Barn- och ungdomsnämndens handlingar

Transkript

1 Barn- och ungdomsnämndens handlingar

2 HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Sida Barn- och ungdomsnämnden (2) Box Halmstad Tfn: E-post: Plats: Kungsgatan 25 Sammanträdesdatum: Tid: 08:30- ca 16:00 Ordförande: Inger C Larsson Sekreterare: Ulrika Bodenäs Arvidsson

3 HALMSTADS KOMMUN FÖREDRAGNINGSLISTA Sida Barn- och ungdomsnämnden (2) ÄRENDEN Sida 1 Val av justerare 2 Godkännande av dagordning 3 BU 2014/0001 Delegationsbeslut 4 BU 2014/0408 En väg in gemensam portal för ansökan till förskoleplats samt placering i grundskola. 5 BU 2014/0375 Yttrande över revisionsrapport: Insyn och kontroll hos externa utförare 6 BU 2014/0423 Remiss - En bättre skolstart för alla: bedömning och betyg för progression i lärandet (U 2014:C) 7 BU 2014/0002 Bokslutsprognos tom augusti månad 2014 samt delårsrapport BU 2014/0013 Övriga frågor 9 BU 2014/0011 Information Skola mitt i byn Ökade livschanser Verksamhetsförändringar och budgetprocessen Implementering av föräldrastöd i Halmstads kommun uppdrag fr KS Övningsskolor Revisonsrapport PWC

4 1(1) Anmälningsärende delegation Diarienummer: BU 2014/0001 Version: 1.0 Beslutsorgan: BUN Förvaltningskontoret Siv-Britt Håkansson E-post: Telefon: Delegationsbeslut Ärendet Beslut fattade enligt barn- och ungdomsnämndens delegationsbestämmelser, har sammanställts för barn- och ungdomsnämndens kännedom. Förslag till beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att lägga sammanställningarna till handlingarna. 1 1

5 BARN- & UNGDOMS- FÖRVALTNINGEN DELEGATIONSBESLUT AUGUSTI 2014 NR DNR/ Beslutsdatum ÄRENDE/BESLUT DELEGAT 5 A ALLMÄN / / / / / / /21 B VERKSAMHET Beslut om placering på förskola enligt kap 8 5 i skollagen Beslut om placering på förskola enligt 8 kap 5 i skollagen Beslut om placering på förskola enligt 8 kap 7 i skollagen Beslut om placering på förskola enligt 8 kap 7 i skollagen Beslut om placering på förskola enligt 8 kap 5 i skollagen Beslut om placering på förskola enligt 8 kap 7 i skollagen Beslut om placering på fritids enligt 14 kap 5,6 i skollagen Beslut om placering på förskola enligt 8 kap 7 i skollagen Beslut om placering på förskola enligt 8 kap 5 i skollagen Beslut om placering på fritids enligt 14 kap 5 i skollagen Förskolechef Barbro Sundström Förskolechef Agneta Ödmark Förskolechef Agneta Meldegren Förskolechef Agneta Meldegren Förskolechef Ann-Kristin Engdal Förskolechef Ann-Kristin Engdal Maria Stenström Rektor Agneta Ödmark Förskolechef Förskolchef Agneta Ödmark Rektor Rose-Marie Nielsen C PERSONAL Tillsvidareanställd, bibliotikarie, 70%, skolområde Centrum from , Catharina Ohlsson. Rektor Rosa Kolhammar Tillsvidareanställd, skolsköterska, 90%, skolområde Centrum from , Anneli Björnfors. Rektor Marie Liljenberg Tillsvidareanställd, specialpedagog, 100%, skolområde Centrum from , Maria Olsson. Rektor Rosa Kolhammar Tillsvidareanställd, elevassistent, 100%, skolområde Centrum from , Joakim Lindblom. Rektor Rosa Kolhammar 2

6 BARN- & UNGDOMS- FÖRVALTNINGEN DELEGATIONSBESLUT NR 158 DNR/ Beslutsdatum ÄRENDE/BESLUT Tillsvidareanställd, förskollärare, 100%, skolområde Centrum from , Jessica Pettersson. DELEGAT Rektor Maria Stenström Tillsvidareanställd, fritidspedagog, 75%, skolområde Centrum from , Emma Broman. Tillsvidareanställd, lärare yngre åren, 100%, skolområde Centrum from , Camilla Sjödahl. Rektor Maria Stenström Rektor Anneli Perelius Tillsvidareanställd, lärare, 100%, skolområde Centrum from , Anne Bengtsson. Rektor Marie Liljenberg Tillsvidareanställd, lärare yngre åren, 100%, skolområde Centrum from , Anna Benjaminsson. Rektor Marie Liljenberg Tillsvidareanställd, Förskollärare, 100%, skolområde Centrum from , Emily Pettersén. Förskolechef Barbro Sundström Tillsvidareanställd, Förskollärare, 100%, skolområde Centrum from , Petra Bosson. Förskolechef Barbro Sundström Tidsbegränsad anställning, lärare yngre år 100%, inom skolområde Söder, from tom , Malin Andersson Tillsvidareanställd förskollärare 100%, inom skolområde Söder, from , Lennart Svensson Rektor Ralf Sjöberg Ändrad sysselsättning till 100%, skolsköterska, inom skolområde Söder, from , Marianne Wadsten Ändrad sysselsättning till 100%, lärare SvA, inom skolområde Söder, from , Maria Klausén Tidsbegränsad anställning, förstelärare 100%, inom skolområde Söder, from tom , Anna- Maria Svensson Tidsbegränsad anställning, förstelärare 100%, inom skolområde Söder, from tom , Christina Karlén Tidsbegränsad anställning, förstelärare 100%, inom skolområde Söder, from tom , Camilla Swerre Tidsbegränsad anställning, förstelärare 100%, inom Rektor Förskolechef Lotta Svensk Edvardsson Rektor Lennart Ranagården Rektor Magnus Rudgard Rektor Lennart Ranagården Rektor Magnus Rudgard Rektor Linda Svenson 3

7 BARN- & UNGDOMS- FÖRVALTNINGEN DELEGATIONSBESLUT NR DNR/ Beslutsdatum ÄRENDE/BESLUT skolområde Söder, from tom , Ulrika Kjellberg Provanställning, förskollärare 100%, inom skolområde Söder, from tom , Saline Rosdahl Ändrad sysselsättning till 50%, skolvaktmästare, inom skolområde Söder, from , Lennart Johansson Tillsvidareanställning, förskollärare 100%, inom skolområde Söder, from , Marina Brkic Tillsvidareanställning, förskollärare 100%, inom skolområde Söder, from , Malene Johansson Tillsvidareanställning, lärare yngre år 100%, inom skolområde Söder, from , Josefine Brekell Tidsbegränsad anställning, grundskollärare 100%, inom skolområde Söder, from tom , Elin Rogersson Tillfällig utökning, elevassistent 50%, inom skolområde Söder, from tom , Jonas Björkvist Tillsvidareanställning, nämndsekreterare 100%, inom planeringsavdelning, from , Ulrika Bodenäs. DELEGAT Niclas Brag Rektor Ralf Lind Rektor Linda Svensson Förskolechef Måns Magnusson Förskolechef Caroline Ydén Pihl Rektor Helén Smith Rektor Linda Svensson Rektor Ralf Lind Kontorschef Karin Quander Tillsvidareanställd, förskollärare, 100%, skolområde Centrum from , Maria Papantonis Stajcic. Rektor Dick Hero Tillsvidareanställd, förskollärare, 100%, skolområde Centrum from , Maria Rosengren. Förskolechef Ylva Johansson D EKONOMI Beviljad avgiftsbefrielse Beviljad avgiftsbefrielse Beviljad avgiftsbefrielse Beviljad avgiftsbefrielse Beviljad avgiftsbefrielse Controller Karin Älmeby Controller Karin Älmeby Controller Karin Älmeby Controller Karin Älmeby Controller Karin Älmeby 4

8 1(5) Tjänsteskrivelse Diarienummer: BU 2014/0408 Version: 1,0 Beslutsorgan: BUN Enhet: Planeringsavdelningen Karin Quander E-post: Telefon: En väg in gemensam portal för ansökan till förskoleplats samt placering i grundskola. Förslag till beslut 1. Barn- och ungdomsnämnen beslutar att införa en gemensam informationsportal för fristående och kommunal förskola. I portalen skall köansökan ske till anslutna förskolor. 2. Barn- och ungdomsnämnden ger barn- och ungdomsförvaltningen i uppdrag att ta fram gemensamma regler som kring kötid, syskonförtur och uppsägningstid för fristående och kommunal förskola. 3. Barn- och ungdomsnämnden ger barn- och ungdomsförvaltningen i uppdrag att redovisa fristående förskolors köregler samt om eventuella undantag med hänsyn till verksamhetens särskilda karaktär 4. Barn- och ungdomsnämnden beslutar att införa en gemensam rutin för placering till förskoleklass i fristående och kommunal grundskola. Reserverad skola skall tillämpas som garantiplats. 5. Barn- och ungdomsnämnen beslutar att övriga skolbyten under året eller inför andra årskurser sker i kommunal grundskola via rutinen Skolbyte. Fristående grundskola inbjuds till att använda samma rutin. Sammanfattning Barn- och ungdomsnämnden beslutade att ge förvaltningen i uppdrag att utreda möjligheterna till ett gemensamt kö- och antagningssystem för kommunala och fristående för- och grundskolor i Halmstad vid sitt sammanträde En gemensam webbaserad portal föreslås för förskolan i Halmstad. Vårdnadshavaren får en väg in och bättre information om förskolor. Vårdnadshavaren kan dessutom göra detta när det passar familjen dygnet runt. Fristående förskola handlägger fortfarande sin egen kö men via en digital inloggning eller en utskriven kölista. Då 5 1

9 fristående och kommunal förskola arbetar i samma programvara är det möjligt att sammanställa förskolornas köer vilket ger en överblick över vårdnadshavarnas faktiska önskemål som i sin tur ger en förbättrad planeringsförutsättning. Ett gemensamt system för skolval samt skolbyte föreslås för grundskolan i Halmstad. Det påskyndar skolvalet och information om beslut till vårdnadshavaren. Fristående skolor kan på liknande sätt hantera sin egen kö som fristående förskola. Ett gemensamt kö och antagningssystem istället för en portal ses inte som möjlig om det inte sker på frivillig basis. Majoriteten av fristående verksamhet är positiv till gemensam portal men inte till ett gemensamt kö och antagningssystem. Ärendet Uppdrag Barn- och ungdomsnämnden beslutade att ge förvaltningen i uppdrag att utreda möjligheterna till ett gemensamt kö- och antagningssystem för kommunala och fristående för- och grundskolor i Halmstad vid sitt sammanträde Kösystemet skall utformas på sådant sätt att friskolornas medverkan att ingå i systemet uppmuntras. Syftet med uppdraget är att skapa en likvärdig hantering av kö och antagning oberoende av huvudman, ökad transperens samt ge en överblick av rådande situation som i sin tur underlättar planering av verksamheten. Möjligheterna till gemensamt system utreds och presenteras i bilaga 1 Gemensamt köoch antagningssystem för kommunala och fristående för- och grundskolor i Halmstad. Bakgrund I Halmstads kommun finns 83 stycken kommunala förskolor och 27 stycken fristående förskolor. Det finns även två fristående pedagogisk omsorg. De har egen administration av placering och avgifter. De kommunala förskolorna sköter sin barnomsorgsadministration med hjälp av barn- och elevenheten. En vårdnadshavare kan behöva vända sig till 28 enheter för att få information om aktuell kö, köregler, profilering osv. En vårdnadshavare kan på så sätt erbjudas och uppehålla flera platser samtidigt under antagningsperioden. I kommunen finns också 35 stycken kommunala och 4 stycken fristående grundskolor.. De fristående har egen administration som sköter kö, placering och betyg. Genom att det finns skolplikt ska varje barn garanteras en plats i kommunal grundskola. Inför skolstart erbjuds därför en plats på skola i elevområdet där eleven är folkbokförd. Vårdnadshaven kan sedan lämna önskemål om annan skola alternativt anta plats på fristående skola. Precis som för förskolan kan eleven uppehålla flera platser samtidigt under antagningsperioden. Vårdnadshavare kan även senare välja annan skola. Till Engelska skolan är det möjligt att söka tidigast inför åk 4. Regelverk Förskola, skollagen Prioriterade att få en förskoleplats är barn som av fysiska, psykiska eller andra skäl har behov av särskilt stöd i sin utveckling i form av förskola. De har rätt till skyndsam 6 2

10 hantering och ges förtur. Kommunen skall erbjuda övriga en placering inom fyra månader efter anmält önskemål. (Skl 8 kap 14 ). Ett barn skall erbjudas en plats på ett rimligt avstånd från hemmet (Skl 8 kap 15 samt Skolinspektionen , dnr :2247). Skälig hänsyn skall tas till vårdnadshavares önskemål. Den fristående förskolan skall vara öppen för alla barn om inte kommunen medger undantag med hänsyn till verksamhetens särskilda karaktär. (Skl 8 kap 18). Om det inte finns plats för alla sökande till den fristående förskolan ska urvalet ske efter grunder som är godkända av den kommun där förskolan är finns. Grundskola, skollagen Hemkommunen skall ordna utbildning för alla som är skolpliktiga. Vårdnadshavaren har rätt att välja skola för sitt barn i hela kommunen och kommunen skall i första hand utgå från vårdnadshavarens önskemål när den placerar en elev vid en viss skolenhet. Detta får dock inte gå ut över ett annat barns rätt till placering nära hemmet. Närhet innebär ingen absolut rättighet att gå i den skola som ligger närmast hemmet om det medför långa resvägar för andra elever. (Skl 9 kap 15 samt 10 kap 30 ). Vårdnadshavare kan även ansöka om plats på fristående grundskola. Huvudregeln är att friskolan skall vara öppen för alla som har rätt att gå i grundskolan. Fristående skolor skall även ta emot elever i behov av särskilt stöd. (Skl 10 kap 35 ) Rapporten beskriver vidare transperens överblick och planering tillgänglighet och invånarfokus omvärld Analys, förslag och motivering Flera kommuner har infört en gemensam portal på internet där fristående och kommunala förskolor hanterar sina egna köer. Detta eftersom: Öppenhetskravet uppfylls (skollagen 8 kap 18 ) Kommunens planering blir bättre (skollagen 8 kap 12, 15 ) Kommunernas möjlighet att hushålla med resurser (lägre kostnader med bättre planering) (kommunallagen 1991:900 8 kap 1 ) Servicen blir bättre för vårdnadshavare, en väg in (direktiv från regeringen angående e-förvaltning) Mer rättssäkert garanterar bland annat att maxtaxan uppfylls. (Svensk författningssamling 2001:160) En gemensam portal som medger att förskolorna har egna köer och köregler ger i stort samma fördelar som ett gemensamt kö- och antagningssystem gällande överblick, planering och invånarfokus. Det är främst transperensen som skulle förbättras med ett gemensamt kö- och antagningssystem. Ett fåtal kommuner har ett gemensam kö- och antagningssystem för all fristående och kommunal förskola. Ofta görs bedömningen att det inte finns lagrum att tvinga fristående förskolor in i en modell som till exempel gemensam kö och antagning. SKL (Sveriges kommuner och landsting) delar den här uppfattningen. Frågan är inte prövad rättsligt ännu. 7 3

11 Kommuner som infört gemensam portal har tillsammans med fristående förskolor konstaterat att fördelarna med gemensam portal är att: det blir lättare och enklare för föräldrar det går att söka förskola när på dygnet det passar familjen det blir lättåskådligt och ger en bra överblick med jämförbar information det blir tidsbesparande genom mindre pappersexercis och administration de fristående förskolorna blir synligare placeringsansvariga kan ligga steget före vid placeringen placeringsansvariga kan samarbeta runt ett geografiskt område placeringsansvariga får en aktuell kö att hantera det synliggör alla lediga platser för alla förskolor det synliggör vårdnadshavarnas önskemål av förskoleplatser De fristående förskolorna i Halmstads kommun har olika uppfattningar om en gemensam portal. De flesta fristående förskolorna är positiva till en gemensam portal och önskar även sköta sin handläggning av placeringar via portalen. Ett fåtal hävdar sin suveränitet och önskar inte någon gemensam portal. Eketånga montessoriskola har ställt en förfrågan om en utökad samverkan så att barn- och elevenheten också kör Eketångas förskole och fritidshemsavgifter. Den kommunala förskolan är mycket positiv till en gemensam portal. I Halmstads kommun tillämpas en manuell hantering av erbjudande av skolplats. I Söndrum och Centrum där det finns många skolor och sker fördelningen av platser manuellt också mellan skolor. Det skulle förenkla väsentligt med ett digitalt system som exempelvis kan plocka ut syskonförturer, skicka erbjudande och snabbt sammanställa önskemålen. Istället för att lämna erbjudande om plats i förskoleklass i november kan processen starta i januari med meddelande om definitiv skolplacering 4-5 veckor senare. Vissa kommuner gör detta under 3-4 veckor. Det förenklar även för fristående skolor som också har en manuell hantering. Det finns kommuner som enbart har val av annan skola vid placering i förskoleklass medan andra även har åk 4 samt åk 7. Med ett digitalt system är det lättare att granska att antagningsprocessen har gjorts enligt gällande rutin. Hanteringen blir därmed mer rättssäker. Konsekvenser Kostnad Merkostnad för systemstöd för gemensam portal förskola/fritidshem och skolval/skolbyte jämfört med nuvarande lösning. Engångskostnader: Hypernet förskola/fritidshem Hypernet skolval SMS-tjänst, ASP-drift Ökad merkostnad kr Det finns medel att ansöka om i projektet e-förvaltning för engångskostnaden. Årliga kostnader: Förskola/fritidshem

12 Skolval SMS-tjänst, APS-drift Ökad merkostnad per år kr Om all fristående och kommunal förskola går över till digital handläggning av kö och placering via förskoleportalen kan en besparing ske motsvarande 0,20 åa på barn- och elevenheten vilket motsvarar ca kr. Då det finns stort intresse hos fristående förskola av egen digital handläggning i en förskoleportal kan ca sparas in efter införande. Ärendets beredning Inom kommunen En arbetsgrupp har tillsatts med representation av fristående och kommunal förskola samt grundskola. Gruppen har haft tre träffar samt en visning av systemstöd för gemensam portal alternativt gemensamt kö och antagningssystem för förskola och grundskola. Gruppen har haft kontakt genom samtal eller enkät med tjänstemän i olika kommuner bland annat Ängelholm, Helsingborg, Sollentuna, Enköping, Norrköping, Lycksele, Kungälv, Sollentuna, Haninge, Växjö, Landskrona, Sigtuna. Andra grupper I arbetsgruppen ovan finns fyra representanter från fristående förskola och grundskola. Gruppen har träffat fristående förskola vid ett tillfälle. Ansvarig för uppdraget har träffat fristående förskola vid ytterligare ett tillfälle Fackliga organisationer Behandlad i BUFsam Lista över bilagor 1. Gemensamt kö- och antagningssystem för kommunala och fristående för- och grundskolor i Halmstad För barn- och ungdomsförvaltningen Richard Mortenlind Förvaltningschef Karin Quander Chef för planeringsavdelningen 5 9

13 1(11) Bilaga nr Diarienummer: BU 2014/0408 Version: 1,0 Beslutsorgan: BUN Barn- och ungdomsförvaltningen E-post: karin.quander@halmstad.se Telefon: En väg in gemensam portal för ansökan till förskoleplats samt placering i grundskola. Sammanfattning En gemensam webbaserad portal föreslås för förskolan i Halmstad. Vårdnadshavaren får en väg in och bättre information om förskolor. Vårdnadshavaren kan dessutom göra detta när det passar familjen dygnet runt. Fristående förskola handlägger fortarande sin egen kö men via en digital inloggning eller en utskriven kölista. Då fristående och kommunal förskola arbetar i samma programvara är det möjligt att sammanställa förskolornas köer vilket ger en överblick över vårdnadshavarnas faktiska önskemål som i sin tur ger en förbättrad planeringsförutsättning. Ett gemensamt system för skolval samt skolbyte föreslås för grundskolan i Halmstad. Det påskyndar skolvalet och information om beslut till vårdnadshavaren. Fristående skolor kan på liknande sätt hantera sin egen kö som fristående förskola. Ett gemensamt kö och antagningssystem istället för en portal ses inte som möjlig om det inte sker på frivillig basis. Majoriteten av fristående verksamhet är positiv till gemensam portal men inte till ett gemensamt kö och antagningssystem. Uppdrag Barn- och ungdomsnämnden beslutade att ge förvaltningen i uppdrag att utreda möjligheterna till ett gemensamt kö- och antagningssystem för kommunala och fristående för- och grundskolor i Halmstad vid sitt sammanträde Uppdraget redovisas för nämnden i september Kösystemet skall utformas på sådant sätt att friskolornas medverkan att ingå i systemet uppmuntras. Syftet med uppdraget är att skapa en likvärdig hantering av kö och antagning oberoende av huvudman, ökad transperens samt ge en överblick av rådande situation som i sin tur underlättar planering av verksamheten. 10 1

14 Bakgrund I Halmstads kommun finns 83 stycken kommunala förskolor och 27 stycken fristående förskolor. Det finns även två fristående pedagogisk omsorg. De fristående är egna huvudmän och finansierar sin verksamhet till största del av kommunala bidrag. De har egen administration av placering och avgifter. De kommunala förskolorna sköter sin barnomsorgsadministration med hjälp av barn- och elevenheten. Det föds och flyttar in fler barn i Halmstads kommun. Efterfrågan är dock inte jämn utan skiljer sig åt i de olika kommundelarna. I Centrum kommer åldersgruppen 1-5 år öka under lång tid. I kommunen finns också 35 stycken kommunala och 4 stycken fristående grundskolor. Liksom fristående förskolor är de fristående skolorna egna huvudmän och drivs till största delen av kommunala bidrag. De har egen administration som sköter kö, placering och betyg. Hantering av kö och antagning idag Förskola I Halmstads kommun finns 27 stycken fristående förskolor. Vårdnadshavarna vänder sig direkt till enheterna för att få information om förskolan, köregler eller aktuell kö etcetera. Kontakten tas via webben, e-post, telefonsamtal eller genom besök. När förskolan har placerat ett barn skickas informationen till barn- och elevenheten. Barnoch elevenheten registerar uppgifterna i det kommunala systemet för utbetalning av driftsbidrag samt kontroll av syskonrabatter om familjen även har barn i kommunal verksamhet. Önskas plats i kommunal förskola finns information om förskolor, köregler på Halmstads kommuns webbsida. Där kan man också ställa sig i kö för plats i kommunens förskolor alternativt kontakta barn- och elevenheten för mer information och ansökningsblankett. På hemsidan finns också länkar till fristående förskolors webbplatser. När det är dags för placering så handläggs detta av barn- och elevenheten. Uppgifter om schema, nivå och inkomständring lämnas ofta digitalt av vårdnadshavaren. När uppgifterna är klarmarkerade av barn- och elevenheten kan de kommunala förskolorna se uppgifterna digitalt på webben om schema och nivå för sina barn. En vårdnadshavare kan behöva vända sig till 28 enheter för att få information om aktuell kö, köregler, profilering osv. En vårdnadshavare kan på så sätt erbjudas och uppehålla flera platser samtidigt under antagningsperioden. Grundskola Genom att det finns skolplikt ska varje barn garanteras en plats i kommunal grundskola. Inför skolstart erbjuds därför en plats på skola i elevområdet där eleven är folkbokförd. Vårdnadshaven kan sedan lämna önskemål om annan skola alternativt anta plats på fristående skola. Detta sker genom en manuell hantering under cirka tre månader. I vissa områden som centrala Halmstad och Söndrum finns flera skolor i elevområdet. För att skapa en effektiv skolorganisation erbjuds plats så nära hemmet som möjligt men med hänsyn till bland annat syskon och skolskjutsar. Fördelning sker mellan skolorna utifrån lämplig organisation och ekonomiska förutsättningar. 11 2

15 Vårdnadshavaren kan också ställa eleven i kö till någon av de tre fristående skolorna som tar emot sexåringar: Eketånga montessoriskola, Wallbergs montessoriskola samt Vittra skola. Precis som för förskolan kan eleven uppehålla flera platser samtidigt under antagningsperioden. Vårdnadshavare kan även senare välja annan skola. Till Engelska skolan är det möjligt att söka tidigast inför åk 4. Regelverk Förskola, skollagen Prioriterade att få en förskoleplats är barn som av fysiska, psykiska eller andra skäl har behov av särskilt stöd i sin utveckling i form av förskola. De har rätt till skyndsam hantering och ges förtur. Kommunen skall erbjuda övriga en placering inom fyra månader efter anmält önskemål. (Skl 8 kap 14 ). Ett barn skall erbjudas en plats på ett rimligt avstånd från hemmet (Skl 8 kap 15 samt Skolinspektionen , dnr :2247). Skälig hänsyn skall tas till vårdnadshavares önskemål. Förskola, kommunal verksamhet Barn- och ungdomsnämnden beslutade om anvisningar för placering i förskola och grundskola. Barnet har förtur i sitt eget närområde och rangordnas sedan utifrån hur länge som barnet har stått i kö. Om flera barn har stått lika länge i kön ges syskonförtur till den specifika förskolan annars ges platsen till det äldsta barnet. Rangordningen sker alltså i denna ordning: 1. Barn i behov av stöd 2. Önskat placeringsdatum 3. Boende i närområdet 4. Anmälningsdatum 5. Syskonförtur 6. Äldsta barnets födelsedatum Barnet erbjuds alltid en placering inom fyra månader. Om erbjudandet inte är ett förstahandsval kan barnet stå kvar i kön med sitt ursprungliga ködatum tills en plats blir ledig alternativt kan vårdnadshavaren tacka nej och stå kvar i kön med sitt ursprungliga ködatum. Eftersom ett erbjudande har lämnats inom fyra månader finns inte den så kallade platsgarantin kvar. Platsgaranti lämnas ej vid omplacering från annan förskoleplats. Förskola, fristående verksamhet Den fristående förskolan skall vara öppen för alla barn om inte kommunen medger undantag med hänsyn till verksamhetens särskilda karaktär. (Skl 8 kap 18 ). Ett undantag kan vara att en fristående förskola får begränsa sin verksamhet till barn vilkas föräldrar är medlemmar (föräldrakooperativ). Om det inte finns plats för alla sökande till den fristående förskolan ska urvalet ske efter grunder som är godkända av den kommun där förskolan är finns. Detta skall granskas av kommunen i samband med huvudmannens godkännande (Skl 8 kap 19 ). Detta är en ny skrivning som saknar motsvarighet i 1985 års skollag. Urvalsgrunder som enligt förarbetena och praxis brukas anses som godtagbara är bland annat 12 3

16 syskonförtur, geografisk närhet och anmälningsdatum. Även lottning har godkänts i ett inspektionsbeslut från Skolverket. De fristående förskolorna tillämpar syskonförtur och sedan kötid. Ibland tas hänsyn till förskoleavdelningens ålderssammansättning. Detta är möjligt då skollagen menar att barngruppen skall ha en lämplig sammansättning trots diskrimineringslagen 1 kap 1, 2 kap 5-6 menar att förskolan inte får diskriminera något barn som söker till verksamheten. Undantag i diskrimineringslagen ges nämligen till ålder, om den har ett berättigat syfte och de medel som används är lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet. Grundskola Skollagen Hemkommunen skall ordna utbildning för alla som är skolpliktiga. Vårdnadshavaren har rätt att välja skola för sitt barn i hela kommunen och kommunen skall i första hand utgå från vårdnadshavarens önskemål när den placerar en elev vid en viss skolenhet. Detta får dock inte gå ut över ett annat barns rätt till placering nära hemmet. Närhet innebär ingen absolut rättighet att gå i den skola som ligger närmast hemmet om det medför långa resvägar för andra elever. Skollagen 9 kap 15 samt 10 kap 30 Vårdnadshavare kan även ansöka om plats på fristående grundskola. Huvudregeln är att friskolan skall vara öppen för alla som har rätt att gå i grundskolan. Fristående skolor skall även ta emot elever i behov av särskilt stöd. Skollagen 10 kap 35 Om det inte finns plats för alla sökande får den fristående skolan göra ett urval på de principer som Skolinspektionen godtar (ex syskonförtur, kötid, montessoriförtur). Skolverket godkänner dessa i samband med att den fristående skolan söker tillstånd. Det är viktigt att skolan är tydlig med vilka urvalsgrunder som används och i vilken ordning de kommer. De kan inte i enskilda fall göra undantag från sina urvalsgrunder eller väga in andra faktorer utifrån den enskildes sökandes behov och förutsättningar. Vissa undantag finns för speciella utbildningar som t ex kräver särskilda färdigheter i ex bild, idrott och musik. Det är respektive huvudman som avgör hur många elever som får plats vid varje skolenhet. Grundskola, kommunal verksamhet Alla vårdnadshavare med blivande sexåringar till nästkommande läsår får ett erbjudande till kommunal förskoleklass på grundskola i elevområdet som eleven är folkbokförd i. Vårdnadshavare kan därefter lämna önskemål om annan skola. Önskemålet kan tillmötesgås om det finns lediga platser på önskad skola. Om inte platserna räcker till sker en lottning bland de sökande. Grundskola, fristående verksamhet I Halmstad finns tre fristående skolor som har förskoleklass. Varje skola har sin egen kö. Förutom kötid och syskonförtur har Eketånga montessoriskola en förtur för elever som har gått på montessoriförskola. Köreglerna till skolorna är godkända av skolverket i samband med ansökan om att starta. Från sin kö tar dessa skolor in cirka 65 stycken elever varje år till förskoleklassen. Internationella Engelska skolan antar elever från årskurs 4. De tillämpar också kötid och syskonförtur och strävar efter att anta cirka 90 stycken elever varje år till årskurs

17 Det fria skolvalet skolverkets analys Sedan 1991 har vårdnadshavare haft möjlighet att välja annan skola. Nu diskuterar många forskare hur det påverkar skolan. Skolverket har vid analys fått fram två huvudsakliga slutsatser: Skolverket bedömer att det fria skolvalet sannolikt har bidragit till ökade resultatskillnader mellan skolor och en ökad socioekonomisk skolsegregation och därmed till minskad likvärdighet. Skolverket drar inga slutsatser om det fria skolvalet har påverkat den stora nedgången i den generella kunskapsnivån i PISA Det är fortfarande en öppen fråga. Transperens Sveriges television Uppdrag granskning hade ett reportage om hur fristående skolor väljer bort besvärliga elever. De ringde under falska identiteter och dold kamera till olika skolor för att fråga om möjligheten för två olika elever att börja på skolan. Enligt Uppdrag granskning valde flera skolor bort den studiesvaga eleven. Wallbergsskolan är en av skolorna som pekades ut. Skolinspektionen har senare varit i kontakt med rektorn. Skolinspektionen bedömde då att skolans köregler och tillämpning av dessa var i enlighet med svensk lagstiftning. Granskningen skapade stort mediepådrag. Fristående förskola sköter egen köadministration utifrån de köregler enheterna har. Ingen granskning har skett. Kommunala förskolors köhantering samt barnomsorgsfakturering har granskats vid flera tillfällen genom revisorsuppdrag. Detta skedde senast våren Överblick och planering Under våren sattes fokus på kommunens planering av förskoleplatser. PWC fick uppdraget att redovisa aktuellt lokal- och resursbehov samt om styrningen är tydlig. De konstaterade att det finns ett omedelbart och fortsatt behov av nya förskoleplatser men att behoven är skiftande i olika områden. Utredningen beskriver flera parametrar som gör planeringsarbetet svårt. En svårighet är att det saknas ett beslut om hur många förskoleplatser varje lokal rymmer, vilket fastighetskontoret och barn- och ungdomsförvaltningen håller på att ta fram. Idag finns inte heller några riktlinjer på vad som är skäligt avstånd för att ett erbjudande skall ses som skäligt. I beslut av BUN från har vårdnadshavaren förtur i sitt förskoleområde där barnet är folkbokfört. När detta inte kan tillgodoses så utvidgas förturen till ett närliggande förskoleområde. Utredningen efterlyser ett minst 10 årigt planeringsarbete för att få en bättre och effektivare lokalplanering. Prognoserna som förvaltningen får som stöd bör ha en större tillförlitlighet. En ytterligare svårighet som inte rapporten beskriver är att det inte finns någon bild av vårdnadshavarnas önskemål om förskola. En sammanställning och analys av de 27 förskoleköerna är svår att göra och blir den snabbt inaktuell då köstatus förändras dagligen. Varken barn- och elevenheten eller någon av de fristående förskoleaktörerna vet vilken förskola som är vårdnadshavarnas första val. Eftersom ingen hänsyn kan tas 5 14

18 till detta upplever förskolorna ibland att de är genomgångsförskolor d.v.s. barnen börjar och slutar efter ett kort tag. Barngruppen förändras onödigt snabbt och barnen får lära känna nya kamrater som kort därefter byter till annan förskola. Pedagogerna lägger mycket tid på inskolningar. Tillgänglighet & invånarfokus En hjärtefråga för Halmstads kommun är god service för invånare och företag. Förutom en satsning på ett kontaktcenter gör kommunen en satsning på e-förvaltning med målsättning att skapa en enklare vardag för medborgare och företag. Utvecklingen av e-tjänster handlar mycket om ett modernare tankesätt med kunden i fokus där servicen blir tillgänglig under fler av dygnets timmar. Förutom en enklare vardag kommer det i många fall höja effektiveten och kvalitetssäkra i verksamheten. Sedan 2013 finns budgetmedel avsatta. I förlängningen tros investeringarna leda till ett bättre resursutnyttjande och att investeringarna på totalt 20 miljoner kan räknas hem på bara ett fåtal år. E-förvaltningen och ökad service är även i nationellt fokus. Intresset för digitala tjänster ökar snabbt. Regeringen tog under år 2011 fram en digital agenda med målet att Sverige ska bli bäst i världen att använda digitaliseringens möjligheter. Ett mål som också är antaget av riksdagen. Strategin är bland annat att sätta medborgaren i centrum men också att få effektivare handläggning med en högre kvalitet. Det finns förutsättningar för detta då nästan ca 90% av landets åringar använder internet dagligen. Exempel på myndigheter som arbetar aktivt med e-tjänster är Skattemyndighetens deklarationer och Försäkringskassans föräldrapenning. Förskolan i Halmstads kommun har haft en enklare e-tjänst i flera år. Vårdnadshavarna har kunnat anmäla ändrad nivå, inkomst m.m. via webben dygnet runt. Sedan förra året kan även vårdnadshavaren lämna schema där kopieringsfunktioner underlättar när fler barn finns i samma familj. Tekniken ger förskolorna möjlighet att gruppmejla till vårdnadshavare om olika aktiviteter. Det är särskilt positivt då man når båda vårdnadshavarna samtidigt. Idag kan man också anmäla uppsägning men då e- legitimationen ej införts skickas en uppsägning hem till vårdnadshavaren. De kommunala förskolorna kan ta ut barnlistor, sammanställda schemalistor (med barnens schema), närvarolistor etcetera. De kan också vara säkra på att vårdnadsförhållanden är korrekta. Inkomstuppgifter syns inte hos förskolan. Uppgifterna hanteras enligt PUL. När kommunikationen kan ske helt digitalt (senare i höst) så kommer den fysiska posthanteringen minska. De fristående förskolorna har egna administrativa rutiner för avgift och kö. Den kommunala grundskolan har inte ett digitalt system för kö och antagning utan den sker helt manuellt. Omvärld Gemensamt kö och antagningssystem är ett ämne som är mycket aktuellt och många kommuner gör nu snarlika utredningar. Fokus är olika, till exempel förändrad skollag, transperens, invånarfokus, teknik och/eller miljöprojekt. I Stockholmsregionen har flera kommuner redan infört kommungemensam portal som underlättar och förenklar för vårdnadshavare att få information samt att ställa sig i kö till förskolor oavsett fristående eller kommunal regi. Förskolorna har ibland gemensam antagning alternativt sköter enheten antagningen själv. Kommunerna får en bra överblick över efterfrågan av förskoleplatser. 15 6

19 Många kommuner inför gemensamma antagningssystem för grundskola för att snabba upp hanteringen och förenkla skolvalet för vårdnadshavare. De flesta arbetar med anvisad skola dvs eleven har en reserverad plats på skola i upptagningsområdet. Analys, förslag och motivering Möjligheterna till ett gemensamt kö- och antagningssystem Förskola Frågan utreds just nu i många kommuner. Flera kommuner har infört en gemensam portal på internet där fristående och kommunala förskolor oftast hanterar sina egna köer. De fristående förskolorna erbjuds ofta hjälp med köadministration. Ett fåtal kommuner har ett gemensam kö- och antagningssystem för all fristående och kommunal förskola. Ofta görs bedömningen att det inte finns lagrum att tvinga fristående förskolor in i en modell som till exempel gemensam kö och antagning. SKL (Sveriges kommuner och landsting) delar den här uppfattningen. Frågan är inte prövad rättsligt ännu. Vissa kommuner har infört krav på att alla fristående och kommunala förskolor skall representeras i en gemensam portal där vårdnadshavare kan ansöka om köplats. Detta eftersom: Öppenhetskravet uppfylls (skollagen 8 kap 18 ) Kommunens planering blir bättre (skollagen 8 kap 12, 15 ) Kommunernas möjlighet att hushålla med resurser (lägre kostnader med bättre planering) (kommunallagen 1991:900 8 kap 1 ) Servicen blir bättre för vårdnadshavare, en väg in (direktiv från regeringen angående e-förvaltning) Mer rättssäkert garanterar bland annat att maxtaxan uppfylls. (Svensk författningssamling 2001:160) En gemensam portal som medger att förskolorna har egna köer och köregler ger i stort samma fördelar som ett gemensamt kö- och antagningssystem gällande överblick, planering och invånarfokus. Det är främst transperensen som skulle förbättras med ett gemensamt kö- och antagningssystem. I en gemensam portal kan vårdnadshavaren få information om förskolor, skolor och fritidshem för att sedan göra val. Den fristående förskolan får en pappersutskrift på köstående till förskolan eller en inloggning till kön. Används en inloggning får förskolan uppgift om gemensam/enskild vårdnad, vårdnadshavare, folkbokföringsadress, mejl och telefonnummer. Väljer förskolan sedan att också att sköta administrationen digitalt kan de skicka platserbjudande samt göra placeringen. Om vårdnadshavaren har fått sitt förstahandsval tas köansökan bort på andras kölistor. Om inte kan man få stå kvar med sitt första alternativ. Förskolan har genom den digitala placeringen själva förberett utbetalning av sitt driftsbidrag. Om en gemensam portal införs kräver systemstödet mer enhetliga köregler för kommunal och fristående kö som till exempel syskonförtur, kötid och uppsägningstid. Syskonförturen har en hög rang för fristående verksamhet. Det är något som även hade uppskattats bland många vårdnadshavare som köar till kommunal verksamhet. I kommunal verksamhet är uppsägningstiden 1 månad och i fristående verksamhet 2-3 månader. En längre uppsägningstid i kommunal verksamhet hade gett förskolorna mer 7 16

20 framförhållning. Kommunal förskola hade tidigare två månaders uppsägningstid. Det finns inget som hindrar kommunal förskola att tillämpa syskonförtur samt två månaders uppsägningstid om samordning skall ske. I fristående verksamhet räknas kötiden olika. På vissa enheter räknas max 6 månader och hos vissa från den dag när barnet ställs i kö. Kommunal förskola har max 6 månader. Om inte vårdnadshavaren önskar göra en digital köansökan eller behöver ytterligare information kan hjälp fås på Kontaktcenter alternativt hos de fristående förskolorna. Kommuner som infört gemensam portal har tillsammans med fristående förskolor konstaterat att fördelarna med gemensam portal är att: det blir lättare och enklare för föräldrar det går att söka förskola när på dygnet det passar familjen det blir lättåskådligt och ger en bra överblick med jämförbar information det blir tidsbesparande genom mindre pappersexercis och administration de fristående förskolorna blir synligare placeringsansvariga kan ligga steget före vid placeringen placeringsansvariga kan samarbeta runt ett geografiskt område placeringsansvariga får en aktuell kö att hantera det synliggör alla lediga platser för alla förskolor det synliggör vårdnadshavarnas önskemål av förskoleplatser De fristående förskolorna i Halmstads kommun har olika uppfattningar om en gemensam portal. De flesta fristående förskolorna är positiva till en gemensam portal och önskar även sköta sin handläggning av placeringar via portalen. Ett fåtal hävdar sin suveränitet och önskar inte någon gemensam portal. Eketånga montessoriskola har ställt en förfrågan om en utökad samverkan så att barn- och elevenheten också kör Eketångas förskole och fritidshemsavgifter. Den kommunala förskolan är mycket positiv till en gemensam portal. Grundskola I Halmstads kommun tillämpas en manuell hantering av erbjudande av skolplats. I Söndrum och Centrum där det finns många skolor och sker fördelningen av platser manuellt också mellan skolor. Det skulle förenkla väsentligt med ett digitalt system som exempelvis kan plocka ut syskonförturer, skicka erbjudande och snabbt sammanställa önskemålen. Istället för att lämna erbjudande om plats i förskoleklass i november kan processen starta i januari med meddelande om definitiv skolplacering 4-5 veckor senare. Vissa kommuner gör detta under 3-4 veckor. Det förenklar även för fristående skolor som också har en manuell hantering. Det finns kommuner som enbart har val av annan skola vid placering i förskoleklass medan andra även har åk 4 samt åk 7. Med ett digitalt system är det lättare att granska att antagningsprocessen har gjorts enligt gällande rutin. Hanteringen blir därmed mer rättssäker. Öppenhetskravet Grundprincipen är att förskola och pedagogisk omsorg ska vara öppen för alla barn. Undantag från öppenhetskravet kan medges för förskolor i enlighet med 8 kap. 18 skollagen. Exempel på detta kan vara att förskolan får begränsa sin verksamhet till barn vilkas föräldrar är medlemmar i ett föräldrakooperativ. Om det inte finns plats för alla sökande ska urvalet ske efter grunder som är godkända av den kommun där förskoleenheten är belägen. Urvalsgrunder som godkänns enlig förarbete och praxis är 17 8

21 syskonförtur, geografisk närhet och anmälningsdatum. Förskolan kan ta hänsyn även till kön och ålder om barngruppen inte annars får en lämplig sammansättning. Även lottning kan förekomma. Urvalsgrunderna granskas i samband med huvudmannens ansökan om godkännande. Att urvalsgrunderna skall godkännas är en ny skrivelse i skollag (2010:800). Om en förskola har startat tidigare bör beslut tas snarast då förskolans urvalsregler annars inte är bedömda och godkända vilket betyder att alla barn skall beredas plats. Flertalet av de fristående förskolorna har inte köregler dokumenterade på sin hemsida. Kontaktar vårdnadshavaren förskolan kan reglerna skickas hem. Det är inte tydligt att förskolan är öppen för alla barn. Det finns därför behov av bättre dokumenterade och mer tillgängliga köregler hos flertalet av de fristående förskolorna oavsett om ett gemensamt system införs eller ej. Öppettider saknas också ofta på de fristående förskolornas hemsidor. Även den kommunala förskolans webbsidor kan utvecklas med till exempel jämförelsestatistik gärna tillsammans med fristående förskolor. Under flera år har SKL (Sveriges kommuner och landsting) gjort uppföljningar av information på kommunernas webbplatser där Halmstad har fått kritik då det saknas jämförelsestatistik. Det som önskas är en samlad och jämförbar resultatredovisning av kommunens alla förskolenheter (med t ex resultat av brukarundersökningar, personaltäthet med mera). Fler medborgare söker information och förväntas hitta svar på sina frågor på kommunens webbplats. Här skulle det underlätta för vårdnadshavare att göra jämförelser mellan förskolor. Överblick och planering Idag hanteras 28 förskoleköer i kommunen. Det är svårt att få en helhetsbild av köläget i kommunen. Skulle en manuell sammanställning ske är den inaktuell nästkommande dag då det dagligen sker många placeringar på förskolor. Det finns inte heller någon information om vilket val som är vårdnadshavarens förstahandsval vilket medför att vårdnadshavare byter plats då de kort senare får erbjudande om förstahandsvalet. På så sätt blir vissa förskolor genomgångsförskolor. Ibland skickas erbjudande ut från flera förskolor där vårdnadshavaren avvaktar med svar vilket försvårar köhanteringen. För att få en korrekt överblick krävs ett onlinesystem vilket skulle effektivisera handläggningen och ge en bättre service till vårdnadshavarna. Om kommunal och fristående förskola jobbar i samma system kan vårdnadshavare erbjudas stå kvar i kön om inte förstahandsvalet erbjudits. Det blir transparent för alla parter. Miljöperspektiv - papperslöst Senare i höst kommer kommunen att gå över till säker inloggning/e-legitimation. Då skulle all administration i princip kunna bli papperslös. Portokostnaden skulle sjunka och hanteringen snabbas upp. Vi blir därmed tillgängliga 24 timmar om dygnet, 7 dagar i veckan d.v.s. en 24/7-lösning. Flera kommuner har papperslös administration redan idag. Möjlig utveckling i framtiden Barn- och elevenheten kan administrera förskolekön för de fristående förskolorna som önskar det. Förskolan anmäler att det exempelvis finns två lediga platser. Efter samråd skickar handläggaren på barn- och elevenheten ut erbjudande till aktuella vårdnadshavare. Alternativt skickas kontaktuppgifter till förskolan som kontaktar 18 9

22 vårdnadshavare för ett samtal. Om allt stämmer inhämtas alla uppgifter och registreringen fullföljs. Samtidigt förbereds utbetalning av bidraget. En annan utveckling om intresse finns är att barn- och ungdomsförvaltningen hanterar barnomsorgsavgifter även för fristående förskola. Vårdnadshavare behöver därmed inte lämna, för vad de upplever många gånger, känsliga uppgifter till förskolepersonalen. Barn- och ungdomsförvaltningen har numera rutiner för uppföljning då lämnade uppgifter kontrolleras mot Skatteverket. Vårdnadshavare som lämnat för hög inkomstuppgift får då pengar tillbaka och vice versa. Det ger en mer rättvis barnomsorgsavgift även för vårdnadshavare i fristående förskola. Vid tillfällen när vårdnadshavare är försumliga med sin barnomsorgsavgift eller är i behov av en avgiftsbefrielse så finns det rutiner även för detta. I gengäld skulle förskolan få ett högre bruttobidrag som också blir likt för alla. En förskola i ett område med lägre medelinkomster får då samma bidrag som en förskola i område med högre. På sikt kan detta leda till att det blir mer attraktiv att starta fristående förskolor i alla kommundelar även där inkomsten generellt är lägre. Förslag En gemensam portal för kommunal och fristående förskola föreslås. Varje förskola beskrivs och vårdnadshavaren kan göra en köansökan där alternativen rangordnas. Varje förskolas öppenhetskrav är tydligt liksom egna antagningsregler (exempelvis att vårdnadshavaren skall vara medlem i kooperativet eller att verksamhetsbesök krävs innan erbjudande om placering sker). Fristående förskola kan välja om de vill administrera kö digitalt eller med stöd av barn- och elevenheten alternativt med utskriven kölista. Ett gemensamt system föreslås för skolval och skolbyte för att underlätta för vårdnadshavare samt snabba upp hanteringen av valet. Konsekvenser Kostnad Merkostnad för systemstöd för gemensam portal förskola/fritidshem och skolval/skolbyte jämfört med nuvarande lösning. Engångskostnader: Hypernet förskola/fritidshem Hypernet skolval SMS-tjänst, ASP-drift Ökad merkostnad kr Årliga kostnader: Förskola/fritidshem Skolval SMS-tjänst, APS-drift Ökad merkostnad per år kr Det finns medel att ansöka om i projektet e-förvaltning för engångskostnaden. Om all fristående och kommunal förskola går över till digital handläggning av kö och placering via förskoleportalen kan en besparing ske motsvarande 0,25 åa på barn- och elevenheten vilket motsvarar ca kr

23 Ärendets beredning Inom kommunen En arbetsgrupp har tillsatts med representation av fristående och kommunal förskola samt grundskola. Medverkande har varit: Carina Uvenfeldt rektor och förskolechef Vittra förskola och skola Malin Svensson förskolechef Dalshalls förskola Cristel Brorsson förskolechef Gröngölingens förskola Anja Nordh skolassistent Eketånga montessoriskola samt montessoriförskola Ulf Anderberg rektor Brunnsåkersskolan Susanne Thorén rektor Jutarumsskolan Pauline Broholm Lindberg skolområdeschef Skolområde Centrum Caroline Ydén Pihl förskolechef Vallås verksamhetsområd Kerstin Göransson handläggare placeringar på barn och elevenheten Mari-Anne Öberg planeringsutvecklare förvaltningskontoret Göran Frisk verksamhetsutredare förvaltningskontoret Gittan Claesson verksamhetsutvecklare förvaltningskontoret Cristina Nilsson nämndsekreterare/jurist förvaltningskontoret Charlotte Fredin systemadministratör förvaltningskontoret Maria Wikland informatör förvaltningskontoret Karin Quander kontorschef/chef planeringsavdelningen Gruppen har haft tre träffar samt en visning av systemstöd för gemensam portal alternativt gemensamt kö och antagningssystem för förskola och grundskola. Gruppen har haft kontakt genom samtal eller enkät med tjänstemän i olika kommuner bland annat Ängelholm, Helsingborg, Sollentuna, Enköping, Norrköping, Lycksele, Kungälv, Sollentuna, Haninge, Växjö, Landskrona, Sigtuna. Andra grupper I arbetsgruppen ovan finns fyra representanter från fristående förskola och grundskola. Gruppen har träffat fristående förskola vid ett tillfälle. Ansvarig för uppdraget har träffat fristående förskola vid ytterligare ett tillfälle. Fackliga organisationer Behandlas i BUFsam Enligt uppdrag Arbetsgruppen för utredning om gemensamt kö- och antagningssystem för fristående och kommunal för- och grundskola genom Karin Quander Kontorschef/Chef för planeringsavdelningen Barn- och ungdomsförvaltningen 20 11

24 1(7) Tjänsteskrivelse Diarienummer: BU 2014/0375 Version: 1,0 Beslutsorgan: BU Enhet: Barn- och ungdomsförvaltningen Richard Mortenlind, Patrik Engström E-post: Telefon: Yttrande över revisionsrapport Insyn och kontroll hos externa utförare Förslag till beslut 1. Barn- och ungdomsnämnden beslutar godkänna förslag till yttrande över revisionsrapport - Insyn och kontroll hos externa utförare. 2. Barn- och ungdomsnämnden översänder yttrandet till Kommunstyrelsen Sammanfattning Revisorerna i Halmstads kommun har gett PwC i uppdrag att granska insyn och kontroll hos externa utförare. Revisionsfrågan för granskningen är: Har Hemvårdsnämnden, Socialnämnden, Barn- och ungdomsnämnden samt Utbildning- och arbetsmarknadsnämnden tillförsäkrat sig möjligheter till insyn och kontroll i verksamheten som lämnats över till annan? Revisorerna i PwC bedömer att Barn- och ungdomsnämnden har tillförsäkrat sig möjligheter till insyn och kontroll i verksamhet som lämnats över till annan och genomför tillsyn enligt bestämmelser i skollagen. Den revisionella bedömningen från PwC pekar emellertid på behovet av ytterligare rutiner kring etablering av fristående förskolor samt förbättrade rutiner vid insynen i fristående grundskolor. Barn- och ungdomsförvaltningens föreslår följande åtgärder: Teknik- och fritidsnämnden Barn- och ungdomsförvaltningen utformar rutiner för att tillse att sökande intressenter för uppstart av fristående förskolor har inhämtat synpunkter och godkännande av trafiksituationen från Teknik- och fritidsnämnden. Kösystem Inom barn- och ungdomsförvaltningen i Halmstads kommun håller ett förslag till gemensamt kösystem för kommunens och de fristående förskolorna och grundskolorna på att tas fram. Syftet är att samla information om köer till samtliga förskolor och grundskolor i kommunen inklusive de fristående. Genom detta kommer kommunen bland annat att kunna få tidigare information om framtida elevströmmar. 21 1

25 Verksamhetsbesök Barn- och ungdomsförvaltningen utformar riktlinjer kring hur verksamhetsbesök på fristående grundskolor ska genomföras framöver. Dessa riktlinjer ska omfatta tidplan samt modell för besöken. Ärendet Uppdrag Revisorerna i Halmstads kommun har gett PwC i uppdrag att granska insyn och kontroll hos externa utförare. Revisionsfrågan för granskningen är: Har Hemvårdsnämnden, Socialnämnden, Barn- och ungdomsnämnden samt Utbildning- och arbetsmarknadsnämnden tillförsäkrat sig möjligheter till insyn och kontroll i verksamheten som lämnats över till annan? Bakgrund Skollagen 26 kap Tillsyn Definition av tillsyn 2 Med tillsyn avses i denna lag en självständig granskning som har till syfte att kontrollera om den verksamhet som granskas uppfyller de krav som följer av lagar och andra föreskrifter. I tillsynen ingår att fatta de beslut om åtgärder som kan behövas för att den huvudman som bedriver verksamheten ska rätta fel som upptäckts vid granskningen. 4 En kommun har tillsyn över 1. förskola och fritidshem vars huvudman kommunen har godkänt enligt 2 kap. 7 andra stycket, och 2. pedagogisk omsorg vars huvudman kommunen har förklarat ha rätt till bidrag enligt 25 kap. 10. Skollagen 10 kap Insyn 41 Den kommun där den fristående skolan är belägen har rätt till insyn i verksamheten För att överlämna verksamhet till extern utförare förutsätts att kommunen har säkrat sina möjligheter att kontrollera och följa upp verksamheten liksom allmänhetens möjligheter till insyn. Vidare ska kommunen tillförsäkra sig tillgång till information som gör det möjligt för allmänheten att få insyn i hur angelägenheten utförs. Kommunens förutsättningar för styrning och kontroll av verksamheter har förändrats i och med att kommunen genomför upphandling av entreprenader, och motsvarande inom valfrihetsystemet, samt för fristående förskolor och skolor. Staten har gett kommunerna uppgiften att godkänna fristående förskolor samt utöva tillsyn över verksamheten. Skolinspektionen ger tillstånd att bedriva verksamhet för fristående grundskolor och gymnasieskolor. Skolinspektionen utövar tillsyn medan kommunerna har rätt till insyn i verksamheten när det gäller fristående skolor. Revisionsfrågan för granskningen: Har nämnderna tillförsäkrat sig möjligheter till insyn och kontroll i verksamheten som lämnats över till annan? Revisionsfrågan besvaras genom följande revisionskriterier: 22 2

26 Nämnderna har utarbetat riktlinjer eller tagit styrande beslut för hur insynen ska garanteras Tillsyn av fristående förskolor är reglerat i avtal Insyn i fristående skolor utövas Resultatet från genomförda kontroller mm tas tillvara Tillsyn av fristående förskolor En kommun ansvarar för att utbildning i förskola kommer till stånd för alla barn i kommunen som ska erbjudas förskola och vars vårdnadshavare önskar det. Kommunen får fullgöra sin skyldighet genom att erbjuda motsvarande utbildning i fristående förskola (8 kap. 12 ). För att bedriva en fristående förskola måste huvudmannen ha tillstånd från den kommun där förskolan är belägen. Detsamma gäller fristående fritidshem om de inte ingår i enhet med förskoleklass eller grundskola. Det är kommunen som godkänner en enskild huvudman som ansöker om att bedriva förskola eller fritidshem (2 kap. 7 ). Huvudregeln är att en fristående förskola ska vara öppen för alla barn. Kommunen ska bedöma om huvudmannen har förutsättningar att följa de föreskrifter som gäller för utbildningen, bland annat att arbeta efter skollagens regler samt läroplanens mål och riktlinjer (2 kap. 5 ). Den fristående förskolan står under tillsyn av den kommun där verksamheten bedrivs. Kommunen har rätt att på plats granska verksamheten, inhämta de upplysningar och ta del av de handlingar som behövs för tillsynen. Den som ansvarar för den fristående förskolan är även skyldig att, på uppmaning av kommunen, göra de sammanställningar som behövs för tillsynen. Kommunen ska även, inom ramen för sin tillsyn, lämna råd och vägledning till den fristående förskolan. Statens skolinspektion har tillsyn över hur kommunerna fullgör sitt tillsynsansvar samt över hur bestämmelserna om åtgärder mot kränkande behandling följs av den fristående förskolan (6 kap.). Tillsyn av fristående skolor Skolinspektionen godkänner enskild som huvudman för förskoleklass, grundskola, grundsärskola, gymnasieskola och gymnasiesärskola. Skolinspektionen svarar för tillsyn av de verksamheter de beviljar tillstånd till. Vid tillsynen tar Skolinspektionen ställning till om verksamheten utgår från skollagen och andra författningar som styr verksamheten. Tillsynen omfattar såväl fristående som kommunala skolor. Insyn i fristående skolor En kommun har rätt till insyn i fristående grundskolor. Analys, förslag och motivering Tillsyn av fristående förskolor I Halmstads kommun finns 81 förskolor i egen regi samt 27 fristående förskolor. Dessutom finns 2 fristående enheter med pedagogisk omsorg (tidigare hette dessa familjehem). Huvudman för de fristående förskolorna är oftast en ideell förening men kan också vara aktiebolag eller Svenska kyrkan. Barn- och ungdomsnämnden reviderade tidigare beslut i augusti 2008 kring tillstånd för godkännande, bidrag och tillsyn. Beslutet var föranlett av att riksdagen beslutade om etableringsfrihet för förskolor och fritidshem. 3 23

27 Föräldrar som söker plats på förskolan kan ställa sig i kö hos kommunen eller hos någon av de fristående förskolorna. Enligt beslut i BUN antogs nuvarande rutin för tillsyn. I rutinen förekommer följande typer av tillsyn Regelbunden tillsyn ska ske vart tredje år och grundar sig på skollagen och relevanta styrdokument. Flygande tillsyn är när många förskolor granskas samtidigt och som avser en avgränsad del av verksamheten. Riktad tillsyn gäller en enstaka förskola i de fall kommunen fått kännedom om omständigheter som kräver omedelbara åtgärder. Löpande tillsyn avser de fristående förskolornas månadsrapporter om antalet barn som lämnas till förvaltningen. Den regelbundna tillsynen görs av tjänstemän på förvaltningskontoret. Tillsynen görs genom besök i verksamheten samt samtal med huvudmannen, förskolechefen och personalen. Tjänstemännen upprättar ett underlag för beslut som också omfattar åtgärder och eventuella sanktioner. Nämnder får en rapport och fattar beslut efter varje genomförd tillsyn och eventuella sanktioner. Exempel på åtgärder och sanktioner som varit aktuella senaste tiden har gällt brister i formell utbildning till förskollärare och förekomsten av konfessionella inslag. Revisionell bedömning enligt PwC Barn- och ungdomsnämnden har tillförsäkrat sig möjligheter till insyn och kontroll i verksamhet som lämnats över till annan. Barn- och ungdomsnämnden genomför tillsyn av fristående förskolor enligt bestämmelser i skollagen. Tillsynen är regelbunden och systematisk med ett ansvar för uppgiften i förvaltningen, resurser för genomförandet, ett fastlagt arbetssätt och rutiner som också tillämpas. Planen för tillsyn når inte upp till beslutet att varje fristående förskola ska bli föremål för tillsyn vart tredje år. Brukarundersökning genomförs där fristående förskolor erbjuds att ingå. Nämnden bör överväga att rikta undersökningen direkt till samtliga brukare i kommunen, såväl föräldrar som har barn i egna verksamheter som hos de fristående skolorna. Teknik- och fritidsnämnden blir sent involverad vid etableringar av fristående förskolor. Barn- och ungdomsnämnden bör överlägga med Teknik- och fritidsnämnden om möjligheten att involvera dem tidigare vid etableringar av fristående förskolor. Barn- och ungdomsnämnden utför inte motsvarande uppföljningar av den egna verksamheten som motsvarar tillsynen hos fristående förskolan. Nämnden får information om den egna verksamheten bland annat genom det systematiska kvalitetsarbetet. Nämnden kan överväga att summera erfarenheter från de fristående förskolorna samt göra motvarande utvärderingar inom den egna verksamhet som i tillsynen av fristående förskolor. Härigenom kan nämnden skapa möjligheter till jämförelser i syfte att utveckla förskoleverksamheten Åtgärder Barn- och ungdomsnämnden föreslår följande åtgärder för att ytterligare utveckla tillsynen av fristående förskolor. 24 4

28 Barn- och ungdomsförvaltningen utformar rutiner för att tillse att sökande intressenter för uppstart av fristående förskolor har inhämtat synpunkter och godkännande av trafiksituationen från Teknik- och fritidsnämnden. Tillsyn av fristående grundskolor Skolinspektionen svarar för tillsyn av de verksamheter de beviljar tillstånd till. Vid tillsynen tar Skolinspektionen ställning till om verksamheten utgår från skollagen och andra författningar som styr verksamheten. Tillsynen omfattar såväl fristående som kommunala skolor. Insyn i fristående grundskolor I skollagen framgår att en kommun har rätt till insyn i verksamheten i de fristående skolor som är belägna i kommunen. Någon närmare definition av vad detta innebär ger inte skollagen. Det finns inga befogenheter för kommunen som är kopplade till rätten till insyn. Kommunen kan inte längre, som i den förra skollagen, kräva att en fristående skola ska delta i lägeskommunens egna uppföljningar och utvärderingar. Med insyn i verksamheten avses, enligt regeringen, att kommunen fortlöpande ska hålla sig informerad om hur verksamheten vid de fristående skolorna utvecklas. Inom förvaltningen sker regelbundet analyser av elevströmmar, bland annat för att analysera hur elevunderlaget i de egna grundskolorna påverkas av att friskolor etablerar sig i kommunen. Budget I samband med budgetarbetet under hösten anordnar barn- och ungdomsförvaltningen möten med företrädare för de fristående grundskolorna för information och dialog kring kommande budgetarbete. Elevströmmar Barn- och ungdomsförvaltning utför årlig översyn av elevstatistik för samtliga skolor i Halmstads kommun varje 15 januari och 15 september. Detta sker för att förvaltningen ska ha möjlighet att följa hur elevströmmar rör sig mellan skolor. Den 15 april varje år görs prognos över utveckling av elevantalet på samtliga skolor. Se Bilaga 1. Vid behov och vid nyetablering av fristående grundskolor görs uppföljningar och undersökningar kring elevernas upptagningsområden. Verksamhetsbesök Tjänstemän på förvaltningen och enskilda politiker i nämnden besöker de fristående skolorna. Kärnhuset De fristående grundskolorna kan utan kostnad ta del av tjänster för modersmålsundervisning eller från logoped och psykologer från Kärnhuset. Revisionell bedömning enligt PwC Barn- och ungdomsnämnden har i sin plan för intern kontroll angett hur insynen ska genomföras. Barn- och ungdomsnämnden har inte antagit några riktlinjer för att ta tillvara möjligheterna till insyn i fristående skolor. De granskningar som görs är begränsade, inte systematiska och det finns inget ansvar för genomförandet av insynen i förvaltningen. 25 5

29 Åtgärder Barn- och ungdomsnämnden föreslår följande åtgärder för att ytterligare utveckla insynen i fristående grundskolor. Kösystem Inom barn- och ungdomsförvaltningen i Halmstads kommun håller ett förslag till gemensamt kösystem för kommunens och de fristående skolorna på att tas fram. Syftet är att samla information om köer till samtliga grundskolor i kommunen inklusive de fristående. Genom detta kommer kommunen bland annat att kunna få tidigare information om framtida elevströmmar. Verksamhetsbesök Barn- och ungdomsförvaltningen utformar riktlinjer kring hur verksamhetsbesök på fristående skolor ska genomföras framöver. Dessa riktlinjer ska omfatta tidplan samt modell för besöken. Konsekvenser Genom att ytterliga utveckla och förbättra rutinerna vid tillsyn av fristående förskolor och insyn i fristående grundskolor kommer möjligheter att kvalitetssäkra verksamheterna öka. Andra grupper - Fackliga organisationer BUFsam Lista över bilagor 1. PwC-rapport Revisionsrapport Insyn och kontroll hos externa utförare 2. Prognos 2014 för antalet barn 1-15 år i förskola och grundskola 2014/ /20 För barn- och ungdomsförvaltningen Richard Mortenlind Förvaltningschef Patrik Engström Kvalitets- och utvecklingschef 26 6

30 27 7

31 1(2) Yttrande Diarienummer: BU 2014/0375 Version: 1,0 Beslutsorgan: BU Barn- och ungdomsförvaltningen Richard Mortenlind, Patrik Engström E-post: Telefon: Yttrande på revisionsrapport Insyn och kontroll hos externa utförare, dnr: KS 2014/0282 Revisorerna i Halmstads kommun har gett PwC i uppdrag att granska insyn och kontroll hos externa utförare. Revisionsfrågan för granskningen är: Har Hemvårdsnämnden, Socialnämnden, Barn- och ungdomsnämnden samt Utbildning- och arbetsmarknadsnämnden tillförsäkrat sig möjligheter till insyn och kontroll i verksamheten som lämnats över till annan? Revisorerna i PwC bedömer att Barn- och ungdomsnämnden har tillförsäkrat sig möjligheter till insyn och kontroll i verksamhet som lämnats över till annan och genomför tillsyn enligt bestämmelser i skollagen. Den revisionella bedömningen från PwC pekar emellertid på behovet av ytterligare rutiner kring etablering av fristående förskolor samt förbättrade rutiner vid insynen i fristående grundskolor. Tillsyn av fristående förskolor En kommun ansvarar för att utbildning i förskola kommer till stånd för alla barn i kommunen som ska erbjudas förskola och vars vårdnadshavare önskar det. Kommunen får fullgöra sin skyldighet genom att erbjuda motsvarande utbildning i fristående förskola (8 kap. 12 ). För att bedriva en fristående förskola måste huvudmannen ha tillstånd från den kommun där förskolan är belägen. Detsamma gäller fristående fritidshem om de inte ingår i enhet med förskoleklass eller grundskola. Det är kommunen som godkänner en enskild huvudman som ansöker om att bedriva förskola eller fritidshem (2 kap. 7 ). Tillsyn av fristående skolor Skolinspektionen godkänner enskild som huvudman för förskoleklass, grundskola, grundsärskola, gymnasieskola och gymnasiesärskola. Skolinspektionen svarar för tillsyn av de verksamheter de beviljar tillstånd till. Vid tillsynen tar Skolinspektionen ställning till om verksamheten utgår från skollagen och andra författningar som styr verksamheten. Tillsynen omfattar såväl fristående som kommunala skolor. Insyn i fristående skolor En kommun har rätt till insyn i fristående grundskolor. 28 1

32 Åtgärder tillsyn av fristående förskolor Barn- och ungdomsnämnden föreslår följande åtgärder för att ytterligare utveckla tillsynen av fristående förskolor. Barn- och ungdomsförvaltningen utformar rutiner för att tillse att sökande intressenter för uppstart av fristående förskolor har inhämtat synpunkter och godkännande av trafiksituationen från Teknik- och fritidsnämnden Åtgärder insyn av fristående skolor Barn- och ungdomsnämnden föreslår följande åtgärder för att ytterligare utveckla insynen i fristående skolor. Kösystem Inom barn- och ungdomsförvaltningen i Halmstads kommun håller ett förslag till gemensamt kösystem för kommunens och de fristående skolorna på att tas fram. Syftet är att samla information om köer till samtliga grundskolor i kommunen inklusive de fristående. Genom detta kommer kommunen bland annat att kunna få tidigare information om framtida elevströmmar. Verksamhetsbesök Barn- och ungdomsförvaltningen utformar riktlinjer kring hur verksamhetsbesök på fristående skolor ska genomföras framöver. Dessa riktlinjer ska omfatta tidplan samt modell för besöken. För nämnd/styrelse Förnamn Efternamn Ordförande Förnamn Efternamn Förvaltningschef 29 2

33 Revisionsrapport Insyn och kontroll hos externa utförare Halmstads kommun Bo Thörn Cert. kommunal revisor Juni