Styrelsen SL Tid 15:30. I ärendet förelåg information som presenterats vid trafiknämndens sammanträde tidigare denna dag.

Transkript

1 AB Styrelsen SL Tid 15:30 1/2016 Justera; Kristoffer Tamsons Talla Alkurdi Närvarande Styrelseordförande Styrelseledamot Styrelseledamot Tjänstemän Kristoffer Tamsons Sara Svanström Talla Alkurdi Ragna Forslund, vd Björn Holmberg Daniela Eriksson Daniel Angermann Martin Jägerbert Övriga Hannes Holmér Patrik Lind 1 Information från vd I ärendet förelåg information som presenterats vid trafiknämndens sammanträde tidigare denna dag. Styrelsen noterade informationen till protokollet. 2 Övriga frågor Under sammanträdet förelåg förslag till dels arbetsordning för SL:s styrelse, dels instruktioner för rapportering av bolagets ekonomiska ställning och trafiknämndens förvaltningsuppdrag avseende AB SL. Styrelsen beslutade att anta arbetsordning och instruktion för rapportering enligt bilaga i.

2 AB Styrelsen SL 1/ Tid 15: Informationssäkerhetsklass 3 Återrapportering av förvaltningsuppdraget Det noterades att styrelseledamöterna tagit del av protokollet från trafiknämndens sammanträde den 8 december 2015 vad avser beslut fattade med stöd av och inom ramen för nämndens förvaltningsuppdrag avseende AB SL. Vid protokollet

3 AB Bilaaa 1 1(5) Dokumenttyp TN Ägarens direktiv Handläggare Charlotte Alström Informationssäkerhetsklass K1 (Öppen) Arbetsordning för SL:s styrelse AB, organisationsnummer ("SL") Styrelsens ansvar och uppgifter Allmänt Landstinget har inrättat en trafiknämnd med ansvar för kollektivtrafiken land, till sjöss och till personer med funktionsnedsättning. på Ändamålet med SLs verksamhet är att anordna den lokala och regionala kollektivtrafiken på land som Stockholms läns landsting ansvararför. I detta uppdrag ingår att överta sådana avtal och egendom som trafiknämnden inom Stockholms läns landsting överlåtit till bolaget, förvalta anläggningar, fordon och övrig egendom som upphandlats av bolaget eller av Stockholms läns landsting för kollektivtrafiken liksom avtal om allmän trafik som upphandlats och/eller tecknats av bolaget eller av Stockholms läns landsting och överlåtits till bolaget för förvaltning samt att i övrigt vidta erforderliga åtgärder för att fullgöra uppdraget. Styrelsen och verkställande direktören leder och utvecklar verksamheten inom bolaget i enlighet med den ansvarsfördelning som landstinget har slagit fast samt vad som följer av aktiebolagslagen och andra gällande lagar och förordningar, bolagsordningen, ägardirektiv som fastställts av bolagsstämman, övriga beslut av bolagsstämman, uppdrag som ges av landstingsfullmäktige, av ägaren beslutade policys - särskilt ägarpolicyn -, beslut som fattas av trafiknämnden, samt denna arbetsordning, allt med utgångspunkt från vad som är bäst för bolaget och resenärerna. Bland styrelsens huvudsakliga uppgifter ingår att bevaka bolagets intressen, innefattande medelsförvaltning, tillse att åtagande om övertagande av avtal samt avtalsförvaltning i enlighet med bolagets bolagsordning fullgörs samt att tillse att samarbetsavtalet med Stockholms läns landstings trafiknämnd fullgörs. Enligt aktiebolagslagen svarar styrelsen för bolagets förvaltning, dock gäller att den löpande förvaltningen sköts av verkställande direktören enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar.

4 Bilaqa 1 AB 2(5) TN Utvärdering och rapportering Styrelsen skall fortlöpande följa upp och utvärdera bolagets verksamhet mot landstingets ändamål med verksamheten och de mål och riktlinjer som fastställts samt se till att bolaget har en adekvat strategi för att uppnå dessa mål. Styrelsen skall årligen utvärdera sitt eget arbete. Styrelsen skall årligen utvärdera verkställande direktörens insatser, varvid endast styrelseledamöterna skall deltaga. Styrelsen skall årligen utvärdera hur väl trafiknämnden fullgör förvaltningsuppdraget samt hur den interna kontrollen fungerar. Rapportering skall ske löpande och årligen enligt de krav ägaren och trafiknämnden specificerar. Som komplement till årsredovisningen skall bolaget enligt vad som närmare anges i SLLs bolagsstyrningsprinciper i en särskild bolagsstyrningsrapport lämna övergripande information om styrelsearbetet, intern kontroll, riskhantering samt kommunikation med revisorer och lekmannarevisorer. Arbetsfördelning inom styrelsen Styrelsen består av tre ledamöter utan suppleanter. Styrelsen skall ha en ordförande och vice ordförande. Av bolagsordningen framgår att landstingsfullmäktige utser dessa bland styrelseledamöterna. Styrelsens ordförande Styrelsens ordförande skall leda styrelsens arbete och svara för att styrelsens arbete bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina uppgifter. Resor, konferenser, representation I syfte att underlätta administrationen av resor, konferenser och representation med fortsatt god kontroll har styrelsen funnit särskilda skäl föreligga för följande regler. Styrelseledamöters deltagande i resor och konferenser inom Sverige och Norden skall godkännas av ordföranden. Ordförandes eget deltagande inom Sverige och Norden godkänns av vice ordförande. Dessa beslut skall anmälas till styrelsens protokoll. Resor och konferenser utom Norden godkänns av

5 Bilaga 1 AB 3(5) TN styrelsen. Samma delegationsregler gäller för resor och konferenser, som företas för bolagets räkning av biträden eller specialister till styrelsen. Verkställande direktörens resor i tjänsten utanför Sverige skall godkännas i förväg av ordföranden och/eller vice ordföranden. Huvudregeln är att utbetalningsattest avseende kostnader där den som själv har deltagit eller skall motta betalning inte får ske. Vid styrelsesammanträde eller liknande då såväl SL:s styrelseordförande, vice ordförande som verkställande direktören deltagit kan dock enklare förtäring, d.v.s. kaffebröd eller smörgås, utbetalningsattesteras av SLs verkställande direktör eller stabschef. När det gäller övrig representation på styrelsenivå skall, i enlighet med SLLs policy och regler för representation, sådan godkännas av styrelsens ordförande eller vid dennes förfall av vice ordföranden. Kostnaden utbetalningsattesteras av styrelseordföranden tillsammans med verkställande direktören. Utbetalningsattestering av kostnader för styrelsens (inklusive eventuella biträden/specialister till styrelsen) resor, hotell och konferenser inom och utom Sverige görs av SLs verkställande direktör eller stabschef på grundval av justerat protokoll från styrelsemöte. Styrelsens reseräkningar inklusive eventuella utlägg utbetalningsattesteras av styrelsens ordförande medan ordförandens reseräkningar utbetalningsattesteras av vice ordföranden. Information Beslutar styrelsen att information för bolagets räkning skall ske på visst sätt t.ex. genom särskild befattningshavare för presskontakter, får inte enskild styrelseledamot uttala sig för bolaget. Styrelsesammanträden Styrelsen utser årligen sekreterare att föra styrelsens protokoll samt i övrigt fullgöra uppgifter enligt styrelsens anvisningar. Styrelsen sammanträder minst fyra gånger per år. Schema över antalet styrelsesammanträden och tider fastställs årligen i särskild ordning. Härutöver skall styrelsens ordförande se till att styrelsesammanträden hålls när så krävs enligt aktiebolagslagens regler. Dessutom sammanträder styrelsen på kallelse av ordföranden efter begäran av annan styrelseledamot eller av verkställande direktören. För det fall annan

6 AB Bilaga 1 4(5) TN än ordföranden begär att styrelsesammanträde skall hållas, skall samråd beträffande behovet först ske med ordföranden. Styrelsesammanträde per capsulam ("styrelsebeslut genom undertecknande av protokoll") kan ske endast om, såvitt möjligt, samtliga styrelseledamöter dels fått tillfälle att delta i ärendets behandling, dels fått tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet, dels undertecknar protokoll från sådant möte. Kallelse, dagordning samt erforderligt underlag till styrelsesammanträde ombesörjs av ordföranden eller under dennes överinseende och skall vara styrelseledamöterna tillhanda senast en vecka före sammanträdet. Ordföranden kan undantagsvis kalla till sammanträde eller utsända underlag med kortare varsel om omständigheterna så kräver. Jäv Aktiebolagslagen innehåller regler om jäv. Styrelseledamot får inte handlägga fråga rörande avtal mellan ledamoten och bolaget. Ledamot får inte heller handlägga fråga om avtal mellan bolaget och tredje man, om ledamoten i frågan har ett väsentligt intresse som kan strida mot bolagets. Ledamot får dessutom inte handlägga fråga om avtal mellan bolaget och tredje man som ledamoten ensam eller tillsammans med annan får företräda. Ledamot som enligt ovan är jävig avseende viss fråga skall omedelbart meddela ordföranden samt därefter inte deltaga eller närvara vare sig i beredning, överläggning eller beslut avseende frågan. Ärenden Styrelsen skall utöver vad som framgår av aktiebolagslagen och bolagsordningen besluta i följande ärenden - dock endast med de begränsningar som följer av det som stadgas nedan avseende beslut i särskild ordning: antagande av ettårsbudget med verksamhetsplan samt flerårsbudget, års- och delårsbokslut, bolagsstyrningsrapport, utnämning eller entledigande av verkställande direktör, efter samråd med SLL företrätt av landstingsstyrelsens ordförande och landstingsdirektören, fastställande av anställningsvillkor och instruktioner för verkställande direktör, Dessutom kommer normalt verksamhetsrapporter och periodiska rapporter att finnas på dagordningen. Om föredragning i annan ordning än som angivits på dagordningen eller om upptagande av ärende som inte angivits däri beslutar styrelsen.

7 AB ESiiaqa 1 5(5) TN Beslut i särskild ordning Av såväl kommunallagen 3 kap. 17 som av ägardirektiven följer att beslut av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt skall hänskjutas till landstingsfullmäktige. Sådant hänskjutande skall ske via trafiknämnden. Sådana frågor inkluderar bl. a. köp och försäljning av aktier, bildande av dotterbolag, förändring av aktiekapital, ingående av principiellt viktiga avtal samt principiellt viktiga investeringar och finansieringsfrågor liksom beslut som kan antas strida mot intentioner i styrdokument och direktiv. Av SLL:s policys framgår hur vissa beslut/frågor skall hanteras t.ex. SLLs finanspolicy och SLLs investeringsprocess. I de fall oklarhet råder om en fråga bör bli föremål för landstingsfullmäktiges och/eller trafiknämndens ställningstagande eller inte skall bolaget kontakta SLL för att få ett klargörande. Styrelsens ordförande skall i samråd med verkställande direktören särskilt bevaka att frågor som ska beslutas i särskild ordning hanteras korrekt. Omröstning och protokoll Omröstning skall vara öppen. Vid omröstning skall ordföranden rösta sist. Protokoll förs vid styrelsesammanträde. Protokoll görs som beslutsprotokoll med iakttagande av nödvändig fullständighet. Protokoll undertecknas av sekreteraren och justeras av ordföranden och vice ordföranden inom 14 dagar. Vid ordförandens och/eller vice ordförandens frånvaro utses annan justerare i styrelsen. Protokoll skall föras i nummerföljd per kalenderår. Protokollen skall förvaras tillsammans med relevant beslutsunderlag på betryggande sätt av verkställande direktören. Denna arbetsordning har fastställts av styrelsen den 22 juni 2015 Kristoffer Tamnsons Styrelseordförande Nanna Wikholm 2:e vice ordförande

8 Bilaqa.1 AB 1(2) Dokumenttyp TN Ägarens direktiv Handläggare Daniel Angermann I nformationssäkerhetsklass K1 (Öppen) Instruktioner för rapportering av bolagets ekonomiska ställning och trafiknämndens förvaltningsuppdrag avseende AB SL AB, organisationsnummer Bakgrund I enlighet med beslut i trafiknämnden och landstingsfullmäktige har förvaltningen av AB SL:s egendom och avtal överförts till trafiknämnden. Trafiknämndens förvaltningsuppdrag innebär att trafiknämnden förvaltar och utför AB SL:s verksamhet på AB SL:s uppdrag, inklusive samtliga vid var tid gällande eller innehavda avtal, anläggningar, fordon, övriga tillgångar, rättigheter och skyldigheter. Vidare har trafiknämnden befullmäktigas att teckna avtal för AB SL:s räkning, företräda AB SL i tvister mot tredje man, samt i övrigt i alla avseenden företräda AB SL och rättshandla för AB SL:s räkning. Enligt aktiebolagslagen svarar styrelsen för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen ska fortlöpande bedöma bolagets och koncernens ekonomiska situation. Styrelsen är vidare skyldig att se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Om vissa uppgifter delegeras till en eller flera av styrelsens ledamöter eller till andra, ska styrelsen handla med omsorg och fortlöpande kontrollera om delegationen kan upprätthållas. Om uppgifter delegeras är styrelsen som huvudregel skyldig att meddela skriftliga instruktioner för när och hur sådana uppgifter som behövs för styrelsens bedömning av bolagets ekonomiska situation ska samlas in och rapporteras till styrelsen. Dessa instruktioner ersätter tidigare antagna instruktioner för rapportering av bolagets ekonomiska ställning och trafiknämndens förvaltningsuppdrag avseende AB SL (antagna vid styrelsemöte den 5 februari 2013).

9 . Bilaqa 1 AB 2(2) TN Rapporteringsinstruktion Mot ovanstående bakgrund meddelas följande instruktioner avseende rapportering av bolagets ekonomiska ställning och trafiknämndens förvaltningsuppdrag avseende AB SL. Verkställande direktören ska månatligen och/eller vid behov informera styrelsen om bolagets utveckling och i samband med det avge bedömning huruvida bolaget svarar mot landstingets ändamål med verksamheten utifrån de mål och riktlinjer som fastställts i bolagsordning, ägardirektiv, beslut i landstingsfullmäktige och trafiknämnden. Verkställande direktörens redogörelse enligt ovan omfattar som utgångspunkt följande. 1. Månadsrapport 2. Bokslutsrapport 3. Pågående tvister av större betydelse för bolaget 4. Riskhantering 5. Beslut fattade, avtal ingångna, större åtgärder vidtagna samt överväganden som görs inom ramen för eller med stöd av trafiknämndens förvaltningsuppdrag avseende AB SL. 6. Övriga frågor av betydelse för bolaget Punkt 5 ovan ska återrapporteras av verkställande direktören vid styrelsemöten utifrån trafiknämndens protokoll samt besluts- och avtalsförteckningar tillhandahållna från trafikförvaltningen. Därutöver ska verkställande direktören redogöra för andra förhållanden av betydelse för bolaget. Som underlag för verkställande direktörens återrapportering enligt punkt 5 ovan finns den skyldighet som trafiknämnden åtagit sig vad gäller återrapportering av förvaltningsuppdraget enligt tillägg till samarbetsavtal mellan AB SL och trafiknämnden, daterat augusti 2013.