DATASKYDDSBESKRIVNING Registerbeskrivning och informationsdokument (Personuppgiftslagen (523/1999) 10 och 24

Transkript

1 (Personuppgiftslagen (523/1999) 10 och Informationssystemets/ registrets namn (informationssystem/ register och dess underkategorier) 2. Registerförare (adress, besöksadress och telefonnummer) 3. Plats där informationssystemet/ registret finns UNDERSÖKNINGS- OCH HANDRÄCKNINGSREGISTRET som består av följande underkategorier: 1. egendomsuppgifter, 2. uppgifter om brottsanmälningsindex och påföljder, 3. uppgifter för förmedling av meddelanden, 4. gränskontrolluppgifter, 5. uppgifter om undersökning och handräckning, 6. arkivuppgifter om undersökning och handräckning Staben för Gränsbevakningsväsendet Inrikesministeriet, gränsbevakningsavdelningen Högbergsgatan Helsingsfors Tfn /växel Förvaltningens IT-central HALTIK PB 56 Rantavitikantie ROVANIEMI tfn Staben för Gränsbevakningsväsendet uppgifter för förmedling av meddelanden, gränskontrolluppgifter 4. Person som ansvarar för registerärenden (tjänsteställning och telefonnummer) Kommendörkapten Ismo Siikaluoma Inrikesministeriet, gränsbevakningsavdelningen, tfn Rättslig grund Personuppgiftslagen (523/1999) Lagen om behandling av personuppgifter vid Gränsbevakningsväsendet (579/2005) Gränsbevakningslagen (578/2005) Förundersökningslagen (449/1987) Tvångsmedelslagen (450/1987) Förordningen om förundersökning och tvångsmedel (575/1988) Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) Polislagen (493/1995) Polisförordningen (1112/1995) Häktningslagen (768/2005) Personuppgiftslagen (523/1999) Lagen om besöksförbud (898/1998) Lagen om näringsförbud (1059/1985) Lagen om verkställighet av böter (672/2002) Statsrådets förordning om verkställighet av böter (789/2002) Lagen om fordonstrafikregistret (541/2003) inklusive ändringar 6. Syfte Undersöknings- och handräckningsregistret är ett rikstäckande register som är avsett att användas i hela landet och kan innehålla uppgifter som ska behandlas för utförande av de åligganden enligt 1 1 mom. i polislagen som föreskrivs för gränsbevakningsväsendet i gränsbevakningslagen eller någon annanstans i lag. Uppgiftskategorierna används för följande syften:

2 7. Uppgiftskällor som i regel används (Vilka uppgifter som fås, av vem och på vilka grunder, t.ex. samtycke eller bestämmelser i lag) 1. egendomsuppgifter används för att hitta egendom som någon har förlorat genom brott, som har omhändertagits av gränsbevakningsväsendet, som har förkommit eller innehafts av en försvunnen person, för att egendomen ska kunna återställas till ägaren eller innehavaren och för att försvinnanden ska kunna utredas; 2. uppgifter om brottsanmälningsindex och påföljder används för samlade sökningar av registrerade anmälningar om brott; 3. uppgifter för förmedling av meddelanden används för att enheterna inom gränsbevakningsväsendet ska kunna underrättas och övervakningen inriktas i situationer som det är särskilt viktigt att informera om på grund av att situationerna är brådskande och farliga, för att brott ska kunna förebyggas eller gränssäkerheten upprätthållas eller av skäl som har samband med en utredning; 4. gränskontrolluppgifter används för utförande och registrering av gränskontrolluppdrag; 5. uppgifter om undersökning och handräckning används för utförande och registrering av undersökningar och handräckningsuppdrag; 6. arkivuppgifter om undersökning och handräckning används för sökning av handlingar i datorarkivet. Uppgifterna i Gränsbevakningsväsendets personregister får användas för andra ändamål än de för vilka uppgifterna har samlats in och registrerats, om uppgifterna behövs för 1. att skydda statens säkerhet; 2. att avvärja betydande egendomsskada eller överhängande fara som hotar liv eller hälsa; 3. att förebygga eller utreda brott som kan leda till fängelse; 4. att utreda identitet i samband med ett visst uppdrag som gränsbevakningsväsendet utför och som nödvändigt kräver att identiteten styrks; 5. beslut eller utlåtande som gäller beviljande eller giltighet av ett tillstånd, när beviljandet eller giltigheten av tillståndet enligt gällande bestämmelser är beroende av sökandens eller tillståndshavarens tillförlitlighet, lämplighet eller någon liknande egenskap, och det för bedömningen av egenskapen krävs uppgifter om sökandens eller tillståndshavarens hälsotillstånd, bruk av berusningsmedel, brottslighet eller våldsamma uppträdande. Uppgifterna i Gränsbevakningsväsendets personregister får användas i gränsbevakningsväsendets forsknings- och planeringsverksamhet samt i gränsbevakningsväsendets interna utbildning, om det är nödvändigt för att genomföra utbildningen. Uppgiftskällor som i regel används för underkategorierna i informationssystemet är följande: 1. egendomsuppgifter fås genom anmälningar som görs till Gränsbevakningsväsendet eller genom anmälningar som gäller egendom som har omhändertagits av verket;

3 8. Regelenlig utlämning och användning av uppgifter 2. uppgifter om brottsanmälningsindex och påföljder fås från informationssystemets underkategori undersökning och handräckning; uppgifter om brottspåföljder fås från åklagarmyndigheter och judiciella myndigheter; 3. uppgifter för förmedling av meddelanden fås från informationssystemets underkategorier; 4. gränskontrolluppgifter fås i samband med gränskontroller; 5. uppgifter om undersökning och handräckning samlas in och registreras i samband med förundersökningar, andra undersökningar eller åtgärder som genomförs av gränsbevakningsväsendet eller handräckningsuppdrag; 6. arkivuppgifter om undersökning och handräckning fås från undersöknings- och handräckningsregistret. Uppgifter som behövs för uppdatering av personuppgifterna fås från befolkningsdatasystemet. Gränsbevakningsväsendet och personer som hör till dess personal har rätt att använda uppgifterna i registret på det sätt som avses i 24 och 25 i lagen om behandling av personuppgifter vid Gränsbevakningsväsendet. Bestämmelser om utlämning av uppgifter till andra myndigheter via teknisk anslutning eller i maskinläsbar form finns i 28 i lagen om behandling av personuppgifter vid Gränsbevakningsväsendet. Uppgifter får lämnas ut också till andra myndigheter, sammanslutningar och enskilda personer på det sätt som bestäms om deras rätt att få uppgifter. Behandlingen av personuppgifter inom det internationella samarbetet regleras i 38 och 39 i lagen om behandling av personuppgifter vid Gränsbevakningsväsendet. Beslut om utlämnande av uppgifter ur Gränsbevakningsväsendets personregister fattas av den registeransvarige eller av någon annan förvaltningsenhet som den registeransvarige har förordnat till uppdraget. 9. Typ av uppgifter I registret får, av de uppgifter som gäller identiteten hos en person som är misstänkt för ett brott som undersöks av Gränsbevakningsväsendet eller är föremål för förundersökning som utförs av Gränsbevakningsväsendet, annan undersökning enligt 27 i gränsbevakningslagen, andra åtgärder eller tvångsmedel, registreras fullständigt namn, födelsedatum, personbeteckning, kön, modersmål, medborgarskap, avsaknad av medborgarskap, nationalitet, hemstat, civilstånd, födelsestat, födelsehemkommun, hemkommun, yrke, adress och telefonnummer eller annan kontaktinformation, uppgift om att personen har avlidit, uppgifter i personens resedokument, fotografi och sådana uppgifter om personen som inverkar på hans eller hennes egen säkerhet eller säkerheten i arbetet inom Gränsbevakningsväsendet samt sådana uppgifter som behövs för identifiering av en juridisk person. I registret får också andra nödvändiga uppgifter som har inhämtats för utförande av de åligganden enligt 1 1 mom. i polislagen som föreskrivs

4 för gränsbevakningsväsendet i gränsbevakningslagen eller någon annanstans i lag registreras enligt följande: 1. uppgifter som är nödvändiga för uppdrag som hör till Gränsbevakningsväsendets ansvarsområde för att hitta egendom som någon har förlorat genom brott, som har omhändertagits av Gränsbevakningsväsendet, som har förkommit eller innehafts av en försvunnen person för att egendomen ska kunna återställas till ägaren eller innehavaren och för att försvinnanden ska kunna utredas (egendomsuppgifter); 2. uppgifter för en samlad sökning av registrerade anmälningar om brott, i fråga om personer misstänkta för brott anmälans nummer, datum för gärningen, gärningsplats, brottsbeteckning, tidpunkt för åtalspreskription samt straff och andra påföljder för brottet (uppgifter om brottsanmälningsindex och påföljder); 3. uppgifter för att enheterna inom Gränsbevakningsväsendet ska kunna underrättas och övervakningen inriktas i situationer som det är särskilt viktigt att informera om på grund av att situationerna är brådskande och farliga, för att brott ska kunna förebyggas eller gränssäkerheten upprätthållas eller av skäl som har samband med en utredning (uppgifter för förmedling av meddelanden); 4. uppgifter om gränskontroller som behövs för utförande och registrering av gränskontrolluppdrag (gränskontrolluppgifter); 5. uppgifter som behövs för utförande och registrering av undersökningar och handräckningsuppdrag och som erhållits vid förundersökning enligt förundersökningslagen (449/1987), vid annan undersökning enligt 27 i gränsbevakningslagen, i samband med gränsbevakningsväsendets åtgärder eller vid handräckningsuppdrag eller vid tillämpning av tvångsmedelslagen (450/1987) (uppgifter om undersökning och handräckning) enligt följande: a) om personer som misstänks för brott samt om personer som gjort anmälan, uppträder som vittnen eller målsägande eller som har något annat samband med anmälan; b) om rubriceringar i brottsanmälningar och övriga anmälningar, om tvångsmedel, gränsbevakningsväsendets åtgärder samt olika faser i förundersökningar och andra undersökningar, c) om andra nödvändiga redogörelser, omständigheter och specificeringar som hänför sig till uppgifter, åtgärder eller händelser vid Gränsbevakningsväsendet; 6. för sökning av handlingar i datorarkivet av uppgifterna om undersökning och handräckning uppgifter om anmälan och identifikationsuppgifter i fallet samt sammandrag av den beskrivande delen (arkivuppgifter om undersökning och handräckning). 10. Informationssystemets/ registrets art samt principer för skyddet av registret Informationssystemet är ett permanent system som är avsett för gränsbevakningsväsendets rikstäckande bruk och förs med hjälp av automatisk databehandling. Systemet är inte tillgängligt för obehöriga. Användarrätten är personlig. 11. Lagringstid Uppgifterna avförs enligt uppgiftskategori på följande sätt: Egendomsuppgifter när ett år har förflutit sedan egendomen återställdes

5 till ägaren eller innehavaren eller såldes på auktion eller förstördes, dock senast när tio år har förflutit sedan uppgiften antecknades; Uppgifter ur brottsanmälningsindexet och uppgifter om påföljder när ett år har förflutit sedan åtalsrätten för det misstänkta brottet preskriberades; uppgifter om anmälan om brott med åtföljande uppgifter om straff eller andra påföljder avförs dock efter att beslutet har vunnit laga kraft enligt följande: a) uppgifter om böter eller samfundsbot, ungdomsstraff eller avsättning från en tjänst när fem år har förflutit; b) uppgifter om fängelsestraff på högst två år och uppgifter om samhällstjänst när tio år har förflutit; c) uppgifter om fängelsestraff på över två och högst fem år samt uppgifter om påföljdseftergift med stöd av 3 kap. 3 i strafflagen (39/1889) när tjugo år har förflutit; Uppgifter om förmedling av meddelanden när två år har förflutit sedan meddelandet förmedlades; Gränskontrolluppgifter ska avföras ur undersöknings- och handräckningsregistret två år efter registreringen, om de inte behöver bevaras för ett enskilt tjänsteuppdrag; Av undersöknings- och handräckningsuppgifterna brottsanmälningsuppgifter när ett år har förflutit sedan åtalsrätten för det misstänkta brottet preskriberades och övriga anmälningsuppgifter när fem år har förflutit sedan anmälningen registrerades; om en brottsanmälan gäller flera brott avförs uppgifterna när ett år har förflutit sedan åtalsrätten för det senaste misstänkta brottet preskriberades; om endast en tidsintervall under vilken brottet har begåtts har kunnat fastställas, beräknas tiden för avförande av uppgifter från den senaste tidpunkten; DNA-profiler som har registrerats med stöd av 6 kap. 5 i tvångsmedelslagen ska avföras ur registret när ett år har förflutit sedan den registeransvarige fick kännedom om åklagarens beslut om att det i saken inte har varit fråga om ett brott eller det inte har funnits bevis för brott eller om att åtalet mot den registrerade genom en lagakraftvunnen dom har förkastats eller straffet undanröjts. Om en profil inte har gallrats bort tidigare ska den tas bort senast när 10 år har förflutit från den registrerades död. De förvarade proven ska förstöras samtidigt som motsvarande DNA-profiler tas bort. Anteckningar om personer under 15 år som misstänks för brott ska utplånas ur informationssystemet när ett år har förflutit sedan den registrerade fyllde 18 år, om inte en kortare tid för utplåning av uppgifterna föreskrivs. Uppgifterna ska dock inte utplånas på denna grund om: 1) anmälan gäller andra misstänkta för brottet och uppgifterna om dem ännu inte utplånas; 2) någon av anteckningarna gäller en brottslig gärning för vilken inte föreskrivs någon annan påföljd än fängelse; eller 3) det för en person under 15 år som registrerats som misstänkt för brott införs nya anteckningar om misstanke om brott innan personen har fyllt 18 år.

6 Alla uppgifter om en person ska utplånas ur informationssystemet senast ett år efter den registrerades död. Av undersöknings- och handräckningsuppgifterna och egendomsuppgifterna avförs dock inte uppgifterna, om de fortfarande behöver bevaras med tanke på undersökning eller övervakning som hänför sig till anmälan i fråga. Personuppgifter ska inte heller avföras om de inbegriper uppgifter som hänför sig till en persons egen säkerhet eller säkerhet i arbetet. Senast tre år efter att behovet av att bevara uppgifterna undersöktes ska en ny kontroll av behovet göras och den nya kontrollen antecknas. Arkivuppgifter som gäller undersökning och handräckning avförs dock när 50 år har förflutit sedan anmälningen registrerades. En uppgift som har konstaterats vara felaktig ska antecknas som felaktig. Uppgiften får bevaras om det är nödvändigt för att trygga de rättigheter som den registrerade, någon annan part eller en person som hör till Gränsbevakningsväsendets personal har. En sådan uppgift får användas endast i syfte att trygga dessa rättigheter. En uppgift som konstaterats vara felaktig ska utplånas genast när den inte längre behövs för att trygga rättigheterna, dock senast fem år efter att den föreskrivna tiden för utplåning av uppgiften har gått ut. 12. Offentlighet Uppgifterna i undersöknings- och handräckningsregistret är sekretessbelagda. Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) Rätt till insyn Personuppgiftslagen Lagen om behandling av personuppgifter vid Gränsbevakningsväsendet 41 och 42 Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) 3 kap. Var och en har utan hinder av sekretessbestämmelserna rätt att, sedan personen meddelat de fakta som behövs för att söka en uppgift, få veta vilka uppgifter om honom eller henne som har registrerats i ett personregister eller att registret inte innehåller uppgifter om personen. Enligt 27 i personuppgiftslagen finns ingen rätt till insyn bl.a. om informationen kan skada statens säkerhet, försvaret eller den allmänna ordningen och säkerheten eller försvåra förebyggande eller utredning av brott. Enligt 42 i lagen om behandling av personuppgifter vid Gränsbevakningsväsendet gäller rätten till insyn inte uppgifter om klassificering, övervakning och tillvägagångssätt i fråga om en person eller gärning som har registrerats i Gränsbevakningsväsendets personregister. Registrerade har rätt att kräva att registerföraren rättar, utplånar eller kompletterar en personuppgift som ingår i ett personregister och som med hänsyn till ändamålet med behandlingen är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad. Dataombudsmannen kan på begäran av den registrerade kontrollera att uppgifterna om den registrerade är lagenliga.

7 14. Utövande av rätten till insyn En registrerad som vill utöva sin rätt till insyn ska framställa en personlig begäran om detta till staben för Gränsbevakningsväsendet eller Sjöbevakningssektionen eller till registerföraren samt styrka sin identitet. För att underlätta insynsförfarandet har det på uppdrag av registerföraren tagits fram en särskild blankett. Den som vill utöva sin rätt till insyn är inte tvungen att använda blanketten, begäran kan också framföras skriftligt på ett annat dokument. Registerföraren eller registeransvarig som har förordnats att sköta uppdraget ska ge den registrerade tillfälle att ta del av sina uppgifter. På begäran kan uppgifterna lämnas skriftligen. Bara i sådana fall att det har förflutit mindre än ett år sedan den registrerade senast fick kontrollera uppgifterna i registret har registerföraren rätt att ta ut en skälig ersättning för de direkta kostnaderna för utlämningen av uppgifter. 15. Tillgänglighet Dataskyddsbeskrivningen hålls tillgänglig för var och en på registerförarens verksamhetsställe och på varje förvaltningsenhet. Dataskyddsbeskrivningen finns också tillgänglig på Gränsbevakningsväsendets officiella webbplats ( 16. Bestämmelser om informationssystemets införande och innehåll samt registerförarens föreskrifter, anvisningar och beslut Informationssystemet har fastställts för införande. Bestämmelser om registrets innehåll finns i 7 i lagen om behandling av personuppgifter vid Gränsbevakningsväsendet (579/2005). Registerföraren har utfärdat en föreskrift om administrationen av användarrättigheterna till informationssystemet och användningen av systemet (1777/53/2008, ) Registerföraren har utfärdat en anvisning om utövandet av rätten till insyn i Gränsbevakningsväsendets personregister (1778/53/2008, )