Kommunstyrelsenkallas härmed till sammanträde Plats: Tid: Kommunkontoret, Malung 09:30 Gruppmöte 08.00

Transkript

1 Kommunstyrelsenkallas härmed till sammanträde Plats: Tid: Kommunkontoret, Malung 09:30 Gruppmöte Ledamot som ej kan närvara uppmanas anmäla detta till nämndskansliet så att ersättare kan inkalfas. Ersättarna får denna kallelse för kännedom, om inte annat meddelas. Ordförande Kurt Podgorskii Föredragningslista Nämndskansliet Anna Svedlund Ärende Beteckning 1. Val av justerare 2. Kl. 09:30 - Besök av Malungshem AB 3. Kl. 10:00 - Besök av socialförvaltningen 4. Information - handlingsplan för ekonomi i balans 5. Motion angående Kommunala KS/2016:77 handikapprådet 6. Arvode för iotterikontrollanter KS/2016: Arvodesreglemente KS/2016:81 8. Översyn av KS/2014:295 förvaltningsorganisationen i Malung- Sälens kommun 9. Gemensam miljö-och KS/2015:476' byggförvaltning, Malung-Sälens kommun och Vansbro kommun 10. Deiårsrapport 2016 KS/2016: Granskning av tomtförsäljning i KS/2016:326 Sälen - yttrande 12. Fördjupad granskning av KS/2016:370 tomtförsäljning i Sälen 13. Anmälan av delegationsbeslut 14. Meddelanden Malung-Ssiens kommun i Box U Msiiing ; T?n Si 00 Fax' Cv ; Bankgiro J' ; www maiunci-jalsn.se

2 ^ Malung-Sälens kommun Sammanträdesprotokoli Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Motion angående Kommunala handikapprådet (KS/2016:77) Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Motionen bifalles. Kommunfullmäktige avgör ärendet slutligt. Beskrivning av ärendet Sofia Söderström (S) härtill kommunfullmäktige den 15 februari 2016, 18, givit in en motion angående Kommunala handikapprådet (KHR). I motionen konstateras det att syftet med KHR är gott och att rådet haren inriktning mot ökad tillgänglighet. Därför anser motionären att rådet bör ändra namn tili Tiligänglighetsråd, vilket tydligare pekar på vilka frågor rådet jobbar med och gör att rådet får ett mer proaktivt namn. Motionären yrkar följaktligen att kommunfullmäktige överlämnar motionen till kommunstyrelsen för översyn av namn och reglemente för Kommunala handikapprådet. Arvodes- och organisationskommittén tog emot motionen för beredning och beslutade den 21 mars 2016, 7, att lämna motionen till KHR för yttrande. KHR beslutade den 18 maj 2016, 10, att ge in ett yttrande enligt vilket man ställer sig bakom att rådet byter namn till Tillgänglighetsrådet samt konstaterar att det är viktigt med en översyn och revidering av reglementet. KHR framhåller vidare att man önskar utgöra remissinstans i samband med att reglementet aktualiseras för revidering. Arvodes- och organisationskommittén föreslår den 9 september 2016, 11, att kommunfullmäktige bifaller motionen. Dagens sammanträde Ordföranden finner att arbetsutskottet föreslår bifall till arvodes- och organisationskommitténs förslag. Beslutsunderlag Motion angående Kommunala handikapprådet, daterad 15 februari 2016 Justerare Utdragsbestyrkande

3 Malung-Salens kommun Arvodes- och organisationskommittén Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Motion angående Kommunala handikapprådet (KS/2016:77) Kommitténs förslag till kommunfullmäktige Motionen bifailes. Beskrivning av ärendet Sofia Söderström (S) har till kommunfullmäktige den 15 februari 2016, 18, givit in en motion angående Kommunala handikapprådet (KHR). I motionen konstateras det att syftet med KHR är gott och att rådet har en inriktning mot ökad tillgänglighet. Därför anser motionären att rådet bör ändra namn till Tillgänglighetsråd, vilket tydligare pekar på vilka frågor rådet jobbar med och gör att rådet får ett mer proaktivt namn. Motionären yrkar följaktligen att kommunfullmäktige överlämnar motionen till kommunstyrelsen för översyn av namn och reglemente för Kommunala handikapprådet. Arvodes- och organisationskommittén beslutade den 21 mars 2016, 7, att lämna motionen till KHR för yttrande. KHR den 18 maj 2016, 10, beslutat att ge in ett yttrande enligt vilket man ställer sig bakom att rådet byter namn till Tillgänglighetsrådet samt konstaterar att det är viktigt med en översyn och revidering av reglementet. KHR framhåller vidare att man önskar utgöra remissinstans i samband med att reglementet aktualiseras för revidering. Dagens sammanträde Ordföranden finner att kommittén föreslår kommunfullmäktige att motionen bifailes. Beslutsunderlag Motion angående Kommunala handikapprådet, daterad 15 februari 2016 Justerare Utdragsbestyrkande

4 ^ Malung-Salens kommun Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Anmälan av motion angående kommunala handikapprådet (KS/2016:77) Kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsen uppdras att bereda ärendet. Beskrivning av ärendet Sofia Söderström (S) har inkommit med en motion angående kommunala handikapprådet (KHR). Motionen föreslår bland annat att rådet bör ändra namn till tillgänglighetsråd. Dagens sammanträde Ordförande finner att kommunfullmäktige beslutar att motionen anses föredragen och överlämnas til! kommunstyrelsen för beredning. Beslutsunderlag Motion angående ny organisation inom socialnämndens verksamhetsområde, daterad 15 februari 2016 Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Kommunsekreteraren Justerare Utdragsbestyrkande

5 Motion tiil Kommunfullmäktige i Malung-Sälens kommun Motion ang. Kommunala handikapprådet Moiung^aiens Kommun Dnr Kommunala handikapprådet (KHR) är ett organ för samverkan och ömsesidig information mellan Malung-Sälens kommun och de handikapporganisationer som är verksamma i kommunen. Malung-Sälens kommun ska informera om insatser och åtgärder som kan fa aktualitet för de funktionshindrade i kommunen. Kommunen ska även redovisa resultat och effekter av redan vidtagna åtgärder och insatser. KHR kan initiera insatser och åtgärder i syfte att förändra och utveckla kommunens verksamheter i överensstämmelse med de funktionshindrades behov och intressen. KHR kan även ge förslag på anpassningar i det totala verksamhetsutbud som berör de funktionshindrade i kommunen. Syftet är gott, men som rådet fungerar idag är inriktningen för ökad tillgänglighet. Jag anser därför att rådet bör ändra namn till Tillgänglighetsråd, vilket mer pekar på vilka frågor rådet jobbar med, och rådet får då ett mer proaktivt namn. Jag yrkar att kommunfullmäktige överlämnar motionen till Kommunstyrelsen för översyn av namn och reglemente för Kommunala handikapprådet. Malung Sofia Söderström, Fullmäktigeledamot (S)

6 O Malung-Sakens kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoil Sammanträdesdatum Arvode för lotterikontrollanter (KS/2016:312) Arbetsutskottets förslag tiil kommunstyrelsen 1. Lotterikontrollantarvodet höjs till tre procent av insatsbeloppet på startade lotterier. 2. Lotterikontrollant har rätt till fastställd reseersättning vid iotteriförrättningar, vilket ska belasta Malung-Säiens kommuns kuituroch fritidsnämnds budget för föreningsbidrag. Kommunfullmäktige avgör ärendet slutligt. Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige i Malung-Sälens kommun utser lotterikontrollanter vilka väljs tillsvidare. Kontrollantarvodet fastställs till en procentuell del av insatsbeloppet på startade lotterier (sålda lotter). Arvodet är en kostnad som lotterianordnande förening debiteras. Kommunfullmäktige är att betrakta som tillståndsmyndighet och beslut om kontrollantarvodets storlek samt eventuell rätt till reseersättning ska därför fattas där. Kultur- och fritidsnämnden harden 18 maj 2016, 30, beslutat föreslå fullmäktige följande. 1. Lotterikontrollantarvodet höjs till tre procent av insatsbeloppet på startade lotterier. 2. Lotterikontrollant har rätt till fastställd reseersättning vid lotteriförrättningar, vilket ska belasta Malung-Sälens kommuns kulturoch fritidsnämnds budget för föreningsbidrag. Arvodes- och organisationskommittén föreslår den 9 september 2016, 12, bifall till kultur- och fritidsnämndens förslag. Dagens sammanträde - Ordföranden finner att arbetsutskottet föreslår bifall till kultur- och fritidsnämndens förslag. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande av kommunsekreteraren daterat 15 juni 2016 Tjänsteutlåtande av kultur- och fritidschefen daterat 28 april 2016 Utdragsbestyrkande

7 Malung-Salens kofrimun Arvodes- och organisationskommittén Sammanträdesprotokoil Sammanträdesdatum Arvode för lotterikontroflanter (KS/2Ö16:312) Kommitténs förslag till kommunfullmäktige 1. Lotterikontroliantarvodet höjs till tre procent av insatsbeloppet på startade lotterier. 2. Lotterikontroilant har rätt till fastställd reseersättning vid lotteriförrättningar, vilket ska belasta Malung-Säiens kommuns kultur- och fritidsnämnds budget för föreningsbidrag. Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige i Malung-Säiens kommun utser lotterikontrollanter vilka väljs tillsvidare. Kontrollantarvodet fastställs till en procentuell del av insatsbeloppet på startade lotterier (sålda lotter). Arvodet är en kostnad som iotterianordnande förening debiteras. Kommunfullmäktige är att betrakta som tillståndsmyndighet och beslut om kontrollantarvodets storlek samt eventuell rätt till reseersättning ska därför fattas där. Kultur- och fritidsnämnden har den 18 maj 2016, 30, beslutat föreslå fullmäktige följande. 1. Lotterikontroliantarvodet höjs till tre procent av insatsbeloppet på startade lotterier. 2. Lotterikontrollant har rätt till fastställd reseersättning vid lotteriförrättningar, vilket ska belasta Malung-Säiens kommuns kultur- och fritidsnämnds budget för föreningsbidrag. Dagens sammanträde Ordföranden finner att kommittén föreslår kommunfullmäktige att bifalla kultur- och fritidsnämndens förslag. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande daterat 15 juni 2016 Justerare Utdragsbestyrkande

8 fe lalunq-sälens kornmur Tjänsteutiåtande Kommunkansliet Erik Hansson erik.t.hansson@malung-salen.se Arvodes- och organisationskommittén Dnr KS/2016:312 Arvode för lotterikontrohanter Förstag till beslut 1. Lotterikontrollantarvodet höjs till tre procent av insatsbeloppet på startade lotterier. 2. Lotterikontrollant har rätt till fastställd reseersättning vid lotteriförrättningar, vilket ska belasta Maiung-Sätens kommuns kulturoch fritidsnämnds budget för föreningsbidrag. Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige i Malung-Sälens kommun utser lotterikontrollanter vilka väljs tillsvidare. Kontrollantarvodet fastställs till en procentuell del av insatsbeloppet på startade lotterier (sålda lotter). Arvodet är en kostnad som lotterianordnande förening debiteras. Kommunfullmäktige är att betrakta som tillståndsmyndighet och beslut om kontrollantarvodets storlek samt eventuell rätt till reseersättning ska därför fattas där. Kultur- och fritidsnämnden harden 18 maj 2016, 30, beslutat föreslå fullmäktige följande. 1. Lotterikontrollantarvodet höjs till tre procent av insatsbeloppet på startade lotterier. 2. Lotterikontrollant har rätt till fastställd reseersättning vid lotteriförrättningar, vilket ska belasta Malung-Sälens kommuns kulturoch fritidsnämnds budget för föreningsbidrag. Motiv till förslaget Efter dialog med kultur- och fritidschefen kompletteras ärendet med följande motiv till kultur- och fritidsnämndens beslutsförslag. Ersättningen som lotterikontrollanten får är baserad på omsättningen av föreningarnas lotterier. Det finns sedan tidigare ett beslut av kommunfullmäktige innebärande att kontrollantarvodet ska vara 1,5 %. Kultur- och fritidsnämnden önskar höja nivån till 3 % mot bakgrund av att den nivån anses mer bruklig i förhållande till övriga landet. Ökningen bedöms ha en begränsad inverkan på föreningarnas verksamhet samtidigt som den skulle innebära en mer rimlig ersättningsnivå än idag i förhållande till det arbete lotterikontrollanten behöver utföra. Kultur- och fritidsnämnden eftersträvar ett rikt föreningsliv i hela kommunen. Med tanke på kommunens vidsträcka geografi, innebärande långa resvägar Malung-Sälens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro: j <v-.v.v -\3krv;-T.:iL-.

9 Malung-Salens kommun Tjänsteutlåtande för lotterikontrollanterna, blir det vid små lotterier inte mycket arvode kvar efter betalade resekostnader. Därför har kultur- och fritidsnämnden bedömt att det också bör vara möjligt för lotterikontrollanterna att begära reseersättning för sina förrättningar. I Lotteriinspektionens "Allmänna råd för lotterier", 7.1, sägs det att "[lotterikontrollanten] bör få ersättning för resor som företas för kontroll" samt att "[ajrvode- och reseersättning bör betalas efter avlämnad redovisning för varje lotteri". Kuitur- och fritidsnämnden framhåller att det kan bli svårt att värva lotterikontrollanter i framtiden, om ersättningen för uppdraget knappt ens täcker de resor inom kommunen som en lotterikontrollant måste göra. Under år 2015 betalades sammanlagt kr i arvode till kommunens lotterikontrollant i norra kommundelen, respektive kr till kommunens lotterikontrollant i södra kommundelen. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande av kultur- och fritidschefen daterat 28 april 2016 Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Malung-Sätens kommun Box Malung Tfn: Fax: Plusgiro: j Bankgiro: v<ww maksw ssten.ss

10 Dokumentdatum Kultur- och fritidsförvaltningen Förvaltningschef Anette Åhlenius anette.ahienius@malung-salen.se Kultur- och fritidsnämnden Dnr KFN/2016:XX Lotterikontrollantarvode Förslag til! beslut 1. Lotterikontrollantarvodet höjs till 3% av insatsbeloppet på startade lotterier. 2. Lotterikontrollant har rätt till fastställd reseersättning vid lotteriförättningar, vilket ska belasta Malung-Sälens kommuns kultur- och fritidsnämnds budget för föreningsbidrag. Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige i Malung-Sälens kommun utser lotterikontrollanter vilka väljs tills vidare. Kontroiiantarvodet fastsäiis till en procentuell del av insatsbeloppet på startade lotterier (sålda lotter). Arvodet är en kostnad som lotterianordnande förenings debiteras. Kommunfullmäktige är att betrakta som tillståndsmyndighet och ärendet om en höjning av kontrollantarvode och rätt till reseersättning skall därav beslutas i kommunfullmäktige. För beslut Kommunfullmäktige ysiiing-ssif'ij fcorvmv.m > S-;>: "32.ti Malung I Wrv i Ptusgifc: 3 <13 <i 1-8 i 39ni malt/ng-sale/vse

11 Malung-Salens kornmun Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott Protokollsutdrag Sammarrträdesdatum Lotterikontroll {KFN/2016:33) Arbetsutskottets förslag till beslut 1. Lotterikontroliantarvodet höjs till tre procent av insatsbeloppet på startade lotterier 2. Lotterikontrollant har rätt till fastställd reseersättning vid lotteriförrättningar, vilket ska belasta Malung-Sälens kommuns kultur- och fritidsnämnds budget för föreningsbidrag. Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige i Malung-Sälens kommun utser lotterikontrollanter vilka välj tillsvidare. Kontrollantarvodet fastställs till en procentuell del av instatsbeloppey på startade lotterier (sålda lotter). Arvodet är en kostnad som lotterianordnande förening debiteras. Kommunfullmäktige är att betrakta som tillståndsmyndighet och ärendet om en höjning av kontrollantarvode och rätt till reseersättning skall därav beslutas i kommunfullmäktige Dagens sammanträde Ordföranden finner att arbetsutskottets förslag till beslut är bifall till tjänsteutlåtandets förlag. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande från kultur- och fritidschefen Justerare Utdragsbeslyrkande

12 fe>' Malung-Säiens kommun Kultur- och fritidsnämnden Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Lotterikontrollantarvode Arbetsutskottets förslag till beslut 1. Lotterikontroilantarvodet höjs till tre procent av insatsbeloppet på startade lotterier 2. Lotterikontrollant har rätt till fastställd reseersättning vid lotteriförrättningar, vilket ska belasta Malung-Säiens kommuns kulturoch fritidsnämnds budget för föreningsbidrag. Ärendet avgörs slutgiltigt i kommunfullmäktige. Beskrivning av ärendet Kommunfullmäktige i Malung-Säiens kommun utser lotterikontrollanter vilka välj tillsvidare. Kontrollantarvodet fastställs till en procentuell del av insatsbeloppet på startade lotterier (sålda lotter). Arvodet är en kostnad som lotterianordnande förening debiteras. Kommunfullmäktige är att betrakta som tillståndsmyndighet och ärendet om en höjning av kontrollantarvode och rätt till reseersättning skall därav beslutas i kommunfullmäktige. Dagens sammanträde Ordföranden finner att kultur- och fritidsnämndens beslutar att höja lotterikontroilantarvodet till tre procent av insatsbeloppet på startade lotterier samt att lotterikontrollant har rätt till fastställd reseersättning vid lotteriförrättningar, detta ska belasta kultur- och fritidsnämndens budget för föreningsbidrag. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande från kultur- och fritidschefen Beslutet skickas till Kommunsekreteraren Justerare Utdragsbestyrkande

13 Malung-Salens kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Arvodesreglemente (KS/2016:81) Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Arvodesreglemente för Malung-Salens kommun antas enligt arvodes- och organisationskommitténs förslag, daterat 9 september Kommunfullmäktige avgör ärendet slutligt. Beskrivning av ärendet Arvodesreglemente för Malung-Salens kommun reglerar bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda. Arvodes- och organisationskommittén har den 8 februari 2016, 2, beslutat överlämna förslag till nytt arvodesreglemente. Förslaget innehåller bland annat nya bestämmelserna om sammanträdesarvode, innebärande övergång från halv- och heldagsarvode till timarvode. Timarvodet föreslås ska beräknas på en procentsats av månadsarvodet för kommunstyrelsens ordförande. Procentsatsen är anpassad efter arvodes- och organisationskommitténs ambition att timarvodet ska ligga på 150 kr vid tiden för antagande av det nya reglementet. Kommunstyrelsens arbetsutskott respektive kommunstyrelsen har den 8 mars 2016, 61, respektive den 22 mars 2016, 46, kompletterat förslaget med ytterligare förtydliganden och tillägg. Kommunfullmäktige beslutade den 18 april 2016, 34, att återremittera ärendet för vidare beredning. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 21 juni 2016, 182, att lämna ärendet vidare till arvodes- och organisationskommittén för beredning. Arvodes- och organisationskommittén behandlade ärendet den 9 september 2016, 13, och genomförde vissa ändringar av förslaget till reglemente. Kommittén beslutade föreslå kommunfullmäktige att reglementet antas med dessa ändringar. Dagens sammanträde Ordföranden finner att arbetsutskottet föreslår bifall till arvordes- och organisationskommitténs förslag. Beslutsunderlag Förslag till arvodesreglemente, daterat 9 september 2016 Justerare Utdragsbestyrkande

14 Malung-Salens kommur Arvodes- och organisationskommittén Sammanträdesprotokoli Sammanträdesdatum Arvodesreglemente (KS/2016:81) Kommitténs förslag till kommunfullmäktige Arvodesregiemente för Malung-Sälens kommun antas enligt förslag daterat 9 september Beskrivning av ärendet Arvodesreglemente för Malung-Sälens kommun reglerar bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda. Arvodes- och organisationskommittén har den 8 februari 2016, 2, beslutat överlämna förslag till nytt arvodesreglemente. Förslaget innehåller nya bestämmelserna om sammanträdesarvode, innebärande övergång från halv- och heldagsarvode til! timarvode. Timarvodet föreslås ska beräknas på en procentsats av månadsarvodet för kommunstyrelsens ordförande. Procentsatsen är anpassad efter arvodes- och organisationskommitténs ambition att timarvodet ska ligga på 150 kr vid tiden för antagande av det nya reglementet. I förslaget ingår även, efter komplettering av kommunstyrelsen arbetsutskott, vissa förtydliganden kring bestämmelserna om sammanträdesarvode för kommunfullmäktigesammanträden och gruppmöten, exempelvis för de fall ledamot är frånvarande vid gruppmöte men närvarar vid sammanträde eller endast deltar vid del av gruppmöte. I övrigt innebär förslaget tydliggöranden av vissa principer i reglementet. Kommunstyrelsens arbetsutskott respektive kommunstyrelsen harden 8 mars 2016, 61, respektive dert 22 mars 2016, 46, kompletterat förslaget med ytterligare förtydliganden och tillägg. Kommunfullmäktige beslutade den 18 april 2016, 34, att återremittera ärendet för vidare beredning. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 21 juni 2016, 182, att lämna ärendet vidare till arvodes- och organisationskommittén för beredning. Dagens sammanträde Ordföranden finner att kommittén enas om att föreslå följande principer, innebärande vissa ändringar i föreliggande förslag till reglemente. Kommunfullmäktigesammanträde med gruppmöte ska berättiga till sammanträdesarvode för samtliga närvarande ledamöter och tjänstegörande ersättare, oavsett hur dessa är arvoderade i övrigt. Det föreslagna timarvodet ska gäila per hel timme. Varje påbörjad timme ska således räknas som en hel timme. Justerare Utdragsbestyrkande

15 fs? Malung-Säiens kommun O. Sammanträdesprotokoll Arvodes- och organisationskommittén Sammanträdesdatum Ordföranden finner vidare att kommittén föreslår en justering under 3 2 st i förslaget, innebärande att "per tillfälle" ändras till "per dag". Ordföranden finner att kommittén stäiler sig bakom föreliggande förslag i övriga delar samt föreslår kommunfullmäktige att anta arvodesreglementet i enlighet med arvodesoch organisationskommitténs förslag, daterat 9 september Beslutsunderlag Förslag till arvodesreglemente Justerare Utdragsbestyrkande

16 Malung-Sälens kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Arvodesreglemente (KS/2016:81) Arbetsutskottets beslut Ärendet lämnas till arvodes- och organisationskommittén för beredning. Beskrivning av ärendet Arvodesreglemente för Malung-Sälens kommun reglerar bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda. Arvodes- och organisationskommittén har den 8 februari 2016, 2, beslutat överlämna förslag till nytt arvodesreglemente. Förslaget innehåller nya bestämmelserna om sammanträdesarvode, innebärande övergång från halv- och heldagsarvode till timarvode. Timarvodet föreslås ska beräknas på en procentsats av månadsarvodet för kommunstyrelsens ordförande. Procentsatsen är anpassad efter arvodesoch organisationskommitténs ambition att timarvodet ska ligga på 150 kr vid tiden för antagande av det nya reglementet. I förslaget ingår även, efter komplettering av kommunstyrelsen arbetsutskott, vissa förtydligande.!! kring bestämmelserna om sammanträdesarvode för. kommunfullmäktigesammanträden och gruppmöten, exempelvis för de fall ledamot är frånvarande vid gruppmöte men närvarar vid sammanträde eller endast deltar vid del av gruppmöte. I övrigt innebär förslaget tydliggöranden av vissa principer i reglementet. Kommunfullmäktige beslutade den 18 april 2016, 34, att återremittera ärendet för vidare beredning. Dagens sammanträde Ordföranden finner att arbetsutskottet beslutar att lämna ärendet till arvodesoch organisationskommittén för beredning. Beslutet skickas till Arvodes- och organisationskommittén Justerare e 'A Utdragsbestyrkande

17 Malung-SäJens kommun Kommunfullmäktige Protokolisutdrag Sammanträdesdatum Arvodesreglemente för Malung-Sälens kommun (KS/2016:81) Kommunfullmäktiges beslut Arvodesreglemente för Malung-Sälens kommun återremitteras för ytterligare beredning. Beskrivning av ärendet Arvodesreglemente för Malung-Sälens kommun reglerar bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda. Arvodes- och organisationskommittén har den 8 februari 2016, 2, beslutat överlämna förslag till nytt arvodesreglemente. Förslaget innehåller nya bestämmelserna om sammanträdesarvode, innebärande övergång från halv- och heldagsarvode till timarvode. Timarvodet föreslås ska beräknas på en procentsats av månadsarvodet för kommunstyrelsens ordförande. Procentsatsen är anpassad efter arvodesoch organisationskommitténs ambition att timarvodet ska ligga på 150 kr vid tiden för antagande av det nya reglementet. I övrigt innebär förslaget tydliggöranden av vissa principer i reglementet. Kommunsekreteraren föreslår i tjänsteutlåtande att arvodesreglemente för Malung-Sälens kommun antas enligt arvodes- och organisationskommitténs förslag. Arbetsutskottet konstaterar den 8 mars 2016, 61, att det i förslaget till reglemente finns behov av vissa förtydliganden kring bestämmelserna om sammanträdesarvode för kommunfullmäktigesammanträden och gruppmöten, exempelvis för de fall ledamot är frånvarande vid gruppmöte men närvarar vid sammanträde eller endast deltar vid del av gruppmöte. Ordföranden finner att arbetsutskottet beslutar komplettera förslaget till arvodesreglemente med förtydliganden kring detta och föreslår att arvodesreglementet antas enligt arbetsutskottets reviderade förslag. Kommunstyrelsen föreslår den 22 mars 2016, 46, bifall till arbetsutskottets förslag med tillägg om regler för ersättning till arbetslösa vid förtroendeuppdrag. Dagens sammanträde Jan Jespersen (S) yrkar återremiss för ytterligare beredning, bland annat av timarvodet. Ordföranden frågar om ärendet ska avgöras idag eller återremitteras. Justerare Utdragsbestyrkande

18 Z _--x Malung-Salens kommun Protokoiisutdrag Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum Ordföranden finner att kommunfullmäktige återremitterar ärendet för ytterligare beredning. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande daterat 1 mars 2016 Arvodes- och organisationskommitténs förslag till nytt arvodesreglemente med justeringar från arbetsutskottet och kommunstyrelsen. Beslutet skickas till Kommunsekreteraren Justerare Utdragsbestyrkande

19 Arvodes- och organisationskommitténs förslag "O ^a' un 9"Sälens kommun Antaget av kommunfullmäktige den xx xx xx Arvodes reg lemente Bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda Ersättning utgår i huvudsak enligt följande: 1. Arvoden. 2. Sammanträdesarvode (även utbildningar etc.). 3. Ersättning för förlorad arbetstidsförtjänst. 4. Ersättning för resor. De bolag där Malung-Sälens kommun utser styrelseledamöter, fastställer egna ersättningsregler.! den mån inte särskilda regler eller beslut är antagna, gäller föreliggande reglemente. Det som anges gälla för ledamot gäller även för tjänstgörande ersättare. Fasta månadsarvoden utgör ersättning för: * att regelmässigt och regelbundet fölia förvaltningarnas och bolagens verksamhet via kommunstyrelsen/nämnderna. * att förbereda ärenden och sammanträden. att lämna information till kommunmedlemmar, massmedia, organisationer m.m. att initiera och upprätthålla samråd med övriga ledamöter (presidium) att leda nämnden och leda utvärderingen av verksamheten (ordförande). Allmänna bestämmelser 1 Förtroendeuppdrag som omfattas av bestämmelserna Dessa bestämmelser gäller för förtroendevalda som avses i 4 kap 1 kommunallagen (1991:900). Grunden för arvoden och ersättningar är kommunallagens 4 kap a För förtroendevalda som fullgör uppdrag med årsarvode om minst 40 % av heltid gäller särskilt angivna regler. 2 Ersättningsberättigade sammanträden m.m. Ersättning medges för, a) sammanträde med kommunfullmäktige samt partigruppmöte som hålls med anledning av eller i direkt anslutning till sådant sammanträde. b) protokollfört sammanträde med kommunfullmäktige, fullmäktigeberedning, kommunstyrelsen och övriga nämnder, nämndutskott, nämndberedningar, liksom revisorernas sammanträden, c) sammanträden med utredningskommittéer, projektgrupper och arbetsgrupper, d) protokolljustering, om särskild tid och plats bestämts för detta, e) partigruppmöten, som hålls med anledning av eller i direkt anslutning till sammanträde med kommunfullmäktige, kommunstyrelse samt övriga nämnder. ksm-nun Sox 1-1, i Wglung I Tfn ? 00 Fax' i Plus^ro ^--8 i Bankgiro 43^-43!?.

20 Arvodes- och organisationskommitténs förslag f) konferens, informationsmöte, studiebesök, uppdrag som kontaktperson, studieresa, kurs eller liknande som rör kommunal angelägenhet och som har ett direkt samband med det kommunala förtroendeuppdraget, g) förhandling eller förberedelse inför förhandling med personalorganisation eller annan motpart till kommunen, h) överläggning med företrädare för annat kommunalt organ än det den förtroendevalde själv tillhör, i) sammankomst med kommunalt samrådsorgan/intressentsammansatt organ, i enlighet med särskilt reglemente, samt rådsmöten om man är vald tili rådet i egenskap av kommunalt förtroendevald. ]) överläggning med förvaltningschefer eller annan anställd vid det kommunala organ den förtroendevalde själv tillhör, k) presidiemöte i fullmäktige, fullmäktigeberedning, nämnd eller utskott, i) besiktning eller inspektion, m) överläggning med utomstående myndighet eller organisation, n) fullgörande av granskningsuppgift inom ramen för ett revisionsuppdrag, o) fullgörande av styrelseuppdrag. Samtliga punkter redovisas på rapport för att få sammanträdesarvode och reseersättning eller reseräkning för förtroendevald, som signeras av närvarande ordförande/sekreterare/uppdragsgivare. Ersättare som är kallad att tjänstgöra erhåller arvode enligt ovan. Anmärkning Varje nämnd och styrelse får till ett sammanträde per år kalla ersättare för information om nämndens löpande arbete, varvid även närvarande, men ej tjänstgörande, ersättare har rätt till ersättning. Ersättning för förlorad arbetsinkomst, samt för förlorad pensions- och semesterförmån 3 Förlorad arbetsinkomst Ersättning för förlorad arbetstidsförtjänst utgår enligt de regler för redovisning som gäller för Landstinget Dalarna, vilket innebär att arbetstagare måste styrka att förlust av arbetsförtjänst gjorts genom att fylla i särskild blankett, bilaga 1. Högsta ersättning för förlorad arbetsinkomst per dag utgår med 3 % av kommunstyrelsens ordförandes arvode/månad. Förlust av arbetsinkomst ska styrkas av arbetsgivare. Om uppgift inte har styrkts utgår ingen ersättning. För personer med timanstäilning gäller att de ska kunna styrka förlust av arbetstidsförtjänst där det dels ska framgå hur många timmar som gått förlorade, dels aktuell timlön. För egna företagare beräknas ersättning för förlorad arbetstidsförtjänst genom utdrag av den rapporterade sjukdomsgrundade inkomsten (SG!) som redovisats till Försäkringskassan. För förtroendevalda som är anställda av Malung-Sälens kommun, med annan anställning än timanställning, utgår inte ersättning för förlorad arbetstidsförtjänst för deltagande vid arvoderad förrättning. Något löneavdrag görs inte för dessa utan ordinarie lön utgår. Dock ska berörda personer anmäla Maiung Salens konwjn ; Box 1 -S ! Making Tfn i.3i 00 Fax OS i ^liissiro 3 -U 4 i-8! Bsnkgtro =i6s-43;2 i

21 Arvodes- och organisationskommitténs förslag frånvaron tiil sin personalredogörare, som sedan anmäler detta tiil lönekontoret, enligt bilaga 2. De extra kostnader för vikarier och dylikt som uppstår belastar centrala medel. Av Malung-Säiens kommun anställd personal som deltar i sammanträde ska i normalfallet inställa sig på sin ordinarie arbetsplats före och efter sammanträdets slut. Förtroendevald med årsarvode, som har annan arbetsgivare än Malung-Säiens kommun och som deltar vid förrättning utöver vad som följer av det uppdrag för vilken den erhåller årsarvode, har rätt till ersättning för förlorad arbetsförtjänst vid sådan förrättning där deltagandet sker på direkt uppdrag av annan nämnd eller styrelsen än för vilken den förtroende tjänstgör med rätt till årsarvode. Rätt till ersättning för förlorad arbetsförtjänst ska styrkas på samma vis som anges ovan. 4 Förlorad pensionsförmån Förtroendevalda har rätt till ersättning för styrkt förlorad pensionsförmån enligt KAP~KL:s gällande pensionsavtal från den 1 januari Förlorad semesterförmån Förtroendevalda har rätt till ersättning för styrkt förlorad semesterförmån med högst 12 % 6 Särskilda arbetsförhållanden mm Rätten till ersättning enligt 3-5 omfattar nödvändig ledighet för förtroendevalda med speciella arbetstider eller särskilda arbetsförhållanden i övrigt, när det inte kan anses skäligt att de förtroendevalda fullgör sina ordinarie arbetsuppgifter i direkt anslutning till sammanträdet eller motsvarande. Rätten till ersättning enligt 3-5 omfattar tid för resa till och från sammanträdet eller motsvarande och tid för praktiska förberedelser i anslutning till sammanträdet eller motsvarande. Förtroendevald har inte rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst eller för styrkta förlorade pensionseller semesterförmåner om schablonersättning tidigare utbetalats för den förlorade inkomsten eller de förlorade förmånerna. Ersättning till arbetslösa vid förtroendeuppdrag ska vara lika stor som den dagpenninggrundande inkomsten, alltså den förvärvsinkomst som A-kasseersättningen är baserad på. Styrkt underlag ska uppvisas för att erhålla denna ersättning. 7 Årsarvode Förtroendevalda som fullgör sina uppdrag på heltid eller på minst 40 % av heltid har rätt till årsarvode, enligt bilaga 3. 8 Begränsat årsarvode Kommunfullmäktige kan besluta om begränsat årsarvode för förtroendevald som fullgör ett särskilt beslutat uppdrag på mindre än 40 % av heltid. 9 Årsarvode tiil ordförande och vice ordförande i nämnder Arvode till ordförande och vice ordförande i nämnder fastställs av kommunfullmäktige. Årsarvode och begränsat årsarvode ska fastställas uppgå till en bestämd del, satt i jämförelse med årsarvodet för kommunstyrelsens ordförande. Maiung-Saiän-. Kommun ; 3a;-: ! MfVjng i Tfi ' 00 f-'av 02: i Pius:;;ro' 3 4:j -;i -8 i Saj'hgiro. 4SS-4312 i

22 10 Arvode för sammanträden Arvodes- och organisationskommitténs förslag Sammanträdesarvodet per timme ska vara procent av månadsarvodet för kommunstyrelsens ordförande. Varie påbörjad timme beräknas som en hel timme. Kommunfuilmäktiqesammanträde med gruppmöte ska ge ett sammanträdesarvode på 8 timmar. För att ledamot ska anses berättigad till sådant sammanträdesarvode krävs närvaro vid minst en timme av gruppmötet samt fullständig närvaro vid det aktuella sammanträdet. Ledamot som inte uppfyller detta krav ska arvoderas per timme eniigt bestämmelsen ovan. För ledamot som fullgör sitt uppdrag på minst 40 % av heltid utgår inte arvode för enskilda sammanträden, enligt 2 bnn, där ledamoten deltar utifrån uppdraget för vilket den erhåller årsarvode. För ledamot, eller tjänstgörande ersättare, som fullgör sitt uppdrag på minst 40 % av heltid utgår arvode för enskilda sammanträden, enligt 2 a och o. 11 Särskilda regier för arvode Sammanträden som hålls i direkt anslutning till kommunfullmäktige berättigar inte till arvode, om sammanträdet är påkallat för att behandla fråga som ska avgöras vid det näraliggande kommunfullmäktigesammanträdet. 12 Arvode vid justering av protokoli För justering av protokoll utgår ett arvode för en timme. Resulterar ett sammanträde i två eller fier protokoll utgår fortfarande endast ett arvode per justerare. Ersättning för förlorad arbetsinkomst betalas ut endast då särskild tid och plats bestämts för justeringen. För förtroendevalda med årsarvode på 40 % eller mer, utgår inget arvode för justering av protokoll. 13 Kommunal pension För förtroendevalda med årsarvode gäller sedan den 1 januari 2001 KAP-KL:s pensionsavtal. 14 Resekostnader Ersättning utgår för resa till och från sammanträde, då resan är längre än sammanlagt sex kilometer. Malung-Säiens kommun ; Box! -i i Malnng ; Tfn ?! 00 Fa:< i C'lusgiro i-8 : Bankgiro 4Ö'3-43!2 i

23 Arvodes- och organisationskommitténs förslag Reseersättning för resa i samband med justering av protokoll ska utgå om justeringen inte sker i anslutning till annan arvoderad förrättning. Kostnader för resor till och från sammanträden eller motsvarande ersätts enligt de grunder som fastställts för kommunens arbetstagare i det lokala kollektivavtalet. Ersättning för resa till och från sammanträde liksom till och från justering av protokoll, enligt ovan, beräknas utifrån den förtroendevaldas hemortsadress och förutsätter att den förtroendevalda är fortsatt vaibar för förtroendeuppdrag i Malung-Säiens kommun. 15 Ersättning för barntilisynskostnader Ersättning betalas för kostnader som uppkommit till följd av deltagande vid sammanträden eller motsvarande för vård och tillsyn av barn som vårdas i den förtroendevaldes familj och som under kalenderåret inte hunnit fylla 10 år. Om särskilda skäl föreligger kan ersättning betalas ut även för barn över 10 år. Ersättning betalas inte för tillsyn som utförs av egen familjemedlem eller av annan närstående och inte heller om barnet vistas i den kommunala barnomsorgen. Förtroendevald som får extra kostnader till följd av barntillsyn har rätt till ersättning. För heldagsuppdrag, utgår ersättning för barntillsyn med högst 2 % av kommunstyrelseordförandes arvode per dag. För halvdagsuppdrag, utgår ersättning för barntillsyn med högst 1 % av kommunstyrelseordförandes arvode per halvdag. Ersättning betalas ut mot styrkt underlag. 16 Kostnader för vård och tillsyn av handikappad eller svårt sjuk Ersättning betalas för kostnader som uppkommit till följd av deltagande vid sammanträden eller motsvarande för vård och tillsyn av handikappad eller svårt sjuk person som vistas i den förtroendevaldes bostad. Ersättning beräknas utifrån fastställd taxa för hemtjänst och fastställt högkostnadsbelopp. Ersättning per timme beräknas utifrån fastställt högkostnadsbelopp, dividerat med sju (timmar). Ersättning utgår för faktisk sammanträdestid samt för en timme före sammanträde och en timme efter sammanträde, upp till fastställt högkostnadsbelopp för hemtjänst. Ersättning kan inte överstiga fastställt högkostnadsbelopp per månad. Ersättning betalas inte för tillsyn, som utförts av egen familjemedlem eller av annan närstående. Ersättning betalas ut mot styrkt underlag. 17 Handikappad förtroendevalds särskilda kostnader Ersättning betalas till handikappad förtroendevald för de särskilda kostnader som uppkommit till följd av deltagande vid sammanträden eller motsvarande och som inte ersatts på annat sätt. Häri ingår kostnader fört.ex. resor, ledsagare, tolk, hjälp med inläsning och uppläsning av handling och liknande. Ersättning betalas ut mot styrkt underlag. Malung-Sälens kommur- i Bo>: i 4, 73/ ;>< Mak.ng ; Tfn i Fax 023C j Plusgiro: i Bankgiro 4S8-4 3V5 j

24 Arvodes- och organisationskommitténs förslag Övriga kostnader jsf För andra kostnader än som avses i betalas ersättning om den förtroendevalde karirvisa att särskilda skäl föranlett dessa kostnader. Gemensamma bestämmelser 19 Att begära ersättning För att få ersättning enligt 3-6 och ska den förtroendevalde rapportera sina förluster eller kostnader. Ersättning för arvode enligt 10 och 14 rapporteras på lista på sammanträde. Finns inte möjlighet att anmäla deltagande i en rapport om sammanträdesarvode och reseersättning vid sammanträdet, ansvarar den förtroendevalda själv för att skicka en ifylld rapport till fullmäktiges eller nämndens sekreterare, bilaga 4. Förluster eller kostnader för ska anmälas till fullmäktiges eller nämndens sekreterare eller till annan som utsetts att ta emot rapporten, enligt bilaga 5. Arvode enligt 7-12 betalas ut utan föregående anmälan 20 Tidsgräns för yrkande om ersättning Yrkande om ersättning för förlorad arbetsinkomst ska framställas senast inom ett (1) år från dagen för sammanträde eller motsvarande. Yrkande om ersättning för förlorad semesterförmån ska framställas senast inom två (2) år från dagen för sammanträde eller motsvarande. Yrkande om ersättning för förlorad pensionsförmån ska framställas senast inom två (2) år från pensionstillfähet. 21 Tolkning av bestämmelserna Frågor om tolkning och tillämpning av dessa bestämmelser avgörs av kommunstyrelsens arbetsutskott. 22 Utbetalning Arvoden enligt 7-8 betalas ut med 1/12 per månad, avrundat till närmast högre hundratal kronor. Övriga ekonomiska förmåner betalas ut en gång per månad. Bov '32 2! M3i Bar

25 fep alung-sälens kommun Arvodes- och organisationskommitténs förslag Bilaga 1 Intyg om löneavdrag för politiska uppdrag i Malung-Salens kommun Härmed intygas att namn personnummer har varit tjänstledig utan lön för politiska uppdrag och att löneavdrag har gjorts/kommer att göras enligt följande: Datum Antal timmar Löneavdrag kronor exklusive semesterersättnirig Nämnd Arbetsgivare Datum Underskrift Malung-Salens kommun Box Malung \ Tfn: ! 00 Fax G j Piusgiro ».8 i Bankyiro: 'M j

26 feo aiunq-baiens Kommun Arvodes- och organisationskommitténs förslag Avvikelserapport för förtroendevald Biiaga 2 Omföring av lön för arbetstid under sammanträde (från arbetsställe till nämnd) Namn Personnummer Arbetsplats inom kommunen_ Arbetsplatsens konto: A= V= Akt : Proj: Obj : Gäller år/mån/ Datum Antal timmar under arbetad tid Nämnd Ansvarig chefs underskrift Skickas varje månad till lönekontoret för omföring till rätt konto (löneart 0011) Anteckningar Malung-S-alons kommu:"! i 8o>: Making j Tfn ! 00 Fax j Piusg.iQ- 3 ' ; Bankgiro -56S-43 :2!

27 Arvodes- och organisationskommitténs förslag Bilaga 3 Arvoden Beräkning sker enligt beslut av kommunfullmäktige Arvodet för kommunstyrelsens ordförande är lika med 90 % av riksdagsmannaarvodet. Uppräkning av arvodet för kommunstyrelsens ordförande följer uppräkning av riksdagsmannaarvodet. Arvoden för övriga förtroendevalda beräknas utifrån 90 % av arvodet för kommunstyrelsens ordförande. Bestämmelserna gäller från och med mandatperioden Kommunstyrelsen Ordförande 100% Förste vice ordförande 20 % Andre vice ordförande 20 % Oppositionsråd 50 % Kommunstyrelsens arbetsutskott Ledamöter 10% Barn- och utbildningsnämnden Ordförande 40 % Vice ordförande 8 % Byggnadsnämnden Ordförande 20 % Vice ordförande 5 % Miljönämnden Ordförande 10% Kultur- och fritidsnämnden Ordförande 10% Kommunfullmäktige Ordförande 10% Förste vice ordförande 2 % Andre vice ordförande 2 % Revisorer Ordförande 5 % Revisorer 4 % Räddningsnämnden Ordförande 10 % Socialnämnden Ordförande 50 % Vice ordförande 10 % Valnämnden Ordförande 6 % Överförmyndarverksamhet Överförmyndare 10 % Ersättare 5 % Malung-Salens kommun! Box fvfélung i Tfn: Fax ! Pkiägiio i i -8 i Bank-airy "312 j

28 Arvodes- och organisationskommitténs förslag Rapport för sammanträdesarvode och reseersättning Bilaga 4 Nämnd: Sammanträdesdatum: Namn Närvarande (sätt kryss) Egen bil km Reseersättning Annat Förlorad arbetsinkomst timmar: Justering (sätt kryss vid justeringstillfälle) Nedanstående uppgifter intygas: Sammanträdest id: Malyng-Salsns korninurt! Bo* V Malung I Tfn' 0280-*8! Dö Fax 0280-';83 09 i Plusgsro- 3 ^ ; Bankgiro- Jöi5-4:.312 ;

29 Arvodes- och organisationskommitténs förslag /la! ung-salens kommun Bilaga 5 Arvodesersättning enligt 15-17, arvodesreglementet Ersättning för barntiiisynskostnader, kostnader för vård och tillsyn av handikappad eller svårt sjuk, handikappad förtroendevalds särskilda kostnader Härmed intygar jag att jag har haft utlägg för (kryssa för ett alternativ): Barnpassning* Vård och tillsyn av handikappad eller svårt sjuk Särskilda kostnader som handikappad förtroendevald Datum: från kl: till kl: med anledning av:. Summa, gjorda utlägg: Ort och datum: Underskrift: * notera att ersättning ej utgår till andra familjemedlemmar som haft barnpassning. Making-Salsns kommun * öox MaH.;ng j Ffri ! 00 i-ax C5! Pkisgiro 3 4'3 -i-s ; Ränk^ro. 4oö-43!2 ;

30 Arvodes- och organisationskommitténs förslag Wgiung-Säiens kommun i 3ox ui 7>32 2- Malung ; Tin Fax Ö280-1S3 09 i Rijsgiro 3 -:5-1 :-8 ; Bankgiro: \

31 o Malunq-Sälens kommun S J Sammanträdesprotokol Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Översyn av förvaltningsorganisationen i Malung-Sälens kommun (KS/2014:295) Arbetsutskottets förslag til! kommunstyrelsen Kommunkansliet uppdras att inieda arbetet med en tydliggjord kommunstyrelseförvaltning i enlighet med rapportens förslag. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen beslutade den 10 september 2014, 121, att uppdra till kommunchefen att göra en översyn av kommunens förvaltningsorganisation. Kommunstyrelsen beslutade vidare att arvodes och organisationskommittén under kommunfullmäktige skulle vara politisk styrgrupp för arbetet. Kommunchefen har i samband med kommitténs sammanträden återrapporterat om översynen samt mottagit anvisningar för fortsatt arbete. Kommunkansliet har utarbetat en rapport om översynen som redovisar arbetsprocessen samt slutsatser om hur en ny förvaltningsorganisation, enligt vad som framkommit i översynen, bör utformas. Rapporten redovisades för kommunstyrelsens arbetsutskott den 21 juni 2016, 191. Arbetsutskottet beslutade att överlämna rapporten till arvodesoch organisationskommittén för yttrande. Arvodes- och organisationskommittén beslutar den 9 september 2016, 14, att motsätta sig de föreslagna organisationsförändringarna tills kommunens ekonomi är i balans. Kommittén beslutade vidare tillstyrka att arbetet med en tydliggjord kommunstyrelseförvaltning fortsätter. Dagens sammanträde Ordföranden finner att arbetsutskottet föreslår att kommunkansliet uppdras att inleda arbetet med en tydliggjord kommunstyrelseförvaltning i enlighet med rapportens förslag. Beslutsunderlag ' Rapport för översyn av förvaltningsorganisationen, daterad 16 juni 2016 Justerare Utdragsbestyrkande

32 Malung-Salens kommun Arvodes- och organisationskommittén Sammanträdesprotokofl Sammanträdesdatum i 14 Översyn av förvaltningsorganisationen (KS/2014:295) Kommitténs beslut 1. Arvodes- och organisationskommittén motsätter sig de föreslagna organisationsförändringarna tills kommunens ekonomi är i balans. 2. Arvodes- och organisationskommittén tillstyrker att arbetet med en tydliggjord kommunstyrelseförvaltning fortsätter. Tom Martinsson (M) och Martina Elfström (L) reserverar sig mot beslutspunkt (1) till förmån för eget yrkande. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen beslutade den 10 september 2014, 121, att uppdra till kommunchefen att göra en översyn av kommunens förvaltningsorganisation. Kommunstyrelsen beslutade vidare att arvodes och organisationskommittén under kommunfullmäktige skulle vara politisk styrgrupp för arbetet. Kommunchefen har i samband med kommitténs sammanträden återrapporterat om översynen samt mottagit anvisningar för fortsatt arbete. Kommunkansliet har utarbetat en rapport om översynen som redovisar arbetsprocessen samt slutsatser om hur en ny förvaltningsorganisation, enligt vad som framkommit i översynen, bör utformas. Ett utkast till rapport redovisades för kommittén vid sammanträde den 21 mars 2016, 8. Rapporten har därefter färdigställts och redovisades för kommunstyrelsens arbetsutskott den 21 juni 2016, 191. Arbetsutskottet beslutade att överlämna rapporten till arvodes- och organisationskommittén för yttrande- Dagens sammanträde Kommunchef Rolf Davidsson och kommunsekreterare Erik Hansson redogör för upprättad rapport samt dess förslag. Ordföranden Hans Unander (S) yrkar att kommittén meddelar som sitt ställningstagande att man motsätter sig de föreslagna organisationsförändringarna tills kommunens ekonomi är i balans. Tom Martinsson (M) yrkar i första hand att kommittén ska tillstyrka rapporten och dess förslag. Tom Martinsson (M) yrkar i andra hand att kommittén ska tillstyrka ett fortsatt arbete med en tydliggjord kommunstyrelseförvaltning. Ordföranden ajournerar sammanträdet i tio minuter. Ordföranden vidhåller yrkandet om att kommittén ska motsätta sig organisationsförändringarna, men biträder Tom Martinssons (M) andrahandsyrkande om ett fortsatt arbete med en tydliggjord kommunstyrelseförvaltning. Ordföranden ställer proposition på sitt eget yrkande om att kommittén motsätter sig organisationsförändringarna tills kommunens ekonomi är i balans mot Tom Martinssons Justerare Utdragsbestyrkande

33 fe? Malung-Salens kommun O Arvodes- och organisationskommittén Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum (M) yrkande om att kommittén ska tillstyrka rapporten och dess förslag. Ordföranden finner att arvodes- och organisationskommittén beslutar att bifalla ordförandens yrkande. Omröstning begärs och genomförs enligt ordningen att den som röstar ja röstar för ordförandens yrkande och den som röstar nej röstar för Tom Martinssons (M) yrkande. Ja röstar ordföranden Hans Unander (S), Lilian Olsson (S) och Jörgen Norén (S). Nej röstar Tom Martinsson (M), Martina Elfström (L) och Björn Rosén (C). Ordföranden finner att omröstningen utfallit med lika röstetal, 3-3, och att ordföranden har utslagsröst. Ordföranden finner därmed att kommittén beslutar att yttra sig i enlighet med ordförandens yrkande, att motsätta sig organisationsförändringarna tills kommunens ekonomi är i balans. Ordföranden finner vidare att arvodes- och organisationskommittén beslutar att bifalla Tom Martinssons (M) andrahandsyrkande, att tillstyrka ett fortsatt arbete med en tydliggjord kommunstyrelseförvaltning. Tom Martinsson (M) och Martina Elfström (L) reserverar sig mot beslutet att motsätta sig organisationsförändringarna tills kommunens ekonomi är i balans, till förmån för Tom Martinssons (M) förstahandsyrkande. Ordföranden Hans Unander (S), Lilian Olsson (S) och Jörgen Norén (S) ger iri skriftligt yttrande, som biläggs protokollet. Beslutsunderlag Rapport för översyn av förvaltningsorganisationen, daterad 16 juni 2016 Justerare Utdragsbestyrkande

34 Malung För det första vill vi framhålla att kommunstyrelsens beslut, att arvodes och organisationskommitténs skulle fungera som styrgrupp, inte alls har följs av de tjänstemän som har hanterat frågan. Kommittén har endast fatt motta en delrapport den 1 september 2015 samt ett utkast till slutrapport den 21 mars Samt rapporten som Överlämnades vid kommitténs möte den 9 september Vid mötet den 1 september 2015 framkom flera synpunkter från kommittén som borde ha beaktas i det fortsatta arbetet. Men så blev inte fallet! Dessutom så bör, en så kallad styrgrupp, ha en mer kontinuerlig dialog om man skall kunna säga att kommittén fungerat, som beslutet i kommunstyrelsen har varit tänkt. Vår uppfattning är att den politiska förankringen i Arvodes och organisationskommittén har varit näst in till obefintlig. Ser vi på innehållet i förslaget om en ny förvaltningsorganisation för Malung-Sälens Kommun så är vår uppfattning, att i ett läge där kommunen dras med ett stort ekonomisktunderskott, är det helt oansvarigt att dessutom genomföra en stor omorganisation som enligt vår uppfattning kommer att resultera till oro och tappad tilltro till kommunens högsta tjänsteman ledning. Till detta kommer förslag om att viss verksamhet skall sammanläggas med Vansbro kommun. Enligt vår uppfattning måste Malung-Sälens Kommun först ha en riktig genomlysning av var de stora ekonomiska problemen finns och ha en ekonomi i balans, innan stora organisationsförändringar genomförs. Så med andra ord så motsätter vi oss denna organisationsförändring tills Malung Sälens ekonomi är i balans. Vi tycker trots detta att det viktiga arbetet med Kommunstyrelsens förvaltningsorganisation skall fortsätta. Hans Unander Ordförande i Arvodes och organisationskommittén för Socialdemokraterna Lilian Olsson Ledamot i Arvodes-och organisationskommittén för Socialdemokraterna Jörgen Norén Ersättare i Arvodes-och organisationskommittén för Socialdemokraterna

35 ^ Malung-Salens kommun Protokoilsutdrag Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott versyn av förvaltningsorganisationen i Malung-Salens kommun (KS/2014:295) Arbetsutskottets beslut 1. Upprättad rapport Överlämnas till arvodes- och organisationskommittén för yttrande. 2. Arvodes- och organisationskommitténs uppmanas yttra sig över rapporten senast den 22 augusti Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen beslutade den 10 september 2014, 121, att uppdra till kommunchefen att göra en översyn av kommunens förvaltningsorganisation. Kommunstyrelsen beslutade vidare att arvodesoch organisationskommittén under kommunfullmäktige skulle vara politisk styrgrupp för arbetet. Kommunkansliet har upprättat en rapport för översynen samt ett tjänsteutlåtande med förslag till beslut i ärendet. Rapporten redovisar förslag till struktur och indelning för en ny förvaltningsorganisation, samt den arbetsprocess som legat till grund för förslagen. Kommunchefens ledningsgrupp och företrädare för den politiska majoriteten (kommunstyrelsens ordförande och kommunstyrelsens förste vice ordförande) har gemensamt konstaterat att rapporten bör komma kommunstyrelsens arbetsutskott till del, för beslut om fortsatt arbete och process. Dagens sammanträde Kommunchef Rolf Davidsson och kommunsekreterare Erik Hansson redogör för upprättad rapport. Arbetsutskottet konstaterar att ärendet bör behandlas på nytt vid arbetsutskottets kommande sammanträde den 23 augusti Ordföranden finner att arbetsutskottet beslutar att överlämna rapporten till arvodes- och organisationskommittén med uppmaningen att kommittén yttrar sig över rapporten senast den 22 augusti Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande daterat 16 juni 2016 Rapport daterad 16 juni 2016 Beslutet skickas till Arvodes- och organisationskommittén Juste rare Utdragsbestyrkande

36 Malung-Salens kommun Rapport 'nfir KS Y//o 1 Kommunkansliet Kommunstyrelsens arbetsutskott Dnr KS/2014:295 Rapport för översyn av förvaltningsorganisationen i Maiung- Sälens kommun Bakgrund Förändringar i kommunens förvaltningsorganisation har bedömts kunna bidra till en mer effektiv och träffsäker hantering av kommunens näraliggande utmaningar - att fortsatt erbjuda god samhällsservice, att åstadkomma en ekonomi i balans, att angripa dem strukturella överkostnaderna, att klara kompetensförsörjningen och kompetensutvecklingen i generationsskiftet samt att öka attraktiviteten för Malung-Sälen att bo och verka i. Utifrån att Malung-Sälens kommun håller fast vid en traditionell nämndsorganisation, med i stort sett oförändrat antal nämnder, bör det prövas hur förvaltningsorganisationen ska möta den politiska nivåns krav och behov - utifrån politikens legitima uppdrag att leda och styra kommunen med mål- och resultatstyrning som verktyg och utifrån kommunfullmäktiges fastställda verksamhetsplan. Kommunstyrelsen beslutade mot ovanstående bakgrund, den 10 september 2014, 121, att uppdra till kommunchefen att göra en översyn av kommunens förvaltningsorganisation. Kommunstyrelsen beslutade vidare att arvodes- och organisationskommittén under kommunfullmäktige skulie vara politisk styrgrupp för arbetet. Nuläge Malung-Sälens kommun politiska organisation är en traditionell nämndsorganisation. Förvaltningsorganisationen kan i stor utsträckning sägas vara en spegling av den politiska organisationen, så till vida att respektive nämnd har en förvaltning under sig som motsvarar och verkar nästintill uteslutande inom nämndens verksamhetsområde. Samtidigt finns formellt sett ingen sammanhållen förvaltning under kommunstyrelsen. Det finns flertalet enheter eller kontor som är direkt underställda kommunstyrelsen och som sammanlagt, givet vilka funktioner som ryms inom kontoren, kan sägas utgöra en slags kommunstyrelseförvaltning. Kommunens nuvarande förvaltningsorganisation illustreras i figur 1 nedan. Inom service- och teknikförvaltningen, som inte är närmare specificerad i illustrationen, ingår fastighetsavdelningen, gata-/parkenheten, kostenheten, nämndskansli och vissa servicefunktioner som växel/reception, vaktmästeri, städ och tvätt. :ni

37 Malung-Salens kommun Rapport Vid en jämförelse med kommuner av liknande storlek måste Malung-Sälens kommuns förvaltningsorganisation sägas vara förhållandevis stor med avseende på antalet förvaltningar och självständiga avdelningar/enheter/kontor, i den mån att de saknar tydliggjord förvaltningsmässig hemvist. i i Figur 1: Nuvarande förvaltningsorganisation Brister med nuvarande organisation Dagens förvaltningsorganisation måste sägas vara förknippad med vissa brister eller svagheter. Beskrivningen ovan har redan varit inne på några av dessa brister. En första påtaglig brist är att nuvarande förvaltningsorganisation till sin karaktär utgörs av "stuprör" snarare än "hängrännor", så till vida att respektive förvaltning arbetar allt för självständigt i förhållande till övriga förvaltningar. Denna omständighet försvårar för förvaltningsorganisationen att arbeta processorienterat och sammanhållet när det kommer till samordning och beredning av ärenden. En andra påtaglig brist är att nuvarande förvaltningsorganisation i stor utsträckning är otydlig och inkonsekvent när det kommer till nivåer och strukturer i förvaltningarna, benämningar av verksamheter samt titulaturer. Förvaltningsorganisationen är vidare obalanserad genom att förvaltningarna skiljer sig åt mycket i storlek såväl vad avser budget som personal. MaSufH; S.1 1 *'^ ioiw-jr j Box ! Malung j Tin' '85 00 r3x" OS i Sanfcgiro:!" snte-i Sc

38 fep ung-säiens kommun Rapport Utgångspunkter i översynsarbetet Med beaktande av ovanstående brister har det funnits tre huvudsakliga utgångspunkter i arbetet med översyn av förvaltningsorganisationen. För det första har arbetet haft som utgångspunkt att förändringar i förvaltningsorganisationen inte förutsätter ändringar i den politiska organisationen, av två skäl. Dels med tanke på att det inte finns några formella hinder mot att ändra i förvaltningsorganisationen utan att ändra den politiska organisationen, dels (och framför allt) för att utformningen av den politiska organisationen ägs av politiken och därför bör vara en fråga för sig. Översynen innehåller därför inga överväganden vad beträffar den politiska organisationen. För det andra har arbetet haft som utgångspunkt att söka former för en mer enhetlig och balanserad struktur av förvaltningsorganisationen utifrån ambitionen att respektive komponent i organisationen till namn och innehåll ska vara jämförbar med annan komponent i organisationen av motsvarande storlek samt med motsvarande nivå av ansvar. För det tredje har arbetet haft som utgångspunkt att antalet förvaltningar ska bli färre, eftersom dagens förvaltningsorganisation är såväl fragmenterad som omfattande med avseende på antalet förvaltningar (satt i relation till kommunens storlek och jämförbara kommuner). Arbetet med översynen Kommunchefen och kommunsekreteraren redogjorde för det inledande arbetet med organisationsöversynen i samband med arvodes- och organisationskommitténs sammanträde den 23 mars 2015, 7. Redogörelsen innehöll en sammanfattning av uppdraget och nuläge för förvaltningsorganisationen, en beskrivning över vilka uppgifter en ny förvaltningsorganisation bör fullgöra samt utgångspunkter för och tankar kring en eventuell ny struktur. Kommittén fastställde följande beskrivning att vara vägledande i arbetet med förslag till ny förvaltningsorganisation. En förvaltningsorganisation behöver vara utformad för att klara kommunens uppdrag enligt lagar, förordningar och direktiv,... motsvara krav på kompetens, effektivitet och saklighet,... vara utformad för att möta förändringar och utmaningar i tiden,... vara öppen, transparent och serviceinriktad,... säkerställa fungerande ledning, styrning och uppföljning, samt... möjliggöra för delaktighet och inflytande från medarbetare och medborgare. Arvodes- och organisationskommittén har även tagit emot av en delrapport över arbetet vid sammanträde den 11 september 2015, 8, samt ett utkast til! slutrapport vid sammanträde den 21 mars 2016.

39 Maiunq-Sälens kommun Rapport Som underlag i arbetet med översyn av förvaltningsorganisationen har kommunchefen fört en dialog med och hämtat inspel från kommunens förvaltningschefsgrupp. Vid möte den 13 april 2015 presenterades kommunkansliets förslag till huvudprinciper för en ny förvaltningsorganisation; dels en strukturell indelning av förvaltningsorganisationen i sektorer, dels ett koncept för hur respektive sektor kan delas in i nivåer, samt vidare hur processägarskap/-ansvar kan säkras i en ny förvaltningsorganisation. Förvaltningschefsgruppen uppmanades att, utifrån kommunkansliets presentation samt den beskrivning arvodes- och organisationskommittén fastställt för arbetet, föra gruppvisa diskussioner om ny förvaltningsorganisation samt presentera sina slutsatser vid nästa möte. Resultaten av de gruppvisa diskussionerna redovisades vid förvaltningschefsgruppens möte den 4 maj Kommunchefen undersökte de gemensamma delarna i de förslag som lämnades och bearbetade det ursprungliga förslaget till förvaltningsorganisation med beaktande av dessa delar. Vid förvaltningschefsgruppens möte den 1 juni 2015 presenterade kommunchefen åter huvudprinciperna i förslag till ny förvaltningsorganisation. Samma genomgång återrapporterades till kommunstyrelsens arbetsutskott den 2 juni 2015, 174. Vid ledardialog den 19 september 2015 presenterades arbetet med översyn av förvaltningsorganisationen samt förslagen tili huvudprinciper och grundindelning för en ny organisation. Cheferna uppmanades i grupp diskutera och dokumentera förslag till hur förvaltningsorganisationen bör struktureras på avdelnings- och enhetsnivå. Förslagen samlades in av kommunkansliet och har fungerat som ytterligare underlag i arbetet. Arbetet har hela tiden redovisats öppet via kommunens intranät. Via intranätet har kommunens medarbetare enskilt, såväl som de fackliga organisationerna, bjudits möjlighet till dialog och frågor samt att komma med inspel i arbetet. Hela arbetsprocessen sammanfattas i kalendarium enligt bilaga 1. Huvudprinciper i förslag till ny förvaltningsorganisation Kategorisering av kommunens verksamhet Grunden i förslaget till ny förvaltningsorganisation består i en övergripande kategorisering av kommunens verksamhet. Kommunens verksamhet har deiats in i tre kategorier. Utöver kategorierna har konstaterats att en ny förvaltningsorganisation på ett tydligare vis behöver hållas samman genom verksamhetsövergripande funktioner som ansvarar för planering, uppföljning och service. Kategoriseringen av kommunens verksamhet illustreras i figur 2 nedan. Kategoriseringen kan sägas innebära en form av sektoriell indelning av kommunens förvaltningsorganisation. fvlskii-crsöislls i B0>: 'Un SJ 00 Ru: 02S0

40 <r=o kommun Rapport Välfärd och omsorg Planering Uppföljning Figur 2: Kategorisering av kommunens verksamhet En bärande tanke i modelien ovan är att kommunens förvaltningsorganisation i någon mån ska spegla ovanstående kategorisering. Nivåmässiq indelning Ett led i översynen av förvaltningsorganisationen har varit att finna formerna för en konsekvent nomenklatur, det vill säga ett gemensamt system av benämningar på och indelning av nivåerna i förvaltningshierarkin. Förslaget till modell för indelning illustreras i figur 3 nedan. Figur 3: Nivåmåssig indelning I den nivåmässiga indelningen ingår som princip att en förvaltning, för att benämnas förvaltning, ska innehålla samtliga tre nivåer - en förvaltning innehåller en eller flera avdelning(ar), som i sin tur innehåller en eller flera enhet(er). Modellen ska illustrera att förvaltningsnivån är den övergripande nivån som omfattar all verksamhet och att denna verksamhet bryts ner Maiun^-Saiens kommun i Box 1-1. "82 :?? Malung i I nr 0230-OQ fa-.. Ov : \vw.v

41 O Malung-Salens kommun Rapport stegvis på avdelningsnivå följt av enhetsnivå. Nivåerna bör i sin tur utgöra grund för struktur och titulatur av kommunens chefer. Ny förvaltningsorganisation på övergripande nivå Med utgångspunkt i ovanstående föreslagen indelning har oiika förslag prövats och analyserats. Gemensamt för samtliga förslag som varit aktuella är att fundamentet vilat på att kommunens förvaltningar bör utgå från kategoriseringen enligt figur 2 och samtidigt innebära så liten förändring av kommunens befintliga förvaltningsorganisation som möjligt. Det bör således fortsatt finnas en socialförvaltning (för välfärd» och omsorgsfrågor) respektive en barn- och utbildningsförvaltning (för växande- och lärandefrågor), samtidigt som det bör tillskapas en samhällsbyggnadsförvaltning (för samhällsbyggnadsfrågor). Som konstaterats finns ingen sammanhållen tanke eller tydliggjord hierarki för de verksamheter som ligger direkt under kommunstyrelsen idag. Det finns helier ingen konsekvens i benämningar på dessa förvaltningar/avdelningar/enheter/kontor. Gemensamt för dem kan sägas vara att de ansvarar för stöd och service i förhållande till kommunens övriga verksamheter och att de således torde inrymmas i den mittersta ringen i figur 2. Detta har lett till slutsatsen att det bör finnas en tydliggjord kommunstyrelseförvaltning. Därutöver har en återkommande fråga varit hur man ska förhålla sig kommunens myndighetsutövande verksamheter inom bl.a. bygg och miljö, brandskydd samt alkohol och tobak. Det har framhållits att det, utifrån principen om färre antal förvaltningar, torde vara mest ändamålsenligt att inrymma denna verksamhet i samhällsbyggnadsförvaltningen. I en ambition att upprätthålla viss avgränsning mellan kommunens verksamhetsutövande respektive myndighetsutövande funktioner, respektive som ett led i att undvika att kommunen utför myndighetsutövning mot sig själv inom ramen för samma förvaltning och undersamma chef, har dock konstaterats att ifrågavarande myndighetsutövande funktioner bör särskiljas från övriga samhällsbyggnadsfunktioner. Förslaget är därmed att tillskapa en särskild miljö- och byggförvaltning. Sammanfattningsvis kan förslaget tili övergripande förvaltningsorganisation illustreras enligt figur 4. i 8ox! IM Making i Tfn - 0I:3"-'8 ::sc- '33 09 i Ganhgiro: 'i*ä 12! ww.v.ni.

42 Malunq-Säiens kommun Rapport Figur 4: Förvaltningsorganisation, övergripande Avdelningarna och dess innehåll På avdelningsnivå har flera olika tänkbara modeller föreslagits och analyserats. Olika förslag kan innebära olika grad av förändring i förhånande till hur förvaltningsorganisationen ser ut idag. I slutändan har ambitionen även här varit att tydliggöra förvaltningsorganisationen utan att för den sakens skull göra för stora ingrepp på nuvarande förvaltningsorganisation. Med utgångspunkt i denna ambition föreslås en omorganisering på avdelningsnivå som i större utsträckning flyttar befintliga avdelningar än tillskapar nya, vilket framgår av figur 5 och 6 nedan. iviökrio-soie.'!-; i ' i':'n 02i:0-1>51 00 i-f-s 02SO-09 : y ;n:<u;;o -o>3-ii 2 /v.v.v i c-

43 ^ Maiung-Sälens kommun Rapport Figur 5 och 6: Förvaltningarna på avdelningsnivå Barn- och utbildningsförvaltningen Barn- och utbildningsförvaltning bibehåller nuvarande ansvarsområden men övertar även arbetsmarknadsenhetens (AME) verksamhet som bildar en egen avdelning. Avdelningen för- och grundskolor bör lämpligtvis innehålla motsvarande verksamhetsstruktur som idag. Mot bakgrund av barn- och utbildningsnämndens genomförda strukturutredning får emellertid antas att skolenheterna kan komma att förändras. Det har inom ramen för denna översyn dock inte ägnats någon tid åt att analysera eller komma med förslag kring hur enheterna bör se ut i framtiden. Samhällsbvggnadsförvaltninqen Tillskapandet av samhällsbyggnadsförvaltningen är en sammanslagning av samtliga verksamheter som idag har annan organisatorisk hemvist än barnoch utbildningsförvaltningen (med undantag för integrationsenheten) eller socialförvaltningen och som på ett eller annat vis arbetar med samhällsbyggnadsfrågor i vid mening. Undantagna är de verksamheter som arbetar med exempelvis detaljplanefrågor och bygglov, då dessa verksamheter föreslås ska ingå i miljö- och byggförvaltningen. Förvaltningen föreslås ska bestå av tre avdelningar, där den första avdelningen är en mer renodlad teknikavdelning. Detta möjliggörs i och med tillskapandet av kommunstyrelseförvaltningen, som i sin tur torde inrymma såväl kommunens nämndskansli som den internserviceverksamhet som ligger under dagens service- och teknikförvaltning. Övrig verksamhet som tillhör service- och teknikförvaltningen idag bör inrymmas i teknikavdelningen. M;iäunv: S.-lens xo'nmun ; B;'.: Malung ; i in < 00.-ax: ! : bankgiro i yavyv.maiung-saibn se

44 Malung-Salens kornmun Rapport Vidare föreslås det att dagens kultur- och fritidsförvaltning förs över till att bii en avdelning under samhälisbyggnadsförvaitningen, lämpligtvis med oförändrat verksamhetsinnehåll och oförändrad intern struktur. Förvaltningen föreslås därutöver bestå av en avdelning som kombinerar nuvarande näringsiivsenheten samt nuvarande integrationsenheten. Att lägga dessa verksamheter i en gemensam avdelning bedöms ändamålsenligt i syfte att uppnå synergi- och samordningsvinster på området. Socialförvaltningen Socialförvaltningen föreslås ska behållas med oförändrat innehåll. Vad gäller verksamheten kring biståndsbedömning har konstaterats behov av att skapa bättre förutsättningar för styrning av verksamheten. Förslaget är därför att denna verksamhet iyfts in i en gemensam avdelning med IFO. En sådan åtgärd skulle innebära en tydlig avdelningsmässig uppdelning av förvaltningen i två avdelningar, där den ena avdelningen arbetar med myndighetsutövning, utredning och handläggning och den andra arbetar med själva verksamhetsdriften. Inom socialförvaltningen bör större delen av enhetsindelningen behållas oförändrad ur organisatoriskt hänseende. Som konstaterats gäller dock att många enhetschefer inom dagens socialförvaltning, vård och omsorg, har ensamt chefskap över enheter som med råge överstiger hanterbara volymer, med avseende på antal anställda. Översynen vill emellertid inte slå fast hur enheterna inom avdelningen vård och omsorg bör se ut utan finner det lämpligare att man med utgångspunkt i dagens organisation söker lösningar för att nå en mer ändamålsenlig enhetsmässig indelning på sikt. Med tanke på att det inom nuvarande organisation pågår arbete med organisatoriska förändringar på enhetsnivå bör inte översynen redovisa detaljerna på detta område. Kommunstvrelseförvaltninqen Kommunstyrelseförvaltningen ska bestå av verksamhetsstödsfunktioner med uppdrag att serva såväl politiken som hela förvaltningsorganisationen i planerings- och uppföijningsfrågor, budgetfrågor, personalfrågor, ärendehantering, projekt och diverse utredningar. Till en sådan förvaltning kan med fördel även kommunens internservicefunktioner kopplas, då även dessa funktioner finns till för att serva organisationen ur ett helhetsperspektiv. Kommunstyrelseförvaltningen föreslås följaktligen ska delas upp i två avdelningar, där den ena ska innehålla de verksamhetsstödjande funktionerna och den andra ska innehålla internservicefunktionerna. Miljö- och bvqgförvaltninqen Miljö- och byggförvaltningen ska bestå av myndighetsutövande funktioner som hanterar tillstånd och tillsyn med avseende på plan och bygg, miljö, hälsa och livsmedel, brandskydd, sprängning, alkohol, tobak och läkemedel. Även kommunens räddningstjänst bör ingå i förvaltningen. Tillskapandet av en gemensam miljö- och byggförvaltning bedöms som en '/UiSunij-Sali;:';! : 8c-: r.: 79,2 21 Malung : Tfn 12S0 81 0C r0280-' S3 i -'os---;? v,--v,-; iviäinno-s-jij;:!.:.-;

45 Malunq-Säiens kommun Rapport " god åtgärd för att uppnå kunskapsöverföringar och enhetlighet i syfte att säkerställa professionalitet i kommunens myndighetsutövning. Enhetsnivån I en övergripande översyn av förvaltningsorganisationen har det varit komplext och inte alla gånger nödvändigt att lämna förslag till hur organisationen ska se ut på enhetsnivå. Det har likväl konstaterats att det på enhetsnivå, i synnerhet inom dagens socialförvaltning, finns obalans när det kommer till budget och antalet medarbetare. Vad som är att betrakta som en enhet är därför långt ifrån entydigt idag. Ansvaret för att skapa goda förutsättningar för att leda och styra kommunens enheter torde i stor utsträckning ligga på förvaltningarna och avdelningarna. Detta kräver dock säkerställande av flexibilitet och ett tydligt mandat för förvaltnings- eller avdelningsledningen att inom ramen för aktuell organisation genomföra nödvändiga förändringar på enhetsnivå. I och med ovanstående överväganden har översynen inte gjort någon närmare granskning av hur organisationen ska se ut på enhetsnivå, utan konstaterar att detta torde kunna lösas när förvaltningsorganisationen klargjorts på ett mer övergripande plan. Slutord Denna rapport och dess förslag torde kunna utgöra en naturlig utgångspunkt eller inriktning för kommande anpassningar av kommunens förvaltningsorganisation. Vidare bör framhållas att tre strategiskt viktiga dokument har presenterats under våren. SKL har överlämnat en analys av kommunens ekonomi, som upprättats efter intervjuer med ledande politiker och tjänstemän respektive genomgång av beslut och diverse styrdokument. Kommunfullmäktige har vid sammanträde den 18 april fastställt Kommunplan Utifrån strategierna i Kommunplan 2025 har politiken slutligen upprättat och antagit en handlingsplan för att uppnå en ekonomi i balans. Överväganden beträffande förvaltningsorganisationen har skett och bör fortsatt ske med beaktande av innehållet i dessa dokument. ; Box "5? 1 Wc-king ; "'fri 'SI 00 i-'?.* - : 82 O?. --5>! -Kil 2. -.Vy-w mrjiiina-s;'!-;;:'! s-r

46 Malunq-Sälens kommun Rapport Kaiendarlum för arbetet med översyn av förvaltningsorganisationen Datum Händelse Kommunstyrelsen ger kommunchefen uppdraget att göra en översyn av förvaltningsorganisationen med arvodes- och organisations som styrgrupp för arbetet Uppdraget och det inledande arbetet presenteras för arvodes- och organisationskommittén. Kommittén fastställer en beskrivning/anvisning för det fortsatta arbetet Kommitténs beskrivning/anvisningar samt förslag til! huvudprinciper för en ny förvaltningsorganisation presenteras för förvaitningschefsgruppen som utgångspunkt för cheferna att i grupper arbeta med frågan om hur en ny förvaltningsorganisation bör se ut Gruppernas arbete redovisas vid förvaltningschefsmöte. Kommunchefen tar med sig synpunkterna i det fortsatta arbetet Förslag till huvudprinciper för en ny förvaltningsorganisation presenteras på nytt för förvaltningschefsgruppen, bearbetat med beaktande av inkomna synpunkter Arbetet med översyn av förvaltningsorganisationen samt de huvudprinciper som bearbetats i dialog med förvaltningschefsgruppen återrapporteras till kommunstyrelsens arbetsutskott Arbetet med översyn av förvaltningsorganisationen samt de huvudprinciper som bearbetats i diaiog med förvaltningschefsgruppen återrapporteras tiii arvodes- och organisationskommittén Arbetet med översyn av förvaltningsorganisationen presenteras i samband med ledardialog för kommunens chefer. Cheferna uppmanas att i grupp diskutera och dokumentera förslag till hur förvaltningsorganisationen bör struktureras på avdelnings- och enhetsnivå Arvodes- och organisationskommittén sammanträder utan att behandla frågan om översyn av förvaltningsorganisationen Arvodes- och organisationskommittén sammanträder utan att behandla frågan om översyn av förvaltningsorganisationen Arbetet med att upprätta en rapport om översyn av förvaltningsorganisationen påbörjas Ett utkast till rapport för översynen lämnas till arvodes- och organisationskommittén Huvuddragen i denna rapport presenteras för kommunchefens ledningsgrupp samt företrädare för den politiska majoriteten. Det konstateras att kommunstyrelsens arbetsutskott bör få ta del av rapporten, för beslut om fortsatt arbete och process. : Ccx?; ; > f-i 'J2S0- oq J-o 09! ^;'c --3'i w.w; rniiiujii.i-sais')

47 Malung-Salens kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoii Sammanträdesdatum Gemensam miljö-och byggförvaltning, Malung-Sälens kommun och Vansbro kommun (KS/2015:476) Arbetsutskottets beslut 1. Ärendet hänskjuts till kommunstyrelsen. 2. Kommunkansliet uppdras att utifrån inkomna yttranden sammanställa förslag till beslut, inför kommunstyrelsens behandling av ärendet. Beskrivning av ärendet Tjänstemän vid miljö- och byggförvaltningen i Malung-Salens kommun och miljö- och byggenheten i Vansbro kommun har under iång tid fört samtal om möjliga samverkansområden. I dessa samtal har det konstaterats att de båda kommunerna har iikartade utmaningar gällande ekonomi, rekrytering, verksamhetsstöd mm att hantera. Olika alternativ till samverkan har diskuterats och ett avtal om köp av plankompetens har tecknats mellan kommunerna. För att komma vidare i arbetet och förhoppningsvis hitta en hållbar samverkanslösning har konstaterats att förutsättningarna för en gemensam miljö- och byggförvaltning för de båda kommunerna bör utredas vidare. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 15 december 2015, 352, att uppdra till miljö- och stadsbyggnadsförvaltningen att under 2016 utreda förutsättningarna för en gemensam miljö- och byggförvaltning för Malung-Sälens kommun och Vansbro kommun. För genomförande av uppdraget har förvaltningen anlitat konsult. Utredningen startade i slutet av januari och slutrapporten levererades i juli Utredningens rekommendation är att en gemensam miljö- och byggförvaltning mellan Vansbro kommun och Malung-Sälens kommun bildas. Utredningen förordar också att kommunerna bildar en gemensam nämnd för dessa frågor. Kommunstyrelsens arbetsutskott tog emot och fick utredningsrapporten redovisad den 23 augusti, 217. I samband med detta beslutade arbetsutskottet att skicka rapporten på remiss till miljönämnden och byggnadsnämnden för synpunkter på utredningens rekommendationer. I egenskap av beredande organ i organisationsfrågor har även arvodes- och organisationskommittén givits möjlighet till yttrande över rapporten. Dagens sammanträde Arbetsutskottet konstaterar att yttranden inkommit från byggnadsnämnden, miljönämnden och arvodes- och organisationskommittén. Ordföranden finner att arbetsutskottet beslutar att uppdra att hänskjuta ärendet till kommunstyrelsen samt att uppdra till kommunkansliet att utifrån inkomna yttranden sammanställa förslag till beslut, inför kommunstyrelsens behandling av ärendet. Justerare Utdragsbestyrkande

48 Malung-Salens kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Beslutsunderlag Utredningsrapport daterad 3 juli 2016 Arvodes- och organisationskommitténs beslut den 9 september 2016, 15 Byggnadsnämnden beslut den 1 september 2016, 60 Miljönämndens beslut den 7 september 2016, 49 Justerare C Utdragsbestyrkande

49 Malung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande Kommunkansliet Erik Hansson erik,t.hansson@malung-saten.se Kommunstyrelsen Dnr KS/2015:476 Gemensam miljö- och byggförvaitning, Malung-Sälens kommun och Vansbro kommun Förslag till beslut Miljö- och stadsbyggnadsförvaltningen uppdras att arbeta vidare i enlighet med utredningens förslag om gemensam förvaltning. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 15 december 2015, 352, att uppdra till miljö- och stadsbyggnadsförvaltningen att under 2016 utreda förutsättningarna för en gemensam miljö- och byggförvaitning för Malung-Sälens kommun och Vansbro kommun. För genomförande av uppdraget har förvaltningen anlitat konsult. Utredningen startade i slutet av januari och slutrapporten levererades i juli Utredningens rekommendation är att en gemensam miljö- och byggförvaitning mellan Vansbro kommun och Malung-Sälens kommun bildas. Utredningen förordar också att kommunerna bildar en gemensam nämnd för dessa frågor. Kommunstyrelsens arbetsutskott tog emot och fick utredningsrapporten redovisad den 23 augusti, samband med detta beslutade arbetsutskottet att skicka rapporten på remiss til) miljönämnden och byggnadsnämnden för synpunkter på utredningens rekommendationer. I egenskap av beredande organ i organisationsfrågor har även arvodes- och organisationskommittén givits möjlighet till yttrande över rapporten. Inkomna yttranden Byggnadsnämnden har via beslut den 1 september 2016, 60, yttrat följande i ärendet. 1. Byggnadsnämnden står bakom utredningens rekommendation avseende gemensam förvaltning. 2. Byggnadsnämnden föreslår att kommunstyrelsen uppdrar åt förvaltningen att arbeta vidare i enlighet med utredningens förslag om gemensam förvaltning. 3. Byggnadsnämnden ställer sig däremot tveksamma till utredningens rekommendation vad gäller politisk organisation. Byggnadsnämnden förordar att man i första hand utreder förutsättningarna för en nämnd i respektive kommun. Vidare har miljönämnden den 7 september 2016, 49, yttrat följande. Malung-Sälens kommun Box Malung Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro: /.vw.rnaiung-sslen.se

50 Maluna-Säiens kommun Tjänsteutiåtande Miljönämnden står bakom utredningens rekommendation avseende gemensam förvaltning. 2. Miljönämnden föreslår att kommunstyrelsen uppdrar åt förvaltningen att arbeta vidare i enlighet med utredningens förslag om gemensam förvaltning. 3. Miljönämnden förordar att man initialt låter den politiska organisationen vara oförändrad. Slutligen har arvodes- och organisationskommittén, den 9 september 2016, 15, beslutat meddela att man motsätter sig de föreslagna organisationsförändringarna tills kommunens ekonomi är i balans. Bedömning Att identifiera samverkansområden med andra kommuner anges som en av strategierna i Kommunplan 2025, antagen av kommunfullmäktige i april i år. I Handlingsplan för ekonomi i balans 2020, fastställd av kommunfullmäktige vid sammanträde i maj i år, framhålls bl.a. att förvaltningsorganisationen ska ses över, med syftet att göra den mindre sårbar samt mer effektiv, transparent och konsekvent. Vidare slås det fast att kommunen måste vara aktiv i arbetet med kompetensväxling och kompetensutveckling för att möta de (nya) krav som följer av samhällsutvecklingen och förändrade behov. Vidare är en av de i kommunfullmäktiges verksamhetsplan prioriterade åtgärderna under 2016 att vidga samarbetet med andra kommuner, framför allt Vansbro, inom administration, gemensamma system, tvärsektoriell service och specialfunktioner. Miljö- och stadsbyggnadsförvaltningen i Malung-Sälens kommun och miljöoch byggenheten i Vansbro kommun har under lång tid fört samtal om möjliga samverkansområden. I dessa samtal har det konstaterats att de båda kommunerna har likartade utmaningar gällande ekonomi, rekrytering, verksamhetsstöd med mera att hantera. Olika alternativ till samverkan har diskuterats och ett avtal om köp av kompetens i detaljplanefrågor har tecknats mellan kommunerna. Under 2016 har samarbetet mellan miljöfunktionerna i de båda kommunerna fördjupats genom avtal om tjänsteköp av specialfunktioner såsom kvalitetsuppföljning, ledning och styrning samt tillsyn. Det pågår även en gemensam upphandling av ärendehanteringssystem. Det får följaktligen konstateras att Malung-Sälens kommun och Vansbro kommun redan idag dels har pågående samarbete, dels arbetar med att finna nya former för samverkan på de aktuella verksamhetsområdena. En övergång till en gemensam förvaltning kan således sägas utgöra ett naturligt nästa steg. Att tillskapa en gemensam förvaltning har enligt utredningen framför allt ett ekonomiskt motiv, då man genom att dela på funktioner kan hålla kostnader nere. I utredningen framhålls även att en gemensam förvaltning (och således Malung-Säiens kommun Box 14, Maiung Tfn: Fax: Plusgiro: Bankgiro: j.w.v rraiung-ssien se

51 fs? Maiung-Sälens kommun Tjänsteutlåtande en större organisation) kan möjliggöra för intensifierat utvecklingsarbete samt utgöra ett viktigt led i att säkra kommunernas framtida kompetensförsörjning på de aktueila verksamhetsområdena. Redovisade utgångspunkter och motiv måste sammanfattningsvis, i mycket hög grad, sägas ligga i linje med vad kommunfullmäktige uttryckt i Kommunplan 2025, Handlingsplan för ekonomi i balans 2020 respektive Verksamhetsplan och budget Slutsatser Utifrån en sammanvägd bedömning, med beaktande av ovanstående bakgrund samt med beaktande av vad byggnadsnämnden, miljönämnden och arvodes- och organisationskommittén anfört i sina yttranden, torde utredningens rekommendation om att tillskapa en gemensam förvaltning vara att anse som en lämplig åtgärd att gå vidare med. Utredningen konstaterar att det är möjligt att bibehålla de politiska organisationerna i kommunerna även när en gemensam förvaltning etableras. Utredningen rekommenderar dock att en gemensam nämnd bildas. Med tanke på vad som framkommit i yttrandena i denna fråga föreligger det emellertid inte vara önskvärt med en gemensam nämnd för närvarande. Beslutsunderlag Utredningsrapport daterad 3 juli 2016 Arvodes- och organisationskommitténs beslut den 9 september 2016, 15 Byggnadsnämnden beslut den 1 september 2016, 60 Miljönämndens beslut den 7 september 2016, 49 Tjänsteutlåtande av miljö- och byggchefen daterat 16 augusti 2016 Beslutet skickas till Byggnadsnämnden Miljönämnden Miljö- och stadsbyggnadsförvaltningen Personalkontoret KFV Malung-Salens kommun Box 14, Malung t Tfn: Fax: j Plusgiro: Bankgiro: ir.sujng-sstön so

52 Malung-Säiens kommun Arvodes- och organisationskommittén Sammanträdesprotokoli Sammanträdesdatum Gemensam miljö- och byggförvaltning, Malung-Salens kommun och Vansbro kommun (KS/2015:476) Kommitténs beslut Arvodes- och organisationskommittén motsätter sig de föreslagna organisationsförändringarna tills kommunens ekonomi är i balans. Tom Martinsson (M) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Beskrivning av ärendet Tjänstemän vid miljö- och byggförvaltningen i Malung-Säiens kommun och miljö- och byggenheten i Vansbro kommun har under lång tid fört samtal om möjliga samverkansområden. I dessa samtal har det konstaterats att de båda kommunerna har likartade utmaningar gällande ekonomi, rekrytering, verksamhetsstöd mm att hantera. Olika alternativ till samverkan har diskuterats och ett avtal om köp av plankompetens har tecknats mellan kommunerna. För att komma vidare i arbetet och förhoppningsvis hitta en hållbar samverkanslösning har konstaterats att förutsättningarna för en gemensam miljö- och byggförvaltning för de båda kommunerna bör utredas vidare. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 15 december 2015, 352, att uppdra till miljö- och stadsbyggnadsförvaltningen att under 2016 utreda förutsättningarna för en gemensam miljö- och byggförvaltning för Malung-Säiens kommun och Vansbro kommun. För genomförande av uppdraget har förvaltningen anlitat konsult. Utredningen startade i slutet av januari och slutrapporten levererades i juli Utredningens rekommendation är att en gemensam miljö- och byggförvaltning mellan Vansbro kommun och Malung-Säiens kommun bildas. Utredningen förordar också att kommunerna bildar en gemensam nämnd för dessa frågor. I egenskap av beredande organ i organisationsfrågor har arvodes- och organisationskommittén att yttra sig i ärendet. Dagens sammanträde Ordföranden Hans Unander (S) yrkar, med biträde av Jörgen Norén (S), att kommittén meddelar som sitt ställningstagande att man motsätter sig organisationsförändringarna tills kommunens ekonomi är i balans. Tom Martinsson (M) yrkar att kommittén ska tillstyrka ett fortsatt arbete med en gemensam miljö- och byggförvaltning mellan Vansbro kommun och Malung-Säiens kommun. Ordföranden ställer proposition på sitt eget yrkande mot Tom Martinssons (M) yrkande och finner att arvodes- och organisationskommittén beslutar att bifalla ordförandens yrkande. Tom Martinsson (M) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Justerare Utdragsbestyrkande

53 fs? Malung-Salens kommun O Arvodes- och organisationskommittén Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Ordföranden Hans Unander (S), Lilian Olsson (S) och Jörgen Norén (S) åberopar skriftligt yttrande som lämnats in tidigare under dagens sammanträde, 14, i ärende angående översyn av förvaltningsorganisationen. Beslutsunderlag Utredningsrapport daterad 3 juli 2016 Justerare Utdragsbestyrkande

54 Maiung-Sälens kommun Sammanträdesprotokoll " Sammanträdesdatum Miljönämnden Utredning av sammanslagning med Vansbro kommun, dnr Miljönämndens yttrande 1. Miljönämnden står bakom utredningens rekommendation avseende gemensam förvaltning. 2. Miljönämnden föreslår att kommunstyrelsen uppdrar åt förvaltningen att arbeta vidare i enlighet med utredningens förslag om gemensam förvaltning. 3. Miljönämnden förordar att man initialt låter den politiska organisationen vara oförändrad. Sammanfattning Enligt kommunfullmäktiges beslut om Verksamhetsplan och budget som antogs den 15 december 2014, 135 ska ett vidgat samarbete med andra kommuner utredas, framför allt Vansbro kommun. Miljönämnden och Miljö- och stadsbyggnadsförvaltningen har arbetat i enlighet med detta beslut och lyft denna fråga till nämnden vid ett flertal tillfällen under de senaste åren. För att komma vidare i frågan initierades dock ett konkret ärende under hösten 2015 om utredning av gemensam förvaltning med Vansbro kommun. Ärendet har hanterats av Kommunstyrelsen och Miljönämnden MN 63 samt Kommunstyrelsens arbetsutskott Beslut fattades att ge förvaltningen i uppdrag att under 2016 iåta utreda förutsättningarna för en gemensam miljö- och byggförvaltning för Malung- Sälens och Vansbro kommuner. Kommunstyrelsen avsatte även 50 tkr ur strategisk utveckling till förvaltningens förfogande att nyttja inom ramen för uppdraget. För genomförande av uppdraget anlitades konsulten Bengt Welin. Utredningen startade i slutet av januari och slutrapporten levererades den 3 juli Utredningens huvudsakliga rekommendation är att en gemensam förvaltning mellan Vansbro kommun och Malung- Sälens kommun bildas och nuvarande funktioner inom miljö och byggområdet införlivas i den gemensamma förvaltningen. Kommunstyrelsens arbetsutskott har skickat rapporten på remiss till Miljönämnden som ska yttra sig över utredningens rekommendationer senast den 13 september Beskrivning av ärendet Enligt kommunfullmäktiges beslut om Verksamhetsplan och budget som antogs den 15 december 2014, 135 ska ett vidgat samarbete med andra kommuner utredas, framför allt Vansbro kommun. Miljö och stadsbyggnadsförvaltningen i Malung- Sälens kommun och Miljöoch byggenheten i Vansbro kommun har under lång tid fört samtal om möjliga samverkansområden. I dessa samtal har det konstaterats att de båda kommunerna har likartade utmaningar gällande ekonomi, rekrytering, verksamhetsstöd med mera att hantera. Justerare Utdragsbestyrkande

55 ^ Malung-Sätens kommun Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Miljönämnden Olika alternativ till samverkan har diskuterats och ett avtal om köp av plankompetens har tecknats mellan kommunerna. För att komma vidare i arbetet och förhoppningsvis hitta en hållbar samverkanslösning bör förutsättningarna för en gemensam Miljö- och byggförvaitning för de båda kommunerna utredas vidare. Under 2016 har samarbetet mellan miljöfunktionerna i de båda kommunerna fördjupats genom avtal om tjänsteköp av specialfunktioner såsom kvalitetsuppföljning, ledning och styrning samt tillsyn. Det pågår även en gemensam upphandling av ärendehanteringssystem. Arbetsgång och faser i genomförandet av uppdraget att utreda förutsättningarna för en gemensam förvaltning, se bild 1. Utredning Planering och inläsning: - Inläsning av material - Erfarenhetsutbyte med andra kommuner: erfarenheter och lärdomar. identifiera nuläge i kommunerna genom: - Platsbesök och intervjuer med anställda - Intervjuer med utvalda personer/referensgrupp - Workshop personal - Intervjuer med politiker och kommunchef Framtagande av alternativ för möjlig samverkan - Avstämningsmöte med styrgrupp/ Beslut om fortsatt arbete - Författande och leverans av slutrapport Beslut z Redovisning av rapport: - KSAu och berörda nämnden presidium Remiss och beredning inriktningsbeslut om fortsatt samverkan/ sammanslagning Vid beslut om gemen-sam förvaltning: - Fackliga förhandlingar och Beslut Kf Genomförandeplan tas fram med tidsplan och aktiviteter: - Projektorganisation - Organisation och politisk representation utreds och presenteras - Avta! och reglemente - Tillgänglighet: lokaler och värdkommun - Ekonomi och kostnadsfördelning - Taxor mm. - Riskanalys Genomförande^ Utvärdering \ Framtagande av beskrivningar av respektive kommuns verksamhet (görs oavsett vilket beslut som fattas): - Gemensam upphandling av ärendehanteringssystem - Studiebesök andra kommuner - Framtagande av gemensamma rutiner för handläggning av ärenden/ tillsyn - Gemensam behovsutredning/ verksamhetsplanering - Översyn av tjänster/ arbetsfördelning - Forum för att utbyta idéer / harmonisera Fattas beslut om sammanslagning: - Genomförande enligt genomförandeplan Reflektion och utvärdering kring lärdomar från projektet med referensgrupp och projektgrupp Bild 1. Uppdragets arbetsgång Justerare Utdragsbestyrkande

56 Malung-Sätens kommun Miljönämnden Sammanträdesprotokoil Sammanträdesdatum Sammanfattning av utredningens rekommendation En gemensam förvaltning bedöms vara det bästa sättet att skapa förutsättningar för bygg- och miljöfunktionerna. Denna lösning föreslås. Jämfört med lösare samverkansformer innebär en gemensam förvaltning möjligheter till utveckling av kvalitet och säkerhet. Kvaliteten kommer av att en förvaltning med bredare underlag kan bygga upp specialistfunktioner. Kvaliteten garanteras också av att system för introducering av medarbetare kan göras mer robusta än de kan för en enskild kommun. Säkerheten ligger i att en större enhet har lättare att klara arbetstoppar och förändringar i bemanning. Gemensamma förvaltningar mellan kommuner startar i rask takt bland kommuner i landet. Motiven är kvalitet och säkerhet. Ett ytterligare motiv för gemensamma förvaltningar är ekonomin. Genom att dela på funktioner kan kostnader hållas nere. Sett till geografi med befoikningsspridning och till kommunernas relativa storlek är det naturligt att Malung - Salens kommun är värdkommun för förvaltning och nämnd. Det finns ett antal olika alternativ för den politiska organisationen. Det är möjligt att bibehålla de politiska organisationerna i kommunerna även när en gemensam förvaltning etableras. En gemensam nämnd är också möjlig att tillskapa. Utredningen rekommenderar att en gemensam nämnd bildas. Utredningen rekommenderar att samtliga kostnader (direkta kostnader, lokalkostnader, overheadkostnader och servicekostnader) skall redovisas. Ekonomerna i kommunerna rekommenderas att tillsammans ta fram ett system som motsvarar dessa krav. Kostnadsfördelningen fastställs i avtal mellan kommunerna. Här ska också fastställas hur fördelningssystemet följs upp och vad som skall gälla för att fördelningen skall ändras. Utredningen belyser även lokalisering, ekonomi, faktorer och principer i kostnadsfördelning, taxor, ärendehanteringssystem samt exempel på genomförandeaktiviteter med mera. Dagens sammanträde Förvaltningschefen redogör för ärendet. Ordföranden finner att miljönämnden beslutar att miljönämnden står bakom utredningens rekommendation avseende gemensam förvaltning, att miljönämnden föreslår att kommunstyrelsen uppdrar åt förvaltningen att arbeta vidare i enlighet med utredningens förslag om gemensam förvaltning samt att miljönämnden förordar att man initialt låter den politiska organisationen vara oförändrad. Justerare Utdragsbestyrkande

57 O Malung-Sätens kommun Miljönämnden Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande daterat Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut KSAu XX Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut KSAu Miljönämndens beslut MN Rapport: Miljö, hälsa och stadsbyggnad. Malung- Salen och Vansbro kommuner i samverkan, daterad Skickas till Kommunstyrelsens arbetsutskott Justerare Utdragsbestyrkande

58 fe=> Malung-Sälens kornmun SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum. Byggnadsnämnden Ankom Bn 60 Dnr: OVR ! 8 Malung-Sälens Kornmun Dnr Gemensam miljö-och byggförvaltning, Malung-Sälens kommun och Vansbro kommun Byggnadsnämndens yttrande 1. Byggnadsnämnden står bakom utredningens rekommendation avseende gemensam förvaltning. 2. Byggnadsnämnden föreslåratt kommunstyrelsen uppdrar åt förvaltningen att arbeta vidare i enlighet med utredningens förslag om gemensam förvaltning. 3. Byggnadsnämnden ställer sig däremot tveksamma tiil utredningens rekommendation vad gäller politisk organisation. Byggnadsnämnden förordar att man i första hand utreder förutsättningarna för en nämnd i respektive kommun. J if T Sammanfattning Enligt kommunfullmäktiges beslut om Verksamhetsplan och budget som antogs den 15 december 2014, 135 ska ett vidgat samarbete med andra kommuner utredas, framför allt Vansbro kommun. Byggnadsnämnden och Miljö- och stadsbyggnadsförvaltningen har arbetat i enlighet med detta beslut och lyft denna fråga till nämnden vid ett flertal tillfällen under de senaste åren. För att komma vidare i frågan initierades dock ett konkret ärende under hösten 2015 om utredning av gemensam förvaltning med Vansbro kommun. Ärendet har hanterats av Kommunstyrelsen , byggnadsnämndens arbetsutskott Au 56 samt Kommunstyrelsens arbetsutskott Beslut fattades att ge förvaltningen i uppdrag att under 2016 låta utreda förutsättningarna för en gemensam miljö- och byggförvaltning för Malung- Sälens och Vansbro kommuner. Kommunstyrelsen avsatte även 50 tkr ur strategisk utveckling till förvaltningens förfogande att nyttja inom ramen för uppdraget För genomförande av uppdraget anlitades konsulten Bengt Welin. Utredningen startade i slutet av januari och slutrapporten levererades den 3 juli 2016, se bilaga. Utredningens huvudsakliga rekommendation är att en gemensam förvaltning mellan Vansbro kommun och Malung- Sälens kommun bildas och nuvarande funktioner inom miljö och byggområdet införlivas i den gemensamma förvaltningen. Kommunstyrelsens arbetsutskott har skickat rapporten på remiss till Byggnadsnämnden som ska yttra sig över utredningens rekommendationer senast den 13 september Beskrivning av ärendet Enligt kommunfullmäktiges beslut om Verksamhetsplan och budget som antogs den 15 december 2014, 135 ska ett vidgat samarbete med andra kommuner utredas, framför allt Vansbro kommun. Miljö och stadsbyggnadsförvaltningen i Malung- Sälens kommun och Miljö- och byggenheten i Vansbro kommun har under lång tid fört samtal om möjliga samverkansområden. I dessa samtal har det konstaterats att de båda kommunerna har likartade utmaningar gällande ekonomi, rekrytering, verksamhetsstöd med mera att hantera. Olika alternativ till samverkan har diskuterats fy\ och ett avtal om köp av plankompetens har tecknats mellan kommunerna. För att,j /r j. [< omma vidare i arbetet och förhoppningsvis hitta en hållbar samverkanslösning bör förutsättningarna för en gemensam Miljö- och byggförvaltning för de båda kommunerna

59 laiung-säiens kommun SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 3^2 Byggnadsnämnden ^4 utredas vidare. Under 2016 har samarbetet mellan miljöfunktionerna i de båda kommunerna fördjupats genom avtal om tjänsteköp av specialfunktioner såsom kvalitetsuppföljning, ledning och styrning samt tillsyn. Det pågår även en gemensam upphandling av ärendehanteringssystem. Arbetsgång och faser i genomförandet av uppdraget att utreda förutsättningarna för en gemensam förvaltning, se bild 1. Utredning Genomforande Utvärdering Planering och inläsning: - Inläsning av material - Erfarenhetsutbyte med andra kommuner: erfarenheter och lärdomar. Identifiera nuläge i kommunerna genom: - Platsbesök och intervjuer med anställda - Intervjuer med utvalda personer/referensgrupp Workshop persona! - Intervjuer med politiker och kommunchef Framtagande av alternativ för möjlig samverkan - Avstämningsmöte med styrgrupp/ Beslut om fortsatt arbete - Författande och leverans av slutrapport Redovisning av rapport: - KSAu och berörda nämnders presidium Remiss och beredning Inriktningsbeslut om fortsatt samverkan/ sammanslagning Vid beslut om gemensam förvaltning: - Fackliga förhandlingar och Beslut Kf Genomförandeplan tas fram med tidsplan och aktiviteter: - Projektorganisation - Organisation och politisk representation utreds och presenteras - Avtal och reglemente - Tillgänglighet: lokaler och värdkommun - Ekonomi och kostnadsfördelning - Taxor mm. - Riskanaiys Framtagande av beskrivningar av resp. kommuns verksamhet (görs oavsett vilket beslut som fattas): - Gemensam upphandling av ärendehanterings-system - Studiebesök andra kommuner - Framtagande av gemensamma rutiner för handläggning av ärenden/ tillsyn - Gemensam behovsutredning, verksamhetsplanering - översyn av tjänster/ arbetsfördelning - Forum för att utbyta idéer / harmonisera Fattas beslut om sammanslagning: - Genomförande enligt genomförandeplan Reflektion och utvärdering kring lärdomar från projektet med referensgrupp och projektgrupp Bild 1. Uppdragets arbetsgång Sammanfattning av utredningens rekommendation En gemensam förvaltning bedöms vara det bästa sättet att skapa förutsättningar för bygg- och miljöfunktionerna. Denna lösning föreslås. Jämfört med lösare samverkansformer innebär en gemensam förvaltning möjligheter till utveckling av kvalitet och säkerhet. Kvaliteten kommer av att en förvaltning med bredare underlag kan bygga upp specialistfunktioner. Kvaliteten garanteras också av att system för introducering av medarbetare kan göras mer robusta än de kan för en enskild kommun. Säkerheten ligger i att en större enhet har lättare att klara arbetstoppar och förändringar i bemanning. Justerare, / /\~ N Utdragsbestyrkande / f j.m )

60 ^ Malung-Salens kommun SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Byggnadsnämnden Sammanträdesdatum Gemensamma förvaltningar mellan kommuner startar i rask takt bland kommuner i landet. Motiven är kvalitet och säkerhet. Ett ytterligare motiv för gemensamma förvaltningar är ekonomin. Genom att dela på funktioner kan kostnader hållas nere. Sett till geografi med befolkningsspridning och till kommunernas relativa storlek är det naturligt att Malung - Salens kommun är värdkommun för förvaltning och nämnd. Det finns ett antal olika alternativ för den politiska organisationen. Det är möjligt att bibehålla de politiska organisationerna i kommunerna även när en gemensam förvaltning etableras. En gemensam nämnd är också möjlig att tillskapa. Utredningen rekommenderar att en gemensam nämnd bildas. Utredningen rekommenderar att samtliga kostnader (direkta kostnader, lokalkostnader, overheadkostnader och servicekostnader) skall redovisas. Ekonomerna i kommunerna rekommenderas att tillsammans ta fram ett system som motsvarar dessa krav. Kostnadsfördelningen fastställs i avtal mellan kommunerna. Här ska också fastställas hur fördelningssystemet följs upp och vad som skall gälla för att fördelningen skall ändras. Utredningen belyser även lokalisering, ekonomi, faktorer och principer! kostnadsfördelning, taxor, ärendehanteringssystem samt exempel på genomförandeaktiviteter med mera. Dagens sammanträde Bengt Welin redogör för ärendet. Byggnadsnämnden ställer sig positiv till gemensam förvaltning och seren sammanslagning som en nödvändighet inför framtiden. Man ställer sig dock tveksam till utredningens rekommendation vad gäller den politiska organisationen och förordaratt man i första hand utreder förutsättningarna för en nämnd i respektive kommun. Ordföranden finner att byggnadsnämnden beslutar att bifalla tjänsteutlåtandets förslag til! beslut. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande daterat Arbetsutskottets beslut BAu Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut KSAu Bilaga Rapport: Miljö, hälsa och stadsbyggnad. Malung- Sälen och Vansbro kommuner i samverkan, daterad Skickas till Kommunstyrelsens arbetsutskott Justerare j ] (\ S tf 69- Utdragsbesfyrkande

61 Ma,un l<ornrtluri W ) 9~^lens Protokolisutdrag Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott Gemensam miljö- och byggförvaitning, Malung-Sälens kommun och Vansbro kommun (KS/2015:476) Arbetsutskottets beslut 1. Rapporten Miljö, hälsa och stadsbyggnad - Malung-Sälen och Vansbro kommuner i samverkan, daterad 3 juli 2016, är mottagen. 2. Rapporten skickas på remiss till miljönämnden och byggnadsnämnden för synpunkter på utredningens rekommendationer. Yttranden ska inkomma senast den 13 september Beskrivning av ärendet Tjänstemän vid miljö- och byggförvaltningen i Malung-Sälens kommun och miljö- och byggenheten i Vansbro kommun har under lång tid fört samtal om möjliga samverkansområden. I dessa samtal har det konstaterats att de båda kommunerna har likartade utmaningar gällande ekonomi, rekrytering, verksamhetsstöd mm att hantera. Olika alternativ till samverkan har diskuterats och ett avtal om köp av plankompetens har tecknats mellan kommunerna. För att komma vidare i arbetet och förhoppningsvis hitta en hållbar samverkanslösning har konstaterats att förutsättningarna för en gemensam miljö- och byggförvaitning för de båda kommunerna bör utredas vidare. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 15 december 2015, 352, att uppdra till miljö- och stadsbyggnadsförvaltningen att under 2016 utreda förutsättningarna för en gemensam miljö- och byggförvaitning för Malung- Sälens kommun och Vansbro kommun. För genomförande av uppdraget har förvaltningen anlitat konsult. Utredningen startade i slutet av januari och slutrapporten levererades i juli Utredningens rekommendation är att en gemensam miljö- och byggförvaitning mellan Vansbro kommun och Malung-Sälens kommun bildas. Utredningen förordar också att kommunerna bildar en gemensam nämnd för dessa frågor. Miljö- och byggchefen föreslår i tjänsteutlåtande att rapporten är mottagen samt att den skickas på remiss tili miljönämnden och byggnadsnämnden för synpunkter på utredningens rekommendationer. Dagens sammanträde Konsult Bengt Welin redovisar utredningen och dess rekommendationer. Ordföranden finner att arbetsutskottet besiutar att bifalla tjänsteutlåtandets förslag samt att synpunkterna ska ges in senast den 13 september Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande daterat 16 augusti 2016 Justerare Utdragsbestyrkande

62 Malung-Säiei ens kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott Protokoilsutdrag Sammanträdesdatum Utredningsrapport daterad 3 juli 2016 Beslutet skickas till Miljö- och byggchefen Byggnadsnämnden Miljönämnden Justerare Utdragsbestyrkande

63 Tjänsteutlåtande Datum Stadsbyggnadskontoret Handläggare Förvaltningschef Lena Bergman Dnr: KS/2015:476 Gemensam miljö- och byggförvaltning, Malung- Salens och Vansbro kommuner Förslag till beslut 1. Rapporten Miljö, hälsa och stadsbyggnad. Malung- Sälen och Vansbro kommuner i samverkan, daterad är mottagen. 2. Rapporten skickas på remiss till miljönämnden och byggnadsnämnden för synpunkter på utredningens rekommendationer. Yttranden ska inkomma senast den 1 september Sammanfattning Kommunstyrelsens arbetsutskott uppdrog vid sammanträde att under 2016 låta utreda förutsättningarna för en gemensam miljö- och byggförvaltning för Malung- Sälens och Vansbro kommuner. Kommunstyrelsen har avsatt 50 tkr ur strategisk utveckling till förvaltningens förfogande att nyttja inom ramen för uppdraget. För genomförande av uppdraget har förvaltningen anlitat konsulten Bengt Welin. Utredningen startade i slutet av januari och slutrapporten levererades den 3 juli 2016, se bilaga. Utredningens rekommendation är att en gemensam förvaltning mellan Vansbro kommun och Malung sälens kommun bildas och nuvarande funktioner inom miljö och byggområdet införlivas i den gemensamma förvaltningen. Beskrivning av ärendet Miljö och stadsbyggnadsförvaltningen i Malung- Sälens kommun och miljö och byggenheten i Vansbro kommun har under lång tid fört samtal om möjliga samverkansområden. I dessa samtal har det konstaterats att de båda kommunerna har likartade utmaningar gällande ekonomi, rekrytering, verksamhetsstöd mm att hantera. Olika alternativ till samverkan har diskuterats och ett avtal om köp av plankompetens har tecknats mellan kommunerna. För att komma vidare i arbetet och förhoppningsvis hitta en hållbar samverkanslösning bör förutsättningarna för en gemensam miljö- och byggförvaltning för de båda kommunerna utredas vidare. Under 2016 har samarbetet mellan miljöfunktionerna i de båda kommunerna fördjupats genom avtal om tjänsteköp av specialfunktioner såsom kvalitetsuppföljning, ledning och styrning samt tillsyn. Det pågår även en gemensam upphandling av ärendehanteringssystem. Kommunstyrelsen uppdrog vid sammanträde att under 2016 låta utreda förutsättningarna för en gemensam miljö- och byggförvaltning för Malung- Sälens och Vansbro kommuner. Förvaltningen har anlitat Bengt Welin konsult, som låtit utreda förutsättningarna för en gemensam förvaltning. Arbetsgång och faser i genomförandet av uppdraget sker i enligt bild 1.

64 lalung-sälens kommun Tjänsteutlåtande Datum Stadsbyggnadskontoret Utredning Beslut Genomförande^) Utvärdering Planering och inläsning: - Inläsning av material - Erfarenhetsutbyte med andra kommuner: erfarenheter och lärdomar. identifiera nuläge i kommunerna genom: - Platsbesök och intervjus, med anställda - Intervjuer med utvalda personer/referensgrupp - Workshop personal - Intervjuer med politiker och kommunchef Framtagande av alternativ för möjlig samverkan - Avstämningsmöte med styrgrupp/ Beslut om fortsatt arbete - Författande och leverans av slutrapport Redovisning av rapport: - KSAu och berörda nämnders presidium Remiss och beredning Inriktningsbeslut om fortsatt samverkan/ sammanslagning Vid beslut om gemensam förvaltning: - Fackliga förhandlingar och Beslut Kf Genomförandeplan tas fram med tidsplan och aktiviteten - Projektorganisation - Organisation och politisk representation utreds oct presenteras - Avtal och reglemente - Tillgänglighet: lokaler ocf" värdkommun - Ekonomi och kostnadsfördelning - Taxor mm. - Riskanalys S N s ' Framtagande av beskrivningar av resp. kommuns verksamhet (görs oavsett vilket beslut som fattas): - Gemensam upphandling av ärendehanteringssystem - Studiebesök andra kommuner - Framtagande av gemensamma rutiner föi handläggning av ärenden/ tillsyn - Gemensam behovsutredning/ verksamhetsplanering - översyn av tjänster/ arbetsfördelning - Forum för att utbyta idéer / harmonisera Fattas beslut om sammanslagning: - Genomförande enligt genomförandeplan Reflektion och utvärdering kring lärdomar från projektet med referensgrupp och projektgrupp Biid 1. Uppdragets arbetsgång Sammanfattning av utredningens rekommendation En gemensam förvaltning bedöms vara det bästa sättet att skapa förutsättningar för bygg- och miljöfunktionerna. Denna lösning föreslås. Jämfört med lösare samverkansformer innebär en gemensam förvaltning möjligheter till utveckling av kvalitet och säkerhet. Kvaliteten kommer av att en förvaltning med bredare underlag kan bygga upp specialistfunktioner. Kvaliteten garanteras också av att system för introducering av medarbetare kan göras mer robusta än de kan för en enskild kommun. Säkerheten ligger i att en större enhet har lättare att klara arbetstoppar och förändringar i bemanning. Gemensamma förvaltningar mellan kommuner startar i rask takt bland kommuner i landet. Motiven är kvalitet och säkerhet. Ett ytterligare motiv för gemensamma förvaltningar är ekonomin. Genom att dela på funktioner kan kostnader hållas nere. Sett till geografi med befolkningsspridning och till kommunernas relativa storlek är det naturligt att Malung - Sälens kommun är värdkommun för förvaltning och nämnd. Det finns ett antal olika alternativ för den politiska organisationen. Det är möjligt att bibehålla de politiska organisationerna i kommunerna även när en gemensam förvaltning etableras. En gemensam nämnd är också möjlig att tillskapa. Utredningen rekommenderar att en gemensam nämnd bildas. Utredningen rekommenderar att samtliga kostnader (direkta kostnader, lokalkostnader, overheadkostnader och servicekostnader) skall redovisas. Ekonomerna i kommunerna rekommenderas att tillsammans ta fram ett system som motsvarar dessa krav.

65 Tjänsteutlåtande Datum Stadsbyggnadskontoret Kostnadsfördelningen fastställs i avtal mellan kommunerna. Här ska också fastställas hur fördelningssystemet följs upp och vad som skal! gälla för att fördelningen skall ändras. Utredningen belyser även lokalisering, ekonomi, faktorer och principer i kostnadsfördelning, taxor, ärendehanteringssystem samt exempel på genomförandeaktiviteter mm. Beslutsunderiag Tjänsteutlåtande daterat Bilaga Rapport: Miljö, hälsa och stadsbyggnad. Malung- Sälen och Vansbro kommuner i samverkan, daterad Miljö- och stadsbyggnadsförvaltningen Lena Bergman Förvaltningschef

66 ^ Malung-Sälens kommun Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Delårsrapport 2016 (KS/2016:455) Arbetsutskottets beslut Ärendet lämnas vidare till kommunstyrelsen. Beskrivning av ärendet Kontoret för verksamhetsstöd (KFV) har upprättat utkast till delårsrapport Delårsrapporten visar kommunens resultat för perioden januari till juli Kommunens utfall per 31 juli 2016 är ett överskott motsvarande cirka 13,5 mkr. Prognosen för hela året pekar på ett underskott på cirka 1,6 mkr inklusive markenheten, vilket är cirka 6,6 mkr lägre än budgeterat. Prognosen exklusive markenheten visar på ett betydligt större underskott, 21,5 mkr, mot bakgrund av att markenheten har en prognos på 15 mkr i överskott med anledning av hög försäljning av expioateringstomter i Salen. Verksamheternas totala prognos visar på ett underskott på cirka 36 mkr medan finansförvaltningen med skatteintäkter och statliga bidrag visar på ett stort överskott, 20,5 mkr. Överskottet beror främst på ökat statligt bidrag för den befolkningsökning som skett det senaste året samt det extra statsbidraget för flyktingsituationen. Verksamhetemas största avvikelser är bland annat socialnämnden som har ett underskott i prognosen på 30 mkr. Även barn- och utbildningsförvaltningen och service och teknik prognostiserar underskott på 6 mkr respektive 1,8 mkr. Prognosen för kollektivtrafiken visar på ett underskott på 1,8 mkr. i delårsrapporten ingår kommentarer från förvaltningarna avseende verksamhet och ekonomi samt status för måluppfyllnad utifrån kommunfullmäktiges inriktningsmål och prioriterade åtgärder Av de prioriterade åtgärderna är två (2) av 16 färdiga och vad gäller resterande 14 pågår arbete med genomförande. Dagens sammanträde Arbetsutskottet tar del av utkast till delårsrapport Ordföranden finner att arbetsutskottet beslutar att lämna ärendet vidare till kommunstyrelsen. å Justerare Utdragsbestyrkande

67 Malung-Salens kommun Tjänsteutlåtande Tjänsteställe: KFV Handläggare: Tobias Birgersson Datum: Mottagare: Kommunstyrelsen E-postadress: Telefonnr: Diarienr: Delårsboksfut 2016 Förslag till beslut 1. Delårsbokslutet godkänns enligt bilaga. Beskrivning av ärendet Sammanfattning Delårsbokslutet visar kommunens resultat för perioden januari till juli Enligt beslut i kommunstyrelsen den 5 februari 2013, 11, har brytpunkten för delårsboksiutet ändrats från augusti månad till juli från och med Kommunens utfall per 31 juli 2016 är ett överskott motsvarande ca 13,5 mkr. Prognosen för hela året pekar på ett underskott för den totala kommunala förvaltningen på ca 1,6 mkr inklusive markenheten, vilket är cirka 6,6 mkr lägre än budgeterat. Prognosen exklusive markenheten visar på ett betydligt större underskott (-21,5 mkr) eftersom markenheten har en prognos på 15 mkr i överskott på grund av hög försäljning av exploateringstomter i Säien, Verksamheternas totala prognos visar fortfarande på ett underskott på ca 36 mkr som tidigare år medan finansförvaltningen med skatteintäkter och statliga bidrag visar på ett stort överskott (+20,5 mkr). Överskottet beror främst på ökat statligt bidrag för den befolkningsökning som skett det senaste året samt det extra statsbidraget för flyktingsituationen. Verksamheternas största avvikelser är bland annat socialnämnden som har ett underskott i prognosen på 30 mkr. Även barn- och utbildningsförvaltningen och service och teknik prognostiserar ett underskott på 6 mkr respektive 1,8 mkr. Prognosen för kollektivtrafiken visar på ett underskott på 1,8 mkr och beror på det korta (2 år) avtal som tvingades tecknas, Det nya avtalet på 10 år började gälla från och med 1 juli i delårsbokslutet finns förvaltningarnas kommentarer avseende verksamhet och ekonomi. Status för måluppfyllnad utifrån kommunfullmäktiges inriktningsmål ingår i kommentarerna. Redovisningen är från och med 2013 mer enhetliga, eftersom samtliga nämnder nu utarbetat nämndsplaner. På övergripande nivå finns indikatorer fastställda för de prioriterade inriktningsmåien. De flesta indikatorer mäts endast en gång per år och därför blir redovisningen inte fullständig. Kommunfullmäktiges prioriterade åtgärder har kommenterats på övergripande nivå. Av åtgärderna är två färdiga och Inom 14 av 16 områden pågår arbete med att genomföra åtgärderna. Koncernprognosen för helåret 2016 pekar mot ett resultat på 28,8 mkr inklusive kommunens markenhet vilket är ca 5,3 mkr mer än budgeterat. Prognosen exklusive markenheten är ett överskott på 13,8 mkr men ca 9,7 mkr lägre än budgeterat vilket beror på att kommunens verksamheter prognostiserar ett större underskott. Det är fortfarande Malungs Elverk AB som prognostiserar de största överskotten (23,2 mkr) men även Malungshem AB prognostiserar ett betydligt större överskott (6 mkr) än Maiung-Snisns ko:r:m, ;n ; Box I-'. '22 21!!'frv 0230 i8 I 00 Fa:-: ; ' ! 4'JS-43;2 ; vwiw

68 fe? Malung-Salens kommun tidigare år. Detta beror främst på att vakansgraden av tomma lägenheter har minskat drastiskt i och med den flyktingsituation som råder. Uthyrningsgraden är 98% idag. Koncernens utfall per 31 juli är ett överskott på 25,2 mkr där främst kommunen och Malungs Elverk AB redovisar ett större överskott. Beslutsunderlag Delårsrapport 2016 Skickas till För kännedom: Samtliga nämnder Kommunrevisorerna För åtgärd: Malung-Salens kommun \ Box s /S2 2! iuoking [Tfn: Fax: 0230-"83 03 ; Plusgiro: i Bankgiro -w-n;? i maii.fng-i5aicsn.se

69 Maiung-Sääens kommun Sammanträdesprotokoli Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott Granskning av tomtförsäljning i Sälen - yttrande (KS/2016:326) Arbetsutskottets förslag tiil kommunstyrelsen Yttrande över rapport för granskning av tomtförsäljning i Sälen ges in till kommunrevisionen enligt upprättat förslag. Beskrivning av ärendet Under våren 2016 lät kommunrevisionen genomföra en granskning av hanteringen av en tomtförsäljning om totalt 52 tomter i Sälen som skett under februari månad Granskningsrapporten, som upprättats av KPMG på kommunrevisorernas uppdrag, konstaterade sammanfattningsvis att hanteringen i ärendet innehåller allvarliga oklarheter och misstanke om otillbörligt beteende och gynnande av enskild. F.d. ordförande för kommunrevisionen begärde mot denna bakgrund att kommunfullmäktiges presidium skyndsamt skulle överlämna granskningen till kommunstyrelsen för vidare hantering och anmälan till polis/åklagare. Revisionen begärde även kommunstyrelsens yttrande över rapporten. Kommunfullmäktiges presidium överlämnade rapporten till kommunkansliet för beredning och utredning, inför behandling av kommunstyrelsen. Kommunkansliet beslutade i sin tur att lämna över ärendet till annan revisionsbyrå för fördjupad granskning, mot bakgrund av att rapporten upplevdes ofullständig. Efter upphandling har Ernst & Young (EY) utrett tomtförsäljningen och upprättat rapport över den fördjupade granskningen. Kommunkansliet har upprättat förslag till yttrande över kommunrevisionens rapport. Kommunsekreteraren föreslår i tjänsteutlåtande att yttrande ges in till kommunrevisionen enligt upprättat förslag. Dagens sammanträde Ordföranden finner att arbetsutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande daterat 15 september Förslag till yttrande, daterat 15 september 2016 Beslutet skickas till Kommunrevisionen Justerare CX- -""" 7 / Ä. / Utdragsbestyrkande

70 Maiung-Säiens kommun Tjänsteutlåtande Kommunkansliet Erik Hansson erik.t.hansson@malung-saien.se Kommunstyrelsen Dnr KS/2016:326 Yttrande över Granskning av tomtförsäljning i Sälen Förslag till beslut Yttrande över Granskning av tomtförsäljning i Sälen ges in till kommunrevisionen enligt upprättat förslag. Beskrivning av ärendet Under våren 2016 lät kommunrevisionen genomföra en granskning av hanteringen av en tomtförsäljning om totalt 52 tomter i Sälen som skett under februari månad Granskningsrapporten, som upprättats av KPMG på kommunrevisorernas uppdrag, konstaterade sammanfattningsvis att hanteringen i ärendet innehåller alfvarliga oklarheter och misstanke om otillbörligt beteende och gynnande av enskild. F.d. ordförande för kommunrevisionen begärde mot denna bakgrund att kommunfullmäktiges presidium skyndsamt skulle överlämna granskningen till kommunstyrelsen för vidare hantering och anmälan till polis/åklagare. Revisionen begärde även kommunstyrelsens yttrande över rapporten. Kommunfullmäktiges presidium överlämnade rapporten tilf kommunkansliet för beredning och utredning, inför behandling av kommunstyrelsen. Kommunkansliet beslutade i sin tur att lämna över ärendet till annan revisionsbyrå för fördjupad granskning, mot bakgrund av att rapporten upplevdes ofullständig. Efter upphandling har Ernst & Young (EY) utrett tomtförsäljningen och upprättat rapport över den fördjupade granskningen. Kommunkansliet har upprättat förslag till yttrande över kommunrevisionens rapport. Beslutsunderlag Förslag till yttrande, daterat 15 september 2016 Beslutet skickas till Kommunrevisionen Malung-Såtens kommun} Box Malung Tfiv Fax: Plusgiro: Bankgiro' «w.-

71 Maiung-Säiens kommun Yttrande Förslag till yttrande från kommunstyrelsen Kommunrevisionen Dnr KS/2016:326 Yttrande över Granskning av tomtförsäljning i Säien Beskrivning av ärendet Under våren 2016 lät kommunrevisionen genomföra en granskning av hanteringen av en tomtförsäljning om totalt 52 tomter i Sälen som skett under februari månad Granskningsrapporten, som upprättats av KPMG på kommunrevisorernas uppdrag, konstaterade sammanfattningsvis att hanteringen i ärendet innehåller allvarliga oklarheter och misstanke om otillbörligt beteende och gynnande av enskild. F.d. ordförande för kommunrevisionen begärde mot denna bakgrund att kommunfullmäktiges presidium skyndsamt skulle överlämna granskningen till kommunstyrelsen för vidare hantering och anmälan till polis/åklagare. Revisionen begärde även kommunstyrelsens yttrande över rapporten. Yttrande Fördjupad granskning Kommunfullmäktiges presidium överlämnade rapporten till kommunkansliet för beredning och utredning, inför behandling av kommunstyrelsen. Kommunkansliet beslutade i sin tur att lämna över ärendet till annan revisionsbyrå för fördjupad granskning, mot bakgrund av att rapporten upplevdes ofullständig. Efter upphandling har Ernst & Young (EY) utrett tomtförsäljningen och upprättat rapport över den fördjupade granskningen. EY konstaterar i granskningen att köpekontrakt har signerats av kommunstyrelsens ordförande samt fastighetstekniker vilket, enligt EYs bedömning, är i enlighet med delegationsordningen. EY konstaterar vidare att det inte har framkommit något i utredningen som skulle tyda på någon form av mutbrott. EY lämnar, på ett mer allmänt plan, vissa rekommendationer om att delegationsordning och rutiner runt kommunens tomtförsäljning bör utvecklas. EY rekommenderar därutöver kommunen att konsultera ett juridiskt biträde för närmare granskning av mäklarens skyldigheter enligt avtalet samt gällande lag. ivlo;>;rc-salensko">mun \ Box Mailing j Tfn: Fax i%>, 0-> : ~ )S3- r.r.v i v,-v/.- in.-ilung-salön.-.e

72 Malung-Salens kommun Yttrande Slutsatser Kommunstyrelsen har att ta ställning till om en närmare granskning av mäklarens skyldigheter enligt avtai och lag bör genomföras. Kommunstyrelsen har även att, på ett mer allmänt plan, ta ställning till om delegationsordning och rutiner runt kommunens tomtförsäljning bör utvecklas i enlighet med granskningens rekommendationer. Därutöver har kommunstyrelsen, med beaktande av de slutsatser som den fördjupade granskningen landat i, inte funnit skäl att vidta ytterligare åtgärder i ärendet. vlaiiir-g-sä^ai kc.t;m-in}bc!

73 Malung-Sälens kommun Kommunrevisionen Ankom Malung-Salens Kommun DnrMjMälML., Kommunfullmäktiges presidium Granskning av "Tomtförsäljning i Sälen" KPMG har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Malung-Sälens kommun granskat hanteringen kring försäljning av tomter i Sälen. Vi konstaterar i denna granskning att hanteringen i ärendet innehåller allvarliga oklarheter och misstanke om otillbörligt beteende och gynnande av enskild. Mot den bakgrunden begär vi att Kommunfullmäktiges presidium skyndsamt överlämnar granskningen till Kommunstyrelsen för vidare hantering och anmälan till polis/åklagare. Revisionen begär dessutom att kommunstyrelsen yttrar sig över bifogad rapport, senast De förtroendevalda revisorerna i Malung-Sälens kommun. Carin Skålander Ordförande Övriga i revisonen: Bengt Vickes, Tätte Örhammar-Sjödén, Charlotte Wiberg-Gudmundsson, Ingemar Nyhman Denna granskning påbörjades innan ovan nämnda förtroendevalda revisorer avsade sig sina uppdrag 30 maj 2016.

74 Malung-Sälens kommun Tomtforsäljning Sälen Rapport KPMG AB Krislian Gunnarsson 2016 KPMG AB, the Swedish member firm of KPMG international, a Swiss cooperative. All rights reserved.

75 Malung-Salens kommun Tomtförsäljning Innehåll 1. Uppdrag och revisionsfrågor 1 2. Ärendet Beslutsordning och hantering utifrån gällande regler Analys och bedömning KPMG AB, the Swedish member firm of KPMG International, a Swiss cooperative. Alt rights reserved.

76 jpjmp Malung-Sälens kommun Tomtförsäljning Uppdrag och revisionsfrågor Revisorerna i Malung-Sälens kommun har gett KPMG i uppdrag att granska ärendehanteringen kring försäljning av tomter i Sälen våren granskningen ingår att besvara följande revisionsfråga: Har försäljningen följt de lagar och regler som är aktuella? 2. Ärendet Malung-Sälens kommun har sålt fastigheter för fritidsändamål till Bleck Invest AB. Försäljningen har ägt rum under våren Sammanlagt har kommunen sålt 51 tomter till en köpeskilling av sammanlagt 76,5 mkr. Priset per fastighet är densamma, dvs 1,5 mkr. Utöver dessa 51 tomter finns ett köpekontrakt där kommunen säljer en tomt till Håkan Borg som tillika äger Bleck Invest AB. Priset för denna fastighet uppgår till 300 tkr. Tomten ligger i anslutning till övriga tomter med samma adress. Samtliga köpekontrakt är undertecknade av Birger Eklund och Kurt Podgorski för Malung-Sälens kommun. Muntliga uppgifter som framförs om varför tomten säljs för 300 tkr är bland annat att tomten kräver diverse fyllnads- och markarbeten för att vara jämförbar med övriga tomter. Enligt uppgift fanns också ett behov av att ha en "'extratomf' att hantera fyllnadsmassor på när övriga tomter färdigställs. 2.1 Beslutsordning och hantering utifrån gällande regler Av kommunstyrelsens delegationsordning 8.1 framgår att kommunstyrelsens ordförande har delegation att fastställa pris vid fullgörande av fastighetsförsäljning. Enligt 7.5 i samma delegationsordning framgår också att fastställande av pris vid försäljning av tomter sker utifrån fastställda riktlinjer. I granskningen framkommer att det inte finns några riktlinjer. 1 det aktuella ärendet har priset för den aktuella tomten fastställts av kommunalråd och mäklare i samråd mellan varandra. Ärendet har således inte behandlats politiskt. Anmälan av delegationsbeslut ska ske enligt 6 kap 35 KL. Vid en protokoilsgenomgång kan konstateras att aktuellt ärende inte anmälts av kommunstyrelsens ordförande (åtminstone inte vid maj månads utgång). Enligt uppgift har kommunstyrelsens ordförande muntligen informerat om 2016 KPMG Bohlins AB, the Swedish member firm of KPMG International, a Swiss cooperative. All rights reserved. 1

77 Supp Malung-Salens kammun Tomljbrsäljning försäljningen vilket bekräftas av kommunsekreteraren. Att detta inte protokollförts måste enligt uppgift bero på misstag/missförstånd. 2.2 Analys och bedömning Om alla 52 tomterna hade sålts i ett "paket" till samma köpare d.v.s. Bleck Invest AB så hade en eventuell förhandling kring den nu aktuella tomten kanske varit rimlig. Problemet uppstår när denna tomt säljs till ett kraftigt rabatterat pris till en privatperson som i detta fall tillika är ägare av bolaget som köpt övriga tomter till icke rabatterade priser. Eftersom ovan beskrivna ärende innehåller allvarliga oklarheter och misstanke om otillbörligt beteende och gynnande av enskild anser jag KL 9:9 tillämplig, dvs att jag inte kan utesluta om brott av förmögenhetsrättslig karaktär (korruptionsbrott: mutbrott BrB 20 kap 2 och/eller bestickning BrB 17 kap 7 ) är aktuellt i ärendet. 1 enlighet med ovan angivna bestämmelse föreslår jag därför att revisorerna överlämnar och anmäler ärendet till kommunstyrelsen. KPMG, dag som ovan Kristian Gunnarsson Certifierad kommunal yrkesrevisor KPMG Bohlins AB, the Swedish member firm of KPMG international, a Swiss cooperative. All rights reserved. 2

78 ^Malung-Sälens1«3mmnrr " Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunfullmäktiges presidium Plats och tid Biblioteket, Malung, kl. 14:00-15:00. Beslutande Bitte Lindberg Ås (S) Gun Byttner (M) Jörgen Norén (S) Övriga deltagande Anna Svedlund, sekreterare Erik Hansson, kommunsekreterare Rolf Davidsson, kommunchef Carin Skålander, fd ordförande i revisionen Bengt Vickes, fd revisor Utses att justera Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerande Gun Byttner Kommunkontoret, Malung, Ann^rSvedlund A \ C Bi#e4Jndbercn\s (S) Gun Byttner.Paragrafer 13 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Kommunfullmäktiges presidium Kommunkontoret, Malung Datum för anslags nedtagande Underskrift L2 Anna Svedlund Utdragsbestyrkande

79 ^Itfafang-Säfens kommun Kommunfullmäktiges presidium Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Granskning av tomtförsäljning i Salen Presidiets beslut Presidiet har tagit emot granskningsrapporten om tomtförsäljning i Salen och överlämnar den till kommunkansliet. Dagens sammanträde Ordföranden finner att presidiet överlämnar granskningsrapporten till kommunkansiiet för diarieföring, utredning och beredning. Beslutsunderlag Granskningsrapport samt missiv Beslutet skickas till Kommunkansliet Justerare Utdragsbestyrkande

80 o Malung-Sälens kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Fördjupad granskning av tomtförsäljning i Sälen (KS/2016:370) Arbetsutskottets förslag tiil kommunstyrelsen 1. Service- och teknikförvaltningen uppdras att bereda granskningens rekommendation om rutin som beskriver processen samt de interna kontroller som ska finnas för försäljning av exploateringstomter, respektive rutin där kommunen inhämtar en extern marknadsvärdering av fastigheter som ska säljas. 2. Kommunkansliet och nämndskansliet uppdras att, med hörande av service- och teknikförvaltningen, bereda granskningens rekommendation om eventuella beloppsgränser i kommunstyrelsens delegationsordning. Beskrivning av ärendet Under våren 2016 lät kommunrevisionen genomföra en granskning av hanteringen av en tomtförsäljning om totalt 52 tomter i Sälen som skett under februari månad Granskningsrapporten, som upprättats av KPMG på kommunrevisorernas uppdrag, konstaterade sammanfattningsvis att hanteringen i ärendet innehåller allvarliga oklarheter och misstanke om otillbörligt beteende och gynnande av enskild. F.d. ordförande för kommunrevisionen begärde mot denna bakgrund att kommunfullmäktiges presidium skyndsamt skulle överlämna granskningen till kommunstyrelsen för vidare hantering och anmälan till polis/åklagare. Kommunfullmäktiges presidium överlämnade rapporten till kommunkansliet för beredning och utredning, inför behandling av kommunstyrelsen. Kommunkansliet beslutade i sin tur att lämna över ärendet till annan revisionsbyrå för fördjupad granskning, mot bakgrund av att rapporten upplevdes ofullständig. Efter upphandling har Ernst & Young (EY) utrett tomtförsäljningen och upprättat rapport över den fördjupade granskningen. Kommunsekreteraren har upprättat ett tjänsteutlåtande med förslag till beslut i ärendet. Dagens sammanträde Ordföranden finner att arbetsutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. Ordföranden finner vidare att arbetsutskottet konstaterar att frågan om eventuella ytterligare åtgärder avgörs slutligt vid ett senare tillfälle. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande daterat 15 september 2016 Rapport över fördjupad granskning, daterad 17 augusti 2016 Justerare Utdragsbestyrkande

81 {?=Oi Malung-Salens kommun Tjänsteutlåtande Kommunkansliet Erik Hansson erik.t.hansson@malung-salen.se Kommunstyrelsen Dnr KS/2016:370 Fördjupad granskning av tomtförsäljning i Sälen Förslag till beslut Service- och teknikförvaltningen uppdras att bereda granskningens rekommendation om rutin som beskriver processen samt de interna kontroller som ska finnas för försäljning av exploateringstomter, respektive rutin där kommunen inhämtar en extern marknadsvärdering av fastigheter som ska säljas. Kommunkansliet och nämndskansliet uppdras att, med hörande av serviceoch teknikförvaltningen, bereda granskningens rekommendation om eventuella beloppsgränser. Beskrivning av ärendet Under våren 2016 lät kommunrevisionen genomföra en granskning av hanteringen av en tomtförsäljning om totalt 52 tomter i Sälen som skett under februari månad Granskningsrapporten, som upprättats av KPMG på kommunrevisorernas uppdrag, konstaterade sammanfattningsvis att hanteringen i ärendet innehåller allvarliga oklarheter och misstanke om otillbörligt beteende och gynnande av enskild. F.d. ordförande för kommunrevisionen begärde mot denna bakgrund att kommunfullmäktiges presidium skyndsamt skulle överlämna granskningen till kommunstyrelsen för vidare hantering och anmälan tili poiis/åklagare. Kommunfullmäktiges presidium överlämnade rapporten till kommunkansliet för beredning och utredning, inför behandling av kommunstyrelsen. Kommunkansliet beslutade i sin tur att lämna över ärendet till annan revisionsbyrå för fördjupad granskning, mot bakgrund av att rapporten upplevdes ofullständig. Efter upphandling har Ernst & Young (EY) utrett tomtförsäljningen och upprättat rapport över den fördjupade granskningen. Sammanfattning av den fördjupade granskningen Granskningens syfte Kommunkansliet definierade uppdraget, tillika syftet med granskningen, enligt följande. Göra en beskrivning och granskning av händelseförloppet och hanteringen i det specifika ärendet rörande försäljning av tomter i Sälen-området. Malung-Säiens kommun 8ox 14, Malung Tfn: Fax: Piusgiro: Bankgiro:

82 Malung-Säiens kommun Tjänsteutiåtande Göra en bedömning av om försäljningen skett på ändamålsenligt vis, jämfört kommunstyrelsens delegationsordning och anvisningar i övrigt. Göra en bedömning av om hanteringen av ärendet bör utmynna i ytterligare åtgärd(er). Göra en bedömning av om kommunens rutiner avseende tomtförsäljning behöver utvecklas. Granskningens slutsatser EY konstaterar i granskningen att köpekontrakt har signerats av kommunstyrelsens ordförande samt fastighetstekniker vilket, enligt EYs bedömning, är i enlighet med delegationsordningen. EY konstaterar vidare att det inte har framkommit något i utredningen som skulle tyda på någon form av mutbrott. Granskningens rekommendationer EY lämnar utöver ovanstående slutsatser följande rekommendationer. För närmare granskning av mäklarens skyldigheter enligt avtalet samt gällande lag rekommenderas kommunen att konsultera med ett juridiskt biträde. r Kommunen rekommenderas ta fram och dokumentera en skriftlig rutin som beskriver processen samt de interna kontroller som ska finnas för försäljning av exploateringstomter. Kommunen rekommenderas införa en rutin där kommunen inhämtar en extern marknadsvärdering av fastigheter som ska säljas. Slutligen rekommenderas kommunen att överväga att komplettera delegationsordningen med beloppsgränser, så att väsentliga transaktioner blir granskade och godkända av hela kommunstyrelsen samt dokumenterade på lämpligt sätt. Fortsatt process och bedömning Kommunkansliet kan konstatera att EY upprättat en ändamålsenlig beskrivning av händelseförloppet samt att granskningen är genomförd i enlighet med uppdraget. Kommunkansliet bedömer att rapporten är högst rättvisande i sina slutsatser. Kommunstyrelsen har att yttra sig över kommunrevisionens granskning, med utgångspunkt i vad den fördjupade granskningen givit vid handen. Kommunstyrelsen har att ta ställning till om en närmare granskning av mäklarens skyldigheter enligt avtal och lag bör genomföras. Malung-Salens kommun Box 14, Malung Tfn: Fax: j Plusgiro: Bankgiro: w.vw mjiking-sjfiferi.se

83 fe? Malung-Salens kommun Tjänsteutlåtande Kommunstyrelsen har även att, på ett mer allmänt plan, ta ställning tiil om delegationsordning och rutiner runt kommunens tomtförsäljning bör utvecklas i enlighet med granskningens rekommendationer. Därutöver föreligger bedömningsvis, med beaktande av de slutsatser som den fördjupade granskningen landat i, inga skäl för kommunstyrelsen att vidta ytterligare åtgärder i ärendet. Vidare bedömning Förslag till yttrande över kommunrevisionens granskning av tomtförsåijningen finns upprättat av kommunkansliet, att behandlas som separat ärende. Kommunens fastighetsavdelning finns placerad inom service- och teknikförvaltningen. Enligt beslut av kommunstyrelsen ska även kommunens skog- och markverksamhet vara överförd tiil service- och teknikförvaltningen senast kommande årsskifte. Följaktligen bör granskningens rekommendationer vad avser rutin som beskriver processen samt de interna kontroller som ska finnas för försäljning av exploateringstomter, respektive rutin där kommunen inhämtar en extern marknadsvärdering av fastigheter som ska säljas, överlämnas till service- och teknikförvaltningen för vidare bedömning och beredning. Kommunkansliet och nämndskansiiet arbetar för närvarande med förslag till revidering av kommunstyrelsens delegationsordning. Granskningens rekommendation att komplettera kommunstyrelsens delegationsordning med beloppsgränser, så att väsentliga transaktioner blir granskade och godkända av heia kommunstyrelsen samt dokumenterade på lämpligt sätt, bör rimligtvis beaktas i det pågående revideringsarbetet. Service- och teknikförvaitningen bör höras om lämpligheten av eventuella bestämmelser om beloppsgränser. Bedömning över om kommunen bör följa granskningens rekommendation att konsultera juridiskt biträde gällande mäklarens skyldigheter enligt avtal och lag överlåts på kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Rapport över fördjupad granskning, daterad 17 augusti 2016 Beslutet skickas till Kommunkansliet Nämndskansliet Service- och teknikförvaltningen Kommunrevisionen Malung-Salens kommun Box 14, Malung } Tfn: Fax: Plusgiro: ) Bankgiro: ] v.v r,ak;ng ssien se

84 3fS "Y Building a better working world

85 nnehåll 1 inledning Bakgrund Syfte Metod Avgränsning 2 2 Granskningens resultat Beskrivning av händelseförloppet 3 3 Bedömning av försäljningen och rekommendationer Granskning och bedömning av händelseförloppet Bedömning av förenlighet med delegationsordning Bedömning av rutin för försäljning av exploateringstomter Övrigt... 8 Bilaqeförteckninq Bilaga 11ntervjuade personer Bilaga 2 Inhämtade dokumen Bilaga 3 Detaljplan Hållbrändan Norra

86 1 Inledning 1.1 Bakgrund I februari 2016 sålde Malung-Salens kommun ("kommunen") 51 tomter ("fastigheter") för fritidsändamål till Bleck Invest AB. Köpeskiliingen uppgick till 76,5 mkr. Priset per fastighet var densamma, d.v.s tkr. Utöver dessa 51 tomter sålde kommunen även en tomt, i samma område, till styrelsesuppleanten i Bleck Invest AB. Priset för denna fastighet uppgick till 300 tkr. Tomten ligger bredvid och i nära anslutning till övriga tomter. Åtta dagar senare sålde styrelsesuppleanten tomten till en privatperson för tkr. Under våren 2016 genomförde Kommunrevisionen i kommunen, behjälpta av en revisionsbyrå, en granskning av hantering av försäljningen. Granskningsrapporten, som upprättats av KPMG på kommunrevisorernas uppdrag, konstaterade sammanfattningsvis att hanteringen i ärendet innehåller allvarliga oklarheter och misstanke om otillbörligt beteende och gynnande av enskild. F.d. ordförande för kommunrevisionen, Carin Skålander, begärde mot denna bakgrund att kommunfullmäktiges presidium skyndsamt skulle överlämna granskningen till kommunstyrelsen för vidare hantering och anmälan till polis/åklagare. Enligt uppgift är anmälan till åklagare gjord av kommunmedlem men kommunen har inte gjort en anmälan. Kommunfullmäktiges presidium överlämnade rapporten till kommunkansliet för beredning och utredning, inför behandling av kommunstyrelsen ("KS"). Kommunkansliet beslutade i sin tur, efter upphandling, att låta EY utreda tomtförsäljningen. 1.2 Syfte Syftet med vår granskning är att: Göra en beskrivning och granskning av händelseförloppet och hanteringen i det specifika ärendet rörande försäljning av tomter i Sälen-området. Göra en bedömning av om försäljningen skett på ändamålsenligt vis, jämfört kommunstyrelsens delegationsordning och anvisningar i övrigt. 1

87 Göra en bedömning av om hanteringen av ärendet bör utmynna i ytterligare åtgärd(er). Göra en bedömning av om kommunens rutiner avseende tomtförsäljning behöver utvecklas. 1.3 Metod I syfte att besvara ovanstående frågor har vi genomfört följande arbetsmoment; Inhämtat information genom intervjuer av Chefen för Skogsförvaltningen, fastighetsteknikern och KS ordförande inom Malung-Sälens kommun samt hos Skandiamäklarna. Inhämtat information genom dokumentationsstudie av beslutsdokument, avtal, riktlinjer och policyer samt övriga relevanta dokument. 1.4 Avgränsning Vår granskning har primärt baserats på data och information som gjorts tillgängligt av kommunen och av muntliga redogörelser från personal vid kommunen samt Skandiamäklarna. Granskningen har gjorts med hjälp av det material som gjorts tillgängligt av kommunen och det material som erhållits via offentliga källor. De granskningsåtgärder som vidtagits enligt ovan är inte en revision enligt International Standards on Auditing ("ISA") eller en översikttig granskning enligt International Standards on Review Engagements ("ISRE"), varför granskningen inte omfattar bestyrkning av finansiell information eller interna rutiner. Vår rapport är framställd enbart för att användas i enlighet med de villkor som EY och kommunen kommit överens om i uppdragsbrevet daterat den 1 juli Alla andra personer som väljer att förlita sig på rapporten bör göra det helt på egen risk. Vi varken garanterar eller intygar att informationen i rapporten är tillräcklig eller lämplig för att någon annan än kommunen. Vi har inget ansvar för att uppdatera denna rapport till händelser och omständigheter som inträffar efter tidpunkten för denna rapport. 2

88 Vårt uppdrag omfattar inte juridisk rådgivning eftersom det ligger utanför vårt expertområde. Vi rekommenderar kommunen att anlita jurister för alla typer av legala frågor. 2 Granskningens resultat 2.1 Beskrivning av händelseförloppet Kommunens rutin vid försäljning av exploateringstomter Kommunens rutin är att fastighetsteknikern vid markenheten under Skogsförvaltningen är ensam ansvarig för hela processen av att sälja exploateringstomter. Fastighetstekniker prissätter, marknadsför och upprättar köpehandlingar. Enligt fastighetstekniker godkänds alltid ett tomtpris i förväg av enhetschefen och tillika skogsförvaltaren samt av KS ordförande. Det finns inget krav att fastighetsteknikern skall dokumentera grunden för prissättningen eller godkännandet av priset. Vidare noterar vi att det inte finns ett krav på att genomföra en extern marknadsvärdering av tomter som skall säljas. Samtliga köpekontrakt ska signeras av KS ordförande i enlighet med kommunens delegationsordning. Vi noterar att kommunen inte har dokumenterat processen och därutöver inte dokumenterat vilka nyckelkontroller som skall finnas. Tomtförsäljningen Kommunen påbörjade under år 2013 försäljningen av 66 fjälltomter vid Hållbrändan norra, ("tomterna"). Till en början hanterades försäljningen av kommunens fastighetstekniker, vilket var i enlighet med hur kommunen tidigare hanterat försäljning av exploateringstomter. Innan försäljningen bestämdes priset för respektive tomt av fastighetstekniker till tkr. Priset baserades på tjänstemannens kunskap kring marknaden. Det gjordes ingen dokumenterad värdering av tomterna innan priset blev bestämt. Enligt fastighetsteknikern godkändes priset muntligen av KS ordförande. I samband med Kommunstyrelsens arbetsutskott den 20 oktober 2015 togs det ett politiskt beslut att ge upphandlingsenheten i uppdrag att genomföra upphandling av mäklartjänster för försäljning av tomter. Skälet till beslutet var att påskynda försäljningen av tomterna. 1! Beslutet gnjndarsig på ett justerat tjänsteutlåtande daterat den 13 oktober Enligt utlåtandet står det att försäljningen liggeri linje med kommunfullmäktiges beslut t verksamhetsplanen för att öka försäljningen av exploateringstomter från 1 mkr till 5 mkr per år. 3 i

89 Efter upphandling av tjänsten signerade kommunen den 20 januari 2016 ett ramavtal med Skandiamäklarna. Enligt KS ordförande, återkom mäklarna kort därefter med nyheten att de eventuellt hade en köpare som var bredd att köpa samtliga lediga tomter. KS ordförande informerade mäklaren att denne skulle kontakta skogsförvaltaren och fastighetsteknikern för vidare hantering. Mäklaren presenterade ett bud från Bleck Invest AB där köparen önskade köpa samtliga kvarvarande 52 tomter. Budet var uppdelad i två delar. Den första delen bestod i ett köp av 51 tomter för tkr styck och den andra delen bestod i ett köp av tomt ("tomt nr 30" eller "tomt 20:529") för 300 tkr. 2 Anledningen till det lägre priset för tomt nr 30 var för att köparen ansåg att tomten behövde omfattande markarbeten och att värdet inte uppgick till mer än 300 tkr. För en översikt av tomterna se kommunens detaljplan i bilaga 3. Cirka tre veckor senare, den 18 februari 2016, hölls ett möte med kommunen, Skandiamäklarna och köparen, Bleck Invest AB. Vid mötet kom parterna överens och signerade köpeavtal där Bleck Invest AB köpte 51 tomter till tkr styck och en tomt till 300 tkr. Samtliga intervjuade personer; KS ordförande, fastighetsteknikern och skogsförvaltaren samt mäklaren var förvånade att köparen inte försökte lägga en procentuell rabatt på köpeskillingen, vilket är brukligt vid större fastighetsaffärer. Både KS ordförande och tjänstemännen uppger att de inte uppfattade det lägre prisförslaget på en av tomterna som ett villkor för hela försäljningen, men att de diskuterade med mäklaren att det justerade priset kunde ses som en rabatt på hela affären. Kommunen accepterade det lägre priset på tomten då de tidigare haft fyra till fem spekulanter som sett på tomten men som inte velat köpa den på grund av dess skick. Kommunens byggnadsinspektörer har även bedömt att tomten kräver merarbete och således merkostnader. Fastighetsteknikern, skogsförvaltaren och KS ordförande ansåg därutöver att det lägre priset kunde ses som en rabatt på hela affären. Enligt KS ordförande återrapporterades försäljningen muntligen vid kommunstyrelsens möte den 23 februari. Återrapporteringen blev dock inte protokollförd. KS ordförande angav att detta berodde på att det missades av protokollföraren, som även till EY bekräftat att så var fallet. KS ordförande valde därför att återrapportera försäljningen igen på kommunstyrelsens sammanträde den 7 juni Denna gång protokollfördes redovisningen av delegationsbeslutet. Ungefär en vecka efter att köpeavtalen blev underskrivna återkom Skandiamäklarna med information om att styrelsesuppleant i Bleck Invest AB 2 Tomt nr 30. Rörbäcksnäs 20:529 4