PÅLSTORP SOMMARBY. PROTOKOLL ÅRSMÖTE klockan Scandic Hotell & Konferens, Florettgatan 41

Transkript

1 PÅLSTORP SOMMARBY PROTOKOLL ÅRSMÖTE klockan Scandic Hotell & Konferens, Florettgatan Mötets öppnades av Ordförande Linda Bengtsson 2. Val av mötesordförande Linda Bengtsson 3. Val av mötessekreterare Claus-Jörgen Wrang 4. Val av 2 justerare Jan Skoog & Jihad Dirawi 5. gav Val av rösträknare Jan Skoog & Jihad Dirawi 32 av 52 föreningsmedlemmar närvarade på årsmötet vilket gav 32 röster vid omröstning. Detta mötet majoritet för att kunna genomföra demokratiska röstningar enligt föreningens stadgar. 6. Godkännande av dagordningen - Ja 7. Frågor att behandla: Verksamhetsberättelsen Ordförande läste upp berättelsen. Se bilaga 1 Bokslut 2017 Ann-Christin Broman (kassör) gick igenom föreningens bokslut se bilaga 2 Revisorerna Mona Andersson & Tina Wrang godkände bokslutet. Se bilaga 3 Medlemsavgifter och arrende Fakturan lämnas ut efter mötet. Resterande kommer att skickas ut. Betalning senast 31/5. Betalningar som inte kommit in innan 1/7 leder omedelbart till uppsägning av medlemskapet i föreningen. Inga avbetalningplaner. Det tas även ut förseningsavgift för alla sena betalningar fram till 1/7. Fakturan innehåller arrendet och medlemsavgiften, samt arbetsdagar för de som inte deltagit, 500 kr/gång. Styrelsens uppgift och arvode: Ordförande presenterade en arbetsbefattning över styrelsen uppdrag och ansvarsfördelning (se bilaga 4) och redovisade arbetet som utförts. Förslag lades fram för omröstning att höja arvodet från kr till kr. Och att styrelsen får frihet att fördela arvodet inom styrelsen. 22/32 röstade ja och förslaget godkänns. Valberedning: Sekreterare Claus-Jörgen Wrang (2år) Suppleant Jenny Andersson (2år) Revisorer Mona Andersson & Tina Wrang (1år) Valberedning skjuts fram till sommarmötet. Festkommitté Lisbeth Skoog, Susanne Andersson & Gabriella Hammarström VA Styrelsen är ålagd av kommunen att göra kontroller av vatten och avloppsanslutningarna. Därför måste varje stugägare underteckna intyg av vilket VA man har och ge styrelsen tillstånd att kontrollera. Föreningen har fått en offert på kr för att gräva och koppla ihop vattenledningen till det nya. Sedan tillkommer en kostnad för uppkopplingen som skall göras. De olika vattenposterna i gångarna behövs rustas upp och förbättras/förnyas. Det beslöts att skjuta på detta projekt tills det finns mer pengar i föreningens budget. Frågan kom om man kan dela upp arbetet? Styrelsen tar det till diskussion på nästa styrelsemöte. Styrelsen tar gärna emot fler förslag. Styrelsen kommer även att få in fler offerter på arbetet. Sid. 1

2 Arbetsdagar Pliktarbetsdag byter namn till Arbetsdag. Arbetsdagarna ökar från 7 till 10 under Det kommer finnas 18 platser att anmäla sig till dessa dagar. 3 Arbetsdagar är obligatoriska att göras under säsongen. Avgift för utebliven arbetsdagar föreslogs att höjas från 500 kr/tillfälle till 1000 kr/tillfälle. Godkändes med 19 röster av 32. Medlemsmappen (Föreningens stadgar och regelverk och kontrakt) Efter mötet får alla närvarande stugägare möjlighet att hämta sin mapp och komplettera det som behövs. Övriga mappar kommer finnas i klubbhuset från och med Påsk Övriga punkter: Byggnadslov Kommunen kan när som helst göra en inspektion på medlemmarnas byggen. Se till att ha era papper i ordning och kopia till föreningen. Bygglov krävs sedan 1/ viktigt att styrelsen godkänner innan ni ansöker om bygglov hos kommunen. Grindnycklar Förslag om att innestående depositioner skall tillfalla föreningen. Orsaken till detta är att det saknas dokumentation på vem som betalt deposition för sin grindnyckel och när. Detta gäller inte extra nycklar. Gällande grindnycklar kommer dessa vid försäljning att gå vidare till köparen. Antal innestående grindnycklar kommer då att redovisas på kontraktet med nya ägaren Omröstning av ovanstående förslag om att ta bort depositionen av nycklar och låta pengarna gå till föreningens budget. 21 av 32 röstade ja. Förslaget godkändes. Trädklippning Oklarheter kring tolkningen i regelverket gällande max höjd för träd och buskar, 3m, föranledde en diskussion. Med anledning av diskussionen kommer styrelsen att förtydliga denna regel och presentera förslaget på sommarmötet Tills vidare gäller max höjd på träd och buskar ut mot gång 3 m och dessa skall vara klippta till den 1/ Även vad som gäller staket mellan grannar kommer styrelsen att lägga fram ett förtydligande på kommande sommarmöte. Upprustning av gemensamma utrymmen och byggnad - ny boulebana blir bredvid klubbhuset framför lekplatsen. För att skapa mer samkväm runt klubbhuset. - Pissoarerna är borttagna och kommer att bli städförråd till städbolaget. Veteranpoolen har tagit över städningen. - Förslag kommit till styrelsen att bygga trädäck över klubbhusets uteplats. Även ett förslag om att plantera häckar vid staketet framför sopkärlen för att snygga till. Fler förslag till upprustning är välkomna. - Klubbhuset behövs renoveras. - Alla ombeds att hjälpas åt i föreningen med att upprusta vårt område. - Grannsämjalista kommer att finnas i klubbhuset för dem som behöver lite hjälp. Skriv namn och stugnummer och vad du vill ha hjälp med så kommer andra medlemmar höra av sig. - Arbetslagslistor för Sommar & Vinter kommer att upprättas. Personer som har kunskap, erfarenhet och kompetens som kan vara behjälpligt vid akuta situationer ombeds att skriva upp sig. Kommer att ligga i klubbhuset. ex. på akut situationer är nu när grinden blev påkörd, vattenläckage eller liknande. GDPR Jan Skoog presenterade den nya lagen gällande personuppgifter och andra känsliga uppgifter och fotopubliceringar på sociala medier. Godkännande att skriva under för hantering finns i klubbhuset och läggs ut på hemsidan. Ett intyg per person. Nya lagen träder i kraft 24 maj Mötet avslutas Sid. 2

3 Ordförande Sekreterare Justerare Justerare PÅLSTORP SOMMARBY Bilaga 1 Verksamhetsberättelse 2017 Koloniföreningen har fått 5 nya medlemmar under Vid vattenöppning våren 2017 hade vi en större vattenläcka som fick åtgärdas och vattenöppningen blev något fördröjd. Under sommaren firades både midsommar och 50 års jubileum med grillning och samkväm. Under försommaren monterades tidlås på gånggrinden vid huvudentrén för att underlätta öppning och stängning, vilket har fungerat bra. Ett nytt regelverk, kontrakt och reviderade stadgar arbetades fram av styrelsen och godkändes under Detta för att förtydliga och uppdatera uppgifter och regler. Nya kontrakt upprättades för alla kolonister att skriva under och godkänna. På sensommaren fick vi besök av politiker för att diskutera kring frågan om ett eventuellt nermonterande av staket och grindar kring området. En aktuell fråga hos SAMO. Vi fick möjlighet att argumentera för att de skall vara kvar och ge våra synpunkter i frågan. De visades runt på vårt område för att de skulle kunna skapa en bättre bild av hur det ser ut hos oss. Frågan är ännu ej avgjord utan den ligger hos kommunen för vidare utredning. För att uppmuntra till mer samverkan kom förslaget under året om en Grannsämjan lista. Denna kommer att finnas i klubbstugan och alla kan här skriva upp vad de kan bidra med och vad man behöver hjälp med på varje enskild kolonilott. Ett bra och trevligt sätt att hjälpas åt när det behövs! Deltagandet under våra Pliktdagar/Arbetsdagar var ganska stort även under 2017, ca 80 % av stugorna deltog. Strävan är dock en 100% uppslutning. Det arbetades under året fram arbetslistor för varje arbetstillfälle och det har fungerat bra. Här tas allt arbete upp som behöver göras och som sedan fördelas ut av arbetsledaren för varje arbetstillfälle. Dock kände vi under sommaren att 7 arbetstillfällen inte riktigt räckte till för att hinna med allt som behöver göras. Man beslutade därför i styrelsen att 2018 lägga till ytterligare 3 arbetsdagar. Styrelsen har under 2017 ställt upp som arbetsledare men vår förhoppning är att andra kolonister skall ställa upp och agera arbetsledare under Styrelsen beslutade att våra arbetsdagar inte längre skall kallas Pliktdagar pga av dess negativa klang. Man kommer nu att benämna dessa tillfällen som Arbetsdagar. Sid. 3

4 Styrelsen samlades för styrelsemöte 7 gånger under 2017 och delar av styrelsen hade förutom detta 5 arbetsmöten. Helsingborg Linda Bengtsson Ordförande Pålstorp Sommarby Bilaga 2 Sid. 4

5 Bilaga 3 Sid. 5

6 Bilaga 4 Sid. 6

7 Pålstorp Sommarby Befattningsbeskrivning styrelsen Styrelsens sammansättning Styrelsen tillsätts genom val av föreningens medlemmar vid årsmötet. Styrelsemedlemmen väljs normalt p 2 år i undantagsfall på 1 år. Byte av hela styrelsen får inte göras samtidigt. Styrelsen består av ordförande, sekreterare, kassör, 2 ledamot jämte 2 suppleanter. Styrelsen utser inbördes vice ordförande i de fall ordförande inte kan representera föreningen. Vid förhinder för ledamot inträder suppleant enligt av årsmötet fastställd turordning. Avgår ledamot före mandattidens utgång inträder suppleant i dennes ställe enligt samma ordning för tiden t.o.m. nästföljande årsmöte. Styrelsens mandat och ansvar När årsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen skall - inom ramen för RF:s, vederbörande SF:s och dessa stadgar - svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen. Det åligger styrelsen särskilt att: tillse att för föreningen gällande lagar och bindande regler iakttas verkställa av årsmötet fattade beslut planera, leda och fördela arbetet inom föreningen ansvara för och förvalta föreningens medel tillställa revisorerna räkenskaper m m förbereda årsmöte Ordförandes ansvar Föreslå föreningens målsättning Leda styrelsemöten Se till att fattade beslut verkställs Övervaka att beslut, stadgar och regler efterlevs Leda och svara för myndighetskontakter Upprätta förslag till verksamhetsberättelse Föreslå vice ordförande vid behov Förhandla fram avtal med externa aktörer såsom tex. städ- och byggbolag Tillsammans med styrelsen uppdatera och förbättra regler och förordningar för föreningen Ansvarar för kontraktsskrivning med nya medlemmar tillsammans med en styrelsemedlem Se till att arbetsdagar tas fram för året Planerar årsmöte och koordinerar med styrelsen Sekreterarens ansvar Sid. 7

8 Förbereda och bjuda in till möten (dagordning och inbjudan) Föra och distribuera protokoll Föra adressregister över föreningens medlemmar Registrera och förvara skrivelser Förse föreningsarkivet med underlag Underhålla mallar för skrivelser, uppdatera regelverk, kontrakt etc. Underhålla och uppdatera föreningens hemsida Ta fram arbetslistor för medlemmarna att fylla i för samtliga arbetsdagar Kassörens ansvar Bevaka att medlemsavgifter betalas Svara för ansökningar av möjliga bidrag Driva in fordringar och verkställa utbetalningar Svara för löpande bokföring Ansvar för posthämtning, delgivning och fördelning Utföra deklarationer och kontrolluppgifter Årligen upprätta balans- och resultaträkning Ansvara för att föreningen har gällande försäkringar för föreningens gemensamma materiel och anläggningar Utarbeta och stämma av budget Ledamots ansvar (fördelat på 2 st ledamot) Föra inventarieförteckning. Nyckelhantering Vara behjälplig i utförande av styrelsen ålagda göromål Inventering av koloniområdet inför arbetsdagar Upprätta arbetslistor för varje arbetsdag (10 st / säsong) Agera arbetsledare på sina arbetsdagar Ansvara för vissa av ordförande delegerade myndighetskontakter Vara behjälplig vid föreningsmöten Hjälpa till att kontrollera att regler och förordningar efterföljs på området Jourhavande kontakt vid akuta situationer och annat underhåll Delegera/fördela arbete till arbetsgrupp eller kontrakterade entreprenörer Sid. 8