TB-logen i Eskilstuna. Arbetsordningar

Transkript

1 TB-logen i Eskilstuna Arbetsordningar

2 Arbetsordning för styrande mästare Att Eskilstunalogen arbetar efter ordens statuter och dess syfte och har en attraktiv verksamhet som ska bidra till att logen har aktiva medlemmar. Logen ska också ha en inriktning på att verksamheten ska vara långsiktig. Eskilstunalogen ska vara en aktiv del i samarbetet med andra TB-loger och verka för ett nordiskt samarbete. * Tillse att logearbetet följer TB:s statuter, ritualer och arbetsordning som instiftats av Ordensrådet * Fördela arbetsuppgifter till logens funktionärer och medlemmar * Tillse att alla valda funktionärer har kunskap om sina uppgifter och att de fungerar enligt uppgjorda arbetsordningar * Ta initiativ till och leda kapitelmöten samt möten för styrande * Hålla regelbunden kontakt med storlogen och andra lokala loger inom TB * Tillse att Eskilstunalogen är aktiva på storlogens hemsida och minst två ggr per år lämna material till TB-tidener * Närvara vid storherredagarna och representera Eskilstunalogen. Överlämna logens gåva till storherredagens värdloge. Om styrande mästare inte kan närvara ska han utse ersättare som övertar ansvaret. En fullmakt ska utfärdas. * Ta initiativ till medlems graduppflyttning. Beslut tas av de styrande. För grad VI ska förslag lämnas i god tid till storlogen som beslutar om graduppflyttning * Genomföra graduppflyttningar enligt TB:s ritualer. Vid denna ceremoni deltar också vice styrande mästare * Ta initiativ till att utse medlem till hedersbroder eller att föreslå medlem för storlogens Nordens kors * Tillse att rekryteringsgruppen har ett gott underlag för sitt rekryteringsarbete * Ta initiativ till kontakt med passiva medlemmar. Detta görs i samråd med rekryteringsgruppen. * Ta initiativ till uppvaktning av medlem vid längre allvarligare sjukdom * Representera logen vid medlems begravning

3 * Kalla vice styrandemästare om man inte kan närvara

4 Arbetsordning för sekreterare Logens verksamhet och kontakter ska dokumenteras och storlogen ska informeras om Eskilstunalogens förändringar. Personliga högtidsdagar ska uppmärksammas. * Medverka i styrandesammanträde * Skicka ut kallelse till kapitelmöten i enlighet med beslut vid styrandes möte * Upprätta dagordning och föra protokoll vid alla kapitelmöten * Tillse att allt skriftligt material (inkl datamedia) arkiveras. Äldre material kan sändas till kommunens föreningsarkiv * Svara för logens skriftväxling * Ta in medlemmarnas ändringar i matrikel och vidarebefordra dessa till storlogens sekreterare respektive Eskilstunalogens dataansvariga för ändringar i matrikeln. *Meddela ordensrådet om nya medlemmar direkt efter invalskapitel * Upprätta verksamhetsberättelse inför årsmöte. Tillse att verksamhets- och ekonomisk berättelse inkl revisionsrapport blir insända till storlogen * Följa upp medlemskapet och tillse att medlem får 8 respektive 15-års nål vid graduppflyttningskapitel * Följa upp medlemmarnas högtidsdagar och ta initiativ till logens hyllning * Kalla vice sekreterare om man inte kan närvara

5 Arbetsordning för skattmästaren Logen ska ha en strukturerad verksamhet som följer uppgjord ekonomisk planering * Medverka i styrandesammanträde * Ta fram budgetförslag inför årsmöte inkl förslag till medlemsavgift * Efter årsmötesbeslut driva in medlemsavgifter * Föra ekonomisk redovisning och redovisa den ekonomiska ställningen på varje kapitel * Årligen betala in avgiften till storlogen baserad på antalet medlemmar den 15 november redovisningsåret * Ansvara för inköp av gåvor till medlemmar samt övriga inköp till logens verksamhet. Dessutom ha översyn på sexmästarnas handkassa * Upprätta bokslut inför årsmötet. Tillse att bokslutet är reviderat innan beslut. * Kalla vice skattmästare om man inte kan närvara

6 Arbetsordning för cermonimästare Planera och regissera logens ceremonier vid kapitel och gradgivningar liksom vid övriga sammankomster och förekommande tillfällen. * Medverka i styrandesammanträde inför kapitelmöten. * Ordna lokal för logemöten. Ordna nyckel, samt tillse att lokalen är anpassad/möblerad för avsett möte och att erforderlig datautrustning är tillgänglig * Läs upp logens syfte och målsättning på alla kapitelmöten * Medverka vid graduppflyttningsceremoni enligt logens ritualer. Särskild stav används. Ritualer, fastställda av ordensrådet juni 2007 i Island, används. * Vid invals- och/eller graduppflyttningskapitel ordnas bordsplacering för några. Nyinvalda placeras tillsammans med sina respektive faddrar och tillsammans med StM, vstm och S. Om 6:egradsuppflyttning sker på logemöte så placeras 6:gradsbröderna på ömse sidor om gästande storlogerepresentant. StM, vstm och S placeras på motsatt sida av bordet. * Kalla vice ceremonimästare om man inte kan närvara

7 Arbetsordning för intendenten Att vårda logens regalier och annan egendom. Logen ska inneha tillräckligt med material för sin verksamhet * Medverka i styrandesammanträde * Tillse att logens egendom förvaras på ett säkert sätt * Tillse att erforderligt material tas fram till respektive logemöte * Hålla en aktuell förteckning över medlemmarnas grad * Hålla en förteckning över regalier och annat värdefullt logematerial som finns i logens förvar * Anskaffa material vid behov i samstämmighet med budget * Kalla vice intendent om man inte kan närvara

8 Arbetsordning för IT-mästare Samordning av logens IT-verksamhet mot storlogen och andra loger. Utveckla hemsidan till att bli Eskilstunalogens huvudsakliga kontaktorgan * Tillsammans med storlogen och andra loger medverka i utvecklingen av TB-ordens hemsida * Tillse att Eskilstunalogen har aktuella uppgifter på hemsidan * Stimulera medlemmarna att använda hemsidan som kontaktväg * Stimulera medlemmarna att skapa alster till hemsidan * Delegera uppgifter till andra funktionärer, så att flera kan lägga in data på hemsidan

9 Arbetsordning för sexmästare och vice sexmästare Att anordna mat och dryck under trivsamma former till kapitelmöten inom de kostnadsramar som medlemmarna är beredda att acceptera. Arbetsgrupper bildas som genomför det praktiska arbetet inför, under och efter förtäringen vid kapitelmöte. Målet är att alla logemedlemmar någon gång under året ska aktiveras i gruppen. Till kommande år varieras grupperna så att den sociala kontakten utvecklas. * Schemalägg arbetsgrupper för varje logeträff där sexmästaren har ansvaret. Ett årsschema tas fram så att medlemmarna själva kan ordna byten vid förhinder. *Ansvara för måltid vid kapitel i egen lokal. I ansvaret ingår planering, inköp, ev matlagning, måltidens genomförande och återställning. Hela eller delar av arbetena ska delegeras till arbetsgrupperna * Förvalta handkassan och rapportera behov av förändringar till skattmästaren * Meddela sekreteraren senast 3 veckor innan arrangemanget om det finns behov av särskilda anmälningsrutiner som ska redovisas i kallelsen * Att ta emot anmälningar och redovisa dessa på hemsidan senast onsdagen veckan innan arrangemanget * Sexmästaren ska medverka i de styrandes möte. Om han inte kan närvara ska han be vice sexmästare eller någon från arbetsgruppen att träda in

10 Arbetsordning för programrådet Att anordna diskussioner, föredrag och information för att vidga medlemmarnas intresse och kunskap om viktiga gemensamma frågor samt den kommunala verksamheten i stort. Programmen ska varieras och vara så intressanta att en stor del av logens medlemmar deltar. * Ta fram programförslag senast till majkapitlet som omfattar två terminer framåt. * Ta över ansvaret för de programpunkter som tidigare programråd tagit fram för vårterminen. * På kapitlen i november (herredag), januari (årsmöte) och mars (graduppflyttning) kan det i samråd med de styrande finnas plats för ett mindre program. För övriga kapitel utöver majkapitlet så har programrådet fullt ansvar. * Ordna minst ett arrangemang per år där respektive inbjuds att vara med * Om kapitlen anordnas i våra ordinarie lokaler så ansvarar sexmästarna för förplägnad. * Om kapitlet anordnas i andras lokaler så ansvarar programrådet för förplägnad. Ev kan värden förmås att stå för förplägnad * Meddela sekreteraren senast 3 veckor innan arrangemanget om vad som ska stå i kallelsen och vilka besked som önskas i anmälan * Följ upp medlemmarnas önskemål om program

11 Arbetsordning för festrådet Att anordna festliga och trivsamma möten för logemedlemmarna med syfte att umgås och lära känna varandra * Anordna minst en träff per år där medlemmarna inkl respektive gör en resa eller besöker teater, konsert, restaurang eller dylikt * Anordna enkla träffar på typ pub, bowling, trav eller dylikt utanför ordinarie kapitelträffar * Anordna majkapitlet inkl mat, tävlingar, priser o dylikt * Presentera en årsplan med inriktning av träffar på aprilkapitlet

12 Arbetsordning för rekryteringsgruppen På uppdrag av de styrande rekrytera medlemmar som kan medverka i utvecklingen av TBlogen i Eskilstuna. Rekryteringsarbetet ska läggas upp så att de nya medlemmarna får en god inblick i logens syfte och arbete med en förväntan på ett aktivt, meningsfullt och långt medlemskap. * Ta fram informationsmaterial om logens verksamhet att användas i rekryteringen. Håll materialet uppdaterat. * I samråd med de styrande bestämma hur många som ska rekryteras varje år. Med tanke på logens utveckling ska också bestämmas vilka yrkesverksamheter som ska prioriteras så att logen speglar hela samhällets verksamhet. Rekryteringen ska också främja en hållbar åldersprofil på logens medlemmar. * Informera logens medlemmar vid ett kapitelmöte så att alla kan medverka med förslag till nya medlemmar * Medlemmarnas förslag rapporteras till rekryteringsgruppen som tillsammans med de egna förslagen ligger till grund för vilka som ska inbjudas * Förslag från rekryteringsgruppen ska presenteras för de styrande som efter behandling ev. tar upp det på ett kapitel senast i januari, så att medlemmarnas åsikter inhämtas * Efter beslut senast vid kapitel i februari tar rekryteringsgruppen kontakt med presumtiv medlem och informerar om TB-logen och dess syfte. Rekryteringsgruppen kan också delegera detta till medlem som kan vara bättre skickad att ta första kontakten. Presumtiv medlem kan bjudas in som gäst på kapitelmöten innan inval för att själv bilda sig en uppfattning om logen och dess medlemmar. * Då rekryteringsgruppen är överens med presumtiv medlem om att söka in i logen, så utser gruppen en fadder. Faddern ska förstå sitt uppdrag att vara stöttande i sitt uppdrag att aktivera den nya logemedlemmen * Intagning sker på marskapitlet enligt gängse rutiner och de styrande informerar ordensstyrelsen om invalet. Ny rekryteringsgrupp som valts på januarikapitlet träder i tjänst först efter invalskapitel i mars * Rekryteringsgruppen ska intervjua passiva eller avgående medlemmar för att få en återkoppling som kan utveckla logen till att bli mer attraktiv. Rapport lämnas till de styrande för åtgärder

13 Arbetsordning för valberedningen Att lämna valförslag till årsmötet för de funktionärsposter som står i tur för nyval. Att verka för att åtaganden skiftar mellan medlemmarna för att sprida kunskap om TB och fördela arbetsbelastningen Förutsättningar: * Styrandemästare ska vara aktiv i yrkeslivet * De som ingår i styrande ( StM, SkM, S, CM och I ) ska ha lägst grad III. Detsamma gäller för motsvarande vice. Sammankallande för sexmästarna ingår också i de styrande även om han har lägre än grad III. De styrande väljs på 2 år. Halva antalet väljs varje år. * För StM och CM inkl vice gäller att de ska ha lägst grad V för att kunna medverka i proceduren med graduppflyttning * Programråd, festråd, sexmästeriet, rekryteringsgruppen och valberedningen ska bestå av vardera 3-4 personer varav en ska vara sammankallande. För att behålla kontinuitet i arbetet så föreslås att en medlem från föregående år kvarstår och blir då sammankallande. * Sammankallande i rekryteringsgruppen bör vara någon med lång logeerfarenhet. De övriga medlemmarna i rekryteringsgruppen ska vara aktiva i yrkeslivet och ha breda kontaktnät. * Rekryteringsgruppen väljs på januarikapitlet men tillträder först efter invalskapitlet i mars * Samråda med de styrande för att ta reda på vilka befattningar som står i tur att väljas * Diskutera med de styrande om förväntade förändringar bland de styrande de närmaste åren. Detta för att kunna förbereda med inskolning av ev kommande funktionärer * Intervjua sittande funktionärer för att få en uppfattning om motivation, arbetsbelastningar o dyl * Presentera ett skriftligt förslag till årsmötet