Lathund för lagledarmöte Protokoll fört vid lagledarmöte Tävlingsledare Banchef Plogpatrull Portdomarchef...

Transkript

1 Tävlingsorganisation Innehållsförteckning Lathund för lagledarmöte... 2 Protokoll fört vid lagledarmöte... 4 Tävlingsledare... 5 Banchef... 6 Plogpatrull... 8 Portdomarchef... 8 Portdomare... 9 Starter Startinropare Materialansvarig Tävlingssekreterare + medhjälpare Tidtagare Speaker Bansättare Prisansvarig

2 Lathund för lagledarmöte Aktivitet Tävlingsledaren Tävlingsledaren presenterar sig och hälsar de närvarande välkoman till Bjursås IK Alpin och dagens ar. Tävlingsledaren fyller i protokollet för lagledarmöte. Rapportera resultatet av lagledarmötet till speaker via protokoll från lagledarmötet. Anslå på anslagstavlan. Huvudfunktionärer Presenterar och namnger huvudfunktionärer som: 3:e jurymedlem, banchef, bansättare, portdomarchef, ssekreterare, tidtagare, speaker, läkare eller sjukvårdare, var de kommer att befinna sig. Starten Presentera vem som är starter. Vilket startkommando som gäller. Meddela även att startlista finns anslaget på anslagstavlan vid starten. Klubbrepresentation Upprop, vilka klubbar är närvarande på lagledarmötet? Detta för att säkerställa att alla klubbar får nödvändig information. Jury Lagledarmötet väljer 3:e jurymedlem. Vid fart är alltid TD 3:e jurymedlem. Presentation av sjury: sledare, 3:e jurymedlem och banchef. Protesttid Föreslå att protesttid är 15 minuter efter sista åkare kommit i mål. Detta ska anslås på anslagstavlan vid målhuset. Regler Informera/diskutera vilka regler som ska gälla för dagen. Anpassa regler efter typ av och yttre förutsättningar som banans utformning, lag och väder. Kanske ska det tillämpas storslalomregler beträffande fall/klättring även om man håller en Super-G? ens bana Tala om banans data som: Antalet portar, typ av käpp, längd, höjdskillnad, nätning, snödjup, saltning. När vi har två banor i backen meddela vilken klass som åker i vilken bana. Delge tankar om ev. omsättning. Besiktning Beskriv hur och när banan får besiktigas, t.ex. hasning i banan eller stickbesiktning. Meteorologiska data Tala om vad temperaturen är, vilket väder det kommer att vara sdagen. Beskriv om saltning behöver utföras och när det görs. Egna anteckningar 2

3 Aktivitet Preparering av banan Beskriv hur banpatrull kommer att jobba. Förklara att inga andra än funktionärer får vara i banan. Om arrangören har önskemål att få hjälp av föräldrar/ledare med plogning/hasning, förklara då hur ni vill att det ska fungera. Tävlingsklockan Tävlingsklockans display är placerad på målhuset. Meddela vad sklockan visar för aktuell tid. Föråkare Tala om hur många föråkare det blir. Ibland vill vi ha föråkare från annan klubb. Första åket slut paus Tala om den beräknade tiden då sista åkare beräknas gå i mål. Tala om hur länge det är paus/lunch och när åkare måsta vara klara inför andra åket. Andra åket Tala om när det andra åket börjar kl. Beskriv vilken regel som gäller för startordning av andra åket. Får brutna/diskade starta i andra åket? På vilken startposition i så fall? Priser/prisutdelning Tala om när och var prisutdelningen är. Ange antalet priser i varje klass. Ibland så delas sakpriser ut i målfållan, så tala om detta i så fall. Ta prisutdelning så snart som möjligt efter protesttidens (15 min) utgång. Information Information om arrangemanget erhåller man från anslagstavlan. Startlistor anslås på anslagstavla vid starten. Resultatlista anslås på anslagstavla vid målhuset. Förklara att speaker löpande kommer att informera åkarna om tider mm. Tävlingsledarens placering Förklara var du som sledare kommer att stå. Funktionärsvästar Förklara vilken märkning (t.ex. funktionärsvästar) funktionärerna har en. Övriga frågor Fråga om det finns övriga frågor, annars avsluta och förklara att en kan börja. Egna anteckningar 3

4 Protokoll fört vid lagledarmöte Datum: Kl.: Tävlingsnummer: Tävlingsnamn: Juryn består av: Namn Tävlingsledare: Namn Banchef: Namn 3:e jurymedlem: Protesttid i minuter är: Uppehåll mellan 1:a och 2:a åket i tid är: Startordning i första åket är: Startordning i andra åket är: Antal banor: Antal portar bana 1: Antal portar bana 2: Prepareringspauser mellan åkare i minuter är: Antal priser: Övriga fattade beslut vid lagledarmötet: Ort och datum: Namntäckning sledare: Namntäckning 3:e jurymedlem: Namntäckning ssekreterare: Anslaget på officiella anslagstavlan kl.: 4

5 Tävlingsledare Kontakta banchef, portdomarchef, speaker, tidtagare, ssekreterare så att du vet att de kommer och har allt kontroll Kontakta Bjursås Ski Center och informera om att vi kommer att ha. BSC är informerade sedan tidigare, men påminn Tävlingsmöte med huvudfunktionärer för genomgång av detaljer för en Kontrollera att radioapparater är testade och klara Kontakta BSC om pistning av backe alternativt bygga hopp Kontrollera med tidtagare att anmälningsfilen är hämtad från IdrottOnline. Kontrollera att lottningen är gjord och att startlistor är framtagna när anmälningstiden gått ut Kontrollera med banchef om utrustningen är OK som käppar, flaggor, start- och målutrustning avspärrning med nät Kontrollera med portdomarchef att bemanning med portdomare är klart Kontrollera med ssekreterare att nummerlappar är sorterade och genomgångna Kontrollera med klubbens kassör hur anmälan ska betalas. Faktura? anmälan? anmälningsavgift? Etc. Meddela alla funktionärer samlingstid för sdagen Kontakta prisansvarig så att priser är på plats Kontakta 3:e jurymedlem (väljs från annan klubb, dock senast på lagledarmötet) Samling av funktionärer som 3:e jurymedlem, banchef, portdomarchef, ssekreterare för genomgång av läget Utdelning av radioapparater. Följande ska ha radioapparat: Tävlingsledare, banchef, starter, sekretariat, portdomarchef, 3:e jury, TD Lagledarmöte, se lathund för lagledarmöte Föra lagledarprotkoll. Lämna till sekretariat

6 Tävlingsledare 3 1 Dela ut identifikation, funktionärsvästar Utvärdering av en med banchef, portdomarchef, sekretariat, data/tidtagningsansvarig Har pressansvarig lämnat resultat till pressen? Banchef Ta kontakt med Bjursås Ski Center (BSC) angående pistning etc. Kontrollera att banpatrullen är rättad och kommer Kontrollera att föråkare är rättade och kommer Kontrollera med materialansvarig att all utrustning finns och att den fungerar. T.ex. käpp, nät, skruvjärn, flaggor, plastband för avspärrning, start- och målutrustning, skrapor, spadar, snöslädar, färg och färgsprutor m.m. Behövs det lånas nät? Nätpol? Finn salt om sådant skulle behövas? Beställa? Kolsyresnö/vatten för att frysa fast käppar? Se till att starthus och ramp är fyllt med snö och preparerat Sätta banan tillsammans med bansättare Se till att det finns medhjälpare för att sätta bana Se över om avspärrningar, säkerhetsnät eller om madrasser behövs Samla banpatrullen och dela in den i grupper meddela hur prepareringen ska göras och hur ofta Dela ut identifikation (funktionärsvästar) till banpatrullen 6

7 Banchef Genomgång med starter om vilka startkommandon som gäller för dagen Sätta upp portflaggor vid storslalom, super G och störtlopp Numrera portarna i ytterkäppen om det är portar. Portarna numreras från start till mål Märka ut mållinje om det behövs t.ex. hopp Bygga nödvändiga avspärrningar som hindrar passage genom mål för andra tävlande och som bakom mål ger god plats för uppbromsning Sätta upp reservkäppar längs banan på lämpliga ställen Kommunikation med sledaren via radio dagen Löpande preparera banan och kontrollera att käppar sitter fast. Särskilt viktigt att vid behov sätta banpatrullen i arbete även i pausen så att banan är klar till andra åket Löpande byta ut skadade käppar Banan får inte rivas förrän protesttiden löpt ut Banchefen får inte lämna splatsen förrän protesttiden utgått och eventuella protester behandlats Banchefen ska utvärdera en tillsammans med sledare Banchefen ska: Se till att backen är preparerad för. Ordna avspärrningar av startområdet och målområdet och eventuellt hela banan. Ordna med en/flera plogpatruller för håll/preparering av banan. Han/hon bestämmer också när preparering ska ske, t.ex. efter var 10:e åkare. Ansvara för säkerheten runt sbanan. 7

8 Plogpatrull Plogpatrullen jobbar på uppdrag av banchef, så var lyhörd. Beroende på snötillgång, väder och lag kommer behovet av antalet personer i plogpatrullen att variera. Dåliga förhållanden = många personer (8-10 st.), bra förhållanden = färre personer. Vi ska alltid förbereda oss och organisera för sämsta tänkbara väder. Plogning, av samlad patrull, sker efter varje klass eller om det varit många i klassen, efter ett visst antal åkare. Plogning bör även ske löpande, några portar åt gången, av varje deltagare i patrullen. Med andra ord, plogning utförs oavbrutet hela tiden en. Det innebär att man måste ha koll på åkarna hela tiden så man inte hamnar i vägen. Fördelen med det här är att risken att det ska hinna bli några större skador vid portarna minskar då hållet sker kontinuerligt. Skulle det bli skador vid endast en eller några svängar kan man koncentrera plogningen till just de ställena, lägga extra krut just där. Plogpatrullen kan också ta hjälpa av de rakor/spadar som finns utställda efter banan. Pordomarna hjälper banpatrullen med lag och lösa flaggor etc. Det bör finnas rakor och skovlar i deras närhet. Under, då åkare kommer ganska tätt, ska portvakterna i huvudsak koncentrera sig på att åkarna passerar portarna rätt. Portvakterna ska inte springa fram och tillbaks mellan åkarna och kratta vid portarna ens gång, detta är banpatrullens uppgift. Vi måste också vara beredda på att det kan krävas jobb med laget mellan åken (i pausen). Anledningen kan vara skador eller vallar som måste åtgärdas. Beslutar man staka om banan kan det bli en hel del banarbete i pausen. Portdomarchef Kontrollera med alla portdomare att de är rättade och kommer. Det är portdomarnas ansvar att rapportera frånfälle i god tid och försöka hitta en ersättare Kontrollera att det finns portdomarprotokoll, portdomarvästar, varningsflaggor, portdomarinstruktioner och pennor Samla portdomargruppen och meddela vilka regler som gäller, t.ex. angående klättring eller rundning av käpp Beskriv hur det ska dokumenteras på portdomarprotokollet vid diskning 8

9 Portdomarchef Dela ut identifikation (funktionärsvästar) till alla portdomare Dela ut portdomarprotokoll till alla portdomare Fördela portar till portdomare i god tid Se till att portdomare har skrapor och spadar Meddela att portdomare ska vara på sin plats i god tid (30 minuter) start Portdomare lämnar inte sin post förrän portdomarchef ger klartecken Portdomarprotokollen samlas in av portdomarchefen efter varje åk och lämnas till sekretariatet Vid stopp så är det endast sledaren som får starta en igen Portdomarchefen och portdomarna får inte lämna splatsen förrän protesttiden har gått ut och eventuella protester behandlats Portdomare Portdomarna utses av sansvarig och portdomarchef. Deras uppgift och ansvar är: Sköta det ansvar man har blivit tilldelad. Med det menas att om du får förhinder så ska du snarast själv ordna med en ersättare. Du ska även rätta portdomarchefen så fort som möjligt om du har förhinder. Vara domare! Om inte banprepareringen påverkar dig som domare så kan du vara behjälplig med käppresning och preparering. Annars lämnar du detta arbete till banpatrullen. Du har ansvar för att informera dig om gällande regler. Är du osäker på uppgiften, tag kontakt med pordomarchefen i god tid så att han/hon kan informera dig. Infinna dig i god tid på sdagen. Delta i portdomarmöte på smorgonen. Då får du gällande inforation för dagen och möjlighet att ställa frågor om ditt uppdrag. Dokumentera eventuella diskningar i portdomarprotokollet. Notera startnummer, diskningsorsak vid vilket portnummer diskningen gjordes. dast meddela ev. diskningar till portdomarchef. Vara placerad med bra överblick på sina portar. 9

10 Inte skymma sikten för de tävlande. Hålla obehöriga borta, vänligt men bestämt. Under inga omständigheter lämna din plats pågående utan att ha varit i kontakt med portdomarchefen för att ordna ersättare. Inte lämna din post förrän det att portdomarchefen samlat in protokollen och gett klartecken för portdomare att lämna din post. Stå till juryns förfogande tills protesttiden gått ut. Varje portdomare ska vara utrustad med följande material: Kratta och/eller spade Pordomarprotokoll Pennor Funktionärsväst Starter Kontrollera att headset fungerar Kontrollera att startgrind och kablar är komplett och testade Hämta funktionärsidentifikation (funktionärsväst). Kontrollera med tidtagningen vilka kontakter som ska användas för kablage till headset och startgrind. Kontrollera att du har kontakt via headset med tidtagaren Kontrollera att startgrinden sitter rätt och stadigt, högst 0,5 meter över snön. Avståndet mellan stolparna ska vara ca 0,6 meter Kontrollera att de startande kan stå still utan att komma åt grinden Kontrollera att det finns bra fäste för stavarna Var på plats i god tid innan start för kontroll att allt fungerar Gör provstarter mot tidtagningen som också testar målgång 10

11 Starter Hämta startlistor i god tid start Kontrollera hur många föråkare det är namn på dessa Kontrollera att du och startinropare är samordnade och har koll Kontrollera hur starten ska hållas vid t.ex. käppbrott eller fall Kontrollera med tidtagare hur startordningen är för andra åket Kommandon en med tidtagare: Nr 1 i banan och nr 2 på start, nr 2 i banan och nr 3 på start. Startkommandon till tävlande är vid störtlopp, super-g, storslalom: 10 sek gå. Startkommando till tävlande vid slalom: 10 sek färdiga gå När tidtagare säger att det är klart för start, kör igång! Se till att stargrind, stavfästen och startplatsen är OK inför andra åket Hämta startlistor inför andra åket När sledaren ger klartecken och tidtagare säger att det är klart för start, kör igång sista åkaren åkt sitt åk, stanna kvar på starten och invänta besked om ev. omstarter 11

12 Startinropare Hämta funktionärsidentifikation (funktionärsväst) Var på plats i god tid innan start för kontroll att allt fungerar t.ex. inhägnad för startande Sätt upp anslagstavla för uppsättande av startlistor Hämta startlistor för åk ett i god tid innan första start Kontrollera att du och starter är samordnade och har koll på allt Innan start ropa in startande så att de är klara och står på led i startordning Löpande en ropa in startande så att de står på led startordning Kontrollera med starter hur startordningen är för andra åket Hämta startlistor inför andra åket och anslå den på anslagstavlan vid start Innan start av andra åket ropa in startande så att de är klara och står på led i startordning som gäller inför andra åket Löpande en ropa in startande så att de står på led i startordning som gäller för andra åket 12

13 Materialansvarig materialansvarig är en eller flera personer som jobbar med material hela säsongen. I gruppen kan gärna tidtagningsansvarig ingå. Materialgruppen som jobbar mer och efter arna kan ha ansvar för följande: Att innan säsongsstart ha kontrollerat att alla ledningar är OK och att allt material är intakt Att se över materialbehovet inför klubbens ar o Käppar o Kilar o Avspärrningar, nät och band o Startbrygga/starthus, startplattor för stavar o Målområde med avspärrningar o Verktyg till portdomare o Kablar till start, mål och ljudanläggning o Högtalare o Kommunikationsradio o Markeringsfärg o Material för numrering av portar o Portdomarprotokoll, pennor och skrivlägg o Skruvjärn o Borrmaskiner, borr och laddning o Reklammaterial t.ex. banderoller o Anslagstavlor 13

14 Tävlingssekreterare + medhjälpare Bokar liftkort för 3:e jury TD Ta i god tid kontakt med tidtagare angående startlistor så att ni hinner kopiera dessa dagen innan Från tidtagare hämtas även plocklistor Sortera nummerlappar klubbvis och se till att plocklista, startlista finns för varje klubb Se till att program, startlist delas ut alternativt säljs Skylta sområdet så att deltagare enkelt kan hitta lokal för sjukvård, nummerlappar, information etc. Kopiera upp startlistor till nummerlappsutdelningen (minst två per klubb) nummerlappsutdelningen ska sekreteraren ta emot och registrera ev. strykningar och efteranmälningar. Dessa ska redovisas till tidtagare inom kort. När strykningar och efteranmälningar är klara så ska den startlistan ersätta den tidigare fastställda anslås Vara kommunikationslänken mellan sekretariat och tävlande, föräldrar och publik. Viktigt att du/ni är utrustade med kommunikationsradio så att det går snabbt att nå er vid behov och att ni kontinuerligt kan ta dela v den information som sprids över komradio. Se till att aktuella starlistor kopieras och sprids till: starter, uppropare, pordomarchef (10 st.), sledare, banchef, speaker och sjukvårdare Anslå resultat löpande för varje grupp Behjälpliga med förberedelser för prisutdelning med bord och priser Ta av alla nummerlappar i målfållan efter 2:a åket Behjälpliga med prisutdelningen Sortera alla nummerlappar i nummerordning 14

15 Tidtagare Kontrollera hur tidtagningen fungerar Fungerar s-pc Ladda hem aktuell alpin punktlista från IdrottOnline (gäller även ungdomsar) och anmälningsfil efter sista anmälningsdag Är sklockor testade och fungerar med start och mål Framtagning av original startlistor till tävlande och ansvariga för nummerlappsutdelningen (även klubblistor ) Registrering av efteranmälda och strykningar. Nya originallistor till ssekreterare för kopiering Tidtagning av alla åkare Kommunikation med starter Framtagning av resultatlistor som överlämnas till ssekreteraren Speaker Kolla ljudanläggningen i god tid en. Behövs det extra högtalare t.ex.? Kontrollera hur utrustningen fungerar och hur man justerar ljudvolymen Finns musikband/cd osv. Tänk på målgrupp Var på plats tidigt för att testa ljudvolym. Hörs det i hela backen? Hämta startlista Vid större evenemang, låna in en DJ Gör gärna research på klubbar och åkare 15

16 Speaker Följande bör alltid meddelas: Åkaren hälsas välkomna Var hämtas nummerlappar och liftkort Beskriv vilka faciliteter det erbjuds: kafeteria, värmestuga, sjukvård, toaletter etc. Läsa upp vilka som är huvudfunktionärer Uppmärksamma åkarna på liftregler och vikten av att detta funkar Be åkare att ta sina uppvärmningsåk i annan backe än sbacken Meddela vad sklockan är Meddela tider för: lagledarmöte, besiktning, första start, paus, andra start Meddela temperaturer och ev. prognoser Gör reklam för servering Be lagledare meddela strykningar Kalla till lagledarmöte (stäng av musik lagledarmöte) Ange tider för när funktionärer ska vara på plats Meddela strykningar och efteranmälningar Presentera föråkare och påminn om att vara på plats i tid Informera om sponsorer Beslut från lagledarmöte läses upp Ange sklockan med jämna mellanrum Meddela startordning för första och andra åket Kalla åkare till start Ange tid för när ev. diskningsprotokoll anslås, vilka som ev. finns med på diskningsprotokollet Åkare namn från klubb har startat och åkare namn från klubb står på start Meddela tid för åkare som gått i mål, upprepa måltiden. Tänk på att åkaren gärna vill höra tiden också, så vänta gärna om möjligt en kort stund så att åkaren hinner stanna upp Meddela placering 16

17 Speaker Läs de främsta placeringarna när det är avbrott eller klassbyte Ange tid för prisutdelning och var den äger rum. Ange även vad prisbordet kan bestå i, t.ex. pokaler, varupriser etc. Tacka åkare och åskådare för en trevlig sdag Bansättare Bansättaren utses av sledningen och ska: Se till att nödvändigt material finns tillgängligt Vara ansvarig för att ordna med egna medhjälpare till bansättningen Meddela sledaren antalet portar när banan har satts och är klar Tillsammans med banchefen bestämma vart man placerar reservkäppar och reservflaggor etc. Ha kännedom om vilka regler som gäller (se Tävlingsregler Alpint ) Tänka på åkarnas säkerhet vid bansättning Prisansvarig Prisansvarig för hela säsongen utses tidigt hösten för kommande ssäsong. Prisansvarig är ansvarig för liga ar året. Prisansvarig delegerar uppgifter till övriga inom klubben. Den prisansvariges uppgift är: Se till att pokaler och placketter beställs i god tid. Görs hos Föreningsprodukter i Borlänge Beställer rätt antal pokaler till varje klass Bestämmer vilken gravyr det ska vara på pokalerna Är det DM kontakta Dalarnas skidförbund för placketter 17

18 Utdelning av varupriser? Bestäm om det ska vara varupriser och om så är fallet hur många i varje klass. Tänk på åldersgrupp. Utlottningspriser? Bestäm om det ska vara utlottningspriser och om så är fallet, hur många? Prispengar? Är det där prispengar ska delas ut? Kontrollera vilket belopp som ska delas ut till pristagarna. Till vissa ar har vi sponsorer. Håller dessa sponsorer med varupriser eller sponsrar de med en viss summa? Delegera till övriga inom klubben att fixa varupriser 18