Delegationsbeslut Beslut fattade av förvaltningsdirektör Beslut fattade av avdelningschef för Göteborgs stadsmuseum

Transkript

1 Kulturnämnden Diarienummer 0009/16 Förteckning över delegationsbeslut och anmälningsärenden Delegationsbeslut Beslut fattade av förvaltningsdirektör Beslut fattade av avdelningschef för Göteborgs stadsmuseum Förtecknas nedan Förtecknas nedan Anmälningsärenden Protokoll Protokoll kulturnämnden Protokoll utskottet kulturstöd Protokoll namnberedningen Bifogas Bifogas Protokollsutdrag Protokollsutdrag KF Kommunikationsprogram för Göteborgs Stad Protokollsutdrag KF Policy för Upphandling och inköp Protokollsutdrag KF Arbetsgivarerbjudande personalförmåner Protokollsutdrag KS Remiss från Kulturdepartementet Betänkandet SOU 2015_89 Ny museipolitik Bifogas Bifogas Bifogas Bifogas Övrigt Förteckning över kulturnämndens uppdrag daterad Kulturförvaltningens postlista under perioden t.o.m Bifogas Bifogas 1(3)

2 Beslut fattade av förvaltningsdirektör per delegation Dnr Ärende Beslutsinnehåll 0008/ Beslut om tillfälliga gratisentréer museer Göteborgs Stads museer erbjuder fri entré till samtliga besökare som innehar West Prides festivalband under West Pride 2016, den 8-12 juni i Göteborg. Delgivning KN / Beslut angående avslag gällande utelämnande av viss information i allmän handling En av anbudsgivarna i den förnyade konkurrensutsättningen nr 4364 har begärt ut samtliga inkomna anbud. Delar av anbudet Actea Consulting AB beslutas omfattas av sekretess enligt offenlighets- och sekretesslagen kap till skydd för enskild vid affärsförbindelse med myndighet KN Beslut fattade av avdelningschef för Göteborgs stadsmuseum per delegation Dnr Ärende Beslutsinnehåll 1387/ Planärenden som är av icke principiell och mindre omfattande karaktär Yttrande över Detaljplan för bostäder vid Briljantgatan, en del av Jubileumssatsningen, inom stadsdelen Tynnered Beslutsdatum Beslutsdatum Delgivning KN SBK / Planärenden som är av icke principiell och mindre omfattande karaktär 0921/ Planärenden som är av icke principiell och mindre omfattande karaktär 1593/ Planärenden som är av icke principiell och mindre omfattande karaktär 1389/ Planärenden som är av icke principiell och mindre omfattande karaktär Yttrande över Detaljplan för bostäder vid Fyrklöversgatan, en del av Jubileumssatsningen, inom stadsdelen Tolered Yttrande över Detaljplan för BmSS vid Kabelgatan inom stadsdelen Majorna Yttrande över Detaljplan för bostäder väster om Ebbe Lieberathsgatan/ Katrinedalsgatan, en del av Jubileumssatsningen, inom stadsdelen Krokslätt Yttrande över Detaljplan för bostäder vid Nymilsgatan, en del av Jubileumssatsningen, inom stadsdelen Järnbrott KN SBK KN SBK KN SBK KN SBK (3)

3 Beslut fattade av avdelningschef för Göteborgs stadsmuseum per delegation Dnr Ärende Beslutsinnehåll 0481/ Planärenden som är av icke principiell och mindre omfattande karaktär Yttrande över Ansökan om planbesked för bostäder och handel vid Flatås Torg inom stadsdelen Järnbrott Beslutsdatum Delgivning KN SBK / Planärenden som är av icke principiell och mindre omfattande karaktär 0486/ Planärenden som är av icke principiell och mindre omfattande karaktär 0860/ Planärenden som är av icke principiell och mindre omfattande karaktär 0442/ Planärenden som är av icke principiell och mindre omfattande karaktär Yttrande över Ansökan om planbesked för påbyggnad av bostäder vid Armlängdsgatan, Flatås, inom stadsdelen Järnbrott Yttrande över Remiss från Trafikverket Samråd vägplan E45 Slakthusmotet Yttrande över Detaljplan för bostäder vid Södra Vårvindsgatan inom stadsdelarna Lundby och Bräcke Yttrande över Detaljplan för bostäder vid Theres Svenssons gata inom stadsdelen Lundbyvassen KN SBK KN SLK KN SBK KN SBK (3)

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30 Utdrag ur protokoll Sammanträdesdatum Dnr 0488/15 Kommunikationsprogram för Göteborgs Stad Tidigare behandling Bordlagt den 28 januari 2016, 26. Handling 2016 nr 221. Yrkanden Anna Sibinska (MP), Catarina Pettersson (VägV), Mattias Tykesson (M) och Cecilia Dalman Eek (S) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Björn Tidland (SD) yrkar att fullmäktige beslutar återremittera ärendet till kommunstyrelsen i enlighet med yrkandet från SD i kommunstyrelsen. Propositionsordning Ordföranden ställer propositioner på dels ärendets återremiss och dels ärendets avgörande idag och finner att kommunfullmäktige beslutat avgöra ärendet vid dagens sammanträde. Kommunfullmäktige beslutar härefter att bifalla kommunstyrelsens förslag. Beslut Enligt kommunstyrelsens förslag: Kommunikationsprogram för Göteborgs Stad antas i enlighet med stadsledningskontorets tjänsteutlåtande och bilaga. Expedieras Stadens nämnder och bolag Styrande dokument 1(2)

31 Vid protokollet Jonas Andrén Ordförande Lena Malm Justerare Mats Karlsson Justerare Staffan Levinsson Göteborgs Stad Kommunfullmäktige, utdrag ur protokoll 2(2)

32 Ersätter tidigare utsänd handling Handling 2015 nr 221 Kommunikationsprogram för Göteborgs Stad Till Göteborgs kommunfullmäktige Kommunstyrelsens förslag Kommunstyrelsen tillstyrker stadsledningskontorets förslag i tjänsteutlåtande den 30 oktober 2015 och föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Förslag till Kommunikationsprogram för Göteborgs Stad antas i enlighet med stadsledningskontorets tjänsteutlåtande och bilaga. --- Vid behandlingen i kommunstyrelsen förekom skiljaktiga meningar: Dario Espiga (S) yrkade bifall till stadsledningskontorets förslag. Lars Hansson (SD) yrkade att ärendet skulle återremitteras till stadsledningskontoret enligt yrkande från SD den 18 november Kommunstyrelsen beslutade utan omröstning att avgöra ärendet vid dagens sammanträde. Kommunstyrelsen beslutade härefter att bifalla Dario Espigas yrkande. Göteborg den 2 december 2015 Göteborgs kommunstyrelse Anneli Hulthén Jonas Andrén 1(1)

33 Yrkande (SD) Kommunstyrelsen Ärende Yrkande angående Kommunikationsprogram Göteborgs Stad Det känns inte som dokumentet Kommunikationsprogram för Göteborgs stad är färdigarbetat. Det som 150 kockar har kokat ihop blev en grumlig soppa. Motivering: 1) Att inleda ett dokument med en fråga är inte brukligt. 2) Det saknas en inledande sammanfattning. 3) Det saknas innehållsförteckning. 4) Det finns ingen kapitelindelning. 5) Kopplingen till bilagor 2-7 borde sammanfattas på ett överskådligt sätt, gärna med någon form av organisationsdiagram. 6) Dokumentet är allmänt ostrukturerat och svårt att följa. 7) Syfte och målgrupper borde framställas på ett mer utförligt sätt. I dagens samhälle är det medborgarna som är uppsökande när man vill ha information, ofta via internet. Kommunikationsplanen borde anpassas till detta. Information ska vara tydlig och lätt att hitta. Kontakt med staden ska ske på kundens (medborgarens) villkor. Att skicka ut informationsbroschyrer och annonsera i tidningar är i princip slöseri med skattepengar. Är medborgaren intresserad av en fråga söker man information på kommunens hemsida eller via sökmotorer på internet. Att anställa personer för medborgardialog är kontraproduktivt. De som kommer är upprörda och man vet att myndigheterna ändå gör som de vill, precis som i folkomröstningen angående trängselskatt. Man kan ifrågasätta syftet med att satsa miljonbelopp på propaganda för västlänken, ett projekt som man vet att det finns en stor opinion emot. Detta skapar bara ilska och politikerförakt. Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige föreslås besluta: Att återremittera kommunikationsplanen till Stadsledningskontoret och arbeta in ändringar enligt ovanstående synpunkter.

34 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 0488/15 Repronummer 312/15 Kommunikationsavdelningen Ida Northfell Telefon E-post: Kommunikationsprogram för Göteborgs Stad Förslag till beslut I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: Förslag till Kommunikationsprogram för Göteborgs Stad antas i enlighet med stadsledningskontorets tjänsteutlåtande och bilaga. Sammanfattning Stadsledningskontoret har tagit fram ett Kommunikationsprogram för Göteborgs Stad som föreslås gälla under perioden år Syftet med programmet är att skapa en sammanhållen helhet och möjlighet till tydligare uppföljning av det arbete som redan görs, och som planeras, för att utveckla kommunikationen i staden. Kommunikation är en viktig del i all vår verksamhet. Alla kommunicerar, och alla har ansvar för att kommunicera. Stadens kommunikation har flera syften. Information och kommunikation är en grundförutsättning för att boende, besökare och näringsliv ska kunna ta tillvara sina demokratiska rättigheter och använda, påverka och utveckla kommunens tjänster. En förutsättning för att nå hög kvalitet på kommunikationen med göteborgarna är i sin tur att de anställda är välinformerade om verksamheten och dess mål. Programmet bidrar till ökad tydlighet genom att beskriva vad Göteborgs stad ska uppnå inom kommunikationsområdet i form av kommunikationsmål. Programmet innehåller målgrupper för Göteborgs Stads kommunikation, mål för extern och intern kommunikation, uppföljning och genomförande. Ett antal strategiska vägval för Göteborgs Stads kommunikation summeras också i programmet. På så sätt blir inte Kommunikationsprogrammet ett parallellt styrdokument till det redan pågående arbetet utan ger istället en tydligare riktning och bättre möjlighet till uppföljning av allt det goda arbete som redan görs. Programmet genomförs med utgångspunkt i den redan påbörjade aktiveringen av stadens kommunikationsstrategi. 1 (5)

35 Ekonomiska konsekvenser Kommunikationsprogrammet syftar till ökad samordning av stadens arbete kring kommunikation med utgångspunkt i den redan påbörjade aktiveringen av stadens kommunikationsstrategi. Programmet bygger vidare på det arbete som redan görs, och som planeras, för att utveckla kommunikationen i staden. Programmet bedöms därför få begränsade ekonomiska konsekvenser som ryms inom verksamhetens ordinarie ram. Barnperspektivet Kommunikationsprogrammet syftar till en planerad och målgruppsanpassad kommunikation med identifierade externa målgrupper i form av boende, besökare, och näringsliv. Inom dessa målgrupper ryms givetvis barn och unga. En ökad målgruppsanpassning av stadens kommunikation, och en ökad användning av exempelvis digitala kanaler, ger bättre förutsättningar att kommunicera med barn och unga. Jämställdhetsperspektivet Kommunikationsprogrammet omfattar även stadens grafiska profil. I grafisk produktion och visuell kommunikation är bildmanér och normkritsikt tänkande en viktig aspekt för att inte befästa stereotypa bilder av människor utifrån ålder, kön, etnicitet eller sexuell läggning. Till den nya grafiska profilen finns en grafisk manual som också innehåller riktlinjer kring bildmanér och normkritik, och hur vi i staden ska tänka normkritiskt när vi producerar kommunikationsmaterial. Mångfaldsperspektivet Kommunikationsprogrammet omfattar även stadens grafiska profil. I grafisk produktion och visuell kommunikation är bildmanér och normkritsikt tänkande en viktig aspekt för att inte befästa stereotypa bilder av människor utifrån ålder, kön, etnicitet eller sexuell läggning. Till den nya grafiska profilen finns en grafisk manual som också innehåller riktlinjer kring bildmanér och normkritik, och hur vi i staden ska tänka normkritiskt när vi producerar kommunikationsmaterial. Miljöperspektivet Stadsledningskontoret har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Omvärldsperspektivet Alla vi som arbetar i Göteborgs Stad är med och påverkar hur omvärlden uppfattar staden och vår mångsidiga verksamhet. Vår förmåga att erbjuda service och tjänster av hög kvalitet är den viktigaste faktorn för hur vi uppfattas. Men vi bygger också förtroende genom vår kommunikation. Med stöd av Kommunikationsprogrammet för Göteborgs Stad tydliggörs stadens kommunikation till såväl boende, besökare, näringsliv som vår omvärld och bidrar till att göra Göteborgs Stad till en tydligare avsändare. I vår omvärldsbevakning har vi tagit del av Stockholms Stads kommunikationsprogram. Bilaga Kommunikationsprogram för Göteborgs Stad Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 2 (5)

36 Ärendet Stadsledningskontoret har tagit fram ett förslag till Kommunikationsprogram för Göteborgs Stad år Programmet skapar en sammanhållen helhet och möjlighet till tydligare uppföljning av det arbete som redan görs, och som planeras, för att utveckla kommunikationen i staden. Bakgrund Kommunikation är en viktig del i all vår verksamhet. Alla kommunicerar, och alla har ansvar för att kommunicera. Stadens kommunikation har flera syften. Information och kommunikation är en grundförutsättning för att boende, besökare och näringsliv ska kunna ta tillvara sina demokratiska rättigheter och använda, påverka och utveckla kommunens tjänster. En förutsättning för att nå hög kvalitet på kommunikationen med göteborgarna är i sin tur att de anställda är välinformerade om verksamheten och dess mål. Stadens verksamhet bygger till stora delar på mänskliga möten. Detta ställer särskilda krav på att alla anställda har tillgång till aktuell information och att förutsättningarna för kommunikation är goda. Inom en organisation finns ett samband mellan tillgång på information och ansvar. En välinformerad medarbetare känner delaktighet, motivation och tar ansvar. Medarbetarna inom Göteborgs Stad har en viktig roll som kunskapsbärare, marknadsförare och som stadens ansikte utåt. Kommunikationen ska bidra till att skapa samhörighet och stolthet hos stadens medarbetare, så att vi kan behålla de medarbetare vi har och attrahera och rekrytera nya. En väl fungerande extern kommunikation skapar möjlighet till insyn och förstärker den demokratiska processen. En väl fungerande intern kommunikation skapar möjlighet till delaktighet och förstärker känslan av samhörighet. Det pågår sedan ett par år tillbaka ett systematiskt arbete för att utveckla hur Göteborgs Stad kommunicerar. Göteborgs Stad ska ha en stark, modern profil i kommunikationsfrågorna. För att skapa en sammanhållen helhet och tydligare uppföljning har detta kommunikationsprogram tagits fram. Programmet bygger vidare på det arbete som redan görs, och som planeras, för att utveckla kommunikationen i staden. Gemensam kommunikationsstrategi för staden Kommunstyrelsen beslutade i mars 2014 en gemensam kommunikationsstrategi för hela Göteborgs Stad, som arbetats fram i bred samverkan mellan stadsdelar, fackförvaltningar och bolag. Strategin syftar till att synliggöra stadens arbete till boende, besökare och näringsliv och ge staden en stark profil i kommunikationsfrågor. Kommunikationsstrategin bygger på att vi samordnar kommunikationen utifrån ett antal temaområden där vi jobbar i nära samarbete med stadsdelar, fackförvaltningar och kommunala bolag. Genom kommunikationen vill vi skapa intern samhörighet och extern tydlighet. Göteborgs Stads förvaltningar och bolag ska ha möjlighet att Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 3 (5)

37 kommunicera utifrån sina mål och målgrupper. Men kommunikationen ska samtidigt tydligt signalera att vi är en stad, Göteborgs Stad. Programmet genomförs med utgångspunkt i den redan påbörjade aktiveringen av stadens kommunikationsstrategi. För att utveckla stadens interna kommunikation kommer strategin att kompletteras med en intern inriktning. Staden har också sedan tidigare andra beslutade styrdokument och strategier kring kommunikation som också ryms inom programmet. För vägledning i genomförandet ska därför de redan befintliga strategier och riktlinjer, samt kompletterande som tillkommer under programperioden, användas. Det innebär att stadens kommunikation kan fortsätta att utvecklas under programperioden, och att kompletterande styrdokument kan tas fram under perioden om det skulle uppstå behov av detta, men att riktningen och styrningen mot gemensamma kommunikationsmål i staden ligger fast. Ärendets beredning Arbetet med att ta fram ett Kommunikationsprogram för Göteborgs Stad påbörjades 2013 genom en workshop som involverade 150 av stadens kommunikatörer. Programmets beståndsdelar har tagits fram i dialog med stadens verksamheter. Arbetet med ett Kommunikationsprogram för Göteborgs Stad har informerats om i CSG (Central Samverkans Grupp). Stadsledningskontorets förslag Stadsledningskontoret föreslår att förslaget till Kommunikationsprogram för Göteborgs Stad år antas. Programmet bidrar till ökad tydlighet genom att beskriva vad Göteborgs stad ska uppnå inom kommunikationsområdet år i form av kommunikationsmål. Programmet innehåller målgrupper för Göteborgs Stads kommunikation, mål för extern och intern kommunikation, uppföljning och genomförande. Ett antal strategiska vägval för Göteborgs Stads kommunikation summeras också i programmet. Innehållet i kommunikationsprogrammet, det vill säga dess byggstenar, består av redan beslutade och väl förankrade styrdokument, strategier och arbetsätt kring kommunikation inom Göteborgs Stad. Det som tillkommer i programmet är mål för kommunikationen. Dessa mål bygger i sitt innehåll och sin andemening på redan befintliga mål i Program för medborgarservice, Program för e-samhälle samt stadens informationspolicy och kommunikationsstrategin för Göteborgs Stad. Programmet genomförs med utgångspunkt i den redan påbörjade aktiveringen av stadens kommunikationsstrategi. För vägledning i genomförandet ska de redan befintliga strategier och riktlinjer, samt kompletterande som tillkommer under programperioden, användas. På så sätt blir inte Kommunikationsprogrammet ett parallellt styrdokument till det redan pågående arbetet utan ger istället en tydligare rikting och bättre möjlighet till uppföljning av allt det goda arbete som redan görs. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 4 (5)

38 Till programmet biläggs mätetal för uppföljning och indikatorer. Stadsledningskontoret Ida Northfell Avdelningschef Helena Mehner Kommunikationsdirektör Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 5 (5)

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93

94

95

96

97

98

99

100

101

102

103 Utdrag ur protokoll Sammanträdesdatum Dnr 1200/14 Policy för Upphandling och inköp Handling 2016 nr 19. Yrkanden Jonas Ransgård (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Håkan Eriksson (V), Eva Ternegren (MP) och Tord Karlsson (S) yrkar att fullmäktige bifaller förslaget från S, MP och V i kommunstyrelsen. Propositionsordning Ordföranden ställer propositioner på kommunstyrelsens förslag och Håkan Erikssons m fl yrkande och finner att Håkan Erikssons förslag bifallits. Omröstning begärs. Omröstning Godkänd voteringsproposition: Ja för Håkan Erikssons m fl yrkande. Nej för bifall till kommunstyrelsens förslag. Omröstningen utfaller med 40 Ja mot 41 Nej. Hur var och en röstar framgår av Bilaga 7. Beslut Enigt kommunstyrelsens förslag: 1. Policy för Upphandling och inköp, i enlighet med bilaga 1 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, godkänns. 2. Policy för upphandling och inköp, beslutad av kommunfullmäktige , 28, upphör att gälla. 3. Policyn kompletteras med en strategi för hur Göteborgs Stad genom en kontinuerlig dialog bemöter den som är föremål för upphandling, med en återkoppling till samtliga deltagare efter upphandlingens slut. 4. De krav som Staden ställer vid upphandlingar blir föremål för konsekvensanalys och att en avvägning mellan krav sker, byggd på en helhetsbedömning, vid varje enskild upphandling enligt det resonemang som framgår av yrkande från M, L och KD. Expedieras Stadens nämnder och bolag Styrande dokument 1(5)

104 Vid protokollet Jonas Andrén Ordförande Lena Malm Justerare Mats Karlsson Justerare Staffan Levinsson Göteborgs Stad Kommunfullmäktige, utdrag ur protokoll 2(5)

105 Bilaga 7. Ärendenr: Beskrivning: 27 27:1 Ärendemening: Policy för Upphandling och inköp Ja: 40 Nej: 41 Avstår: 0 Frånvarande: 0 Ledamot Parti Plats Funktion Resultat Bo Anderssen L 39 Ledamot Nej Ingrid Andreae S 31 Ersättare Ja Mats Arnsmar S 11 Ledamot Ja Julia Bahner FI 74 Ledamot Ja Kristina Bergman Alme L 16 Ledamot Nej Marie-Louise Bergström VV 70 Ledamot Nej Daniel Bernmar V 55 Ledamot Ja Maria Berntsson KD 58 Ledamot Nej Lisbeth Boëthius M 18 Ledamot Nej Mats Brodefors M 43 Ledamot Nej Jenny Broman V 62 Ledamot Ja Cecilia Dalman Eek S 25 Ledamot Ja Axel Darvik L 37 Ledamot Nej Tumayer Derya MP 52 Ersättare Ja Monika Djurner V 66 Ledamot Ja Gunnar Ekeroth MP 34 Ersättare Ja Johanna Eliasson V 61 Ersättare Ja Håkan Eriksson V 65 Ersättare Ja Dario Espiga S 6 Ledamot Ja Ann Catrine Fogelgren L 15 Ledamot Nej Jörgen Fogelklou SD 78 Ledamot Nej Matilda Granberg Stålbert KD 57 Ersättare Nej Maria Grundel V 54 Ersättare Ja Birgitta Gunér M 44 Ersättare Nej Robert Hammarstrand S 30 Ledamot Ja Göteborgs Stad Kommunfullmäktige, utdrag ur protokoll 3(5)

106 Alma Handzar S 29 Ledamot Ja Lars Hansson SD 76 Ledamot Nej Åsa Hartzell M 48 Ledamot Nej Anna Hedman S 13 Ledamot Ja Tom Heyman VV 67 Ledamot Nej Christina Hjort Bröndt M 45 Ersättare Nej Christer Holmgren M 47 Ledamot Nej Anneli Hulthén S 5 Ledamot Ja Rustan Hälleby M 60 Ledamot Nej Marie-Louise Hänel Sandström M 19 Ledamot Nej Marina Johansson S 7 Ledamot Ja Ulf Kamne MP 36 Ledamot Ja Ann Karlsson V 64 Ledamot Ja Mats Karlsson S 9 Ledamot Ja Tord Karlsson S 24 Ledamot Ja Piotr Kiszkiel L 4 Ledamot Nej Anders Källström M 59 Ledamot Nej David Lega KD 56 Ledamot Nej Staffan Levinsson SD 77 Ledamot Nej Hanna Lindquist S 28 Ledamot Ja Staffan Lindström S 32 Ersättare Ja Ronnie Ljungh MP 51 Ledamot Ja Emilie Lotterberg M 40 Ledamot Nej Hampus Magnusson M 46 Ledamot Nej Lena Malm S 1 Ordförande Ja Pär-Ola Mannefred M 17 Ledamot Nej Ali Moeeni S 26 Ledamot Ja Johan Nyhus S 8 Ledamot Ja Magnus Nylander M 3 Ersättare Nej Helene Odenjung L 14 Ledamot Nej Annette Olsson M 42 Ledamot Nej Kristina Palmgren L 38 Ledamot Nej Theo Papaioannou VV 68 Ledamot Nej Göteborgs Stad Kommunfullmäktige, utdrag ur protokoll 4(5)

107 Catarina Pettersson VV 69 Ledamot Nej Karin Pleijel MP 35 Ledamot Ja Jonas Ransgård M 22 Ledamot Nej Maria Rydén M 20 Ledamot Nej Endrick Schubert S 10 Ledamot Ja Reger Shafik S 27 Ledamot Ja Anna Sibinska MP 53 Ledamot Ja Marcus Silverbåge SD 81 Ersättare Nej Jimmy Ståhl SD 80 Ledamot Nej Anders Sundberg M 49 Ersättare Nej Stina Svensson FI 75 Ledamot Ja Özgür Tasbas MP 50 Ledamot Ja Eva Ternegren MP 2 Ersättare Ja Kristina Tharing M 21 Ledamot Nej Gudrun Tiberg FI 73 Ersättare Ja Björn Tidland SD 79 Ledamot Nej Mattias Tykesson M 41 Ledamot Nej Michael Törnqvist MP 33 Ledamot Ja Mariya Voyvodova S 23 Ledamot Ja Martin Wannholt M 72 Ledamot Nej Johan Zandin V 63 Ledamot Ja Jahja Zeqiraj S 12 Ledamot Ja Anders Åkvist VV 71 Ledamot Nej Göteborgs Stad Kommunfullmäktige, utdrag ur protokoll 5(5)

108 Handling 2016 nr 19 Policy för upphandling och inköp Till Göteborgs kommunfullmäktige Kommunstyrelsens förslag Kommunstyrelsen tillstyrker stadsledningskontorets förslag i tjänsteutlåtande den 5 februari 2015 med tillägg enligt yrkande från M, L och KD den 21 januari 2016 och förslår att kommunfullmäktige beslutar: 1. Förslag till Policy för Upphandling och inköp, i enlighet med bilaga 1 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, godkänns. 2. Policy för upphandling och inköp, beslutad av kommunfullmäktige , 28, upphör att gälla. 3. Policyn kompletteras med en strategi för hur Göteborgs Stad genom en kontinuerlig dialog bemöter den som är föremål för upphandling, med en återkoppling till samtliga deltagare efter upphandlingens slut. 4. De krav som Staden ställer vid upphandlingar blir föremål för konsekvensanalys och att en avvägning mellan krav sker, byggd på en helhetsbedömning, vid varje enskild upphandling enligt det resonemang som framgår av yrkande från M, L och KD. Vid behandlingen av ärendet i kommunstyrelsen förekom skiljaktiga meningar: --- Jonas Ransgård (M) yrkade bifall till stadsledningskontorets förslag och bifall till tilläggsyrkandet från M, L och KD den 21 januari Ordföranden Anneli Hulthén (S) yrkade bifall till stadsledningskontorets förslag och avslag på tilläggsyrkandet från M, L och KD den 21 januari Kommunstyrelsen beslutade utan omröstning att bifalla stadsledningskontorets förslag. Vid omröstning beträffande bifall respektive avslag på tilläggsyrkandet från M, L och KD röstade Ulf Kamne (MP), Daniel Bernmar (V), Dario Espiga (S), Marina Johansson (S), Johan Nyhus (S) samt ordföranden Anneli Hulthén (S) för avslag. Jonas Ransgård (M), Helene Odenjung (L), David Lega (KD), Kristina Tharing (M), Maria Rydén (M), Martin Wannholt och Lars Hansson (SD) röstade för bifall. 1(2)

109 Kommunstyrelsen beslutade med 7 röster mot 6 att bifalla tilläggsyrkandet från M, L och KD den 21 januari Göteborg den 27 januari 2016 Göteborgs kommunstyrelse Anneli Hulthén Jonas Andrén 2(2)

110 Göteborg den Yrkande (M) (L) (KD) Kommunstyrelsen Ärende Ang. Policy för upphandling och inköp FÖRSLAG TILL BESL Kommunstyrelsen föreslås besluta: Att policyn kompletteras med en strategi för hur Göteborgs Stad genom en kontinuerlig dialog bemöter den som är föremål för upphandling, med en återkoppling till samtliga deltagare efter upphandlingens slut. Att de krav som Staden ställer vid upphandlingar blir föremål för konsekvensanalys och att en avvägning mellan krav sker, byggd på en helhetsbedömning, vid varje enskild upphandling utifrån nedanstående resonemang. ÄRENDET Utgångspunkten för offentlig upphandling måste vara högsta möjliga kvalitet till bästa möjliga pris, eller maximalt ut av varje skattekrona. Det gynnar medborgarna och näringslivet. I de undersökningar som gjorts i Göteborg beträffande företagares uppfattning om stadens företagsklimat och om relationen mellan Göteborgs Stad och företagare, är ett återkommande och mycket tydligt önskemål en förbättrad kommunikation och mer positiva attityder gentemot företagande, från stadens tjänstemän och politiker. Detta är även något som lyfts fram då staden själv presenterat på vilka områden man ser potential och vilja att bli bättre. Vi saknar därför ett eget avsnitt i policyn med en strategi för hur staden ska bygga upp en positiv, löpande dialog med företag före, under och efter upphandlingar. Inte minst centralt är kommunikation med de aktörer som inte vunnit en upphandling. Om fler företag skall kunna och vilja vara med i upphandlingar är en konstruktiv återkoppling av avgörande betydelse. Fler leverantörer gynnar göteborgarna, då det genom konkurrens bidrar både till högre kvalitet och lägre pris. Många företag vittnar om att de samlade krav som ställs vid upphandlingar försvårar deltagandet, framför allt för små och medelstora företag. Det stora antalet krav kan också göra upphandlingen svår att följa upp. Därför är det viktigt med en konsekvensanalys av de samlade krav som ställs, dvs hur påverkas slutresultatet? I de fall krav kolliderar med varandra måste en samlad avvägning ske och en helhetsbedömning göras. Eftersom alla krav ibland gör det svårt eller omöjligt för främst mikro-, små och medelstora företag att delta med anbud i upphandling är syftet därför mindre byråkrati och att orimliga krav försvinner.

111 Kraven i en upphandling måste vara relevanta till vad upphandlingen gäller. Att t ex ställa krav på hur arbetsstyrkan i ett företag ska vara sammansatt är ytterst tveksamt, då kravet riskerar att motverka sitt eget syfte. Den typen av skrivningar kan sätta likabehandlingsprincipen helt ur spel och gör det möjligt att rikta en upphandling till ett speciellt företag. På senare år har syftena med sociala krav vid upphandling blivit fler och breddats till att också innefatta politiska strävanden som inte alltid är delar av det egentliga köpet och som inte alltid har kopplingar till kontraktsföremålet. Hanterat på ett bra sätt i enskilda upphandlingar kan de här kompletterande kraven i sig bidra till att utveckla leverantörer och marknader. Men ofta innebär alltför detaljerade krav utestängning från marknader och att de oseriösa blir vinnare eftersom kraven sällan eller aldrig följs upp. I en rapport av IFAU (Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärdering), framgår att svaga gruppers sysselsättning gynnas av att upphandlingar och konkurrensutsättning äger rum, eftersom sysselsättningen ökar när företagsamheten ökar. Oavsett hur lockande de sociala kraven kan låta till sin konstruktion finns en överhängande risk att de leder fel, särskilt när de omfattar anställningar av personer som anses tillhöra socialt utsatta grupper. Alla framgångsrika rekryteringar och exempel på organisationer som lyckas med mångfald bygger på en framgångsrik matchning av arbetssökandes kompetens och de behov som efterfrågas på en arbetsplats.

112 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 1200/14 Repronummer nr 367/15 Juridiska avdelningen Erik Lindskog Telefon E-post: Policy för Upphandling och inköp Förslag till beslut I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige: 1. Förslag till Policy för Upphandling och inköp godkänns i enlighet med bilaga 1 till stadsledningskontorets tjänsteutlåtande. 2. Policy för upphandling och inköp, beslutad av kommunfullmäktige , 28, upphör att gälla. Sammanfattning Genom en lagändring som trädde i kraft den 1 juli 2014 infördes nya regler om direktupphandlingar i Lagen om offentlig upphandling (LOU). Lagändringen medförde att Stadens nu gällande policy på området behöver förtydligas. Därutöver föreslås mindre justeringar i syfte att göra policyn mer åskådlig och lättillgänglig och lösa problem som uppmärksammats med den tidigare policyn. De materiella förändringarna består i huvudsak av följande: 1. Krav på dokumentation av direktupphandlingar över kr (lagstiftningen kräver dokumentation vid kr) 2. Krav på att kommunallagens jävsbestämmelser ska tillämpas även av anställda i stadens bolag. 3. Borttagande av krav på att använda ramavtalsleverantörerna även vid inköp av produkter och tjänster som inte omfattas av ramavtalet. 4. Stadens modell för social hänsyn ska användas i första hand. 5. Innan inköp sker ska i vissa fall undersökas om kontraktet kan fullgöras med egna resurser. 6. Stadens anknutna stiftelser förslås inte omfattas av inköps- och upphandlingspolicyn. 7. Ett förtydligande av att upphandlade avtal och leverantörer ska följas upp 1 (25)

113 Ekonomiska konsekvenser Förslaget kan innebära något ökade administrativa kostnader men också besparningar i form av lägre inköpspriser. Förslaget avseende dokumentation av direktupphandlingar innebär t.ex. ökad dokumentation i förhållande till lagstiftningens krav, men kan samtidigt medföra ökad konkurrens vid direktupphandlingar, vilket kan antas leda till lägre inköpspriser. På det miljömässiga och sociala området syftar förslaget till att förtydliga kraven i policyn så att de kan användas i fler upphandlingar, vilket skulle kunna medföra ökade inköpspriser. I policyn införs vidare en punkt om kontraktsuppföljning som riskerar att öka de administrativa kostnaderna. Emellertid sker uppföljning enligt punkten redan idag och effekten på kostnaderna är därför svår att bedöma. Den sammanvägda effekten av de föreslagna förändringarna kan i dagsläget inte bedömas. Barnperspektivet Stadsledningskontoret har inte kunnat finna några aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Jämställdhetsperspektivet Stadsledningskontoret har inte kunnat finna några aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Mångfaldsperspektivet En bättre samordning av Stadens insatser för socialt ansvarsfull upphandling bör kunna bidra till en bättre mångfald bland de anställda hos Stadens leverantörer. Miljöperspektivet Tydligare riktlinjer kan medföra att miljökrav ställs i fler upphandlingar än tidigare. Omvärldsperspektivet Stadsledningskontoret har inte kunnat finna några aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Bilaga 1 Bilaga 2 Stadsledningskontorets förslag till reviderad policy för upphandling och inköp. Nu gällande policy för upphandling och inköp. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 2 (25)

114 Ärendet Kommunfullmäktige beslutade om policy för upphandling och inköp den 11 oktober Bl.a. som en följd av förändrad lagstiftning har stadsledningskontoret funnit skäl att föreslå justeringar i policyn. Ärendet inleddes men en avstämning med kommunstyrelsens politiska sekreterare där bakgrunden och de översiktliga målen med ärendet presenterades. Därefter har strategiforum för upphandling fungerat som referensgrupp. Strategiforum för upphandling består av chefer från Stadens inköpande förvaltningar och bolag. Till referensgruppen knöts en arbetsgrupp bestående av tjänstemän från Stadsledningskontoret, Upphandlingsbolaget, Lokalförvaltningen, Framtiden Förvaltnings AB och Intraservice. Bakgrund Genom en lagändring den 1 juli 2014 höjdes gränsen för direktupphandling till 28 procent av tröskelvärdet i upphandlingsdirektivet och ett krav på dokumentation av direktupphandlingar över kr infördes. Lagändringen innebar att den nuvarande policyn, som utgår från den gamla direktupphandlingsgränsen, behöver förtydligas. Därutöver har vissa brister i den nuvarande policyn uppmärksammats som åtgärdas samtidigt med förtydligandena med anledning av lagändringen. Stadsledningskontorets överväganden. I upphandlings- och inköpsverksamhet måste bl.a. ekonomiska, juridiska och samhälleliga faktorer beaktas. Stadens samlade inköpsvolym utgör ett verktyg för att främja en god samhällsutveckling samtidigt som det är viktigt att tillvarata konkurrensen på marknaden och därigenom göra goda affärer. Till det kommer att inköpen bör regleras på ett sätt som underlättar för Staden att uppfylla lagstiftningens krav och agera så att dess förtroende som avtalspart och offentlig myndighet upprätthålls. Den föreslagna policyn är inte avsedd att medföra en annan avvägning mellan dessa intressen än den som återfinns i den nuvarande policyn. Syfte och omfattning Policyns syfte är oförändrat men i föreslagen lydelse omfattas inte längre stiftelserna av policyn. Skälet är att stiftelser sällan torde vara att betrakta som sådana offentliga organ som har att tillämpa LOU. Det hindrar i och för sig inte att de ändå omfattas av policyn, men efter konsultationer med stiftelsechefen på stadsledningskontoret och Upphandlingsbolagets VD, har framkommit att bundenhet till policyn medför administrativa problem som inte står i proportion till nyttan med en sådan ordning. En fortsatt bundenhet är dock juridiskt fullt möjlig om Staden så önskar. Nedan kommenteras respektive policypunkt för sig. All anskaffning av varor, tjänster och entreprenader ska baseras på en helhetssyn där Stadens gemensamma bästa har företräde framför enskild verksamhets intresse. Punkten har samma lydelse som i den nuvarande policyn. I riktlinjerna har dock angivits att skäl som talar emot en samordning också ska beaktas. Skälet är att de samordnade upphandlingarna ibland blir så stora och omfattande att kontrakten riskerar att bli sämre och svårare att följa upp än om vissa av verksamheterna fått göra egna upphandlingar Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 3 (25)

115 eller anlitat externa inköpscentraler. Enligt stadsledningskontorets bedömning är det därför lämpligt att i riktlinjen förtydliga vilka faktorer som ska beaktas vid en avvägning. Stadens gemensamma bästa har dock alltid företräde före enskild verksamhets intresse och förslaget innebär ingen förändring beträffande vilka organ som har rätt att fatta beslut om samordning. Det föreslås vidare en skyldighet att kontrollera om kontraktet istället kan utföras med Stadens egna resurser. Syftet är att hushålla med gemensamma resurser och bidra till ett likartat agerande i olika verksamheter samt att möjliggöra kompetensutveckling av Stadens anställda. De upphandlade ramavtalen ska användas i första hand. Policypunkten är oförändrad och ger uttryck för den allmänna principen att staden ska använda sin samlade inköpsvolym för att få bättre villkor vid inköp. I riktlinjerna till punkten lämnas en upplysning om att bestämmelsen inte innebär en utfästelse till externa leverantörer. Skälet till det är att det förekommit att leverantörer, genom policyn, fått felaktiga förväntningar om kontraktsvärden etc. Riktlinjen innehåller också ett förtydligande avseende ramavtal med innebörden att ramavtalen ska användas om behovet kan tillgodoses genom ramavtalet. Skrivningen har föreslagits av tjänstemän på Upphandlingsbolaget och syftet är att beskriva vad som avses med i första hand. Det tidigare kravet att använda ramavtalsleverantörerna även vid direktupphandlingar, dvs även avseende produkter som inte omfattas av ramavtalet, har strukits. Skälet är att bestämmelsen öppnar för strategisk prissättning i ramavtalen och att Staden riskerar att, till följd av uteblivna prisjämförelser, köpa dyrare eller sämre produkter och tjänster. Kravet att använda de gemensamma ramavtalen vid inköp av produkter som omfattas av ramavtalet kvarstår dock oförändrat. Det kan tilläggas att det numera står klart att den nuvarande upphandlingslagstiftningen i och för sig inte kräver att upphandlande myndigheter använder sig av de ramavtal de upphandlat. Den föreslagna policypunkten är därmed det enda som binder verksamheterna till de gemensamma ramavtalen. Upphandling och inköp ska bedrivas affärsmässigt och så att förtroende för Staden som offentlig myndighet och avtalspart upprätthålls. Inköps- och upphandlingsverksamhet är känsligt för extern påverkan och anställda som utför uppgifter inom området måste uppträda på ett korrekt och förtroendegivande sätt. Samtidigt är det viktigt att Stadens anställda aktivt uppsöker externa intressenter för att ta del av nyheter och innovationer inom olika branscher. En skrivning om detta har tagits in i riktlinjerna. Kommunallagen innehåller särskilda bestämmelser om jäv för anställda och förtroendevalda som kan bli aktuella i inköpssituationer. Bestämmelserna gäller dock Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 4 (25)

116 inte anställda i stadens bolag. Det är enligt stadsledningskontorets uppfattning lämpligt att kommunallagens jävsbestämmelser även omfattar anställda i Stadens bolag och en skrivning med den innebörden har därför intagits i riktlinjerna. Staden har en särskild policy som behandlar mutor och otillbörlig påverkan. Närmare anvisningar på det området bör därför lämnas i den policyn och inte i inköps- och upphandlingspolicyn. De skrivningar som behandlar mutor och otillbörlig påverkan i den nuvarande policyn har därför strukits. Direktupphandlingar ska genomföras så att konkurrensen tillvaratas. Punkten återfinns i den nuvarande policyn och innebär att det även vid direktupphandlingar är viktigt att Staden säkerställer att bra villkor erhålls. I riktlinjerna återfinns ett krav på dokumentation av direktupphandlingar som överstiger kr. Beloppet är lägre än vad som krävs enligt LOU ( kr) Skälet till det föreslagna lägre beloppet är att stadens inköpsmodell bygger på att mindre inköp av återkommande slag ska ske med hjälp av ramavtal som upphandlas av upphandlingsbolaget eller den egna förvaltningen/bolaget. Förhoppningen är därför att direktupphandlingar på över kr inte ska vara vanligt förekommande. Till detta kommer att förvaltningar och bolag under alla förhållanden bör dokumentera inköp till verksamheten. Det är därför rimligt, enligt stadsledningskontorets bedömning, med ett lägre värde än kr. Några av bolagens representanter i referensgruppen har ansett att man inte bör sänka gränsen i förhållande till lagstiftningen, eftersom det riskerar att medföra onödig administration. Den nuvarande policyn innehåller i princip krav på dokumentation av direkt upphandlingar från första kronan, en regel som sannolikt inte efterlevs fullt ut av alla verksamheter i Staden. Den nu föreslagna regeln kan antas få en bättre följsamhet i praktiken. Regeln att man bör vända sig till minst tre leverantörer vid inköp lämnas oförändrad, vilket innebär att den gäller från första kronan. Uttrycket bör har dock ansetts möjliggöra en avvägning i det enskilda fallet där bl.a. storleken på inköpet kan beaktas. Regeln tycks fungera tillfredställande idag varför ingen förändring föreslås. Innehållet i dokumentationsplikten överensstämmer med vad konkurrensverket har föreslagit med anledning av lagändringen. Förvaltningar och bolag kan anta egna anvisningar med lägre belopp. Staden ska genom att ställa krav vid sina inköp bidra till en hållbar stad. Formuleringen är ny men förslaget syftar inte till en materiell förändring vad gäller ambitionen på området eller vilka krav som ska ställas. Även i riktlinjerna har texten justerats för att bättre överensstämma med Stadens mål på området. I sammanhanget kan nämnas att rättsläget på området klarnat vilket medför att kravnivåerna bör kunna höjas. Fortfarande måste dock kraven vara i överensstämmelse med en relativt Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 5 (25)

117 föränderlig lagstiftning och anpassas till aktuellt kontrakt, varför de inte bör preciseras närmare i policyn eller riktlinjerna. Antidiskrimineringsklausulen återfanns tidigare i policyn men föreslås flyttas till riktlinjerna. Skälet är att skrivningen mer har karaktären av riktlinje än av övergripande mål, och passar därför bättre i riktlinjen. Riktlinjen till policypunkten innehåller vidare krav på att Stadens modell för social upphandling ska användas. Bestämmelsen är ett resultat av Stadens pilotprojekt för att ta fram en modell för social hänsyn och kommenteras särskilt nedan. Vid inköp och upphandling ska möjligheterna för små och medelstora företag att delta beaktas. Kravet återfinns i riktlinjerna till den nuvarande policyn men föreslås flyttas till policyn för att klargöra att det är en övergripande målsättning. Styrelse, nämnd eller motsvarande organ har ansvar för att upphandlingsverksamheten sköts i överensstämmelse med lag, annan författning och denna policy. Policypunkten är oförändrad och innebär att nämnder och styrelser har ansvaret för att uppgifter inom området sköts på ett korrekt sätt. De uppgifter som åvilar Upphandlingsbolaget får anses följa verksamheten även om den skulle genomgå organisatoriska förändringar. Upphandlade avtal och leverantörer ska följas upp. Kontraktsuppföljning är en viktig del i att motverka bl.a. oegentligheter och bristfällig kontraktsuppfyllelse hos Stadens leverantörer. Policypunkten, som inte återfinns i den nuvarande policyn, innebär att verksamheterna måste säkerställa att man har resurser för att följa upp inköpen i den omfattning som är befogat med hänsyn till omständigheterna. I riktlinjerna anges också att man ska rapportera brister hos leverantörerna till Upphandlingsbolaget. Syftet är att information om vilka leverantörer som inte sköter sig ska spridas till andra beställare i Staden. Enligt nya bestämmelser ska kommunfullmäktige fastställa ett program för uppföljning av privata utförare. En påminnelse om detta har intagits i riktlinjerna. Det kommungemensamma e-handelssystemet ska användas när det är möjligt. Användning av det kommungemensamma e-handelssystemet underlättar inköpsanalyser och kontroll av att leverantörerna uppfyller Stadens krav och ska användas vid inköp. Det finns dock vissa verksamheter som har system med funktioner som inte kan tillhandahållas med det gemensamma systemet. Policypunkten innebär att verksamheterna ska undersöka om det är möjligt att göra inköpen i det gemensamma systemet. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 6 (25)

118 Pilotprojekt för att ta fram modell för social hänsyn i stadens upphandling Vid uppföljning av målet social hänsyn i stadens upphandlingar under 2012 konstaterades av stadsledningskontoret att det i staden behövdes samordnade insatser för ökad måluppfyllelse. Stadsledningskontoret beställde ett genomförande av ett pilotprojekt för att ta fram tillämplig modell för stadens organisationer i arbetet med social hänsyn i upphandlingar. Genomförande och projektägande förlades till Upphandlingsbolaget, som tillika har processägarskap för prioriterat mål inom området. Vid Upphandlingsbolaget anställdes en projektledning med ansvarade för samordning och direkt genomförande av arbetet. Pilotprojektet bemannades med deltagare i partsammansatt arbets- och styrgrupp från stadens organisationer samt arbetsförmedling och försäkringskassa. Bred samverkan har i pilotprojektet genomförts med branscher, fackliga organisationer samt marknadens leverantörer. Pilotprojektet avslutades enligt plan sommaren Utfallet av pilotprojektets genomförande är att styrgruppen rekommenderat ett antal styrande processer, arbetsordning och ett modellförslag (se nedan) i det fortsatt arbetet. Styrgruppen understryker också att en avgörande faktor för att öka måluppfyllelsen är att en stödfunktion inrättas med uppdraget att fortsätta utveckla stadens modell i samverkan med stadens organisationer, marknanden/branscher och andra samverkansparter. Styrgruppen bedömer att stödfunktionen har sin naturliga placering vid Upphandlingsbolaget. Resultat från pilotprojektet genomförda arbete skrivs in i som en del av vägledning i stadens upphandlingspolicy. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 7 (25)

119 Pilotprojektets modellförslag; Stadsledningskontoret Erik Lindskog Stadsjurist Markus Landahl tf. förste stadsjurist Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 8 (25)

120 Bilaga 1 Policy för upphandling och inköp 1. All anskaffning av varor, tjänster och entreprenader ska baseras på en helhetssyn där Stadens gemensamma bästa har företräde framför enskild verksamhets intresse. 2. De upphandlade ramavtalen ska användas i första hand. 3. Upphandling ska bedrivas affärsmässigt och så att förtroende för Staden som offentlig myndighet och avtalspart upprätthålls. 4. Direktupphandlingar ska genomföras så att konkurrensen tillvaratas. 5. Staden ska genom att ställa krav vid sina inköp bidra till en hållbar stad. 6. Vid inköp och upphandling ska möjligheterna för små och medelstora företag att delta beaktas. 7. Styrelse, nämnd eller motsvarande organ har ansvar för att upphandlingsverksamheten sköts i överensstämmelse med lag, annan författning och denna policy. 8. Upphandlade avtal och leverantörer ska följas upp. 9. Det kommungemensamma e-handelssystemet ska användas när det är möjligt. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 9 (25)

121 Riktlinjer till policy för upphandling och inköp SYFTE OCH OMFATTNG Riktlinjerna är avsedda att förtydliga och utveckla bestämmelserna i policyn. Policyn och riktlinjerna omfattar Göteborgs Stads samtliga förvaltningar och de bolag och föreningar där Göteborgs Stad är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande. Dessa juridiska personer benämns fortsättningsvis Staden. Policyn och riktlinjerna gäller alla inköp av varor, tjänster och entreprenader. Policyn och riktlinjernas syfte är att säkerställa att varor, tjänster och entreprenader med rätt kvalitet till rätt kostnad anskaffas samt att sociala och etiska hänsyn och krav på funktion och miljöhänsyn är en naturlig del av Stadens upphandlingsverksamhet. Syftet är vidare att underlätta Stadens uppföljning av inköp och leverantörer. 1. All anskaffning av varor, tjänster och entreprenader ska baseras på en helhetssyn där Stadens gemensamma bästa har företräde framför enskild verksamhets intresse Att anskaffningar ska baseras på vad som är bäst för Staden innebär att inköpen ska samordnas så att skalfördelar erhålls och styrning och uppföljning underlättas. Samordnad upphandling ska genomföras inom de områden där det finns gemensamma behov och ska göras av Göteborgs Stads Upphandlings AB ( Upphandlingsbolaget ) eller annan förvaltning/bolag med motsvarande uppdrag inom Staden. Förutsättningen för att Upphandlingsbolaget ska kunna genomföra upphandlingar med god kvalitet är att förvaltningar och bolag bidrar med relevant kompetens i avtalsgrupperna. Eventuella problem ska sedan kunna lyftas i linjen och till sist till strategiforum för upphandlings- och inköpsfrågor. Bestämmelsen innebär dock inte att samordning alltid ska ske så snart flera förvaltningar har liknande behov. Det avgörande är vad som är Stadens gemensamma bästa och även faktorer som talar emot en samordning ska beaktas. Sådana faktorer kan vara att kvalitetskraven är så vitt skilda mellan olika förvaltningar/bolag att Stadens gemensamma bästa bättre främjas genom att verksamheterna gör egna upphandlingar, ansluter sig till ramavtal tecknade av externa inköpscentraler, eller att endast partiell samordning sker. Utgångspunkten ska dock alltid vara att Staden bäst främjas genom samordnade inköp. Vilka områden som ska omfattas av samordnad upphandling beslutas av Upphandlingsbolagets styrelse eller av Kommunstyrelsen. Helhetssynen innebär också att innan inköp sker ska undersökas om Staden har möjlighet att utföra kontraktet med egna resurser. Undersökningsplikten avser kontroll med de verksamheter som har ett uppdrag att tillhandahålla eller samordna varor och tjänster till övriga verksamheter i Staden. Så kan t.ex. vara fallet med olika konsulttjänster inom kommunikation eller HR eller tillhandahållande av fordon eller försäkringar etc. Avtal mellan olika bolag eller mellan bolag och förvaltning kan ibland vara upphandlingspliktiga. Vid tveksamhet om bedömningen kan stadsledningskontorets jurister kontaktas. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 10 (25)

122 2. De upphandlade ramavtalen ska användas i första hand Bestämmelsen innebär att Stadens verksamheter är skyldiga att använda de upphandlade ramavtalen vid inköp som omfattas av ramavtalet och där behovet kan tillgodoses av ramavtalet. Vid avsteg ska skälen till detta dokumenteras. Detta gäller även vid inköp till ett så lågt värde att en formell upphandling helt hade kunnat undvikas enligt lagstiftningen och denna policy. Bestämmelsen är en intern regel och ska inte tolkas som en utfästelse till externa leverantörer. Vid avrop från ramavtal ska det aktuella kommungemensamma e-handelssystemet användas när det är möjligt. 3. Upphandling ska bedrivas affärsmässigt och så att förtroende för Staden som offentlig myndighet och avtalspart upprätthålls Inköp och upphandlingsverksamhet är ett område som är känsligt för otillbörlig påverkan. Medarbetare eller andra som ansvarar för uppgifter inom området har därför ett särskilt ansvar för att förtroendet för Staden upprätthålls. För ytterligare vägledning hänvisas till Göteborgs Stads policy och riktlinje mot mutor. De jävsbestämmelser som gäller enligt lag för anställda och förtroendevalda i kommunen ska i upphandlingssituationer tillämpas även av anställda och förtroendevalda i Stadens bolag. Affärsmässigheten innebär också att den som ansvarar för en upphandling ska skaffa sig tillräcklig kunskap om branschen och dess villkor, genom kontakter med leverantörer eller på annat sätt. Inför mer komplicerade upphandlingar kan förfrågningsunderlaget t.ex. lämnas på remiss till leverantörerna. Vid alla kontakter ska leverantörerna behandlas lika. 4. Direktupphandlingar ska genomföras så att konkurrensen tillvaratas Vid alla direktupphandlingar bör minst tre leverantörer tillfrågas. Direktupphandlingar över kr ska dokumenteras och skriftligt avtal/överenskommelse upprättas. Leverantörer som direktupphandlas ska kontrolleras. För kontroll kan leverantörskontrollverktyget i det aktuella kommungemensamma e-handelssystemet användas. Av dokumentationen ska framgå: - Det upphandlande bolagets eller förvaltningens namn - Vem som ansvarat för inköpet - Avtalsföremålet, dvs vad som köps in genom avtalet - Avtalets löptid och uppskattade värde samt när avtalet ingicks - Om och hur konkurrensen togs tillvara - Vilka leverantörer som tillfrågades och hur många som lämnade anbud - Vilken leverantör som tilldelades avtalet Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 11 (25)

123 - Det viktigaste skälet till tilldelningen - Att kontroll att direktupphandlingsgränsen inte överskridits utförts 5. Staden ska genom att ställa krav vid sina inköp bidra till en hållbar stad Staden ska genom att ställa krav vid sina inköp bidra till en bättre miljö och ett hållbart samhälle. Detta ska ingå som en naturlig del i varje upphandling. I hållbar upphandling ingår att ta hänsyn till flera perspektiv såsom tillgänglighetskrav, hållbarhetskriterier, att beakta frågor om etisk handel och företags sociala ansvar (CSR) samt möjliggöra för innovationer. Tjänster och produkter som innebär en så liten klimat- och miljöpåverkan som möjligt med bibehållen funktion ska väljas. Särskild hänsyn ska tas till ILO:s åtta grundläggande konventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet samt FN:s barnkonvention. Vid större tjänstekontrakt och entreprenader ska utredas om det är möjligt och lämpligt att ställa krav som innebär att personer som står långt ifrån arbetsmarknaden bereds möjlighet till sysselsättning. Vid genomförande av upphandlingar som kan omfatta sociala hänsynskriterier ska Göteborgs Stads modell för social hänsyn i offentlig upphandling användas. En stödfunktion för modellen finns etablerad hos Upphandlingsbolaget. Vid avsteg från denna riktning ska annan avstämd modell kunna redovisas. Vid upphandling av tjänster och entreprenader ska krav ställas på löner och arbetsvillkor i nivå med för branschen allmänt förekommande kollektivavtal i den utsträckning som lagstiftningen medger. För alla upphandlingar som avser tjänster eller entreprenader ska en antidiskrimineringsklausul införas som särskilt kontraktsvillkor i förfrågningsunderlaget och avtalet. Avsikten med en antidiskrimineringsklausul är att så långt möjligt tillse att Stadens leverantörer följer antidiskrimineringslagstiftningen genom att efterlevnaden av lagarna görs till en avtalsrättslig fråga med avtalsrättsliga påföljder. 6. Vid inköp och upphandling ska möjligheterna för små och medelstora företag att delta beaktas Staden ska sträva efter att ha en varierad leverantörsbas där även mindre företag ingår. Större upphandlingar ska om möjligt utformas så att det är möjligt att lägga anbud på avgränsade delar. Vid planeringen av upphandling och inköp ska hänsyn tas till mindre företags behov av information och framförhållning. Detta kan t.ex. ske genom att undvika korta tider mellan tilldelningsbeslut och avtalsstart och att genom tidig dialog med leverantörerna, såsom RFI eller extern remiss eller att på hemsidan informera om kommande upphandlingar. 7. Nämnder, styrelser eller motsvarande organ ansvarar för att gällande lagstiftning och denna policy efterlevs Nämnder, styrelser och motsvarande organ ska löpande följa upp förvaltningens eller bolagets inköp för att säkerställa att regelverket följs och att konkurrensen tas tillvara. De har huvudansvaret för de verksamhetsspecifika upphandlingarna men ansvarar också för att avrop på Upphandlingsbolagets ramavtal görs på ett korrekt sätt. Nämnder, Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 12 (25)

124 styrelser och motsvarande organ kan anta egna anvisningar för användning av direktupphandling och i övrigt vidta de åtgärder som krävs för att lag, författning och denna policy ska kunna efterlevas. Detta innefattar bl.a. säkerställa att rutiner införs som möjliggör kontroll av att de samlade direktupphandlingarna inom ett område inte överstiger direktupphandlingsgränsen i lagstiftningen. Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har inom ramen för sitt reglemente ansvar för att övervaka upphandlingsverksamheten i staden. Kommunstyrelsen får vidta lämpliga åtgärder om bristande följsamhet med denna policy skulle framkomma vid uppföljning eller på annat sätt. Kommunstyrelsen ska vid behov lyfta strategiska inköpsfrågor för beslut i kommunfullmäktige. Stadsledningskontoret Stadsledningskontoret ska stödja kommunstyrelsens i dess roll att övervaka upphandlings- och inköpsverksamheten i Staden och ska vid behov göra uppföljningar av stadens upphandlingsverksamhet. Stadens verksamheter har skyldighet att till stadsledningskontoret lämna begärda uppgifter. Stadsrevisionen. Stadsrevisionen har, genom särskilt uppdrag från Kommunfullmäktige, ansvar för att löpande följa Stadens upphandlings- och inköpsverksamhet. Göteborgs Stads Upphandlings AB Upphandlingsbolaget har, genom ägardirektiv från Kommunfullmäktige, ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster för Staden. Upphandlingsbolaget är avtalspart för de ramavtal bolaget tecknar och har ett ansvar för att avtalen är användarvänliga och med tydliga krav och villkor. Upphandlingsbolaget ska vara Stadens expertorgan och leda utvecklingen inom upphandlingsområdet och har därigenom en stödjande och konsultativ roll. Bolaget företräder även Staden i samarbete avseende upphandling med andra upphandlande myndigheter och enheter. Upphandlingsbolaget ska i nära samverkan med berörda verksamheter i Staden arbeta aktivt med att effektivisera inköps- och upphandlingsprocessen. Upphandlingsbolaget ska vid behov göra uppföljningar av ramavtalstroheten och Stadens samlade inköp och upphandlingar och rapportera resultatet av uppföljningarna till Kommunstyrelsen. Stadens verksamheter har skyldighet att till Upphandlingsbolaget lämna begärda uppgifter. Till sin hjälp har Upphandlingsbolaget Strategiforum för upphandling som är Stadens forum för strategier och övergripande planering i inköps- och upphandlingsfrågor utifrån ett långsiktigt helhetsperspektiv. Till Strategiforum knyts arbetsgrupper, som genom kategoristyrning utarbetar en gemensam strategi för den specifika kategori som gäller alla Stadens verksamheter. 8. Upphandlade avtal och leverantörer ska följas upp Omfattningen av uppföljningen ska anpassas till kontraktets värde och övriga förhållanden. Uppföljningen kan variera från en enkel kontroll att Staden erhållit det Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 13 (25)

125 som beställts, till omfattande undersökningar. Uppföljning av privata utförare ska ske i enlighet med kommunfullmäktiges program för uppföljning av privata utförare. Bolag eller förvaltning ska vid upphandlingar kontrollera leverantörens seriositet i syfte att motverka osund konkurrens. Sådan kontroll ska även ske löpande, exempelvis avseende betalning av skatter och avgifter, under avtalstiden. Vid väsentliga avtalsbrott eller andra allvarliga brister hos en leverantör ska Upphandlingsbolaget eller förvaltning/bolag med motsvarande uppdrag i Staden underrättas så att informationen kan vidarebefordras även till andra förvaltningar och bolag. Upphandlingsbolaget eller förvaltning/bolag med motsvarande uppdrag ska föra förteckning över inkomna rapporter. Kunskapscenter mot organiserad brottslighet kan även kontaktas för stöd i bedömningar avseende leverantörers seriositet. 9. Det kommungemensamma e-handelssystemet ska användas där det är möjligt För att underlätta uppföljning och kontroll ska det kommungemensamma e-handels systemet användas där det är möjligt. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 14 (25)

126 Bilaga 2 Policy för upphandling och inköp All anskaffning av varor, tjänster och entreprenader ska baseras på en helhetssyn där Stadens gemensamma bästa har företräde framför enskild verksamhets intresse. De upphandlade ramavtalen ska användas i första hand. Direktupphandlingar ska genomföras så att konkurrensen tillvaratas. Skälen till en direktupphandling och hur den har genomförts ska dokumenteras av den som ansvarar för upphandlingen. Krav på miljöhänsyn ska vara en naturlig del i all upphandlingsoch inköpsverksamhet som utförs av Staden. Vid all upphandlings- och inköpsverksamhet ska relevanta sociala och etiska krav ställas. För alla upphandlingar som avser tjänster eller entreprenader ska en antidiskrimineringsklausul införas som särskilt kontraktsvillkor i förfrågningsunderlaget och avtalet. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 15 (25)

127 Riktlinje för upphandling och inköp inom Göteborgs Stad 1 Inledning 1.1 Denna riktlinje syftar till att konkretisera policyn. 2 Omfattning 2.1 Policyn och riktlinjerna omfattar Göteborgs Stads samtliga förvaltningar och de bolag, föreningar och stiftelser där Göteborgs Stad är förvaltare eller, direkt eller indirekt, utser en majoritet av styrelsen eller motsvarande. Dessa juridiska personer benämns gemensamt fortsättningsvis Staden. 2.2 Policyn och riktlinjerna gäller all upphandling och alla inköp av varor, tjänster och entreprenader för Staden. 3 Syfte 3.1 Policyn och riktlinjerna ska säkerställa att Stadens upphandlingar och inköp görs i enlighet med EU-direktiv, svensk lagstiftning och denna policy. 3.2 De ska även säkerställa att Staden anlitar leverantörer som har god affärsetik, följer lagar och förordningar, fullgör sina skyldigheter gentemot samhället, inte diskriminerar någon på grund av kön, etnisk härkomst, funktionshinder, sexuell läggning, ålder eller på annat sätt. 3.3 Vidare ska policyn säkerställa att varor, tjänster och entreprenader med rätt kvalitet till lägsta kostnad köps in samt att sociala och etiska hänsyn och krav på funktion och miljöhänsyn är en naturlig del av Stadens upphandlings- och inköpsverksamhet 3.4 Staden får genom policyn och riktlinjerna instruktioner om hur verksamheterna ska agera i upphandlings- och inköpsfrågor. Administrativa besparingar avseende tid Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 16 (25)

128 och resurser uppnås inom Staden till nytta för invånarna. 3.5 Ett agerande i enlighet med policyn medverkar till en marknadssituation som präglas av uthållighet och väl fungerande konkurrens, vilket medverkar till en affärsmässighet över tid. 4 Gällande lagstiftning och regelverk 4.1 Övergripande regelverk för all upphandling är EU:s upphandlingsdirektiv och svensk lagstiftning. Bestämmelserna i upphandlingslagarna ska alltid tolkas mot bakgrund av de grundläggande principerna, principen om fri rörlighet för varor, principen om etableringsfrihet, principen om frihet att tillhandahålla tjänster samt de följande principer som följer av dessa, Principen om likabehandling innebär att alla leverantörer ska behandlas lika, t.ex. få samma information vid samma tillfälle. Principen om icke-diskriminering innebär att det inte är tillåtet att diskriminera en leverantör, främst på grund av nationalitet, vilket innebär att det inte är tillåtet att ställa krav som i praktiken innebär att leverantörer inte kan delta i upphandlingen. Transparensprincipen innebär att upphandlingar ska vara klara och tydliga och präglas av förutsebarhet och öppenhet. Principen om ömsesidigt erkännande innebär att intyg och liknande som är utställda av behörig myndighet i ett annat land inom EU ska godtas. Proportionalitetsprincipen innebär att krav i upphandlingar måste ha ett naturligt samband till det som upphandlas och inte får vara oproportionerligt hårda i förhållande till det syfte som önskas uppnås. 4.2 Även annan lagstiftning är betydelsefull i upphandlingsprocessen, såsom verksamhetsspecifik lagstiftning, konkurrenslagstiftning, offentlighets- och sekretesslagstiftning och straffrättslig lagstiftning. I specifika fall kan Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 17 (25)

129 lagstiftning som är hänförlig till det som upphandlas gälla, t.ex. lagstiftning om livsmedel, miljö eller arbetsmiljö. 4.3 Det åligger den som ansvarar för en upphandling att följa aktuell lagstiftning, aktuella avtal och denna policy med tillhörande riktlinjer. 5 Samordnad upphandling 5.1 Samordnad upphandling är av strategisk betydelse för Staden för att uppnå bästa möjliga affärsvillkor och en enad kravställning, för att minska Stadens administrativa kostnader samt för att säkerställa att policyns syften uppnås. 5.2 Samordnad upphandling ska genomföras inom de områden där det finns gemensamma intressen och ska göras av Göteborgs Stads inköpscentral, Göteborgs Stads Upphandlings AB. Vilka de gemensamma intressena är ska beslutas av Kommunstyrelse eller av styrelsen för Göteborgs Stads Upphandlings AB utifrån angelägenhet, risk och väsentlighet. 5.3 Vid den samordnade upphandlingen ska Stadens samlade kompetens tillvaratas för att skapa så bra avtal som möjligt. Upphandling av avtal ska ske med aktiv medverkan av företrädare från de av Stadens verksamheter som har den mest lämpliga kompetensen avseende de varor eller tjänster som ska upphandlas. 5.4 Stadens verksamheter ska inte genomföra upphandlingar i egen regi för varor eller tjänster som finns upphandlade genom ramavtal. Ramavtalen ska användas och avrop från dem ska göras i enlighet med beställarinstruktionen för aktuellt ramavtal. 5.5 Vid avrop från ramavtal ska det aktuella kommungemensamma inköpssystemet användas 6 Verksamhetsspecifik upphandling 6.1 När den vara eller tjänst som ska anskaffas inte finns upphandlad genom ramavtal Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 18 (25)

130 och är verksamhetsspecifik måste varan eller tjänsten upphandlas i enlighet med gällande lagstiftning av den verksamhet som anskaffar varan eller tjänsten. Finns inte upphandlingskompetens inom verksamheten ska specialistkompetens anlitas. Göteborgs Stads Upphandlings AB ska i första hand tillfrågas. 7 Direktupphandling 7.1 De leverantörer som finns upphandlade på ramavtal ska tillfrågas i första hand. Vid direktupphandling av annan leverantör än de som finns på ramavtal bör minst tre leverantörer tillfrågas. 7.2 Värdet för gränsen för direktupphandling är kopplat till tröskelvärden i upphandlingslagstiftningen och är satt till 15% av aktuellt tröskelvärde avseende upphandling av varor och tjänster. Tröskelvärdena justeras vartannat år med följd att värdet för gränsen för direktupphandling samtidigt ändras. 7.3 För att en direktupphandling till följd av lågt värde ska vara tillåten krävs att det totala kontraktsvärdet för det specifika köpet understiger direktupphandlingsgränsen. Vid beräkningen ska direktupphandlingar av varor, tjänster eller byggentreprenader av liknande slag som genomförts av verksamheten under budgetåret sammanräknas. När en direktupphandling planeras ska därför avtalets totala värde kontrolleras, liksom till vilket värde direktupphandlingar av liknande slag har gjorts i respektive förvaltning eller bolag under budgetåret eftersom det totala värdet måste understiga värdet för gränsen för direktupphandling. 7.4 Direktupphandling kan göras även vid synnerliga skäl. Sådana skäl kan vara naturkatastrofer eller synnerlig brådska som inte har orsakats av verksamheten själv. Att verksamheten hamnar i tidsnöd på grund av en eftersatt planering av upphandlingsprocessens tidsåtgång med eventuell tid för överprövning anses inte Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 19 (25)

131 utgöra synnerliga skäl. 7.5 Även vid direktupphandling är det viktigt att kontrollera att leverantören fullgör sina skyldigheter mot samhället, såsom betalning av skatter och avgifter. De leverantörer som finns upphandlade genom ramavtal är kontrollerade och redan konkurrensutsatta och ska tillfrågas i första hand. 7.6 Även vid direktupphandling ska konkurrenssituationen tillvaratas. Vid direktupphandling av annan leverantör än de som finns på ramavtal bör minst tre leverantörer tillfrågas för att en prisjämförelse ska kunna göras. 7.7 Sanktioner som kan användas vid en otillåten direktupphandling är att avtalet kan ogiltigförklaras varvid alla prestationer som utväxlats ska återgå, avtalsparten kan kräva skadestånd och en upphandlingsskadeavgift kan utdömas efter ansökan av Konkurrensverket. 7.8 Varför och hur en direktupphandling har genomförts ska dokumenteras av den som ansvarar för upphandlingen. Det kan ske genom att protokoll över beslut att direktupphandla upprättas där skälen och tillvägagångssättet framgår. Vid direktupphandlingar på grund av lågt värde ska åtgärder vidtas för att säkerställa att det sammanlagda värdet av förvaltningens inköp under budgetåret av liknande varor inte överstiger den tillåtna gränsen. 8 Köp från annan verksamhet inom Staden 8.1 När en av Stadens verksamheter köper varor eller tjänster av en annan av Stadens verksamheter finns i vissa fall undantag från krav på upphandlingsförfarande enligt upphandlingslagarna. En prövning av om undantaget är tillämpligt måste göras i varje enskilt fall. Finns inte kompetens att göra prövningen inom verksamheten ska den överlämnas till någon som har kompetens. Juridiska avdelningen på Stadsledningskontoret kan tillfrågas. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 20 (25)

132 9 Förhållningssätt 9.1 Avtalstrohet Stadens beställare ska vid upphandling och inköp först kontrollera förekomsten av ramavtal. Avrop ska göras elektroniskt i den mån det är möjligt och göras i enlighet med den beställarinstruktion som gäller för ramavtalet. 9.2 Affärsetiskt förhållningssätt Den offentliga förvaltningen arbetar på medborgarnas uppdrag och ska iaktta saklighet och opartiskhet i enlighet med de krav som uppställs i regeringsformen. Detta innebär att tjänstemän och förtroendevalda ska handla på ett sådant sätt att de inte kan misstänkas för att påverkas av ovidkommande hänsyn eller intressen i sitt arbete, t.ex. genom att ta emot otillbörliga gåvor eller förmåner från företag eller privatpersoner som de har att göra med i tjänsten. Vad som är en otillbörlig gåva eller förmån framgår av det regelverk som avser att förhindra olaglig påverkan, bl.a. reglerna om tagande och givande av muta. Allmänhetens förtroende är utgångspunkten för alla företrädare för Staden. I alla sammanhang ska ett sådant förhållningssätt iakttas att det inte kan förekomma risk för att företrädare för Staden gör sig skyldiga till mutbrott. För Stadens anställda och förtroendevalda ska det vara en självklarhet att följa gällande regelverk och att handla med omdöme och ansvar då man erbjuds en förmån. Det är viktigt att observera att verksamheter som innefattar myndighetsutövning, upphandling, inköp eller liknande är särskilt integritetskänsliga och ansvariga för sådan verksamhet förutsätts handla därefter. Företrädare för Staden bör betrakta varje förmån som otillbörlig om den kan misstänkas påverka tjänsteutövningen. Alla former av gåvor och tjänster från befintliga och potentiella leverantörer bör undvikas. Förtroendevalda och anställda Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 21 (25)

133 som har personliga intressen i eller förhållanden till leverantörsföretag ska inte vara inblandade i upphandlings- eller inköpsprocesser om det kan påverka utgången av upphandlingen eller inköpet. En förtroendevald eller anställd som till exempel i rollen som beställare kommer i kontakt med en leverantör i en sådan omfattning att man skapar en nära affärsrelation till leverantören ska undvika att anlita samma leverantör i privata angelägenheter. En leverantörssammansättning som gynnar konkurrensen ska eftersträvas och små och medelstora företag ska ges möjlighet att vara leverantör till Staden när så är möjligt med hänsyn till gällande lagstiftning. Staden ska anlita seriösa leverantörer som fullgör sina skyldigheter i det land där leverantören är registrerad. Det föreligger skyldighet att utesluta leverantörer som har gjort sig skyldiga till bl.a. grov organiserad brottslighet enligt upphandlingslagstiftningen. För eventuella underleverantörer ska samma villkor som för leverantörer gälla. Kontroll av om lagstadgade skatter och avgifter har erlagts ska göras innan en leverantör anlitas. Vilka krav som får ställas framgår av gällande lagstiftning och rättspraxis. Otillåtna påverkansmetoder, t.ex. i form av hot, ska inte accepteras och alla former av sådana försök till påverkan ska anmälas till närmaste chef. För ytterligare vägledning vad avser affärsetiskt förhållningssätt hänvisas till Policy och riktlinje mot mutor för Göteborgs Stad. 9.3 Antidiskrimineringsklausul Avsikten med en antidiskrimineringsklausul är att så långt möjligt tillse att Stadens leverantörer följer antidiskrimineringslagstiftningen genom att efterlevnaden av lagarna görs till en avtalsrättslig fråga med avtalsrättsliga påföljder. 9.4 Miljökrav Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 22 (25)

134 Krav på miljöhänsyn ska vara en naturlig del i all upphandlings- och inköpsverksamhet som utförs av Staden. Produkter och tjänster som medför så liten klimat - och miljöpåverkan som möjligt med bibehållen funktion ska användas, exempelvis utifrån transporter och distribution. Kraven måste dock utformas så att de inte diskriminerar leverantörer från andra regioner eller länder, vara proportionerliga, ha en koppling till föremålet för kontraktet, samt vara möjliga att kontrollera. Staden ska sträva efter att leverantörer ska ha god miljökunskap och bedriva ett systematiskt miljöarbete. Vilka krav som kan ställas framgår av aktuell lagstiftning och rättspraxis. Kraven måste kunna följas upp och kontroll kunna göras om kraven efterlevs av leverantörerna. 9.5 Sociala och etiska krav Vid all upphandlings- och inköpsverksamhet ska relevanta sociala och etiska krav ställas när det är möjligt. Särskild hänsyn ska tas till ILO: s åtta grundläggande konventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet1 samt FN: s barnkonvention. Andra krav som i vissa upphandlingar kan ställas är bl.a. på de anställdas sammansättning, exempelvis på viss andel av långtidsarbetslösa, anställningsvillkor, tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning, viss standard på arbetsmiljön, möjliggörande av praktikplatser eller på jämställdhet och mångfald. I entreprenader bör krav vidare ställas på att leverantören erbjuder de anställda de villkor som framgår av kollektivavtal under förutsättning bl.a. att villkoren preciseras och i övrigt uppfyller de grundläggande principerna, bl.a. proportionalitetsprincipen. Fullgörs kontraktet med anställda som är utstationerade i Sverige från annat EU-land, kan endast krav som uppfyller regleringen i utstationeringslagen (1999:678) ställas. Vilka krav som kan ställas följer av aktuell lagstiftning och rättspraxis. Kraven måste kunna följas upp och kontroll kunna göras om kraven efterlevs Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 23 (25)

135 av leverantörerna. 10 Ansvar 10.1 Nämnder, styrelser och motsvarande organ Nämnder, styrelser och motsvarande organ för Stadens verksamheter ansvarar för att gällande lagstiftning och denna policy efterlevs, att ansvar och befogenheter i upphandlings- och inköpsverksamhet fastställs, samt att medarbetare har den kompetens som krävs för att genomföra upphandling och inköp på ett korrekt sätt. Nämnder, styrelser eller motsvarande organ ansvarar även för att kontroll och uppföljning görs så att det som har upphandlats eller köpts in levereras till de villkor som avtalats. Att denna kontroll genomförs är av yttersta vikt eftersom efterlevnaden av avtalsvillkoren inte går att säkerställa genom inköps- eller upphandlingsproceduren. Nämnder, styrelser och motsvarande organ har en skyldighet att lämna, av Kommunstyrelsen, Stadsledningskontoret eller Göteborgs Stads Upphandlings AB, begärda uppgifter om inköp och upphandling i verksamheterna Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har, inom ramen för dess reglemente, ansvar för att övervaka upphandlings- och inköpsverksamheten i Staden. Kommunstyrelsen får vidta lämpliga åtgärder om bristande följsamhet med denna policy skulle framkomma vid uppföljningar eller på annat sätt Stadsledningskontoret Stadsledningskontoret ansvarar för att vid behov göra uppföljningar av Stadens verksamhetsspecifika upphandlingar och inköp. Resultaten av uppföljningarna ska rapporteras till Kommunstyrelsen. Stadens verksamheter ska aktivt delta vid utvärdering och har skyldighet att lämna begärda uppgifter så att uppföljningar och en gemensam inköpsstatistik kan upprättas Stadsrevisionen Stadsrevisionen har, genom särskilt uppdrag från Kommunfullmäktige, ansvar Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 24 (25)

136 för att löpande följa Stadens upphandlings- och inköpsverksamhet Göteborgs Stads Upphandlings AB Göteborgs Stads Upphandlings AB har, genom ägardirektiv från Kommunfullmäktige, ett huvudansvar för samordnad upphandling av varor och tjänster för Staden. Göteborgs Stads Upphandlings AB ska vara Stadens expertorgan och leda utvecklingen inom upphandlingsområdet och har därigenom en stödjande och konsultativ roll. Göteborgs Stads Upphandlings AB företräder även Staden i samarbete avseende upphandling med andra upphandlande myndigheter och enheter. Göteborgs Stads Upphandlings AB ska i nära samverkan med berörda verksamheter i Staden arbeta aktivt med att effektivisera upphandlingsprocessen. Göteborgs Stads Upphandlings AB ska vid behov göra uppföljningar av ramavtalstroheten och Stadens samlade inköp och upphandlingar och rapportera resultatet av uppföljningarna till Kommunstyrelsen. 11 Övrigt 11.1 Upphandlings- och inköpspolicyn och upphandlingslagarna omfattar inte försäljning, uthyrning eller hyra av lokal, anskaffning eller nyttjanderätt till fastighet, byggnad eller egendom som utgör fast egendom. Det finns även andra undantag från upphandlingsskyldighet som följer av lag eller praxis Vid oklarheter avseende denna policy hänvisas till upphandlingslagarna och rättspraxis, där såväl omfattning som undantag klargörs. Såväl Stadsledningskontorets juridiska avdelning som Göteborgs Stads Upphandlings AB kan bistå Staden i upphandlings- och inköpsfrågor. 1 Kärnkonvention 138 om minimiålder för arbete, 182 om förbud mot barnarbete, 100 om lika lön för lika arbete oavsett kön, 111 om diskriminering ifråga om anställning och yrkesutövning, 29 om förbud mot tvångs- och straffarbete, 105 om avskaffande av tvångsarbete, 87 om föreningsfrihet och organisationsrätt och 98 om organisationsrätten och den kollektiva förhandlingsrätten. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 25 (25)

137 Utdrag ur protokoll Sammanträdesdatum Dnr 1248/15 Arbetsgivarerbjudande personalförmåner Handling 2016 nr 29. Beslut Enligt kommunstyrelsens förslag: 1. Utbudet av personalförmånerna ska vara lika oavsett förvaltning eller bolag. 2. Storleken på friskvårdsbidraget ska vara lika oavsett förvaltning eller bolag. Expedieras Stadens nämnder och bolag Vid protokollet Jonas Andrén Ordförande Lena Malm Justerare Mats Karlsson Justerare Staffan Levinsson 1(1)

138 Handling 2016 nr 29 Arbetsgivarerbjudande personalförmåner Till Göteborgs kommunfullmäktige Kommunstyrelsens förslag Stadsledningskontorets förslag till beslut av kommunstyrelsen för egen del har bifallits. Kommunstyrelsen tillstyrker stadsledningskontorets förslag i tjänsteutlåtande den 8 december 2015 och föreslår att kommunfullmäktige beslutar: 1. Utbudet av personalförmånerna ska vara lika oavsett förvaltning eller bolag, godkänns. 2. Storleken på friskvårdsbidraget ska vara lika oavsett förvaltning eller bolag godkänns. Göteborg den 10 februari 2016 Göteborgs kommunstyrelse Ulf Kamne Lina Isaksson 1(1)

139 Personalutskottet Utdrag ur protokoll Sammanträdesdatum , Dnr Arbetsgivarerbjudande personalförmåner Tidigare behandling Bordlagt den 14 oktober 2015, 86 och den 3 november 2015, 94. Handling Stadsledningskontorets tjänsteutlåtande den 7 oktober 2015, reviderat den 8 december Yttrande V, S och MP den 9 december Yttrande M, L och KD den 9 december Beslut Personalutskottet tillstyrker stadsledningskontorets förslag till beslut i kommunstyrelsen och i kommunfullmäktige. Personalutskottet beslutar för egen del enligt stadsledningskontorets förslag: Uppdragen från personalutskottet samt personal- och arbetsmarknadsdelegationen förklaras fullgjorda. Expedieras Kommunstyrelsen Vid protokollet Jonas Andrén Ordförande Dario Espiga Justerare Maria Rydén 1 (1)

140 Yttrande V, S, MP Personalutskottet Ärende 4 Yttrande om personalförmåner I ambitionen att både bli en hälsosammare arbetsplats och en attraktivare arbetsgivare så satsar Göteborgs Stad på flera områden, varav personalförmånerna är ett. I budget 2016 höjer vi mininivån för friskvårdsbidraget till 1000 kr per medarbetare och år. Det innebar en konkret skillnad för den majoritet anställda staden har inom stadsdelsnämndssektorn. I och med detta tjänsteutlåtande som vi stödjer kommer också maxgränsen för friskvårdsbidraget att sättas till 1000 kr i hela staden. Vi ser detta som en rättvisefråga. Vänsterpartiet, Socialdemokraterna, Miljöpartiet och Feministiskt initiativ är överens om att i budgetarbetet för 2017 års budget överväga ytterligare en höjning av detta belopp. Hälsosamma arbetsplatser och friska medarbetare är viktigt. Friskvårdsarbetet är en väsentlig del för att vara en attraktiv arbetsplats och vi ser det som en ständig process som måste fortsätta i samverkan mellan fack och arbetsgivare för att på bästa sätt kunna möta lokala behov.

141 Göteborg den Yttrande (M) (L) (KD) Personalutskottet Ärende 4a Arbetsgivarerbjudande personalförmåner. Det är bra att frågan om personalförmåner äntligen tar ett kliv framåt efter att ha varit i låst läge i flera år. Alliansen har återkommande pekat på vikten av att stadens personalförmåner omarbetas så att de blir tillängliga och lika för stadens alla medarbetare och blir till attraktiva erbjudanden oavsett var i staden man arbetar. Stadsledningskontoret ber personalutskottet att förklara uppdraget från 2009 för fullgjort. Eftersom uppdraget att redovisa de personalförmåner som finns i staden aldrig har redovisats så är det med motvilja som Alliansens partier ändå biträder förslaget. Eftersom det inte finns någon sammanställning över de förmåner som finns i staden och vi inte heller vill fördröja arbetet med att ta fram ett nytt enhetligt utbud av personalförmåner vill vi istället försäkra oss om att personalutskottet blir delaktiga och informeras under resans gång till färdigställande av erbjudande. Vi ser fram emot att få uppföljning av utvecklingen i frågan två gånger per år.

142 Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 1248/15 Repronummer 288/15 Stadsledningskontoret Arbetsgivarfrågor Anna Malmcrona Telefon E-post: Arbetsgivarerbjudande personalförmåner Förslag till beslut I kommunstyrelsen och kommunfullmäktige 1. Utbudet av personalförmånerna ska vara lika oavsett förvaltning eller bolag, godkänns. 2. Storleken på friskvårdbidraget ska vara lika oavsett förvaltning eller bolag, godkänns. I kommunstyrelsen 1. Stadsledningskontoret får i uppdrag att utveckla och anpassa kostnadsneutrala personalförmåner i nära dialog med fackliga organisationer. 2. Stadsledningskontoret får i uppdrag att säkerställa att de stadengemensamma personalförmånerna presenteras och administreras på ett användarvänligt och effektivt sätt för både arbetsgivare och medarbetare. I personalutskottet 1. Uppdragen från personalutskottet samt personal- och arbetsmarknadsdelegationen förklaras fullgjorda. Sammanfattning På uppdrag från Personalutskottet har stadsledningskontoret utrett frågan om personalförmåner för medarbetare i Göteborgs Stad. Stadsledningskontoret har arbetat med ärendet med utgångspunkt från strategiska beslut inom arbetsgivarpolitikens område: att vara en attraktiv arbetsgivare, att harmonisera personalförmåner mellan förvaltningar och bolag samt att säkra den framtida kompetensförsörjningen. En bidragande del i att uppfattas som en attraktiv arbetsgivare är att tydligt kunna presentera vilka förmåner som är knutna till anställningen. Ekonomiska konsekvenser Stadsledningskontorets förslag till beslut innebär både ekonomiska men även personalpolitiska konsekvenser. De personalpolitiska konsekvenserna är hänförbara till Göteborgs Stads uttryckliga ambition att agera och uppfattas som en attraktiv arbetsgivare. Att öka attraktiviteten som arbetsgivare är svårt att mäta i ekonomiska konsekvenser. 1(19)

143 En förutsättning för användarvänligt hanterande av förmåner krävs en så kallad medarbetarportal, oavsett om den är utvecklad i egen regi eller upphandlad. Den minskar den administrativa belastningen som är kopplad till hantering av kvitton för exempelvis chefer, administratörer och friskvårdsansvariga. Den kapacitet som detta frigör utgör en mindre del av de olika befattningarna vilket i sin tur innebär att det inte blir aktuellt med att minska antalet tjänster. Tiden kan istället nyttjas till annat mer riktat direkt på kärnverksamheten. I en användarvänlig hantering av förmånerna tillkommer en kostnad för en medarbetarportal. Bolag och förvaltningar har olika nivåer på friskvårdsbidraget. I budget 2016 finns beslut om en lägsta nivå på friskvårdsbidraget om 1000 kronor. Stadsledningskontorets förslag innebär att detta bidrag även blir det högsta beloppet på bidrag. Detta påverkar förvaltningar och bolag beroende på vilken nivå de erbjuder idag, det finns även bolag i staden som inte erbjuder något friskvårdsbidrag alls. Barnperspektivet Stadsledningskontoret har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv. Jämställdhetsperspektivet Alla medarbetare oavsett kön eller könsöverskridande identitet ska uppleva att Göteborgs Stad är en jämställd arbetsplats. Staden ska aktivt verka för detta och utbudet av förmåner till medarbetarna ska avspegla den jämställda arbetsplatsen. Staden har traditionellt könsuppdelade arbetsplatser och det är angeläget att personalförmånerna är lika, oavsett arbetsplats inom staden. Mångfaldsperspektivet I det fall Göteborgs Stad vidgar arbetsgivarerbjudandet till att omfatta fler typer av förmåner kan en än bredare krets av medarbetare och framtida medarbetare uppfatta staden som en attraktivare arbetsgivare. Detta i sin tur ökar stadens möjlighet att säkerställa framtidens kompetensbehov genom att fler väljer Göteborgs Stad som sin arbetsplats. Oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder anser stadsledningskontoret att alla medarbetare ska uppleva att det finns erbjudanden som upplevs som en förmån för den enskilde. Miljöperspektivet Vid upphandling av framtida personalförmåner ska sedvanliga krav ställas i förfrågningsunderlaget för att säkerställa stadens miljö- och klimatmål. Omvärldsperspektivet En av Göteborgs Stads större utmaningar är framtidens kompetensförsörjning. Flera arbetsgivare konkurrerar om samma arbetskraft. För att öka attraktiviteten i arbetsgivarerbjudandet har arbetsgivare de senare åren tydliggjort fördelarna både för nuvarande och presumtiva medarbetare. En av dessa konkurrensfördelar är de förmåner som personalen kan erhålla och uppfatta som positiva vid valet av arbetsgivare. Fler och fler arbetsgivare, både offentliga och privata, väljer därför att kommunicera och Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 2(19)

144 marknadsföra förmånerna för sina medarbetare på ett överskådligt och lättillgängligt sätt. För att Göteborgs Stad ska uppfattas som en attraktiv arbetsgivare är det därför angeläget att även staden tydligt och lättåtkomligt visar upp sitt arbetsgivarerbjudande. I kontakt med andra större arbetsgivare i regionen framkommer det att införandet av en medarbetarportal både uppfattas som mycket positivt av medarbetarna samtidigt som det tydliggör och underlättar för arbetsgivaren i presentationen av de olika förmåner som finns. Enkelheten tycks även bidra till att medarbetarna utnyttjat förmånerna i en högre grad än innan. Bilaga 1: Protokollsutdrag från centrala samverkansgruppen (CSG) Bilaga 2: Protokollsutdrag från personal och arbetsmarknadsdelegationen , 83 Bilaga 3: Protokollsutdrag från personalutskottet (PU) , 37 Bilaga 4: Protokollsutdrag från personalutskottet (PU) Bilaga 5: Protokollsutdrag från centrala samverkansgruppen (CSG) Bilaga 6: Synpunkter från fackliga organisationer inom centrala samverkansgruppen (CSG) och koncernfackliga rådet. Bilaga 7: Protokollsutdrag från centrala samverksansgruppen (CSG) Bilaga 8: Synpunkter från samtliga fackliga organisationer i CSG på förslag till tjänsteutlåtandet Arbetsgivarerbjudandet personalförmåner. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 3(19)

145 Ärendet Stadsledningskontoret har , 37, fått i uppdrag av personalutskottet att utreda Göteborgs Stads personalförmåner och återkomma med förslag på struktur. Sedan tidigare har stadsledningkontoret (dåvarande stadskansliet) att kartlägga vilka förmåner, utöver kollektivavtal, som tillkommer anställda inom stadens samtliga förvaltningar och bolag (personal och arbetsmarknadsdelegationen , 83). Stadsledningskontoret redovisar i detta tjänstutlåtande förslag med anlednings av uppdragen. Bakgrund Parallellt med uppdraget att utreda Göteborgs Stads personalförmåner och återkomma med förslag på struktur beslutades i budget 2016 att friskvårdsbidraget för alla medarbetare i staden ska höjas. En budgetpost finns för att höja till kronor per medarbetare och år. Lägsta nivån är i dagsläget i de flesta stadsdelsförvaltningar 500 kronor, det högsta bidraget är flera tusen kronor per person men det hör till undantagen. Det finns även bolag som inte erbjuder något friskvårdsbidrag alls. Syftet med den höjda lägstanivån är att utjämna skillnaderna i staden. I beslutet gällande Riktlinjer och direktiv för Göteborgs Stads bolag (kommunfullmäktige , 12) anges att förmåner som knyts till anställningen ska harmoniseras i stadens verksamheter. Båda dessa beslut har beaktats i stadsledningskontorets tjänsteutlåtande gällande stadens arbetsgivarerbjudande och de personalförmånerna som ingår i detta. Stadsledningskontorets förslag innebär att förmånerna ska vara lika oavsett var i staden medarbetaren är anställd. Ytterligare beslut som sedan tidigare inryms i stadens arbetsgivarerbjudande är cykelförmån och möjlighet att köpa Västtrafikkort till nettolöneavdrag. Det finns förmåner som regleras i lag och avtal såsom antal semesterdagar utöver Semesterlagens bestämmelser. Vissa förmåner gäller alla anställda oavsett arbetsgivare, andra gäller för dem som omfattas av specifika avtal eller överenskommelser. Ett exempel på lagrelaterade förmåner som ofta nämns i samband med personalförmåner är terminalglasögon, Arbetarskyddsstyrelsens (numera Arbetsmiljöverkets) föreskrifter 1995:5, Arbetsgivaren skall tillhandahålla arbetstagaren särskilda glasögon, som är utprovade för bildskärmsarbetet. Attraktiv arbetsgivare Göteborgs Stad marknadsförs medvetet med begreppet attraktiv arbetsgivare med syftet att både presumtiva och nuvarande medarbetare ska känna stolthet över att ha staden som arbetsgivare. I framtiden är konkurrensen om utbildad arbetskraft ett påtagligt hot för att staden ska kunna uppfylla sitt uppdrag. För att underlätta kompetensförsörjningen behöver staden därför tydligt kunna visa det totala arbetsgivarerbjudandet i samband med exempelvis arbetsmarknadsmässor, på hemsidan och för dem som redan är anställda i någon av stadens verksamheter. En del av arbetsgivarerbjudandet är just de förmåner som en medarbetare har i och med sin anställning i staden. Alla arbetsgivare står inför utmaningar de kommande åren att kunna rekrytera attraktiv arbetskraft vilket gör att denna utmaning inte är unik vare sig för staden eller för andra arbetsgivare generellt. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 4(19)

146 Det finns ett flertal förmåner på marknaden som arbetsgivare idag erbjuder sina medarbetare. Möjligheten att erbjudas flera olika typer av förmåner till medarbetare i olika skeden av livet förväntas av den anställde. En förmån för en medarbetare kan medföra direkta kostnader för en arbetsgivare såsom exempelvis friskvårdsbidrag men kan likväl vara en rabatt som omfattar de anställda då de köper tjänsten i kraft av sin anställning. Ytterligare som kan uppfattas som positivt av medarbetaren är möjligheten till löneväxling, exempelvis mot pension. Förmånen blir en förmån först då den uppfattas som det av medarbetaren, inte enbart för att den finns i utbudet av förmånerna som erbjuds. Det är en av anledningarna till att arbetsgivare har ett bredare utbud av förmåner nu än förr. I arbetet med att utveckla erbjudandet bör hänsyn tas till stadens alla medarbetare oavsett exempelvis ålder, etnicitet, kön och befattning. Alla medarbetare ska uppleva att det finns något för dem. Enligt en SIFO-undersökning om tjänstepension och förmåner visar det sig att unga kvinnor föredrar friskvård framför tjänstepension som förmån. Totalt sett i befolkningen anses dock fortsatt tjänstepension vara den mest betydelsefulla förmånen. Kvinnor föredrar friskvård framför tjänstepension i unga år, men som medelålders och äldre sätter de istället störst vikt till tjänstepensionen. Bland männen är det både träning under arbetstid och friskvård som tillsammans är mer intressant än tjänstepension i unga år. Detta ändras med tiden, och i takt med att pensionen närmar sig blir också frågan om tjänstepension allt mer central även för männen. Detta framgår av ett pressmeddelande från MinPension i september 2015, som beställt undersökningen från SIFO. Undersökningen från SIFO visar tydligt att olika typer av förmåner värderas olika beroende på vilken situation medarbetaren befinner sig. Det är anledningen till att det bör finnas ett relativt brett utbud av personalförmåner att välja mellan. Utbudet varierar beroende på arbetsgivare och det som upplevs vara en väsentlig del i helheten är att alla förmåner samlas på ett ställe och både arbetsgivaren och medarbetaren blir medvetna om vilka förmåner som är knutna till anställningen. Nuläge förmåner En anställd i staden omfattas av flera olika typer av förmåner. En förmån för medarbetarna kan ha sitt ursprung både i lag och i avtal men även i specifika beslut tagna av ledningen. Några förmåner finns oavsett befattning eller arbetsgivare i staden. Vissa styrs av det avtal som medarbetaren omfattas av, andra beror på vilken förvaltning eller bolag som medarbetaren är anställd i. I beslutet gällande Riktlinjer och direktiv för Göteborgs Stads bolag (kommunfullmäktige , 12) anges att bolag och nämnder ska harmonisera villkoren gällande förmåner som knyts till anställningen. Stadsledningskontoret arbetar med detta beslut som en utgångspunkt i det nu aktuella tjänsteutlåtandet. En personalförmån som Göteborgs Stad har beslutat är det friskvårdsbidrag som medarbetaren kan använda till ett flertal aktiviteter. Skattelagstiftningen anger nivå för bidragens storlek och till vilka typer av aktiviteter som bidraget kan användas. I 2016 års budget för staden anges att lägsta nivå för friskvårdsbidraget ska höjas till kronor för att nå en mer jämlik fördelning mellan förvaltningar och bolag. Stadsledningskontoret föreslår att beslut tas att friskvårdbidragets storlek ska vara lika oavsett förvaltning eller bolag. Stadsledningskontorets förslag innebär att friskvårdsbidraget kr även blir det högsta beloppet på bidrag. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 5(19)

147 Ytterligare personalförmån är den möjlighet som stadens anställda har att köpa Västtrafikkort till nettolöneavdrag samt bidrag till cykelförmån. Flera av förvaltningarna har även personalförmån som innebär ett par fria samtal med rådgivare inom exempelvis juridik, familjerådgivning eller personligt samtalsstöd. Den minnesgåvan som medarbetare erbjuds i samband med lång tjänstgöring är ytterligare exempel på personalförmån som regleras i skattelagstiftningen och som staden nyss har reviderat bestämmelserna kring. Utvidgning av arbetsgivarerbjudandet Staden har tydligt uttalat sin ambition att vara en attraktiv arbetsgivare och i detta ingår att ligga på framkant även vad gäller de förmåner som medarbetare uppfattar som positiva, oavsett befattning eller i vilken situation medarbetaren befinner sig i. I den framtida konkurrensen om kvalificerad arbetskraft är det angeläget att profilera staden som en aktiv aktör på med ett positivt arbetsgivarerbjudande likaväl som Göteborgs ambition att vara exempelvis en klimatsmart arbetsgivare. Det finns ett flertal olika aktiviteter som skattelagstiftningen ger möjlighet till men som staden ännu inte tagit ställning till om dessa ska erbjudas medarbetarna. En sådan är ögonoperationer och IVF-behandling mot bruttolöneavdrag. Båda dessa förmåner är allmänt vedertagna på arbetsmarknaden och efterfrågas regelbundet av medarbetare i staden. Att kunna presentera dessa som förmåner i samband med en anställningsintervju kan vara den eller de faktorer som gör att den arbetssökande faktiskt väljer att acceptera ett anställningserbjudande i staden framför en annan arbetsgivare. Det kan även uppfattas som mycket positivt att ha möjligheten att teckna en sjukvårds-, liv- eller olycksfallsförsäkring. Försäkringen tecknas direkt mellan medarbetaren och försäkringsbolaget, en sådan konstruktion medför ingen merkostnad för arbetsgivaren men det blir mer förmånligt för den som är anställd. För att uppfylla ambitionen att vara en attraktiv arbetsgivare behöver staden även säkerställa att det finns flera olika typer av förmåner så att merparten av medarbetarna upplever att det finns något för dem alla, oavsett arbetsställe eller befattning. Detta är ett sätt att skapa en jämlikhet för medarbetarna i ett hela-staden-perspektiv. Förväntningar på förmåner förändras över tid liksom det skattemässiga regelverket kring det. Det är därför angeläget att staden kontinuerligt utvecklar erbjudandet till medarbetarna för att även fortsättningsvis uppfattas som en attraktiv arbetsgivare. Presentation av arbetsgivarerbjudandet Stadens medarbetare har många förmåner som kanske tas för självklara eftersom de utgår ifrån de centrala avtalen och är väl etablerade på arbetsmarknaden. Det är inte givet att vare sig medarbetare eller chefer är medvetna om alla förmåner eftersom de beskrivs i olika sammanhang och finns presenterade på olika ställen i stadens dokument och andra kommunikationskanaler. Beroende på vilka intressen och behov den enskilde har kan det dessutom variera över tid vilken förmån som är mest angelägen. För att kunna använda arbetsgivarerbjudandet som ett aktivt rekryteringsverktyg behöver de kunna presenteras överskådligt vid exempelvis på en rekryteringsmässa eller en intervju. Detsamma gäller för att den som redan är anställd ska kunna ta del av stadens förmåner utifrån sina förutsättningar och då det passar den enskilde. Nu kommer den enskilde inte åt informationen utan att få hjälp av chef eller HR-enhet. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 6(19)

148 Upphandling och införande av medarbetarportal för staden fanns med i föreslagen tjänsteplan för 2016 till prioriteringsforum. HR-direktören valde efter samråd med prioriteringsforum att lyfta ur upphandling och införande av medarbetarportal ur tjänsteplan 2016 då beslut skulle tas i beslutsforum eftersom nytta och effekter av utvecklingsinsatsen behöver beskrivas bättre för att beslut om kostnadsökning skulle kunna tas. En medarbetarportal kan samla information om alla förmåner och presentera de olika förmånerna individanpassat. Samtidigt kan medarbetaren boka och beställa de utvalda förmånerna och på så sätt minskar administrationen för respektive förvaltning och bolag. En sådan portal ska även kunna hantera skatterättsliga frågor på individnivå samt vara direktkopplad till lönesystemet samt hantera nya erbjudanden. Stadsledningskontoret bör därför ges i uppdrag att säkerställa att de stadengemensamma personalförmånerna presenteras och administreras på ett användarvänligt sätt för både arbetsgivare och medarbetare. Förmåner Huvudregeln är att löner, arvoden, kostnadsersättningar, förmåner och alla andra inkomster som erhålls på grund av tjänst ska tas upp som intäkt, om inte något annat anges. Förmåner benämns även i dagligt tal som personalförmåner och innefattar de förmåner medarbetaren har som en konsekvens av sin anställning. De förmåner som enbart tillhandahålls på arbetsplatsen och som är av mindre värde och inte lämnas som ersättning för utfört arbete utan består av enklare åtgärder för att skapa trivsel i arbetet behandlas inte i tjänsteutlåtandet. Dessa förmåner hanteras även fortsättningsvis av respektive förvaltning eller bolag. Skattefria förmåner Vissa förmåner är skattefria för den anställde och för att skattefriheten ska gälla ska den specifika förmånen erbjudas all personal, oavsett om medarbetaren är anställd tills vidare eller tidsbegränsat samt på heltid eller deltid. Till de skattefria förmånerna räknas, bland annat, kost vid representation och intern representation vid tillfälliga/kortvariga sammankomster, arbetskläder som är avpassade för tjänsten och inte lämpligen kan användas privat, personalvårdsförmåner av mindre värde bestående av enklare åtgärder för att skapa trivsel i arbetet, enklare slag av motion och annan friskvård, julgåvor av mindre värde till anställda, minnesgåvor till varaktigt anställda, personalrabatt vid köp av en vara eller tjänst från arbetsgivaren/koncernen om varan eller tjänsten ingår i säljarens ordinarie utbud, terminalglasögon samt viss hälso- och sjukvård (som inte är offentligt finansierade). Åtgärder som hänförs till företagshälsovård och rehabilitering definieras som skattefria förmåner även om vi i det dagliga arbetet sällan tänker på dem som förmåner utan mest tar dem för givet eftersom de är en så etablerad form av förmån i arbetslivet. Den kost som serveras till medarbetare som deltar vid pedagogiska måltider eller till vårdpersonal med tillsynsskyldighet är skattefri även om fri kost vanligtvis är att anse som en skattepliktig förmån. Löneväxling till tjänstepension En medarbetare kan byta en del av sin bruttolön mot en förmån. På arbetsmarknaden är löneväxling till pension en av de mest efterfrågade, så även i Göteborgs Stad. Med syfte Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 7(19)

149 att vara en attraktiv arbetsgivare bör Göteborgs Stad förbereda erbjudande om att ge de anställda en möjlighet att löneväxla till pension. Löneväxling innebär att medarbetaren gör ett frivilligt bruttolöneavstående till förmån för ett extra pensionssparande. Löneväxling ska leda till att underlätta rekryteringen av ny personal men syftar också till att ge medarbetarna större valfrihet till hur ersättningen för nedlagt arbete kan betalas ut. Avdragsrätten för privat pensionssparande upphör 2016, men många vill fortsätta att spara till sin pension. För närvarande erbjuder ca 160 arbetsgivare inom landsting och den kommunala sektorn löneväxling till pension (uppgifter från KPA och Skandia). Nettolöneavdrag Ytterligare en typ av förmån är när en medarbetare kan göra nettolöneavdrag för privata utgifter. Staden har redan ett sådant beslut gällande inköp av Västtrafikkort, förmånen för medarbetaren är slippa betala hela årsavgiften vid ett tillfälle utan denna delas upp på årets tolv månader i form av nettolöneavdrag. Denna konstruktion är kostnadsneutral för arbetsgivaren men ses som en attraktiv förmån för många medarbetare. Bruttolöneavdrag Dessa förmåner efterfrågas regelbundet av medarbetare. Bruttolöneavdrag kan göras för kostnader för bland annat IVF-behandling (provrörsbefruktning) och synkorrigeringar. Ett bruttolöneavdrag är ett löneavdrag som görs direkt från den kontanta bruttolönen för en anställd vilket minskar den skattepliktiga lönen och arbetsgivaravgiften för arbetsgivaren. Skattepliktiga förmåner Det finns även förmåner som är skattepliktiga för medarbetaren, värdet av dessa förmåner beräknas i de flesta fall utifrån ortens marknadsvärde. Till dessa skattepliktiga förmåner räknas bland annat fri kost, subventionerad kost, bostad, semesterbostad, tandvård, läkemedel, privata resor och förmånliga lån som arbetsgivaren förmedlat. Subventionerad kost anses inte skattepliktig om den är beräknad på den totala kostnaden för kosten. Stadsledningskontorets förslag Stadsledningskontorets förslag är att utbudet av personalförmånerna ska vara lika för alla medarbetare oavsett förvaltning eller bolag. Stadsledningskontoret föreslår vidare att friskvårdbidragets storlek ska vara lika för alla medarbetare oavsett förvaltning eller bolag. Förslaget innebär också att nivån blir 1000 kr. De anställda på viss tid och anställda på deltid erbjuds förmånen i förhållande till anställningens tidsbegränsning och omfattning. En fortsatt utveckling av personalförmåner bör arbetas fram av stadsledningskontoret i dialog med fackliga organisationer. För att säkerställa att de stadengemensamma personalförmånerna uppfyller kraven på användarvänlighet och god struktur utifrån ett administrativt hänseende föreslås stadsledningskontoret få i uppdrag att utreda ärendet vidare. Strukturen ska vara till gagn för både arbetsgivare och medarbetare. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 8(19)

150 Samverkan Ärendet har informerats om i Koncernfackliga rådet och igen Ärendet har informerats i CSG , är uppe för tidig fördjupad dialog i CSG samt samverkan CSG:s undergrupp referensgruppen för HR strategiska frågor har blivit initierade i den del av ärendet som hanterar typ av personalförmån enligt beslutspunkt 3 ovan, Partsamverkan är fullgjord i den centrala samverkansgruppen (CSG) Samtliga fackliga organisationer anmäler oenighet i ärendet med hänvisning till inlämnade synpunkter. Stadsledningskontoret Anna Malmcrona Planeringsledare Pia Henström Björkman Tf avdelningschef Arbetsgivarfrågor Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 9(19)

151 Bilaga 1 Protokolsutdrag från centrala samverkansgruppen (CSG) Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 10(19)

152 Bilaga 2 Protokollsutdrag från personal och arbetsmarknadsdelegationen , 83 Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 11(19)

153 Bilaga 3 Protokollsutdrag från personalutskottet , 37 Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 12(19)

154 Bilaga 4 Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 13(19)

155 Bilaga 5 Protokollsutdrag från centrala samverkansgruppen (CSG) Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 14(19)

156 Bilaga 6 Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 15(19)

157 Bilaga 6 Gällande: Göteborg Arbetsgivarerbjudande personalförmåner Tjänsteutlåtande Utfärdat Diarienummer 1248/15 Repronummer rnr 253/15 Synpunkter från Koncernfackliga rådet på förslag till tjänsteutlåtandet Arbetsgivarerbjudande personalförmåner Koncernfackliga rådet föreslår följande ur ett bolagsperspektiv: att de förslag som tjänsteutlåtandet tagit fram för beslut i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige,"1. Utbudet av personalförmånerna ska vara lika oavsett förvaltning eller bolag, godkänns. 2. Storleken på friskvårdbidraget ska vara lika oavsett förvaltning eller bolag, godkänns. tas bort. Kommunstyrelsens beslut i budget 2016 om friskvårdsbidragets lägsta nivå gäller då. att de förslag till som tjänsteutlåtandet tagit fram för beslut i kommunstyrelsen, 1. Stadsledningskontoret får i uppdrag att utveckla och anpassa kostnadsneutrala personalförmåner i nära dialog med fackliga organisationer. tas bort och att det åligger respektive klustermoderbolag att säkerställa ändamålsenliga personalförmåner i dialog med de fackliga parterna. Nedan redogör vi för de risker som vi ser med att de förslag som tjänsteutlåtandet tagit fram för beslut i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige, ur ett bolagsperspektiv och varför vi motsätter oss förslaget rent principiellt. Förmåner och friskvårdsbidrag kan skilja sig mellan bolagen beroende på hur verksamheterna ser ut. Parterna på bolagen har under årens lopp träffat överenskommelser gällande förmåner och friskvårdsbidrag som passar för medarbetarna och bolaget beroende på den bransch de verkar i. De förmåner som finns på respektive bolag är resultat av många års arbete och används som en del i ett erbjudande vid rekryteringar och läggs fram vid varje lönerevision som ett argument från arbetsgivarsidan. Med det här förslaget finns det risk att detta arbete raseras och att fungerande förmåner försvinner och inte ersätts med likvärdiga/relevanta erbjudanden. Hur kommer arbetsgivaren att ersätta medarbetarna i de fall det kommer att innebära försämringar? I den svenska modellen på arbetsmarknaden är det mellan parterna som de allra flesta frågor regleras. Många lagparagrafer är semidispositiva och centrala kollektivavtal ger möjligheter att teckna lokala avtal. Genom det här förslaget, frångås den svenska modellen. Medarbetarnas inflytande och möjlighet att påverka på sin arbetsplats minskar radikalt. Dessutom hindras arbetsgivarparten i bolagen, med det här förslaget, från möjligheten att uppmuntra medarbetarna till mera friskvård som ett led i att t ex åtgärda/förebygga höga sjukskrivningstal. På vilket sätt detta skulle dessa förslag göra Göteborg stad till en mera attraktiv arbetsgivare? Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 16(19)

158 De kommunala bolagen konkurrerar på marknaden om kompetent personal. Flera bolag har identifierat att det i framtiden kommer att vara svårt att rekrytera kompetent personal. Inom vissa yrken, som projektledare och ingenjörer, är det redan svårt att rekrytera. Göteborg stad står inför stora utmaningar de kommande åren och för att lösa flera av de större frågorna inom t ex infrastruktur, bostadsbyggande och energiförsörjning behöver bolagen få möjlighet att agera på sina respektive marknader för att attrahera rätt kompetens. Att hämma detta genom ett frånta parterna på bolagen ansvaret att själva arbeta fram den attraktiva arbetsplatsen ser vi som en stor risk. Vi anser att det är viktigt ur ett personalpolitiskt perspektiv att arbeta för ökad hälsa för alla medarbetare och medborgare i staden men vi ser inte att det uppnås genom ett förslag som innebär försämrade möjligheter för ett stort antal medarbetare. Hela Staden perspektivet bör vara ett radikalt större begrepp än att politiskt styra vilken nivå det ska vara på friskvårdsbidragen i stadens bolag. För Koncernfackliga rådet LO TCO Akademikerföreningarna (SACO) Timo Strandeberg Lars Dahlström Viveca Bertelsen Anders Ingemarsson Anita Johansson Roger Dahlöf Thomas Gustavsson Ulf Berndtsson Maria Andersson-Iseppi Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 17(19)

159 Bilaga 7 Protokollsutdrag från centrala samverkansgruppen (CSG) Samverkan före beslut Arbetsgivarerbjudande personalförmåner, Dnr 1248/15. TU daterat utsänt inför mötet. De fackliga organisationernas synpunkter i skrivelser till CSG har bilagts ärendet. Pia Henström Björkman presenterar ärendet och det förtydligande som är gjort i tjänsteutlåtandet gällande nivån för friskvårdstillägget på 1000 kronor. Ärendet blev bordlagt i PU 3 november och nästa möte är 9 december. Parterna har dialog i ärendet, de fackliga organisationerna framhåller synpunkter i enlighet med skrivelser som lämnades till CSG protokoll Till dagens möte lämnas ett gemensamt förtydligande in från de fackliga organisationerna som biläggs protokollet De fackliga företrädarna från koncernfackliga rådet hänvisar till synpunkter i ärendet som bilagts CSG protokollet Partsamverkan är därmed fullgjord. Samtliga fackliga organisationer anmäler oenighet i ärendet med hänvisning till inlämnade synpunkter. Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 18(19)

160 Bilaga 8 Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 19(19)