SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Köpmanholmen, konferensutrymmet

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 Sammanträdestid Onsdagen den kl. 18: Sammanträdesplats Köpmanholmen, konferensutrymmet Beslutande Ahlskog Anders Björkskog Curt Björkskog Jonas Björkström Marita Bobacka Sten Bredbacka Bernhard Brännbacka Sigvald Ekstrand Eivor Granholm Olle Grankulla Ann-Sofi Grankulla Bertil Grankulla Sven Hjulfors Andreas Holgers Ulf Lassila Carola Liljekvist Kenneth Vikström Glenn, ers. Nynäs Karita Rahja Marianne Stenberg Cathrine Stenman Ulf Svenfelt Leif Svenfelt Mikael Svenlin Daniel Sämskar Marléne Vikström Olav Björkman Åsa, ers. Övriga närvarande Gun Kapténs, kommundirektör Carola Löf, förvaltningschef Frånvarande Kotanen Pia, Sundqvist Emily Paragrafer Underskrift Ordförande Sven Grankulla Protokollförare Carola Löf Justering, plats och tid Måndagen den kl på kommunkansliet Protokolljusterare Bertil Grankulla Protokolljusterare Andreas Hjulfors Till påseende, ort och tid Tisdagen den på kommunkansliet i Larsmo Intygar, underskrift tjänsteställning Carola Löf, förvaltningschef ort, tid och tjänsteställning

2 KALLELSESIDA Utfärdat den Sammanträdestid Onsdagen den kl. 18:00 Sammanträdesplats Köpmanholmen Ärendets nr Ärende 19 Laglighet och beslutförhet 20 Protokolljustering 21 Personalberättelse Bokslutsprognos per den Bokslutet år Motion om enskilda vägar 25 Rumsprogram för Cronhjelmskolans ombyggnad 26 Principbeslut angående inledande av upphandlingsförfarande av social- och hälsovårdstjänster, tid och plats Tisdagen den på kommunkansliet i Larsmo Ordförande SVEN GRANKULLA Sven Grankulla Denna möteskallelse har anslagits på anslagstavlan för offentliga kungörelser Carola Löf, förvaltningschef

3 19 Laglighet och beslutförhet 3 konstaterar sammanträdets lagliga sammankallande samt beslutförhet. Konstaterades. 20 Protokolljustering utser två protokolljusterare samt bestämmer tid och plats för justeringen. Till protokolljusterare utsågs Bertil Grankulla och Andreas Hjulfors. Protokollet justeras måndagen den 27 juni 2016 kl på kommunkansliet.

4 21 Personalberättelse 2015 Ps En personalberättelse för år 2015 har uppgjorts. I personalberättelsen finns olika statistikuppgifter, bl.a. på antalet anställda, medelålder, antal frånvarodagar mm. Även personalförmåner och lönekostnader under året presenteras i personalberättelsen. Personalberättelsen behandlas i samarbetskommittén den Personalberättelsen delges kommunstyrelsen samt kommunfullmäktige och publiceras på den interna web-platsen. Bilaga 2 Personalberättelse för år 2015 Personalchefens förslag: Personalsektionen diskuterar personalberättelsen samt antecknar personalberättelsen för år 2015 till kännedom. Personalsektionen beslöt enligt förslaget. Kst Bilaga 2 Personalberättelsen 2015 Kommundirektörens förslag: n antecknar personalberättelsen för kännedom och delger den för kommunfullmäktige. n beslöt anteckna personalberättelsen för kännedom samt delger den för kommunfullmäktige.

5 5 Kfge Bilaga 1 / Kfge Personalberättelsen 2015 antecknade personalberättelsen för kännedom.

6 6 22 Bokslutsprognos per den Bilaga 1 Bokslutsprognos per den Kommundirektörens förslag: n antecknar prognosen för kännedom och delger prognosen för kommunfullmäktige. n beslöt föreslå för kommunfullmäktige att prognosen antecknas för kännedom. Kfge Bilaga 2 / Kfge Bokslutsprognosen antecknade prognosen för kännedom.

7 23 Bokslutet år Kst Kommunens räkenskapsperiod är kalenderåret. n ska upprätt ett bokslut för räkenskapsperioden före utgången av mars månad efter räkenskapsperioden och lämna det till revisorerna för granskning. Revisorerna ska granska bokslutet före utgången av maj månad. Efter revisionen ska kommunstyrelsen förelägga fullmäktige bokslutet. Fullmäktige ska behandla bokslutet före utgången av juni månad. Till bokslutet hör balansräkning, resultaträkning, finansieringskalkyl och noter till dem samt en tablå över budgetutfallet och verksamhetsberättelse. Bokslutet ska ge riktiga och tillräckliga uppgifter om kommunens resultat, ekonomiska ställning, finansiering och verksamhet. De tilläggsupplysningar som behövs för detta ska lämnas i noterna. Bokslutet undertecknas av ledamöterna i kommunstyrelsen och kommundirektören. Kommunen ska upprätta ett koncernbokslut som en sammanställning av koncernsammanslutningarnas balansräkningar och resultaträkningar samt noterna till dessa. Dessutom ska en finansieringsanalys för koncernbokslutet inkluderas i koncernbokslutet. I verksamhetsberättelsen ska ingå redogörelser för hur de mål för verksamheten och ekonomin som uppställts av fullmäktige har nåtts i kommunen och kommunkoncernen. I verksamhetsberättelsen ska det också ingå uppgifter om sådana väsentliga omständigheter som gäller kommunens och kommunkoncernens ekonomi och som inte framgår av balansräkning, resultaträkning eller finansieringsanalys. Till sådana omständigheter hör åtminstone en uppskattning av den sannolika kommande utvecklingen samt uppgifter om hur den interna kontrollen och riskhanteringen är ordnad och om de centrala slutsatserna. Årsbidraget för 2015 blev ,48 euro (2014: ,12 euro) eller ,48 euro bättre än budgeterat. Per invånare räknat var årsbidraget 602 euro. Räkenskapsperiodens överskott är ,61 euro ( ,81), mot det budgeterade överskottet euro. Antalet anställda var vid årets slut 262, vilket är 12 mindre än I årsverken räknat motsvarande arbetsinsatsen 195 årsverken mot 192 året innan. Det ackumulerade överskottet vid utgången av räkenskapsåret 2014 var ,89 och beräknas efter överskottet för 2015 att vara ,50 euro. Kommunens låneupptagning minskade något under året och lånestocken var i vid årsskiftet euro. Räkenskapsperiodens överskott i koncernresultaträkningen var euro. Kompletterande material

8 Bokslut 2015 Bekräftelsebrev Kommundirektörens förslag: n föreslår för kommunfullmäktige att periodens överskott på ,61 euro förs till kontot Räkenskapsperiodens över-/underskott n undertecknar bokslutet för år 2015 och överlämnar det till revisorerna för granskning samt lämnar det härefter bokslutet för vidare behandling i kommunfullmäktige, efter revisionsnämndens beredning. n befullmäktigar kommunstyrelsens ordförande och kommundirektören att separat tillställa revisorerna samt revisionsnämnden bekräftelsebrev i enlighet med bilaga. Bekräftelsebrevet är en del av revisionsdokumentationen och styrker bokslutet. n beslutar dessutom att eventuella brister eller felaktigheter i bokslutet kan korrigeras på tjänstens vägnar innan revisionsnämnden tar ställning till bokslutet. n godkände förslaget samt undertecknade bokslutet. Kfge Revisionsnämnden har behandlat bokslutet Revisionsberättelsen bifogas i bokslutshandlingarna sida 90. Bilaga 3-4 / kfge Sammanfattande rapport från revisionen samt revisionsnämndens utvärderingsberättelse tar ställning till fastställande av bokslutet, överskottet samt beviljande av ansvarsfrihet åt de ledande tjänsteinnehavarna samt organens ansvariga ledamöter.

9 9 beslöt enhälligt: - fastställa bokslutet - överföra periodens överskott på ,61 euro till kontot Räkenskapsperiodens över-/underskott - bevilja ansvarsfrihet åt de ledande tjänsteinnehavarna samt organens ansvariga ledamöter

10 24 Motion om enskilda vägar 10 Kfge Olle Granholm m.fl. inlämnade en motion om att kommunen undersöker möjligheten att grundförbättra enskilda vägar med hjälp av kommunala medel. remitterade ärendet till kommunstyrelsen för behandling. Kst Kommundirektörens förslag: n remitterar ärendet till tekniska nämnden. n remitterade ärendet till tekniska nämnden. Tn Bilaga 6, Förteckning över enskilda vägar Bilaga 7, Karta över enskilda vägar i Larsmo Bilaga 8, Kostnader för grundförbättring I Larsmo finns totalt 40 registrerade enskilda vägar med en längd på 102,74 km. Kommunen har ingått skötselavtal med 20 stycken av dessa enskilda väglag. Underhållssträckan uppgår idag till 42,83 km. De flesta enskilda vägarna har ingen grundbyggnad utan endast byggda med tjälskjutande fyllnadsmaterial på vilket ett ytlager med krossgrus har lagts. Eftersom de saknar ett dräneringsskikt i botten och bärlager som stoppar vattnet att tränga upp till vägytan blir de mjuka och våta under menförestiden när tjälen släpper. De enskilda vägarna som underhålls av kommunen har klassificerats i tre olika underhållsklasser av Vägförvaltningen. Totalt finns det fyra underhållsklasser från 1-4. Klass 1 har det högsta underhållsbehovet enligt poängsättningsberäkningen. Underhållsklassen för vägen eller del av vägen har bestämts enligt markanvändnings- och trafikuppgifterna inom influensområdet. Vägens underhållsklass är riktgivande för både vägskötseln och en eventuell grundförbättring. Vid grundförbättring av enskilda vägar har det varit möjligt att erhålla statsbidrag mellan % av de godkända kostnaderna men under de senaste åren har det inte

11 11 funnits statliga medel för detta ändamål. Typer av projekt som beviljas bidrag är i viktighetsordning: Förbättring av broar och trummor som är i dåligt skick. Reparation av svåra tjälskador. Trafiksäkerhetsprojekt, t.ex. flyttning av vägdragning, skära ned farliga backar, förbättra anslutningsställen. Förbättring av dränering och bärighet. Bidrag beviljas inte för sådan väg som bara används för jord- och skogsbruk eller bara leder till fritidsbostäder. Ej heller till väg eller vägdel som finns på detaljplaneområden och för att förbättra vägens standard tex. För beläggning eller vägbelysning. Tekniska chefens förslag: Tekniska nämnden föreslår för kommunstyrelsen följande kriterier för beviljande av kommunalt bidrag för grundförbättring av enskild väg samt bidragets storlek och prioriteringsordning av projekt godkänns: Krav på väg: 1. Konstituerat väglag för skötseln av ärenden i anknytning till vägen. 2. Den enskilda vägen hör till klass 1, 2 eller 3 enligt vägförvaltningens unhållsklassificering. Om vägen indelas i klart olika delar bestäms underhållsklassen skilt för varje del. 3. Bidrag kan beviljas för vägar som är betydelsefulla för samfärdseln samt tillfartsväg till fast bosättning (AO). Minimum fem bostadsfastigheter på en sträcka av minst 500 m. Bidrag beviljas inte för del av väg som bara används för jord- och skogsbruk eller leder till fritidsbostäder. 4. Enskild väg som utgör en viktig del av gång- eller cykelled, eller då man med enskild väg vill skapa en parallell trafikled längs huvudväg. 5. Grundförbättringsplan och kostnadsförslag uppgörs av väglaget och inlämnas för godkännande av tekniska nämnden. Vid uppgörande av planen skall planeringsanvisning för enskilda vägar följas. 6. Vid vägstämma behandlad ansökan om bidrag där väglaget förbinder sig att stå för att resterande finansiering (protokollsutdrag bifogas ansökan). 7. Ansökan om grundförbättring bör lämnas in till tekniska nämnden före utgången av augusti månad med tanke på budgetberedningen och eventuell statsbidragsansökan. Arbetet kan påbörjas tidigast följande år ifall medel reserverats i budgeten. 8. Om väglag söker bidrag för belägga väg med oljegrus eller asfalt bör vägen vara byggd eller förbättrad så att den motsvarar överbyggnadsklassen IIIA eller IVA enligt trafikverkets byggnadskort. Bidragets storlek: 1. Enligt vägklass: 65 % av godkända kostnader för en 1 klass väg. 50 % av godkända kostnader för en 2 klass väg. 35 % av godkända kostnader för en 3 klass väg. 2. Om väglaget erhåller statsbidrag för förbättringen max 50 % av resterande del.

12 3. Vid beläggning av väg med oljegrus eller asfalt: 50 % av godkända kostnader för en 1 klass väg. 40 % av godkända kostnader för en 2 klass väg. 30 % av godkända kostnader för en 3 klass väg. 12 Prioritering av ansökan: Att väglaget uppfyller kraven för bidrag betyder inte rätt till bidrag. De egentliga besluten om bidrag fattas årligen skilt på basis av de anslag som finns i kommunens budget. 1. Trafiksäkerhetsprojekt, t.ex. flyttning av vägdragning, skära ned farliga backar, förbättra anslutningsställen. 2. Förbättring av broar och trummor som är i dåligt skick. 3. Reparation av svåra tjälskador. 4. Vägar som har reguljär busstrafik. 5. Vägen används allmänt för genomfartstrafik (min 20 motorfordon per dygn). 6. Trafik till serviceinrättningar eller andra funktioner (min 20 motorfordon per dygn). 7. Antalet bostadsfastigheter. Tekniska nämnden beslöt enligt förslaget. Kst Kompletterande material Förteckning över enskilda vägar samt karta. Kostnader för grundförbättring. Kommundirektörens förslag: n föreslår för kommunfullmäktige att tekniska nämndens förslag till kriterier för beviljande av kommunalt bidrag för grundförbättring av enskild väg samt bidragets storlek och prioritetsordning av projekt godkänns. Beslutsförslaget utgör samtidigt svar på motionen. n beslöt föreslå för kommunfullmäktige enligt förslaget. n beslöt justera paragrafen omedelbart på mötet.

13 13 Kfge beslöt enhälligt godkänna förslaget till kriterier för beviljande av kommunalt bidrag för grundförbättring av enskild väg samt bidragets storlek och prioritetsordning av projekt godkänns. Motionen antecknas som slutbehandlad.

14 14 25 Rumsprogram för Cronhjelmskolans ombyggnad Tn Bilaga 5, Rumsprogram Utrymmen vid Cronhjelms fastigheten frigörs när huvudbiblioteket och tandkliniken flyttar till nya utrymmen i Centrumhuset vid årsskiftet 2016/2017. Ca 615 m² våningsyta frigörs när ovan nämnda verksamheter flyttar ut. Tekniska avdelningen har uppgjort ett rumsprogram i samråd med personalen som använder fastigheten. På grund av tandklinikens form och konstruktion har det ansetts mest ändamålsenligt att placera administrativa utrymmen i detta utrymme. Tillredningsköket tillreder i dagsläget även mat till Holm skola/förskola, Lingonskogens daghem, Grev daghem och Furuholmens daghem/förskola och har för små utrymmen i förhållande till antalet matportioner varför avsikten är att ett nytt tillredningskök byggs i en del av f.d. bibliotekets utrymme. Detta minimerar störningarna för användarna vid ombyggnadsarbetena. Personalens utrymmen i andra våningen ombyggs för undervisningsändamål. Några mindre utbyggnader behövs för inkommande och utgående varor i anslutning till nya köket samt utrymme för gasflaskor och förrådsutrymme i anslutning till teknisk slöjd. Utgående från ovanstående har ett rumsprogram uppgjorts. Tekniska chefens förslag: Tekniska nämnden beslutar föreslå för kommunstyrelsen att rumsprogrammet för Cronhjelmskolan godkänns Tekniska nämnden beslöt enligt förslaget. Kst Kommundirektörens förslag: n föreslår för kommunfullmäktige att förslaget till rumsprogram för Cronhjelmskolan godkänns. n beslöt föreslå för kommunfullmäktige enligt förslaget Paragrafen justerades omedelbart på mötet

15 15 Kfge Bilaga 5/ kfge Förslag till rumsprogram beslöt enhälligt godkänna rumsprogrammet.

16 16 26 Principbeslut angående inledande av upphandlingsförfarande av social- och hälsovårdstjänster Kst Jakobstad, Larsmo, Pedersöre och Nykarleby bedriver sedan 2010 inom ramarna för KSSR-lagstiftningen gemensam social och hälsovård. Verksamheten bedrivs inom ramarna för Jakobstads social- och hälsovårdsverk och staden Jakobstad fungerar som värdkommun. HVC enheter, serviceboende och åldringsboende finns i samtliga kommuner. Jakobstads sjukhus /Malmska innefattar bland annat primärhälsovård med öppenvård, jour och en allmänmedicinsk avdelning. Sjukhusets avdelningar och polikliniker består av neurologi, fysiatrik och rehabilitering, inre medicin, kirurgi, gynekologi, barnoch ungdomsenhet, operations och anestesi, öron och ögon, samt en geriatrisk avdelning. Malmska sjukhusfastighet ägs gemensamt av Jakobstad, Larsmo och Pedersöre. Driftskostnaderna fördelas enligt avtal och övriga specialsjukvårdstjänster köps från Vasa sjukvårdsdistrikt samt från Mellersta Österbottens sjukvårdsdistrikt. Invånarantalet på området som omfattas av samarbetsområdet uppgår till cirka personer. Social och hälsovårdsverkets driftskostnader 2015 uppgick till euro, fördelat så att hälso- och sjukvårdskostnader utgjorde cirka 46 procent, äldreomsorgen 32 procent, socialomsorgen 20 procent samt övrigt så som förvaltning och miljöhälsovård 2 procent av driftskostnaderna. Specialsjukvårdskostnaderna för 2015 uppgick i samarbetsområdet till totalt 35,4 miljoner euro fördelat på samarbetsområdets kommuner så att Jakobstads andel uppgick till cirka 47 procent, Pedersöre 24 procent, Nykarleby 18 procent och Larsmo 11 procent. Pedersöre kommuns specialsjukvårdskostnader per invånare låg då 20 procent högre än genomsnittet i landet. Inom den somatiska specialsjukvården är antalet genomsnittliga vårddagar över 30 procent högre i Jakobstad och Pedersöre än genomsnittet i landet för 75 år fyllda och äldre. Angående verksamheten kan konstateras att under de år som passerat sedan samarbetet inom social och hälsovårdsverket inleddes så har driftskostnaderna ökat från cirka 122 miljoner euro till 137,3 miljoner år En ökning på drygt 15 miljoner euro. Detta trots att antalet årsverken inom social och hälsovårdsverket har minskat. Personalkostnader och köp av tjänster utgör cirka 85 procent av kostnaderna. Totalt sett ligger social och hälsovårdskostnaderna i området cirka 15 miljoner euro högre per år jämfört med kommuner av motsvarande storlek och struktur. Bland annat kostnaderna för institutionsboende är 6 miljoner euro högre jämfört med kommuner av motsvarande storlek och specialsjukvårdskostnaderna 3,7 miljoner högre.

17 17 Hemvårdstjänsternas kostnader är 0,6 miljoner högre än i jämförbarar kommuner. Utgångsläget är alltså att kommunerna i området är tvingade att bromsa kostnadsutvecklingen, särskilt inom äldreomsorgen och inom specialsjukvården. Det uppskattade omedelbara inbesparingsbehovet som sote-reformens ändrade finansieringsvillkor innebär för samarbetsområdet, ligger på cirka 8 miljoner euro per år. Styrningen av verksamheten måste bli effektivare och mera produktiv för att området och regionen ska ha beredskap att möta de utmaningar som social och hälsovårdsreformen för med sig och de inbesparingsbehov som då uppstår i och med att finansieringen övergår till stat och landskap. Målsättningen är att strukturera verksamheten så att den är anpassad till den nivå som ligger till grund för Österbottens sote-område. Effektiverade produktionsformer, fokus på primärvården och en ändamålsenlig lokal specialsjukvård, är gemensamma prioriteringar för kommunerna inom samarbetsområdet. Vårdvalfriheten ställer också nya krav på serviceproduktionen. Samtidigt är målsättningen att trygga arbetsplatser inom sektorn i regionen och att upprätthålla en hög kvalitet på de tjänster som produceras. För att uppnå detta bör samarbetsområdets kommuner fatta beslut om att inleda en upphandlingsprocess, via förhandlat förfarande. Målsättningen bör vara att tillsammans med en privat vårdproducent bilda ett samföretag med kommunerna som minoritetsägare (49 %) och en privat ägare (51 %) som förbinder sig att inom samföretaget producera social och hälsovårdstjänster för området. En del funktioner ingår inte i upphandlingsprocessen, så som funktioner som fordrar myndighetsbeslut, exempelvis barnskyddsärenden och socialomsorgens övriga myndighetsuppgifter. Miljöhälsovården står också utanför processen. Kommundirektörens förslag: n föreslår för fullmäktige att: 1. Larsmo kommun för sin del godkänner att ett upphandlingsförfarande för social och hälsovårdstjänster inom Jakobstads social och hälsovårdsverks område inleds. I upphandlingsprocessen struktureras områdets framtida servicehelheter upp i ett upphandlingsdokument. Upphandlingsprocessen inleds genast när samarbetsområdets kommuner godkänt förfarandet. Målsättningen är primärt att bilda ett samägt bolag för produktion av tjänsterna, där kommunerna inom samarbetsområdet är minoritetsägare med en ägarandel om 49 procent och en privat aktör majoritetsägare med en ägarandel om 51 procent. 2. Upphandlingen genomförs som ett förhandlat förfarande och avtalstiden är 10 år. 3. Kommunerna tar ställning till upphandlingsdokumentet innan offertbegäran publiceras.

18 18 n beslöt föreslå för kommunfullmäktige enligt förslaget. Paragrafen justerades omedelbart på mötet. Kfge beslöt enhälligt godkänna kommunstyrelsens förslag.

19 19 i Larsmo kommun, bifogas protokollet BESVÄRSFÖRBUD Vad förbudet grundar sig på Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet, kan kommunalbesvär enligt 91 kommunallagen inte anföras över beslutet. Paragrafer Enligt 3 1 mom. FörvBesvL/annan lagstiftning kan besvär inte anföras över nedan nämnda beslut. Paragrafer och grunden för besvärsförbudet. Anmälningsärende 21,22 BESVÄRSANVISNING Besvärsmyndighet och besvärstid I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Besvärsmyndighet, kontaktuppgifter Vasa förvaltningsdomstol, Korsholmsesplanaden 43, Vasa PB 204, VASA Besvär kan även inlämnas elektroniskt: Fax : Vaasa.hao@oikeus.fi Kommunalbesvär, paragraferna : Förvaltningsbesvär, paragrafer Besvärstid 30 dagar Besvärstid [ 30 ] dagar Annan besvärsmyndighet, adress och postadress Paragrafer Besvärstid [ 30 ] dagar Besvärstiden Besvärsskrift I besvärsskriften skall uppges - ändringssökandens namn, yrke, boningsort och postadress - vilket beslut som överklagas - vilka ändringar som yrkas i beslutet - motiveringarna till att beslutet bör ändras Besvärsskriften skall undertecknas av ändringssökanden själv eller av den som författat skriften. Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges. Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas. Inlämnande av besvärshandlingarna Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshandlingarna kan sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall lämnas till posten i så god tid att de kommer fram under besvärstidens sista dag innan ämbetsverket stängs senast kl Besvär kan även inlämnas elektroniskt med beaktande av tidsfristerna ovan. L om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003)

20 20 Rättegångsavgiften (handläggningsavgift) är 250 euro. Tilläggsuppgifter Mera detaljerade besvärsanvisningar ges när protokollutdrag ges i ett enskilt ärende.