Nytt ersättnings- och tidregistreringssystem i hemtjänsten

Transkript

1 Nytt ersättnings- och tidregistreringssystem i hemtjänsten Informationsmöten 18, 19, 20 mars samt 9 april 2013

2 Agendan för dagen.. Inledning Varför ett nytt ersättningssystem Nytt ersättningssystem Tidrapportering via smarta mobiltelefoner Tidplan för etappvis införande Förberedelser inför start Kommande utbildningar Frågestund Kaffe, kl SIDAN 2

3 Varför ett nytt ersättningssystem Syftet med det nya ersättningssystemet är att säkerställa att den enskilde får de insatser denne är beviljad Ersättningen skall spegla de faktiska kostnaderna och ge förutsättningar för en hemtjänst av god kvalitet Det nya ersättningssystemet innebär att timersättning ska tillämpas istället för dagens system som utgår ifrån ett nivåsystem SIDAN 3

4 Förväntade effekter Bättre ersättning ökar förutsättningarna för en god kvaliteten på utförda insatser Bättre uppföljningsmöjligheter av utförd tid Förståelsen för hur ersättningssystemet fungerar kommer att öka då regelverket är tydligt. Det kommer bli lättare för utförare och beställare att kommunicera kring utförd tid och ersättning Beställaren kommer att få indikation på hur pass bra beställningen överstämmer med behovet snabbare än idag SIDAN 4

5 Förväntade effekter Lättare att fakturera och följa upp ersättningen Underlaget för avgiftsberäkningen kommer att bli mer korrekt än idag då bara utförd tid kommer att rapporteras in. Detta underlättar frånvarohanteringen Förutsättningarna för en god arbetsmiljö för personalen ökar genom att ersättningen täcker kostnader för gångtid och tid för dokumentation SIDAN 5

6 Nytt ersättningssystem Ersättning utgår per utförd timme för insatser som utförs dag, kväll och helg. I ersättningen ingår kostnader för kringtid såsom gång/restid, tid för dokumentation och övrig personaltid Ersättning för insatser nattetid ersätts per utförd insats För larm hos kunder i ordinärt boende införs en fast månadsersättning vilket innebär att ingen särskild ersättning utgår för utförda larminsatser Tiden hos den enskilde ska dokumenteras elektroniskt och rapporteras till stadens verksamhetssystem för att utbetalning ska ske Ersättning vid oplanerad frånvaro, t.ex. vid sjukhusvistelse, utgår för den tid som beviljats under max 5 kalenderdagar från anmälningsdatum SIDAN 6

7 Beräkningsunderlag hemtjänstersättning kr/tim Belopp kr/tim %andel (2011) Personalkostnader % Genomsnittlig månadslön hemtjänstpersonal % Genomsnittligt antal arbetstimmar per månad 160 OB-tillägg % andel på grundlönen 11% 15 4% Semester och sjukersättning, %-andel på grundlönen 10% 14 4% PF-tillägg,%andel på grundlönen 43,4% 72 21% Övriga kostnader per år 12 3% Hyreskostnader och el % Materialkostnader och övriga kostnader % Data- och telekostnader % Administrativa kostnader per år 29 8% Arbetsledare % Ekonomi/personal och it-förvaltning % Övrig administrativ kostnad % Kringtid 72 20% Genomsnittlig kringtid per timme hemtjänst ( 30% av 30% 72 20% lönekostnaden) Volym Totalt antal timmar hemtjänst per år Förslag kr/timme egen regi % Momskompensation för privata utförare 2,5% 9 Förslag kr/timme privat regi 360 SIDAN 7

8 Förslag till nya ersättningsbelopp Insatstyp Ersättningsbelopp* Egen regi Privat regi Insats i ordinärt boende dag, kväll, helg 362 kr/timme 371 kr/timme Insats i ordinärt boende natt 183 kr/insats 188 kr/insats Fast månadsersättning per larmkund i ordinärt boende 138 kr/mån 141 kr/mån SIDAN 8

9 Ekonomisk kompensation under införandet har föreslagit en kompensation enligt följande: Ersättning för 2 halvdagars utbildning av chef/administratör Inga avgifter tas ut för användarkonton under T och hela 2014 SIDAN 9

10 Tidrapportering via smarta mobiltelefoner All tidrapportering och dokumentation sker via mobiltelefoner Staden kravställer de tekniska förutsättningarna och utförarna upphandlar All tidrapportering skall granskas, ev. justeras och godkännas innan tiden kommer utgöra grund för ersättning och avgift Alla besök registreras med KOM/GICK samt uppgift om insatstyp. Mobilen registrerar automatiskt dag, tid, och plats för registreringen SIDAN 10

11 Exempel på insatstyper Dubbelbemanning Kollektiv insats (inköp, ärende, tvätt och matdistribution) Avböjd insats (planerad tid) Avbeställning (period from tom) Trygghetslarm SIDAN 11

12 Arbetsflöde (förenklat) Acceptera beställning Genomförandeplan Skapa journalanteckning ParaSol Nya ParaGå Registrera KOM/GICK Notera insatstyp Arbetsanteckning Journalanteckning Granska arbetspass Justera / lägga till Godkänna Ta ut rapporter Nya ParaGå Administration ParaSol / Paraplysystemet Uppdatera personakt Beräkning av ersättning och avgift Fakturaunderlag Räkning till kund SIDAN 12

13 Införandeplan, förutsättningar Det nya ersättningssystemets startdatum, 1 januari 2014, är gemensam för alla Med hänsyn till den stora volymen användare (ca 6 500) införs tidregistreringssystemet successivt i fyra etapper under perioden januari juni 2014 Intill dess att tidregistreringssystemet är infört rapporteras totalt utförda timmar för månaden i Paraplysystemet För att det skall vara möjligt genomföra hela omläggningen på sex månader påbörjas införandeaktiviteter redan under SIDAN 13

14 Etappindelning, fyra etapper Utgår från redan befintlig indelning utifrån etablerade samarbetsformer för uppföljningsansvar (Beställare / Utförare) De fyra regionerna.. - Innerstaden - Västerort - Västra söderort - Östra söderort bildar var sin etapp Naturligt starta med den minsta regionen för att underlätta produktionssättningen av tidregistreringssystemet SIDAN 14

15 Volymfördeln beställa timmar i hemtjänst Äo Produktionsstart Totalrapportering Paraplysystemet Tidregistrering i mobiltelefon Rapportering Etappindelning Förvaltning / etapp 721 Älvsjö 2,1% Hägersten - Liljeholmen 8,1% Skärholmen 4,9% SUMMA etapp 1 15,1% 714 Enskede - Årsta -Vantör 11,6% Skarpnäck 4,7% Farsta 6,5% SUMMA etapp 2 22,8% 708 Kungsholmen 7,3% Norrmalm 7,1% Östermalm 10,6% Södermalm 13,4% SUMMA etapp 3 38,4% 701 Rinkeby - Kista 4,3% Spånga - Tensta 2,8% Hässelby - Vällingby 8,8% Bromma 7,7% SUMMA etapp 4 23,6% TOTALT 100,0% Alla utförare som har verksamhet (kontor) i de aktuella stadsdelarna och/eller där stadsdelen har ett uppföljningsansvar ingår i etappen Exempel; Hägersten Liljeholmen AAA MediGrupp, AB Adlersons Fönsterputs & Städ AB Attendo Sverige AB - Söderort Bonitas AB Carema Care AB CHISPA HB FSB Finsk Hemtjänst AB - Gröndal FSB Finsk Hemtjänst AB - Hägersten-Liljeholmen Hemstyrkan i Stockholm AB HSB Omsorg AB - Söderort Legevisitten AB Söderorts Hemtjänst Vantörs Hemtjänst AB SIDAN 15

16 Införandeplanen i korthet Utförarnas första del i införandet kommer att bestå av att anskaffa androidtelefoner och starta användningen av nuvarande ParaGå Utförarnas andra del består i att lära sig det nya ersättningssystemet, hur man använder mobiltelefonen för att rapportera tid i enlighet med det nya ersättningssystemet, hur man granskar, justerar och godkänner tidrapporter samt hur man tar ut rapporter (beläggning, kundbesök, avböjda besök etc) SIDAN 16

17 Semester Införandeplan Huvudaktivitet Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb M ar Apr M aj Jun Jul Nytt ersättningssystem införs Etapp, beställare Nytt ersättningssystem gäller Etapp 1, utförare D el 1 D el 2 Etapp 2, utförare D el 1 D el 2 Etapp 3, utförare D el 1 D el 2 Etapp 4, utförare D el 1 D el 2 Stöd, support, uppföljning Förvaltningsetablering, överlämning Utförarnas test och inkörnning Acceptanstester, provkörning Utbildning, lokalt stöd Förberedelser och ink Produktion Support, stöd och uppf SIDAN 17

18 Ex på införandeaktiviteter inom en etapp för utförare (del 1) Delta i utbildningsomgång 1 (chefer / administrativ personal) Planering av förberedelseaktiviteter Anskaffning av androidtelefoner Lägga upp samtlig personal i ParaInn Registrera in mobiltelefonerna i MobileIron Ta emot applikationsprogramvaran till mobiltelefonerna Genomföra utbildning för vårdpersonal som skall dokumentera i mobilen Starta användningen av nuvarande ParaGå SIDAN 18

19 Ex på införandeaktiviteter inom en etapp för utförare (del 2 ) Genomföra utbildningsomgång 2 (chefer / administrativ personal) det nya ersättningssystemet, hur man använder mobiltelefonen för att rapportera i enlighet med det nya ersättningssystemet hur man granskar, justerar och godkänner tidrapporter samt tar ut rapporter ur i Phoniro Care Utbildning av vårdpersonal i det nya ersättnings- och tidregistreringssystemet Genomföra testrapporteringar Driftsättning SIDAN 19

20 Utbildningsutmaningen.. Stor volym användare (drygt 6 000) Skiftande kunskap och erfarenhet Utbildning nära eller i samband med systemstart Nyutbildning vid framtida personalförändringar Följsamhet till överenskomna kursplaner Förändringsmotstånd / bristande motivation 20

21 Förslag till utbildningsupplägg Utförarchefer och deras administratörer Utbildningsmål: Förståelse för syftet med förändringen Kunskap om det nya ersättningssystemet Färdighet att hantera tidregistreringssystemet o paraplysystemet Utbildningsform: Lärarledd utbildning i datasal, tillgång till tidregistreringssystemet för demonstration och övning E-learning för träning och repetition SIDAN 21

22 Förslag till utbildningsupplägg Vårdpersonal Utbildningsmål: Förståelse för syftet med förändringen Färdighet att rapportera besök i androidtelefonerna Utbildningsform: Utförarna utbildar med stöd av dokumentation Online-stöd genom situationsbaserad support i mobiltelefonen SIDAN 22

23 Avslutning Öppna frågor. Dokumentation finns att hämta på mail till Marita: mail till Lennart; SIDAN 23