ARBETSORDNING FÖR STRÄNGNÄS JAKTSKYTTEKLUBB

Transkript

1 1(10) Version 2, senaste ändring ARBETSORDNING FÖR STRÄNGNÄS JAKTSKYTTEKLUBB antagen av styrelsen den 12 mars Klubbinfo, se hemsida Föreningens stadgar, bilaga 1, nedan stadgarna, kompletteras med ansvar och uppgifter för respektive funktion i denna arbetsordning. Överensstämmer inte stadgarna och denna arbetsordning gäller stadgarna framför arbetsordningen. INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sida 1 1. Styrelsens sammansättning 2 2. Styrelsens åligganden 2 3. Kallelse, beslutsmässighet och omröstning 3 4. Organisation 3 5. Generellt om förtroendeuppdrag 3 6. Ansvar och uppgifter Ordföranden 4 Vice ordföranden 4 Sekreteraren 4 Kassören 5 Styrelsemedlemmar 5 Styrelsesuppleanter 6 Revisorerna 6 Valberedning 6 Kommittén för hagelbanor 6 Kommittén för kulbanor 7 Skjutledare 7 Tävlingskommittén 7 Tävlingsledning 8 Kommittén för stugan 8 Kommittén för ungdomsverksamheten 8 Kommittén för jägarutbildning 8 Kommittén för anskaffande av sponsorer 9 Kommittén för säkerhet 9 Webbmaster 9 Ansvarig för nycklar och lås 9

2 2(10) 1.STYRELSENS SAMMANSÄTTNING Se stadgarna 25, bilaga 1. Styrelsen skall bestå av kvinnor och män enligt följande: Ordförande jämte 6 övriga ledamöter och 2 styrelsesuppleanter. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare, kassör och övriga befattningshavare som behövs. Styrelsen får utse person till adjungerad ledamot. Sådan ledamot har inte rösträtt, men kan efter beslut av styrelsen ges yttrande- och förslagsrätt. 2.STYRELSENS ÅLIGGANDEN Se stadgarna 26, bilaga 1. När årsmötet inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen skall svara för föreningens verksamhet enligt fastställd verksamhetsplan samt tillvarata medlemmarnas intressen. Styrelsen skall tillse att Riksidrottsförbundets, Svenska Skyttesportförbundets och föreningens respektive stadgar jämte arbetsordningen iakttas, att den är förbindelselänk mellan föreningen och andra instanser i organisationen, se punkten 4, att årsmötets beslut verkställs, att medelsförvaltningen och bokföringen utförs på betryggande sätt och att protokoll upprättas över årsmöte och styrelsesammanträden. Styrelsen skall vidare dels planera, leda och fördela arbetet inom föreningen, dels tillsätta kommittéer och ansvariga för ansvarsområden, dels aktivt bedriva medlemsrekrytering och medlemsvård, dels föra förteckning över medlemmarna, dels förvalta föreningens egendom och medel, dels ombesörja att revisorerna tillställs räkenskaper och underlag jämte kopior av protokoll för revision samt dels förbereda årsmötet. Förberedelserna för årsmötet omfattar utfärdande av kallelser, upprättande av verksamhetsberättelse jämte balans- och resultaträkning för närmast föregående verksamhetsår samt upprätta verksamhetsplan och budget för närmast följande verksamhetsår, liksom förbereda ärenden som skall behandlas på årsmötet.

3 3(10) 3.KALLELSE, BESLUTSMÄSSIGHET OCH OMRÖSTNING Se stadgarna 27, bilaga 1. Styrelsen skall sammanträda på kallelse av ordföranden eller om minst halva antalet ledamöter begär det. Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och minst halva antalet ledamöter är närvarande. För beslut krävs att minst hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense om beslutet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Röstning får inte ske via ombud. I brådskande fall får ordföranden besluta att styrelseärende skall avgöras genom skriftlig omröstning eller vid telefonsammanträde. 4.ORGANISATION Se bilaga 2. 5.GENERELLT OM FÖRTROENDEUPPDRAG Ett förtroendeuppdrag i en ideell, demokratisk förening ställer krav på den som åtar sig uppdraget. Krav såsom kunskap om föreningens stadgar, uppbyggnad och verksamhetsidé. Arbetet i föreningen bygger på frivilliga åtaganden grundade på gemensamma intressen. För att nå framgång med arbetet och därmed främja det gemensamma intresset, är det av största vikt att arbetet bedrivs i positiv anda. Alla arbetsinsatser skall syfta till att föra föreningen framåt, stärka den och göra den mer attraktiv för de som står utanför. En styrelseledamot har ett förtroendeuppdrag med en central roll när det gäller att påverka och forma föreningens framtid. Styrelsemedlem måste, förutom att vara medlem i föreningen, dela den målsättning och inriktning som föreningen uttalar i sina stadgar och verksamhetsidé. Hur förtroendeuppdraget utförts prövas av medlemmarna på årsmötet när de skall besluta om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter. Arbete utfört i kommittéer och arbetsgrupper prövas fortlöpande av styrelsen.

4 4(10) 6. ANSVAR OCH UPPGIFTER ORDFÖRANDEN Se stadgarna 26, bilaga 1. Ordföranden är föreningens officiella representant och svarar i denna egenskap för kontakter mellan föreningen och olika instanser i organisationen, se punkten 4, media, tredje man samt medlemmarna. Ordföranden skall dels leda styrelsens sammanträden och arbete, dels jämte utsedd justeringsman justera protokollen från styrelsesammanträden, dels övervaka att föreningens stadgar och andra för föreningen bindande regler och beslut efterlevs, dels kalla till och i samarbete med sekreteraren upprätta förslag till dagordning för styrelsesammanträden och årsmöte, dels samordna och fördela arbetet inom styrelsen, dels hålla fortlöpande kontakt med styrelseledamöterna, styrelsesuppleanterna samt ansvariga för kommittéer och arbetsgrupper, dels tillsammans med övriga styrelsen upprätta verksamhetsberättelse, verksamhetsplan och budget, dels kontrollera att erforderliga försäkringar finns tecknade samt dels ansvara för att erforderliga avtal tecknas och fullföljs. Ordföranden tecknar tillsammans med kassören föreningens firma. VICE ORDFÖRANDEN Har ordföranden förhinder skall vice ordföranden inträda i ordförandens ställe. SEKRETERAREN Se stadgarna 26, bilaga 1. Sekreteraren skall dels förbereda styrelsens sammanträden och föreningens möten, dels föra protokoll vid styrelsens sammanträden, dels ansvara för att protokollen justeras, arkiveras och distribueras till övriga styrelseledamöter och styrelsesuppleanter, dels ombesörja att protokollet från årsmötet anslås på klubbens hemsida, dels i samråd med ordföranden sköta föreningens korrespondens, dels ansvara för att kallelse till årsmötet blir behörigen utlyst,

5 5(10) dels i god tid före sammanträden översända kallelser, dagordning och beslutsunderlag till styrelsens ledamöter och suppleanter, dels boka lokaler för styrelsens sammanträden och årsmöte, dels ansvara för att föreningens handlingar hålls ordnade och förvaras på ett betryggande sätt, dels upprätta förslag till verksamhetsberättelse och dels årligen utreda om arbetsordningen behöver revideras. KASSÖREN Se stadgarna 26, bilaga 1. Kassören skall dels föra medlemsförteckning, dels kontrollera att medlemmarna betalar beslutade avgifter, dels verka för att föreningen söker bidrag från stat, kommun, idrottsorganisationer, etc., dels bokföra föreningens affärshändelser, dels fortlöpande lämna styrelsen uppgifter om föreningens ställning och resultat, dels lämna styrelsen och revisorer balans- och resultaträkningar, dels vidarebefordra inkommande post och handlingar till ordföranden eller till annan styrelseledamot om den senare rätteligen skall erhålla post respektive handling, dels ombesörja arkivering av bokslut, bokföring och verifikat, dels ombesörja att föreningens betalningar sker i tid, dels kontrollera att marknadsmässiga räntor erhålls på inlåning, dels inhämta ekonomisk redovisning från föreningens aktiviteter, dels ansvara för regelbunden uppdatering av ersättningsregler, dels i förekommande fall upprätta och inge skattedeklarationer, kontrolluppgifter och lämna andra föreskrivna uppgifter, dels föra inventarieförteckning omfattande även förvärvade priser, dels upprätta avstämning mellan budget för föregående verksamhetsår och budget, dels upprätta sammanställning över skjut- och tävlingsprotokoll från lerduve- och kulbanorna, dels upprätta utkast till budget för kommande verksamhetsår och dels tillsammans med ordföranden teckna föreningens firma. STYRELSEMEDLEMMAR Se stadgarna 26, bilaga 1. Styrelsemedlem skall aktivt delta på styrelsemöten.

6 6(10) STYRELSESUPPLEANTER Se bilaga 1, 25. Vid förhinder för ledamot inträder styrelsesuppleant enligt av årsmötet fastställd turordning. Avgår ledamot före mandattidens utgång inträder styrelsesuppleant i avgångna styrelseledamotens ställe enligt samma turordning för tiden till och med nästföljande årsmöte. REVISORER Årsmötet väljer revisorer i enlighet med stadgarna. Revisorerna är en viktig del av föreningens demokratiska säkerhets- och kontrollsystem. Revisorernas uppgift är att granska föreningens verksamhet, räkenskaper och ekonomi. Revisorerna har medlemmarnas uppdrag att granska styrelsens förvaltning av föreningen och på årsmötet avgiva revisionsberättelse med rekommendation till medlemmarna hur de skall ställa sig till frågan om styrelsens ansvarsfrihet för förvaltningen av föreningen. Revisorerna skall granska bokföringen, verifikationer, bokslut och styrelsens protokoll. VALBEREDNING Se stadgarna 23, bilaga 1. Valberedningens uppdrag är att föreslå medlemmar till förtroendeuppdragen styrelseordförande, styrelseledamot, styrelsesuppleant, revisor, revisorssuppleant och ledamot av valberedning. I god tid före årsmötet skall valberedningen kontakta sittande styrelsemedlemmar för utvärdering av styrelsens och de enskilda styrelseledamöternas aktivitet under verksamhetsåret och deras inställning till att fortsätta sitt arbete i föreningen. Vid behov skall valberedningen föra fram förslag på lämplig ersättare. Valberedningens mål skall vara att byta ut en styrelseledamot vid varje årsmöte. Valberedningen skall utöver långsiktighet och lämplighet även beakta jävssituationer. Förslag till styrelse skall lämnas senast vid styrelsemötet i januari.

7 7(10) KOMMITTÉN FÖR HAGELBANOR Kommittén skall ombesörja att all utrustning och byggnader är väl underhållna, att brister och fel snarast åtgärdas, att bana hålls avstängd om brist eller fel påverkar säkerheten och informera styrelsen om förhållandet, att information avseende banorna skick även lämnas till skjutledare och instruktörer, att området är städat, att gräs och sly klipps, att styrelsen informeras om lagret av lerduvor börjar tryta, att lådor, askar och tomhylsor forslas till återvinningsstation, att kassören erhåller samtliga skjutprotokoll och sammanställning över gångna årets skjutningar, att oanvända skjutprotokoll och inbetalningskort för medlemsavgifter finns tillgängliga och att offentliga kontrollanter bereds tillfälle för inspektioner av skjutbanorna. KOMMITTÉN FÖR KULBANOR Kommittén skall ombesörja motsvarande som anges ovan för kommittén för hagelbanor jämte försälja tomhylsor. SKJUTLEDARE Skjutledare skall dels delta i den årliga skjutledarträffen, dels fortlöpande hålla sig informerad om säkerhetsbestämmelser, dels kontrollera att skjutvallen är i ordning, dels kontrollera att varningslampor och varningsskyltar fungerar respektive är i ordning, dels organisera skjutövning och skjutprov, dels upprätthålla säkerheten vid skjutning, dels kontrollera att skytt är medlem och betalt medlemsavgift, dels uppta betalning från skytt som inte är medlem, dels föra protokoll över skjutning, dels utfärda intyg, dels återställa och städa skjutbanan efter skjutningen och dels rapportera till skjutbanekommittén om fel eller brist observeras. TÄVLINGSSKOMMITTÉ Kommittén skall dels lämna förslag till styrelsen avseende kommande årets tävlingar, dels ombesörja att varje tävling blir annonserad, dels utse tävlingsledning för respektive tävling,

8 8(10) dels ansvara för att erforderligt antal skjutledare finns för att genomföra de tävlingar klubben arrangerar, dels bemanna sekreteriat och servering, dels ansvara för att erforderliga inköp blir utförda och dels upprätta sammanställning över samtliga under året genomförda tävlingar på de olika banorna. TÄVLINGSLEDNING Tävlingsledningen skall dels kontrollera att säkerhetsbestämmelser följs, dels kontrollera att stipulationer för respektive tävling följs, dels ansvara för genomförandet av tävling, dels utse erforderligt antal skjutledare per skjutstation och kontrollera att dessa bemannar respektive skjutstation, dels sätta upp och ta ner skyltar som visar vägen till tävlingen, dels ansvara för att städning och återställande efter tävlingen utförs och dels meddela och anslå tävlingsresultat. KOMMITTÉ FÖR STUGAN Kommittén skall ansvara för utförande av dels underhåll, reparation och städning av stugan, dels gräsklippning, snöröjning och sandning runt stugan, dels bokning av evenemang och uthyrning i stugan, dels meddela kassören om uthyrning och avtalade hyror, dels anslå regler för nyttjande av stugan och dels organisera arbetsdag för de som skall arbeta med stugan, området runt stugan och parkeringsplatserna. KOMMITTÉN FÖR UNGDOMSVERKSAMHET Kommittén ansvarar för dels rekrytering av ungdomar, dels ungdomsverksamheten, dels tränings- och tävlingsverksamheten för ungdomar, dels ungdomsutbytet och dels informationen till styrelsen. KOMMITTÉN FÖR JÄGAREXAMEN Kommittén kan uppdra åt den som har behörighet att genomföra jägarutbildning att hålla utbildning. Om uppdrag till genomförande av jägarutbildning lämnats skall kommittén följa upp genomförandet samt kunskaps- och skjutskicklighetsprov. Kommittén skall informera styrelsen om genomförandet och resultat.

9 9(10) KOMMITTÉN FÖR ANSKAFFANDE AV SPONSORER Kommittén skall dels kontakta potentiella sponsorer och informera om föreningens verksamhet, dels ingå avtal med sponsorer, dels upprätthålla kontakten med sponsorer, dels kontrollera att föreningen fullgör sina åtaganden enligt avtalet och dels informera kassören om avtalade betalningar från sponsorer. KOMMITTÉN FÖR SÄKERHET Kommittén åligger att fortlöpande hålla sig informerad om säkerhetsbestämmelser, att anslå säkerhetsregler, att informera om säkerhetsbestämmelser vid årliga mötet för skjutledare, att kontrollera efterlevnaden av säkerhetsbestämmelser, att kontrollera att föreningens vapen och ammunition förvaras på sätt som föreskrivs, att kontrollera föreningens vapens skick, att hålla kontakten med skjuttillståndsgivarens företrädare och att omgående informera styrelsen om brist i säkerheten befaras eller observeras. WEBBMASTER Ansvarig skall dels efter samråd med styrelsen utforma hemsidan, dels hålla sig informerad om föreningens verksamhet och ta del av protokoll från styrelsesammanträden och årsmöte, dels införa information om verksamheten på hemsidan och dels hålla hemsidan aktuell. ANSVARIG FÖR NYCKLAR OCH LÅS Ansvarig för nycklar skall dels upprätta förteckning över samtliga föreningens lås och samtliga tillverkade nycklar till föreningens lås, dels utlämna nyckel till envar funktionär som styrelsens beslutar skall inneha nyckel, dels motta kvittens vid utlämnande av nyckel, dels avkräva den som inte längre skall inneha nyckel dennes nyckel, dels om nyckel är förkommen eller inte återlämnas informera styrelsen,

10 10(10) dels om styrelsen beslutar om byte av lås ansvara för att låsbytet utförs och samla in nycklarna till ersatta låset och lämna ut nycklar till låset som ersätter, dels meddela kassören sammanlagda kostnaden för arbete, ersättningslås och nycklar till detta.