Kallelse till årsstämma i Zenterio AB (publ) Notice to ordinary General Meeting in Zenterio AB (publ)

Transkript

1 N.B. The English text is an in-house translation of the original Swedish text. Should there be any disparities between the Swedish and the English text, the Swedish text shall prevail. Kallelse till årsstämma i Zenterio AB (publ) Notice to ordinary General Meeting in Zenterio AB (publ) KALLELSE/NOTICE Aktieägarna i Zenterio AB (publ) org.nr , kallas härmed till årsstämma Shareholders in Zenterio AB (publ) org.nr , are hereby summoned to ordinary general meeting 2018 (the Meeting ). Datum/Date: måndagen den 28 maj 2018/Monday 28 May 2018 Tid/Time: kl 13:00/at 13:00 a.m (CET). Plats/Place: Gernandt & Danielsson Advokatbyrås lokaler, Hamngatan 2, Stockholm/ The premises of Gernandt & Danielsson Advokatyrå, Hamngatan 2, Stockholm RÄTT ATT DELTA VID ÅRSSTÄMMAN/RIGHT TO ATTEND THE MEETING Aktieägare som önskar delta i årsstämman ska dels vara införda i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken tisdagen den 22 maj 2018, dels anmäla sig för deltagande på årsstämman hos bolaget under adress Zenterio AB, att. Steven Moodie, Diskettgatan 11B, Linköping eller per e-post finance@zenterio.com. Anmälan ska vara bolaget tillhanda senast tisdagen den 22 maj Vid anmälan ska uppges namn/firma, person-/organisationsnummer, telefonnummer dagtid samt, i förekommande fall, uppgift om ställföreträdare, ombud och biträde. Aktieägare som företräds genom ombud ska utfärda fullmakt för ombudet. Fullmakten i original samt, för juridisk person, bestyrkt kopia av registreringsbevis eller motsvarande behörighetshandling, bör i god tid före stämman sändas till bolaget på ovanstående postadress. Fullmakten är giltig högst ett år från utfärdandet, dock att fullmaktens giltighetstid får vara längst fem år från utfärdandet om detta särskilt anges. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på bolagets hemsida, Aktieägare med förvaltaregistrerade aktier måste tillfälligt inregistrera sina aktier i eget namn för att äga rätt att delta på stämman. Sådan registrering ska vara verkställd hos Euroclear Sweden AB tisdagen den 22 maj Kontakt bör därför tas med förvaltaren i god tid före detta datum. Shareholders wishing to attend the Meeting must be registered as shareholders in the share register maintained by Euroclear Sweden AB on Tuesday 22 May 2018 and notify their attendance to the company at the address Zenterio AB, att. Steven Moodie, Diskettgatan 11B, Linköping or per finance@zenterio.se. The notification must have been received by the company no later than Tuesday, 22 May The notification should include the shareholder s name/business name, identification number/corporate registration number, address and daytime telephone number as well as, if applicable, details of representatives, proxies and advisors. Shareholders represented by proxy must execute a power of attorney to the proxy. The power of attorney in original and, for legal entities, a verified copy of certificate of registration or equivalent certificate of authority, should be submitted to the company on the above address in due time before the Meeting. The power of

2 attorney is valid for no more than one year from its execution, however, it may be valid for a period of not more than five years if this is specifically stated. The company provides a proxy form at its website, Shareholders whose shares are registered in the name of a nominee must temporarily register their shares in their own name in the share register maintained by Euroclear Sweden AB in order to be entitled to attend the Meeting. Such registration must have been effected at Euroclear Sweden AB no later than Tuesday 22 May Shareholders must, therefore, instruct their nominees well in advance thereof. INFORMATION FÖR AKTIEÄGARE REGISTRERADE VID NORSKA VERDIPAPIRSENTRALEN (VPS)/ INFORMATION FOR SHAREHOLDERS REGISTERED AT THE NORKSA VERDIPAPIRSCENTRALEN (VPS) Aktieägare registrerade vid Norska Verdipapirsentralen ( VPS ) som inte är registrerade vid Euroclear Sweden AB och som önskar äga rätt att delta på stämman måste göra anmälan härom till DNB Bank ASA senast 16 maj 2018 kl lokal tid. Anmälan skickas till DNB Bank ASA, Verdipapirservice, PB 1600 Sentrum, N-0021 Oslo, Norge eller per e-post vote@dnb.no. Efter anmälan kommer DNB Bank ASA att tillfälligt inregistrera aktierna hos Euroclear Sweden AB i aktieägarens namn. Aktieägare registrerade vid VPS måste därutöver anmäla sig hos bolaget enligt ovan för att äga rätt att delta på stämman. Aktieägare registrerade vid VPS som endast har anmält sig hos bolaget får närvara vid stämman, dock utan rösträtt. Shareholders registered with Norska Verdipapirsentralen ( VPS ) that are not registered with Euroclear Sweden AB and that wishes to attend the Meeting must notify DNB Bank ASA thereof no later than 16 May 2018 at 12:00 (local time). The notification should be sent to DNB Bank ASA, Verdipapirservice, PB 1600 Sentrum, N-0021 Oslo, Norway or per vote@dnb.no. After the notification, DNB Bank ASA will temporarily register the shares with Euroclear Sweden AB in the shareholders name. Shareholders registered with VPS must in addition hereto notify the company in accordance with the above in order to be entitled to attend the Meeting. Shareholders registered with VPS who has only notified the company will be allowed to participate in the Meeting, however, without any voting rights. ÄRENDEN OCH FÖRSLAG TILL DAGORDNING/ITEMS AND PROPOSED AGENDA 1. Stämmans öppnande och val av ordförande vid stämman. 2. Upprättande och godkännande av röstlängd. 3. Val av en eller två justeringspersoner. 4. Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad. 5. Godkännande av dagordning. 6. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse samt koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse för verksamhetsåret 2017; och i samband med detta ett anförande av den verkställande direktören. 7. Beslut a. om fastställande av resultaträkning och balansräkning samt koncernresultaträkning och koncernbalansräkning,

3 b. om dispositioner beträffande bolagets resultat enligt den fastställda balansräkningen, samt c. om ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören. 8. Fastställande av antalet styrelseledamöter och eventuella styrelsesuppleanter samt revisorer och eventuella revisorssuppleanter. 9. Fastställande av styrelse- och revisorsarvode. 10. Information om vilka uppdrag de som styrelsevalet avser har i andra företag. 11. Val av styrelse och eventuella styrelsesuppleanter samt revisor och eventuella revisorssuppleanter. 12. Förslag om principer för utseende av valberedning. 13. Principer för ersättning till ledande befattningshavare. 14. Beslut om bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om nyemission av aktier m.m. 15. Stämmans avslutande. 1. Opening of the meeting and election of chairman of the meeting. 2. Preparation and approval of voting list. 3. Election of one or two persons to verify the minutes. 4. Determination if the meeting has been duly convened. 5. Approval of the agenda. 6. Presentation of Annual report and Auditor s report together with consolidated accounts and Group audit report for the year of 2017; and in relation to this presentation by the managing director. 7. Resolution a. On establishment of Income statement and balance sheet together with consolidated Income statement and balance sheet, b. On the disposition of the company s net result according to the established balance sheet and, c. On granted discharge for the Board of Directors and the managing director concerning the year of Determination of number of board members and eventual board deputies and auditors and eventual auditor deputies. 9. Determination of fees to Board of Directors and auditors. 10. Information on appointed board members assignments in other companies. 11. Election of board members and eventual board deputies and auditors and eventual auditor deputies. 12. Proposal for appointment of nomination committee. 13. Resolution on guidelines on remuneration to senior management. 14. Resolution on authorization of the board to take resolution on issue of new shares etc. 15. Closing of the meeting.

4 FÖRSLAG TILL BESLUT/PROPOSAL FOR RESOLUTIONS Punkterna 1, 7, 8, 9, 11, 12, 13 och 14/ Item 1, 7, 8, 9, 11, 12, 13 and 14 På stämman 2017 beslutades att inte utse någon valberedning inför kommande års stämma. Olli- Pekka Kallasvuo (Zenterios styrelseordförande) har tillsammans med representanter från de två största ägarna, Scope Growth och F Holmström Private Equity AB förberett förslagen avseende punkter 1, 8, 9, 11 och 12. Styrelsen har förberett förslagen avseende punkter 7, 13 och 14. De största ägarnas och styrelsens förslag kommer även att finnas tillgängliga på bolagets hemsida, At the general meeting 2017 it was decided to not appoint a nomination committee for the next year s general meeting. Olli-Pekka Kallasvuo (Chairman of the Zenterio Board of Directors) has together with representatives from the two largest shareholders, Scope Growth and F Holmström Private Equity AB, prepared the proposals for item 1, 8, 9, 11 and 12. The Board of Directors has prepared the proposals for item 7, 13 and 14. The proposal of the largest shareholders and the Board of Directors will be held available at the company s website, Punkten 1/Item 1 Föreslås att advokat Björn Svensson utses till ordförande vid stämman. It is proposed that attorney Björn Svensson be appointed to chair the meeting. Punkten 7b/Item 7b Styrelsen föreslår att bolagets förlust per den 31 december 2017 överförs i ny räkning. The board proposes the company s loss per 31 December 2017 to be carried forward. Punkten 8/Item 8 De två största aktieägarna föreslår att antalet bolagsstämmovalda styrelseledamöter ska vara sex samt en suppleant. The two largest shareholders propose that there shall be six elected directors and one deputy director. Punkten 9/Item 9 De två största aktieägarna föreslår att styrelsearvode ska utgå till de bolagsstämmovalda ledamöterna om 150,000 kr per år och ledamot (undantaget styrelsens ordförande, Fredrik Oweson samt Christoffer Callans), totalt 600,000 kr per år. Inget arvode ska utgå för kommittéarbete. Arvode till revisorer föreslås utgå enligt godkänd räkning. The two largest shareholders propose board fees be paid to the elected directors on a yearly basis in the amount of SEK 150,000 for each board member (excluding the chairman of the board, Fredrik Oweson and Christoffer Callans), in total 600,000 kr per year. That there will be no compensation in respect of committee work. Fees shall be paid to the auditor in accordance with approved invoices.

5 Punkten 11/Item 11 De två största aktieägarna föreslår omval av styrelseledamöterna Olli-Pekka Kallasvuo, Tomas Franzén, Johan Eksiöö, Fredrik Oweson, Heikki Mäkijärvi, Richard Öhman samt styrelsesuppleanten Christoffer Callans. Vidare föreslås omval av Olli-Pekka Kallasvuo som styrelseordförande. De två största aktieägarna förslår omval av det registrerade bolaget Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB som bolagets revisor fram till nästa årsstämma The two largest shareholders propose re-election of the directors Olli-Pekka Kallasvuo, Tomas Franzén, Johan Eksiöö, Fredrik Oweson, Heikki Mäkijärvi, Richard Öhman and the deputy director Christoffer Callans. Furthermore that Olli-Pekka Kallasvuo be re-elected as Chairman of the Board. The two largest shareholders propose that the registered auditing company Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB be re-elected as auditors for another year until the Annual General Meeting of Punkten 12/Item 12 De två största aktieägarna föreslår att styrelsens ordförande ges i uppdrag att uppmana minst tre och högst fem av de röstmässigt större aktieägarna att utse varsin ledamot att tillsammans med styrelsens ordförande utgöra valberedning enligt bolagsstyrningskoden. Till grund för bedömningen av vilka aktieägare som utgör de tre till fem röstmässigt större aktieägarna skall läggas ägaruppgifterna från Euroclear Sweden ABs register per den sista handelsdagen i juni (ägargrupperat), såvida inte annan aktieägare senast sjätte vardagen i juli till styrelsens ordförande skriftligen anmält och styrkt sin ställning som en av de tre till fem röstmässigt större aktieägarna. Om det på grund av därefter inträffade ägarförändringar bedöms lämpligt, äger valberedningen erbjuda ytterligare aktieägare plats i valberedningen, dock att det sammanlagda antalet ledamöter ej skall överstiga sex. Ordförande skall vara den ledamot som representerar den största aktieägaren. Valberedningens sammansättning skall tillkännages senast sex månader före nästkommande årsstämma. Om ledamot i valberedningen skulle lämna denna innan dess arbete är slutfört skall, om så bedöms erforderligt av valberedningen, styrelsens ordförande uppmana samma aktieägare - eller om denna inte längre tillhör de större aktieägarna - aktieägare som storleksmässigt står i tur att utse en ersättare. Valberedningens ledamöter skall inte uppbära arvoden, men eventuella omkostnader som uppstår i nomineringsprocessen skall bäras av bolaget. Valberedningens mandattid löper intill dess att sammansättningen av nästkommande valberedning offentliggjorts. Denna instruktion för tillsättning av valberedningen gäller till dess att den ändras genom beslut av en framtida bolagsstämma. The two largest shareholders propose that the Chairman of the Board be authorised to invite not less than three and not more than five of the major shareholders in terms of votes to each appoint a member who, together with the Chairman of the Board, shall constitute a Nomination Committee in accordance with the Swedish Corporate Governance Code. The determination as to which shareholders constitute the three to five major shareholders in terms of votes shall be based on ownership information from Euroclear Sweden AB s register as per the final day of trading in June (grouped by owner) unless, not later than the sixth weekday in July, any other shareholder gives written notice to the Chairman of the Board and proves his status as one of the three to five major shareholders in terms of votes. If deemed appropriate as a consequence of any subsequent change in ownership structure, the Nomination Committee shall be entitled to invite additional shareholders to

6 assume a place on the Nomination Committee. The member representing the largest shareholder shall be Chairman of the Committee. The composition of the Nomination Committee shall be published not later than six months prior to the next Annual General Meeting. In the event a member of the Nomination Committee leaves the Committee before its work is completed, the Chairman of the Board shall, if considered necessary by the Nomination Committee, invite the same shareholder - or, if the latter is no longer one of the major shareholders, - the shareholder who, in terms of size of shareholding, is next entitled to appoint a replacement. Members of the Nomination Committee shall receive no fees, but any costs incurred in the course of the nomination work shall be borne by the Company. The term of office of the Nomination Committee shall extend until the composition of a new Nomination Committee is published. This instruction for the appointment of the Nomination Committee is applicable until decided otherwise by a future General Meeting. Punkten 13/Item 13 Beslut om riktlinjer för bestämmande av lön och annan ersättning till verkställande direktören och andra personer i bolagets ledning. Ersättning till VD och andra personer i bolagets ledning ska utgöras av: fast lön, rörliga lönedelar, övriga förmåner såsom tjänstebil, samt pension, eller fakturerat arvode. Med andra personer i bolagets ledning avses medlemmar av Zenterios management team. Den sammanlagda ersättningen ska vara marknadsmässig och konkurrenskraftig på den arbetsmarknad befattningshavaren verkar. Fast lön eller fakturerat arvode och rörliga lönedelar ska vara relaterade till befattningshavarens ansvar och befogenheter. Rörliga lönedelar ska baseras på utfallet i förhållande till definierade och mätbara mål och vara maximerade i förhållande till den fasta lönen. Rörliga lönedelar ska inte vara pensionsgrundande, med undantag för de fall där det följer av reglerna i en generell pensionsplan (till exempel den svenska ITP-planen). För ledande befattningshavare utanför Sverige kan hela eller delar av rörliga lönedelar vara pensionsgrundande på grund av lagstiftning eller lokal marknadspraxis. Program för rörliga lönedelar ska utformas så att styrelsen, om exceptionella förhållanden råder, har möjlighet att begränsa eller underlåta utbetalning av rörlig lönedel om en sådan åtgärd bedöms som rimlig och förenlig med bolagets ansvar gentemot aktieägare, anställda och övriga intressenter. I den mån styrelseledamot utför arbete för bolagets räkning, vid sidan av styrelsearbetet, ska marknadsmässigt konsultarvode kunna utgå. För ledande befattningshavare i Sverige gäller en uppsägningstid om sex månader från befattningshavarens sida. Vid uppsägning från bolaget ska summan av uppsägningstid och den tid under vilken avgångsvederlag utgår maximalt uppgå till 24 månader. För ledande befattningshavare utanför Sverige kan uppsägningstid och avgångsvederlag avvika från det ovanstående på grund av lagstiftning eller lokal marknadspraxis. Pensionsförmåner ska vara avgiftsbestämda med en individuell pensionsålder, dock aldrig lägre än 62 år. Vid avgång före pensionsåldern ska befattningshavaren erhålla fribrev på intjänad pension.

7 Styrelsen ska äga rätt att frångå riktlinjerna, om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det. Approval of guidelines for determination of salaries and other compensation for the managing director and other senior executives. Compensation to the managing director and other members of the Company s senior management shall comprise of: fixed salary, variable compensation, other benefits such as company car, and pension, or consultancy fees Other members of the Company s senior management means a member of the Zenterio Management Team. The total compensation package shall be in line with market terms and conditions and shall be competitive within the market in which the executive works. Fixed salary or consultancy fees and variable compensations shall be related to the executive s responsibilities and competences. The variable compensations shall be based on results as compared with defined and measurable targets and shall be subject to a ceiling in relation to the fixed salary. The variable compensations shall not be included in the basis for computation of pension, except in those cases where so provided in the rules of a general pension plan, e.g. the Swedish ITP plan or likewise. For senior executives outside Sweden, all or parts of the variable compensations may be included in the basis for pension computation due to legislation or practice applicable on the local market. The variable compensation programs shall be structured such that the Board of Directors has the possibility, should exceptional circumstances prevail, to restrict the payment of variable compensations, or to decline to make such payment, where such a measure is deemed reasonable and compatible with the Company's responsibilities to its shareholders, employees and other stakeholders. Consultant fees in line with prevailing market conditions may be payable insofar as any director performs work on behalf of the Company, in addition to the Board work. The period of notice of termination of employment for senior executives in Sweden shall be six months in the event of termination by the executive. In the event of termination by the Company, the total of the period of notice of termination and the period during which severance compensation is payable shall not exceed 24 months. For senior executives outside Sweden, the termination period and severance compensation may deviate from the above stated due to legislation or practice applicable on the local market. Pension benefits shall be premium-based with individual retirement ages, however the retirement age should never be lower than 62 years. In the event the employment terminates prior to the retirement age, the executive shall receive a paid-up policy for earned pension. The Board of Directors shall be entitled to deviate from the guidelines where special reasons exist in an individual case. Punkten 14/Item 14 Styrelsen föreslår att bolagsstämman fattar beslut om att bemyndiga styrelsen att under tiden intill

8 nästa årsstämma, vid ett eller flera tillfällen, fatta beslut om nyemission av aktier, teckningsoptioner och/eller konvertibler mot betalning kontant, genom kvittning eller med apportegendom eller annars med villkor, med eller utan företrädesrätt för befintliga aktieägare. Skälet till avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt ska i sådant fall vara att erbjuda aktier till investerare i samband med kapitalanskaffningar och/eller ägarspridningar. För det fall nya aktier, teckningsoptioner eller konvertibler emitteras med avvikelse från aktieägarnas företrädesrätt ska emission ske till marknadsmässig kurs fastställd av styrelsen i samråd med bolagets finansiella rådgivare. Beslut enligt denna punkt är giltigt endast om det biträds av aktieägare med minst två tredjedelar (2/3) av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna. The Board proposes that the Meeting resolves to authorize the Board to, at one or several occasions until the next annual general meeting, decide upon an issue of shares, warrants and/or convertibles against payment in cash, through set-off or in kind or with other conditions, with or without preferential rights for existing shareholders. The reason for deviation from the shareholders preferential rights shall, in such case, be to offer shares to investors in connection with capital raising and/or diversifying the share ownership. In the event that new shares, warrants or convertibles are issued with deviation from the shareholders' preferential rights, the issue shall be at a market price determined by the Board in consultation with the company's financial adviser. Resolution in accordance with this item is only valid if supported by no less than two thirds (2/3) of both the votes cast and of the shares represented at the Meeting. ÖVRIGT/OTHER Redovisningshandlingar, revisionsberättelse, valberedningens och styrelsens förslag till beslut hålls tillgängliga hos bolaget senast från och med den 7 maj Handlingar skickas även kostnadsfritt till de aktieägare som så begär och uppger sin postadress. Samtliga ovanstående handlingar kommer också att framläggas på bolagsstämman. Aktieägarna erinras om sin rätt att vid stämman begära upplysningar från styrelsen och verkställande direktören enligt 7 kap. 32 aktiebolagslagen (2005:551). Annual report, audit report, nomination committee s and the board s proposal for resolutions will be kept available at the company no later than on 7 May The documents will also be sent free of charge to those shareholders who so request and provide their address. All abovementioned documents will also be presented at the Meeting. The shareholders are reminded of their right to request information from the board and the managing director according to Chapter 7. Section 32 of the Swedish Companies Act (Sw. aktiebolagslagen). Linköping i april 2018 / Linköping in April 2018 Zenterio AB (publ) Styrelsen / The Board of Directors