HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (27) Kommunstyrelsen

Transkript

1 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 (27) Plats och tid Kommunhusets tingssal, tisdagen den 11 februari 2014 kl Beslutande Övriga deltagande Utses att justera Monika Olsberg (M), ordförande Kjell Front (C) Stihna Johansson-Evertsson (C) Marita Björkvall (KD) Jonas Erlandsson (S) Magnus Gabrielsson (S) Jenny Joelsson (S) Carl-Axel Blom (S) Diana Bergeskans (S) Raymond Asp (S) Gunilla Schollin-Borg (MP) Joakim Malmdahl, kommunchef Agneta Rodriguez, nämndssekreterare Bengt-Åke Lundin, Mittpunkt, 5 Lars Danlid, ordförande i HBAB och Sven Franzén, VD HBAB, 6 Pernilla de Vries, personalchef, 14 Stihna Johansson-Evertsson (C) och Magnus Gabrielsson (S) Tid och plats för justering Tisdagen den 18 februari 2014 kl Underskrifter Sekreterare... Paragrafer 2-20 Agneta Rodriguez Ordförande... Monika Olsberg Justerande... Stihna Johansson-Evertsson Magnus Gabrielsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Nämnd/Styrelse Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunhuset Underskrift... Agneta Rodriguez

2 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (27) KS 2 DNR: KU Godkännande av dagordning Dagordningen föreslås kompletteras med följande ärenden: Tillstånd valaffischering Gösjöbadet Stadsarkitekt Dagordningen, med kompletteringar, godkännes.

3 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (27) KS 3 DNR: KF Upphandlingspolicy Förslag till Upphandlingspolicy är upprättat av Inköpscentralen i Västervik. Stihna Johansson-Evertsson (C) meddelar att när Regionförbundets styrelse lyfte frågan om upphandlingspolicy framkom att det har kommit nya direktiv från EU gällande upphandling. Kommunchefen får i uppdrag att kolla upp detta och visar det sig att justeringar behöver göras i upphandlingspolicyn lyfts den på kommande kommunstyrelsesammanträde. Upprättad Upphandlingspolicy godkännes. Beslutsunderlag Handbok_1C_ pdf Beslutsmottagare Inköpscentralen, Västerviks kommun Ekonomi

4 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (27) KS 4 DNR: KU Preliminärt bokslut 2013 Kommunchefen redovisar preliminärt bokslut för Diana Bergeskans (S) efterlyser särredovisning av demografimodellens konsekvenser. Jonas Erlandsson (S) efterhör hur mycket som kommer att sättas av till resultatutjämningsfonden? Kommunchefen tar med sig synpunkterna i fortsatta arbetet med bokslut Kommunchefen får i uppdrag att räkna på hur mycket som kommer att avsättas till resultatutjämningsfonden. Beslutsmottagare Kommunchefen Ekonomi

5 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (27) KS 5 DNR: KU Näringslivsfrågor Vid dagens sammanträde deltar Bengt-Åke Lundin, projektledare Mittpunkt Högsby och lämnar aktuell lägesrapport från näringslivet i kommunen. Dessutom lämnas redovisning över följande: Energimässa i Hultsfred 4-5 april 2014 Frukostmöte 11 februari 2014 hos HojBiten Informationsmöte om Tingebro 14 februari 2014 Sommarföretagare 2014 Företagsbesök med LTC Tekniknod / Linnéuniversitetet Företagsbesök Regionförbundet Näringslivslunch 11 mars 2014 på Emågården med landshövding Stefan Carlsson Leader projektet Företagsutveckling Lediga lokaler på Storgatan Starta Eget Kväll genomförs i mars 2014 Kommunstyrelsen tackar för intressant och utförlig näringslivsrapport. Beslutsunderlag Info KLU 4 febr 2014.doc EnergiMässa Teknik och Livsstil 2014.pdf Frukostmöte Hojbiten 11 feb 2014.pdf Tingebro info 14 febr Emågården.pdf Beslutsmottagare Mittpunkt

6 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (27) KS 6 DNR: KU Besök av VD och ordförande för HBAB VD och ordförande i Högsby Bostads AB har, i enlighet med kommunstyrelsens beslut , 256, bjudits in till dagens kommunstyrelsesammanträde. De lämnar rapport över förväntat bokslut 2013, kommande renoveringar, förändringar i bostadsbeståndet, lediga lägenheter och personalförändringar. Kommunstyrelsen tackar för informationen. Beslutsunderlag Protokoll KS 256

7 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (27) KS 7 DNR: KU Tema PU Personalchef Pernilla de Vries informerar bland annat om Kompetensförsörjning Hälsa Pensionsavgångar Personalomsättning Den nya bemanningscentralen Åtgärder för förbättrad hälsa bland personalen Sjuklönekostnader 2013 Kommunstyrelsen tackar för informationen.

8 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (27) KS 8 DNR: KU Revisionsrapport, Uppföljning avseende kommunstyrelsens styrning och uppföljning PwC har på uppdrag av kommunens revisorer under hösten 2013 gjort en uppföljning på en rapport avseende kommunstyrelsens styrning och ledning som gjordes under Kommunens revisorer önskar svar på ett antal slutsatser och frågeställningar som framkommer i rapporten. Kommunstyrelsen avsatte 2 timmar vid januarisammanträdet 2014 för att just diskutera rapporten. Vid sammanträdet deltog även ordförande och vice ordförande i revisionen, delar av tjänstemannaledningsgruppen samt kommunfullmäktiges ordförande. Som underlag för diskussionen hade kommunchefen arbetat fram en modell som tydliggjorde vad som hade förändrats utifrån de påpekanden som redovisades i rapporten Mallen redovisas nedan:

9 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (27) KS 8 DNR: KU Ekonomistyrning OK BRA Verksamhetsstyrning EJ OK EJ OK Utrymme för strategiska frågor EJ OK OK Rollfördelning politik/tjänstemannaorg EJ OK BRA Utskottens roll EJ OK OK Ekonomistyrningen Tydligt resursfördelningssystem + Goda resultat + Verksamhetsstyrning Tillskapande av styrdokument + Ingen förankring av styrdokumenten - Ingen röd tråd mellan mål, resurser och resultat - Ledarutvecklingsprogram, medarbetardag + Nystart systemtänkande + Saknas kultur att arbeta med dessa frgågor - Inga tydliga mätbara och uppföljningsbara mål - Utrymme för strategiska frågor i politiken Visst utrymme för strategiska frågor + För många ärenden - Rollfördelning politik/tjänstemannaorg Gott förtroende mellan politik och tjänstemannaorg + Ok med utskott + Ok kvalité på beredning av ärende + BB s sammansättning strider mot reglemente - Balans i uppdragen från politiken + Behövs bättre återkoppling av verkställda beslut - Utskottens roll Förhållandevis tydliga + för få strategiska frågor - mer verksamhetsuppföljning - Rapporten byggdes upp kring fem huvudfrågeställningar där man kan se att alla områden har förbättrats förutom verksamhetsstyrningen. För att komma fram till detta har en sammanvägning gjorts redovisade + och - i modellen ovan.

10 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (27) KS 8 DNR: KU De slutsatser som drogs vid mötet är att framförallt arbetet med verksamhetsstyrning måste intensifieras. Specifika åtgärder som bör sjösättas är följande: Samtliga utskott/direktion skall göra en total genomlysning av befintliga inriktningsmål/resultatmål utifrån den balanserade styrningen. Detta har redan påbörjats i nuvarande budgetarbete i utskott/direktion som pågår mellan feb-april 2014 i och med att kommunstyrelsen beslutat om detta under hösten -13. Efter att ovanstående är beslutat i och med budget bör budgetansvariga/ekonomenheten initiera att skapa ett bättre samband mellan mål, resurser och resultat. Målen måste bli mer mätbara och utvärderingsbara för att kunna bedöma måluppfyllelsen. Kommunchefen föreslår att en tidsplan upprättas för arbetet med uppdatering av styrkorten. Kommunchefen får i uppdrag att revidera kommunstyrelsen reglemente avseende att följande funktioner skall ingå i budgetberedningen: Kommunstyrelsens ordförande, utskottens ordförande, direktionens ordförande/vice ordförande. Kommunchefen får i uppdrag att initiera ett arbete för att skapa ett bättre samband mellan mål, resurser och resultat. Ordförandena får i uppdrag att vid beredningstillfällen inför utskott och kommunstyrelsen ha en ambition att säkerställa att dagordningen genomsyras av strategiska frågeställningar. Kommunchefen får i uppdrag att upprätta en tidsplan för arbetet med uppdatering av styrkorten. Beslutsunderlag Revisionsrapport, Uppföljning avseende kommunstyrelsens styrning och uppföljning Protokoll KS 299 pwcrapport_kssvar.doc

11 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (27) KS 8 DNR: KU Beslutsmottagare Revisorerna Kommunchefen Ordförandena

12 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (27) KS 9 DNR: KU Revidering av Kommunfullmäktiges arbetsordning Förslag till revidering av kommunfullmäktiges arbetsordning har upprättats. Yrkande Magnus Gabrielsson (S), med instämmande av Gunilla Schollin-Borg (MP) föreslår att allmänhetens frågestund ej ska tas bort, utan vara kvar. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Allmänhetens frågestund ska behållas. I övrigt godkännes reviderad arbetsordning för kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Arbetsordning KF, rev pdf Protokoll KS 290

13 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (27) KS 10 DNR: KF Reviderad förbundsordning för Östra Smålands kommunalteknikförbund I ägardialogerna mellan Hultsfreds och Högsby kommuner har ett förslag till ny förbundsordning tagits fram. Kommunfullmäktige beslutade , 191 att återremittera ärende för översyn av 5 och 6. Yrkande Gunilla Schollin-Borg (MP) föreslår att i 5 tas följande text bort "Som ledamöter alternativt ersättare ska två representanter från kommunstyrelsens presidie, alternativt kommunalråd samt oppositionsråd från respektive kommun ingå". Ny text föreslås bli "En ledamot och en ersättare bör utses ur kommunstyrelsens presidium i respektive kommun". Monika Olsberg (M) föreslår att 12, andra stycket, kompletteras med 8 kap 22 kommunallagen. Innan ärendet tas upp till kommunfullmäktige för beslut inväntas Hultsfreds kommuns godkännande av förändringarna gjorda av Högsby kommunstyrelse. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige 5, första stycket, andra meningen ändras till "En ledamot och en ersättare bör utses ur kommunstyrelsens presidium i respektive kommun", enligt Gunilla Schollin-Borgs (MP) yrkande. 12, andra stycket, kompletteras med 8 kap 22 kommunallagen, enligt Monika Olsbergs (M) yrkande. I övrigt godkännes den reviderade förbundsordningen för Östra Smålands Kommunalteknikförbund. Beslutsunderlag Förbundsordning ÖSK, rev pdf Protokoll KS 289

14 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (27) KS 10 DNR: KF Beslutsmottagare Kommunchefen Hultsfreds kommun

15 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (27) KS 11 DNR: KU Fonder och stiftelser Balans- och Resultaträkning 2013 för CJ Karlssons Donationsfonds Stiftelse, Den Sällska fonden Stiftelse, Omsorgssamfondens Stiftelse, Skolsamfondens Stiftelse och Sven Olssons minnesfonds Stiftelse är upprättade och överlämnade till kommunstyrelsen för godkännande. Upprättade balans- och resultaträkningar för 2013 avseende CJ Karlssons Donationsfonds Stiftelse, Den Sällska fonden Stiftelse, Omsorgssamfondens Stiftelse, Skolsamfondens Stiftelse och Sven Olssons minnesfonds Stiftelse godkännes. Beslutsunderlag Ekonomisk redovisning fonder o siftelser.pdf Beslutsmottagare Ekonomi

16 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 (27) KS 12 DNR: KU Motion angående lekplats i varje ort Socialdemokraterna skriver i motion daterad att den som är nyinflyttad med barn, söker gärna upp en allmän lekplats för att lära känna ortens barnfamiljer. Alla barn och föräldrar/vuxna behöver välkomnande fräscha mötesplatser/lekplatser utomhus. Kommunens förskolor och skolor har lekplatser på sina gårdar, men dessa är inte tillgängliga för allmänheten mer än i undantagsfall, dock inte på skoltid. I varje ort behöver därför en allmän lekplats skapas, genom att den befintliga rustas upp eller i de orter som saknar lekplats en ny skapas. Lekplatsen ska finnas där samhällets flesta barn bor och vara väl skyltad så att nya besökare hittar dit. Den kan med fördel vara enkel med bord och bänkar, sandlåda och gungor. Socialdemokraterna anser att lekplatser enligt denna motion skapas i varje ort. Motionen har beretts av gatuavdelningen på Östra Smålands Kommunalteknikförbund (ÖSK), som lämnar följande yttrande: Vid genomgång av kommunens allmänna lekplatser konstateras att i tätorterna Högsby, Berga, Ruda, Fågelfors och Grönskåra finns lekplatser enligt nedan: Högsby: Berga: Ruda: Fasanstigen Frejgatan Lilla Hanåsavägen Mellbyvägen Vikingavägen Folkets Hus Fågelfors: Vallmovägen Grönskåra: Järnvägsgatan

17 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17 (27) KS 12 DNR: KU Tätorter som saknar allmänna kommunala lekplatser är således Fagerhult, Björkshult och Långemåla. Noteras kan, vilket framgår av inlämnad motion, att kommunens förskolor och skolor har lekplatser på sina skolgårdar i Högsby, Berga, Ruda, Fågelfors, Fagerhult och Långemåla. Vidare bör observeras att Högsby Bostads AB i Högsby tätort har lekplatser på fyra platser (Kyrkogatan, Ringvägen 3, 13, Storgatan). En omständighet som också bör påpekas är, att så sent som 2009 togs i Högsby kommun beslut om halvering av antalet kommunala lekplatser. Beslut effektuerades under åren och lekplatser på orterna Högsby, Berga, Ruda, Fågelfors, Fagerhult, Långemåla och Hornsö nedmonterades och togs bort. Enligt skrivning i motionen ska lekplatsen finnas där samhällets flesta barn bor och även vara väl skyltad så att nya besökare hittar dit. Den geografiska placeringen av lekplatser med hänsyn till där samhällets flesta barn bor, är inte alltid helt enkel och självklar, då boendestrukturen i bostadsområden ständigt förändras. Vid nyanläggning av lekplatser bör en noggrann analys av förutsättningarna göras. Beträffande skyltning av lekplatser är det gatuavdelningens uppfattning att sådan skyltning ej är nödvändig då nyinflyttade snabbt gör sig hemmastadda i området. Att ytterligare tillskapa ett antal lekplatser i enlighet med skrivningen i motionen innebär att erforderliga ekonomiska medel måste ställas till ÖSK:s förfogande. En lekplats med yttermåtten 10 x 10 meter med lekutrustning bestående av gungställning för två gungor, gunghäst, sandlåda, bord och bänkar, inklusive montering, markarbeten och godkänd så kallad EU-sand beräknas kosta ca kronor. Vidare tillkommer årlig drift- och förnyelsekostnad för det utökade antalet lekplatser. Gatuavdelningen tar inte ställning till motionens framställan om lekplats i varje ort utan lämnar yttrandet med tillhörande information vidare till politisk beredning. Förbundsdirektionen för ÖSK beslutade , 68 att godkänna gatuavdelningens yttrande som svar på inlämnad motion och överlämnar yttrandet till kommunstyrelsen i Högsby kommun för vidare behandling.

18 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18 (27) KS 12 DNR: KU Kommunstyrelsen beslutade , 282 att ge kommunchefen i uppdrag att till nästa kommunstyrelsesammanträde redovisa vilka regler som gäller för öppethållande av skolornas lekplatser för allmänheten. Verksamhetschefen redovisar vilka regler som gäller för öppethållande av skolornas lekplatser för allmänheten: Förskolan omfattar barn 1-5 år. Dessa lekplatser är inhägnade. De är inte tillåtna för allmänheten vardagar kl Förskoleklass och grundskolas lekplatser är tillgängliga för allmänheten. Personalen får avvisa allmänheten om de uppträder felaktigt på något sätt. Skräpar ner, röker, ovårdat språk, uppträder provocerande, filmar eller fotograferar barnen. Förslag under mötet Jonas Erlandsson (S) föreslår att innan beslut tas om motionen ska det utredas vem som har ansvar för lekplatserna och hur de kan utvecklas. Erlandsson föreslår även att samhällsföreningarna tillfrågas angående skötsel. Jenny Joelsson (S) frågar om ovanstående regler är hämtade från skollagen eller om det är kommunens regler? Magnus Gabrielsson (S) föreslår att samverkan sker med bostadsbolagen angående skötsel. Gunilla Schollin-Borg (MP) föreslår att utbildningsutskottet får i uppdrag att se över ansvarsfrågan samt utreda hur många lekplatser det ska finnas i kommunen och vad det kommer att kosta. Motionen överlämnas till utbildningsutskottet för utredning av ansvarsfrågan, hur många lekplatser det ska finnas i kommunen och vad det kommer att kosta.

19 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19 (27) KS 12 DNR: KU Beslutsunderlag Tillgänglighet för allmänheten.doc Motion S.pdf Protokoll KS 282 Beslutsmottagare UU

20 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 20 (27) KS 13 DNR: KU Samfälld kvarnplan vid Aboda Fråga har kommit till kommunen angående köp av mark i Aboda Kvarn. Ärendet återremitteras. Beslutsunderlag Epost TK Samf-Kvarnplan.pdf Beslutsmottagare KS

21 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 21 (27) KS 14 DNR: KU Personalfrågor Kommunchefen har sagt upp sig och kommer att sluta sin anställning i Högsby kommun den 30 april Ekonomichefstjänsten är vakant sedan den 1 januari Kommunchefen föreslår att tjänsten ska återbesättas och att annons därför omgående läggs ut. Samverkan avseende ekonomienheten med annan kommun är fortfarande det långsiktiga målet och processen för detta fortsätter. Mönsterås och Högsby kommun ska tillsammans anställa en stadsarkitekt, intervjuer pågår. Högsby kommun har sedan årsskiftet samverkan med Mönsterås kommun kring ledarskapet av miljö- och byggnadskontoret. Högsby och Mönsterås kommuner har gemensamt anställt en livsmedelsinspektör från och med den 10 februari Han kommer att arbeta 3 dagar/vecka i Högsby och 2 dagar/vecka i Mönsterås. Kommunchefstjänsten och ekonomichefstjänsten återbesätts och tjänsterna ska externannonseras. Personalchefen får i uppdrag att lägga ut annonserna. Övrig information om personalärenden godkännes. Beslutsunderlag Protokoll KU 13 Beslutsmottagare Personalchefen

22 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 22 (27) KS 15 DNR: KU Redovisning av delegationsbeslut Delegationsbeslut fattade av socialutskottet samt av Medicinskt Ansvarig Sjuksköterska (MAS) under tiden godkännes. Beslutsunderlag SU pdf Delegationsbeslut MAS pdf

23 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 23 (27) KS 16 DNR: KU Delgivning KS Kommunchefen informerar om att projektansökan avseende ungdomsprojekt för att öka valdeltagandet "Valpuls Högsby" ej har beviljats statsbidrag. Redovisningen godkännes. Beslutsunderlag HBAB protokoll pdf Beslut fr Ungdomsstyrelsen.pdf

24 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 24 (27) KS 17 DNR: UU Tema Kultur, fritid, turism På grund av sjukdom ställs ärendet in. Tema Kultur, fritid och turism behandlas på kommunstyrelsens sammanträde Beslutsmottagare Fritidschefen

25 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 25 (27) KS 18 DNR: KU Gösjöbadet Kommunchefen informerar att Mnj Däck & Trädgård AB, som arrenderade Gösjöbadet 2013, har sagt upp kontraktet och någon ny arrendator finns ej i dagsläget. Kommunchefen föreslår, efter samtal med Berga samhällsförening, att Willy Erlandsson, Berga, anlitas för utformning av förslag till lösning av arrendering och skötsel för Gösjöbadet. Inom en månad ska ett förslag till lösning presenteras. Kommunchefens förslag att anlita Willy Erlandsson, Berga för att utforma förslag till lösning av arrendering och skötsel avseende Gösjöbadet godkännes. Beslutsmottagare Berga Samhällsförening Kommunchefen Willy Erlandsson

26 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 26 (27) KS 19 DNR: KU Valaffischering 2014 Jonas Erlandsson (S) föreslår att bygglov för valaffischering söks av kommunen som tidigare år. Kommunchefen får i uppdrag att söka bygglov för valaffischering Ansökan ska gälla för samtliga partier. Beslutsmottagare Kommunchefen

27 HÖGSBY KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 27 (27) KS 20 DNR: KU Utsmyckning av rondell Gunilla Schollin-Borg (MP) efterhör hur långt ärendet om utsmyckning av rondellen i Frövi avancerat. Utbildningsutskottets ordförande Magnus Gabrielsson (S) meddelar att efter genomförd tävling bland elever från åk 5 till gymnasiet har en vinnare utsetts. Vinnaren blev en elev från Fagerhults skola och priset bestod av 1000 kronor som utdelas till elevrådet i Fagerhults skola. Elever på svetsprogrammet ska färdigställa utsmyckningen. Verksamhetschefen får i uppdrag att lämna ytterligare information om hur tidsplanen för färdigställandet ser ut. Beslutsmottagare Verksamhetschefen