Remiss - Policy och handläggningsordning för centrum vid Göteborgs universitet

Transkript

1 Rektor INTERNREMISS 1 / Dnr: V 2013/219 Samtliga fakulteter Gemensamma förvaltningen Lärarutbildningsnämnden Remiss - Policy och handläggningsordning för centrum vid Göteborgs universitet Enligt Vision 2020 och den universitetsgemensamma handlingsplanen ska Göteborgs universitet utveckla och stödja centrumbildningar som en del av universitetets profil. I handlings- och verksamhetsplan för den universitetsgemensamma nivån, för perioden , anges det att universitetet ska utveckla centrumbildningarnas roll som instrument för samverkan; de ska utvärderas och de centrumbildningar som inte uppnår sina mål ska avvecklas. Med detta som grund har rektor, som uppdragsgivare, givit vicerektor Staffan Edén i uppgift att under år 2013 leda arbetet med att genomföra en översyn och revidering av policy och handläggningsordning för centrumbildningar. Enligt uppdragsbeskrivningen ska den nya policyn ha Vision2020 som utgångspunkt. Arbetet har skett enligt bifogade uppdragsplan. I arbetet har hänsyn till förutsättningar att samverka med andra parter och då särskilt med Chalmers tagits. Den utredning av samverkan som letts av Jan Smith har beaktas i arbetet. Vidare har den till Staffan Edén utsedda arbetsgruppen gjort kompletterande utredningar samt genomförts benchmarkingaktiviteter. Underlag av relevans för uppdraget bifogas som del av denna remissomgång. Under uppdragsperioden har kontinuerlig avstämning med bl. a universitetsledningen och ekonomidirektören genomförts. Förslag till nya förutsättningar har även diskuterats i ledningsrådet ( ). De förändringar som skett i det nya förslaget till policy är framför allt förtydligganden och klargöranden av centrumföreståndarens roll, centrums organisatoriska placering, policy för finansiering, samt förtydliganden av verksamhetsperiod och krav på återrapportering och utvärdering. Göteborgs universitet Vasaparken, Box 100, SE Göteborg , (fax)

2 2 / 2 Inför kommande slutberedning till kommande beslut (prel ) och i enlighet med utredningsuppdraget ges fakulteter, gemensamma förvaltningen och lärarutbildningen möjlighet att kommentera bifogade förslag till policy och handläggningsordning. Remissvaren ska vara registrator tillhanda i elektronisk format senast (registrator@gu.se). Synpunkter ska som kopia också skickas till magnus.petersson@gu.se. Även i de fall det inte förligger några synpunkter ska detta meddelas registrator. Pam Fredman rektor

3 Vice-rektor Staffan Edén FÖRSLAG 1 / Policy för centrum vid Göteborgs universitet Syfte med centrum I Vision2020 betonas att Göteborgs universitet ska bidra till gränsöverskridande forsknings- och utbildningssamarbeten som också kännetecknas av samverkan med offentliga och privata aktörer i samhället. Universitetsstaden Göteborg ska vidareutvecklas i samverkan med Chalmers. Göteborgs universitet ska därför stödja och utveckla centrum för att skapa mångvetenskaplig forskning som i sin tur ökar förutsättningarna för att lösa globala samhällsproblem och som indirekt stärker de enskilda disciplinerna. Centrum ska tillföra ett mervärde till universitetet och ha en komplementär funktion i förhållande till institutioner och andra enheter. Vidare ska centrum lyfta fram ett område som ligger i skärningspunkten mellan traditionella discipliner och vara en mötesplats för medarbetare och studenter samt i förekommande fall näringsliv och offentlig sektor. Avsikten är dessutom att öka möjligheterna att attrahera externa medel. Centrum ska utgöra en inbjudande och dynamisk plattform där nya samarbeten skapas och utvecklande perspektiv lyfts in över tiden. Ett centrum ska, för externa intressenter, fungera som en ingång till universitetet. Beslut om inrättande av centrum vid Göteborgs universitet fattas på central, fakultets- eller institutionsnivå och utgångspunkten är att det ska finnas finansering för hela verksamhetsperioden. Inrättade centrum vid Göteborgs universitet ska följa det som anges i denna policy. Eventuella undantag beslutas av rektor. Centrum med särskilda uppdrag omfattas inte av innehållet i denna policy. Detta gäller särskilda uppdrag från regeringen samt Göteborgs Miljövetenskapliga Centrum (GMV). Akademiskt mervärde Vid inrättandet av centrum vid Göteborgs universitet ska det akademiska mervärdet vara vägledande. Ett akademiskt mervärde i denna mening omfattar mobilisering och organisering av resurser, idéer och resultat genom flervetenskapligt samarbete, samarbete mellan forsknings- och utbildningsenheter och samverkan mellan akademi och samhälle. Göteborgs universitet Vasaparken, Box 100, SE Göteborg , (fax)

4 2 / 6 Fokusering Ett centrum kan samla intressenter kring en frågeställning eller samhällsutmaning, ett forskningsområde, ett utbildningsområde eller ett särskilt tillämpningsområde. Fokuseringen utgör en självklar utvecklingskraft i den akademiska forskningen särskilt när den kombineras med en extern kompetens. Ett centrum ska ha särskilda förutsättningar att möta kraven från en snabbt föränderlig omvärld. Flervetenskap Flera ämnen, olika fakultetsområden, flera lärosäten samt externa deltagare från näringsliv och offentlig sektor kan i olika grad ingå i centrum. Verksamheten formeras dels genom att individer från olika ämnen möts, dels genom att gemensamma mål formuleras. Akademiskt gränsöverskridande liksom olika kombinationer av akademisk och tillämpad kunskapsutveckling utgör viktiga komponenter i förnyelsen av forskningens organisation och verksamhet. Öppenhet Centrum ska ha en viktig funktion i sin öppenhet mot omvärlden, mot nya idéer och resurser, såväl mot externa som mot universitetsbaserade miljöer. De ska skapa förtroende utåt, fungera som kontaktyta mot viktiga externa aktörer och som mötesplats för akademi - samhälle. De ska också kunna vägleda externa kontakter till andra intressenter inom akademin. Centrum ska utgöra ett av universitetets viktiga verktyg för samverkan. Kompletta miljöer Centrum är en viktig pusselbit i arbetet med att förverkliga Göteborgs universitets vision om kompletta akademiska miljöer som innefattar forskning, utbildning och samverkan. Genom att bygga starka centrum skapas förutsättningar för en dynamisk miljö med en forskningsanknuten utbildning och gränsöverskridande forsknings- och utbildningssamarbeten. Det leder i sin tur till ett större in- och utflöde av idéer och attraherar duktiga forskare, lärare och studenter. Samverkan med det omgivande samhället är en central del för varje centrum och kan innefatta exempelvis uppdragsutbildning, forskningssamverkan, mobilitet och kommersialisering. Samverkan med andra lärosäten Öppenheten ska gälla även i samverkan med andra lärosäten. Såväl nationella som internationella perspektiv kan prägla verksamheten vid ett centrum. Nyskapande verksamhet Centrums syfte är att vara nyskapande. Centrum ska därför inrättas för en begränsad period och verksamheten ska systematiskt utvärderas.

5 3 / 6 Regler för Centrum vid Göteborgs universitet Inrättandet av och verksamheten vid centrum är beroende av organisatorisk stringens. Centrum ska vara organiserade inom ramen för universitetets linjeorganisation. Inrättande Centrum ska i de fall de omfattar intressenter från flera fakulteter och även i vissa fall från andra lärosäten och/eller omgivande samhälle - inrättas av rektor. Centrum kan även, i de fall de omfattar intressenter inom samma fakultet, inrättas av fakultetsstyrelse (motsv); detta under förutsättning att centrums syfte är förenligt med universitetets policy. Vid ansökan om inrättande ska godkännande från deltagande parter bifogas. Organisation Alla centrum ska vara placerade vid en institution/värdinstitution. Beslut om undantag från detta fattas av rektor. Ett centrum ska ha en föreståndare. Vid varje centrum ska finnas en styrgrupp. I förekommande fall kan styrgruppen kompletteras med en referensgrupp och/eller en advisory board, vars medlemmar utses av styrgruppen. Värdinstitution Ett centrum ska ha sin organisatoriska och administrativa hemvist vid en institution/motsvarande. Det är värdinstitutionen som har ansvar för ekonomi, personal och arbetsmiljöfrågor samt övriga stödfunktioner. Värdinstitutionens prefekt har således ansvar för centrumets verksamhet och ekonomi samt för att man följer de regler, riktlinjer och avtal som gäller för Göteborgs universitet. Prefekt ansvarar tillsammans med centrumföreståndaren för årlig uppföljning i enlighet med beslutad planerings- och uppföljningscykel. Detta regleras särskilt i Riktlinjer för årlig uppföljning och utvärdering av centrum, dnr XXX. De lärare/forskare vid Göteborgs universitet som är engagerade i centrets verksamhet kan ha sin organisatoriska placering vid en annan institution än värdinstitutionen.

6 4 / 6 Styrgrupp Ett centrum vid Göteborgs universitet ska ha en styrgrupp där centrumföreståndaren ingår. Ordförande kan vara extern eller intern och utses av inrättande instans för en definierad verksamhetsperiod, dock högst sex (6) år. Mandat och ledamöter/ordförande i styrgruppen bestäms av inrättande instans (rektor, dekanus eller prefekt) efter samråd med berörda intressenter. En representant från värdinstitutionens ledning kan adjungeras in i styrgruppen. Styrgruppen ska arbeta i enlighet med eventuella avtal som ingående parter slutit med varandra och bör sammanträda minst tre (3) gånger/år. Styrgruppens uppgift är att föreslå och följa aktiviteter inom de ramar som satts upp för verksamheten, att anta en verksamhetsplan och budget samt att skriva en årsredovisning. Utöver styrgrupp kan, beroende på verksamhetens behov och karaktär, ett centrum ha andra rådgivande organ som exempelvis ett vetenskapligt råd vilka bör sammanträda minst en (1) gång/år. Centrumföreståndaren Centrumföreståndaren utses av inrättande instans för en definierad verksamhetsperiod, dock högst sex (6) år. Centrumföreståndarens ansvar/befogenheter beskrivs i inrättandebeslutet och ansvarar, under prefekten, för att verksamheten följer de policys och riktlinjer som gäller vid Göteborgs universitet samt för det som definieras i centrumets verksamhetsplan. Centrumföreståndaren disponerar medel samt har ansvar för förvaltningen och organisationen av centrumet i enlighet med verksamhetsplanen. Linjemässigt är centrumföreståndaren underställd värdinstitutionens prefekt. Centrumföreståndaren förväntas också ingå i de nätverk som finns för centrum vid Göteborgs universitet och prefekten har ett ansvar för att centrumföreståndaren utgör en del av kollegiet vid institutionen. Då centrumföreståndaren inte är anställd vid Göteborgs universitet regleras dennes uppdrag med hjälp av ett avtal undertecknat av Göteborgs universitet och aktuell part. Då centrumföreståndaren är anställd vid Göteborgs universitet har denne ekonomisk attesträtt enligt delegationsordningen. Om centrumföreståndaren inte är anställd vid Göteborgs universitet är det istället prefekt/motsvarande vid värdinstitutionen som har den ekonomiska attesträtten. Samverkan Om centrum inrättas på initiativ av flera parter ska villkoren för samverkan regleras i avtal mellan de deltagande parterna. Då flera externa parter ingår i centrumet sluts ett tidsbegränsat konsortialavtal. Vid upprättande av avtal ska universitetets jurister konsulteras och göra en bedömning av avtalet innan beslut om inrättande kan fattas. Vid intern samverkan på Göteborgs universitet ska överenskommelse träffas vid såväl ekonomiska insatser som arbetsinsatser.

7 5 / 6 Externa parter Med externa parter avses de företag eller andra organisationer (t. ex institut, offentlig sektor och andra universitet) som skrivit på samverkansavtalet, antingen som grundande part i samband med inrättande, eller som tillkommande part i efterhand. Centrum gemensamma med Chalmers Chalmers och Göteborgs universitet har slutit ett huvudavtal om samarbete inom olika områden i syfte att så effektivt som möjligt utnyttja båda lärosätenas möjligheter och resurser för att därigenom skapa effektiva och konkurrenskraftiga utbildnings- och forskningsmiljöer. Centrum gemensamma med Göteborgs universitet och Chalmers regleras därför i särskild ordning. Finansiering Ett centrum är att betrakta som en strategisk satsning för universitetet och ska ha en finansieringsplan. Parter som ämnar samverka kring ett centrum ska därför bidra med resurser för att centrums mål ska kunna nås. Resurser i form av tillkommande medel, arbetsinsatser eller annat ska definieras för den definierade verksamhetsperioden. Ekonomin hanteras genom att ett kostnadsställe skapas vid värdinstitutionen. Profilering och varumärke Inom universitetet finns idag under olika beteckningar ett antal etablerade centrum vars verksamhet överensstämmer med eller kan förväntas överensstämma med ovan definierade syften. Centrum som uppfyller dessa och nedan beskrivna krav kan behålla sina namn. Nya centrum bör benämnas Centrum för XX vid Göteborgs universitet. Centrum ska följa Göteborgs universitets regler för logotyp och grafisk profil. Kommunikation Ett centrum vid Göteborgs universitet skall, efter inrättande, upprätta en plan för extern och intern kommunikation. Varumärke och grafisk profil Centrum ska i sin kommunikation profilera sig som ett centrum med verksamhet vid Göteborgs universitet. IP-hantering Göteborgs universitets IP-policy ska tillämpas (Policy för nyttiggörande av Göteborgs universitets immateriella rättigheter, Rektors beslut , dnr A /07).

8 6 / 6 Verksamhetsperiod Alla centrum har en definierad verksamhetsperiod. Centrum ska ses som en möjlighet att under begränsad tid fokusera på ett specifikt uppdrag eller område. Verksamhetsperioden ska vara sex (6) år om inte avtal med extern part kräver annan verksamhetsperiod. Verksamhetsperioden ska dock alltid vara definierad. Uppföljning och utvärdering Centrums föreståndare ska årligen rapportera centrumets verksamhet till inrättande instans om inget annat anges. Centrum ska utvärderas på det sätt och med det tidsintervall (i allmänhet efter 3 och 6 år) som inrättande instans beslutar. Kriterier för utvärdering ska anges då centrum inrättas och vara förenliga med denna policy. Utvärderingen ska även omfatta allokerade resurser. Baserat på utvärderingsresultatet ska beslut om avveckling eller att verksamheten övergår i annan form, t. ex som avdelning inom en institution tas. Efter sex (6) år upphör eventuell finansiering via centrala medel från Göteborgs universitet. Om inte annat anges i inrättandebeslutet är det värdinstitutionen/-fakulteten som bekostar utvärderingarna. Avveckling av centrum Vid avveckling av ett centrum ska detta anmälas till inrättande instans, kostnadsstället avslutas och centrumnamnet avföras.

9 Vice-rektor Staffan Edén FÖRSLAG 1 / Handläggningsordning för inrättande av centrum vid Göteborgs universitet Ansökan om inrättande av centrum vid Göteborgs universitet ska följa den policy och de övergripande regler som rektor beslutat. (Rektors beslut XXXX) Inrättande av centrum Ansökan om inrättande av ett centrum görs av berörd(a) prefekt(er) och kan avse centrum som: berör endast en fakultet/institution: Ansökan ställs till berörd fakultetsstyrelse, som kan delegera beslutanderätt till dekanus; berör flera fakulteter och andra samverkande parter: Ansökan ställs till rektor. Beslut om placering vid värdinstitution görs i samråd med berörda prefekter/samverkansparter. Ansökan ska innehålla följande uppgifter: Syfte med hänsyn till policyns krav på: o Akademiskt mervärde o Fokusering o Flervetenskaplighet o Öppenhet o Nyttiggörande o Samverkan med andra lärosäten o Nyskapande Organisation avseende o Placering (värdinstitution) o Föreståndarens uppdrag (ansvar och befogenheter) och mandatperiod o Styrgruppens sammansättning (ledamöter och ordförande), uppdrag och mandatperiod o Ev. referensgrupp och/eller Advisory Board Göteborgs universitet Vasaparken, Box 100, SE Göteborg , (fax)

10 2 / 5 Profilering och varumärke o Underlag som visar på kontakt med kommunikatör på universitetsgemensam och inrättande nivå för ett uppstartsmöte gällande upprättande av kommunikationsplan och webbplats. Finansiering o Finansieringsplan, projektidé o Befintlig finansiering för närmaste 3-årsperiod med angivande av finansiärer o Budget för år ett (1) Plan för uppföljning och utvärdering o Ansvar för uppföljning och utvärdering o Innehåll i årliga rapporter med avseende på Verksamhet Ekonomi Organisation o Utvärdering Period för utvärdering (3+3 år i allmänhet) Kriterier för utvärdering Process för utvärdering Budget för utvärdering Beskrivning av utvärderingsprocessen Övriga underlag o Överenskommelser mellan inrättande instanser inom Göteborgs universitet rörande finansiering av verksamheten under verksamhetsperioden. o Avtal med externa parter rörande verksamheten inklusive finansiering. Universitetets jurister ska vara konsulterade i processen kring avtalshantering under utformningen av ansökan. Befintliga centrumbildningar De centrum som inrättats före denna policy beslutats av rektor omfattas inte av krav på ny ansökan om inrättande. Däremot ska de utvärderas i enlighet med handläggningsordning för uppföljning och utvärdering av centrum vid Göteborgs universitet. Logotyp och webb-publicering Centrum ska följa Göteborgs universitets regler för logotyp och grafisk profil. Med beslut om inrättande följer också rätt att publicera information i universitetets webbsystem samt att ha länkar från universitetsgemensamma sidor. Centrum ska upprätta kommunikationsplan och webbplats i samråd

11 3 / 5 med kommunikatör på universitetsgemensam och inrättande nivå. Resurser för daglig drift avsätts av värdinstitutionen, beroende på inrättande nivå. Undantag Eventuella undantag från denna handläggningsordning kan medges av rektor vid särskilda skäl, t.ex. bindande avtalskrav med externa parter. Beredning av underlag Inför beslut om inrättande av centrum ska ansökan åtföljas av ett beredningsunderlag. Detta utformas av inrättande instans. Beredningsunderlag för centrum som ska inrättas av rektor ska utformas av kontaktperson vid Forsknings- och innovationskontoret.

12 4 / 5 Handläggningsordning för uppföljning och utvärdering av centrum vid Göteborgs universitet För uppföljningen ansvarar prefekt vid värdinstitutionen tillsammans med centrumföreståndaren och om inte annat anges i inrättandebeslutet är det värdinstitutionen/-fakulteten som bekostar uppföljningen. För centrum som inrättats av rektor ansvarar tilldelad kontaktperson vid Gemensamma förvaltningen tillsammans med centrumföreståndaren för uppföljningen och rapporterar till rektor vid fakultetsdialogen. Den årliga uppföljningen skall säkerställa att centrumet är en integrerad del av värdinstitutionens verksamhet samt att pågående verksamhet ligger i linje med Göteborgs universitets Vision2020. Uppföljningen ska också säkerställa att centrumet sköter sina administrativa åtaganden, följer de riktlinjer och avtal som gäller vid Göteborgs universitet samt att verksamhetsmålen uppnåtts. Om inrättat centrum, av någon anledning, inte haft någon aktiv verksamhet under en tid av mer än sex (6) månader eller helt upphört med sin verksamhet ska centrumföreståndaren anmäla detta till ansvarig prefekt eller kontaktperson vid Gemensamma förvaltningen. Vid den årliga utvärderingen ska inrättande instans, om inte särskilda skäl föreligger, fatta beslut om nedläggning av centrumet. Årlig uppföljning Vid den årliga uppföljningen skall följande frågor behandlas: Verksamhet o Uppdaterad beskrivning av mål och syfte. Kvarstår fokus? o Har innevarande års åtgärder/aktiviteter genomförts? Organisation Ekonomi o Nya samarbetspartners o Andra förändringar o Budget o Redovisning Framtidsplan o Uppdatera plan för uppföljning och utvärdering o Strategi för verksamheten efter att centrats verksamhetsperiod gått ut

13 5 / 5 Halvtidsutvärdering Efter en verksamhetsperiod om tre (3) år ska centrum utvärderas enligt de kriterier som beslutades vid inrättande. Ansvarig för denna utvärdering är prefekt vid värdinstitutionen. Halvtidsutvärdering ska ha fokus på hur centrumet lyckats etablera verksamhet som ger förutsättningar att nå de mål som angivits vid inrättandet. Halvtidsutvärderingen ska inlämnas till inrättande instans minst tre (3) månader före nästa 3-års period. Vid halvtidsutvärderingen ska kriterier för den slutgiltiga utvärderingen fastställas. Slututvärdering Utvärderingen fokuserar på om centrumet var strategiskt lyckad från universitetets sida, och om området fortfarande gynnas av en organisation av sin verksamhet. Ansvarig för utvärderingen är prefekt vid värdinstitutionen. Resultatet av utvärderingen ska inlämnas till inrättande instans minst 6 månader före verksamhetsperiodens utgång. Det är alltid inrättande instans som beslutar om följder som ett resultat av utvärderingen. De alternativa följderna av en utvärdering är: a) Fortsättning som centrum Om utvärderingen påvisar mycket goda resultat kan inrättande instans besluta om förlängning istället för avveckling. En ny ansökan ska skickas in anpassad efter de nya förutsättningarna (t.ex. hur frågeställningen har förändrats, förändrad finansiering etc.). Ansökan om att kvarstå som centrum vid Göteborgs universitet ska inkomma senast sex (6) månader före verksamhetsperioden går ut. En sådan ansökan skall innehålla resultatet från utvärderingen samt en ny ansökan om inrättande. I dessa fall ska dock finansieringen ske inom ordinarie ramar för verksamheten. Strategiska medel för centrum från universitetsgemensamma avsättningar kan påräknas i högst sex (6) år. b) Ombildning till annan form När centrumets verksamhet visat sig ha en stor inverkan och förmåga att leva vidare på egen hand bör en ombildning av verksamheten förberedas. Det kan t. ex röra sig om att värdinstitutionen erbjuder en plattform för nya konstellationer i form av enhet eller avdelning vid aktuell institution. c) Avveckling av centrum I normalfallet avvecklas ett centrum efter en verksamhetsperiod. Vid avveckling av centrum ska verksamheten avslutas, centrumnamnet avföras och kostnadsstället avslutas. Dock kan viss verksamhet fortsätta under andra former. d) Efter det att man beslutat i enlighet med a-c) ovan ska gemensamma förvaltningens kommunikationsavdelning underrättas för att ta ställning till webb-portal med mera.

14 Uppdragsplan för utredning av Centrumbildningar vid Göteborgs universitet Uppdragsplan Filnamn: Uppdragsbeskrivning centrumbildningar (2).docx Utredning centrumbildning vid Göteborgs universitet ) Ansvarig: Staffan Edén Utgåva P1.0-1 Sida: 1 (5)

15 Uppdragsplanen överenskommen av: Uppdragsgivare Uppdragstagare Pam Fredman Staffan Edén 1 Bakgrund Enligt Vision 2020 och den universitetsgemensamma handlingsplanen ska GU utveckla och stödja centrumbildningar som en del av universitets profil som ett instrument för att stimulera samverkan över ämnes- och fakultetsgränser, för att mångvetenskaplig forskning ökar förutsättningarna för att lösa globala samhällsproblem och för att de också stärker de enskilda disciplinerna. Vidare anges det att framgångsrika centrumbildningar ska ha en tydlig och synlig plats i universitetets verksamhet. För perioden anges det att universitetet ska utveckla centrumbildningarnas roll som instrument för samverkan; de ska utvärderas och de centrumbildningar som inte uppnår sina mål ska avvecklas. Policy och handläggningsordning ska kompletteras med en handlingsplan. Under år 2013 ska ett första steg i översyn och revidering av policy och handläggningsordning för centrumbildningar ha genomförts. 2 Omfattning och resultat Uppdragstagaren ska i samråd med berörda avdelningar och enheter ta fram ett förslag till reviderad policy och handläggningsordning avseende centrumbildningar vid Göteborgs universitet. Den nya policyn ska ha Vision2020 som utgångspunkt. Uppdraget ska ses som en del av den handlings- och verksamhetsplan som fastställts av rektor för den universitetsgemensamma nivån för perioden Vidare är det betydelsefullt att det i arbetet tas hänsyn till förutsättningar att samverka med andra parter och då särskilt med Chalmers. Parallellt med arbetet kommer just Chalmers att se över sin policy. Uppdragstagaren ska, om möjligt synkronisera arbetet med dem där målet ska vara att underlätta samverkan mellan de båda lärosätena. Den utredning av samverkan som letts av Jan Smith ska beaktas i arbetet. Filnamn: Uppdragsbeskrivning centrumbildningar (2).docx Sida: 2 (5)

16 I uppdraget, i sin helhet, ska tidigare policy och handlingsplan utgöra grund för arbetet. Även ett antal arbetsdokument bör kunna utgöra ett underlag för arbetet. För information om dessa se punkt 9. 3 Leverans och överlämning Förslag till ny policy och handläggningsordning beslutas av rektor. Inför beslut ska förslaget ha gått på remiss till; Fakulteterna Gemensamma förvaltningen Innan remissen genomförs ska förslag till nya underlag även diskuteras i universitetsledningen och i rektors ledningsråd. Uppdragstagaren slutrapporterar uppdraget till rektor. Avstämning ska även ske med följande referensgrupper; Centrumledare Områdeschefer inom GF och ekonomidirektören Internrevisionen Särskilda enheter (GMV, PIL etc.) Arbetsgruppen kommer troligen att identifiera ett antal kvarstående punkter, som särskilt bör beaktas i det fortsatta linjearbetet. Dessa kommer att samlas i en kortfattad rapport. 4 Ansvarsfördelning Uppdragsgivare är rektor och uppdragstagare Staffan Edén. Uppdragstagaren ska leda arbetet i samråd med Margareta Wallin-Peterson. Till projektet ska en arbetsgrupp knytas bestående av följande personer/funktioner Madelene Fryklind samordning forsknings- och innovationsservice Jörgen Kyle externa relationer Isabelle Nugin juridisk kompetens Magnus Gunnarsson analys och utvärdering Sofia Lodmark-Wallner externa relationer Bertil Ohlsson externa relationer Ludde Edgren externa relationer Mats Edvardsson Studentavdelningen Christina Kaspersen (koordinator) Arbetsgruppen utgör ett forum där möjlighet till diskussion och förankring kring åtgärder som är aktuella som del av uppdraget görs. Synpunkter kring justering/förändring av aktuell policy och handlingsplan som framförs i samband med arbetsgruppsmöten förs till den för uppdraget framtagna åtgärdslistan. Filnamn: Uppdragsbeskrivning centrumbildningar (2).docx Sida: 3 (5)

17 5 Tidsperiod och resursbehov Uppdraget ska redovisas till universitetsledningen senast Ett antal avstämningspunkter under uppdragets gång är identifierade. För mer information om dessa, se tidplan enligt nedan. Uppdragstagerens insatser ingår i uppdraget. Arbetsgruppens insatser beräknas till cirka 5 mötestillfällen. Till projektet knyts en resursperson för koordinering motsvarande 20 % av heltid under perioden Datum SE AG Beskrivning X Genomgång av uppdraget och strukturering av processen förtydligande av deluppdrag. Genomgång av analys av nuvarande status rörande centra inrättade av rektor X Avstämning med Chalmers X Avrapportering deluppdrag Benchmarking, indelning av centra från ett funktionellt perspektiv, varumärkesarbetet en uppdatering, återrapportering och utvärdering, organisatorisk tillhörighet och konsekvens av detta, relevans för grundutbildningen? X Möte och avstämning med centrumledare för diskussion, förankring av påbörjat arbete X Avstämning Lars Nilsson och rektor kring förutsättningar/principer i den kommande budgetprocessen X Arbete med förslag till ny reviderad policy och handlingsplan X Möte i arbetsgruppen; presentation av status, förslag till text i ny policy och utkast till ny handlingsplan Avstämning med universitetsledningen, förankring av reviderad tidsplan X Avstämning med några prefekter med erfarenhet att ha centrumbildning kopplad till sin institution. SE väljer ut relevanta centrumbildningar X X Arbetsgruppsmöte X Avstämning i ledningsrådet X Remiss till remissinstanserna -förslag till policy/handläggningsordning X Remissvar inkommit X Rapport, status efter remissomgång till rektor vid ledningsrådsmöte X Beslut av rektor Förklaring av tabell enligt ovan: SE = Staffan Edén, AG = Arbetsgrupp 6 Arbetssätt Se Punkt 3 och 4 för mer information. Filnamn: Uppdragsbeskrivning centrumbildningar (2).docx Sida: 4 (5)

18 7 Risk Ett antal risker är kända vid start. Arbetsgruppen har som målsättning att minimera risken för att punkterna enligt nedan faktiskt inträffar; Parallella processer vilka uppdraget är beroende av och som man i vissa fall inte kan påverka tidsplanen för. Tid uppdragsperioden är kort vilket ställer krav på god planering, att ev. beslut/överenskommelser kan nås inom rimlig tid. Förankring uppdragstagaren förväntas samverka med många parter vilket förutsätter möjlighet till mötestillfällen. Svårigheter att nå överenskommelser med samverkande parter vilket kan påverka tidsplanen. Av arbetsgruppen identifierade punkter som inte kan behandlas som del av uppdraget hanteras inte av organisationen. Organisationsförändringar inom gemensamma förvaltningen (GF) och då särskilt inom Externa Relationer kan påverka utfallet. Svårigheter att samordna förutsättningar för ev. ekonomiska principer relaterat till centrumbildningar med den kommande budgetprocessen vilket kan påverka arbetet/tidsplanen. 8 Sekretess och säkerhet Ingen särskild sekretess eller säkerhet krävs för uppdraget. 9 Utrustning och lokalisering För uppdraget finns inga särskilda behov av lokaler. Av betydelse för uppdraget finns referensmaterial. Dessa är; Underlag från enheten för Analys och utvärdering; Centrumbildningar vid fyra universitet (Magnus Gunnarsson) Underlag från enheten för Analys och utvärdering (Magnus Gunnarsson & Jennie Sidiropoulos); Centrumbildningar vid Göteborgs universitet, En kartläggning, PM 2013:02 Dnr: V 2013/219. Seminarium V2020 centrumbildningar vad ska vi ha dem till? seminarier/seminarier/ Samverkan Chalmers och Göteborgs Universitet översyn genomförd av Jan Smith. Filnamn: Uppdragsbeskrivning centrumbildningar (2).docx Sida: 5 (5)

19 CENTRUMBILDNINGAR VID FYRA UNIVERSITET Magnus Gunnarsson/Enheten för analys och utvärdering PM: 2013:02 Diarienummer: V 2013/219 PM GÖTEBORGS UNIVERSITET Avdelningen för analys och utvärdering Box 100, Göteborg

20 CENTRUMBILDNINGAR VID FYRA UNIVERSITET Innehåll Sammanfattning... 3! Inledning... 3! Uppsala... 3! Lunds universitet... 4! Karolinska institutet... 5! Aarhus universitet... 5! Bilaga 1: Styrdokument för centrumbildningar vid Uppsala universitet...! Bilaga 2: Riktlinjer för centrumbildningar vid Lunds universitet...!

21 CENTRUMBILDNINGAR VID FYRA UNIVERSITET Sammanfattning Sektionen för analys & utvärdering har undersökt hur Karolinska institutet samt Lunds, Uppsala och Aarhus universitet hanterar centrumbildningar. Alla de tre flerfakultetsuniversiteten finner det besvärligt att hantera centrumbildningarna administrativt, och är missnöjda med sina nuvarande system. KI är mer nöjt med sitt system, och håller kanske lite hårdare i tyglarna än vad som är fallet vid de tre andra universiteten centrumbildningar som inte passar in i KI:s strategi får inte bildas, och de som bildas får ofta ekonomiskt stöd av lärosätet. De tre svenska lärosätena har styrdokument som beskriver hur centrumbildningar ska inrättas, medan Aarhus arbetar med separata och i princip unika överenskommelser för varje centrumbildning. Inledning På uppdrag av Staffan Edén och inom ramen för arbetet med att se över GU:s hantering av centrumbildningar har Analys & utvärdering undersökt hur centrumbildningar hanteras vid fyra andra universitet. Denna skrift utgör resultatet av den undersökningen. De fyra universitet som har undersökts är Lunds universitet, Karolinska institutet, Uppsala universitet och Aarhus universitet. Undersökningen har skett genom tämligen fria telefonintervjuer med representanter för de fyra universiteten (KI: Mats Wahlgren; UU: Irene Johansson; LU: Karin Hofvendahl; AU: Fleming Larsen). Följande områden fokuserades vid intervjuerna: Hur hanteras centrumbildningar övergripande, och finns det någon policy eller liknande för det? Finns det grupperingar som inte är centrumbildningar formellt sett men som ändå uppfattas som centrumbildningar? Hur utvärderas centrumbildningarna? Finns det någon centralt placerad enhet eller funktion som hanterar centrumbildningar? Är ni nöjda med hur centrumbildningarna hanteras? Uppsala Uppsala universitet har sedan 2007 en policy fastställd av rektor för hur centrumbildningar ska hanteras (se bilaga 1). Där beskrivs sex olika modeller för inrättande av centrumbildningar, som särskiljs genom vilken instans som inrättar centrumbildningen (rektor/konsistoriet, områdes-/fakultetsnämnd, eller institutionsstyrelse) samt vilken instans som hyser centrumbildningen (rektor, områdes- eller fakultetsnämnd, eller institutionssty- 3

22 CENTRUMBILDNINGAR VID FYRA UNIVERSITET relse). Syftet med detta är att klargöra ansvarsdelegationerna. Policyn anger också vilka uppgifter som åligger centrumbildningarnas styrelser och föreståndare. Policyn urskiljer tre typer av centrumbildningar: A. Centrumbildningar med huvudsakligen kontaktskapande, mäklande eller främjande uppgifter och med egen budget men utan personal och upplåtelseavtal för lokaler. Benämningen forum alternativt nätverk är lämplig. B. Centrumbildningar som har särskilda uppdrag att genomföra och som vidarefördelar uppdrag och medel. Dessa enheter kan vara institutionsliknande i den meningen att de har tillsvidareanställd personal och egna upplåtelseavtal för lokaler. Benämningen program är lämplig. C. Institutionsliknande centrumbildningar med tvärvetenskaplig forskning och/eller utbildning och med tillsvidareanställd personal och/eller egna upplåtelseavtal för lokaler. Benämningen centrum är lämplig och bör vara förbehållen denna kategori. Dessa centrumbildningstyper har dock inte använts på några fler platser än i policyn. Det finns ingen central enhet som hanterar centrumbildningar. Uppsala universitet står nu i begrepp att se över policyn för centrumbildningar, eftersom de inte är helt nöjda med den. Ett problem är att den terminologi som policyn föreslår inte har följts, utan grupperingar har uppstått som inte har varit officiellt inrättade centrumbildningar, men de har ändå uppfattats som sådana. Lunds universitet Lunds universitet har upprättat riktlinjer för centrumbildningar (bilaga 2), men det dokumentet används inte. Det finns en stor mångfald vad gäller centrumbildningar, och de centrala funktionerna lyckas inte fånga in alla i en central hantering. Det finns en enhet under rektor, på samma nivå som fakulteter, med beteckningen Universitetets särskilda verksamheter (USV), där sådana verksamheter samlas som inte passar på någon enskild fakultet. Fakultetsövergripande centrumbildningar ligger där. USV har en egen styrelse och en vicerektor med ett ansvar som motsvarar dekanernas. De centrumbildningar som ligger under USV följer i stort sett de (implicita eller explicita) riktlinjer som finns, även om man inte lyckats så väl vad gäller utvärderingar som man föresatt sig. Extern finansierade centrumbildningar, som Linnécentra och Strategiska forskningsområden, utvärderas enligt finansiärens riktlinjer. Det finns även centrumbildningar på fakulteter och institutioner, och dessa har de centrala funktionerna ingen uppsikt över. Det händer att sådana centrumbildningar skaffar sig egna webbplatser med egna logotyper och grafiska profiler som inte överensstämmer med Lunds universitets officiella profil. Detta är man inte nöjd med från centralt håll. 4

23 CENTRUMBILDNINGAR VID FYRA UNIVERSITET Karolinska institutet Centrumbildningar vid KI kan inrättas av konsistoriet/rektor, av Styrelsen för forskning, eller av Styrelsen för utbildning. Det finns alltså centrumbildningar för utbildning, även om det normala är att de fokuserar på forskning. Det dyker titt som tätt upp grupperingar som kallar sig för centra e. dyl. utan att vara officiellt inrättade, och det försöker KI motverka. Det kan krävas en viss hårdhänthet initialt, men också ett betydande mått av pragmatism. För att få utrymme på KI:s webbplats måste man vara centralt sanktionerad. KI vill kunna stödja sina centrumbildningar, eventuellt ekonomiskt, vilket innebär att man också vill ha centrumbildningar som i något avseende är bra för KI. Det kan innebära att de ska passa KI:s profil eller att de inte ska krocka med varandra. Detta synsätt innebär att man ibland avstår från att inrätta centrumbildningar för att man inte anser sig ha råd med det. Det nuvarande sättet att hantera centrumbildningar fungerar på det hela bra, med undantag för beslutsprocessen för inrättandet och mer specifikt finansieringen av nya centrumbildningar. Det sker idag tämligen ad hoc. Det finns inga strikta riktlinjer för utvärderingar av centrumbildningar, om det inte är så att externa finansiärer kräver detta. (T.ex. för Strategiska forskningsområden.) En person vid Universitetsförvaltningen handlägger centrumbildningar. Aarhus universitet På Aarhus universitet har man nyss tagit initiativ till en handfull mycket stora centra, med budgetar på upp till 25 miljoner DKK under fem år. De har också nationella enheter, och s.k. grundforskningscentra, som finansieras av Danmarks grundforskningsråd. Dessutom finns flera andra centrumbildningar av olika slag. Fleming Larsen delar upp dem i tre typer: I. Centra med självständig ledning (styrelse eller motsvarande). II. En samling forskare utan formell grund. III. Centra som har någon form av avtal med institution, åtminstone vad gäller ekonomi och uppföljning. AU har inget särskilt styrdokument för att reglera centrumbildningarna, utan arbetar istället med skriftliga överenskommelser ( aftaler ). För den första typen av centrumbildningar finns alltid utförliga överenskommelser som reglerar finansiering, uppföljning, ansvarsförhållanden och publikationspoäng. Universitetet arbetar för att ta fram en mall för hur dessa överenskommelser ska se ut, men i dagsläget finns ingen sådan. 5

24 CENTRUMBILDNINGAR VID FYRA UNIVERSITET Rektor fattade nyligen ett beslut som stipulerar att alla centra ska ligga vid någon institution, men det finns äldre centra som fortfarande har avtal direkt med en fakultet, eller t.o.m. universitetet, och alltså existerar bredvid institutionsstrukturen. Centra av typ II har man ingen kontroll över. Det finns heller inte någon central enhet som hanterar centrumbildningar. Man är generellt inte helt nöjd med hur centra hanteras. Det är rörigt, helt enkelt. 6

25 UFV 2007/804 Centrumbildningar och andra enheter med styrelse (motsv) och/eller föreståndare (motsv) Fastställd av rektor den 15 maj

26 UPPSALA UNIVERSITET RAPPORT UFV 2005/590 Innehållsförteckning 1 Organisation och delegation Sammanfattning Terminologi. Reglering av verksamheten vid en centrumbildning och vissa andra enheter 3 Instruktionen för en centrumbildning, checklista Organisationsmodeller och delegationsordning för centrumbildningar och vissa andra enheter 5 Modell 1 med varianterna 1a, 1b och 1c: Konsistoriet inrättar eller har inrättat centrumbildningen 5 Modell 2 med varianterna 2a och 2b: Områdes- eller fakultetsnämnd inrättar eller har inrättat en centrumbildning 10 Modell 3: Institutionsstyrelse inrättar eller har inrättat en centrumbildning 13 2 Uppgifter för styrelse och föreståndare Styrelsens uppgifter Föreståndaruppdraget 14 3 Bilaga: Lägesrapport för centrumbildningar och andra enheter med styrelse (motsv) och/eller föreståndare (motsvarande), maj Organisation och delegation 1.1 Sammanfattning Vid Uppsala universitet finns, förutom institutionerna, ett stort antal enheter av varierande storlek med specifika uppdrag och uppgifter och med olika organisatorisk ställning. Exempel är universitetsbiblioteket, universitetsförvaltningen, intendenturområdena, museerna och ett antal centrumbildningar. De senare är enheter där utbildning och/eller forskning bedrivs men som av olika skäl inte är institutioner. Beslut har tagits av rektor om organisationsmodeller och regelverk för centrumbildningar, UFV 2004/1826, den 11 oktober 2005, uppgifter för styrelser och föreståndare (motsvarande) samt delegationsordning, UFV 2005/590, den 9 maj 2006, vilka centrumbildningar som omfattas av organisationsmodellerna, regelverket och delegationsordningen, UFV 2004/1826, den 11 oktober 2005 och UFV 2005/590 den 9 maj uppdrag till fakultetsnämnder rörande organisatoriska förändringar för centrumbildningar, UFV 2004/1826 i flera omgångar, lägesrapport ges i avsnitt 3 (bilaga). I sammanfattning innebär ovanstående beslut följande. 2

27 UPPSALA UNIVERSITET RAPPORT UFV 2005/590 En centrumbildning skall ligga i linjeorganisationen, såvida inte särskilda skäl föreligger, och någon av följande organisationsmodeller (avsnitt 1.3) skall tillämpas: Modell 1b: Centrumbildningen är inrättad av konsistoriet eller rektor och underställd en områdes- eller fakultetsnämnd Modell 1c: Centrumbildningen är inrättad av konsistoriet eller rektor och underställd en institutionsstyrelse Modell 2a: Centrumbildningen är inrättad av en områdes- eller fakultetsnämnd och underställd denna Modell 2b: Centrumbildningen är inrättad av en områdes- eller fakultetsnämnd och underställd en institutionsstyrelse Modell 1a (avsnitt 1.3), som innebär att centrumbildningen är inrättad av konsistoriet eller rektor och underställd rektor, skall tillämpas endast då särskilda skäl föreligger t ex reglering i förordning Modell 3 (avsnitt 1.3), som innebär att centrumbildningen är inrättad av en institutionsstyrelse, skall tillämpas endast då särskilda skäl föreligger Benämningarna centrum, program och forum bör eftersträvas för de olika kategorierna av centrumbildningar enligt avsnitt 1.2. Ledningsfunktionerna för en centrumbildning bör benämnas styrelse resp. föreståndare Ordföranden i styrelsen och föreståndaren skall vara olika personer Av instruktionen för centrumbildningen skall framgå hur styrelsen är sammansatt och hur den utses samt hur föreståndaren utses eller tillsätts; studentrepresentanter skall ingå i styrelsen om centrumbildningen bedriver utbildning styrelsens och föreståndarens uppgifter, ansvar och befogenheter, såvida detta inte täcks av avsnitt 2.1 resp. avsnitt 2.2. hur och när utvärdering skall ske tillvägagångssättet vid förlängning av verksamheten och vid avveckling Instruktionen för centrumbildningen skall i övrigt ha innehåll enligt checklistan i avsnitt 1.2 Delegationerna till föreståndaren skall vara utformade på ett enhetligt sätt och ingå i en delegationsföljd som utgår från rektor, se avsnitt Terminologi. Reglering av verksamheten vid en centrumbildning och vissa andra enheter Bland de enheter vid Uppsala universitet som har chefer och/eller styrelser men som inte är institutioner finns en stor grupp som har samlingsbenämningen centrumbildning. I den gruppen kan följande kategorier identifieras: A. Centrumbildningar med huvudsakligen kontaktskapande, mäklande eller främjande uppgifter och med egen budget men utan personal och upplåtelseavtal för lokaler. Benämningen forum alternativt nätverk är lämplig. B. Centrumbildningar som har särskilda uppdrag att genomföra och som vidarefördelar uppdrag och medel. Dessa enheter kan vara institutionsliknande i den meningen att de har tillsvidareanställd personal och egna upplåtelseavtal för lokaler. Benämningen program är lämplig. C. Institutionsliknande centrumbildningar med tvärvetenskaplig forskning och/eller utbildning och med tillsvidareanställd personal och/eller egna upplåtelseavtal för lokaler. Benämningen centrum är lämplig och bör vara förbehållen denna kategori. 3

28 UPPSALA UNIVERSITET RAPPORT UFV 2005/590 Kategoriseringen A-C går från mindre fast till mer fast och varaktig. Gränsfall finns. Indelningen är vidare överlappande i den meningen att en centrumbildning i kategori C normalt även har de uppgifter som anges för kategori A etc.. Enhetliga benämningar enligt ovan bör tillämpas för nya centrumbildningar och eftersträvas för befintliga. Ledningsorganet för en centrumbildning bör kallas styrelse och den person som har uppgifter motsvarande en prefekt bör benämnas föreståndare. Lagar, förordningar och universitetets regelverk gäller naturligtvis även för centrumbildningar. För reglering av en centrumbildnings verksamhet skall förutom beslutet om inrättande alltid finnas beslut avseende avtal med samarbetspartners och med finansiärer (i förekommande fall) instruktion (se vidare nedan) ordförande och ledamöter i styrelse samt förordnande för föreståndare delegationer till föreståndaren. Ordföranden i styrelsen och föreståndaren för en centrumbildning skall vara olika personer. Denna skillnad i förhållande till vad som gäller för institutioner motiveras av att centrumbildningarnas verksamhet i allmänhet går över fakultets- eller institutionsgränser eller har externa intressenter t ex andra universitet. Utvärdering, normalt extern utvärdering, skall genomföras regelbundet och skall föreligga i god tid före beslut om fortsatt verksamhet eller avveckling. Utöver centrumbildningarna finns andra enheter med styrelse (motsv) och/eller föreståndare (motsv). Dessa behandlas också i denna regelsamling och benämns vissa andra enheter. Observera att universitetsbiblioteket, universitetsförvaltningen, enheten för IT-stöd och intendenturområdena inte omfattas av denna regelsamling. Instruktionen för en centrumbildning, checklista Instruktionen skall stå i överensstämmelse med beslut fattade vid inrättandet eller vid revisioner av dessa och med eventuella avtal. Det skall framgå vem som har fastställt instruktionen och på vems uppdrag, vilken giltighetstid den har och vilket förfarande som gäller vid revidering av instruktionen. Instruktionen skall ha följande innehåll. Det som redan är reglerat genom överordnade beslut utgår ur listan. Syfte Verksamhetens inriktning Finansiering Styrelsens sammansättning (jämställdhetsplanen gäller, studentrepresentanter skall ingå om verksamheten omfattar utbildning, jävsförhållanden skall uppmärksammas etc) Hur och av vem ledamöter, ordförande och i förekommande fall vice ordförande utses inkl. vilka som nominerar Hur föreståndare och i förekommande fall ställföreträdande föreståndare utses eller tillsätts Mandattidernas längd för ordförande och styrelse samt förordnandetid för föreståndaren alternativt om föreståndarskapet ingår i en anställning Styrelsens och föreståndarens uppgifter, ansvar och befogenheter med hänvisning till delegationerna till föreståndaren, se nedan Arbetsvillkor, principer för reglering av arbetstid och ersättning för föreståndaren och ordföranden Befogenheter t ex rörande anställning och arvodering av personal och i förekommande fall procedurer vid rekrytering och anställning 4

29 UPPSALA UNIVERSITET RAPPORT UFV 2005/590 Försörjning med lokaler, TA-stöd, utrustning och annan infrastruktur Föreskrifter om avlämnande av verksamhetsberättelse, verksamhetsplan, bokslut, budget och annat underlag Ansvar för information till och från centrumbildningen Webb-adress och principer för grafisk profil då tveksamhet gäller, t ex då centrumbildningen drivs i samarbete med andra lärosäten Hur och när utvärdering skall göras Tillvägagångssätt vid förlängning av verksamheten och vid avveckling 1.3 Organisationsmodeller och delegationsordning för centrumbildningar och vissa andra enheter 1 Modell 1 med varianterna 1a, 1b och 1c: Konsistoriet 2 inrättar eller har inrättat centrumbildningen Då andra parter, t ex ett annat universitet, medverkar i centrumbildningen upprättas resp. revideras ett avtal mellan Uppsala universitet som myndighet och övriga medverkande parter. Samma gäller för strategiska forskningsprogram och kompetenscentra med extern finansiär. Avtalet kan bland annat omfatta föreskrifter om representation i styrelsen och ekonomiska åtaganden. Giltighetstid och föreskrifter för förlängning och uppsägning av avtalet skall ingå. Beslut om avveckling tas av konsistoriet. Modell 1 kommer ifråga endast för centrumbildningar av kategori C och för centrumbildningar av kategori B som har egen personal och egna upplåtelseavtal för lokaler. Modell 1a: Centrumbildningen underställs eller är underställd rektor Modell 1a innebär att rektor fastställer resp. reviderar instruktionen rektor utser ordförande och styrelse samt förordnar föreståndare kostnadsstället placeras under rektor (den första av de fem kontosiffrorna är 8) delegationer utgår från rektor till föreståndare rektor är föreståndarens chef centrumbildningen rapporterar och lämnar underlag till rektor rektor har ansvar för information till centrumbildningen. Denna organisatoriska särställning bör tillämpas endast för ett fåtal centrumbildningar, t ex för nationella enheter som Kollegiet för samhällsforskning (SCAS) och Nationellt kunskapscentrum för mäns våld mot kvinnor (NKC), som båda har egen förordning med regler bl a för hur föreståndaren utses, eller då rektors medverkan krävs av någon samverkanspart eller finansiär eller för centrumbildningar där andra särskilda skäl föreligger. Dessa skäl skall då tydligt anges. 1 Med centrumbildning menas fortsättningsvis även vissa andra enheter 2 Analogt med inrättande av institutioner. Strategiska forskningsprogram/kompetenscentra inrättas dock av rektor enligt beslut , dnr 30/96. 5

30 UPPSALA UNIVERSITET RAPPORT UFV 2005/590 Delegationsordning för modell 1a Rektor delegerar samtliga uppgifter som beskrivs i föreståndaruppdraget (avsnitt 2.2), inklusive ansvar, befogenheter och skyldigheter till föreståndare. Rektor är föreståndarens chef och har ledningsansvar gentemot denne, vilket medför ansvar för tillsyn och uppföljning av delegerade uppgifter. Föreståndare ansvarar inför rektor för föreståndaruppdragets genomförande. Om föreståndare inte är utsedd, eller om föreståndare inte utför sitt uppdrag, faller ansvaret för uppdragets genomförande på rektor. Föreståndaren får inom ramen för uppdraget och gällande lokalt regelverk delegera uppgifter till annan befattningshavare inom enheten, om inte rektor beslutat annat i särskild ordning (t ex finns vissa begränsningar i rätten att vidaredelegera beslut i personal- och ekonomiärenden). Föreståndare som har vidaredelegerat uppgifter har ledningsansvar gentemot den befattningshavare, till vilken delegation har skett, vilket medför ansvar för tillsyn och uppföljning av delegerade uppgifter. Föreståndare kan helt eller delvis återta delegation. Det förutsätts att den person, till vilken delegation har skett, har den ansvarsställning, de kvalifikationer och den insikt, som krävs för den delegerade uppgiften. Delegation skall vara skriftlig och skall överlämnas till den befattningshavare, som skall motta delegationen. Bägge parter skall underteckna delegationen. Grafisk sammanfattning av modell 1a Konsistoriet Inrättar Rektor Instruktion Delegationer till föreståndare Centrumstyrelse Föreståndare Modell 1b: Centrumbildningen underställs eller är underställd en områdes- eller fakultetsnämnd I normalfallet ingår i konsistoriets beslut om inrättande av en centrumbildning ett uppdrag, inkl. direktiv angående fastställande av instruktion mm, till en områdes- eller fakultetsnämnd 3 att centrumbildningen skall vara underställd denna. För en existerande centrumbildning kan konsistoriet på motsvarande sätt besluta att den skall underställas en områdes- eller fakultetsnämnd. Modell 1b innebär att nämnden fastställer resp. reviderar instruktionen nämnden utser ordförande och styrelse vicerektor eller fakultetsdekanus förordnar föreståndare 3 Det kan förutses att det nästan alltid är en fakultetsnämnd som får uppdraget. 6

31 UPPSALA UNIVERSITET RAPPORT UFV 2005/590 kostnadsstället placeras inom området eller fakulteten delegationer utgår från rektor via vicerektor (inom området humaniora och samhällsvetenskap dessutom eventuellt via fakultetsdekanus) till föreståndaren vicerektor eller fakultetsdekanus är föreståndarens chef centrumbildningen rapporterar och lämnar underlag till områdes- eller fakultetsnämnden nämnden har ansvar för information till centrumbildningen. Andra fakulteter eller andra lärosäten kan medverka även om centrumbildningen är underställd en områdes- eller fakultetsnämnd. Delegationsordning för modell 1b Rektor delegerar till vicerektorerna och till ordföranden i den utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden att besluta om att utse och entlediga föreståndare inom sina respektive verksamhetsområden. Vicerektor för det humanistisk-samhällsvetenskapliga vetenskapsområdet har rätt att vidaredelegera detta beslut till ordförande i fakultetsnämnd (dekanus). Rektor delegerar samtliga uppgifter (inklusive ansvar, befogenheter och skyldigheter) som beskrivs i föreståndaruppdraget(avsnitt 2.2) till vicerektorerna respektive till ordföranden i den utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden, som därpå skall vidaredelegera uppgifterna till föreståndare. Om vicerektor för det humanistisk-samhällsvetenskapliga vetenskapsområdet har vidaredelegerat beslut att utse och entlediga föreståndare för enheter inom vetenskapsområdet till dekanus skall dekanus vidaredelegera samtliga uppgifter i föreståndaruppdraget till föreståndare. Vicerektor, ordföranden i den utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden och i förekommande fall om delegation har skett, dekanus, är föreståndarens chef och har ledningsansvar gentemot denne, vilket medför ansvar för tillsyn och uppföljning av delegerade uppgifter. Föreståndare ansvarar inför vicerektor, ordföranden i den utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden eller i förekommande fall dekanus för föreståndaruppdragets genomförande. Om föreståndare inte är utsedd, eller om föreståndare inte utför sitt uppdrag, faller ansvaret för uppdragets genomförande på vicerektor, ordföranden i den utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden eller i förekommande fall dekanus. Föreståndaren får inom ramen för uppdraget och gällande lokalt regelverk delegera uppgifter till annan befattningshavare inom enheten, om inte rektor beslutat annat i särskild ordning (t ex finns vissa begränsningar i rätten att vidaredelegera beslut i personal- och ekonomiärenden). Föreståndare som har vidaredelegerat uppgifter har ledningsansvar gentemot den befattningshavare, till vilken delegation har skett, vilket medför ansvar för tillsyn och uppföljning av delegerade uppgifter. Föreståndare kan helt eller delvis återta delegation. Det förutsätts att den person, till vilken delegation har skett, har den ansvarsställning, de kvalifikationer och den insikt, som krävs för den delegerade uppgiften. Delegation skall i alla led vara skriftlig och skall överlämnas till den befattningshavare, som skall motta delegationen. Bägge parter skall underteckna delegationen. 7

32 UPPSALA UNIVERSITET RAPPORT UFV 2005/590 Grafisk sammanfattning av modell 1b Konsistoriet Inrättar Rektor Delegationer, led 1 Uppdrag Områdesnämnd/ Fakultetsnämnd Vicerektor/ Dekanus Delegationer, led 2 till föreståndare Instruktion Centrum- styrelse Föreståndare Modell 1c: Centrumbildningen underställs eller är underställd en institutionsstyrelse I konsistoriets beslut om inrättande av en centrumbildning kan ingå ett uppdrag till en områdes- eller fakultetsnämnd att centrumbildningen skall vara underställd en institutionsstyrelse under nämnden samt att nämnden skall ge uppdrag till denna institutionsstyrelse att fastställa instruktion mm. För en existerande centrumbildning kan konsistoriet på motsvarande sätt besluta att den skall underställas en institutionsstyrelse. Modell 1c innebär att institutionsstyrelsen fastställer resp. reviderar instruktionen institutionsstyrelsen utser ordförande och styrelse prefekten förordnar föreståndare ett underkostnadsställe alternativt en projektgrupp inrättas på institutionen delegationer utgår från rektor via vicerektor (inom området humaniora och samhällsvetenskap dessutom eventuellt via fakultetsdekanus) och prefekt till föreståndaren prefekten är föreståndarens chef centrumbildningen rapporterar och lämnar underlag till institutionsstyrelsen som rapporterar till områdes- eller fakultetsnämnden som i sin tur rapporterar till rektor institutionsstyrelsen har ansvar för information till centrumbildningen. Andra institutioner, fakulteter och lärosäten kan medverka även om centrumbildningen är underställd en institutionsstyrelse. Denna organisatoriska ställning ger långa delegationskedjor och bör tillämpas med restriktivitet. Dock kan den vara lämplig för tidsbegränsade forskningsprogram eller kompetenscentra som är naturligt knutna till en institution och där finansiären förutsätter rektors medverkan i samband med avtal mm. 8

33 UPPSALA UNIVERSITET RAPPORT UFV 2005/590 Delegationsordning för modell 1c Rektor delegerar till vicerektorerna och till ordföranden i den utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden att besluta om att utse och entlediga föreståndare inom sina respektive verksamhetsområden. Vicerektor för det humanistisk-samhällsvetenskapliga vetenskapsområdet har rätt att vidaredelegera detta beslut till ordförande i fakultetsnämnd (dekanus). Rektor delegerar samtliga uppgifter (inklusive ansvar, befogenheter och skyldigheter) som beskrivs i föreståndaruppdraget (avsnitt 2.2) till vicerektorerna respektive till ordföranden i den utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden, som därpå skall vidaredelegera uppgifterna till prefekt. Om vicerektor för det humanistisk-samhällsvetenskapliga vetenskapsområdet har vidaredelegerat beslut att utse och entlediga föreståndare för enheter inom vetenskapsområdet till dekanus skall dekanus delegera samtliga uppgifter i föreståndaruppdraget till prefekt. Prefekt har i sin tur rätt att vidaredelegera uppgifter enligt föreståndaruppdraget till föreståndare. Prefekten är föreståndarens chef och har ledningsansvar gentemot denne, vilket medför ansvar för tillsyn och uppföljning av delegerade uppgifter. Föreståndare ansvarar inför prefekt för föreståndaruppdragets genomförande. Om delegation inte har skett, om föreståndare inte är utsedd, eller om föreståndare inte utför sitt uppdrag, faller ansvaret för uppdragets genomförande på prefekt. Delegation skall i alla led vara skriftlig och skall överlämnas till den befattningshavare, som skall motta delegationen. Bägge parter skall underteckna delegationen. Föreståndare för centrumbildning som är underställd institution får inte vidaredelegera uppgifter till annan befattningshavare inom enheten. Grafisk sammanfattning av modell 1c Konsistoriet Rektor Inrättar Delegationer, led 1 Uppdrag Områdesnämnd/ Fakultetsnämnd Vicerektor/ Dekanus Uppdrag Delegationer, led 2 till prefekten Institutionsstyrelse Prefekt Instruktion Delegationer, led 3 till föreståndaren Centrumstyrelse Föreståndare 9

34 UPPSALA UNIVERSITET RAPPORT UFV 2005/590 Modell 2 med varianterna 2a och 2b: Områdes- eller fakultetsnämnd 4 inrättar eller har inrättat en centrumbildning Inrättandet kan vara baserat på överenskommelser mellan fakulteter eller institutioner. Dessa kan bland annat omfatta föreskrifter om representation i styrelsen eller ekonomiska åtaganden. Giltighetstid och föreskrifter för förlängning och uppsägning av överenskommelserna skall ingå. Beslut om avveckling tas av områdes- eller fakultetsnämnden. Områdes- eller fakultetsnämndens befogenheter om inrättande gäller endast centrumbildningar av typ A (forum) och B (program) som inte har egen personal och egna upplåtelseavtal för lokaler. Av detta skäl är det nödvändigt att centrumbildningen knyts till en värdinstitution. Med denna träffas en överenskommelse om lokalfunktioner inkl. säkerhet, TA-tjänster, infrastruktur och eventuella andra förutsättningar för anknytningen samt kostnaderna för värdinstitutionens tjänster. Modell 2a: Centrumbildningen underställs eller är underställd områdes- eller fakultetsnämnden Områdesnämnden eller fakultetsnämnden träffar de eventuella överenskommelser t ex med andra fakulteter som behövs. Om andra myndigheter medverkar träffas erforderliga avtal av Uppsala universitet. Modell 2a innebär att områdes- eller fakultetsnämnden fastställer resp. reviderar instruktionen områdes- eller fakultetsnämnden utser ordförande och styrelse vicerektor eller fakultetsdekanus förordnar föreståndare delegationer utgår från vicerektor eller fakultetsdekanus till föreståndaren så att de kompletterar delegationerna till värdinstitutionens prefekt avseende centrumbildningens lokaler mm enligt ovan (förutsätter att vicerektor eller fakultetsdekanus fått motsvarande delegationer från rektor ) vicerektor eller fakultetsdekanus är föreståndarens chef ett underkostnadsställe inrättas inom området eller fakulteten centrumbildningen rapporterar och lämnar underlag till områdes- eller fakultetsnämnden områdes- eller fakultetsnämnden har ansvar för information till centrumbildningen. Delegationsordning för modell 2a Vicerektorerna respektive ordföranden i den utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden skall delegera samtliga uppgifter (inklusive ansvar, befogenheter och skyldigheter) som beskrivs i föreståndaruppdraget (avsnitt 2.2) till föreståndare. Om vicerektor för det humanistisk-samhällsvetenskapliga vetenskapsområdet har vidaredelegerat beslut att utse och entlediga föreståndare för enheter inom vetenskapsområdet till dekanus skall dekanus vidaredelegera samtliga uppgifter i föreståndaruppdraget till föreståndare. Vicerektor, ordföranden i den utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden och i förekommande fall om delegation har skett, dekanus, är föreståndarens chef och har ledningsansvar gentemot denne, vilket medför ansvar för tillsyn och uppföljning av delegerade uppgifter. Föreståndare ansvarar inför vicerektor, ordföranden i den utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden eller i förekommande fall dekanus för föreståndaruppdragets genomförande. Om föreståndare inte är utsedd, eller om föreståndare inte utför sitt uppdrag, faller ansvaret för uppdragets genomförande på vicerektor, ordföranden i den utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden eller i förekommande fall dekanus. 4 Normalt en fakultetsnämnd 10

35 UPPSALA UNIVERSITET RAPPORT UFV 2005/590 Föreståndaren får inom ramen för uppdraget och gällande lokalt regelverk delegera uppgifter till annan befattningshavare inom enheten, om inte rektor beslutat annat i särskild ordning (t ex finns vissa begränsningar i rätten att vidaredelegera beslut i personal- och ekonomiärenden). Föreståndare som har vidaredelegerat uppgifter har ledningsansvar gentemot den befattningshavare, till vilken delegation har skett, vilket medför ansvar för tillsyn och uppföljning av delegerade uppgifter. Föreståndare kan helt eller delvis återta delegation. Det förutsätts att den person, till vilken delegation har skett, har den ansvarsställning, de kvalifikationer och den insikt, som krävs för den delegerade uppgiften. Delegation skall i alla led vara skriftlig och personlig och skall överlämnas till den befattningshavare, som skall motta delegationen. Bägge parter skall underteckna delegationen. Grafisk sammanfattning av modell 2a Områdesnämnd/ Fakultetsnämnd Vicerektor/ Dekanus Inrättar Delegationer till föreståndaren Instruktion Centrumstyrelse Föreståndare Modell 2b: Centrumbildningen underställs eller är underställd en institutionsstyrelse I områdes- eller fakultetsnämndens beslut om inrättande av en centrumbildning kan ingå ett uppdrag, inkl. direktiv angående fastställande av instruktion mm, till en institutionsstyrelse att centrumbildningen skall vara underställd denna. För en existerande centrumbildning kan nämnden besluta att centrumbildningen skall underställas en institutionsstyrelse. Modell 2b innebär att institutionsstyrelsen fastställer resp. reviderar instruktionen institutionsstyrelsen utser ordförande och styrelse prefekten förordnar föreståndare ett underkostnadsställe alternativt en projektgrupp inrättas på institutionen delegationer utgår från vicerektor eller fakultetsdekanus via prefekten till föreståndaren (detta förutsätter att vicerektor eller fakultetsdekanus fått dessa delegationer från rektor) prefekten är föreståndarens chef centrumbildningen rapporterar och lämnar underlag till institutionsstyrelsen som i sin tur rapporterar till områdes- eller fakultetsnämnden institutionsstyrelsen har ansvar för information till centrumbildningen. 11

36 UPPSALA UNIVERSITET RAPPORT UFV 2005/590 Delegationsordning för modell 2b Vicerektorerna respektive ordföranden i den utbildningsvetenskapliga fakultetsnämnden skall delegera samtliga uppgifter (inklusive ansvar, befogenheter och skyldigheter) som beskrivs i föreståndaruppdraget till prefekt. Om vicerektor för det humanistisk-samhällsvetenskapliga vetenskapsområdet har vidaredelegerat beslut att utse och entlediga föreståndare för enheter inom vetenskapsområdet till dekanus skall dekanus delegera samtliga uppgifter i föreståndaruppdraget till prefekt. Prefekt har rätt att i sin tur vidaredelegera samtliga uppgifter enligt föreståndaruppdraget till föreståndare. Prefekten är föreståndarens chef och har ledningsansvar gentemot denne, vilket medför ansvar för tillsyn och uppföljning av delegerade uppgifter. Föreståndare ansvarar inför prefekt för föreståndaruppdragets genomförande. Om delegation inte har skett, om föreståndare inte är utsedd, eller om föreståndare inte utför sitt uppdrag, faller ansvaret för uppdragets genomförande på prefekt. Delegation skall i alla led vara skriftlig och skall överlämnas till den befattningshavare, som skall motta delegationen. Bägge parter skall underteckna delegationen. Föreståndare för centrumbildning som är inrättad av områdes-/fakultetsnämnd och underställd institution får inte vidaredelegera uppgifter till annan befattningshavare inom enheten. Grafisk sammanfattning av modell 2b Områdesnämnd/ Fakultetsnämnd Vicerektor/ Dekanus Inrättar Delegationer, led 1 Uppdrag Institutionsstyrelse Prefekt Instruktion Delegationer, led 2 till föreståndaren Centrumstyrelse Föreståndare 12

37 UPPSALA UNIVERSITET RAPPORT UFV 2005/590 Modell 3: Institutionsstyrelse inrättar eller har inrättat en centrumbildning Inrättandet kan vara baserat på överenskommelser med andra institutioner. Dessa kan bland annat omfatta föreskrifter om representation i styrelsen eller ekonomiska åtaganden. Giltighetstid och föreskrifter för förlängning och uppsägning av överenskommelserna skall ingå. Beslut om avveckling tas av institutionsstyrelsen. Institutionsstyrelsens befogenheter om inrättande gäller endast centrumbildningar av typ A (forum). Modell 3 innebär att institutionsstyrelsen fastställer resp. reviderar instruktionen institutionsstyrelsen utser ordförande och styrelse prefekten förordnar föreståndare ett underkostnadsställe alternativt en projektgrupp inrättas på institutionen delegationer utgår från prefekten till föreståndaren i den mån de inte framgår av instruktionen (detta förutsätter att prefekten fått dessa delegationer) prefekten är föreståndarens chef centrumbildningen rapporterar och lämnar underlag till institutionsstyrelsen institutionsstyrelsen har ansvar för information till centrumbildningen Delegationsordning för modell 3 Prefekt delegerar samtliga uppgifter som beskrivs i föreståndaruppdraget (inklusive ansvar, befogenheter och skyldigheter) till föreståndare. Prefekt har ledningsansvar gentemot föreståndare, vilket medför ansvar för tillsyn och uppföljning av delegerade uppgifter. Föreståndare ansvarar inför prefekt för föreståndaruppdragets genomförande. Om föreståndare inte är utsedd, eller om föreståndare inte utför sitt uppdrag, faller ansvaret för uppdragets genomförande på prefekt. Delegation skall vara skriftlig och skall överlämnas till den befattningshavare, som skall motta delegationen. Bägge parter skall underteckna delegationen. Föreståndare för centrumbildning som är underställd institution får inte vidaredelegera uppgifter till annan befattningshavare inom enheten. Grafisk sammanfattning av modell 3 Institutionsstyrelse Prefekt Delegationer till föreståndaren Instruktion Centrumstyrelse Föreståndare 13

38 UPPSALA UNIVERSITET RAPPORT UFV 2005/590 2 Uppgifter för styrelse och föreståndare 2.1 Styrelsens uppgifter Styrelsen för enheten skall ha inseende över enhetens angelägenheter och ansvara för att dess uppgifter enligt instruktionen fullgörs verka för goda arbetsförhållanden och för ett gott samarbete inom enheten verka för att verksamhet av hög kvalitet skall kunna bedrivas Styrelsen skall besluta om enhetens interna organisation inkl. förekomsten av rådgivande och beredande organ enhetens budget verksamhetsberättelse och underlag inför universitetets verksamhetsplanering viktigare föreskrifter för verksamheten inom enheten liksom handlingsplaner för exempelvis arbetsmiljö och jämställdhet i förekommande fall riktlinjer för disposition av lokaler och andra materiella resurser i förekommande fall riktlinjer för anordnande av undervisning och prov i förekommande fall beslut om att inleda rekrytering av tillsvidareanställningar i förekommande fall förslag om uppdrag som föreståndare och biträdande föreståndare åtgärder med anledning av skrivelser från överordnade organ t.ex. revisionsrapporter frågor som föreståndaren hänskjuter till styrelsen frågor i övrigt av principiell vikt För styrelsens sammanträden bör gälla: Styrelsen skall sammanträda minst en gång per termin enligt en plan som fastställs årsvis. Kallelse skall utgå senast en vecka före sammanträdet, såvida inte synnerliga skäl föranleder annat. Styrelsen är beslutsför när fler än hälften, inklusive ordföranden, är närvarande. Beslut fattas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Beslutsprotokoll skall föras och justeras av ordföranden jämte den ledamot som därtill utsetts 2.2 Föreståndaruppdraget Föreståndarens övergripande uppgifter är att verka för att verksamhet av hög kvalitet bedrivs inom enheten i enlighet med avtal och instruktioner för enheten samt mot för enheten uppställda mål, att främja enhetens samverkan med universitetet i övrigt, att disponera enhetens personal och resurser på ett effektivt och ändamålsenligt sätt i enlighet med gällande föreskrifter, att utveckla en god anda och kreativ miljö för alla anställda liksom för gästforskare vid enheten, 14

39 UPPSALA UNIVERSITET RAPPORT UFV 2005/590 att verka för hela universitetets utveckling och därvid vara en del av universitetets ledningsorganisation, se till att allmänhetens och andras kontakter med universitetet underlättas genom god service och tillgänglighet, genom information och genom ett klart och begripligt språk i skrivelser och beslut, att verka för god intern styrning och kontroll av verksamheten Föreståndaren skall inom ramen för uppdraget fullgöra de åligganden som enligt högskolelagen, högskoleförordningen, verksförordningen, lagen om likabehandling av studenter och övrig lagstiftning ankommer på rektor, inom sitt ansvarsområde fullgöra arbetsgivarens skyldigheter enligt gällande lagar och avtal på arbetsrätts- och arbetsmiljöområdena, inom sitt ansvarsområde fullgöra de skyldigheter som åvilar universitetet enligt miljölagstiftningen, fullgöra de skyldigheter som åvilar personuppgiftsansvarig enligt personuppgiftslagstiftningen, i förekommande fall fullgöra de skyldigheter som åvilar den som har tillstånd enligt djurskyddslagstiftningen att använda djur för vetenskapliga ändamål, i förekommande fall inom sitt ansvarsområde fullgöra de skyldigheter som åvilar universitetet enligt biobankslagstiftningen i förekommande fall i egenskap av forskningshuvudman fullgöra de skyldigheter som åvilar Uppsala universitet enligt etikprövningslagstiftningen. Utöver vad som regleras i författningar och kollektivavtal tillkommer ansvaret för att lokala beslut, riktlinjer, anvisningar och instruktioner följs. Förteckning över författningar samt universitetets riktlinjer och lokala beslut återfinns i avsnitt 4.3. Föreståndaransvaret indelas i ansvarsområden som beskrivs nedan. Föreståndare vid enhet som inte har styrelse ansvarar även för de ledningsfunktioner som annars åvilar styrelser (se avsnitt 4.1). Observera att brister i ansvaret i form av fel eller försummelse kan medföra påföljder och skadeståndsansvar enligt lag. 3 Bilaga: Lägesrapport för centrumbildningar och andra enheter med styrelse (motsv) och/eller föreståndare (motsvarande), maj 2007 Separat dokument 15

40

41

42

43