TIERPS KOMMUN Dnr Ks Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta

Transkript

1 TIERPS KOMMUN SAM MANTRÄDE SPROTOKOLL Kommunstyrelsen Dnr Ks Tierps kommunfastigheter AB AB - Bolagsordning - Beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta föreliggande förslag till ny bolagsordning avseende Tierps kommunfastigheter AB. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade 67/2011 att ett nytt fastighetsbolag ska bildas samt att uppdra till kommunstyrelsen att återkomma till kommunfullmäktige med förslag till bolagsordning, ägardirektiv och övriga beslutsunderlag. Föreligger förslag till ny bolagsordning för Tierps kommunfastigheter AB. Ordf sign Justerandes sign Vidi sign Sekr sign Utdragsbestyrkande

2 BOLAGSORDNING för TIERPS KOMMUNFASTIGHETER AB Fastställd av extra bolagsstämma Godkänd av kommunfullmäktige x 1 Firma Bolagets firma är Tierps Kommunfastigheter AB. Bolaget är ett av Tierps kommun helägt fastighetsbolag. 2 Säte Styrelsen skall ha sitt säte i Tierp, Tierps kommun, Uppsala län. 3 Verksamhetsföremål Bolaget har till föremål för sin verksamhet att äga, hyra, hyra ut och förvalta kommunala fastigheter. 4 Ändamålet med bolagets verksamhet Bolagets syfte är att äga och förvalta kommunala fastigheter samt att leverera så ändamålsenliga och billiga lokaler som möjligt för kommunens verksamheter. Bolaget skall i sin verksamhet iaktta likställighetsprincipen, lokaliseringsprincipen, förbud mot spekulativ verksamhet, offentlighetsprincipen samt självkostnadsprincipen. Då lokaler hyrs ut till annan part än Tierp kommun skall hyran sättas utifrån affärsmässiga grunder. Likvideras bolaget skall dess behållna tillgångar tillfalla aktieägarna. 5 Fullmäktiges rätt att ta ställning Bolaget skall bereda kommunfullmäktige i Tierps kommun möjlighet att ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt fattas. 6 Aktiekapital Bolagets aktiekapital skall utgöra lägst (tjugo miljoner) kronor och högst (åttio miljoner) kronor. Aktiebreven skall ställas till viss man. 7 Antal aktier I bolaget skall finnas minst aktier och max aktier. 8 Styrelse

3 Bolagets styrelse skall bestå av fem (5) styrelseledamöter och lika många personliga suppleanter. Styrelsen utses av kommunfullmäktige i Tierps kommun för tiden från den årsstämma som följer efter det val till kommunfullmäktige förrättats intill slutet av den årsstämma som följer efter nästa val till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige utser också ordförande och vice ordförande i bolagets styrelse. För suppleants inträde till tjänstgöring bör gälla att de skall underrättas om styrelsesammanträden genom kallelse med tillhörande handlingar men endast inträda för mr tjänstgöring i de fall ordinarie ledamot är frånvarande. Det åligger den ledamot, för vilken suppleant skall tjänstgöra, att underrätta denna om att han kommer att vara frånvarande från sammanträdet och att suppleant sålunda har att tjänstgöra. Suppleanter har alltid närvarorätt vid bolagets styrelsesammanträden. Styrelsen kan inom sig utse arbetsutskott. 9 Revisorer För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses för en mandatperiod på fyra år, en revisor och en suppleant. Revisorn och resvisorssuppleanten utses av bolagsstämman på förslag av kommunfullmäktige i Tierps kommun. Revisorn och revisorssuppleanten skall vara auktoriserade revisorer. 10 Lekmannarevisorer För samma mandatperiod som gäller för bolagets revisor skall kommunfullmäktige i Tierps kommun utse en lekmannarevisor med suppleant. 11 Kallelse till bolagsstämma Kallelse till bolagsstämma skall ske genom brev med posten till aktieägarna tidigast fyra veckor och senast två veckor före stämman. 12 Utomståendes närvarorätt vid bolagsstämma Allmänheten har rätt att närvara vid bolagsstämma. 13 Ärenden på årsstämma På ordinarie bolagsstämma skall följande ärenden förekomma till behandling 1. Stämmans öppnande; 2. Val av ordförande vid stämman; 3. Val av sekreterare vid stämman;

4 4. Upprättande och godkännande av röstlängd; 5. Val av en eller två justeringsmän; 6. Godkännande av dagordning; 7. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad; 8. Framläggande av årsredovisningen, revisionsberättelsen och lekmannarevisorns granskningsrapport samt i förekommande fall koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse; 9. Beslut om a) fastställelse av resultat- och balansräkningen samt i förekommande fall koncernresultaträkningen och koncernbalansräkningen b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören; 10. Fastställande av arvoden åt styrelsen, revisorn och lekmannarevisorn med suppleanter; 11. Val av revisor och revisorssuppleant (i förekommande fall); 12. Annat ärende som ankommer på bolagsstämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen. 14 Räkenskapsår Kalenderår skall vara bolagets räkenskapsår. Årsredovisningen skall av styrelsen och verkställande direktören framläggas för revisorn och lekmannarevisorn senast sex veckor före ordinarie bolagsstämma 15 Firmateckning Bolagets finna firma tecknas, förutom av styrelsen, av två styrelseledamöter i förening eller en styrelseledamot i förening med verkställande direktören. 16 Rösträtt på bolagsstämman Vid bolagsstämman får varje röstberättigad rösta för fulla antalet av honom ägda och företrädda aktier utan begränsning i röstetalet. 17 Inspektionsrätt Tierps kommunstyrelse äger rätt att när som helst ta del av bolagets räkenskaper och övriga handlingar samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Detta gäller dock endast i den mån hinder ej möter på grund av författningsreglerad sekretess. 18 Ändring av bolagsordning Denna bolagsordning får ej ändras utan godkännande av Tierps kommunfullmäktige.

5 4 TIERPS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige Dnr Ks lnriktningsbeslut Inriktningsbeslut för bildande av kommunalt fastighetsbolag Beslut kommunfullmäktige beslutar enligt kommunstyrelsens förslag att bilda ett nytt fastighetsbolag utifrån nedan angivna intentioner samt att uppdra till kommunstyrelsen att återkomma med förslag till bolagsordning, ägardirektiv och övriga beslutsunderlag till kommunfullmäktiges sammanträde den 20 september Bakgrund Kommunstyrelsen har 125/2011 behandlat ärendet. Samordnad fastighetsförvaltning eller ägande i Tierps kommun 1 Inledning Merparten av svenska kommuner som inte redan har funnit samordnings former inom fastighetsförvaltningen utreder eller genomför i dag förändringar för att säkra kompetensförsörjningen, tillskapa bättre styrning och uppföljning samt att söka effektivitetsvinster. Näst efter personalkostnader är lokalkostnader den största kostnadsposten i den kommunala budgeten. Vanligast är att man bildar ett nytt kommunalt aktiebolag som köper kommunens fastigheter eller genom s.k. förvaltningsuppdrag, via en offentlig upphandling eller så har kommun överlåtit förvaltningen till det kommunala bostadsbolaget. Tierps kommun har valt det sistnämnda vilket strider mot Lagen om offentlig upphandling (LOU) vilket inte är tillfredsställande. Tierps kommun föreslås sälja sina samtliga fastigheter innehållande verksamhetsoch kommersiella lokaler till ett nybildat aktiebolag och samtidigt som personalen från fastighetsavdelningen erbjuds övergång till den nya organisationen. Tierps kommun inrättar en tjänst som lokalstrateg direkt underställd kommunchefen. Denna tjänst som är en förutsättning för att god lokaleffektivitet ska kunna uppnås blir respektive verksamhets representant gentemot samtliga fastighetsägare som kommunen hyr lokal av. Det nya bolagets huvudsakliga uppdrag är att äga och förvalta kommunens fastigheter samt att leverera så ändamålsenliga och billiga lokaler som möjligt för att möjliggöra bra och billiga lokalförutsättningar för kommens verksamheter. Hyrorna ska baseras på bolagets självkostnader och inte innehålla några marknadsinslag och riskpremier. I de fall lokalerna hyrs ut till externa kunder ska marknadsmässig hyressättning tillämpas. forts. Ordf sign Justerandes sign sign Vidi sign Sekr sign Utdragsbestyrkande

6 TIERPS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige forts. 2 Organisatorisk beskrivning 2.1 Koncernbildande Tierps kommun säljer sina fastigheter innehållande verksamhetslokaler och kommersiella lokaler till ett nybildat aktiebolag (bolaget). Detta bolag blir direktägt av Tierps kommun och tillika Fastighetsorganisationen innehållande bolaget och Tierpsbyggen får en egen identitet och kan verka finansiellt och skattefritt inom ramen för sin äkta koncern. 2.2 Uppgift och process Bolagets primära uppgift blir således att äga och förvalta kommunens lokaler samt att inom ramen för effektiva självkostnadshyror tillhandahålla så kostnadseffektiva, anpassade lokaler som möjligt till kommunens verksamhet. Som stöd för verksamheterna inrättas en tjänst i kommunen som lokalstrateg. Bolaget ska verka för hög s.k. produktionseffektivitet och lokalstrategen ska verka för hög s.k. lokaleffektivitet. Lokaleffektivitet betyder: - att lokalerna är anpassade så att verksamheterna effektivt kan bedriva sin verksamhet d.v.s. rätt antal m2 för sina behov och rätt anpassade för sin verksamhet - att kommunen har en strategisk lokalförsöjning Produktionseffektivitet betyder: - att förvaltaren levererar lokaleffektiva ytor på långsiktigt billigaste sätt (aktivt arbetar med driftnettoanalyser driftoptimeringar mm) Lokalstrategen kommer att företräda verksamheterna gentemot samtliga parter som kommunen hyr lokaler av. Strategens uppgift är att optimera lokalanvändandel inom kommunen och avlasta verksamhetschefer i lokalfrågor. Lokalstrategen far till uppgift att utifrån kommunkoncernens bästa skapa en bättre lokaleffektivitet och får till huvudsaklig uppgift att: - Tillsammans med "hyresgästerna" strategiskt arbeta med lokalförsörjningsplaner d.v.s. arbeta med lokaleffektivitet - Företräda hyresgästerna i diskussion om avtal och innehåll i hyresavtal med såväl koncerninterna som externa hyresvärdar - Upprätta och utveckla befintliga gränsdragningslistor som tydligt visar vilka åtaganden som åligger hyresgäst och värd - Erhålla en samlad bild av kommunens hela lokalinnehav och fördela behov löpande mellan verksamhetsgrenarna och utnyttja bolagens samlade volym forts. Ordf sign Justerandes sign Vidi sign Sekr sign Utdragsbestyrkande

7 4Y TIERPS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige forts. - Förhandla fram lämpliga ersättningsnivåer avseende verksamhetsköp utöver de som regleras i hyresavtalen och som avser mer än fastighetsförvaltning. - Ansvara för för planeringar tillsammans med verksamheterna och kommunledning i frågor om verksamhetsanpassningar och investeringar i befintliga lokaler (koncernmässig helhetssyn) Bolaget får således en ren utförarroll och ska arbeta med produktionseffektivitet och serva hyresgästen på bäst möjliga sätt utifrån innehållet i avtalet. Vid en försäljning kommer samtliga medarbetare inom fastighetsavdelningen att erbjudas övergång till den nya organisationen. Efter övergången kommer en uppdelning av medarbetare att ske för att möta den bestämmelsen som finns i Lagen om offentlig upphandling gällande köp och försäljning mellan kommunala bolag. 3 Ekonomi 3.1 Överföringsvärde Fastigheterna kan överlåtas till fastighetsbolaget för en köpeskilling motsvarande bokfört värde vid försäljningstillfället. Mer om effekterna av detta nedan. 3.2 Finansiering/Borgen Bolaget föreslås erhålla en kommunal borgenslimit som motsvarar behovet för extern finansiering på lång sikt. Någon borgensavgift ska inte utgå då det enbart överförs som hyreskostnad enligt principen om självkostnadshyror, se nedan. 3.3 Kontraktsinnehåll/Hyresnivå verksamhetslokaler Principen för hyreskontrakten mellan kommunen och bolaget föreslås bygga på att bolaget inte ska ta någon risk för ägandet och uthyrningen gentemot kommunen. Det innebär att kontrakten skrivs på, vad lagen medger som längst, 25 år. Hyran sätts som en självkostnadshyra och ska omfatta merparten av de kostnader en lokal har "s.k. all inclusive". Detaljerat innehåll om vad som ingår i hyran regleras genom en tydlig s.k. gränsdragningslista. Förändringar i lokalerna regleras genom ett tydligt regelverk som beskriver hur det praktiskt ska gå till, hur hyresförändringar och eller ev. direktfakturering beräknas och vem som får göra beställningar om förändringar. När kommunen vill lämna eller utöka sina lokaler regleras detta också tydligt så att bolaget inte står någon risk vid förändringar. Ev. kan incitament om fördelning av besparingar byggas in i avtalen. forts. Ordf sign sign Justerandes sign sign Vidi sign sign Sekr sign sign Utdragsbestyrkande

8 TIERPS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL MANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige forts. Som inledningsvis beskrevs är bolagets huvudsakliga uppgift att leverera så ändamålsenliga och billiga lokaler som möjligt för att optimera lokalnyttan för kommunen och inte att i egen sak tjäna pengar eller att riskera att förlora pengar i ingångna avtal med kommunen (ägaren och nyttjaren). 3.4 Överföringskostnader Vid traditionell fastighetsförsäljning uppkommer en kostnad för stämpelskatt på x% av köpeskillingen alternativt taxeringsvärdet om det är högre. I stället för att göra ett traditionellt förvärv så föreslås att försäljningen av samtliga fastigheter sker genom en s.k. fastighetsreglering. 3.5 Besparing Förändringen ska ge en besparing totalt sett för kommunen. Ett område som påvisar en betydande besparing är inom s.k. mediaförbrukning. Genom att kraftsamla kompetens kommer det att finnas möjlighet att kontinuerligt finna de mest kostnadseffektiva alternativen. För att bibehålla fastigheternas funktionalitet och värde samt ta igen eventuellt eftersläpande underhåll bör merparten av "frigjorda medel" (eventuella vinster) reinvesteras i fastigheterna. Övriga områden som inte har kvantifierats men som ger besparingsvinster är t ex samlad administration, effektivare utnyttjande av maskinparken, större volymer vid upphandling av entreprenörer, samordning av skötsel i egen regi, färre diskussioner "vem som betalar vad" och vad som ingår i hyran m.m. Sammanfattningsvis kommer kommunens lokalkostnader att minska. Detta gäller även sedan kommunens kostnader för en lokalstrateg frånräknats. 4 Sammanfattning samt förslag till till beslut beslut 4.1Sammanfattning Följande effekter uppstår vid en renodling av fastighetsorganisationen som föreslås i denna pm: - Organisationsförslaget skapar en tydlighet mellan hyresgäst och hyresvärd. Det innebär att hyresgästen med vetskap om innehållet i gränsdragningslistan och kunskap om förändrings/investeringsprocessen lättare kan förstå innehållet i hyreskontraktet och den hyra som är satt. Det innebär också bra förutsättningar för en samlad styrning, kontroll och kommunikation vid förändringar i lokalerna. Okunskap om ovan och otydlighet vid förändringar i lokaler skapar mycket frustration för de kommunala verksamheterna som i slutändan kostar mycket tid och pengar. forts. Ordf sign Justerandes sign Vidi sign Sekr sign Utdragsbestyrkande

9 TIERPS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunfullmäktige forts. Föreslagen organisation medger också en möjlighet att skapa ett starkt varumärke kring de av kommunkoncernen ägda fastigheterna och dess förvaltning. Detta ger till följd en stark image och identitet för den personal som arbetar med fastigheterna och skapar möjligheter till en effektiv serviceorganisation. Huvuduppdraget är att med samlad kompetens leverera ändamålsenliga, kostnadseffektiva lokaler med största möjliga service till de kommunala verksamheterna så att de i sin tur kan utföra en bra verksamhet. - Den samlade organisationen ger också förutsättningar för att skapa attraktiva arbetstillfällen för framtiden så att kommunen kan anställa den kvalificerade arbetskraften som behövs. Då fastighetsförvaltning blivit både tekniskt och ekonomiskt mer komplicerat krävs en utökad kompetens hos medarbetarna som är svår att rekrytera. - Sist men inte minst så innebär en kraftsamling av fastighetsorganisationen även en ekonomisk besparing inom såväl administrationen som den tekniska förvaltningen. Ett exempel på besparing är när Nora kommun genomförde projektet samlad fastighetsförvaltning år Den initiala årliga besparingen uppgick till 1 mkr som sedan utökades till en årlig besparing på 2 mkr vilket i detta fall motsvarade c:a 8% av hyreskostnaden för kommunen. Till det kan också nämnas att underhållet på fastigheterna ökade från ca 601cr./m2 till 100 kr./m2, vilket gav stora effekter på möjligheterna att bibehålla det tekniska- och ekonomiska fastighetsvärdet. Effekten blev också positiv för verksamheterna som fick bättre lokaler. Genom den samlade kompetensen genomfördes också ett energibesparingsprogram på hela fastighetsbeståndet som gav en besparing på el- och värmeförbrukningen med ca. 20% -allt tack vare att kompetensen kraftsamlades. Sammanfattningsvis föreslås att kommunen säljer de fastigheter som innehåller verksamhets och kommersiella lokaler till ett nybildat fastighetsbolag. VD för AB Tierpsbyggen har den 23 maj 2011 överlämnat förslag i ärendet. Yrkande Bengt-Olov Eriksson (S) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag i ärendet. Ordf sign Justerandes sign Vidi sign Sekr sign Utdragsbestyrkande

10 TIERPS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Dnr Ks Tierps kommunfastigheter AB Apportemission Beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta föreliggande förslag till apportemission avseende Tierps kommunfastigheter AB. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade 67/2011 att ett nytt fastighetsbolag ska bildas samt att uppdra till kommunstyrelsen att återkomma till kommunfullmäktige med förslag till bolagsordning, ägardirektiv och övriga beslutsunderlag. Föreligger styrelseprotokoll från Tierps Kommunfastigheter AB den 18 oktober Av protokollspunkt 35 framgår att styrelsen föreslagit att aktiekapitalet i Tierps kommunfastigheter AB ökas med 53,7 mnkr genom en apportemission av aktier. PWC har överlämnat ett revisorsyttrande över styrelsens redogörelse för apportegendomen daterat den 27 november Ordf sign Justerandes sign Vidi sign Sekr sign Utdragsbestyrkande

11 Tierp Kommunfastigheter AB Styrelseprotokoll Dag Tid 15,30-16,00 Plats Tierpsbyggens kontor, Centralgatan 17 i Tierp Närvarande Beslutande Icke tjänstgörande suppleanter Övriga Bengt-Olov Eriksson Siri Lindblom Gunnar Jansson Daniel Blomstedt Erik Kolm (ersättare för Anders Gejke) Villy Wahlström Kenneth Gunnarsson Lars Göran Birkehorn Karlsen Roger Kjettselberg Anders Norrström Paragrafer Öppnande Ordföranden hälsade samtliga välkomna och förklarade mötet öppnat, öppnat. 22 Val av justeringsman Att jämte ordföranden justera dagens protokoll utsågs Erik Kolm. 23 Föregående protokoll Föregående protokoll lades med godkännande till handlingarna. handlingarna, 24 VD-brev Något VD-brev var inte utskickat. 25 Bolagsfrågor Lägesrapport angående fastighetsbolagets utveckling och de närmaste uppdragen VD informerade att förslag tagits fram i form av en gränsdragningslista över vad som skall ingå i hyran. Viktigt i arbetet har varit att allt skall vara beräkningsbart. Ett 70-tal externa hyresavtal skall tas över från kommunen med samma villkor som idag.

12 Dessutom skall ett 50-tal avtal upprättas avseende lokaler som kommunen skall hyra. Förutom upprättandet av avtalen skall registrering ske i fastighetssystemet och i mitten av december skall hyresavisering ske i det nya bolaget. En halvtidstjänst finns disponibel att utnyttja på kommunens ekonomiavdelning. Budgetarbetet har påbörjats. Många problem har dock uppstått. T ex. krävs ett omfattande arbete för att fånga upp kostnaderna som både kan finnas i Samhällsbyggnads verksamhet och i de olika förvaltningarnas verksamheter, verksamheter. Ett exempel är reparationer som genomförts av skolvaktmästare. Ett möte kommer att ske med kommunens representanter angående frågor och material som de måste vara med och besvara och ta fram. En lokalsamordnare kommer att finnas på kommunen som skall fungera som beställare för hyresgästen, kommunen. Fyra personer ska!! skall sköta ca 95 % av de kommunala fastigheterna på orter med fritidsanläggningar. För detta ändamål behöver ytterligare en person anställas. Även en tekniker kommer att anställas då en går i pension samt då kompetens behövs på inköpssidan. I 1 dagsläget är dock inte helt klart hur många personer som behövs då omfattningen av de tjänster som förväntas köpas av fastighetsbolaget inte är klar. Det har redan nu visat sig att förskolorna köper mer tjänster än beräknat. VD informerade att diskussioner förts med Kultur och Fritid angående hur arbetet med upplåtelsen av bad och hallar skall organiseras. Fastighetsbolaget kommer inte att rabattera lokaler till organisationer/föreningar vilket är en kommunal fråga. VD informerade att han haft kontakt med VD för Strängnäsbostäder som har erfarenhet av att arbeta med en organisation som ser ut som den som nu skapas i Tierps kommun med ett fastighetsbolag för de kommunala fastigheterna. 26 Kund Information om arbetet med nya hyresavtal Se 25 första stycket. 27 Ekonomi/Finans Information om budgetarbetet för Se 25 andar stycket. 28 Investeringsfrågor Lägesrapport ny idrottshall på Centralskolan VD informerade att tre alternativa förslag på hallar, med kalkyler, håller på att tas fram. En fullstor hall, en träningshall och mindre gymnastikhall i Möbeln. VD, Tony Persson och Stefan Linde skall åka till Märsta för att se på den hall som de byggt. 29 Pågående åtgärder på fastigheter, ombyggnad/underhåll Inga frågor behandlades.

13 30 Driftfrågor Information om energieffektiviseringsåtgärder VD informerade att tre fastigheter utsetts för energieffektiviseringsåtgärder. Gunnel Wappsell kommer att vara ansvarig för installationsdelarna i arbetet och även ha personalansvar för driftsteknikerna. Pernilla Rollän Roll& Sjöström på kommunen kommer att ansvara för arbetet tillsammans med verksamheterna. Tierpsbyggen har även gått med i SABOs energisparkampanj som har fyra olika teman. Temat i år är vatten. SABO står för material i kampanjen. Övriga teman är belysning, tvättstugor och värme. 31 Upphandlingsfrågor Information beträffande nytt avtal för lokalvård VD informerade att upphandlingen är utskickad beträffande lokalvård. Det nya avtalet skall gälla fr. o m 1 januari Nuvarande avtal har avslut vid halvårsskiftet Det har fungerat dåligt avseende kvalitéoch pris. Tierps kommunfastigheter har därför avböjt att överta avtalet. Två personer skall utbildas för att kunna följa upp att rätt kvalité ges i det nya avtalet, 32 Administration/organisation Inga frågor behandlades. 33 Friskvårdsfrågor Inga friskvårdsfrågor behandlades 34 Verksamhetsstyrning ISO 9002, ISO ISO och och AFS AFS 2001:1 2001:1 Inga verksamhetsstyrningsfrågor behandlads. 35 Övriga övriga frågor Förslag till förändring av bolagsordningen samt genomförande av en aktieemission genom apport av aktier i AB Tierpsbyggen Styrelsens förslag till beslut avseende ändring av bolagsordningen Styrelsen föreslog att bolagets bolagsordning ändras i 6 så att aktiekapitalet skall utgöra lägst kr och högst kr. Styrelsen beslutade i enlighet med förslaget. Styrelsens förslag till beslut avseende apportegendom Styrelsen i Tierps kommunfastigheter AB, org.nr föreslår att aktiekapitalet i Tierps kommunfastigheter AB ökas med kr genom en apportemission av aktier. Bolaget har idag ett aktiekapital på kr, kr. När verksamheten, som innebär att äga, hyra, hyra ut och förvalta fastigheter primärt för kommunal verksamhet, startar vid

14 årsskiftet krävs ett större aktiekapital. Bolaget beräknas omsätta ca kr per år och ha en balansomslutning, på sikt, på ca kr. 1. Rätt att teckna nya aktier skall tillkomma Tierps kommun, org. nr Betalning för rör tecknade aktier skall erläggas genom tillförsel av aktier i AB Tierpsbyggen. Tierpsbyggen, 2. De nya aktierna skall emitteras till en kurs av 1000 kr per aktie. 3. Aktiekapitalet skall ökas med kr, kr. 4. Antalet aktier som skall ges ut skall uppgå till st. 5. Apportegendomen skall utgöras av aktier i AB Tierpsbyggen, org.nr , vilka är bokförda till hos Tierps kommun. Marknadsvärdet på aktierna beräknas överstiga bokfördavärdet. 6. Teckning av aktier skall ske genom teckning på teckningslista senast den Styrelsen skall äga rätt att förlänga teckningstiden. 7. 7, Aktierna ger ger rätt till till utdelning tidigast efter den årsstämma som infaller efter att nyemissionen registrerats hos bolagsverket. Styrelsen beslutade i enlighet med förslaget 36 Avslutning Ordföranden avslutade mötet, mötet. Nästa möte är den 20 december 14,00-17,00. Vid protokollet Anders Norrström Justeras --" Bengt-prov 4f6V Er'ksson ErIsson Ordförtinde Ordförkiticle Erik Kolm

15 pwc Revisorsyttrande enligt 13 kap. 8 aktiebolagslagen (2005:551) över styrelsens redogörelse för apportegendomen Till bolagsstämman 1 i Tierp Komunfastigheter AB, org.nr Vi har granskat styrelsens redogörelse med avseende på apportegendom daterad Styrelsens ansvar för redogörelsen Det är styrelsen som har ansvaret för att ta fram redogörelsen enligt aktiebolagslagen och för att det finns en sådan intern kontroll som styrelsen bedömer nödvändig för att kunna ta fram redogörelsen utan väsentliga felaktigheter, vare sig dessa beror på oegentligheter eller på fel. Revisorns ansvar Vår uppgift är att uttala oss om apportegendom på grundval av vår granskning.vi har utfört granskningen enligt FARS FARs rekommendation RevR 9 Revisorns övriga yttranden enligt aktiebolagslagen och aktiebolagsförordningen. Denna rekommendation kräver att vi följer yrkesetiska krav samt planerar och utför granskningen för att uppnå rimlig säkerhet att styrelsens redogörelse inte innehåller väsentliga felaktigheter. Granskningen innefattar att genom olika åtgärder inhämta bevis om finansiell och annan information i styrelsens redogörelse. Revisorn väljer vilka åtgärder som ska utföras, bland annat genom att bedöma riskerna för väsentliga felaktigheter i redogörelsen, vare sig dessa beror på oegentligheter eller på fel. Vid denna riskbedömning beaktar revisorn de delar av den interna kontrollen som är relevanta för hur styrelsen upprättar redogörelsen i syfte att utforma granskningsåtgärder som är ändamålsenliga med hänsyn till omständigheterna, men inte i syfte att göra ett uttalande om effektiviteten i den interna kontrollen. Granskningen omfattar också en utvärdering av ändamålsenligheten i den värderingsmetod som har använts och rimligheten i styrelsens antaganden. Vi anser att de bevis vi har inhämtat är tillräckliga tillräcldiga och ändamålsenliga som grund för vårt uttalande. Uttalande Vi anser att - apportegendomen är eller kan antas bli till nytta för bolagets verksamhet, och - apportegendomen i i styrelsens redogörelse inte har tagits upp till högre värde än det verkliga värdet för bolaget. Övriga upplysningar Som framgår av styrelsens redogörelse består apportegendomen av aktier i bolaget AB Tierpsbyggen. Som likaledes framgår av redogörelsen har styrelsen fastställt apportegendomens värde på följande sätt: värdet på apportegendomen är detsamma som bokfört värde i Tierps Kommun, vilket är detsamma som registrerat aktiekapital i AB Tierpsbyggen.

16 ihist pwc Detta yttrande har endast till syfte att fullgöra det krav som uppställs i 13 kap. 8 aktiebolagslagen och får inte användas för något annat ändamål, Uppsala den 27 november 2012 ) UlricaToivonen Auktoriserad revisor 2 of 2

17 TIERPS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOL MANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Dnr Ks Tierps kommunfastigheter AB - Ägardirektiv Beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att anta föreliggande förslag till ägardirektiv avseende Tierps kommunfastigheter AB. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade 67/2011 att ett nytt fastighetsbolag ska bildas samt att uppdra till kommunstyrelsen att återkomma till kommunfullmäktige med förslag till bolagsordning, ägardirektiv och övriga beslutsunderlag. Föreligger förslag till ägardirektiv för Tierps kommunfastigheter AB. Ordf sign Justerandes sign Vidi sign Sekr sign Utdragsbestyrkande Uldragsbestyrkande

18 Ägardirektiv för Tierps Kommunfastigheter AB Ägardirektiv för tör verksamheten i Tierp Kommunfastigheter, nedan kallad bolaget, antagna av kommunfullmäktige i Tierps kommun och fastställda av bolagsstämman Verksamheten ska drivas utifrån den av kommunfullmäktige beslutade bolagsordningen samt dessa Ägardirektiv. Kommunens yttrande ( 3 bolagsordningen) ska inhämtas avseende a) investeringar större än basbelopp eller är av principiell betydelse b) bildande, förvärv eller försäljning av dotterbolag c) planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet d) förvärv eller försäljning av fast egendom,om egendom.om värdet överstiger basbelopp eller är av principiell betydelse e) övriga frågor som enligt styrelsens uppfattning är av principiell betydelse eller annars av större vikt. Bolagsstämmor ska vara offentliga och hållas senast under juni månad. Bolaget skall årligen, senast vid utgången av mars månad tillhandahålla kommunstyrelsen det underlag som begärs för upprättande av kommunens årsredovisning enligt 8 kap 17 kommunallagen. Bolaget skall följa de övergripande riktlinjer inom miljöområdet som kommunfullmäktige beslutar om, samt verka i enlighet med kommunens miljöpolicy. Avkastningskravet skall motsvara statslåneräntan året före aktuellt räkenskapsår med tillägg av en procentenhet i riskpremie (fastställs årligen av regeringen). Avkastningskravet beräknas på tillskjutna kapital i bolaget. Bolaget ska kontinuerligt samverka med de kommunala förvaltningarna och övriga kommunala bolag i syfte att optimera verksamheten. Detta innefattar även olika typer av förvaltningsuppdrag. Bolaget skall minst två gånger per år informera kommunstyrelsens arbetsutskott om sin verksamhet. Bolaget skall i sin verksamhet iaktta de kommunalrättsliga principer som följer av ändamålet med bolagets verksamhet. Styrelse och VD i bolagen ska samråda med krisledningsnämnden angående åtgärder som erfordras i samband med extraordinär händelse.

19 TIERPS KOMMUN SAM MANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen ) Dnr Ks Tierp kommunfastigheter AB AB Borgensram Beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att bevilja Tierps kommunfastigheter AB en borgensram på 100 mnkr för år Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade 67/2011 att ett nytt fastighetsbolag ska bildas samt att uppdra till kommunstyrelsen att återkomma till kommunfullmäktige med förslag till bolagsordning, ägardirektiv och övriga beslutsunderlag. Från årsskiftet startar Tierps kommunfastigheter AB som bland annat ska ombesörja skötsel, underhåll samt re-och nyinvesteringar av merparten av de lokaler som kommunen använder för sin verksamhet. Eftersom bolaget ska göra de kommande investeringarna i kommunens verksamhetslokaler så kommer en effektiv finansiering att ha stor betydelse för bolaget och kommunen. Med anledning härav behöver Tierps kommunfastigheter AB kommunal borgen. Eftersom omfattningen av investeringarna och därtill hörande verksamhet i nuläget är svårt att bedöma för kommande år så föreslås borgensramen om 100 mnkr i nuläget gälla endast för år Ekonomichefen har den 21 november 2012 överlämnat förslag till borgensram för Tierps kommunfastigheter AB. Ordf sign sign Justerandes sign sign Vdi sign Sekr sign Utdragsbestyrkande

20 TIERPS KOMMUN Dokumentnamn Borgensram Datum Adress Kommunstyrelsen Diarienummer Borgensram Tierps kommunfastigheter AB Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige besluta att bevilja Tierps kommunfastigheter AB en borgensram på 100 mnkr för år Bakgrund Från årsskiftet startar Tierps kommunfastigheter AB som bl.a. ska ombesörja skötsel, underhåll samt re-och nyinvesteringar av merparten av de lokaler som kommunen använder för sin verksamhet. Eftersom bolaget ska göra de kommande investeringarna i kommunens verksamhetslokaler så kommer en effektiv finansiering att ha stor betydelse för bolaget och kommunen. Med anledning härav behöver Tierps kommunfastigheter AB kommunal borgen. Eftersom omfattningen av investeringarna och därtill hörande verksamhet i nuläget är svårt att bedöma för kommande år så föreslås borgensramen om 100 mnkr i nuläget gälla endast för år Bengt-Olov Eriksson Kommunstyrelsen ordförande Conny Rönnholm Ekonomichef Gemensam service Ekonomienheten Tierp Besöksadress: Centralgatan 7 Telefon: Fax: Handläggare Conny Rönnholm Ekonomichef Telefon: E-post: Conny.Ronnholm@tierp.se