Utbildningsförvaltningens kommunikationsstrategi. Version

Transkript

1 Utbildningsförvaltningens kommunikationsstrategi Version

2 Innehåll 1. Syfte Riktlinje, strategi och plan 3 2. Uppdrag 3 3. Mål 4 4. Budskap 4 5. Vad styr kommunikationsarbetet? 4 6. Extern kommunikation Externa målgrupper Externa kanaler 6 7. Intern kommunikation Interna målgrupper Interna kanaler 7 8. Roller och ansvar 7 9. Press och media Utvärdering och uppföljning 8-2 -

3 1. Syfte Syftet med kommunikationsstrategin är att skapa en förvaltningsövergripande gemensam planering och syn på hur kommunikationen i utbildningsförvaltningen ska bidra till att nå Alingsås kommuns vision, mål och utbildningsförvaltningens åtaganden enligt Flerårsstrategin (UN 2015, 104) Kommunikationsstrategin beskriver utbildningsförvaltningens arbete med intern och extern kommunikation och ska fungera som en vägledning för alla medarbetare i förvaltningen. Kommunikationsstrategin ska uppdateras vid behov och årligen kompletteras med en kommunikationsplan för respektive verksamhet. Detta görs i samband med framtagande av lokal handlingsplan/ arbetsplan Riktlinje, strategi och plan Denna kommunikationsstrategi baseras på kommunens övergripande dokument inom kommunikationsområdet, Kommunikationsriktlinjer Alingsås kommun. Strategin är förvaltningsspecifik och omfattar alla förvaltningens verksamheter. I samband med större projekt/verksamhetsförändringar ska en kommunikationsplan tas fram. Denna är underordnad både kommunikationspolicy och kommunikationsstrategi. Kommunikationsriktlinjer Kommunövergripande Kommunikationsstrategi Förvaltningsspecifik Kommunikationsplan Verksamhets-/projektunik 2. Uppdrag I utbildningsförvaltningen ingår Alströmergymnasiet, vuxenutbildningen, Campus Alingsås och integrationsavdelningen. Förvaltningens övergripande mål för skol- och utbildningsverksamheten är att samtliga elever och studerande ska nå de uppsatta målen som finns för respektive utbildning samt ge kvalitativ och praktisk hjälp till nyanlända. Alströmergymnasiet erbjuder 12 nationella program samt Introduktionsprogram och Gymnasiesärskola. Det är ca 1000 elever som är inskrivna vid gymnasiet. Vuxnas lärande omfattar vuxenutbildning och Campus Alingsås. Vuxenutbildningen bedriver grundläggande och gymnasial vuxenutbildning, svenska för invandrare (SFI) och särskild utbildning för vuxna. Campus erbjuder eftergymnasiala utbildningar i samverkan med yrkeshögskolan, högskolor, universitet och andra utbildningsanordnare. Förvaltningens organisation för studie - och yrkesvägledning finns inom Vuxnas lärande och har som uppdrag är att erbjuda oberoende studie- och yrkesvägledning kring individuella behov och förutsättningar för studier och/eller arbete

4 Integrationsavdelningens huvudsakliga uppgift är att vara en sluss till andra delar i kommunen för att på så sätt uppfylla de krav som finns inom etableringslagstiftningen i form av stöd med praktisk hjälp med försörjningsstöd, bosättning, skola, SFI och samhällsorientering. Integrationsavdelningen tillhandahåller även icke lagstadgad verksamhet med aktiviteter för barn, unga vuxna samt föräldrar. 3. Mål Kommunikationsfrågorna ska bidra till att utbildningsnämnden når sina åtaganden och därmed kommunens övergripande mål. Utbildningsnämnden förhåller sig till följande mål: Mål 2: Alingsås organisation är klimatsmart och på sikt fossilbränslefri. Mål 3: Alingsås kommun erbjuder goda möjligheter till arbete och företagande. Mål 5: Alingsås kommun bygger välfärden på god service, tillgänglighet och engagerade medarbetare. Mål 6: Alingsås kommun ger möjligheter för alla barn och ungdomar att växa upp i en trygg och utvecklande miljö. Mål 7: Alingsås kommun utvecklar samhället tillsammans med medborgaren. 4. Budskap Utbildningsförvaltningen möter elever, studerande och nyanlända utifrån deras behov och förutsättningar och bidrar till att de når sin fulla potential och skapar sig en plats i det framtida samhället. 5. Vad styr kommunikationsarbetet? Följande styrande dokument, fastställer hur vi i Alingsås kommun arbetar med kommunikationsfrågor: Kommunikationsriktlinjer Alingsås kommun ( kommunledningskontoret/document-details?noderef=workspace://spacesstore/8fd c1-4ee4-880d-bedde ) Grafiskt profilprogram för Alingsås kommun ( KS-003) Riktlinjer för alingsas.se ( KS-003) Riktlinjer för sociala medier ( KS-002) Brandbook för Alingsås kommun ( -klk---bildbanken/document-details?noderef=workspace://spacesstore/9f5234d2-f6d7-42c6-a6f6-5096e983f278) Mall för kommunikationsstrategi ( ningskontoret/document-details?noderef=workspace://spacesstore/57f872d0-fe a-c ff6d) Mall för kommunikationsplan ( kontoret/document-details?noderef=workspace://spacesstore/51b8c46c-a946-4aa2- a4b6-74c83b0f4f14) Förutom dessa styrdokument finns en rad lagar och regler som reglerar kommunikationsarbetet. Dessa finns sammanställda i dokumentet Kommunikationspolicy för Alingsås kommun

5 6. Extern kommunikation Det utbildningsförvaltningen kommunicerar ska synliggöra och öka kännedomen om verksamheterna samt ge kommuninvånarna och övriga intressenter kunskap om vilken service och vilka tjänster som erbjuds. Genom att kommunicera till nedan målgrupper ökar insikten kring Alingsås kommuns erbjudande om utbildning och övrig service till våra kommuninvånare Externa målgrupper Studenter och elever Studerande i eftergymnasiala utbildningar Studerande i övriga utbildningar vid Campus Elever som deltar i Svenska för invandrare Studenter i grundläggande och gymnasial vuxenutbildning. Elever vid Alströmergymnasiet Elever som deltar i Särskild utbildning för vuxna (Särvux) Dessa grupper skiljer sig åt både vad gäller kanalval och budskap. Vuxna som är intresserade av att börja studera I målgruppen ingår vuxna kommuninvånare som är intresserade av att studera på Campus eller vuxenutbildningen. Även anställd personal i privat och offentlig sektor som är intresserade av att utbilda sig i kompetensutvecklingssyfte ingår i denna målgrupp. Grundläggande vuxenutbildning och SFI är särskilt intressant, då det finns krav i Skolagens bestämmelser om att nå dessa med kommunens erbjudande. Nyanlända Avser nyanlända vuxna (20-64 år) och familjer med uppehållstillstånd. Arbetslivet Näringsliv och offentligt arbetsliv är en viktig målgrupp och särskilt utpekad i nämndens flerårsstrategi(un 2015, 104). Att ha en tät dialog med denna målgrupp är därför viktigt. Organisationer, föreningar och nätverk Organisationer, föreningar och nätverk, företagarföreningar, branschorganisationer, intresseföreningar, näringslivsorganisationer såsom Alingsås Business Center (ABC). Angränsande kommuner Framför allt är angränsande kommuner som GR-kommunerna och Vårgårda intressanta för utbildningsförvaltningen. Statliga, regionala och kommunala aktörer Här ingår framför allt Arbetsförmedlingen, Migrationsverket, Västtrafik, Polisen, Räddningstjänst, Skolinspektionen, Skolverket mm. Högstadieskolor i Alingsås Högstadieelever på Alingsås grundskolor är viktiga då de inom kort ska välja gymnasieskola. Högskolor och universitet En nära kommunikation med högskolor och universitet är viktigt framför allt för Campus

6 6.2 Externa kanaler Digitala verktyg Det finns ett antal digitala verktyg som används inom skolans värld för att sprida information till studerande. Exempel på sådana är Vklass och Arena för lärande. Hemsidan är den primära kanalen för all extern information. Hemsidan har ca besök varje månad. Sociala medier Alingsås kommun använder sig av sociala medier som en del i den externa kommunikationen. Dessa kanaler är ett bra komplement till Utställningar och mässor Mässor och utställningar är forum där förvaltningen kan visa upp sig för till exempel studenter. Annonsering Annonser är aktuellt i främst Alingsås tidning och Alingsåskuriren. Dessa tidningar har olika profil och utgivningsdagar, vilket kan vara bra att ta i beaktande. Media Media är både en målgrupp och en kanal. Det är viktigt att ständigt uppdaterar media om vad som händer i förvaltningen, stora projekt och nyheter. Om media är väl insatta i frågorna och har god kunskap om utbildningsförvaltningens verksamheter, gör detta att artiklar och inslag håller högre kvalitet. 7. Intern kommunikation En väl fungerande intern kommunikation ger medarbetarna förutsättningar för att kunna utföra sitt arbete effektivt. Den interna kommunikationen ska bidra till att främja god måluppfyllelse i verksamheten och att bidra till tydlighet, trygghet och delaktighet för medarbetarna. Information och kommunikation är ett av ledningens främsta instrument för att styra verksamheten mot de mål som ska uppnås. Det är alltid önskvärt att extern kommunikation föregås av intern information och förankring Interna målgrupper Medarbetare i utbildningsförvaltningen Alla medarbetare behöver inte alltid nås av samma information. Det är viktigt att målgruppsanpassa informationen då även denna målgrupp består av undergrupper, som till exempel chefer, pedagogisk personal och administrativ personal. Politiker i utbildningsnämnden Att hålla nämndens politiker välinformerade om vad som sker i förvaltningen är viktigt då välinformerade politiker som är väl insatta i verksamheternas frågor då får bättre insikt och underlag för att kunna fatta välgrundade beslut. Politiker i andra nämnder, kommunfullmäktige och kommunstyrelsen Även i andra nämnder är det viktigt med väl insatta politiker

7 Specifika förvaltningar i kommunen Medarbetare på barn- och ungdomsförvaltningen, kultur- och fritidsförvaltningen, socialförvaltningen, vård- och äldreomsorgsförvaltningen och i viss mån kommunledningskontoret arbetar i många fall med angränsande frågor och därför är det viktigt att denna målgrupp hålls välinformerad. Medarbetare i kommunen Det är viktigt att alla medarbetare i Alingsås kommun hålls informerade om större aktiviteter och nyheter som förvaltningen genomför. Detta då den externa kommunikationen får högre kvalitet om alla medarbetare är välinformerade om vad som sker i organisationen i stort. 7.2 Interna kanaler Intranätet Kommunportalen Intranätet är den interna kanal som har snabbast spridning och lämpar sig för kortare nyheter. APT Tillsammans med kommunportalen utgör arbetsplatsträffarna våra primära kanaler för intern kommunikation är och en viktig kanal för dialoginriktad kommunikation. Strategidagar med politiker och chefer i förvaltningen På strategidagarna nås både politiker och chefer i förvaltningen 8. Roller och ansvar Alla medarbetare i förvaltningen har ansvar för att bidra till en väl fungerande intern och extern kommunikation genom att aktivt söka information via kommunportalen, alingsas.se, chefer och kollegor, ställa frågor och själva bidra till dialog och delge information till chefer och kollegor. I förvaltningen finns utsedda medarbetare som hanterar vissa operativa kommunikationsuppgifter såsom publicering på hemsida, intranät och i sociala medier. Chefer i utbildningsförvaltningen ansvarar för att verksamhetens interna och externa kommunikation hanteras på ett effektivt och professionellt sätt och för att för att kommunikationsaspekten finns med i verksamhetsplaneringen och i det dagliga arbetet. Cheferna ansvarar också för att informera sina medarbetare, lyssna på sina medarbetare och skapa utrymme för dialog. Kommunikationsenheten på kommunledningskontorets roll är att vara drivande och stödjande i kommunikationsfrågor. Enheten ska informeras och/eller involveras vid större beslut, förändringar, aktiviteter och projekt. När det gäller kontakter med press och media ansvarar kommunikationsenheten för samtliga pressaktiviteter som till exempel utskick av pressmeddelanden och arrangerande av presskonferenser

8 9. Press och media Alla medarbetare i Alingsås kommun har som offentligt anställd meddelarfrihet, d.v.s. rätt att lämna information till massmedierna för publicering utan att arbetsgivaren får efterforska varifrån denna information har kommit. Meddelarfriheten ger dock inte den enskilde medarbetaren rätt att uttala sig för Alingsås kommuns räkning. Meddelarfriheten gäller heller inte sådan information som det råder sekretess kring. När det gäller vem som ska uttala sig i press och media är inriktningen att den som är bäst lämpad och har de efterfrågade sakkunskaperna besvarar journalisternas frågor. Enskilda medarbetare är dock aldrig skyldiga att uttala sig i press och media. Det är dock respektive förvaltningschef. Förvaltningschefer får inte göra sig otillgängliga för journalisternas frågor. När det gäller kommunövergripande frågor, extraordinära händelser och frågor rörande tillväxt, investeringar och Alingsåssamhällets utveckling är det ytterst kommunledningen med kommundirektören i spetsen som ansvarar för dessa mediakontakter. Utgångspunkten är dock att överlämna detaljfrågor till den eller de som har bäst sakkunskaper inom området. De förtroendevalda uttalar sig utifrån sina politiska uppdrag. Det innebär att beslut som fattats av kommunfullmäktige, kommunstyrelse eller nämnder därför kommenteras av berörda politiker. Frågorna handlar oftast om vad som ska göras, vilka resurser verksamheterna får och vilka effekter man önskar få ut av det och när det ska göras. Kommunikationsenheten ska kontaktas inför eller efter medarbetare och chefer uttalat sig i media, då detta underlättar uppföljning och analys av mediebilden. Kommunikationsenheten bistår också både medarbetare och chefer med råd och stöd inför presskontakter och uttalanden i media. 10. Utvärdering och uppföljning Följande verktyg kommer att användas för att analysera, utvärdera och följa upp kommunikationsarbetet i utbildningsförvaltningen: Medarbetarundersökning Undersökningar och analys av alingsas.se och kommunportalen såsom läsarundersökningar, tillgänglighetsrapporter och statistik SCB:s medborgarundersökning KKIK (där det går att lägga till vissa specifika frågor) Förvaltningens elev- och brukarundersökningar Företagsklimat.se Årlig analys av mediabilden Årlig analys av kommunens närvaro i sociala medier - 8 -