Sammanträdesprotokoll

Transkript

1

2 Plats och tid Sammanträde nr 7 Bryggaren, Västervik 6 oktober 2015, klockan Beslutande Veikko Kärki, ordf. Eva Ahlström Björn Lansman Stefan Ågren Sharad Bhatt Hilma Bertilsson Jonas Jalkteg Karl-Åke Skogsberg ( ) Berit Tall Övriga närvarande Sven-Åke Lindberg, VD Anna Norén, sekreterare Agneta Henriksson, controller ( 1-5) Utses att justera Stefan Ågren Paragrafer 18 Underskrifter Sekreterare Anna Norén Ordförande Justerande. Veikko Kärki Stefan Ågren 1

3 Ärendelista Val av justeringsman Godkännande av dagordning Föregående protokoll Beslutsärenden Tertialrapport, finansrapport och årsprognos Budget för med investeringsplan Försäljning av Linnean Instrument för utvärdering av styrelsen Antagande av kommunkoncernens internkontrollreglemente Fastställande av internkontrollrutin för bolaget Fastställande av internkontrollplan för 2016 Försäljning av skolorna i Lofta och Totebo Informationsärenden Rapporter - Energi Uppföljningar av aktuella projekt PWC:s granskning av koncernens efterlevnad av reglementet för internkontroll Utbildning för styrelsen Möte mellan presidierna och de förtroendevalda revisorerna Styrelsens höstkonferens Övriga frågor 2

4 Sammanträdets öppnande Ordförande Veikko Kärki hälsar de närvarande välkomna och förklarar mötet öppnat. Val av justeringsman 7 1 Stefan Ågren väljs att justera dagens protokoll. Godkännande av dagordning 7 2 Dagordningen godkänns. Föregående protokoll 7 3 Protokollet från senaste styrelsemötet nr 6, 25 augusti 2015 läggs med godkännande till handlingarna. 3

5 7 4 Tertialrapport, finansrapport och årsprognos Agneta Henriksson presenterar tertialrapporten med årsprognos per den 31 augusti Tertialens resultat är drygt 1 mnkr. Bilaga 1. Beslut Styrelsen beslutar att godkänna redovisningen. 4

6 Budget för Beslut 7 5 Agneta Henriksson presenterar förslag till budget med investeringsplan för Bilaga 2. Styrelsen beslutar att godkänna budgeten och investeringsplanen. 5

7 Köp av Linnean 7 6 Kommunen har stort behov av boende för ensamkommande flyktingbarn och har tittat på möjligheten att använda den förra förskolan Linnean i Gamleby. Kommunen har inte gjort någon beställning ännu men för att ligga i fas har TjustFastigheter lämnat in en ansökan om bygglov för att bygga om förskolan till boende. Om Linnean ska användas som boende bör den övergå i Bostadsbolagets fastighetsbestånd. VD föreslår därför att styrelsen säljer Linnean till bokfört värde till Bostadsbolaget om Bostadsbolaget begär det. Beslut Styrelsen beslutar i enlighet med VDs förslag. 6

8 Instrument för utvärdering av styrelsen 7 7 VD presenterar ett förslag till enkät för styrelsen. Tanken är att styrelsen ska besvara den en gång per år för att kunna utvärdera och följa upp sin verksamhet. Bilaga 3. Beslut Styrelsen beslutar att enkäten ska användas för en årlig utvärdering av styrelsens arbete. 7

9 Antagande av kommunkoncernens internkontrollreglemente tog Kommunfullmäktige i Västervik beslut om att anta kommunstyrelsens förslag till internkontrollreglemente. Samtidigt beslutade kommunfullmäktige att överlämna reglementet till de kommunala bolagen för antagande. VD föreslår styrelsen besluta att anta kommunkoncernens reglemente för internkontroll. Beslut Styrelsen beslutar i enlighet med VDs förslag. 8

10 Fastställande av internkontrollrutin 7 9 Av kommunkoncernens reglemente för internkontroll framgår att de kommunala nämnderna och bolagen ska anta egna rutiner för organisation, planering och uppföljning av internkontrollen VD föreslår styrelsen besluta att anta förslaget till rutiner för internkontroll för TjustFastigheter. Bilaga 4. Beslut Styrelsen beslutar i enlighet med VDs förslag. 9

11 Fastställande av internkontrollområden Sven-Åke Lindberg föreslår att internkontrollen 2015 tar sikte på två viktiga områden i TjustFastigheters verksamhet frågan om bolagets investeringar blir hyressatta som de ska och frågan om bolaget följer attestordningen för utanordningar. Bilaga 5. Beslut Styrelsen beslutar i enlighet med förslaget. 10

12 Försäljning av skolorna i Lofta och Totebo 7 11 Jonas Jalkteg föreslår TjustFastigheter erbjuder Bostadsbolaget att köpa att skolorna i Lofta och Totebo så att de kan byggas om till bostäder. VD informerar om att det tidigare har övervägts om skolorna ska byggas om till bostäder. Men Migrationsverket vill inte använda skolorna som asylboende och Bostadsbolaget bedömer att det inte finns underlag för att utöka antalet hyresrätter i Lofta och Totebo i dagsläget. Det finns visserligen behov av bostäder för asylsökande men det är inte hållbart att investera mycket pengar i ombyggnation av skolor på orter som inte har ett långsiktigt behov av bostäder framöver. Totebo skola skulle exempelvis kunna fungera som vandrarhem framöver och Lofta skola visas just nu för verksamhetsintressenter. VD föreslår att han istället får styrelsens fortsatta uppdrag att arbeta på bred front med att sälja eller hyra ut skolorna. Beslut Styrelsen beslutar i enlighet med VDs förslag. 11

13 Rapporter 7 12 VD föredrar bolagets energirapport: TFAB ENERGISTATISTIK, t.o.m. augusti 2015 Statistiken är normalårskorrigerad och avser den totala energiförbrukningen i TjustFastigheters fastighetsbestånd - värme och el till värme samt fastighetsel. Minskad energiförbrukning för 2015 jfr med jan - aug % Minskad energiförbrukning för 2015 jfr med jan - aug ,5 % Kommentar: Om jämförelsen görs för enbart värme och el till värme är minskningen 10 % för 2015 jämfört med jan-aug 2011 och 5,3 % för 2015 jämfört med jan-aug Styrelsen godkänner informationen. 12

14 Uppföljningar 7 13 VD föredrar läget i bolagets aktuella projekt. Arabia Projektledare: Eva Hebbel Kommunen aviserade 2014 att de ville att bolaget skulle bygga en ny förskola där förskolan Arabia tidigare låg. I november 2014 beslutade styrelsen att köpa till ett angränsande grönområde av kommunen för att den nya förskoletomten skulle bli lite större. Styrelsen beslutade i mars 2015 att investera i den nya förskolan Arabia. Byggnationerna är igång och förskolan beräknas vara klar för inflyttning till höstterminen Båtsmansstugorna Projektledare: Jonas Ålstam Sanna Ackrell har sagt upp hyreskontraktet för Båtmansstugorna till 1 oktober Processen att hitta Ackrells efterträdare pågår och vår lokalansvarige har under sommaren tagit emot ett antal intresseanmälningar från människor som vill driva verksamhet i stugorna. Intervjuer med dem som anmält sitt intresse pågår just nu. Campus Projektledare: Henrik Ankarwall och Thomas Lindström Bolaget fick en beställning på tillbyggnad av Campus i våras. Markarbetet och byggnationen är ute på upphandling och anbuden ska öppnas i början av oktober. De nya lokalerna ska stå klara till höstterminen Ljungbergaskolan Projektledare: Pär Liffner och Mikael Westerholm Den nya skolan i Kvännaren är färdigställd. Parkering och marken närmast skolbyggnaden är iordninggjord liksom lekytor och gångvägar är klara. Fotbollsplanen ska vara klar inom några veckor. Gymnastiksalen ska stå klar till årsskiftet och fram till dess har barnen gymnastik på Tallen, precis som de hade när de gick på Kvännarskolan. Skolan ska ha en officiell invigning med namngivningsceremoni men Barn- och utbildningsnämnden har inte spikat något datum för det evenemanget ännu. Styrelsen godkänner informationen. 13

15 PWCs granskning av koncernens efterlevnad av reglementet för internkontroll 7 14 VD informerar om att PWC fått kommunens uppdrag att granska koncernens efterlevnad av reglerna kring internkontroll. Bolagets styrelse och VD ska svara på frågor om bolagets arbete med internkontroll. Styrelsen godkänner informationen. 14

16 Utbildning för styrelsen 7 15 VD informerar om att vi arbetar med frågan om en utbildning i lokalförsörjning och arbetet i kommunala bolag för styrelsen men att vi inte har något färdigt förslag till utbildning ännu. Styrelsen godkänner informationen. 15

17 Möte mellan presidierna och de förtroendevalda revisorerna 7 16 VD informerar om att de förtroendevalda revisorerna i kommunen bett att få träffa bolagets presidium för ett samtal om läget i bolaget. Revisorerna ska träffa presidierna i alla de kommunala bolagen. Styrelsen godkänner informationen. 16

18 Styrelsens höstkonferens 7 17 VD informerar om att höstens konferens ska äga rum på Gränsö slott november. Kallelse kommer när konferensen närmar sig. Styrelsen godkänner informationen. 17

19 Övriga frågor 7 18 Björn Lansman föreslår att styrelsen håller ett extra möte inför konferensen november då representanter för ägaren ska delta. På mötet kan styrelsen identifiera frågor som är relevanta att ta upp med ägaren. Styrelsen bestämmer sig för att hålla ett extra styrelsemöte torsdagen 12 november klockan Eva Ahlström ber om en kort redovisning om Bostadsbolagets utökade byggrupp. VD redogör för att det höga trycket på investeringar i bolagen och den svaga konkurrensen på byggmarknaden i Västervik ledde fram till ett beslut i Bostadsbolagets styrelse om att utveckla byggandet i egen regi. Bostadsbolaget har under många år haft hantverkare anställda i byggrupper och totalt sett har de gjort knappt tio procent av byggarbetena som bolagen genomfört på de egna fastigheterna de senaste åren. Beslutet i Bostadsbolagets styrelse innebär att bolaget skapar ytterligare en byggrupp med målsättningen att göra maximalt 20 procent av byggarbetena i egen regi. Resten av byggarbetena ska upphandlas. Utökningen av byggruppen har också fört med sig att Bostadsbolaget har omorganiserats så att bygg- och teknikavdelningarna samlats under ett affärsområde och teknikavdelningen har rekryterat upphandlare, kalkylator och mängdupphandlare för att stötta byggprocessen. Totalt sett ska omkring 15 hantverkare anställas inom ramen för utökningen. Fördelarna är bland annat att byggtiderna kortas eftersom man inte behöver göra upphandlingar inom koncernen och erfarenheterna visar att projekten blir billigare när bolaget gör dem i egen regi. Målsättningen är att genom att bolaget kan ta fler totalentreprenader i egen regi så ska fler byggarbeten också kunna lämnas ut till lokala underentreprenörer. 18

20 Nästa möte Nästa styrelsemöte hålls 12 november 2015 klockan Avslutning Ordföranden tackar för visat intresse och avslutar mötet. 19

21 TJUSTFASTIGHETER AB Org.nr: RESULTATRÄKNING FÖR TIDEN justering med K Nettoomsättning: Hyresintäkter Övriga förvaltningsintäkter Summa nettoomsättning Fastighetskostnader Driftkostnader Underhållskostnader Fastighetsskatt Avskrivningar, nedskrivningar Övriga rörelsekostnader Summa kostnader RÖRELSERESULTAT Finansnetto RESULTAT EFTER FINANSIELLA POSTER Skatt på årets resultat PERIODENS RESULTAT

22 TJUSTFASTIGHETER AB Org.nr: BALANSRÄKNING PER TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar justering med K Materiella anläggningstillgångar Byggnader Mark Markanläggning Pågående till- och ombyggnader Pågående underhåll Förbättringsutgifter på annans fastighet Byggnadsinventarier Markinventarier Summa anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar Fordringar hos koncernföretag Andra långfristiga värdepappersinnehav Övriga långfristiga fordringar Summa finansiella anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Hyres- och kundfordringar Övriga kortfristiga fordringar Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter Summa kortfristiga fordringar Kassa och bank Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR

23 TJUSTFASTIGHETER AB Org.nr: EGET KAPITAL OCH SKULDER EGET KAPITAL Bundet eget kapital Aktiekapital Reservfond inkl konsolideringsfond Summa bundet eget kapital Fritt eget kapital Balanserat resultat Periodens resultat Summa fritt eget kapital SUMMA EGET KAPITAL Obeskattade reserver Periodiseringsfond Avsättningar Avsättningar för skatter SKULDER Långfristiga skulder Övriga skulder Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Skatteskulder Övriga kortfristiga skulder Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter Summa kortfristiga skulder SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER

24 TJUSTFASTIGHETER AB Org.nr: RESULTATRÄKNING FÖR TIDEN Utfall Budget Utfall Prognos Budget Budget Budget Nettoomsättning: Hyresintäkter Övriga förvaltningsintäkter Summa nettoomsättning Fastighetskostnader Driftkostnader Underhållskostnader Fastighetsskatt Avskrivningar Övriga rörelsekostnader Summa kostnader RÖRELSERESULTAT Finansnetto RESULTAT EFTER FINANSIELLA POSTER Förändring periodiseringsfond -30 Koncernbidrag 9000 Skatt på årets resultat PERIODENS RESULTAT

25 TJUSTFASTIGHETER AB Org.nr: BALANSRÄKNING PER TILLGÅNGAR Utfall Budget Utfall Prognos Budget Budget Budget Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar Byggnader Mark Markanläggning Pågående till- och ombyggnader Pågående underhåll Byggnadsinventarier Markinventarier Förbättringsutgifter på annans fastighet Summa anläggningstillgångar Finansiella anläggningstillgångar Fordringar hos koncernföretag Andra aktier och andelar Övriga långfristiga fordringar Summa finansiella anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Hyres- och kundfordringar Övriga kortfristiga fordringar Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter Summa kortfristiga fordringar Kassa och bank Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR

26 TJUSTFASTIGHETER AB Org.nr: EGET KAPITAL OCH SKULDER Utfall Budget Utfall Prognos Budget Budget Budget EGET KAPITAL Bundet eget kapital Aktiekapital Reservfond inkl konsolideringsfond Summa bundet eget kapital Fritt eget kapital Balanserat resultat Periodens resultat Summa fritt eget kapital SUMMA EGET KAPITAL Obeskattade reserver Periodiseringsfond Avsättningar Avsättningar för skatter SKULDER Långfristiga skulder Skulder till kommunen Övriga skulder Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Skatteskulder Övriga kortfristiga skulder Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter Summa kortfristiga skulder SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER Avkastning 3,8% 4,3% 4,1% 4,1%

27 Investeringsplan TFAB ACTIC, extern hyresgäst X Ishall Bökensved tillb. Omklädningsrum X Åbyängsskolan X Överums högstadiebyggnadomb till fritidsgård X Räddningstjänsten (för ambulansen) X Blackstad skola paviljong X HEDA Ridanläggning X Målserum Ridanläggning X ARABIA X CAMPUS, tillbyggnad X Karstorp IP X X Gymnasiet flytt av Komvux från Tjustskolan X X Energiprojekt TFAB X X X Ev resultat av kostutredning X X X Underhåll aktivering TFAB X X X X anger vilket år investeringen är planerad

28 UTVÄRDERING AV STYRELSEARBETET 5= Ja, absolut, 4= Ja, i stort, 3= Neutral, 2= Inte riktigt, 1= Inte alls Överblick, strategier och arbetsformer 1. Har styrelsen en tydlig bild av ägarnas mål och avsikter med ägandet i bolaget? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O 2. Har styrelsen en klar uppfattning om bolagets verksamhet, mål och medel samt styrelsens arbetsordning? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O 3. Är styrelsen medveten om bolagets policys och finns samstämmighet i frågor om etik, moral och värderingar? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O 4. Har styrelsen den kunskap som krävs med hänsyn till sitt juridiska ansvar samt till lagar, regler, kod för bolagsstyrning och självreglering? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O 5. Har styrelsen den kompetens, kunskap och erfarenhet som behövs för att prioritera och utveckla en strategisk plan för bolaget? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O 6. Är styrelsen aktiv och effektiv, d.v.s. engagerad under möten, väl förberedd och påläst, konstruktiv i diskussioner och beslutsfattande samt fokuserad på det väsentliga? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Fungerar samarbetet mellan styrelse och VD på ett konstruktivt sätt? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Summa (fylls i av Anna) Snittbetyg (fylls i av Anna) TjustFastigheter AB Telefon tjustfastigheter@vastervik.se Box 502/ Spötorget 1 Fax Org.nr Västervik

29 Styrelsen som grupp Finns det ett bra arbetsklimat i styrelsen, d v s lyhördhet, respekt, personkemi och interaktion? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Agerar ordföranden skickligt som mötesledare? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Fungerar underlag för diskussion och beslut på ett bra sätt? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Fungerar rutinen för kallelse, dagordning, tider och lokal inför mötena? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Har styrelsen koll på bolagets organisation och nyckelpersoner? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Får styrelsen en fullgod ekonomisk rapportetering? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Är styrelsen drivande i strategiska frågor? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Är kvaliteten på mötesprotokollen god? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Fungerar styrelsens uppföljning av ärenden och frågor? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Summa (fylls i av Anna) Snittbetyg (fylls i av Anna)

30 Enskild styrelseledamot Har Du som styrelseledamot i detta bolag: Kompetens för att klara arbetet? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Erfarenhet och kunskap för att kunna bedöma bolagets verksamhet? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Tillräcklig närhet till den verklighet bolaget lever i? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Den tid du behöver för att fatta kloka beslut? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Tillräcklig kunskap om strategiskt arbete? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Tycker du att du har: Kunskap om lagar och förordningar för styrelsearbete? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Den information du behöver inför ett styrelsesammanträde? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Förtroende för VD:s underlag och presentation för styrelsen? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Fått den introduktion du behöver för att förstå företaget och affären? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Förstått bolagets nyckeltal och redovisning? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O

31 Har du de starka sidor som behövs för styrelsearbetet: Erfarenhet av samt förståelse och intresse för styrelsearbete? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Engagemang, målinriktning och drivande förmåga? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Oberoende och personlig integritet? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Motivation, lugn och styrka? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Lyhördhet och samarbetsvilja? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Kunskaper om företagande? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Mod och styrka att deklarera din åsikt? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Tid för ordentliga förberedelser? 5 O 4 O 3 O 2 O 1 O Summa (fylls i av Anna) Snittbetyg (fylls i av Anna)

32 Västervik Rutin för internkontroll I november 2011 antog Kommunfullmäktige i Västervik kommunstyrelsens Förslag till reglemente och tillämpningsanvisningar för intern kontroll för Västerviks kommun och de kommunala bolagen. Dokumentet innehåller övergripande regler och anvisningar för hur den interna kontrollen ska genomföras i kommunens förvaltningar och bolag. Det anger också att varje förvaltning och bolag har att upprätta en organisation för den interna kontrollen och att ta fram årliga internkontrollplaner byggda på risk- och väsentlighetsanalyser. Organisation Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. Bolagsstyrelsen har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom sitt ansvarsområde och ska se till att det finns en organisation för den interna kontrollen och att internkontrollplaner byggda på risk- och väsentlighetsanalys tas fram. VD ska leda arbetet med att åstadkomma god intern kontroll och ansvarar för att utforma konkreta regler och anvisningar för arbetet. VD har delegerat det operativa arbetet med den interna kontrollen till VD-assistenten. Tidsplan Styrelsen fattar på sitt oktobermöte år 1 beslut om internkontrollplanen år 2. Bolagets förvaltning genomför internkontrollen enligt plan och redovisar den för styrelsen på styrelsemötet i februari år två. Senast i samband med årsberättelsens upprättande år 2 ska styrelsen rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen och de förtroendevalda revisorerna. Arbetet med de åtgärder som blir följden av den interna kontrollen fortsätter under år 2. TjustFastigheter AB Telefon tjustfastigheter@vastervik.se Box 502/ Spötorget 1 Fax Org.nr Västervik

33 Västervik TjustFastigheter internkontroll 2015 Kontrollområden 1. Blir våra investeringar hyressatta? Stickprov för att kontrollera att hyran justerats efter investering. 2. Följer vi bolagets attestordning i samband med utanordning? Stickprov av utbetalningar. Risk- och väsentlighetsanalys Felaktigheter inom dessa kontrollområden bedöms ha en väsentlig påverkan på verksamheten och det bedöms vara möjligt eller sannolikt att felaktiga rutiner upptäcks i samband med internkontrollen. Rapport VD rapporterar resultatet av internkontrollen och eventuella förslag på åtgärder till styrelsen i februari 2016 och vidare till kommunstyrelsen och de valda revisorerna i samband med årsberättelsens upprättande. Tjustfastigheter AB Telefon tjustfastigeheter@vastervik.se Box 502 Fax Org-nr Gatuadress: Spötorget Västervik