Arbetsbeskrivning fo r Folkan Waterfront 2018

Transkript

1 Datum: Version: 4 Skapad av: Sandra Gelinder Uppdaterad av: Björn Henriksson Arbetsbeskrivning fo r Folkan Waterfront

2 Inneha llsfo rteckning Bakgrund till arbetet 3 Indelning, gruppering och uppgifter 4 Organisation 4 Bemanning och tider 4 Uppgifter förberedelser 5 Skylttillverkning 5 Markering av parkeringsplatser 5 Uppgifter under Waterfront-dagen 5 Parkeringsledningen 5 5 Parkeringsvakter 6 Allmänt 6 Skiftbyte 6 Sambandstjänst 7 Logistik 7 Säkerhet 8 Trafiksäkerhet 8 Tillträde till evenemangsområdet 8 Riskbedömning 8 Försäkringsskydd 9 Trafiktjänst 9 Nyttotrafik 9 Handikapparkering 9 Var ska vi parkera? 9 Material och utrustning 9 Personlig utrustning 9 Gemensamt materiel 9 Ekonomi 10 Pris 10 2

3 Kontanthantering 10 Växelkassa 10 Allvarliga händelser 11 Erfarenhetsåterföring 11 Efterarbete 11 Bilaga 1 Namn och telefonlista 12 Bilaga 2 Vägmärken och dess placering 13 Bilaga 3 Erfarenhetsinsamling Fel! Bokmärket är inte definierat. Bakgrund till arbetet Söråkers FF har fått förnyat förtroende att sköta parkeringen vid Folkan Waterfront den 11 augusti 2018 på Fagerviksfältet som arrangeras av Söråkers Folkets Hus. Alla intäkter från parkeringen går till föreningen/lagen. Parkeringen(P1) kommer att betjänas (fem skift) mellan klockan 10:45 och ca 00:30. Parkering 2(P2) är gratis och hanteras ej då den är så långt ifrån. Parkeringarna har plats för 500 respektive 400 bilar (P1 resp. P2). Om ovanstående parkeringar är fulla så skall bilar hänvisas till andra platser i Fagervik för parkering (Plan B), t ex Fagerviks skola. På dessa platser tar vi inte betalt och inte heller ansvar för parkerade bilar. Huvuduppgifter under genomförandet den 11 augusti är att säkerställa att besökarna erlägger parkeringsavgift, organisera parkeringen och bevaka att ingen parkerar på icke anvisad plats samt att vara allmänt hjälpsam med besökarna. Syftet med arbetsbeskrivningen är att på ett utförligt sätt beskriva hur arbetet ska genomföras, men även utgöra en strukturerad dokumentation av planeringen inför genomförandet. Målgruppen för dokumentet är de personer som ska arbeta i parkeringsorganisationen. 3

4 Översiktskarta över Fagerviksområdet: Indelning, gruppering och uppgifter Organisation Föreningen organiserar sig enligt skissen nedan. Huvudarbetet bedrivs vid parkeringen P1 och Vältbottenvägen. Skift Bemanning och tider Vi arbetar i 5 skift med bemanning baserad på bedömd arbetsanhopning. Tabellen nedan visar planerat antalet personer i varje skift i ang bemanning. Det går självklart bra att bidra med fler än det. Namn på personer framgår av bilaga 1. Tid Parkeringsledning Parkeringsvakt 1 11:00 13:45 1 person 9 vuxna Utses på plats 2 13:30 16:15 1 person 9 vuxna Utses på plats 3 16:00 18:45 1 person 5 vuxna Utses på plats 4 18:30 21:30 1 person 17 vuxna Utses på plats 5 21:15 ca 00:30 2 personer 6 vuxna Utses på plats När en person anmält sig för att arbeta är det upp till denne att ordna en ersättare ifall förhinder uppstår. 4

5 Uppgifter förberedelser Skylttillverkning Skyltar förbereds/monteras till den 10 augusti. Ansvarig: P-O Westberg Uppgifter: Tillverka skyltar som markerar var parkering är tillåten, inte tillåten samt handikapparkering. Skyltarna tillverkas av företaget Saferoad Traffic AB. Skylt: P 40 kr finns. 2 swishskyltar har fixats, sätts upp innan entré. Markering av parkeringsplatser Parkeringsfälten förbereds den 10 augusti. Skyltarna sätts upp 11 augusti på morgonen. Kolla med Mittnorden Cup, IFK Timrå, om vi kan använda deras markeringar. Ansvarig: P-O Westberg, Tomas Gustafsson Uppgifter: Dra upp linjer som man parkerar emot om inte markering från Mittnorden kan användas. Sätta upp skyltar och spärra av parkeringsområden som inte ska användas från början. Markfärg, avspärrningsband, stakkäppar finns normalt i förrådet. Uppgifter under Waterfront-dagen Parkeringsledningen Leder föreningens arbete. Samlar nya skift och informerar om läget och arbetsuppgifter. Tömmer kontanter i de olika kassorna med jämna mellanrum. Insamlade kontanter lagras på säker plats. Samverkar med arrangören. Befinner sig i huvudsak i tältet. Samverkar med vaktbefäl och sjukvårdspersonal om något allvarligt inträffar. Larma vid nödsituation Parkeringspersonal P1 Tar betalt för parkeringen och skickar vidare. Betalning för parkering sker till klockan 21.30, därefter är parkeringen fri. Anvisar var bilar ska parkeras. Vid hög belastning får vakterna försöka ordna platser så gott det går. Anses det vara fullt ska man meddela de vid grinden att stänga infarten. 5

6 Bistår med hjälp för att underlätta hemfärd. Det kan t ex vara att hänvisa till enklaste väg ut till E4 och svara på andra trafikfrågor. Bevaka parkeringen så att inga inbrott eller åverkan sker på parkerade fordon. Parkeringsvakter Befinner sig vid rondellen för att släppa in behöriga till Folkans område, övrig hänvisas till P1. Guidar besökare till parkeringarna. Hänvisar och uppmuntrar bilister som parkerar fel att använda anvisade parkeringar. Är taktikreserv vid hög arbetsbelastning. Hänvisar bilar, taxi och bussar. Allmänt Upplysa om att medtagen alkohol måste låsas in eller kommer att beslagtas. Den kan därför lika väl lämnas i bilen. Möta gästerna med ett trevligt bemötande både vi ankomst och avfärd. T ex: Skiftbyte o Välkommen o Ha en trevlig kväll o Hoppas ni haft trevligt o Välkommen åter Vi rekommenderar samåkning från och till Söråker. Kom i god tid till ditt skift! Samling för information om läget och om vilka arbetsuppgifter du har sker i Söråkers FF tält som finns utanför staketet vid Vältbottenvägen, se markering på bilden nedan. 6

7 Pågående skift blir då avbytta och information om läget sker innan nästa man kliver på sitt skift. Har pågående skifts man en kommunikationsradio måste nästa man få information om hur detta fungerar innan man kan lämna sin post. Sambandstjänst Huvudsambandsmedel är kom-radio eftersom mobiltelefontäckningen kan vara begränsad på grund av den stora mängden människor inom ett begränsat område. Bärbar kommunikationsradio tilldelas enligt följande: Parkeringsledning Parkeringsvakt 1 st 2 st 1 st Vid Olycka larmas SOS 112 eller sjukvårdspersonal som finns inne på området. Dessa nås via parkeringsledningen, (dålig täckning ska inte ha betydelse). Säkerhetsvakt larmas via Parkeringsledningen. Telefonnummer till alla som arbetar i parkeringsorganisationen framgår av bilaga 1. Logistik Alla som är klädda som parkeringsvakter eller har Folkans T-shirt kommer att släppas ut och in på området genom stora entrén. Man har endast tillgång till området utan biljett under sitt arbetspass. Toaletter (baja-major) finns inne på området. 7

8 I SFF:s tält kommer det att finnas en kopp kaffe före, under eller efter arbetspasset till parkeringspersonal. Säkerhet Trafiksäkerhet All personal ska bära varselväst samt vara mycket observant vid arbete i närheten av fordon. Tillträde till evenemangsområdet All personal med parkeringsväst eller Folkans T-shirt släpps in och ut genom entrén. Man har endast tillgång till området utan biljett under sitt arbetspass. Riskbedömning En riskbedömning över de risker och konsekvenser som kan uppstå framgår av tabellen nedan. Risk Konsekvens Åtgärder för att hantera konsekvensen Trafiken Påkörning Alla bär varselväst samt uppmanas att vara vaksam Kontanthantering Rån Regelbunden uppsamling av kontanter både hos Betalningsmottagare samt arbetsledare. Väder med värme Väder med regn Kontakt med människor (eventuellt berusade) För liten arbetsstyrka Köer efter tillfartsvägar Vätskebrist och nedsatt arbetsförmåga Bilar kör fast och medarbetare som har fel kläder får nedsatt arbetsförmåga Bråk och konfliktsituationer Vi hinner inte med samt irritation hos besökare Pågående skift kommer inte fram Regelbunden utdelning av vatten. Ta med egen vattenflaska. Kör någon fast kallar man på förstärkning. Man bär kläder efter väder. Kontakta parkeringsledningen som i sin tur kallar på vakt. Kontakta parkeringsledningen. Ledningen ser till att problemet blir löst. Ring Parkeringsledning 8

9 Försäkringsskydd Spelare och ledare är försäkrade via Folksam under själva idrottsutövandet, men tyvärr inte under dessa omständigheter. Varje person är alltså själva ansvarig för försäkran. Trafiktjänst Nyttotrafik Vid avlämning och upphämtning av personer hänvisas man till markerade områden i närheten av områdets entré. Detta gäller taxi, buss och personbilar. Taxi Drakstaden har fått i uppdrag att i huvudsak sköta taxitrafiken och kommer att få tilldelat en egen uppsamlingsplats, med stor sannolikhet mitt emot entrén. Handikapparkering Vid uppvisande av parkeringstillstånd för rörelsehinder hänvisas man till speciell handikapparkering vid entrén. Var ska vi parkera? Personal på parkeringen hänvisas till Fagerviks skolas parkering. Material och utrustning Personlig utrustning Du klär dig efter väder. Komplettera gärna med en vattenflaska. Arbetar du ett kvällspass kan det finnas fördel med att ha en ficklampa/pannlampa och stol. Gemensamt materiel Följande materiel anskaffas gemensamt enligt följande Vad Vem Anmärkning Kommunikationsradio Finns i förrådsback Koner P-O Tillhandahålls av Saferoad Traffic AB. Avspärrningsband Finns i förrådsback Midjebälte (4 st) Finns i förrådsback Skyltar P-O Tillhandahålls av Saferoad Traffic AB. Växelkassor Lämnas ut av Magnus Tält Finns i förråd Kaffe Folkan Kaffe hämtas i rest tältet Termosar Finns på Söråkers IP 9

10 Fikabröd Reflexvästar (40 st) Parkeringsbiljetter 2 olika färger, räkna antal Ficklampor Stolar + bord till tältet Vattendunkar P-O Tas med själv Finns i förrådsback Ska finnas i förrådsback, komplettera i tid!! Ekonomi Pris Parkeringsavgiften är 40 kr per fordon. Avgiften gäller för en biljett, en färg för skiften 11:00-15:00 och en färg för skiften 15:30 till 01:00. Har man lämnat parkeringsplatsen mellan skiften måste ny biljett lösas. Vi ska däremot inte tömma parkeringen mellan skiften. Kontanthantering Två personer har en midjeväska med biljetter och växelkassa på 500 kr. När kassan blir större än ca 3000 kr kallar man på parkeringsledningen så kommer de och tömmer kassan. Pengarna låses in. Växelkassa Magnus Blomberg ordnar växelkassor tillsammans med kassören. Det kommer att finnas 3 kassor med 500 kr och 1 med 1000 kr (reserv hos parkeringsledning) 10

11 Beredskap för olyckor och allvarliga händelser Vid allvarlig olycka larmas 112. Finns ingen tillgång till telefon på platsen ropar man via kommunikationsradion på parkeringsledningen som larmar. Vid mindre allvarlig olycka finns sjukvårdspersonal på plats. Två distriktsköterskor och två ambulanssjuksköterskor. För att komma i kontakt med sjukvårdspersonalen kontakta parkeringsledningen via kommunikationsradio eller telefon. P-O Westberg Allvarliga händelser Vid allvarliga händelser kallar man på parkeringsledningen som i sin tur kontaktar Kicki Thonman på Folkan. Det finns en plan för både olyckor och andra typer av händelser som Kicki är ytterst ansvarig för. Erfarenhetsåterföring När ett skift ska sluta så samlas man i SFF:s tält och snackar igenom hur det har gått. Låt parkeringsledningen skriva ner synpunkter eller ha en gemensam diskussion vid tältet. Diskussionsanteckningarna sparas av den som skrev eller lämnas i tältet till parkeringsledningen för att sedan tas fram igen under utvärderingsmötet. Efterarbete Skyltar När aktiviteten avtar kan man börja ta ner skyltar, koner och farthinder. Parkeringsytan Dagen efter ska käppar tas bort och sedan fraktas till IFK Timrås kansli. Städning av ytan görs samtidigt. Det tar ca 2 timmar för en person. Sopor kan slängas i Waterfronts sopcontainer. Kontanter Sammanräknas och överlämnas till Magnus Blomberg. Gör en överslagsräkning om det stämmer med antalet sålda biljetter. Närvarouppgifter Om det är oskäligt mycket frånvaro så måste vi kontakta berörda lagledare. 11

12 Bilaga 1 Namn och telefonlista Befattning Namn Lag Telefonnummer Skift 1 (11:00 13:45) P st. P 05 4st. P 04 1st. Parkeringsledning Björn Henriksson Styrelse P P P P P 05 P 05 P 05 P 05 P 04 Skift 2 (13:30 16:15) F st. P 04 4st. Parkeringsledning F F F F F P 04 P 04 P 04 P 04 Skift 3 (16:00-18:45) P 10 3st. F 09 2st. Parkeringsledning P 10 P 10 P 10 F 09 F 09 12

13 Skift 4 ( ) Dam 2st. Herr 2st. F st. P 09 4st. P 10 2st. F 09 3st. Parkeringsledning Dam Dam Herr Herr F F F F P 09 P 09 P 09 P 09 P 10 P 10 F 09 F 09 F 09 Skift 5 (21:15 ca 00:30) Dam 3st. Herr 3st. Parkeringsledning P-O Westberg Styrelse Parkeringsledning Dam Dam Dam Herr Herr Herr Bilaga 2 Vägmärken och dess placering Nr Vad Vem ansvarar Vägmärken P O Westberg Märke Antal Hämtas

14 1 P 4 2 Pil 4 3 Taxi 2 4 Buss 2 5 Handikapp 3 6 Cykel P 1 7 P förbud 6 8 Fötter med stolpe till skyltar 13 9 Stora röda koner Vägbulor/Farthinder 3 omgångar vägens hela bredd 11 Banderoll Saferoad 1 - Vid tältet hängs banderoll upp. - Några stycken P-förbud sätts upp längs Vältbottenvägen - Taxiskyltar sätts upp mitt emot parkeringsinfarten - Busskyltar sätts upp i vägkanten närmast entrén - Handikappskyltar sätts upp på lämna företrädesskylten vid tältet - Cykelparkering sätts upp på gång/cykelvägsskylten vid tältet - Koner sätts om båda sidor vid infart till parkering, infart vid rondell, utfart vid tältet - P-skyltar med hänvisning sätts upp vid infart till parkering - Information om pris och Swish sätts upp vid infart till parkering, (går att skapa QR-kod så belopp och mottagare är klart om man skannar QR-kod) - Fartsänkningshinder, 2 vid infart till P, 1 vid tältet 14