Instruktion för Finlands Röda Kors avdelningar NYTT FÖRSLAG GAMMAL. 1 kapitlet. Allmänna bestämmelser. 1 kapitlet. Allmänna bestämmelser

Transkript

1 Instruktion för Finlands Röda Kors avdelningar GAMMAL 1 kapitlet. Allmänna bestämmelser 1 Grundande av avdelning De enskilda medlemmar som skall grunda en avdelning bör meddela att de vill ansluta sig som medlemmar till den avdelning som skall grundas. NYTT FÖRSLAG 1 kapitlet. Allmänna bestämmelser Paragrafens innehåll har flyttats till förordningen (24 ) -> strukits. En avdelning kan med distriktsstyrelsens samtycke grundas av minst 20 enskilda medlemmar i organisationen, vilka uttrycker sin vilja att ansluta sig till den avdelning som skall grundas. Styrelsen för det distrikt, inom vars område avdelningen har grundats, godkänner anslutningen av avdelningen till organisationen. 2 Avdelningens uppgifter Avdelningen skall med iakttagande av vad som föreskrivs i 2 och 3 i FRK-förordningen 1) lokalt företräda internationella rödakors- och rödahalvmånerörelsen i sitt område; 2) erbjuda verksamhets- och påverkansmöjligheter 3) kanalisera och verkställa Röda Korsets nationella hjälp i akuta situationer inom sitt område; 4) upprätthålla den organisatoriska handlingsberedskapen och den frivilliga hjälpberedskapen; 5) i mån av möjlighet producera specialtjänster utifrån lokala behov; och 6) i sin verksamhet följa de beslut som fattats av organisationens riksomfattande och regionala förvaltningsorgan. 1 Avdelningens uppgifter Avdelningen ska med iakttagande av vad som föreskrivs i 2 och 3 i FRK-förordningen samt organisationens grundprinciper: 1) för sin del lokalt företräda internationella rödakors- och rödahalvmånerörelsen; 2) ta emot dem som är intresserade av organisationens verksamhet och sträva efter att hitta uppgifter för dem i organisationen i enlighet med deras kunskaper och önskemål; 3) erbjuda verksamhets- och påverkansmöjligheter för frivilliga; 4) kanalisera och verkställa Röda Korsets nationella hjälp i akuta situationer inom sitt område; 5) upprätthålla den organisatoriska handlingsberedskapen och den frivilliga hjälpberedskapen; 6) svara mot oförutsedda hjälpbehov i enlighet med sin uppdaterade beredskapsplan; och 7) i mån av möjlighet producera specialtjänster utifrån lokala behov 1

2 Avdelningen iakttar i sin verksamhet organisationens regler, arbetsordning, ekonomistadga och instruktioner samt av nationella och regionala organ fattade beslut. Språkliga ändringar. Preciserats i punkt 1 att representation inte är uteslutande (samma ändring för distrikten). Tillagts mottagande av frivilliga samt uppgifter i anslutning till beredskap. 3 Avdelningens område När avdelningens område fastställs skall det beaktas att avdelningarnas områdesindelning skall täcka distriktets hela område. Paragrafens innehåll har flyttats till förordningen (22 och 50 ) -> strukits. Avdelningens namn, hemort, språk och område antecknas i förteckning över namntecknare enligt 21 i FRK-förordningen. I förteckningen kan också anges de adress- och e-postadressuppgifter som avdelningen eventuellt meddelat. Flera avdelningar kan arbeta inom samma område. Inom ett tvåspråkigt område kan finsk- och svenskspråkiga eller tvåspråkiga avdelningar grundas. Deras områden kan helt eller delvis sammanfalla och de kan höra till olika distrikt. 2 Avdelningarnas samarbete och arbetsfördelning För att främja hjälpberedskapen och frivilligverksamheten ska avdelningarna vid behov komma överens om att sköta sina uppgifter i samarbete, i den avsikten inrätta gemensamma verksamhetsenheter eller verksamhetsgrupper samt tillsätta gemensamma organ som behövs för detta. De avdelningar som verkar i samma område enas om en ändamålsenlig arbetsfördelning. Om avdelningarna inte har enats om arbetsfördelningen, avgör distriktsstyrelsen meningsskiljaktigheter efter att ha hört styrelserna för de berörda avdelningarna. Nuvarande 5 har flyttats hit med omarbetad språkdräkt. 2

3 4 Avdelningens språk I enspråkiga avdelningar skall handlingarna utarbetas på avdelningens språk. I tvåspråkiga avdelningar skall handlingarna utarbetas på det språk som majoriteten av medlemmarna talar och efter behov översättas till minoritetens språk. Till en tvåspråkig avdelnings möte skall både en finsk och en svensk kallelse skickas samt i samiskspråkiga avdelningar på samiska. I en tvåspråkig avdelning skall föredragningslistan för avdelningens möten samt verksamhetsplanen, budgeten, verksamhetsberättelsen, bokslutet och revisionsberättelsen hållas tillgängliga på bägge språken. 5 Avdelningarnas samarbete och arbetsfördelning 3 Avdelningens språk I enspråkiga avdelningar ska handlingarna utarbetas på avdelningens språk. I tvåspråkiga avdelningar ska handlingarna utarbetas på det språk som majoriteten av medlemmarna talar och efter behov översättas till minoritetens språk. Till en tvåspråkig avdelnings möte ska både en finsk och en svensk kallelse skickas samt i samiskspråkiga avdelningar på samiska. I en tvåspråkig avdelning ska föredragningslistan för avdelningens möten samt verksamhetsplanen, budgeten, verksamhetsberättelsen, bokslutet och revisionsberättelsen hållas tillgängliga på bägge språken. Inga ändringar. Flyttats i ändrad form till 2. Avdelningarna kan komma överens om att sköta sina uppgifter i samarbete samt i den avsikten inrätta gemensamma verksamhetsgrupper och tillsätta behövliga gemensamma organ. De avdelningar som verkar i samma område enas om en ändamålsenlig arbetsfördelning. Om avdelningarna inte har enats om arbetsfördelningen, avgör distriktsstyrelsen meningsskiljaktigheter efter att ha hört styrelserna för de berörda avdelningarna. 2 kapitlet. Avdelningsmötet 6 Avdelningens möten 2 kapitlet. Avdelningens möten Flyttats till förordningen (27 ) -> strukits. Avdelningens möten är ordinarie möten, till vilka hör vårmötet som skall hållas årligen senast i mars och höstmötet som skall hållas årligen senast i november, samt extra möte. Extra avdelningsmöte skall hållas om avdelningsstyrelsen anser det nödvändigt eller om minst en tiondel av avdelningens medlemmar eller om ens en avdelningsrevisor det kräver. Vid det extra avdelningsmötet behandlas de ärenden för vilka mötet har sammankallats och som avdelningsstyrelsen har förelagt mötet. 3

4 Avdelningsmöte skall hållas vid den tidpunkt som föreskrivs i 1 mom. Om mötet inte sammankallats, har varje medlem i avdelningen rätt att kräva att avdelningsmöte hålls. Kravet på att hålla avdelningsmöte skall göras skriftligt till avdelningsstyrelsen. Efter att ha fått kravet skall avdelningsstyrelsen ofördröjligen kalla samman avdelningsmötet. Ifall avdelningsmöte inte har sammankallats eller krav inte kunnat framställas för avdelningsstyrelsen, bör distriktsstyrelsen på ansökan av minst två avdelningsmedlemmar som krävt att möte skall hållas ålägga distriktets verksamhetsledare att på avdelningens bekostnad sammankalla avdelningsmötet. 7 Utövande av rösträtt samt yttranderätt vid avdelningsmöte Avdelningsmötets funktionärer kan väljas endast bland avdelningens enskilda medlemmar. Flyttats till förordningen (27 och 29 ) -> strukits. En enskild medlem har närvaro, yttrande- och rösträtt vid sin avdelnings möten. Rätt att yttra sig vid avdelningsmötet har också revisorerna samt de som avdelningsmötet har beviljat yttranderätt. 8 Sammankallande av avdelningsmöte samt dess laglighet och beslutförhet Avdelningsstyrelsen sammankallar avdelningsmötet. Möteskallelsen skall skickas till avdelningens medlemmar antingen personligen som brev eller elektroniskt meddelande eller publiceras i en tidning med spridning i avdelningens område senast en vecka före mötet. Flyttats till förordningen (27 och 28 ) -> strukits. Möteskallelsen i 1 mom. kan sändas elektroniskt till varje avdelningsmedlem som meddelat avdelningsstyrelsen sin önskan att få kallelserna till avdelningens möten på detta sätt på angiven adress. I möteskallelsen skall nämnas de ärenden som kommer att behandlas vid mötet. Vid avdelningsmöte får inte fattas beslut i följande ärenden, om ärendet inte har nämnts i möteskallelsen 4

5 1) försäljning, annan överlåtelse eller inteckning av avdelningens fasta egendom eller överlåtelse av övrig för avdelningens verksamhet betydande egendom; 2) val eller entledigande av avdelningsmedlem, avdelningsstyrelse, ledamot av avdelningsstyrelsen eller revisor; 3) upplösning av avdelning eller situationer som föreskrivs i 23 4 mom. i FRK-förordningen; 4) ändring av avdelningens namn, hemort, språk eller område; och Avdelningsmötet är lagenligt sammankallat om det har sammankallats i enlighet med denna paragraf och mötet är beslutfört när minst tre av avdelningens enskilda medlemmar är närvarande. 9 Avdelningens vårmöte Vid avdelningens vårmöte 1) öppnas mötet av avdelningens ordförande eller vice ordförande eller vid förhinder för dessa, av den till åldern äldsta närvarande ledamoten i avdelningsstyrelsen; 2) väljs en ordförande och en sekreterare för mötet; 3) väljs minst två protokolljusterare för att justera protokollet från mötet; 4) väljs minst två rösträknare för mötet; 5) konstateras vilka som är närvarande vid mötet och deras rösträtt fastställs; 6) konstateras mötets lagenlighet och beslutförhet; 7) beslutas om föredragningslistan för mötet och vid behov om mötets arbetsordning; 8) antecknas för kännedom eventuella utmärkelser och anmälningsärenden; 9) beslutas om antalet övriga ledamöter i avdelningsstyrelsen inom de gränser som anges i 25 1 mom. i FRK-förordningen; 4 Avdelningens vårmöte Vid avdelningens vårmöte som avses i FRKförordningens 27 : 1) öppnas mötet av avdelningens ordförande eller vice ordförande eller vid förhinder för dessa, av den till åldern äldsta närvarande ledamoten i avdelningsstyrelsen; 2) väljs en ordförande och en sekreterare för mötet; 3) väljs minst två protokolljusterare för att justera protokollet från mötet; 4) väljs minst två rösträknare för mötet; 5) konstateras vilka som är närvarande vid mötet och deras rösträtt fastställs; 6) konstateras mötets laglighet och beslutförhet; 7) fattas beslut om föredragningslistan för mötet och vid behov om mötets arbetsordning; 8) antecknas för kännedom eventuella utmärkelser och anmälningsärenden; 9) hörs avdelningsstyrelsens översikt gällande avdelningens funktionella och ekonomiska situation; 5

6 10) tillsätts vid behov en valnämnd för att förbereda de val som skall förrättas vid avdelningens höstmöte; 11) föredras avdelningsstyrelsens berättelse över avdelningens föregående verksamhetsår och bokslut för föregående räkenskapsperiod samt avdelningsrevisorernas revisionsberättelse; 12) beslutas om fastställande av avdelningens bokslut samt om beviljande av ansvarsfrihet för avdelningsstyrelsen och övriga redovisningsskyldiga; 13) behandlas avdelningarnas eventuella förslag till tyngdpunkter i distriktets verksamhet samt under stämmoår de riktlinjer för verksamheten och ekonomin som vid stämman skall fastställas för organisationen; 14) beslutas om övriga i möteskallelsen nämnda ärenden; och 15) avslutas mötet. 10) fattas beslut om antalet övriga ledamöter i avdelningsstyrelsen inom de gränser som anges i 30 1 mom. i FRK-förordningen; 11) tillsätts vid behov en valnämnd för att förbereda de val som ska förrättas vid avdelningens höstmöte; 12) föredras avdelningsstyrelsens berättelse över avdelningens föregående verksamhetsår och bokslut för föregående räkenskapsperiod samt avdelningsrevisorernas revisionsberättelse; 13) fattas beslut om fastställande av avdelningens bokslut samt om beviljande av ansvarsfrihet för avdelningsstyrelsen och övriga redovisningsskyldiga; 14) behandlas avdelningens förslag till tyngdpunkter i distriktets verksamhet samt under stämmoår förslag till mål för organisationens strategi som ska godkännas vid organisationens stämma. 15) fattas beslut om övriga i möteskallelsen nämnda ärenden; och 16) avslutas mötet. Teknisk uppdatering av paragrafhänvisningar och i fråga om strategin. Tillagts i punkt 9) avdelningsstyrelsens översikt (nuv. 16 ). 10 Avdelningens höstmöte Vid avdelningens höstmöte: 1) öppnas mötet av avdelningens ordförande eller vice ordförande eller vid förhinder för dessa, av den till åldern äldsta närvarande ledamoten i avdelningsstyrelsen; 2) väljs en ordförande och en sekreterare för mötet; 3) väljs minst två protokolljusterare för att justera protokollet från mötet; 4) väljs minst två rösträknare för mötet; 5 Avdelningens höstmöte Vid avdelningens höstmöte som avses i FRKförordningens 27 : 1) öppnas mötet av avdelningens ordförande eller vice ordförande eller vid förhinder för dessa, av den till åldern äldsta närvarande ledamoten i avdelningsstyrelsen; 2) väljs en ordförande och en sekreterare för mötet; 3) väljs minst två protokolljusterare för att justera protokollet från mötet; 4) väljs minst två rösträknare för mötet; 6

7 5) konstateras vilka som är närvarande vid mötet och deras rösträtt fastställs; 6) konstateras mötets laglighet och beslutförhet; 7) fattas beslut om föredragningslistan för mötet och vid behov om mötets arbetsordning; 8) antecknas för kännedom eventuella utmärkelser och anmälningsärenden; 9) godkänns avdelningens verksamhetsplan och fastställs budgeten för följande kalenderår; 10) väljs vartannat år ordförande och vice ordförande för avdelningen för de två följande kalenderåren; 11) väljs övriga ledamöter till avdelningsstyrelsen för de två följande kalenderåren i stället för dem som är i tur att avgå; 12) väljs en verksamhetsgranskare och en suppleant för verksamhetsgranskaren; förutom i avdelningar som har en revisor enligt revisionslagen (459/2007), där det väljs minst en revisor och en revisorssuppleant 13) beslutas om övriga i möteskallelsen nämnda ärenden; och 14) avslutas mötet. 5) konstateras vilka som är närvarande vid mötet och deras rösträtt fastställs; 6) konstateras mötets laglighet och beslutförhet; 7) fattas beslut om föredragningslistan för mötet och vid behov om mötets arbetsordning; 8) antecknas för kännedom eventuella utmärkelser och anmälningsärenden; 9) hörs avdelningsstyrelsens översikt gällande avdelningens funktionella och ekonomiska situation; 10) godkänns avdelningens verksamhetsplan och fastställs budgeten för följande kalenderår; 11) väljs vartannat år ordförande och vice ordförande för avdelningen för de två följande kalenderåren; 12) väljs övriga ledamöter till avdelningsstyrelsen för de två följande kalenderåren i stället för dem som är i tur att avgå; 13) väljs en verksamhetsgranskare och en suppleant för verksamhetsgranskaren; förutom i avdelningar som har en revisor enligt revisionslagen (1141/2015), där det väljs minst en revisor och en revisorssuppleant 14) fattas beslut om övriga i möteskallelsen nämnda ärenden; och 15) avslutas mötet. Teknisk uppdatering i fråga om paragrafhänvisningar och revisionslagen. Tillagts i punkt 9) avdelningsstyrelsens översikt (nuv. 16 ). 6 Avdelningens valnämnd För beredning av val som förrättas vid avdelningens vårmöte kan en valnämnd tillsättas. Då tillämpas i tillämpliga delar bestämmelserna i instruktionen för distrikten gällande valnämnd för distrikt. 7

8 Ny paragraf. För närvarande föreskrivs ingenting om avdelnings valnämnd och om detta har oklarheter uppstått. En hänvisning till distriktets praxis är den enklaste lösningen. 3 kapitlet. Avdelningsstyrelsen 11 Avdelningsstyrelsens uppgifter Avdelningsstyrelsen skall 1) bereda de ärenden som tas upp vid avdelningsmötet och besluta om verkställigheten av dem; 2) utveckla och styra avdelningens verksamhet och ekonomi; 3) anställa och entlediga avdelningens funktionärer och bestämma om deras uppgifter; 4) godkänna nya enskilda medlemmar till avdelningen genom att årligen för avdelningens del granska riktigheten i det av organisationsstyrelsen förda medlemsregistret; 5) fastställa avdelningens medlemsantal i slutet av året med beaktande av dem som betalat sin årliga medlemsavgift eller är ständiga medlemmar; 6) utse avdelningens representanter till organisationens stämma samt till distriktsmötet; 7) inom sig eller bland andra personer för bestämda uppgifter tillsätta utskott eller kommittéer eller arbetsgrupper, där medlemskapet är tidsbundet; 8) besluta om inrättande av verksamhetgrupper i avdelningen och om övriga ärenden beträffande dem; 9) svara för Röda Korsets beredskapsplanering inom sitt område; 10) inom sig eller bland andra personer vid behov tillsätta direktioner för institutioner under sig och bestämma om deras funktioner; 3 kapitlet. Avdelningens styrelse, förtroendeuppdrag och verksamhetsledare 7 Avdelningsstyrelsens uppgifter Avdelningsstyrelsen ska 1) sammankalla och förbereda avdelningsmötet och besluta om verkställandet av mötets beslut; 2) utveckla och styra avdelningens verksamhet; 3) ha hand om skötseln av avdelningens egendom och ekonomi samt se till att avdelningens finanser är ordnade på ett tillförlitligt sätt; 4) anställa och entlediga avdelningens arbetstagare och bestämma deras uppgifter; 5) utse avdelningens kontakt- och nyckelpersoner; 6) välja avdelningens kassör; 7) utse avdelningens representanter till organisationens stämma samt till distriktsmötet; 8) besluta om inrättande av verksamhetgrupper i avdelningen och om övriga ärenden beträffande dem; 9) svara för Röda Korsets beredskapsplanering inom sitt område; 10) inom sig eller bland andra personer vid behov tillsätta direktioner för institutioner under sig och bestämma om deras funktioner; 11) för sin del övervaka lokalt att Röda Korsets, Röda Halvmånens och Röda Kristallens namn och emblem inte används i strid mot bestämmelserna; 12) sköta de övriga uppgifterna för avdelningsstyrelsen som föreskrivs i FRKförordningen och fastställts i arbetsordningen, ekonomistadgan och instruktionerna; samt 8

9 13) behandla övriga motsvarande ärenden. 11) sköta de uppgifter för avdelningsstyrelsen som föreskrivs i FRK-förordningen och fastställts i arbetsordningen, ekonomistadgan och instruktionerna; och 12) behandla övriga motsvarande ärenden. Avdelningsstyrelsen kan inom sig eller bland andra personer för bestämda uppgifter tillsätta utskott eller kommittéer eller arbetsgrupper, där medlemskapet är tidsbundet. Punkterna gällande antagning av enskilda medlemmar har strukits. Tillagts val av kassör, utnämning av nyckelpersoner, skötsel av egendom samt övervakning av användningen av kännetecken. 8 Avdelningsstyrelsens möten Avdelningsstyrelsen samlas på kallelse av ordföranden eller vid förhinder för denne av vice ordföranden. Om avdelningsstyrelsen inte har avtalat annat ska styrelseledamöterna meddelas om mötet minst fem dagar före mötet. Avdelningsstyrelsen kan komma överens om elektroniskt möte samt om att det är möjligt att delta i dess möten också via av dataförbindelse eller med hjälp av annat tekniskt hjälpmedel. Avdelningsstyrelsen håller extra möte då den anser det nödvändigt eller då minst tre ledamöter av avdelningsstyrelsen det kräver av ordföranden eller vid förhinder för denne av vice ordföranden. Vid avdelningsstyrelsens extra möte behandlas de ärenden för vilka mötet har sammankallats och som avdelningsstyrelsen har förelagt mötet. Nuvarande 14 har flyttats hit. Tillagts 2 mom. om elektroniskt möte (detta är inte nödvändigt, men klarlägger den i detta nu något oklara saken). 9 Avdelningens ordförande Avdelningens ordförande ska särskilt: 1) leda avdelningsstyrelsens arbete; 2) övervaka verkställandet av avdelningsstyrelsens beslut; 9

10 3) fungera som chef för verksamhetsledaren, om en sådan är utsedd, och övervaka hans eller hennes verksamhet; samt 4) ha hand om på andra ställen i organisationens regler föreskrivna samt i arbetsordningen och instruktionerna bestämda uppgifter. Ny paragraf. I enlighet med paragrafen gällande organisationens ordförande. 10 De förtroendevaldas mandattider då avdelningar slås samman eller delas I situationer som avses i 26 i FRK-förordningen, då en avdelning har gått samman med en existerande avdelning, fortsätter styrelsemedlemmarna i den avdelning som den andra avdelningen har gått samman med till slutet av sin mandattid, om inte avdelningsmötet för avdelningen som uppkommit efter sammanslagningen beslutar annorlunda. I situationer som avses i 26 i FRK-förordningen, där två eller flera avdelningar har gått samman genom att inrätta en ny avdelning ska den nya avdelningen inom en månad från inrättandet av avdelningen sammankalla ett extra avdelningsmöte, där avdelningsstyrelse väljs. I situationer som avses i 26 i FRK-förordningen, där en avdelning har delats till en eller flera avdelningar ska de nya avdelningarna inom en månad från inrättandet av avdelningen sammankalla ett extra avdelningsmöte, där avdelningsstyrelse väljs. Vid uträkning av antalet mandattider för avdelningens förtroendevalda beaktas som mandattider de perioder, under vilka personen i fråga har verkat i förtroendeuppdrag inom den delade eller sammanslagna avdelningen. Ny paragraf, med vilken avsikten är att klarlägga valet av förtroendeuppdrag vid sammanslagning eller delning av avdelningar. I detta nu finns en inofficiell anvisning om saken. 10

11 12 Avdelningens verksamhetsledare I samband med valet av verksamhetsledare för avdelningen fastställer avdelningsstyrelsen verksamhetsledarens befogenheter och ansvar. Verksamhetsledaren fungerar som föredragande vid avdelningsstyrelsens möten och i fråga om dennes ansvar tillämpas bestämmelserna om föredraganden i Finlands Röda Kors arbetsordning. Utöver vad som föreskrivs i 20 3 mom. i FRKförordningen om tecknande av avdelningens namn kan avdelningens namn tecknas av avdelningens ordförande eller vice ordförande tillsammans med avdelningens verksamhetsledare, ifall avdelningsstyrelsen utsett verksamhetsledaren antingen till avdelningens sekreterare eller kassör. 11 Avdelningens verksamhetsledare För avdelningen kan en verksamhetsledare anställas. I samband med valet av verksamhetsledare för avdelningen fastställer avdelningsstyrelsen verksamhetsledarens befogenheter och ansvar. Verksamhetsledaren fungerar som föredragande vid avdelningsstyrelsens möten och i fråga om hans eller hennes ansvar tillämpas bestämmelserna om föredraganden i Finlands Röda Kors arbetsordning. 2 mom. har strukits som obehövligt, eftersom avsnittet om tecknande av namn har flyttats till förordningen. 13 Anställande och entledigande av avdelningens verksamhetsledare Innan beslutet om att anställa eller entlediga avdelningens verksamhetsledare fattas, måste distriktets verksamhetsledare höras. När befattningen som verksamhetsledare blir vakant, skall den av avdelningsstyrelsen inom 30 dagar anslås offentligt ledig att söka. Avdelningsstyrelsen skall utse verksamhetsledaren i första hand bland dem som inom utsatt tid har sökt befattningen. Om det bland dem som inom utsatt tid sökt befattningen som verksamhetsledare emellertid inte finns någon som kan utses för uppdraget, har avdelningsstyrelsen rätt att efter att ha hört distriktets verksamhetsledare kalla till verksamhetsledare den person som den anser lämplig för uppdraget. 12 Anställande och entledigande av avdelningens verksamhetsledare Innan beslutet om att anställa eller entlediga avdelningens verksamhetsledare fattas, måste distriktets verksamhetsledare höras. När befattningen som verksamhetsledare blir vakant, ska den av avdelningsstyrelsen inom 30 dagar anslås offentligt ledig att sökas. Avdelningsstyrelsen ska utse verksamhetsledaren i första hand bland dem som inom utsatt tid har sökt befattningen. Om det bland dem som inom utsatt tid sökt befattningen som verksamhetsledare emellertid inte finns någon som kan utses för uppdraget, har avdelningsstyrelsen rätt att efter att ha hört distriktets verksamhetsledare kalla till verksamhetsledare den person som den anser lämplig för uppdraget. Ingen ändring. 14 Avdelningsstyrelsens möten Avdelningsstyrelsen samlas på kallelse av ordföranden eller vid förhinder för denne av vice Flyttats till 8. 11

12 ordföranden. Om avdelningsstyrelsen inte har avtalat annat ska styrelseledamöterna meddelas om mötet minst tre dagar före mötet. Avdelningsstyrelsen håller extra möte då den anser det nödvändigt eller då minst tre ledamöter av avdelningsstyrelsen det kräver av ordföranden eller vid förhinder för denne av vice ordföranden. Vid avdelningsstyrelsens extra möte behandlas de ärenden för vilka mötet har sammankallats och som avdelningsstyrelsen har förelagt mötet. 15 Delegering av befogenheter Om verkställigheten av avdelningsstyrelsens beslut beslutar avdelningsstyrelsen. Avdelningsstyrelsen kan dock delegera handläggningen, avgörandet och verkställigheten av ett ärende som faller inom dess behörighet till en verksamhetsenhet under sig eller till en funktionär vid avdelningen. När handläggningen och avgörandet av ärenden som faller inom behörigheten överförs enligt 1 mom. till underlydande skall beslutet om överföringen fattas skriftligt, såvida ärendet inte är obetydligt. Av beslutet ska framgå gränserna för de funktionella och ekonomiska ansvaren på grund av delegeringen samt rapporteringsskyldigheten och eventuella övriga anvisningar. 13 Verkställande av beslut och delegering av befogenheter För verkställandet av avdelningsstyrelsens beslut ansvarar avdelningsstyrelsen eller avdelningens verksamhetsledare. Avdelningsstyrelsen kan delegera handläggningen, avgörandet och verkställandet av ett ärende som hör till dess behörighet till en underlydande verksamhetsenhet, avdelningens arbetstagare eller annan person som deltar i avdelningens verksamhet. Då avdelningsstyrelsen delegerar handläggning och avgörande av ett ärende som hör till dess befogenhet ska beslutet om delegering fattas skriftligt, såvida ärendet inte är obetydligt. Av beslutet ska framgå gränserna för de funktionella och ekonomiska ansvaren på grund av delegeringen samt rapporteringsskyldigheten och eventuella övriga anvisningar. Rubriken preciserats och innehållet gällande verkställande av beslut, eftersom ärendet i har slagits fast gällande avdelningarna i arbetsordningen. Språkdräkten har gjorts enhetlig med arbetsordningen. 4 kapitlet. Avdelningens ekonomiförvaltning 4 kapitlet. Avdelningens förvaltning 14 Planering av avdelningens verksamhet Avdelningsstyrelsen ska se till att för avdelningen utarbetas en årlig verksamhetsplan, som avdelningens höstmöte godkänner. 12

13 I avdelningens verksamhetsplan implementeras den av organisationens stämma godkända strategin, i organisationens årliga verksamhetsplan fastställda tyngdpunkter samt gemensamma mål utgående från regionala och lokala behov. Ny paragraf för att påminna om uppgörandet av verksamhetsplan. 2 mom. flyttats omarbetat från arbetsordningen. Kapitlets rubrik har preciserats. 16 Uppföljning av verksamheten och ekonomin Avdelningsstyrelsen skall för avdelningens vår- och höstmöte framlägga sin översikt över situationen för avdelningens verksamhet och ekonomi. Avdelningarna sänder avdelningens bokslut, verksamhetsberättelse, revisionsberättelse samt en kopia av det justerade protokollet från vårmötet till verksamhetsledaren i sitt distrikt före utgången av mars. Avdelningarna sänder avdelningens verksamhetsplan och budget samt en kopia av det justerade protokollet från höstmötet till verksamhetsledaren i sitt distrikt före utgången av december. 15 Uppföljning av avdelningens verksamhet och ekonomi Avdelningarna sänder avdelningens bokslut, verksamhetsberättelse, revisionsberättelse samt en kopia av det justerade protokollet från vårmötet till verksamhetsledaren i sitt distrikt före utgången av mars. Avdelningarna sänder avdelningens verksamhetsplan och budget samt en kopia av det justerade protokollet från höstmötet till verksamhetsledaren i sitt distrikt före utgången av december. 1 mom. flyttats till vår- och höstmötena (samma logik som i fråga om generalsekreterarens översikt/fullmäktige och distrikten). 17 Revision och verksamhetsgranskning Avdelningar som inte har en revisor enligt revisionslagen (459/2007) ska ha verksamhetsgranskare. I fråga om verksamhetsgranskaren och verksamhetsgranskningen följs i tillämpliga delar bestämmelserna i 38 av i föreningslagen (503/1989). 16 Revision och verksamhetsgranskning Avdelningar som inte har en revisor enligt revisionslagen (1141/2015) ska ha verksamhetsgranskare. Avdelningens verksamhetsgranskare kan inte vara skriven i den avdelning han eller hon granskar. I fråga om verksamhetsgranskaren och verksamhetsgranskningen följs i övrigt i tillämpliga delar bestämmelserna i föreningslagen (503/1989). 13

14 Organisationens styrelse kan ge anvisningar om ordnandet och genomförandet av verksamhetsgranskningen. Tillagts 3 mom. om anvisningar givna av organisationens styrelse, samt precisering av verksamhetsgranskarens profil. 18 Fördelning av avdelningens egendom och övriga rättigheter i vissa fall I de fall som föreskrivs i 23 i FRK-förordningen tas vid fördelningen av egendom och övriga rättigheter i beaktande att 1) Egendomen fördelas enligt avdelningens eller avdelningsdelarnas medlemsantal, areal, invånarantal eller någon annan skälig grund; 2) Beträffande egendom eller andra rättigheter som avdelningen har fått som gåva eller genom testamente och som det är bestämt att skall användas för ett särskilt ändamål, meddelas bestämmelser som garanterar att egendomen på lämpligt sätt används och förvaltas för ändamålet i fråga; 3) Fast egendom avsedd att enbart eller huvudsakligen gagna en särskild institution eller ett särskilt område tilldelas den avdelning till vilken institutionen eller området i fråga kommer att höra; 4) Annan egendom tilldelas den avdelning som egendomen på grund av sin art eller annars skäligen bäst skall anses tillhöra. Vid fördelningen av skulder och övriga förbindelser tas i beaktande att 1) Skuld som belastar egendom eller som har uppkommit till förmån för egendom överförs till samma avdelning som egendomen i fråga; 2) Andra skulder skall fördelas mellan avdelningarna i samma förhållande som de har tilldelats egendom; 3) Skulder och förbindelser får inte överföras eller delas utan samtycke av fordringsägaren; och 4) Om en skuld eller förbindelse av anledning som nämns i 3 punkten inte kan delas, faller ansvaret för den på alla de avdelningar i vilkas områden ingår 17 Fördelning av avdelningens egendom och övriga rättigheter i vissa fall I de fall som föreskrivs i 24 och 26 i FRKförordningen tas vid fördelningen av egendom och övriga rättigheter i beaktande att 1) egendomen fördelas enligt avdelningens eller avdelningsdelarnas medlemsantal, areal, invånarantal eller någon annan skälig grund; 2) egendom eller andra rättigheter, som avdelningen har fått som gåva eller genom testamente och som det är bestämt att ska användas för ett särskilt ändamål, används på lämpligt sätt för ändamålet i fråga; 3) fast egendom avsedd att enbart eller huvudsakligen gagna en särskild institution eller ett särskilt område tilldelas den avdelning till vilken institutionen eller området i fråga kommer att höra; 4) annan egendom tilldelas den avdelning som egendomen på grund av sin art eller annars skäligen bäst ska anses tillhöra. Vid fördelningen av skulder och övriga förbindelser tas i beaktande att 1) skuld som belastar egendom eller som har uppkommit till förmån för egendom överförs till samma avdelning som egendomen i fråga; 2) andra skulder ska fördelas mellan avdelningarna i samma förhållande som de har tilldelats egendom; 3) skulder och förbindelser får inte överföras eller delas utan samtycke av fordringsägaren; och 4) om en skuld eller förbindelse av anledning som nämns i 3 punkten inte kan delas, faller ansvaret för den på alla de avdelningar i vilkas områden ingår 14

15 delar av den avdelning vars skuld eller förbindelse det är frågan om. delar av den avdelning vars skuld eller förbindelse det är frågan om. Språkdräkten förkortats i punkt 2), paragrafhänvisningarna har korrigerats. 5 kapitlet. Ikraftträdande 19 Ikraftträdande Denna instruktion träder i kraft den 1 juni Genom denna instruktion upphävs den 29 maj 2000 av rådet fastställda instruktionen för Finlands Röda Kors avdelningar. De av fullmäktige justerade punkten och 17 träder i kraft den 1 september kapitlet. Ikraftträdande 18 Ikraftträdande Denna instruktion träder i kraft den 1 januari Genom denna instruktion upphävs den 12 maj 2006 av fullmäktige fastställda instruktionen för Finlands Röda Kors avdelningar jämte ändringar. 15