Dag och tid: kl 13:00-16:00. Torgny Hedlund eller Henning Söndergaard

Transkript

1 1/1 KALLELSE Jävsnämnden Dag och tid: kl 13:00-16:00 Plats: Justerare: Folkabo Torgny Hedlund eller Henning Söndergaard Kallade Ledamöter Henrik Vang (V) ordförande, Torgny Hedlund (KD) vice ordförande, Henning Söndergaard (S) Tjänstgörande ersättare Ersättare Gunilla Djurberg (S), Monica Karlén (S), Lena Alteg (M) ÄRENDEN 1 Anmälan av delegationsbeslut 2019/5 2 Rapporter och inkomna skrivelser 2019/10 3 Beslut om antagande av internkontrollplan för jävsnämnden för år Beslut om bygglov för uppförande av klubblokal på fastighet Ramstorp 6:1 2019/8 2019/4 5 Beslut om dataskyddsombud för jävsnämnden 2019/13 6 Information från ordföranden 2019/11 7 Information från förvaltningschefen 2019/11 Jävsnämnden Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Enhet. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 1

2 1/1 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2019/5 Jävsnämnden Sofie Thorsell Anmälan av delegationsbeslut Ärendet Kommunledningsförvaltningen anmäler delegationsbeslut som har fattats sedan jävsnämnden tillskapades Beslutsunderlag Anmälan av delegationsbeslut fattade av bygglovshandläggare, Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening beröra barn. Förslag till beslut Jävsnämnden beslutar att lägga anmälda delegationsbeslut till handlingarna. Jävsnämnden Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 2

3 1/1 ANMÄLAN AV DELEGATIONSBESLUT Ärendenummer 2019/5 Jävsnämnden Jörgen Nyström Delegationsbeslut fattade av Bygglovshandläggare från och med till och med Beslutsdatum Beslutsnummer B 3.6 Ärende/beslut Beslut om startbesked för ombyggnation av skollokaler. Ärendenummer JVN 2019/7 Jävsnämnden Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 3

4 1/1 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2019/10 Jävsnämnden Marie Anebreid Rapport jävsnämnd Ärendet Rapporter och inkomna skrivelser som inte föranleder särskilda beslut, inkomna under tiden JVN 2019/9 Underrättelser rörande vattenskyddsområde för Källefall vattentäkt JVN 2019/12 Inkallelseordning mandatperiod Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening beröra barn. Förslag till beslut - Jävsnämnden beslutar att lägga inkomna rapporter till handlingarna. Jävsnämnden Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 4

5 1/1 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2019/8 Jävsnämnden Anna Eklund Tjänsteskrivelse Antagande av Internkontrollsplan för 2019 Ärendet Ärendet Enligt kommunallagen, kommunens reglemente för intern kontroll samt riktlinje för intern kontroll ska nämnden se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt års interna kontrollplan visar vilka aktiviteter och kontrollåtgärder som kommer att utföras för att följa upp att verksamheten är ändamålsenlig och effektiv samt att den följer lagar och regler. Jävsnämnden interna kontrollplan är baserad på en riskanalys utförd kansliavdelningen i samråd med berörda handläggare på samhällsbyggnadsförvaltningen. I den interna kontrollplanen ingår de rutiner/processer som innehåller risker med minst 12 poäng. Sammantaget är det fyra aktiviteter/kontrollåtgärder som är upptagna i 2019 års plan. Uppföljningen av kontrollerna kommer att redovisas till kommunstyrelsen i mars Beslutsunderlag Intern kontrollplan för jävsnämnden år 2019 Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte beröra barn i direkt mening. Förslag till beslut Jävsnämnden beslutar att anta upprättat förslag till intern kontrollplan för år Jävsnämnden Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 5

6 JÄVSNÄMND Intern kontrollplan

7 Innehållsförteckning 1 Inledning Årets riskanalys

8 1 Inledning Enligt kommunallagen, kommunens reglemente för internkontroll samt riktlinjen för intern kontroll ska nämnden se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Internkontrollplan visar vilka aktiviteter och kontrollåtgärder som kommer att utföras för att följa upp att verksamheten är ändamålsenlig, effektiv och följer lagar och regler. Nämndens interna kontrollplan är baserad på en riskanalys utförd av förvaltningens olika avdelningar. Det är rutiner/processer som innehåller risker med höga poäng, från 15-25, som ingår i planen. I arbetet med att identifiera risker har följande riskkategorier/områden använts: Omvärldsförändringar. Verksamhet. Redovisning/ Finansiellt. Legala (juridiska)risker. Förtroendeskada. Informationssäkerhet. 8 3

9 2 Årets riskanalys Riskkategori Risk Sannolikhe t Väsentlighet (Konsekven s) Riskvärde Verksamhetsrisker Verksamhetsrisker Verksamhetsrisker Legala (juridiska) risker Delegationsordning- Beslut fattade på delegation Om delegationsordningen inte följs, beslut fattas av fel delegat eller delegationsbesluten inte anmäls till rätt nämnd etc. kan det innebär att felaktiga beslut fattas. Ansvarsfördelning Om ansvarsfördelningen upplevs som mindre tydlig mellan tjänstemän på samhällsbyggnadsförvaltningen och jävsförvaltningen kan det innebära att ärenden bereds och beslutas av fel nämnd eller att ärenden blir försenade. Ärendehantering Om dokument som bör bli registrerade inte kommer till registratorn, "fastnar" hos en handläggare, försvinner när någon slutar, gallras bort av misstag på grund av okunskap etc. kan detta innebära att informationen inte hanteras på ett lagligt sätt, ej är sökbar eller känd. Hantering av personuppgifter Om vi inte hanterar personuppgifter på ett korrekt sätt kan det innebära att uppgifter förloras, böter kan utdelas samt att kommunen lider förtroendeskada 3. Möjlig 4. Allvarlig Möjlig 3. Kännbar 9 3. Möjlig 4. Allvarlig Möjlig 4. Allvarlig 12 Planerade kontroller Kontroll Periodicitet Ansvarig Stickprovskontroller av fattade delegationsbeslut Kontrollmål - VAD? Att fattade delegationsbeslut ska vara fattade av rätt delegat, anmälda till nämnden samt vara i enlighet med delegationsordningen År Anna Eklund Metod - HUR? Stickprovskontroll av fattade delegationsbeslut under en halvårsperiod Frekvens - NÄR? Två gånger om året Utförare - VEM? Kommunsekreteraren Uppföljning av rutin för ärendeprocess Kontrollmål - VAD? Att det finns en känd och fungerande rutin för hantering av ärenden som ska behandlas på jävsnämnden År Anna Eklund Metod - HUR? Uppföljning av att samtliga berörda tjänstemän har vetskap 4 9

10 Kontroll Periodicitet Ansvarig om rutinen samt att rutinen är aktuell Frekvens - NÄR? Årsvis Utförare - VEM? Kanslichef Uppföljning ärendehantering Kontrollmål - VAD? Att det kontinuerligt informeras om ärendehantering och genomförs utbildning kring ärendehantering År Anna Eklund Metod - HUR? Uppföljning av att det finns rutiner för utbildning samt uppföljning av att samtlig nyanställd personal får en grundutbildning. Frekvens - NÄR? Årsvis Utförare - VEM? Huvudregistrator Uppföljning personuppgiftshantering Kontrollmål - VAD? Att det finns aktuell rutin för hantering av personuppgifter i enlighet med GDPR och att den är känd. År Anna Eklund Att det finns en uppdaterad registerförteckning på personuppgiftsbehandlingar som sker inom jävsnämnden. Metod - HUR? Granskning av att det finns en aktuell rutin samt kontroll att anställda känner till den. Granskning att det finns en uppdaterad registerförteckning. Frekvens - NÄR? Årsvis Utförare - VEM? Kommunjurist Åtgärder Kontrollåtgärd Beskrivning av åtgärd Slutdatum Ansvarig Framtagande av rutiner för anmälan av delegationsbeslut Framtagande av rutin för ärendeprocess jävsnämnd Förvaltningen har tagit fram en rutin för anmälan av delegationsbeslut. Framtagande av rutin för jävsnämnd, att handläggare är delaktig på arbetsmöten samt att det föreligger en god Anna Eklund Anna Eklund 5 10

11 Kontrollåtgärd Beskrivning av åtgärd Slutdatum Ansvarig Framtagande av ärendeprocess för jävsnämnd, generell utbildning av handläggare kommunikation mellan förvaltningarna Anna Eklund 6 11

12 1/2 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2019/4 Jävsnämnden Jörgen Nyström Tjänsteskrivelse - Angående bygglov för uppförande av klubblokaler för Tidaholms Brukshundsklubb på fastigheten Ramstorp 6:1. Ärendet En ansökan från Samhällsbyggnadsförvaltningen, Tidaholms kommun, om bygglov för uppförande av föreningslokaler för Tidaholms Brukshundsklubb på del av fastigheten Ramstorp 6:1 i Tidaholms kommun har inkommit till Jävsnämnden. Avsikten är att Tidaholms kommun ska flytta nuvarande lokaler till en ny plats vid fotbollsplanerna på Nyborg Orsaken till flytten är den planerade utvidgningen av Kriminalvårdsanstalten. Flytten sker inom samma fastighet. Byggnaderna består av en huvudbyggnad om ca 160 m 2 samt en förrådsbyggnad om ca 50 m 2. På den nya platsen kommer även ett förråd om ca 25 m 2 att uppföras. Berörda fastigheter ligger utanför detaljplanerat område. Beslutsunderlag Ansökan inkommen Situationsplan inkommen Bilder och placering av byggnader inkomna Fasad- och planritning förrådsbyggnad inkommen Utredning Enligt PBL så räknas det som uppförande av ny byggnad att flytta en byggnad från en plats till en annan plats på samma tomt eller till en helt annan plats. Uppförande av ny byggnad är i de flesta fall bygglovspliktigt. Att flytta en byggnad från en plats till en annan innebär också att byggnaden rivs. Utanför område med detaljplan eller områdesbestämmelser krävs aldrig rivningslov på den gamla platsen, däremot kan en anmälan krävas. I detta fall har bedömning gjorts att det inte krävs en separat anmälan för rivningen då det framgår i ansökan om bygglov. Åtgärden är sådan att berörda har underrättats om ansökan och getts tillfälle att yttra sig (enligt 9 kap. 25 plan- och bygglagen). Ägare av och hyresgäster på fastigheterna Eldaren 1, Hammaren 1,Ramstorp 4:1, Ramstorp 4:10, Ramstorp 4:11, Ramstorp 5:1, Ramstorp 6:2, Ramstorp 6:5, Ramstorp 6:6, Ramstorp 8:7, Ramstorp 8:9, Stämjärnet 1, Stämjärnet 6, Stämjärnet 7 har Jävsnämnden Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 12

13 2/2 bedömts vara berörda. Inga negativa synpunkter har inkommit. Ägaren av fastigheten Ramstorp 6:5 har inte gått att nå. Aktuell plats ligger inte i ett område med riksintressen eller andra skyddsvärda intressen. I dag finns det fotbollsplaner samt åkermark på området dit byggnaderna ska flyttas. Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening beröra barn Utredningens slutsatser Åtgärden bedöms passa in på platsen med tanke på landskapsbild och den bebyggelse som redan finns i närheten och att föreslagen åtgärd uppfyller tillämpliga bestämmelser i 2 och 8 kap. PBL. Förslag till beslut Bygglov ges med stöd av 9 kap 31a plan- och bygglagen (2010:900), PBL. Ett bygglov upphör att gälla enligt 9 kap. 43 PBL, om den åtgärd som lovet avser inte har påbörjats inom två år och avslutats inom fem år från den dag beslutet vann laga kraft. Åtgärden får inte påbörjas förrän byggnadsnämnden har lämnat ett startbesked (enligt 10 kap. 3 PBL). Upplysningar Tekniskt samråd och kontrollansvarig enligt PBL bedöms inte behövas för projektet. Byggherren uppmanas att inkomma med en kontrollplan innan startbesked kan utfärdas. Då byggnadsverket färdigställts skall detta meddelas Miljö- och byggnadsnämnden. Innan byggnaden får tas i bruk måste slutbesked ha meddelats enligt 10 kap. 4 PBL, om inte Miljö- och byggnadsnämnden beslutar annat. Byggherren ansvarar för kontrollen vid genomförandet av projektet och skall förvissa sig om att sådan sakkunskap finns som behövs för projektets genomförande i enlighet med gällande bygglagstiftning. Avgift för bygglovet, kr, faktureras separat. Jävsnämnden Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 1/1 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2019/13 Jävsnämnden Jenny Beckman Dataskyddsombud för jävsnämnden Ärendet Jävsnämnden är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet. Enligt dataskyddsförordningen (EU 2016/679) är jävsnämnden därmed skyldig att ha ett dataskyddsombud. Tidaholms kommun köper tjänsten dataskyddsombud av Falköpings kommun. Falköpings kommun har föreslagit att Jimmy Palmqvist ska utses som dataskyddsombud. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Handling, tf kanslichef Thomas Lindberg, Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening beröra barn. Förslag till beslut Jävsnämnden beslutar att utse Jimmy Palmqvist till dataskyddsombud för jävsnämnden från och med 21 mars Jävsnämnden Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 20

21 1/2 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2018/86 Kommunstyrelsen Thomas Lindberg Handling Ärendet Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen besluta att entlediga Marcus Wästefors från uppdraget som personuppgiftsombud för kommunstyrelsen från 25 maj 2018 samt att besluta att utse informationssäkerhetssamordnare Elinor Stenberg till dataskyddsombud för kommunstyrelsen, från och med 25 maj 2018 Utredning Dataskyddsförordningen EU har beslutat om en ny förordning som innehåller regler om hur man får behandla personuppgifter. Förordningen börjar gälla den 25 maj 2018 och kallas dataskyddsförordningen eller GDPR (General Data Protection Regulation). Förordningen kommer att gälla direkt i alla EU:s medlemsländer och ersätter nationella regler, som till exempel personuppgiftslagen i Sverige. En övergripande tanke med de nya reglerna är att tydligare betona att det företag, myndighet eller annan organisation som behandlar personuppgifter aktivt måste ta ansvar för att se till att förordningens regler följs och kunna visa det (ansvarsskyldighet). Dataskyddsombud Dataskyddsombudet kommer att ersätta personuppgiftsombudets roll och ansvar. Ett dataskyddsombud kan ha ansvar för flera olika myndigheter. Det föreslås att samtliga nämnder i Falköpings kommun och Tidaholms kommun utser Elinor Stenberg som dataskyddsombud. Den övergripande och viktigaste uppgiften för dataskyddsombudet är att övervaka att organisationen följer dataskyddsförordningen. Det innebär bland annat att: samla in information om hur organisationen behandlar personuppgifter, kontrollera att organisationen följer bestämmelser och interna styrdokument, samt informera och ge råd inom organisationen. Dataskyddsombudet ska också: ge råd om konsekvensbedömningar, vara kontaktperson för Datainspektionen, vara kontaktperson för de registrerade och personalen inom organisationen, samarbeta med Datainspektionen, till exempel vid inspektioner. Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 21

22 2/2 Dataskyddsombudet har inget eget ansvar för att organisationen följer dataskyddsförordningen. Det ansvaret ligger alltid hos den personuppgiftsansvariga (nämnden) eller hos personuppgiftsbiträdet. Personuppgiftsansvarig får heller inte bestraffa dataskyddsombudet för att ha utfört sina arbetsuppgifter. Dataskyddsombudet ska alltid vara inblandat om en organisation gör, eller överväger att göra, en konsekvensbedömning för behandling av personuppgifter. En konsekvensbedömning behövs det ska samlas in personuppgifter och det finns hög risk för personers rättigheter och friheter. Dataskyddsombudet ska vara kontaktperson för: de registrerade, som till exempel vill nå dataskyddsombudet för att få veta vilka uppgifter som finns registrerade om dem, personalen inom organisationen, som kan vilja veta om de gör rätt när de behandlar personuppgifter, Datainspektionen, som kan vilja inspektera verksamheten. Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening beröra barn. Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslås besluta att kommunstyrelsen entledigar Markus Wästefors från uppdraget som personuppgiftsombud för kommunstyrelsen från 25 maj Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslås besluta att kommunstyrelsen beslutar att utse informationssäkerhetssamordnare Elinor Stenberg till dataskyddsombud för kommunstyrelsen från och med 25 maj Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 22