom bygg, miljö, livsmedel, receptfria läkemedel, tobak, alkohol m.m. Tjänsterna inom respektive process kommer att beskrivas tydligt och det kommer att framgå vilka förväntningar man kan ställa på våra tjänster. Behöver tjänsterna av någon anledning skilja mellan kommunerna kommer det att framgå i respektive processbeskrivning. Det viktiga är att vi har en beskrivning av varje process. Detta arbete kommer att påbörjas så fort beslut är taget om den nya organisationen. Alla tidigare dokument från respektive kommun ska sammanställas och eventuellt omarbetas för den nya enheten. 2

10 Det stora uppdraget är att samordna våra processer så att vi hittar gemensamma lösningar, som i sin tur ger stordriftsfördelar. Tillgänglighet är viktigt och enheten kommer att präglas av mobilitet. Båda kommunerna måste känna att miljö och byggenheten är tillgänglig och nåbar. Den nya organisationen ska ses som en investering och över tid kommer det att finnas samordningsvinster. Men till en början behöver tid läggas på att sätta den nya organisationen samtidigt som enhetens ska genomföra sina grundläggande uppdrag. Mål för samverkan De gemensamma målen för samverkan är följande: 1. Införa ett gemensamt arkivsystem 2. Att verksamhetsutveckla inom leanmodellen 3. Enhetliga verksamhetssystem 4. En jämn och tydlig servicenivå 5. Hög kompetens 6. Hög tillgänglighet utifrån verksamheternas krav 7. Medborgar- och företagsfokus Organisation Den nya organisationen för miljö och bygg kommer att vara en enhet i verksamheten miljö och samhällsbyggnad (MSB). Miljö- och byggenheten kommer således dela verksamhetschef med samhällsutvecklingsenheten. Personal miljö- och byggenheten 1 Verksamhetschef för MSB (varav uppskattningsvis 50 % av arbetstiden hänförs till miljö- och bygg enheten). 1 Enhetschef Bygg och Miljö, 1 Stadsarkitekt, 3 Bygglovshandläggare/bygglovsingenjörer, 2 Byggnadsinspektörer, 3 Livsmedelsinspektörer, 11,5 Miljöinspektörer, 0,5 Alkoholhandläggare, 2,78 Administratörer. 1 Verksamhetschef (ca 50 % tjänstgöring) Har det övergripande ansvaret för verksamheten. Strategiskt leda verksamheten mot uppsatta mål, i övrigt enligt den uppdragsbeskrivning som tagits fram i Ulricehamns kommun daterad Är en mobilchef som över tid fördelar sin tid mellan kommunerna. Arbetstiden behöver kunna behovsprövas så att tiden läggs där behoven är som störst. Verksamhetschefen är kontaktperson och adjungerande till ledningsgruppen i Tranemo kommun. 3

11 1 Enhetschef miljö och bygg Har det övergripande ansvaret för enheten. Operativt leder enheten mot uppsatta mål. I övrigt enligt den uppdragsbeskrivning för enhetschef som framtagits för Ulricehamns kommun daterad Enhetschefen arbetar med den gemensamma miljö- och byggnadsnämnden. 1 Stadsarkitekt Stadsarkitekten är en befattning med betoning på arkitektrollen. I rollen ingår att initiera och driva idéer, programarbete och stadsbyggnadsfrågor samt säkerställa kvalitet i gestaltning och arkitekturbedömningar. Befattningen utgör även ett bollplank samt stöd åt främst bygg- respektive planavdelningarna i kommunerna. 3 Bygglovshandläggare/Bygglovsingenjör Handläggning av bygglov, bygganmälan, påföljdsärenden och deltar i förvaltningens utvecklingsarbete. Fattar beslut i enlighet med gällande delegation samt förbereder ärende inför beslut i miljö och byggnadsnämnden. Vägledning och information till kommunens medborgare och företagare. Rollen medför ett aktivt samarbete med andra tjänstemän, men även med andra myndigheter, byggherrar och konsulter. 2 Byggnadsinspektörer Arbetet innebär handläggning av bygglov, tekniskt samråd och tillsynsärenden enligt Plan- och bygglagen. Självständigt hålla s.k. samråd där de som berörs av ett bygge träffas. Självständigt besluta om kontrollplaner, sköta uppföljning, utöva tillsyn och utfärda slutbesked. Ge information och rådgivning till allmänheten. 3 Livsmedelsinspektörer Utföra tillsyn och kontroll enligt livsmedelslagen, tobakslagen, receptfria läkemedel och andra lagstiftningar. Arbeta för säkra livsmedel av hög kvalitet och säker livsmedelshantering. Vägledning och information till kommunens medborgare och företagare. 11,5 Miljöinspektörer Handläggning och tillsyn av ärenden inom miljöbalkens område. Arbetar operativt inom områdena miljöskydd och hälsoskydd såsom tillsyn över miljöfarliga verksamheter, kemiska produkter, förorenade områden, miljöskydd inom lantbruk och djurhållning, strålskydd, hälsoskyddsobjekt, värmepumpsärenden, avloppsärenden, radon, strålskydd, avloppsreningsverk etc. samt deltar i olika riktade insatser. Arbetar med naturvårdsärenden, så som dispenser från biotopskydd, strandskydd och reservatsföreskrifter, tillstånd, samråd och tillsyn. Sitter med i planprocessen i 4

12 kommunerna för att i ett tidigt skede samråda med planavdelningarna. Inspektören samråder vidare med övriga förvaltningar vad gäller exempelvis park, skogskötsel, gator och vägar. I ärendehandläggningen ingår även internremisser som rör täkter, vattenverksamhet, vindkraft och detaljplaner. Ge information och rådgivning till allmänheten. 0,5 Alkoholhandläggare Handläggning av tillstånd och tillsyn inom alkoholärenden. Arbeta för säkra alkoholhanteringen. Arbeta förebyggande för att säkra alkoholserveringen. Vägledning och information till kommunens medborgare och företagare. Rollen medför ett aktivt samarbete med andra tjänstemän, men även med polis och skattverket. 2,78 Administratörer Arbetar med att administrera inom enheten miljö och bygg. Ansvarig för administrativt arbete kring bygg och miljöärenden. Diarieför, expedierar, lämnar upplysningar etc. Ambitionen är att alla befattningar och uppdrag ska ha någon form av backup så vi kan upprätthålla våra tjänster om någon av någon anledning är frånvarande. Effekter En större enhet inom miljö och bygg ger kommunerna lägre sårbarhet utifrån personalomsättning och kompetens. Initialt kommer resurser att behöva läggas på att etablera en gemensam miljö och byggenhet, arbeta fram gemensamma processer samt att hitta formerna för arbetssätt av det dagliga arbetet. Gemensamma processer kommer dock på sikt ge stordriftsfördelar. Gemensamma upphandlingar av licensavtal, ger kostnadsminskningar. Gemensamma verksamhetssystem, ger minskad sårbarhet och i förlängningen lägre kostnad för verksamheterna. Kostnader och intäkter Kostnader för investeringar inom miljö- och byggområdet som anses vara kommunerna till gagn fördelas enligt avtalet. Exempel på detta skulle kunna vara utbildningsinsatser. Eventuella intäkter disponeras av verksamheten och redovisas i sedvanlig ordning. 5

13 Placeringsort Placeringsort är Ulricehamn där all personal är samlad i en fastighet. I Tranemo kommer det att finnas en arbetsplats tillgänglig. Personalens ställning vid övergång För verksamhetsövergången kommer den checklista för verksamhetsövergångar framtagen av Ulricehamns kommun och den konsekvensanalys som genomförts i Tranemo kommun att användas. Detta arbete påbörjas omgående, för att personalens övergång ska ske på bästa möjliga sätt. Inrangeringsförhandling kommer att ske med fackliga parter i Ulricehamns kommun. Personalen tillgodoräknar sig sina anställningsår från respektive kommun. Om någon tackar nej till en tjänst inom den nya enheten ska en omplaceringsutredning göras, för att om möjligt erbjuda någon annan lämplig vakant tjänst. Är detta inte möjligt fastställs övertalighet. Det kommer att behövas en översyn av löneläget för den gemensamma miljö och byggenheten. Ambitionen måste vara att vi har rätt lönestruktur för den nya enheten, dock är individuell- och differentierad lönesättning utgångspunkten. Personalens ställning vid avveckling Personal som innan anställning i den nya verksamheten haft en anställning i respektive kommun går tillbaka till respektive kommun. Personal som framledes blir anställd i den nya verksamheten är anställd av värdkommunen och övergår till värdkommunen. Vid eventuell övertalighet omfattas båda kommunerna vid omplaceringsutredning. Utvärdering Sammanslagningen och den nya enhetens arbetssätt och ekonomiska utfall behöver utvärderas de första 2 åren. Den första utvärderingen görs till årsskiftet 2013/2014 och därefter till halvårsskiftet

14 Organisationskarta miljö- och byggenheten Miljö- och byggenheten Miljö Bygg Organisationskarta personal Verksamhetschef (50 %) 1 Enhetschef Adm 2,78 Administratörer Miljö 11,5 Miljöinspektörer 3 Livsmedelsinspektörer 0,5 Alkoholhandläggare Bygg 1 Stadsarkitekt 3 Bygglovshandläggare/ Bygglovsingenjör 2 Byggnadsinspektörer 7