Handlingar. till ägarutskottets sammanträde Vänersborg

Transkript

1 Handlingar till ägarutskottets sammanträde Vänersborg

2 1 (2) Föredragningslista Sammanträde med Ägarutskottet den 16 december 2014 Plats: Sessionssalen, Residenset, Vänersborg Tid: Kl ca Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Information A. Rapporter från presidieöverläggningar m m/johnny Magnusson B. Aktuella rapporter från regiondirektören/ann-sofi Lodin C. Rapport från extra bolagsstämma med LÖF/Lars Hillerström D. Finansiella riktlinjer/lars Hillerström E. Information: Ansökan om medlemskap i Kommunalförbundet ambulanshelikopter Värmland Dalarna/Lars Hillerström F. Rapport Uppdrag om SU:s roll i den västsvenska sjukvården/peter Lönnroth G. Investeringsplanering, vad ligger i pipeline, (information inför seminariet om investeringar i februari)/joakim Björck, Lars Jansson, Mattias Berntsson, Västtrafik H. Information om styrmodell Regionservice/Joakim Björck Beslutsärenden 1. Utredning och översyn av regionarkivet Bordlagt ärende Diarienummer RS Regionbidrag till förenings- och folkrörelsearkiven i Västra Götaland Diarienummer RSK Beslut om förlikning av skadeståndsanspråk riktat till Västra Götalandsregionen från Bio- Mérieux Sweden AB Diarienummer RS Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

3 Föredragningslista, Ägarutskottet, (2) 4. Övriga frågor Fördjupning Personalkostnadsanalys/Joakim Björck, Marina Olsson Johnny Magnusson Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (

4

5 Västra Götalandsregionen 1 (17) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Regionkansliet/administrativa avd. Handläggare: Jennie Jevinger Telefon: E-post: jennie.jevinger@vgregion.se Till Ägarutskottet Utredning och översyn av regionarkivet Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar att föreslår regionfullmäktige besluta följande: 1. Förslag till Reglemente för arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun fastställs. 2. Förslag till Avtal om samverkan i gemensam arkivorganisation fastställs. Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen för egen del beslutar följande: 1. Verksamhetsanalysen överlämnas till arkivnämnden. 2. Arkivnämnden uppmanas att under hösten 2015 redovisa åtgärder som genomförts med anledning av verksamhetsöversynen. Ägarutskottet beslutar för egen del följande: 1. Ägarutskottets uppdrag ( , punkt 1) till regiondirektören att tillsammans med representant för Göteborgs Stad göra en översyn beträffande arkivnämndens verksamhet och föreslå eventuella ändringar i samverkansavtal och reglemente förklaras fullgjort. Sammanfattning av ärendet Arkivnämnden är arkivmyndighet med huvuduppdraget att ansvara för driften av gemensamma arkiv i Västra Götalandsregionen (VGR) och Göteborg Stad, utöva tillsyn samt vara rådgivare. Regionarkivets verksamhet i nuvarande form startade för 15 år sedan. Verksamheten finansieras till 60 procent av VGR och 40 procent av Göteborgs Stad. Göteborgs Stad är administrativ huvudman för arkivnämnden. Ägarutskottet beslöt att genomföra en översyn av regionarkivets verksamhet. En arbetsgrupp har sett över arbetsformer, former för samverkan och dialog för ledning och styrning av arkivnämnden. Arbetet har resulterat i förslag till förändringar/uppdateringar i de två styrande dokumenten Reglemente för arkivnämnden och Avtal om samverkan i en gemensam arkivorganisation Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

6 Datum (17) Diarienummer RS Översyn och utvärdering av verksamheten har gjorts av ett konsultbolag som bedömt om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt samt beskrivit vilka framtida utmaningar verksamheten står inför. Utifrån genomlysningen av verksamheten kan konstateras att ett förändringsarbete av organisationen, ledning och styrning samt verksamhetsutveckling behöver genomföras i enlighet med den av konsulterna redovisade rapporten. Ett stort ansvar vilar på förvaltningsledningen och nämnden att fullfölja förändringsarbetet. Med föreslagna åtgärder finns goda förutsättningar för att driva verksamheten ändamålsenligt i nuvarande organisationsform. Fördjupad beskrivning av ärendet Bakgrund Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen (VGR) och Göteborgs Stad är en gemensam nämnd organiserad inom Göteborgs Stad. Regionarkivets verksamhet i nuvarande form startade för 15 år sedan. I skrivelse , Dnr , från arkivnämnden framför nämnden önskemål om att verksamheten analyseras samt att samverkansavtalet mellan huvudmännen och reglemente för arkivnämnden ses över. Ägarutskottet beslöt att uppdrag år regiondirektören att tillsammans med representant för Göteborgs stad göra en översyn beträffande arkivnämndens verksamhet och föreslå eventuella ändringar i samverkansavtal och reglemente. Kommunstyrelsen i Göteborgs Stad beslöt att ge stadsledningskontoret i uppdrag att i samverkan med berörda aktörer genomföra en översyn och utvärdera Regionarkivets verksamhet. Regionkansliet redovisar i detta tjänsteutlåtande förslag med anledning av ägarutskottets uppdrag. Ett likalydande tjänsteutlåtande jämte bilagor behandlas i kommunstyrelsen och i kommunfullmäktige i Göteborgs stad. Arkivnämnden Arkivnämnden är arkivmyndighet med huvuduppdraget att ansvara för driften av gemensamma arkiv i VGR och Göteborgs Stad, utöva tillsyn, vara rådgivare till huvudmännens myndigheter vad avser arkivbildning och arkivvård. Uppdraget omfattas även av att hålla föreningsarkiv d.v.s. arkiv som tar emot och bevarar handlingar för vissa föreningar. Regionarkivets verksamhet i sin nuvarande form har funnits i 15 år. Verksamheten finansieras till 60 procent av VGR och 40 procent av Göteborgs Stad. Antalet anställda i förvaltningen är 64 personer. Region- och kommunbidrag uppgick 2013 till kr samt övriga intäkter till kr. Verksamheten, finns i Vänersborg och Göteborg där arkivhandlingarna förvaras. Omkring hyllmeter arkiv är fördelade i två stora depåer. Göteborgs Stad är administrativ huvudman för arkivnämnden. Det innebär att arkivnämnden ska följa Göteborgs Stads regelverk, policys och riktlinjer. Båda huvudmännen har uppsiktsplikt över nämnden enligt kommunallagen.

7 Datum (17) Diarienummer RS Regionarkivets verksamhet styrs av reglemente för arkivnämnden för VGR och Göteborgs Stad, jämte avtal om samverkan i en gemensam arkivorganisation. Båda styrdokumenten upprättades Kritik och synpunkter från stadsrevisionen och revisorer för VGR Revisorer för Västra Götalandsregionen och Stadsrevisionen riktade för verksamhetsåret 2012 en sammanvägd kritik mot arkivnämnden i form av en anmärkning. Kritiken motiverades utifrån brister som iakttagits i granskningen inom fyra delområden: Nämnden hade för tredje året i rad uppvisat brister i uppträdandet som upphandlande myndighet. Nämnden hade brustit i sin ekonomistyrning vilket medförde att det redovisade årsresultatet uppgick till kr. Det egna kapitalet kom därigenom att bli kr. Nämnden hade inte genomfört någon riskanalys för verksamhetsåret eller för egen del antagit regler och anvisningar för den interna kontrollen. Nämnden saknade mål för arbetsmiljön i den egna verksamheten. Revisorer för Västra Götalandsregionen och Stadsrevisionen bedömde efter 2013 års granskning att arkivnämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att avhjälpa de brister som sammantaget föranledde revisionskritik år Kritiken kvarstår därför inte. Arkivnämnden redovisade efter årsbokslutet 2012 ett resultat på minus kr och ett negativt eget kapital på kr. År 2013 blev resultatet ett överskott på kr. Nämndens egna kapital 2014 är kr. Nämnden har upprättat en handlingsplan för återställande av eget kapital. Utifrån handlingsplanen som arkivnämnden upprättat beslutade kommunstyrelsen att bevilja nämnden en längre period än vad gällande regelverk medger för att återställa nämndens egna kapital. Beslutet betyder att arkivnämnden har till och med 2015 på sig att återställa sitt egna kapital. Samtidigt beslutades att arkivnämnden ska utöka antalet skriftliga rapporter till kommunstyrelsen om hur arbetet med återställandet av eget kapital fortgår. Nämndens senaste prognos efter augusti visar på ett överskott på kr för 2014 vilket är i linje med nämndens åtgärdsplan för att återställa det egna kapitalet. Uppdragets genomförande Översyn av samarbetsavtal och reglemente En arbetsgrupp med representanter från Västra Götalandsregionen och Göteborgs stad har sett över arbetsformer, former för samverkan för ledning och styrning av arkivnämnden. Arbetet har resulterat i förslag till förändringar/uppdateringar i de två styrande dokumenten från 1999, Reglemente för arkivnämnden och Avtal om samverkan i en gemensam arkivorganisation I förslaget Reglementet för arkivnämnden har språkliga redigeringar och förtydliganden gjorts. I förslaget Avtal om samverkan i en gemensam arkivorganisation har omarbetningar gjorts. De viktigaste förändringarna redovisas nedan. 11 är ny Huvudmännen ska utse var sin kontaktperson gentemot regionarkivet

8 Datum (17) Diarienummer RS Under stycket Ekonomi har texten Vid eventuell uppkomst om negativt eget kapital ska detta regleras, där huvudmännen bidrar enligt andelstalen tagits bort. Till stycket om lokaler har ett tillägg gjors om att akivnämnden ska använda sig av Göteborg Stads lokalsekretariat för beredning av lokalärenden. Dessutom har språkliga justeringar och uppdateringar gjorts i dokumentet. Översyn av verksamheten Översyn och utvärdering av verksamheten har gjorts av konsultbolaget Acando. De har genomfört en genomlysning av verksamheten och gjort en bedömning om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Konsulterna har också beskrivit vilka framtida utmaningar verksamheten står inför. Konsulternas översyn redovisas i en rapport som finns tillgänglig på regionkansliet. Rapportens innehåll är avstämt med Regionarkivet. Analysen bygger på konsulternas uppfattning och på deras bild av verksamheten. Sammanfattning av konsultrapporten. Utvärderingen och översynen av regionarkivets verksamhet har genomförts genom verksamhets- och intressentintervjuer och analys av tillgängligt internt material. 30 personer inom arkivnämnden, Regionarkivet, Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad har intervjuats. Referensramen är aktuell lagstiftning och material från Sveriges Kommuner och Landsting rörande verksamhetsstyrning och kommunal effektivitet. Uppdraget har avgränsats till att studera gränssnitt mellan regionarkivets uppdrag och myndigheter och bolag inom Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. De primära fokusområdena har varit övergripande ledning och styrning, depåverksamheterna och enheten för Tillstånd och Rådgivning. Av verksamhetsöversynen framgår att regionarkivet i nuläget saknar en tydligt uttalad målbild för var verksamheten som helhet ska befinna sig i framtiden. Ekonomistyrning, verksamhetsstyrning eller målstyrning används inte systematiskt som verktyg för att styra och leda verksamheten. Regionarkivets organisationsstruktur är otydlig. Strukturen har oklar logik i enhetsindelning och i resursdisposition mellan enheterna. Analysen pekar på att regionarkivet står inför ett antal utmaningar till exempelvis: Avsaknaden av en styrningsstruktur som styr hela verksamheten Nuvarande organisationen behöver ses över, organisationsmodellen och logiken bör bli tydlig och stödja det uppdrag som arkivnämnden fått Utvecklingsfrågorna har inte någon tydlig koppling till en målbild Det finns inte någon uttalad projektmetodik för att hålla samman, styra och följa upp pågående projekt Regionarkivet står inför stora utmaningar inom IT-området, både gällande val av teknik och format för hur information ska långtidslagras och på ett effektivt sätt kunna tillhandahållas och tillgängliggöras Vad gäller arkivfrämjande aktiviteter har informationsbevarande haft högsta prioritet. Bred tillsyn enligt arkivlagstiftningen och en proaktiv strukturerad styrning av verksamheten, konkreta mål och ett långsiktigt perspektiv har fått stå tillbaka. För regionarkivets intressenter har detta resulterat i en upplevd bristande tillgänglighet och stöd i arkivfrågor.

9 Datum (17) Diarienummer RS Mot bakgrund av vad som framgår av verksamhetsanalysen är det svårt att bedöma om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och effektivt sätt. Av genomförda intervjuer upplever konsultbolaget att det finns goda möjligheter att genomföra de i verksamhetsanalysen föreslagna förbättringarna och att det generellt sett finns stöd för förändringsarbete hos såväl medarbetare som övriga intressenter. Utifrån de intervjuer som gjorts kan det konstateras att i det dagliga arbetet utförs många bra insatser och att det finns en insikt om och önskemål om att utveckla verksamheten. Det finns en stor efterfrågan på regionarkivets kompetens och en önskan om ett närmare samarbete med intressenterna. Beredning Ärendet har beretts av en arbetsgrupp bestående av tjänstemän från Göteborgs Stad och Västra Götalandsregionen. Regionkansliets och Stadsledningskontorets slutsatser Utifrån den genomlysningen som gjorts av verksamheten kan konstateras att ett förändringsarbete av organisationen, ledning och styrning samt verksamhetsutveckling behöver genomföras. Regionarkivet har från och med september en ny förvaltningschef på plats. Regionarkivet har påbörjat förbättringsarbetet. Den kritik revisorerna för Västra Götalandsregionen och stadsrevisionen har framfört kvarstår inte, nämnden har också förbättrat sin ekonomi och fullföljer planen med att återställa eget kapital. Rapporten om verksamhetsöversyn tar upp förslag på förbättringar och att det finns stora möjligheter att genomföra dessa i organisationen. Ökad samverkan mellan huvudmännen behövs. Arbetsgruppen föreslår att kontaktpersonerna bereder underlag till den årliga politiska budgetberedningen och sammankallar årligen till avstämningsmöte. Formaliserade årliga budgetmöten där budgetframställningar m.m. samlas ihop ger bättre planeringsförutsättningar för arkivnämnden och förvaltningen. Ett stort ansvarar vilar på förvaltningsledningen och nämnden att fullfölja förändringsarbetet och där är konsultrapporten är ett stöd. Med föreslagna åtgärder finns goda förutsättningar för att driva verksamheten ändamålsenligt i nuvarande organisationsform. Regionkansliet och Stadsledningskontoret kommer löpande följa förändringsarbetet i regionarkivet.

10 Datum (17) Diarienummer RS Regionkansliet Ann-Sofi-Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör Bilaga Förslag, Reglemente för arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun Förslag, Avtal om samverkan i gemensam arkivorganisation Ägarutskottets beslut , 65, (avseende avsnittet Arkivnämnden) Rapporten Utvärdering och översyn av Arkivnämndens verksamhet finns tillgänglig på Regionkansliet och Stadsledningskontoret. Beslutet skickas till Regionstyrelsen Bengt Säterskog Arkivnämnden arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se efter regionstyrelsen och regionfullmäktiges beslut Kommunstyrelsen efter regionstyrelsen och regionfullmäktiges beslut Frank Lund frank.lund@stadshuset.goteborg.se efter regionstyrelsen och regionfullmäktiges beslut

11 Datum (17) Diarienummer RS Reglemente för arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun Arkivnämndens huvuduppgift 1 Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun är en gemensam nämnd enligt 3 kap 3 a kommunlagen organiserad inom kommunen. Arkivnämnden är arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun. I dess uppgifter och ansvar ingår att förelägga respektive fullmäktige de förslag till föreskrifter som krävs inom området, svara för anvisningar till och tillsyn över regionens och kommunens myndigheter vad avser arkivbildning och arkivvård samt ansvara för driften av gemensamma arkiv i regionen och kommunen. Allmänna uppgifter och befogenheter 2 Arkivnämnden ska tillse att den är så informerad att den kan ta sitt ansvar för verksamheten. Arkivnämnden ska ge vägledning och råd till verksamheterna i frågor som rör arkivnämndens verksamhetsområde. Arkivnämnden har personalansvaret inom sitt verksamhetsområde och svarar därmed för personalpolitiska och personaladministrativa beslut för sina arbetstagare, om inte personaloch arbetsmarknadsutskottet tillagts särskilda befogenheter enligt kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens delegationsordning. Arkivnämnden får besluta om att ingå kollektivavtal med tillämpning inom nämndens verksamhetsområde och på villkor, som personal- och arbetsmarknadsutskottet äger ange. Arkivnämnden ska inom sitt verksamhetsområde avge de yttranden och lämna de upplysningar som kan begäras av respektive fullmäktige och styrelse samt regionens och kommunens övriga nämnder. Arkivnämnden får infordra yttranden och upplysningar från dessa övriga nämnder när det behövs för att den ska kunna fullgöra sina uppgifter. Arkivnämnden ska i övrigt fullgöra de uppdrag som framgår av arkivreglementet, samarbetsavtalet och vad respektive fullmäktige eller styrelse överlämnat till arkivnämnden. Göteborgs kommun är administrativ huvudman för nämnden.

12 Datum (17) Diarienummer RS Arkivnämnden har inom sitt förvaltningsområde rätt att själv eller genom ombud föra Västra Götalandsregionens och Göteborgs kommuns talan i mål eller ärenden när detta följer av lag eller annan författning eller kommunfullmäktigs beslut. att anta ackord och avskriva fordringar och att inom ramen för beviljade anslag inrätta och lönesätta befattningar i den omfattning som framgår av särskilda föreskrifter. 4 Arkivnämnden ska lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör arkivnämndens verksamhetsområde. Varje ärende där någon enskild är part ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan säkerheten eftersätts. När arkivnämnden eller dess förvaltning tar emot ansökan i ett ärende som inte kan avgöras inom en snar framtid bör när så inte är olämpligt eller svårgenomförbart den sökande underrättas om att ansökan har kommit in och vem som kommer att handlägga ärendet samt om möjligt när ärendet förväntas bli avgjort. Arkivnämnden och dess förvaltning ska sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt och i övrigt underlätta för den enskilde att ha med arkivnämnden att göra. 5 Utöver vad som följer av förvaltningslagens föreskrifter om myndigheternas serviceskyldighet gentemot enskilda ska arkivnämnden svara för allmän information i frågor som rör dess verksamhetsområde. 6 Om inte arkivnämnden bestämmer annat, ska handlingar som utfärdas på dess vägnar undertecknas av ordföranden. Vid förfall för ordföranden inträder i dennes ställe vice ordförande och, vid förfall även för sådan, den ledamot som istället utses av arkivnämnden. Motsvarande regler gäller för utskott inom arkivnämnden. Delegationsbeslut fattas i arkivnämndens namn. Handlingar som utfärdas med anledning av sådant beslut ska, om inte annat beslutas av arkivnämnden, undertecknas av delegaten.

13 Datum (17) Diarienummer RS Förvaltningschefs rätt/skyldighet att anteckna sin mening i protokollet 7 Arkivnämnden ska i sina protokoll låta förvaltningschefens mening antecknas i frågor av väsentlig ekonomisk betydelse. Förvaltningschefen är skyldig att i protokollet ge sin mening tillkänna i fråga om förslag som inte är uttryckligen finansierade. Delgivning 8 Delgivning med arkivnämnden kan förutom med ordföranden ske med förvaltningschefen eller med den som enligt särskilt beslut av nämnden innehar fullmakt att förträda nämnden i ärendet eller som annars tillagts behörighet att ta emot delgivningar för nämndens räkning. Arkivnämndens regelgivning 9 Innan arkivnämnden beslutar eller föreslår en föreskrift, ska den noga överväga om det är den mest ändamålsenliga åtgärden. Föreskrifter ska vara enkla, klara och lätta att överblicka. Arkivnämnden ska fortlöpande se över sina föreskrifter och pröva om de behövs och om de är lämpligt utformade. Antal ledamöter och ersättare mm 10 Regionfullmäktige och kommunfullmäktige väljer vardera 3 ledamöter och 3 ersättare för fyra år, räknat från och med den 1 januari året efter det år då val av fullmäktige har ägt rum. Ordförande och vice ordförande 11 Respektive fullmäktige väljer för mandattiden bland arkivnämndens ledamöter en ordförande och en vice ordförande enligt reglerna i samverkansavtalet.

14 Datum (17) Diarienummer RS Ordföranden ska leda, samordna och övervaka arkivnämndens verksamhet. Vice ordförande biträder ordföranden vid fullgörande av denna uppgift. Vid förfall för ordföranden inträder i dennes ställe vice ordförande. Om varken ordföranden eller vice ordförande kan närvara vid sammanträde med arkivnämnden, utser nämnden annan ledamot att för tillfället föra ordet. 13 Om ordföranden på grund av sjukdom eller annars för längre tid är hindrad att fullgöra sitt uppdrag, får arkivnämnden utse annan ledamot att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. Ersättares tjänstgöring mm 14 Om inte något annat är särskilt föreskrivet gäller följande i fråga om ersättarnas tjänstgöring. Ersättarna ska tjänstgöra enligt den mellan dem bestämda ordningen. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. En ersättare som avbryter tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har handlagts. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde eller till ett fortsatt sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen vid ett sammanträde på grund av något annat hinder än jäv får därefter under samma dag inte tjänstgöra vid sammanträdet. 15 Ersättare har rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten samt rätt att få sin mening antecknad i protokollet.

15 Datum (17) Diarienummer RS Kallelse till sammanträde med Arkivnämnden 16 Kallelse till sammanträde med arkivnämnden bör tillställas ledamöterna och ersättarna i god tid före sammanträdet och samtidigt bör uppgift lämnas om de ärenden, som förväntas bli behandlade vid sammanträdet. Ledamot eller ersättare som är hindrad närvara vid sammanträde bör skyndsamt anmäla detta. Närvarorätt för regionråd och kommunalråd 17 Regionråd och kommunalråd med områdesansvar för arkivnämndens verksamhetsområde har rätt att delta i nämndens sammanträden och har därvid rätt att delta i överläggningarna men inte i besluten samt rätt att få sin mening antecknad i protokollet. Detta reglemente gäller från och med i Västra Götalandsregionen och i Göteborgs kommun.

16 Datum (17) Diarienummer RS Avtal om samverkan i en gemensam arkivorganisation Västra Götalandsregionen (VGR) genom regionstyrelsen och Göteborgs kommun genom kommunstyrelsen träffar följande avtal om samverkan i en gemensam nämnd för Regionens arkiv och Göteborgs stadsarkiv. Syfte 1 Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun har båda behov av att omhänderta stora volymer av kvalificerat arkivmaterial. Det är nödvändigt att försäkra sig om att befintligt material får en säker behandling med god tillgänglighet och att nya rationella metoder för arkivhantering utvecklas och används. Parternas resurser har samordnats i en gemensam organisation. Arkivnämnden ska arbeta efter det arkivreglemente som huvudmännen har beslutat om. Samarbetsform 2 Samarbetet sker i en gemensam nämnd enligt 3 kap 3 a kommunallagen. Nämnden inrättades 1 mars 1999 i Göteborgs kommun och ingår i dess organisation. Göteborgs kommun är administrativ huvudman för nämnden. Uppgifter 3 Nämnden ska vara arkivmyndighet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun. I dess uppgifter och ansvar ingår att förelägga fullmäktige de förslag till föreskrifter som krävs inom området, svara för anvisningar till och tillsyn över Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommuns nämnder och styrelser vad avser arkivbildning och arkivvård samt ansvara för driften av de centrala arkiven enligt 10 nedan. Nämndorganisationen 4 Nämnden benämns Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun. För nämnden ska gälla bifogade reglemente som ska fastställas av respektive fullmäktige. Parterna ska utse vardera lika många ledamöter och ersättare. Ordförandeskapet ska växla mellan parterna och följa mandatperioderna. Inför mandatperioden står kommunen i tur att utse ordförande och VGR vice ordförande.

17 Datum (17) Diarienummer RS Nämndens behörighet och befogenheter regleras i dess reglemente, arkivreglementena för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun, vad i övrigt sägs i detta avtal samt av parterna lämnade budgetriktlinjer. Vid motsägelser ska bestämmelserna ha företräde i nu nämnd ordning. 6 Nämnden ska inom ramen för sitt reglemente själv bestämma sina arbetsformer. Parterna är dock överens om att nämnden regelbundet bör förlägga sammanträden till Vänersborg och Göteborg. 7 Sammanträdesarvoden och andra förmåner till ledamöter och ersättare ska utgå enligt Västra Götalandsregionen bestämmelser för ledamöter och ersättare som utsett av denna och enligt kommunens bestämmelser till ledamöter och ersättare som utsett av denna Till ordförande och vice ordförande i nämnden utgår fasta arvoden enligt kommunens bestämmelser. Arkivreglemente mm 8 Förutsättningarna för Västra Götalandsregionens och Göteborgs kommuns arkivbildning och arkivvård ges i gällande lagar och arkivreglementen fastställda av respektive fullmäktige. Parterna är ense om att arkivreglementena ska ha samma huvudsakliga uppbyggnad och inriktning med de anpassningar som krävs för respektive parts organisation. Arkivreglementena ska därför utarbetas i nära samarbete mellan parterna. Förvaltningsorganisationen 9 Arkivverksamheten ska under arkivnämnden bedrivas inom förvaltningen Regionarkivet. 10 Verksamheten inom Regionarkivet ska ledas av förvaltningschef som också ska vara verkställande tjänsteman för arkivnämnden. Nämnden ska samråda med kommunstyrelsen vid tillsättande av förvaltningschef om inte annat beslutas av kommunstyrelsen. Nämnden ska se till att en instruktion för förvaltningschefen upprättas och antas.

18 Datum (17) Diarienummer RS Huvudmännen ska utse var sin kontaktperson gentemot regionarkivet. Ansvar mot tredje part 12 Arkivnämnden ska överta ansvaret för civilrättsliga förpliktelser och rättigheter avseende den verksamhet som övergår till nämnden. Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun svarar gemensamt för förpliktelser som arkivnämnden kan komma att ikläda sig. Nämnden företräder de samverkande parterna i tvist med tredje part. Nämnden ska därvid biträdas av Göteborgs stadskanslis juridiska enhet. Denna ska samråda med Västra Götalandsregionens chefsjurist. Revision Insyn 13 Nämnden är enligt lag redovisningsansvarig inför både regionfullmäktige och kommunfullmäktige. Revision utförs av såväl Västra Götalandsregionens och Göteborgs kommuns revisorer. Nämnden ska därutöver på begäran av regionstyrelsen och kommunstyrelsen lämna de upplysningar som önskas. Regionråd och kommunalråd, med områdesansvar, ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna. Ekonomi 14 A. Andelstal Baserat på en sammanvägning av verksamhetens omfattning och befolkningsunderlag är respektive huvudmans andel i arkivnämnden: Västra Götalandsregionen 60 % och Göteborgs kommun 40 %. B. Ekonomiskt bidrag till arkivnämnden Huvudmännen ska årligen, inom ramen för den årliga budgetprocessen, besluta om nästkommande års bidrag till arkivnämnden. Respektive huvudmans bidrag ska utgå enligt andelstalet. C. Resultatredovisning och resultattäckning Nämnden ingår i Göteborgs kommuns organisation och kommunen ska uppta hela nämndens resultat- och balansräkning i kommunens koncernredovisning. Arkivnämndens resultat ska balanseras till nästkommande år i nämndens balansräkning. D. Ekonomistyrning mm

19 Datum (17) Diarienummer RS Arkivnämnden ska följa Göteborgs kommuns riktlinjer för genomförande av budget samt övriga föreskrifter och anvisningar inom ekonomiområdet. E. Medelsförvaltning Arkivnämnden ingår i Göteborgs kommuns organisation och medelsförvaltning, likviditetsförsörjning samt lång upplåning (kommunskuld) vid investeringsbehov ska ske genom Göteborgs koncernbank. Anslutning av arkivnämnden till Göteborgs koncernbanksystem regleras i särskilt avtal mellan arkivnämnden och koncernbanken. Parterna ska till arkivnämnden månatligen utbetala 1/12 av årsbidraget. Detta ska finnas tillgängligt på arkivnämndens bankkonto vid tidpunkt som gäller enligt Göteborgs stads koncernbanks ordinarie rutiner för utbetalning av kommunbidrag. F. Avgifter Regionarkivet får ta ut avgifter i enlighet med bestämmelserna i respektive arkivreglemente för Västra Götalandsregionen och Göteborgs kommun. Lokaler 15 Arkivnämnden skall verka för att de lokaler nämnden disponerar utnyttjas så rationellt som möjligt och att lokaler som inte är nödvändiga för verksamheten avvecklas. Vid behov av inhyrning av lokal, större ombyggnad av lokal för verksamheten ska nämnden informera Västra Götalandsregionen samt överlämna ärendet till Göteborgs kommuns lokalsekretariat för beredning. Samråd ska ske med Västfastigheter. Före tecknade av hyreskontrakt ska yttrande från lokalsekretariat bifogas till nämndens beslut. Upplösning av samarbetet 16 Om parterna enats om att samarbetet ska upphöra eller endera parten sagt upp avtalet till upphörande ska följande gälla. 17 Verksamheten vid Regionarkivet Vänersborg och verksamheten avseende Västra Götalandsregionens samlingar vid Region- och Stadsarkivet Göteborg övergår till VGR. 18 Vardera parten ska överta ansvaret för de samlingar som hör till respektive part. Samtliga arkivhandlingar som skapats inom de tre tidigare landstingen samt de handlingar som tillkommer som ett resultat av Västra Götalandsregionens verksamhet övertar VGR. Samtliga arkivhandlingar som skapats i verksamhet

20 Datum (17) Diarienummer RS som Göteborgs Stad bedrivit samt de handlingar som tillkommer som ett resultat av kommunens verksamhet övertar kommunen. Lokaler som hyrs av tredje part ska hänföras till den part som har störst andel av verksamheten i lokalen. 19 Anläggningstillgångar anskaffade från och med 1999 samt omsättningstillgångar ska skiftas enligt andelstalet med det värde de är upptagna i balansräkningen. Motsvarande fördelning ska göras av skulder och eget kapital. 20 Skifte av materiella tillgångar såsom inventarier ska göras till den verksamhetsenhet där de är permanent placerade. Eventuella differenser mellan dessa tillgångars värde och skiftningsvärdet enligt andelstalet ska regleras genom ekonomisk ersättning (lösen). 21 Vardera parten har rätt att tillgodogöra sig rättigheter respektive är skyldig att fullgöra förpliktelser hänförliga till arkivenhet som hemförts, oavsett när rättigheten/skyldigheten uppkommit om inte särskild överenskommelse träffats om annat. Om fördelning inte på ett naturligt sätt kan ske enligt föregående stycke ska en uppdelning av rättighet respektive ansvar göras enligt ovan angivna andelstal. Konfliktlösning 22 Tvist om avtalets innehåll och tillämpning ska i första hand hänskjutas till förhandlingar mellan regionstyrelsen och kommunstyrelsen. Om enighet därvid inte kan uppnås ska tvisten hänskjutas till skiljedom enligt vid tillfället gällande lagstiftning om skiljemannaförfarande. Förfarandet ska äga rum i Vänersborg. 23 Tvist mellan en nämnd/förvaltning och arkivnämnden som avser tillämpningen av gällande arkivbestämmelser och arkivnämndens befogenheter ska avgöras enligt regionens respektive kommunens interna regler för tvistlösning.

21 Datum (17) Diarienummer RS Giltighet 24 Avtalet gäller, under förutsättning av regionfullmäktiges och kommunfullmäktiges godkännande, från och med den och till och med Om ingen av parterna senast skriftligen sagt upp avtalet förlängs det att gälla tills vidare med två kalenderårs uppsägningstid. 25 Inträffar förhållanden som väsentligt påverkar förutsättningarna för detta avtal har part rätt att påkalla förhandlingar om anpassning av avtalet. Om det åberopade förhållandet inte orsakats eller kunnat påverkas av parterna är parterna ense om att en sådan anpassning ska ske. Vänersborg den Göteborg den

22

23

24

25 Västra Götalandsregionen 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RSK Västra Götalandsregionen Administrativa avdelningen Handläggare Jennie Jevinger Telefon E-post jennie.jevinger@vgregion.se Till Ägarutskottet Regionbidrag till förenings- och folkrörelsearkiven i Västra Götaland Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen beslutar följande: 1. Ansvaret för regionbidraget till förenings- och folkrörelsearkiven ska från och med ligga på kulturnämnden. 2. Kulturnämnden ansvarar för förenings- och folkrörelsearkivens uppdrag och uppföljning som en del i kultursamverkansmodellen. Ägarutskottet föreslås besluta för egen del: 1. Ägarutskottets uppdrag till regiondirektören ( , punkt 2) till regiondirektören att utreda och föreslå var ansvaret avseende regionbidrag till förenings- och folkrörelsearkiven ska ligga, förklaras fullgjort. Sammanfattning av ärendet Ägarutskottet beslöt den 29 maj , att ge regiondirektören i uppdrag att utreda och föreslå var ansvaret avseende regionbidrag till Förenings- och folkrörelsearkiven ska ligga. Kulturnämnden beslöt den 25 oktober 2015, 98, att hos regionstyrelsen begära att ansvaret för det regionala bidraget till förenings- och folkrörelsearkiven om (beloppet avsåg år 2012) återförs till kulturnämnden och att kulturnämnden under förutsättning att relevanta beslut tas i regionstyrelsen, i fortsättningen får uppdrag att ansvara för förenings- och folkrörelsearkivens uppdrag och uppföljning som en del i kultursamverkansmodellen. Synpunkter har inhämtats från regionarkivet. Regionarkivet har inget att invända mot att uppdraget överförs till kulturnämnden. Vidare konstaterar regionarkivet att ansvaret för utbetalning av regionbidrag till förenings- och folkrörelsearkiven legat på arkivnämnden sedan 2010 och att nämnden endast har förmedlat bidraget enligt tidigare fördelningsmodellen. Regionkansliet föreslår därför i enlighet med kulturnämndens begäran att ansvaret för regionbidraget till förenings- och folkrörelsearkiven ska ligga på kulturnämnden och att kulturnämnden fortsättningsvis ansvarar för förenings- och folkrörelsearkiven uppdrag och uppföljning som en del i kultursamverkansmodellen. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

26 Datum (3) Diarienummer RSK Fördjupad beskrivning av ärendet Kulturnämnden och arkivnämnden har i samråd tidigare föreslagit att driftbidragen till de fyra förenings- och folkrörelsearkiven i Västra Götaland överförs från kulturnämnden till arkivnämnden. Kulturnämnden behandlade ärendet den 8 december 2009, 138, och arkivnämnden den 17 februari 2010, 4. Med anledning av nämndernas förslag beslöt regionstyrelsen den 11 maj 2010, 122, följande: 1. Regionstyrelsen omfördelar regionbidrag om kronor för år 2010 från kulturnämnden till arkivnämnden avseende föreningsarkivens verksamhet i regionen. 2. Folkrörelsearkiven i 2011 års budget hänförs till arkivnämnden och anslag för denna verksamhet hanteras av arkivnämnden långsiktigt. Kulturnämnden beslutade 2012 att ansvaret ska återföras till kulturnämnden. Nämnden angav i sitt beslut bland annat att ansvaret för förenings- och folkrörelsearkiven ligger nu på två nämnder, arkivnämnden som fördelar det regionala bidraget och kulturnämnden som fördelar de statliga medel som ingår i kultur samverkansmodellen. Vidare angav nämnden att förenings- och folkrörelsearkiven menar att de av tradition tillhört kultursektorn och att det finns en bättre förståelse för verksamheten inom kulturnämndens verksamhetsområde och att detta överensstämmer bättre med intentionerna i kultursamverkansmodellen. Kultursamverkansmodellen Modellen innebär att en del av de statliga medel som fördelas till regionala kulturverksamheter samlas i en ny regional anslagspost som fördelas i en klumpsumma till regioner och landsting. Modellen ger regioner/landsting och kommuner större rätt att bestämma över de nationella medlen som går till regional kulturverksamhet. Modellen infördes Gotalandsregionen/startsida/Kultur/artikelsidor/lankade/kultursamverkansmodellen-/ Beredning Kulturnämndens begäran (beslut 25 oktober 2015, 98) har tidigare behandlats av ägarutskottet (29 maj 2013, 65). Utskottet gav då regiondirektören i uppdrag att utreda och föreslå var ansvaret avseende regionbidraget till Förenings-folkrörelsearkiven ska ligga. Regionarkivet kommer att lyfta frågan till arkivnämnden som kommer att behandla frågan om ansvaret för regionbidraget till förenings- och folkrörelsearkiven på sitt sammanträde den 10 december Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Bengt Säterskog Administrativ direktör

27 Västra Götalandsregionen 3 (3) Bilaga Ägarutskottet beslut , 65 (avseende avsnittet om föreningsoch folkrörelsearkiven) Kulturnämndens beslut , 98 Skrivelse från regionarkivet (justerat protokollsutdrag från arkivnämnden skickas senare till ägarutskottets sammanträde ) Beslutet skickas till Kulturnämnden Arkivnämnden arkivnamnden@arkivnamnden.goteborg.se elisabeth@bohusarkiv.se för kännedom info@alvsborgsarkiv.org för kännedom elisabet.eriksson@skaraborgsarkiv.se för kännedom foreningsarkivet@molndal.se för kännedom Bengt Säterskog Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

28 .,...-,... VÄSTRA, GÖTALANDSREGIONEN Protokollsutdrag Sammanträde: Tid: Plats: Ägarutskottet Onsdag den 29 maj 2013, kl Sessionssalen, Residenset, Vänersborg 65 Arkivnämndens verksamhet samt Förenings /folkrörelsearkiven Dnr RS , RSK Ärendet Arkivnämnden Arkivnämnden är en gemensam nämnd för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad. Arkivnämndens uppdrag är att för respektive huvudman vara arkivmyndighet enligt arkiv lagen. I skrivelse , Dm , från arkivnämnden framför nämnden önskemål om att verksamheten analyseras samt att samverkansavtalet mellan huvudmännen och reglemente för arkivnämnden ses över. Förenings-/folkrörelsearkiven Kulturnämnden beslöt (Dm RSK 304.,2-tO') att hos regionstyrelsen begära att ansvaret för det regionala bidraget till förenings- /folklivsarkiven på l kronor återförs till kulturnämnden. Beredning Regionkansliet har berett ärendet. Kansliet föreslår att regiondirektören får i uppdrag att göra en översyn beträffande arkivnämndens verksamhet, samverkansavtal och reglemente samt att i samband härmed även utreda och komma med förslag var ansvaret avseende regionbidraget till Förenings /folkrörelsearkiven ska ligga. Ägarutskottets beslut ;2()/0 /-:';{t1et;;e/?i'''<ttt1j0 1 'r?f'"'(; 1 c'frr"m l Regiondirektören får i uppdrag att tillsammans med representant för Göteborgs Stad göra en översyn beträffande arkivnämndens verksamhet och föreslå eventuella ändringar i samverkansavtal och reglemente. 2 Regiondirektören får i uppdrag att utreda och föreslå var ansvaret avseende regionbidraget till Förenings-/folkrörelsearkiven ska ligga. POSTADRESS: Regionens Hus Vänersborg BESÖKSADRESS: Residenset, Torget Vänersborg TELEFON: Vxl HEMSIDA: E-POST:

29 Ägarutskottet (2) Vid protokollet Jennie Jevinger sekreterare Justerat l O juni 2013 Gert-Inge Andersson Ordfårande Justerare Conny Brännberg Rätt utdraget intygar Jennie Jevinger Expedieras till Bo Tha!en (regionarkivet) Thomas Olsson (kulturnänmden) Diariet

30

31

32

33

34

35 ~\R E G l O N A R K l V E T Regionkansliet Ansvaret för utbetalning av regionbidrag till förenings- l folkrörelsearkiven Regionarkivet konstaterar att detta ansvar har ålegat Arkivnämnden från 201 O. Regionarkivet har endast fönnedlat detta regionbidrag enligt den tidigare fördelnings modellen. Regionarkivet har.inget att erinra om detta uppdrag överförs till Kulturnämnden från och med eller vid senare datum som bedöms som lämpligt. Artlvmyndlghet for V östra Götolondsregk>nen och G(llebQ'tiS Slod Region- och staelsarkivet Göteborg Box 2154, GÖTEBORG Besök: Otterhöllegoton 5 Tel: l Fax: E-post: orkivnomnden@orkivna mnden.goteborg.se Regionarkivet Vllnersborg Box V ÄNERSBOR< Besök: Niklasbergsvägen 14 Tel: Fox: E-post: regionarkivet.vonersl

36

37 Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Regionkansliet/ekonomiavdelningen Handläggare: Pernilla Thorvald Telefon: E-post: pernilla.thorvald@vgregion.se Till Ägarutskottet Beslut om förlikning av skadeståndsanspråk riktat till Västra Götalandsregionen från Bio- Mérieux Sweden AB Förslag till beslut 1. Ägarutskottet godkänner förlikning med Bio-Mérieux Sweden AB enligt upprättat avtal. 2. Ägarutskottet ger ekonomidirektör Joakim Björck i uppdrag att underteckna förlikningsavtal med Bio-Mérieux Sweden AB för Västra Götalandsregionens räkning. 3. Ägarutskottet beslutar att finansiering sker från moderförvaltningen. Sammanfattning av ärendet Västra Götalandsregionen är ersättningsskyldig för en försäkringsskada som uppstått på egendom som tillhör företaget Bio-Mérieux Sweden AB. Skadan uppstod i augusti 2012 i samband med borrning i vägg för kabeldragning vid installation av en analysmaskin (Maldi-Tof) som används för provtagning på Södra Älvsborgs Sjukhus. Installationen beställdes av Västfastigheter och borrningen genomfördes av en kontrakterad entreprenör. Borrningen i väggen orsakade byggdamm som sugits in i maskinen under tiden som kalibrering pågick. Byggdammet har skadat maskinen såpass att den inte längre klarar de kvalitetskrav som ställdes vid upphandlingen och måste därför bytas ut. Eftersom skadan uppstod medan Bio-Mérieux Sweden AB fortfarande ägde maskinen bytte de ut den skadade maskinen mot en ny maskin men har riktat skadeståndsanspråk motsvarande ca 1,3 mnkr inklusive kapitalkostnader. Skadeståndsanspråket baseras på att den utbytta maskinen har ett begränsat andrahandsvärde eftersom tillförlitligheten i provtagningen innebär att den bara kan användas i utbildningssyfte. Dessutom är andrahandsmarknaden för att sälja maskinen till någon annan än Västra Götalandsregionen begränsad. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

38 Datum (2) Diarienummer RS Efter förhandling accepterar Bio-Mérieux Sweden AB ersättning motsvarande 880 tkr. Ersättningen motsvarar reparationskostnader och utbyte av vissa känsliga instrument samt den värdeminskning som kvalitetssänkningen innebär. Finansiering Beslutet innebär en kostnad på 880 tkr och utbetalning sker till BioMérieux Sweden AB:s konto inom fyra veckor efter att båda parter undertecknat förlikningsavtalet. Finansiering sker från moderförvaltningens skaderegleringskonto. Beredning Ärendet har beretts på regionkansliets ekonomiavdelning och skaderegleringen är avstämd med Västfastigheter och med Västra Götalandsregionens försäkringsmäklare. Förslag till beslut och innehåll i förlikningsavtalet har tagits fram i samråd med Västra Götalandsregionens chefsjurist. Regionkansliet Ann-Sofi Lodin Förvaltningschef Joakim Björck Avdelningschef Beslutet skickas till Rita Sandberg, Västfastigheter

39 Ekonomiavdelningen Datum Diarienummer RS Parter Mellan Bio-Mérieux Sweden AB ( ) och Västra Götalands läns landsting ( , nedan Landstinget) träffas följande Bakgrund Förlikningsavtal Bio-Mérieux har gjort gällande att Landstinget bär ansvar för uppkommen skada på analysmaskin Maldi-Tof och därvid begärt ersättning. Skadan uppstod som konsekvens av installation på Södra Älvsborgs Sjukhus den 2 oktober Villkor 1 Landstinget utger kr till Bio-Mérieux Sweden AB i ett för allt på bankgiro inom fyra (4) veckor efter att båda parter undertecknat förlikningsavtalet. 2 Samtliga mellanhavanden mellan parterna med anledning av ovanstående försäkringsskada är därmed avslutade. Bio-Mérieux Seden AB äger således ej rätt att återkomma vid allmän domstol eller förvaltningsdomstol med anledning av ovanstående försäkringsskada. Bio-Mérieux Sweden AB den Landstinget den Sascha Przybilla Joakim Björck Ekonomidirektör