Program för digital förnyelse

Transkript

1 Diarienr 2016/00101-KS-010 nternati Program för digital förnyelse för Västerås Stad och helägda bolag Antaget av Kommunfullmäktige XX program policy handlingsplan riktlinje

2 program policy handlingsplan riktlinje uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet med utvecklingen av Västerås som ort inklusive koncernen Västerås stad uttrycker värdegrunder och förhållningssätt för arbetet i koncernen Västerås stad anger strategier och konkreta åtgärder för att nå den politiska viljeinriktningen och fastställda mål på olika nivåer i organisationen säkerställer ett riktigt agerande och en god kvalitet i handläggning och utförande i koncernen Västerås stad

3 Innehåll Program för digital förnyelse... 4 Syfte och mål... 5 Bakgrund... 5 Förhållningssätt... 6 Målområden... 8 Kraftsamling för att stärka den sociala hållbarheten... 8 Sammanhållen satsning på vår fysiska livsmiljö... 8 Höjd kunskaps- och kompetensnivå i Västerås... 9 Kraftsamling för att minska miljö- och klimatpåverkan... 9 Intern effektivitet... 9 Inriktningsmål Programmets genomförande Tidplan för genomförande Uppföljning och utvärdering

4 Program för digital förnyelse Visionen för Västerås stad är att bli staden utan gränser. Staden där människorna känner att allt är möjligt. En stad att vara stolt över. En stad med människan och tekniken i en framgångsrik symbios. Det strategiska arbetet med digital förnyelse bidrar till att uppnå stadens vision genom att tillvarata digitaliserings möjligheter för att skapa mesta möjliga samhällsnytta för skattemedlen. Arbetet är i linje med målet för svensk IT-politik att Sverige ska vara bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Det ligger också nära regeringens politik för innovation som handlar om nya eller bättre sätt att skapa värden för individer, företag och samhälle. Värdet som innovationer skapar kan anta många former ekonomiska, sociala eller miljömässiga och tar sig uttryck i varor, tjänster och nya sätt att organisera till exempel affärsverksamhet, arbete och offentlig verksamhet. Regeringen och Sveriges kommuner och landstings, SKLs, övergripande mål med digitaliseringen är en enklare vardag för medborgare en öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet, samt högre kvalitet och effektivitet i verksamheten Det digitaliserade samhället ska inkludera alla, fler ska kunna vara delaktiga i att både skapa och dra nytta av framtida lösningar inom områden som sakernas internet, big data och olika aspekter av molntjänster, och inte minst de områden som börjar med e-, som e- hälsa och e-förvaltning. För vart och ett av dessa områden ska digitaliseringens kraft bidra till att bygga ett delaktigt och hållbart Sverige. Digitaliseringen är också en av de krafter som påverkar utvecklingen på miljö- och klimatområdet, för jämställdhet i samhället och på arbetsmarknaden. För att tillvarata dessa samhällsvinster krävs enligt regeringen och SKL en samverkande och innovativ offentlig förvaltning som på allvar prioriterar den digitala förnyelsen och som möter upp mot invånares, organisationers och företags förväntningar i ett allt mer digitaliserat samhälle. Sveriges offentliga förvaltning måste tänka digitalt först. Digitalt först innebär att digitala tjänster ska, när det är möjligt och relevant, vara förstahandsval i den offentliga sektorns kontakter med dem som bor i Sverige, med organisationer och med företag. Digitalt först utgör tillsammans med stadens vision 2026, strategiska utvecklingsområden och stadens värdegrund underlag för Program för digital förnyelse för Västerås stad. De nationella målen som prioriterar digital förnyelse ska genom syra verksamhetsutvecklingen inom stadens beslutade strategiska utvecklingsområden och verksamheternas arbete. 4

5 En viktig del i arbetet med Programmet för digital förnyelse för Västerås stad är hur förväntningar infrias vad gäller nämnder, styrelser och verksamheters ansvarsdelar i programmets verkställande. En central samordning från stadsledningskontoret kan tyckas självklar men erfarenheter visar på behovet av att samtliga nämnder, styrelser och verksamheter tar ansvar för den strategiska inriktningen i sin verksamhetsplanering och verksamhetsutveckling. På så vis säkras att västeråsaren får mesta möjliga digitala samhällsnytta för skattemedlen. Med västeråsaren menar vi alla som digitalt eller fysiskt har en relation till platsen Västerås. Det kan vara invånare, företagare, studenter, turister, arbetstagare, genomresande med flera. Syfte och mål Programmet för digital förnyelse syftar till att tydliggöra förhållningssätt, principer och inriktningsmål för stadens arbete för att öka organisationens förmåga att uppnå kommunfullmäktiges mål och Vision Målet med digital förnyelse är att möjliggöra utvecklad service för västeråsaren och skapa effektivitet i våra verksamheter. Digital förnyelse förändrar i grunden hur vi styr, leder, utvecklar och förvaltar stadens verksamheter och hur vi kan möta västeråsarens förväntningar på digital service, kortare ledtider och dialog i önskade kanaler. Programmet innehåller av kommunfullmäktige beslutade mål för styrning och prioritering av arbetet med digital förnyelse i stadens nämnder, styrelser, verksamheter och deras verksamhetsutveckling. Bakgrund Programmet för digital förnyelse för Västerås stad tar sin utgångspunkt i EUs digitala agenda 2020, nationella styrdokument, stadens vision 2026, stadens värdegrund samt de fyra strategiska utvecklingsområdena för samt ett strategiskt utvecklingsområde för internt effektivitet. I utformandet av programmet för digital förnyelse har en av utgångspunkterna varit lärande ifrån arbetet med tidigare styrdokument; e-policy, e-strategisk handlingsplan och bredbandsstrategisk handlingsplan, vilka ersätts med detta program. Från oktober 2015 till april 2016 har tre workshops genomförts med bred representation från tjänstemän och politik, där även regionala samarbetspartners har varit inbjudna. Externa talare har inspirerat kring digitaliseringsutveckling, workshoparbete, idégenerering och framtidsbilder. Resultatet av dessa workshoppar har lett till framtagande av gemensamma principer och slutligen har målområdenas utveckling exemplifierats och inriktningsmål utformats. 5

6 Stadens strategiska målområden för perioden antogs i juni 2015 och är utgångspunkten för inriktningsmålen. Kraftsamling för att stärka den sociala hållbarheten Sammanhållen satsning på vår fysiska livsmiljö Höjd kunskaps- och kompetensnivå i Västerås Kraftsamling för att minska miljö- och klimatpåverkan Ytterligare ett strategiskt utvecklingsområde utgörs av intern effektivitet då det ses som en grundläggande förutsättning för att nå övriga mål, där det kommer att krävas omfattande verksamhetsutveckling tillsammans med utveckling av förmågor, samarbeten och strukturer. Visionen Västerås 2026 staden utan gränser antogs av kommunfullmäktige Staden där människorna känner att allt är möjligt. En stad att vara stolt över. En stad med människan och tekniken i en framgångsrik symbios. Värdegrunden Alltid bästa möjliga möte! antogs av kommunfullmäktige Öppenhet och kreativitet för lärande och utveckling Samarbete och handlingskraft för resultat Ansvarstagande och delaktighet för kvalitet och effektivitet Respekt och omtanke för de människor vi möter Förhållningssätt Det finns några grundläggande förutsättningar att ta hänsyn till i arbetet med digital förnyelse. Digitaliseringen är en genomgripande kraft i samhället och vi söker ständigt nya svar och sätt att lösa utmaningar. Vi och våra organisationers förmåga att definiera vilka utmaningar som ska lösas, handlar ytterst att ställa rätt frågor, innan svaren och lösningarna utformas. De bakomliggande drivkrafterna är de globala megatrenderna, främst globalisering och urbanisering som leder till ökade krav på främjandet av rörlighet och mobilitet men även ställer nya krav på ledarskap och individens egen utvecklingsförmåga. En viktig konsekvens av digitalisering är att den påverkar hur våra organisationer fungerar och det leder till att vi behöver ompröva våra organisationsformer. Åtaganden försvinner och nya tillkommer, beslut behöver fattas på andra sätt, av andra och var gränsen för det offentliga åtagandet går att ompröva. Arbetsuppgifter som tidigare var kommunens åtagande kan behöva lösas i samverkan med näringsliv, civilsamhället, utbildningsväsendet och andra offentliga organisationer. 6

7 Principer I det förberedande arbetet identifierades vägledande principer för arbetet med digital förnyelse. Principerna ska tillämpas i planerings- och utvecklingsarbetet för att skapa gemensam förståelse och förhållningssätt. Tydlig vision och ledning För Västerås stad betyder det att förmågan att leda och styra kontinuerligt behöver utvecklas och stödja interna strukturer såväl som samverkansförmåga med det omgivande samhället. Visioner behöver prövas i såväl en lokal som global kontext. Roller omprövas i nya samverkansformer med näringsliv, civilsamhälle och offentlig sektor. För att den fulla potentialen av digitaliseringen ska kunna tas tillvara behöver det finnas en gemensam vision och en utvecklad styrning- och ledningsförmåga. Digitalt först För Västerås stad innebär digitalt först att digitala tjänster ska, när det är möjligt och relevant, vara förstahandsval i stadens kontakter med västeråsaren, organisationer, företag och besökare. Mod att ompröva och ta ansvar för utvecklingen För Västerås stad betyder det att dra lärdom av tidigare utveckling och fortsatt våga prova nytt. Det finns ingen entydig manual för hur staden ska utvecklas och det betyder att organisationen också måste kunna hantera misslyckanden. Dessa kan ge viktiga lärdomar och därför måste utvecklingsprocessens steg vara en naturlig del av vardagen. Det krävs mod att ompröva beslut och ansvarstagande för de processer som sätts igång. Var nyfiken på det nya! Användaren först kommunen sen För Västerås stad betyder det att det att vi utgår från västeråsarens fokus och behov när vi utvecklar staden och dess verksamheter. Viktigt är att utgå från användarens behov, inte organisationens. Med detta sagt är också medarbetaren många gånger den viktigaste användaren. Utveckling behöver förhålla sig till alla slags perspektiv av användande såväl internt som externt. Möjliggörande struktur och kultur För Västerås stad innebär det att när nya sätt att lösa utmaningar ska prövas, krävs inte bara mod, det krävs en struktur och en kultur som stöder och är tillåtande. 7

8 Målområden Stadens arbete med digital förnyelse ska främja en långsiktigt hållbar samhällsutveckling och totalekonomi. Det handlar ytterst om en stad där invånaren är digital, i alla slags bemärkelser. Västerås stad ska aktivt främja digital delaktighet och säkerställa att digitala tjänster når en hög grad av användarvänlighet och säkerhet, såväl för västeråsaren som för den enskilda medarbetaren. Hållbarhetsperspektiven inbegriper såväl miljömässiga krav som socialt ansvarstagande vid inköp och upphandling. De innebär också möjligheter till nya arbetssätt, digitala tjänster och lösningar, som verktyg för sänkta kostnader och minskad miljöpåverkan. Genom att för vart och ett av de strategiska utvecklingsområdena beskriva den digitala dimensionen förtydligas den strategiska kopplingen och förväntningar på den förflyttning som ska ske med digital förnyelse. MÅLOMRÅDE #1 Kraftsamling för att stärka den sociala hållbarheten Social hållbarhet innebär att stärka banden mellan invånarna och alla deras kontaktytor. Det kräver till exempel att även kommunen och dess bolag är öppna och transparenta med sina handlingar, att det finns utrymme för dialog och framförallt att verksamheten förstår invånaren och att sammanhanget är begripligt för invånaren. Vi pratar om ett klimat där det är naturligt att samverka när innovativa lösningar behöver skapas, och den samverkan känner inga gränser. I en sådan miljö behöver kommunen och bolagen dela med sig av sina kunskaper, lyssna och lära av andra och hitta sätt att vara i ständig utveckling och lärande. Här står det öppna och gränslösa mötet med omvärlden axel mot axel med den trygga vardagen där segregation motverkas, integrationen utvecklas och präglas av solidaritet. I Västerås stad betyder det att utvecklingsområdet främjar trygghet, delaktighet i samhället och meningsfullhet för västeråsaren. Inom området har tillgången till internet och digitaliseringen gett upphov till en rad förändringar i västeråsarens beteenden, förväntningar och behov av att få effektiv digital offentlig service och transparent ärendehantering utifrån rådande livssituation. Kanalval, information och verktyg ska underlätta delaktighet och medskapande i samhällsfrågor samt stimulera sysselsättning och företagande. MÅLOMRÅDE # 2 Sammanhållen satsning på vår fysiska livsmiljö En hållbar kommun har hållbara miljöer, system och processer. Människors välmående är i centrum för våra handlingar. Vad som är hållbart förändras över tid och beror av sammanhanget. Det kan vara att ta ett helhetsgrepp om en fråga eller lösa en detalj i vardagen. Den fysiska vardagen är samordnad med det digitala livet och den digitala servicen och de både ersätter och kompletterar varandra beroende på situation. För Västerås stad betyder det att information i såväl fysiska som digitala tjänster är tillgänglig och användbar så att den som vill skapa egna sätt att paketera tjänster och mervärden kan göra det. Det här innebär att vi behöver vara transparenta och förstå vår omvärld både när vi producerar information och när vi presenterar den. Att tillgängliggöra information som öppna data såväl i användningen av tjänsterna som i de underliggande processerna och prylarna möjliggör digitala och automatiserade flöden som främjar den 8

9 klimatsmarta staden samtidigt som användaren kan förstå vad som händer och var i flödet man befinner sig. MÅLOMRÅDE #3 Höjd kunskaps- och kompetensnivå i Västerås Västerås vilar på en tradition av bildning och ingenjörskonst, här byggs framtidens självlärande- förmåga och självledarskap, ett ständigt flöde av att lära in, lära ut och lära av varandra. Ett så starkt fokus på ständig utveckling och lärande i Västerås stad kräver samverkansförmåga, processer och stödjande system. Bara så bygger vi en klimatsmart stad där internet är basen för att transportera värde, mellan saker, system, teknik och människor. Det här kommer leda till nya former för dialog, demokrati och delaktighet. Det krävs därför också ärlighet, ödmjukhet och mod i hur vi tar oss an uppgiften. För västeråsaren innebär det att med Västerås som bas fysiskt och digitalt kan världen upptäckas och erövras. Det betyder att västeråsaren får mer möjligheter men det kommer också krävas förmåga att ta tillvara dessa möjligheter. Den fysiska och digitala studieorten samverkar och nya allianser skapas, världsledande kunskap byggs med digitala möjligheter på alla nivåer, sammanhang och med olika aktörer. MÅLOMRÅDE #4 Kraftsamling för att minska miljö- och klimatpåverkan Vardagsnära hållbar utveckling och förvaltning av våra resurser kräver nya sätt att organisera oss och våra tillgångar. Genom att tillämpa digitalt först och att ha internet som prioriterad kanal omger vi oss med teknik som hjälper oss att bli världsmedborgare i den smarta staden. För Västerås som stad innebär detta konkurrensfördelar när vi både är en resurseffektiv stad, men också uppfattas som det. För västeråsaren betyder det att bli mött i sin livssituation, intressen och arbetsvillkor så att man vill bo och verka i Västerås. Det innebär även att landsbygdsutveckling kan underlättas med smarta digitala, tekniska eller infrastrukturella lösningar, vilket kan bidra till konkurrenskraft för Västerås och de som verkar här. MÅLOMRÅDE #5 Intern effektivitet En hög utvecklingstakt förutsätter en organisation med horisontella mål och hög grad av samverkan med fler aktörer än bara stadens egna verksamheter. Det betyder att frihet och snabbrörliga beslut ska samsas med sammanhållet koncern- fokus men också att verksamhet och resultat utmanar traditionella verksamhetsindelningar och tillhörande processer. Gemensamma arbetssätt utifrån användarens fokus och behov ställer nya krav på vårt digitala ledarskap och medarbetarskap men också verksamhetens traditionella syn på service och tjänsteutförande då digitaliseringen påverkar arbetet på flera sätt; mängden kanaler, verktyg och krav på kundnytta, effektivitet och tillgänglighet. Det betyder att vi behöver öka takten med digitalisering för att möta västeråsarens behov av snabb och transparent service och ärendehantering. Detta kräver ett ökat gemensamt ansvarstagande för förvaltningsövergripande och samverkande processer utifrån västeråsarens fokus. Det finns en förväntad effekt att inte enbart västeråsaren utan lika mycket medarbetaren ska uppleva att digitaliseringens möjligheter erbjuds och tas tillvara i det dagliga arbetet och i utvecklingen av såväl välfärdstjänster som arbetssätt. 9

10 För att uppnå förväntade effekter behöver ärende- och arbetsflöden automatiseras och information tillgängliggöras genom en utbyggnad av viktiga digitala möjliggörare som till exempel e-arkiv, Öppna data och Mina meddelanden. Grundregeln en uppgift en gång ska också gälla oavsett tjänster är riktade till västeråsare eller medarbetare. Nationella tjänster ska i största möjliga mån användas för att minska suboptimering, bidra till ett helhetsperspektiv och god ekonomisk hushållning med skattemedlen. Möjligheten att engagera användaren i tjänstens utformning ska alltid övervägas och utforskas. Medskapande kan ske på olika sätt, exempelvis genom att användarens delaktighet i pilotgrupper, innovationsupphandlingar eller invånardialog. INRIKTNINGSMÅL Målområdenas ambition och innebörd ligger till grund för de gemensamma inriktningsmålen. I arbetet med den digitala förnyelsen ska de vägledande principerna tillämpas. Nämnder och styrelser ska ställa verksamheters digitala förnyelse mot vart och ett av målen för att visa på den efterfrågade förflyttningen och dess effekter. Inriktningsmål #1 Västerås stad ska ta tillvara digitala möjligheter i all effektivisering, service- och kvalitetsutveckling där gemensamt är ledord. Effektivitet byggs på innovation, lärande och samverkan för att säkerställa att staden och dess verksamheter är i ständig utveckling och söker och delar med sig av allt den ser, hör och gör. Inriktningsmål #2 Västerås stad ska förstå och utveckla det digitala invånarskapet och medarbetarskapet. Digitaliseringen ger upphov till förändringar i västeråsaren och medarbetarens beteenden, förväntningar och behov, utifrån livshändelser oavsett hemvist- och arbetssätt. Staden ska aktivt identifiera och genomföra insatser för att främja digitala förmågor och likvärdhet såväl externt som internt. Inriktningsmål #3 Västerås stad ska se till att västeråsaren har tillgång till smarta digitala tjänster. Digitala tjänster är utvecklade med västeråsarens fokus där automatiserade flöden minimerar behovet av att lämna samma information flera gånger. Information och data som staden förfogar över ska vara fri och lättillgänglig för verksamheterna och omvärlden. I största möjliga mån ska gemensamma nationella eller regionala tjänster användas. Inriktningsmål #4 Västerås ska sörja för transparens i verksamheter där information och data om verksamheterna är öppna och tillgängliga. Målet innefattar också att grundläggande information om person, företag, fastighet och geografi som staden förfogar över ska vara fritt tillgänglig för verksamheterna och där tillämpligt även för företagare eller organisationer. 10

11 Inriktningsmål #5 Västerås stad ska verka för att digitala informationsflöden och tjänster stödjer den effektiva, hållbara och hälsosamma staden. En hög automatiseringsgrad förutsätter helhetsperspektiv och förvaltningsövergripande fokus där stadens verksamhetsprocesser samverkar. All pappershantering bör ifrågasättas och Mina meddelanden¹ är norm. Inriktningsmål #6 Västerås stads ledarskap ska kännetecknas av digital nyfikenhet, mod och drivkraft i arbetet med digital förnyelse. Det ställs höga förväntningar på ett ledarskap som har förståelse och förmåga att driva den digitala utvecklingen i sin verksamhet, att leda nya förmågor och utveckla nya och befintliga strukturer. I arbetet krävs intern kraftsamling och extern samverkan. Inriktningsmål #7 Västerås stad ska med nyfikenhet söka nya lösningar och möjliggörande infrastruktur för att skapa staden utan gränser för individen, näringslivet och samhället. Utvecklingen ska präglas av ett aktivt sökande efter nya lösningar samt att alla västeråsare ges likvärdiga digitala förutsättningar. ¹ Mina meddelanden är en gratis tjänst där post från myndigheter och kommuner sker digitalt istället för på papper. Posten samlas i en säker digital brevlåda som öppnas med hjälp av e-legitimation. Programmets genomförande Tidplan för genomförande Programmet påbörjas inom 2016 och insatser genomförs fram till och med Programmet revideras vid behov. Uppföljning och utvärdering Det är viktigt att kontinuerligt följa upp, utvärdera och rapportera om effekterna av programmet. På så sätt synliggörs förväntade effekter och deras verkliga utfall och hur frågorna arbetas med. Stadsledningskontoret ansvarar för central samordning, uppföljning och rapportering av programmets gemensamma insatser och utvärdering av måluppfyllelse. På samma sätt ansvarar varje nämnd, styrelse och verksamhet för sin samordning, uppföljning och rapportering av insatser och utvärdering av måluppfyllelse. Den centrala uppföljningen och rapporteringen till Kommunstyrelsen är beroende av nämnderna och styrelsernas halvårsvisa rapporteringar av arbetet med digital förnyelse. Västerås 2026 Staden utan gränser 11

12 Stadsledningskontoret Västerås Telefon Produktion: Västerås stad 2007-XX