Innehållsförteckning

Transkript

1 ORGANISATION

2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning.. 2 Förord.. 3 Organisation..4 Organisationsstruktur, styrelseprincip. 5 Ledamöter i styrelsen.. 6 Ledamöter i valberedningen och revisorer Ansvaret i en ideell förening... 8 Befattningsbeskrivningar Arbetsgrupper översikt Arbetsgruppernas uppgifter Attest- och delegationsordning 19 Befattningshavare s uppgifter Delegering.. 22 Årsmötesrutiner Expeditionen.. 25 Föreningens Värdegrund. 26 Uppdragsförteckning med adresser

3 FÖRORD För att en organisation skall fungera bra krävs det en målinriktad verksamhet. För att nå ett bra resultat krävs det en bra organisation. För att en organisation skall fungera bra krävs det: - trovärdig vision, - klara målbestämningar, - förankrad verksamhet, - klara ansvars/arbetsområden, - effektiva kommunikationsvägar, - uttömmande information. Ett led i att skapa en bra Hjärt- och Lungs Lokalförening i Ystad, Sjöbo och Skurup är bl.a. - att ha en klar och överskådlig organisationsstruktur, - att ha genomarbetade och förankrade befattningsbeskrivningar för styrelsens olika funktionärer. Detta häfte Befattningsbeskrivning för ledamöter i styrelsen för Hjärt- och Lungs lokalförening är ett material för Lokalföreningens ledamöter och funktionärer. Innehållet skall tjäna som information i lokalföreningen om - styrelsens organisation och arbetsuppgifter i Lokalföreningens arbete under det pågående verksamhetsåret. Innehållet skall tjäna som underlag för - Lokalföreningens valberedningsarbete under året och inför årsmötet. Innehållet kommer, om så är nödvändigt, - att utvärderas och anpassas inför varje nytt verksamhetsår Styrelsen Föreningen Ystad-Sjöbo-Skurup HjärtLung 3

4 ORGANISATION VALBEREDNING ÅRSMÖTE REVISORER AU STYRELSE EXPEDITION ARBETSGRUPPER HLR SO EVO + EVA-gr Kontaktpersoner Lotteri På Gång Opinions o markn - föringsgrp Hemsida Resegrupp 4

5 ORGANISATIONSSTRUKTUR Styrelse princip Ordförande v. Ordförande Kassör Sekreterare Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot Ersättare Ersättare Ersättare Ersättare 5

6 Ledamöter i styrelsen 2016 samt mandatperiod Irène Winqvist Anitha Andersson Rune- Mårtensson Ordförande v.ordförande Kassör Jan Tellbo Arne Silfver Agne Persson Sekreterare Ledamot Ledamot Karin Persson Kerstin Dagner Eva-LissGöthe Ledamot Ledamot Ledamot Lars Hägerhult Else-Gun Hansson Kjell Håkansson Ersättare Ersättare Ersättare EVO-Hjärta EVO-Lunga HLR-ansvarig Agne Persson Jan Tellbo Erland Grauers EVO- Hjärta EVO- Lunga Birgitta Selegran Rune Nissen Studieorganisatör Bitr Studieorganisatör Thommy Skog Jan Tellbo Tjf tv

7 Ledamöter i valberedning 2016 mandatperiod Åke Billing Siv Lindskog Bengt Dagner Ordf Torsten Bengtsson Ersättare Revisorer 2016 mandatperiod Sven W Nilsson Erland Grauers Ordinarie Ordinarie Bengt Dagner Rolf Tenggren Ersättare Ersättare Kontakt grupp Inom resp kommun Ystad Kommun Sjöbo kommun Skurups kommun Karin Persson Bengt Dagner Siv Lindskog

8 Ansvaret i en ideell förening Normalt sett har styrelsens ledamöter inte något ansvar för föreningens förpliktelser m. m., då avtal och liknande tecknas i föreningens namn. Föreningen är en självständig juridisk person. Det kan dock förekomma situationer då styrelsen eller enskilda ledamöter bryter mot föreningens stadgar eller någon lag, vilket kan leda till att styrelsen eller någon styrelseledamot blir personligt ansvarig. Ansvarsfrihet Föreningens ledning, styrelsen, har på uppdrag av medlemmarna till uppgift att sköta föreningens verksamhet. Om medlemmarna inte är nöjda med någon eller några i styrelsen blir dessa antagligen inte omvalda på nästa årsmöte. Är föreningen misskött kan frågan om att bevilja eller inte bevilja ansvarsfrihet komma upp. Här har revisorerna en viktig uppgift, eftersom de i sin revisionsberättelse ska föreslå årsmötet bevilja eller inte bevilja ansvarsfrihet. Ansvarsfriheten beslutas för räkenskapsåret medan styrelsen är vald för tid mellan årsmötena. Även revisorerna uttalar sig om tiden motsvarande räkenskapsåret. Här uppstår ett glapp, eftersom frågan om ansvarsfrihet för tiden mellan räkenskapsåret och årsmötet inte behandlas. Därför krävs det två årsmöten för att få ansvarsfrihet för hela den tid, som styrelsen suttit mellan årsmötena. I de flesta ideella föreningar låter man revisorerna i sin revisionsberättelse rekommendera årsmötet att ge styrelsen ansvarsfrihet eller att inte ge den det. Det finns dock inga formella regler om detta och det är inte helt klart vad begreppet ansvarsfrihet egentligen innebär. Det är inget som hindrar att vissa ledamöter beviljas ansvarsfrihet och att andra vägras ansvarsfrihet. Om ansvarsfrihet inte beviljas (orsaken till detta måste stå i mötesprotokollet), kan medlemmarna rikta skadeståndsanspråk mot styrelsen eller enskilda ledamöter. Därför är det viktigt att styrelsen är noga med att allt, som skulle kunna kritiseras, dras fram i ljuset på årsmötet. Utan arvode Du slipper inte undan med mindre ansvar bara för att Du arbetat ideellt i styrelsen utan arvode. Ställföreträdaransvar Även person som utses av styrelsen och som själv inte är med i styrelsen kan bli ansvarig om han gör något i strid mot stadgarna. Exempel på en sådan ställföreträdare är en kontorist på expeditionen, som genom fullmakt eller beslut om firmateckning får teckna föreningen och därigenom får stora befogenheter. 8

9 Ansvaret i en ideell förening Skatter och avgifter Det är särskilt viktigt att inbetalning av skatter och arbetsgivaravgifter görs på ett riktigt sätt. Annars kan staten gå på enskilda ledamöter om föreningen har restskulder. Observera att det är hela styrelsen, som har ansvaret, inte bara den inom styrelsen som är utsedd till kassör. Kassören har bara en praktisk funktion. Därför är det viktigt att alla styrelseledamöter håller sig underrättade om hur föreningens ekonomi sköts. Revisorns ansvar Även revisorn i en ideell förening kan bli skadeståndsskyldig, t.ex. om han har missat något i revisionsberättelsen så att medlemmarna har blivit vilseledda. Ovanstående utdrag ur Ideella föreningar, Björn Lundén och Jan Lindblad, ISBN , har godkänts för kopiering av författaren Björn Lundén. Befattningsbeskrivning Ordförande 1 Huvudansvarig för totalverksamheten 2 Lokalföreningens talesman och representant utåt 3 Huvudansvarig för extern information 4 Ansvara för intern information i samarbete med sekreterare och olika funktionärer inom deras områden. 5 Stödja de olika funktionärerna 6 Ansvara för att kalla till styrelse- och AU-sammanträden 7 Leda styrelsens och AU:s sammanträden 8 Ansvara för att protokoll förs 9 Ansvara för att styrelsebeslut blir verkställda 10 Ansvara för samverkan med arbetsgrupperna 11 Utarbeta verksamhetsplaner och kalendarium 12 Se till att styrelsens beslut följs upp 13 Pressansvarig 14 Personalchef för ev anställd personal Vice ordförande 1 Biträda ordföranden i dennes uppgifter 2 Ansvara för årsmötesrutinerna 3 Ingå i arbetsutskottet AU 9

10 Sekreterare 1 Tillse att sammanträden förbereds genom expeditionen 2 Föra protokoll vid olika sammanträden 3 Ansvara för att diarium och förvaring av skrivelser m.m. utförs genom expeditionen 4 Eventuellt underteckna skrivelser m.m., tillsammans med ordföranden och tillse att kopior förvaras genom expeditionen 5 Sammanställa underlag till verksamhetsberättelse 6 Tillsammans med övriga styrelsen ansvara för expeditionen 7 Ansvara för utskick av brev, kallelser, protokoll m.m genom expeditionen 8 Stödja arbetsgrupperna i deras administrativa arbete med hjälp av expeditionen 9 Besvara skrivelser enligt uppdrag 10 Tillsammans med ordföranden pressansvarig för föreningen v. Sekreterare 1 Biträda sekreteraren i dennes arbete Kassör 1 Ansvara för ekonomisk information till styrelsen 2 Ansvara för bokföring och att verifikationer finns för alla in- och utbetalningar 3 Ansvara för utbetalningar och se till att fordringar krävs in 4 Ansvara för deklaration och inkomstuppgifter och att skatter och avgifter betalas 5 Göra årsbokslut 6 Kontrollera att egendom är ordentligt försäkrad. Kassören tecknar försäkring 7 Ansvara för uppgörande av budget 8 Stödja ansvariga i arbetsgrupperna i deras arbete med ekonomi v. Kassör 1 Biträda kassören i dennes arbete 2 Ansvara för sökande av bidrag 3 Ansvara för inköp av inventarier och material 4 Föra inventarieförteckning i samråd med materialförvaltaren 10

11 Studieorganisatör 1 Hålla styrelsen informerad i utbildningsfrågor 2 Planera, ansvara och genomföra cirkelverksamhet i föreningen 3 I samråd med EVO:na samla samtliga aktivitetsledare två gånger/år 4 Stödja aktivitetsledarna i deras uppdrag 5 Samarbeta med regionala studiedistrikt och HSO 6 Vara föreningens resursperson i utbildningsfrågor 7 Ansvarig för arbetsgruppernas cirkelverksamhet och övriga cirklar 8 Ledamot i EVA-gruppen (Leder EVA gruppen) 9 Adjungeras i styrelsen enligt styrelsens bestämmande 10 Ledamot referensgruppen (Leder densamma) v. Studieorganisatör 1 Biträda studieorganisatören i dennes arbete 2 Vara informerad så att hon/han kan övertaga vid förfall EVO Hjärta och Lunga 1 Ansvarar under ordföranden och SO för egenvården 2 Informera styrelsen om egenvård och nyheter inom densamma i lokalföreningen 3 Biträda SO med att samla föreningens aktivitetsledare inom Hjärt & Lungskolan två gånger/år 4 Rekrytera aktivitetsledare till Hjärt & Lungskolan 5 Samarbeta med studieorganisatören i utbildningsfrågor för Hjärt & Lungskolan 6 Vara resursperson till aktivitetsledarna inom Hjärt & Lungskolan 7 Vara lokalföreningens resursperson på lokalnivå vid kontakt med och information till sjukvårdspersonal på sjukhus och vårdcentraler samt tjänstemän och politiker inom hälso- och sjukvård. 8 Vara lokalföreningens ledamot i referensgruppen 9 Avlämna rapport till SO för vidarbefordran till styrelsen 11

12 Revisor 1 Tystnadsplikt gentemot enskilda medlemmar och utomstående, dock svara på frågor vid årsmötet 2 Kontrollera verifikationer 3 Granska verksamheten 4 Granska bokföringen vid olika tidpunkter under verksamhetsåret 5 Granska verksamhetsberättelsen 6 Granska balans- och resultaträkning 7 Granska årsbokslut 8 Granska protokoll 9 Kontrollera att fattade beslut utförts 10 Granska styrelsens internkontroll 11 Skriva revisionsberättelse 12 Granska föreningens försäkringsskydd 13 Granska föreningens förteckning över inventarier 14 Lämna råd till styrelsen i ekonomiska frågor Revisorsersättare 1 Har samma uppgifter som revisor 12

13 Arbetsgrupper Styrelse AU Kontaktgrupp Kontaktpersoner Valberedning EVA-gruppen Opinion och marknadsföring Materialförvaltning På Gång Resegrupp Lotterier HLR Festkommitté 13

14 Arbetsgruppernas uppgifter Gruppen kan bestå av tre eller fler intresserade deltagare. Deltagarna kan vara ledamöter i styrelsen eller andra medlemmar. Ansvarig ledare lämnar förslag till styrelsen på deltagare. Respektive grupp skall: 1. Arbeta med idéer inom sitt område. 2. Lämna förslag som kan förbättra verksamheten till styrelsen. 3. Lämna budgetförslag till styrelsen inför kommande budgetår. 4. Arbeta med uppgifterna som gruppen erhållit av styrelsen. 5. Rapportera till styrelsen vid varje styrelsemöte Kostnader, t ex telefon/faxsamtal, resekostnader och porto, för gruppens arbete skall inlämnas på avsedda blanketter till kassören. Kalendarium upprättas för årets träffar Mer information lämnas av kassören. Stöd till ansvariga ledare i sina arbetsgrupper ges av styrelsen. Arbetsgruppernas möten kan hållas i föreningens lokal eller på plats som arbetsgruppen bestämmer. Arbetsplats för ledamöter finns iordningställd i föreningens lokal. Dator med internet-uppkoppling finns tillgänglig. 14

15 Arbetsgrupper EVA gruppen ( Egenvårdsarbetsgruppen) Ansvarig: SO (Studieorganisatören) Ledamöter: SO ers,samtliga Evo, Aktivitetsledare enl SO bestämmande Uppgift: Följa Hjärt & Lungskolan Genomföra föreläsningar inom Hjärt & Lungskolan. Lämna förslag till styrelsen på förändringar/förbättringar för hjärt- och lungsjuka i samhället. Nya medlemmar. (SO och någon EVO deltar i infomöte för nya medlemmar) Följa eventuella samarbetsavtal med Lasarettet/Vårdcentralen/Novakliniken. Ledamöter i referensgruppen. Till styrelsen utarbeta underlag inför ev. samtal med sjukvården. Underlagen inlämnas till AU. Utbildning Ansvarig: Ledamot: Uppgift: SO SO Ers Samarbete med EVO:na Samverka med samarbetsparter så vi har en bra cirkelverksamhet. Stödja cirkelledarna. Utveckla nya aktiviteter. 15

16 Kontakt grupp Kontaktpersonen är ordförandens förlängda arm i respektive kommun. Kontaktpersoner har kontakter med bl a kommunledning. Kontaktpersonen är lyhörd för medlemmarnas önskemål och rapporterar vid styrelsemöten eller vid behov direkt till ordföranden. Kontaktpersonen sänder in önskemål om tider och platser för eventuella medlemsträffar till redaktören. Kontaktpersonen är som regel under ordföranden ansvarig för medlemsträffar inom respektive kommun. Marknadsföringsgrupp Sammankallande Agne Persson Ledamöter: Birger Persson, Karin Persson, Jan Tellbo Gruppen skall verka för en positiv opinion för HjärtLung och dess medlemmar Samt verka för att föreningen på alla tänkbara sätt marknadsför sin verksamhet och sin värdegrund. Inom samtliga tre kommuner och vid medlemsträffar mm Resegrupp Sammankallande: Eva-Liss Göthe Ledamöter: Rune Nissen Gun Lundin Uppgift: Tillse att övrig verksamhet såsom studiebesök, en- och flerdagsresor, tipspromenader etc. jämt fördelas i våra kommuner och har ett innehåll som ger ett mervärde för medlemmarna Lotterier/Gåvor Sammankallande: Jan Tellbo Ledamot: Kanslisten Uppgift: Förse föreningen med de lotterier vi har avtalat om samt att de kommer medlemmar till del. Anordna lotterier vid våra föreningsmöten och andra aktiviteter. Tillhandahålla information ute i samhället så att våra möjligheter att nå gåvor överensstämmer med övriga föreningars genom att besöka och informera om föreningen På Gång Ansvarig utgivare Torsten Bengtsson (Juridiskt ansvarig för På Gång) Redaktör : Torsten Bengtsson informerar ordförande och styrelse om verksamheten enligt nedan På Gånggrupp:Torsten Bengtsson,Erland Grauers, Eva-Liss Göthe, ersättare Börje Jönsson Sammankallande Torsten BengtssonSammankallande Torsten Bengtsson Uppgift: Tillse att På Gång kommer ut fyra gånger/år och att ordförande hålls informerad om innehåll mm i På Gång Ansvarar för utdelning av På Gång. 16

17 Materialförvaltning Ansvarig: Sekreteraren med biträde av Kanslisten samt någon ur HLR gruppen Uppgift: Tillse att föreningens inventarier handhas på rätt sätt. Ansvarar för inventarieförteckning Säkerställa att föreningen har material som behövs för att driva verksamheten. Ansvara för arkivet. Valberedningens uppgifter 1 Starta arbetet i god tid Valberedningen bör arbeta hela året. Valberedningens ledamöter bör under verksamhetsperioden hålla sig väl informerade om enskilda medlemmars föreningsarbete, så att de kan bilda sig en god uppfattning om vilka personer som kan tänkas vara lämpliga för styrelse och övriga uppdrag. 2 Medverka till att det finns utbildade personer Valberedningen bör också hjälpa styrelsen att utse lämpliga personer som kan delta i de kurser som anordnas för ordförande, sekreterare, kassörer, revisorer, studieorganisatörer, eftervårdsombud med flera. Det bör alltid finnas utbildade personer som kan rycka in när så erfordras. 3 Inhämta uppgifter Valberedningen ska i god tid inhämta uppgifter från styrelsen om vilka val som ska förrättas vid föreningens årsmöte. Observera att ordförande, kassör och studieorganisatör väljs enskilt och ska ingå som ordinarie i styrelsen. 4 Behov av förnyelse och ny kompetens Valberedningen ska ta ställning till behovet av förnyelse och behovet av att tillföra ny kompetens till styrelsen. Om valberedningen finner det lämpligt att byta ut någon eller några styrelseledamöter så ska de ha en rak kommunikation. Gör i god tid klart för de berörda att valberedningen inte tänker föreslå omval och förklara varför. (Det ger då möjlighet för de berörda personerna att själva agera genom att avsäga sig omval.) 17

18 5 Avsägelser, omval och nyval Valberedningen ska i god tid före årsmötet ta reda på om de avgående ledamöterna avsäger sig omval eller om de är beredda att ställa upp för en ny valperiod. Har ledamoten avsagt sig, eller om valberedningen vill förnya och tillföra ny kompetens, ska valberedningen föreslå nya namn. 6 Information och nominering Föreningens medlemmar ska i god tid informeras om vilka som ingår i valberedningen och vilka val som är aktuella. Föreningsmedlemmarna ska ges möjlighet att nominera (föreslå) kandidater. 7 Skapa en väl fungerande styrelse Valberedningens uppdrag är att skapa en väl fungerande styrelse som förmår samarbeta på ett konstruktivt sätt. Det behövs olika kompetenser och erfarenheter för att möjliggöra en utveckling av föreningens arbete. 8 Klargöra förutsättningarna Valberedningen ska föreslå sådana medlemmar som är intresserade av att delta i styrelsearbetet och att föra de hjärt- och lungsjukas talan. De som tillfrågas om att ingå i styrelsen ska erhålla korrekt information om vad uppdraget innebär och vad som förväntas av dem. 9 Diskutera styrelsens arbetsmetoder Ledamöterna ska taga del av styrelsens handbok beträffande de olika funktionärernas arbetsuppgifter. 10 Redovisa förslagen och motivera Valberedningen skriver ned sina motiverade förslag på en lista som presenteras vid årsmötet. Listan skall sändas ut i förväg. Valberedningen ska vara beredd att motivera sina förslag. 18

19 11 Årsmötesrutin Valberedningen ska taga del av beslutad årsmötesrutin. Attest- och delegationsordning Bakgrund Styrelsen anser att styrelsesammanträden mer bör fokuseras på diskussioner och beslut i viktiga frågor som rör vår långsiktiga verksamhet. Styrelsen vill ha en mer verksamhetsinriktad debatt angående ekonomi, egenvårdsverksamhet, studier och social gemenskap. För att klara av detta måste också en del ärenden delegeras till o arbetsutskott o ordförande o kassör o studieorganisatör o egenvårdsombud o ansvarig arbetsgrupp Syfte Att skapa kortare och effektivare sammanträden. Strategi Syftet uppnås genom att o dels styrelsesammanträdena mer bör fokuseras på diskussioner och beslut i principiellt viktiga frågor i t.ex. ekonomi, egenvårdsverksamhet, studier och social gemenskap o dels delegera ett antal olika ärenden till * arbetsutskott * ordförande * kassör * studieorganisatör * egenvårdsombud * arbetsgrupper * kanslist Årsmöte o Årsmötet beslutar om verksamhetsinriktning i ett tvåårsperspektiv. o Behandlar verksamhet, ekonomi och revision samt inkomna motioner. o Förrättar val till förtroendeuppdrag. o Väljer valberedning. o Fastställer medlemsavgift. 19

20 Styrelsen o Styrelsemötena bör inriktas på diskussioner av aktuella och långsiktiga samhällsutvecklings- och organisatoriska- samt viktigare ekonomiska frågor. o Avger yttrande till myndigheter och förbund på motioner och remisser. o Utser arbetsutskott och erforderliga funktionärer. o Fastställer ekonomiska regler för lokalföreningen. o Fastställer attesträtt. o Utser firmatecknare. o Rätt att enligt fastställd delegeringsordning delegera arbetsuppgifter som tillkommer styrelsen. o Tar emot återrapportering och anmälan av beslut som fattats av delegat. AU o Avger förslag till beslut i styrelsen. o Behandlar ekonomiska månadsrapporter. Om AU och kassör upptäcker större avvikelser skall rapport gå till styrelsen. o Behandlar skrivelser. o Behandlar investeringsärenden inom ramen för budget. o Får besluta i investeringsärenden inom ramen för budget. o Får besluta i utbildningsärenden enligt styrelsens rambeslut. o Får besluta i ärenden i styrelsens ställe, där beslut inte kan avvaktas till nästa sammanträde. o Får besluta i styrelsens ställe i ekonomiska frågor, upp till maximalt 5 000: -, där beslut inte kan avvaktas. o Beslutar i representationsfrågor. Ordförande o Får besluta i AU:s ställe i samråd med kassören i ekonomiska frågor, upp till maximalt 5 000: -, där beslut inte kan avvaktas o Beslutar i representationsfrågor. Kassör o Får besluta i ekonomiska frågor inom fastlagda ramar, där beslut i AU inte kan avvaktas. Egenvårdsvårdsombud o Får besluta i ekonomi- och verksamhetsfrågor inom ramen för budget för egenvårdsombudets verksamhetsplan. 20

21 Studieorganisatör o Får besluta inom fastlagda ramar för de utbildningar, som beställes av styrelse/egenvårdsombud eller annan funktionär. Projektledare o Får besluta i ekonomi- och verksamhetsfrågor inom ramen för projektbudget och -plan. Godkännande av faktura på inköpt tjänst skall göras av o ledamot/ersättare i styrelsen, o studieorganisatör/ersättare, o egenvårdsombud/ersättare, o ansvarig för arbetsgrupp. Den som inköpt/beställt vara/tjänst skall godkänna fakturan. Ordförande eller kassör attesterar samtliga utbetalningar. Person med attesträtt får inte lov att attestera egna räkningar eller kvittenser Uppvaktningspolicy Styrelsemedlem eller annan medlem som arbetar aktivt för föreningen skall uppvaktas enligt av styrelsen för varje tillfälle fattat beslut vid och 80 årsdagar o s v. Uppföljning genom kansliets och ordförandens försorg 21

22 Delegering Innebär att ÖVERLÅTA SIN BESLUTANDERÄTT till något organ, t.ex. att en styrelse tillsätter en kommitté, som får i uppdrag inte endast att utreda en fråga utan även att i styrelsens ställe fatta beslut i ärendet. I många organisationer är det vanligt att styrelsen generellt delegerar sin beslutanderätt inom något område till ett arbetsutskott e.d. Man kan emellertid inte delegera beslutanderätten i ett ärende, som enligt uttrycklig stadgeföreskrift skall handläggas på ett visst sätt. Om det står i stadgarna att vice ordföranden skall väljas av årsmötet, så kan årsmötet inte uppdra åt styrelsen att själv utse vice ordförande. Delegation är ofta ett led i ett verkställighetsuppdrag. Styrelsen anger t.ex. riktlinjerna för ett projekt, men uppdrar åt en kommitté att vidareutveckla och förverkliga det. Innan mötesordföranden övergår till nästa beslut bör han bl. a. fråga sig själv Vem skall verkställa beslutet? Inte minst viktigt är att det står klart hur beslutet skall verkställas och vem eller vilka, som skall göra det. Ofta är det självklart och behöver alltså inte särskilt fastställas. Det förutsättes, att beslutet skall verkställas av den funktionär, som svarar för arbetsområdet i fråga. Då det inte faller av sig självt att en viss funktionär skall verkställa ett beslut, måste sammanträdet särskilt bestämma vem eller vilka, som skall göra det. Ett sådant beslut skall antecknas i protokollet. Som tidigare nämnts innefattar ett verkställighetsuppdrag ofta delegation av beslutanderätt. Det är fallet t.ex. då styrelsen drar upp riktlinjerna för ett projekt, men överlåter åt en kommitté att utforma de närmare detaljerna och svara för de praktiska arrangemangen. 22

23 Årsmötesrutiner Planering inför årsmötet i slutet av februari månad 1. Vid styrelsemötet i december beslutas beträffande: a/ lokal b/ mötesordförande c/ föreläsare d/ mat e/ arrangemang f/ kostnad g/ övrigt 2. VALBEREDNING: Ordinarie ledamöter deltager i styrelsemöten enligt eget gottfinnande Ärenden: Ev. principfrågor tas upp. Ej personfrågor. Handläggning: a/ Eventuella avsägelser inlämnas till valberedningen senast 15/10. b/ Senast 1/12 meddela föreningens medlemmar att lämna in eventuella förslag till styrelseledamöter. c/ Senast 15/1 inlämnar medlemmar eventuella förslag på styrelsekandidater till valberedningen. d/ Senast 10 dagar före årsmötet skall valberedningens förslag på kandidater till nominering vara klart. Ansvarig: Sammankallande i valberedningen. Punkterna b) och c) annonseras i november-numret av PåGång 3. INBJUDAN Inbjudan sker via annons i december-numret av PåGång. Innehåll: a/ Inbjudan. b/ Information om motionstid. Motion inlämnas till styrelsen (HLF) senast dagen före styrelsemötet i början av januari. 23

24 4. KALLELSE Senast 30 dagar före årsmötet utskick av kallelse till årsmötet. Innehåll: Årsmöte när och var. Normalstadgar 6 mom. 3. Kallelse sker via annons i november-numret av På Gång 5. ANMÄLAN Senast en vecka innan årsmötet äger rum skall anmälan om deltagande vara inlämnad till expeditionen. 6. UTSKICK AV HANDLINGAR Senast 10 dagar före årsmötet skall årsmöteshandlingar finnas tillgängliga på expeditionen enligt stadgarna 6 mom VERKSAMHETSBERÄTTELSE Korrektur klart för behandling i AU i december och för underskrift av styrelseledamöterna senast vid styrelsemötet i januari. Ansvarig pkt 3 7: Sekreteraren och expeditionen. 8. BOKSLUT, REVISION Bokslut och revisionsberättelse klart för behandling i AU i januari och för underskrift senast vid styrelsemötet i februari. Ansvarig: Kassören. 9. BUDGET Styrelsen utser en särskild grupp. 10. VERKSAMHETSPLAN Verksamhetsplan skall bygga på arbetsgruppernas förslag i oktober månad. 11. KOSTNADSANSVARIG Kassören. 12. ANSVARIG FÖR UPPTRYCKNING AV HANDLINGAR Expeditionen. 13. HUVUDANSVARIG FÖR RUTINEN V. Ordföranden. 24

25 VAD SKA UTFÖRAS VID EXPEDITIONEN. (Kansliet) EVO KASSÖR SEKRETERARE ORDF Ansvarig: Till EVA Gruppen Expeditionen utför: Anmälningar till aktiviteter inom Hjärt & Lungskolan. Vidarebefordra information från aktivitetsledare vad gäller inställda aktiviteter till EVA gruppen. Göra underlag för ansökan om kommunalt aktivitetsstöd och vara behjälplig att sammanställa övrig statistik. Administrera eventuella Ansvarskort. Till Kassör Ankomststämpla fakturor och fördela dem till respektive ansvarig samt sköta fakturering med löpande numrering. Vara behjälplig i fondansökningar. Vara behjälplig i bankärenden. Till Sekr Till Ordf Vara behjälplig i administrativa uppgifter såsom verksamhetsplan och annan statistik som ska tas fram. Förbereda AU- och styrelsemöten. Iordningställa kallelse till AU- och styrelsemöten. Sköta föreningens telefon, , post, och besök genom att vidarebefordra de handlingar/samtal som inkommer till rätt område/person. Diarieföring av inkommande och utgående post. Löpande sköta medlemsregistrering. Vara behjälplig för de personer, som är ansvariga för arbetsgrupper i deras arbete såsom att ta emot anmälningar till olika aktiviteter, som ligger utanför Hjärt & Lungskolan. Inför årsmötet förbereda de handlingar som är aktuella för årsmötet. Expeditionens öppettider Helgfri måndag till torsdag Julstängt och sommarstängt enligt styrelsen Samarbete med expeditionen är i prioritering , telefon eller besök. Expeditionens informationskanaler är På Gång Styrelseprotokoll och övriga mötesprotokoll Utifrån dessa handlingar ska listor upprättas för anmälan till olika aktiviteter inom Hjärt & Lungskolan och övriga aktiviteter. Expeditionen ska också med dessa informationskanaler kunna informera föreningens medlemmar vid förfrågningar. 25

26 Föreningens värdegrund De medlemmar som drabbats av hjärt-eller lungproblem skall kunna återgå till ett normalt liv och förebygga att på nytt bli drabbade De som inte drabbats skall få hjälp att förebygga hjärt-och lungproblem 26